Administrasi Tata Usaha
Cut Bunga Mharani Nazlen
Universitas Negeri Padang
Indonesia
E-mail : cutbunga81@gmail.com
Abstrak—In order to support the smooth learning process
at school needed a section that supports these activities,
namely governance school business. Basically,
administrative activities are all management of
correspondence that starts from collecting
(receiving),record, manage, organize, send and save.
Administration school / madrasa is the spearhead of
education services institution, because as a school
administration body directly handle services inside and
outside the school.
Keywords—performance, service quality, administration
I. PENDAHULUAN
Lembaga pendidikan adalah suatu organisasi produksi yang
menghasilkan jasa layanan pendidikan yang dibeli oleh para
pelanggan pendidikan. Pelanggan utama dari lembaga
pendidikan adalah peserta didik, atau mahasiswa. Di samping
itu masih banyak lagi pelanggan yang lain. Apabila produsen
tidak mampu meningkatkan kualitas layanan, dalam hal ini
jasa pendidikan, disebabkan karena mutu yang kurang
disenangi oleh pelanggan, tidak memberikan nilai tambah bagi
peningkatan pribadi individu, pelayanan yang kurang baik,
maka produk yang ditawarkan tidak akan laku, akibatnya
sekolah akan mundur, juga berimbas pada berkurangnya
peminat, dan pada akhirnya sekolah/lembaga tersebut akan
ditutup.. Dalam rangka untuk menunjang kelancaran proses
pembelajaran di sekolah diperlukan suatu bagian yang
mendukung kegiatan tersebut yaitu tata usaha sekolah. Pada
hakikatnya kegiatan tata usaha adalah segenap kegiatan
pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun
(menerima), mencatat, mengelolah, menggandakan, mengirim,
dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh
organisasi.
Tata usaha merupakan salah satu unsur administrasi.
Tata usaha sekolah merupakan ujung tombak pelayanan jasa
pendidikan suatu lembaga, yaitu sebagai badan administrasi
sekolah yang secara langsung menangani pelayanan didalam
internal maupun eksternal sekolah yang mempunyai tugas dan
fungsi melayani pelaksanaan pekerjaanpekerjaan operatif
untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi, menyediakan
keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi untuk
membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat, dan
membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan. Maka, melalui manajemen tata usaha yang baik,
juga akan mempengaruhi kualitas pelayanan suatu lembaga.
Keberadaan tenaga tata usaha sekolah dalam proses
pembelajaran sangat diperlukan. Sebagai salah satu komponen
proses pembelajaran, tugas dan fungsi tata usaha tidak dapat
dilakukan oleh pendidik. Karena pekerjaan tata usaha bersifat
administratif yang tunduk pada aturan sifatnya khusus.
II. METODE PENELITIAN
Penulisan artikel ini menggunakan metode studi literatur di
perpustakaan atau pun secara online melalui internet. Dalam
pembuatan artikel ini dilakukan pengumpulan informasi yang
berkaitan dengan judul artikel yang bersumber dari buku,
jurnal dan sumber lain yang berkaitan dengan ilmu tentang
administrasi pendidikan, terkhusus tentang administrasi tata
usaha.
III. KAJIAN TEORI DAN PEMBAHASAN
A. Pengertian Administrasi Tata Usaha
Tata usaha merupakan pekerjaan pelayanan untuk
membantu kelancaran proses pembelajaran, memerlukan
keterampilan khusus, keahlian tertentu, kompetensi yang
berbeda dengan kompetensi yang disyaratkan untuk pendidik,
dan kadang kala tidak berhubungan langsung dengan peserta
didik
Harus disadari bahwa kinerja tata usaha merupakan
salah satu faktor yang mempengaruhi mutu sebuah sekolah.
Tetapi kenyataannya upaya peningkatan mutu dan kinerja
pegawai tata usaha sekolah masih kurang mendapat perhatian.
Selama ini, peningkatan kualitas pendidikan hanya menyoroti
pada permasalahan guru, peningkatan kinerja kepala sekolah
serta kurikulum peserta didik yang senantiasa berubah-ubah.
Jarang kita jumpai seorang pegawai tata usaha mendapatkan
pelatihanpelatihan, diklat, maupun seminar.
Peran pegawai tata usaha pada sistem pengelolaan
sekolah sekarang ini semakin penting. Pada umumnya
pegawai tata usaha hanya berperan sebagai juru kelola
administrasi sekolah yang berkaitan dengan pengelolaan data
peserta didik, data pendidik dan tenaga kependidikan,
persuratan, arsip, administrasi sarana prasarana, dan
administrasi keuangan.
Tata usaha merupakan kegiatan yang berhubungan
dengan jasa-jasa perkantoran yang terdiri dari hal-hal berikut :
1. Korespondensi dan laporan,
Kegiatan ini berhubungan dengan
pencatatan relasi atau kemitraan kerja organisasi
 ataupun kantor samapi pada persiapan hal-hal yang
harus dilapokan kepada pimpinan.
