UIN SUNAN GUNUNG DJATI BANDUNG

FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN

JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM
Jl. Cimencrang, Panyileukan, Cimencrang, Gedebage, Kota Bandung, Jawa Barat 40292
Website: www.mpi.uinsgd.ac.id | e-mail: mpi@uinsgd.ac.id

TUGAS MANDIRI
Nama Matakuliah Administrasi Perkantoran
Kode Matakuliah MKU201005
Semester III (Tiga)
Beban Studi (sks) 3 sks
Jurusan Manajemen Pendidikan Islam
Nama Lengkap Nur Intan Alifia Hidayat
Kelas MPI 3D

RESENSI BUKU
(MANAJEMEN KEARSIPAN)

Judul Buku : Manajemen Kearsipan

Penulis : Dra. Armida Silvia Asriel, M.Si.
Editor : Nita NM
Penerbit : PT Remaja Rosdakarya
Cetakan : Pertama, Desember 2018
Tebal buku : 2,5cm
Jumlah Hal : 362hlm
Jumlah BAB : 8bab
ISBN : 927-602-446-301-4
ULASAN BUKU
Arsip bukan hanya peninggalan masa lalu, arsip juga memberikan
informasi tentang masa lalu yang diperlukan untuk masa kini dan
masa depan. Oleh karena itu, untuk meningkatkan nilai guna arsip,
dan kondisi fisik arsip serta kandungan informasi arsip, maka
kekayaan arsip harus ditata, dikelola dan dilestarikan dari segala
kerusakan dan kehancuran sehingga terjaga dengan baik.
Buku ini diterbitkan untuk mengadaptasi ide mengenai tata kelola
arsip dengan kebutuhan stakeholders kepentingan organisasi. Buku
ini ditujukan bagi peneliti dan praktisi/arsiparis dan dapat digunakan
oleh mahasiswa manajemen perkantoran, siswa SMK program
kompetensi manajemen perkantoran, guru mata pelajaran program
kompetensi manajemen perkantoran, dan dosen manajemen
kearsipan.
Selain itu, buku ini juga dapat digunakan untuk meningkatkan
kemampuan profesional untuk memberikan pelayanan prima kepada
pengguna layapan. Buku ini dilengkapi dengan studi kasus beberapa
instansi yang pernah dijadikan tempat penelitian dan kelompok
sasaran kegiatan amal dan dijelaskan secara komunikatif sehingga
pembaca dapat dengan mudah memahaminya.