2. Tata hubungan
Yaitu berhubungan dengan proses surat-
menyurat, penerimaan dan pengiriman telepon serta
facsimile dan surat
3. Pencatatan dan perhitungan
Kegiatan ini berhubungan dengan data-data
laporan, data statistik, dll.
4. Kearsipan
Hal ini penting dalam rangka penyimpanan
surat-surat atau dokumen yang dinilai penting dan
berkaitan dengan kegiatan organisasi.      h. Penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan,
 
Tata usaha secara sistematis merupakan bagian
manajemen, yaitu ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan
sumber daya manusia dan sumber-sumber daya lainnya secara
efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Secara umum inti dari kegiatan tata usaha mencakup 6 pola
fungsi, yaitu:
a. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan mencari data
mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya
belum ada, sehingga siap untuk dipergunakan bilamana
diperlukan. Seperti, memeriksa jumlah dan alamat surat
masuk, surat keluar dan surat ekspedisi; memberi paraf dan
nama keterangan pada lembar pengantar surat; dan meneliti
tanda kerahasiaan surat.
b. Mencatat, yaitu kegiatan membukukan dengan berbagai
peralatan tulis keterangan yang diperlukan sehingga terwujud
tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Seperti,
mencatat surat masuk, surat keluar dan surat ekspedisi pada
pengantar surat, kartu kendali serta ke dalam buku agenda.
c. Mengelolah, yaitu bermacam kegiatan mengerjakan
keteranganketerangan dengan maksud menyajikan dalam
bentuk yang lebih berguna. Seperti, mengelolah buku induk
kepegawaian dan peserta didik; mengelolah surat masuk dan
surat keluar; memberikan disposisi pada lembar disposisi yang
tersedia.
d. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan
berbagai cara dan alat. Seperti, menggandakan surat masuk,
surat keluar dan surat ekspedisi sebagai arsip salinan.
e. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai
cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain. Seperti,
mengirim surat tugas dan surat edaran kepada yang diberi
tugas maupun kepada pejabat atau instansi lain.
f. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara
dan alat di tempat yang tertentu dan aman. Seperti,
menyimpan arsip surat masuk, suat keluar dan surat ekspedisi
ke dalam almari berkas berdasarkan golongan surat
B. Proses Administrasi Tata Usaha
1. Tugas Pokok Administrasi Tata Usaha
Melaksanakan ketatatausahaan sekolah dan
bertanggung jawab kepada Kepala Tata Usaha, dengan rincian
tugas sebagai berikut :
a. Menyusun Program Kerja tata usaha sekolah
b. Pengelolaan keuangan sekolah
c. Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa
d. Pembinaan dan pengembangan karier pegawai tata
usaha sekolah
e. Penyusunan administrasi perlengkapan sekolah
f. Penyusunan dan penyajian data/statistik sekolah
g. Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7 K
pengurusan ketataushaan secara berkala.
Menurut Daryanto tata usaha memiliki tiga
peranan pokok yaitu:
1) Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif
untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi
2) Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan
organisasi untuk membuat keputusan atau melakukan
tindakan yang tepat, dan
3) Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai
suatu keseluruhan.
C. Tata Ruang Kantor / Sekolah
1. Pengertian
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris,
yaitu Office Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata
ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan
sebaginya didalam ruangan yang tersedia. Ada beberapa ahli
yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai
berikut :
Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan “Tata
Ruang adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta
pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi
para karyawannya”.
2. Tujuan
Adapun tujuan dari penataan ruang kantor adalah sebagai
berikut:
1. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus
komunikasi dan arus kerja.
2. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap
orang.
3. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat
melihat staf yang sedang bekerja.
4. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada
setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.
5. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
 6. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras,
gaduh dan menganggu dari pekerjaan yang sunyi.
7. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi
tersebut dari relasi dan tamu yang datang.
8. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak
yang terpendek.
B. Peranan Guru dalam Administrasi Pendidikan
Telah dikatakan di depan bahwa administrasi tata
usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk segala
sesuatu yang terjadi dalam sekolah untuk digunakan sebagai
bahan keterangan bagi pimpinan. Telah disebutkan pula
bahwa tugas utama guru yaitu mengelola proses belajar
mengajar di sekolah.
Sekolah merupakan sub sistem pendidikan nasional
dan di samping sekolah, system pendidikan nasional itu juga
mempunyai komponen, komponen lainya. Guru harus juga
memahami apa yang terjadi di lingkungan kerjanya.
Di sekolah guru berada dalam kegiatan administrasi
sekolah, terutama ketata usahaan sekolah. Sekolah
melaksanakan kegiatanya untuk menghasilkan lulusan yang
jumlah serta mutunya telah ditetapkan.
Dalam lingkup administrai atau ketata usahaan
sekolah itu peranan guru amat penting, seperti penetapkan
kebijaksanaan dan melaksanakan proses perencanaan,
pengorganisasiaan, pengarahan, pengkoordinasiaan,
pembiayaan, dan penilaian kegiatan kurikulum, kesiswaan,
sarana prasarana sekolah, personalia sekolah, keuangan dan
hubungan sekolah-masyarakat guru harus memberikan
sumbangan baik tenaga maupun pikiran.
Administrasi sekolah terutama yang berkaitan dengan
ketata usahaan adalah pekerjaan yang bersifat kolaboratif,
artinya pekerjaan yang didasarkan atas kerja sama, dan bukan
bersifat individual. Oleh karena itu semua personel sekolah
terutama guru harus ikut terlibat.
Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh seorang guru
dalam hal ke-tata usaha-an di sekolahnya. Di antaranya ;
1. Pencatatan Murid
Pencatatan terhadap siswa ini terutama
adalah siswa baru-siswa perkelas-persemester-dan
yang mengulang kelasnya, pindahan, serta jumlah
siswa yang keluar karena lulus atau bahkan
karena drop out. Dengan pencatatan inilah maka
dengan mudah diketahui jumlah siswa dan
perkembangannya pada setiap tahun ajaran.
Di samping itu tugas lainnya adalah pencatatan daftar
hadir siswa, dalam rangka untuk menghitung keaktifan siswa
dan partisipasinya dalam kerjasama dan sebagai alat kontrol
dalam menegakkan tata tertib sekolah. Dan yang terpenting
adalah data tentang prestasi muridnya. Untuk dapat melihat
kemajuan atau kemunduran dengan segera dapat dilihat dari
dokumentasi siswa tersebut. Semua hasil pencatatan ini
diperlukan sekali sebagai bahan laporan yang nyata kepada
atasannya. Oleh karena itu tidak boleh hilang atau rusak.
Dokumentasi ini bisa juga sebagai bahan laporan untuk orang
tua siswa.
2. Pencatatan tentang Guru
Data tentang keadaan guru harus dicatat dengan baik,
terutama tentang jumlah, data pribadi, masa kerja, dan bahan
untuk usulan kenaikan pangkatnya dan gaji berkala. Demikian
pula kehadiran guru melaksanakan tugas sebagai pegawai,
terutama PNS, yang sangat berguna untuk pembinaan guru itu
selanjutnya. Pada gilirannya nanti semua data itu akan berguna
sebagai bahan bimbingan, perencanaan, pengawasan,
koordinasi dan pendidikannya.
Data yang dicatat dengan rapi dan lengkap akan
sangat menunjang untuk mengatasi masalah yang dialami
sekolah maupun pribadi guru itu sendiri. Data yang lengkap
akan memberikan petunjuk untuk mengambil keputusan bagi
kepala sekolah.
3. Pencatatan Proses Belajar Mengajar (PBM)
Hal ini akan mempengaruhi bagi kelancaran proses
pendidikan di sekolahnya.
4. Penertiban Buku-buku Tata Usaha
  Mengingat kegiatan komunikasi lembaga pendidikan
baik secara lisan maupun tertulis dengan pihak luar dan dalam
lembaga pendidikannya. Komunikasi dalam bentuk tertulis
dilaksanakan melalui surat, telegram, nota, dan lain-lain.
Sehingga perlu penertiban surat-menyurat ini, baik surat
masuk maupun surat keluar. Buku-buku tata usaha di
antaranya;
a.    Buku agenda
b.    Buku arsip
c.    Buku ekspedisi
Masih banyak kesempatan lain yang mengharuskan
guru ikut berperan atau terlibat dalan administrasi sekolah,
terutama berkaitan dengan tata usaha sekolah, Beberapa di
antaranya ialah:
1. Merencanakan penggunaan ruang-ruang di
sekolah
2. Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas
mengajar guru-gurua.   
3. Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan
buku-buku pelajaran bagi murid-murid
 4. Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan
sekolah
5. Berperan sebagai penerima, penyortir, pencatat,
pengarah, pengolah, peñata arsip pada proses surat
menyurat.
a.    Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan
buku-buku pelajaran bagi murid-murid
b.    Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan
sekolah
c.    Berperan sebagai penerima, penyortir, pencatat,
pengarah, pengolah, penata arsip pada proses surat
menyurat.
IV. KESIMPULAN
Berdasarkan uraian-uraian mengenai Kinerja Pegawai Tata
Usaha Dengan Mutu Layanan Administrasi, harus
ditingkatkan lagi, khususnya pada bidang ketatausahaan, agar
melakukan kegiatannya berdasarkan standar SOP yang dapat
memberikan kepuasan terhadap seluruh pengguna layanan
sekolah baik guru, siswa, orang tua, masyarakat maupun
lembaga. Dengan demikian, semakin baik kinerja pegawai tata
usaha maka akan semakin baik juga mutu layanan
administrasinya.
DAFTAR PUSTAKA
Abdullah Sani, Ridwan, dkk. Penjaminan Mutu Sekolah, Cet.1
Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2015

Minarti, Sri. Manajemen Sekolah, Yogyakarta: Ar-Russ

Media, 2016