ISI BUKU
BAB I Pengertian Arsip dan Kearsipan
 Secara etimologi arsip diartikan sebagai dokumen atau catatan
yang disimpan secara sistematis. Kearsipan adalah proses
penerimaan, pengaturan dan penyimpanan dokumen atau
catatan yang disimpan secara sistematis sehingga dapat di ambil
dengan mudah pada saat dibutuhkan. Fungsi arsip adalah
sebagai sumber ingatan, sumber informasi dan keterangan,
sumber sejarah atau bukti sejarah, dan bukti
pertanggungjawaban terhadap suatu kejadian atau peristiwa.
 Penataan arsip harus dilakukan dengan manajemen yang baik.
Manajemen arsip merupakan perencanaan penempatan,
 pengorganisasian, pengarahan dan pemantauan arsip serta
segala proses yang berkaitan dengan kearsipan.
BAB II Tata Persuratan dan Kearsipan
 Tata persuratan merupakan salah satu dokumen tertulis sebagai
bahan pencipta dalam kearsipan. Sebagian besar layanan dan
infrastuktur manajemen arsip identik dengan alat manajemen
seperti folder, guide, filing cabinet, box file dll. Pengurusan dan
pengelolaan surat-menyurat dalam kearsipan adalah
penyimpanan surat masuk dan surat keluar. Pengoprasian dan
pengelolaan surat-surat tersebut memerlukan fasilitas kearsipan
yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Syarat kondisi
tempat harus cukup dan layak digunakan sebagai tempat
penyimpanan surat.
BAB III Daur Kehidupan Arsip
 Terdapat 4 tahap atau fase dalam daur ulang kehidupan arsip.
Ada tiga fase dalam daur kehidupan arsip aktif dan satu fase
dalam daur kehidupan arsip statis. Pada fase kehidupan arsip
aktif berada pada tiga tahap yaitu tahap penciptaan, pengurusan
dan pengendalian, dan referensi. Tahap pembuatan arsip dapat
bersifat internal dan eksternal. Tahap pengelolaan dan
pengendalian meliputi kegiatan, penerimaan surat yang telah
disortir, pencatatan/registrasi, distribusi, penyimpanan (filing) dan
penemuan kembali (finding). Tahap referensi terdapat kegiatan
pengklasifikasian kode dan indeks.
BAB IV Filing System
 Filing (penyimpanan) arsip merupakan kegiatan menata dan
menyimpan arsip dengan menggunakan sistem penyimpanan
tertentu agar mudah ditemukan pada saat dibutuhkan. Guide
berfungsi untuk membantu petugas dalam menjaga dan
mengambil kembali arsip di antara arsip yang lainnya. Ada dua
tipe guide berdasarkan isinya, yaitu yang berisi huruf dan yang
berisi kata/nama/masalah. Selain itu berdasarkan fungsinya,
terdapat guide primer dan guide pembantu.
 Seiring dengan berkembangnya sistem penyimpanan arsip, saat
ini banyak perusahaan atau instansi yang menggunakan sistem
penyimpanan gabungan, yaitu gabungan dari dua atau tiga
sistem murni yang ditetapkan oleh instansi atau perusahaan
tersebut. Kata tangkap utama yang digunakan untuk
penyimpanan arsip dengan sistem penyimpanan gabungan
adalah sistem penyimpanan murni yang disebut pertama,
selanjutnya diikuti oleh sistem penyimpanan murni berikutnya.
BAB V Organisasi dan Asas Pengelolaan Arsip
 Tugas organisasi kearsipan daerah yang berada di provinsi
adalah: 1) pengelolaan arsip pasif yang berasal dari satuan kerja
perangkat daerah kabupaten dan penyelenggaraan pemerintah
daerah disimpan paling sedikit 10 tahun. 2) Pembinaan arsip bagi
produsen arsip di daerah provinsi dan arsip daerah
kabupaten/kota. Pelayanan publik menjadi ujung tombak
pengelolaan arsip bagi lembaga kearsipan. Proses yang
berlangsung dalam pengelolaan lembaga kearsipan berakibat
baik atau buruk bagi masyarakat atau pemangku keppentingan
lainnya.
 Fungsi lembaga kearsipan adalah memberikan pelayanan
kearsipan inaktif kepada unit kerja provinsi dan memberikan
pelayanan kearsipan statis kepada masyarakat sesuai dengan
kebutuhan yang telah di tetapkan. Hanya karyawan yang
berwenang terhadap arsip penting. Arsip pentiing harus dikelola
oleh pengelola arsip khusus(yang memiliki hak akses), untuk
melindungi informasi arsip penting.
BAB VI Pengelolaan Arsip Elektronik
 Keberadaan arsip elektronik menyoroti kendala yang dihadapi
oleh pengelola arsip seperti sulitnya pencarian arsip karena arsip
yang menumpuk atau arsip yang tidak dikelola dengan sistem
penyimpanan yang baik, penyebaran informasi arsip bersifat
tertutup dan rahasia bagi orang yang tidak berkepentingan, dan
hilangnya arsip serta upaya pemanfaatan teknologi untuk
 memudahkan pengelolaan arsip.
 Penggunaan alat elektronik untuk mengelola dokumen disebut
sebagai sistem pengarsipan elektronik. Sudah menjadi
kesepakatan umum bahwa sebuah dokumen untuk dianggap
sebagai arsip, harus memiliki konteks dan struktur yang jelas,
dapat memenuhi tujuan pembuatannya, bersifat otentik, dapat di
andalkan, utuh, dan dapat digunakan.
BAB VII Efektivitas dan Efisiensi Pengelolaan Arsip
 Pengarsip pada umumnya setuju bahwa jangka waktu yang baik
untuk pengambilan surat yaitu tidak lebih dari 2 menit. Dengan
menggunakan sistem penyimpanan yang sesuai, kelengkapan
peralatan yang baik dan staf yang kompeten, jangka waktu tidak
akan terlampaui.
 Manajemen arsip yang baik dapat membantu tercapainya tujuan
organisasi atau instansi. Selain itu, pengelolaan arsip yang efektif
dan fungsional memiliki pengaruh yang sangat besar untuk
memudahkan pemantauan dan pendistribusian data atau
informasi baik kepada pimpinan, yang dapat digunakan sebagai
bahan dalam proses pengambilan keputusan.
BAB VIII Pemeliharaan dan Preservasi Arsip
 Arsip merupakan bagian yang penting jika akan digunakan di
kemudian hari. Arsip merupakan bukti terpenting dan nyata
dalam menangani permasalahan lembaga, sehingga pengelolaan
arsip sesuai kaidah kearsipan dapat meminimalisir hilangnya
informasi penting pada lembaga tersebut. Penyimpanan arsip
adalah bagian dari pemrosesan arsip statis.
 Presevasi ini dapat dibagi menjadi dua bagian utama, yaitu
konservasi melalui tindakan preventif dan kuadratif. Preventif
mengacu pada pencegahan akibat dari aspek eksternal dan
internal yang menyebabkan kerusakan arsip statis, sedangkan
kuratif mengacu pada tindakan perawatan arsip statis dengan
menjaga keutuhan data yang disimpan dalam arsip statis.
KEUNGGULAN
Pembahasan pada buku ini sangat menarik terkait topik Manajemen
Kearsipan dalam pengelolaan perkantoran, pembahasannya
menjelaskan topik pembahasan kearsipan khususnya ruang lingkup
perkantoran dan terdapat latihan soal di setiap bab nya untuk
menalar kemampuan pembaca setelah membaca buku ini.

KEKURANGAN
Dalam buku ini ada beberapa bab yang kurang detail, sehingga
pembaca harus mencari materi dari buku lain.

KESIMPULAN
Buku ini direkomendasikan untuk berbagai kalangan karena
sederhana dan mudah di pahami, dan buku ini cocok untuk berbagai
kelompok, terutama siswa/ mahasiswa yang ingin mempelajari lebih
lanjut tentang pengelolaan arsip.