BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik organisasi
pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya
membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat
penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi
manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang
berkembang dengan cepat. Salah satu sumber informasi penting yang dapat
menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah Arsip (record).
Kearsipan memegang peran penting baik kelancaran jalannya suatu instansi, yaitu
sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi suatu instansi. Meskipun
kearsipan berperan penting, sampai saat ini masih banyak kantor-kantor kearsipan
yang belum melakukan penataan kearsipan dengan baik. Masih banyak dijumpai
arsip yang hanya di tumpuk didalam gudang sehingga cepat rusak dan sulit untuk
ditemukan kembali. Bahkan banyak orang menganggap bahwa pekerjaan kearsipan
hanya pekerjaan mudah dan remeh, padahal jika di tinjau lebih dalam pekerjaan ini
membutuhkan penanganan yang khusus untuk menjamin kelangsungan instnasi.
Beberapa faktor yang menyebabkan kantor kearsipan belum atau tidak melakukan
penataan arsip sebagaimana mestinya antara lain kurang adanya kesadaran pegawai
akan pentingnya penataan arsip dalam kegiatan administrasi. Kemungkinan faktor
lain adalah tidak tersedianya tenaga khusus atau ahli dalam bidang kearsipan.
Arsip merupakan bahan bukti mengenai penyelenggaraan administrasi
pemerintah dan kehidupan berbangsa. Setiap kegiatan baik dalam organisasi
pemerintah maupun swasta selalu ada kaitannya dengan arsip. Arsip mempunyai
peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat
keputusan dan merumuskan kebijakan sistem dan prosedur kerja untuk menyajikan
informasi yang lengkap, cepat dan benar. Setiap Pemerintahan dalam melakukan
kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi.
Setiap instansi pemerintah ataupun swasta mempunyai sistem kearsipan
tersendiri baik itu azas sentralisasi, azas desentralisasi, maupun azas campuran.

1
Akan tetapi banyak kantor-kantor yang menggunakan sistem kearsipan
desentralisasi yang artinya setiap bagian dalam instansi pemerintah ataupun swasta
memiliki arsip sendiri. Misalnya bagian kepegawaian, penyimpanan arsipnya
khusus untuk bagian kepegawaian. Begitu juga di bagian-bagian lain, hal ini
dikarenakan apabila pimpinan membutuhkan suatu arsip, misalnya yang
berhubungan dengan kepegawaian maka akan mudah dan cepat untuk
menemukannya atau lebih efektif dan efisien. Tetapi ada juga instansi pemerintah
atau swasta yang menggunakan sistem kearsipan sentralisasi, artinya perusahaan,
instansi, atau kantor memusatkan seluruh arsipnya pada satu bagian dan
pengelolaannya di pegang oleh orang yang ahli di bidangnya yang biasa disebut
arsiparis.
Dari semua aset organisasi yang ada, arsip adalah salah satu aset yang
berharga. Arsip merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu
dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari
pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya tak terkecuali dalam perusahaan
ataupun kantor. Berkaitan dengan hal tersebut arsip perlu dikelola dengan baik
dalam sebuah kerangka sistem yang benar. Data kearsipan sangat diperlukan bagi
setiap instansi pemerintah maupun swasta. Pengelolaan data kearsipan yang
meliputi penyimpanan, pemeliharaan, dan penggunaan arsip merupakan hal yang
mutlak diperlukan. Pada awalnya orang mengenal arsip hanya setumpuk kertas
yang tidak berharga. Tapi sekarang arsip merupakan hal yang penting dalam
sebuah kantor atau instansi, baik instansi pemerintah atau intansi swasta. Arsip
tidak hanya berupa kertas tetapi juga dapat berupa film, kaset, slide, video, disket,
dan foto copy yang disimpan serta dipelihara selama diperlukan jangka waktu
tertentu. Arsip seharusnya dikelola dengan baik, apabila arsip tidak dikelola
dengan baik hal tersebut dapat menyebabkan berbagai permasalahan bagi suatu
organisasi atau instansi. Keberadaan arsip pada suatu instansi menjadi salah satu
faktor yang sangat penting, hal ini dikarenakan arsip merupakan penentu dalam
proses pelaksanaan tugas instansi khususnya dalam instansi pemerintahan yang
berorientasi pada pemberian layanan secara langsung kepada masyarakat luas
(publik). Selain itu, arsip juga merupakan sarana evaluasi dalam proses
penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan serta sebagai bahan

2
pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang. Arsip harus
dikelola dengan baik dan benar menggunakan suatu sistem yang baik dan benar
pula agar informasi yang tersimpan dalam arsip tetap terjaga keotentikannya.
Pengelolaan arsip yang baik juga dapat mempermudah dalam penemuan kembali
arsip, ketika arsip tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
Sejalan dengan hal tersebut, maka keberadaan kantor Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabuoaten Karo sebagai salah satu instansi pemerintah yang
bertugas didalam mengelola arsip-arsip atau dokumen-dokumen pemerintahan
maupun swasta di Kabupaten Karo. Instansi ini merupakan salah-satu instansi yang
bergerak didalam mengumpulkan dan menyusun setiap arsip daerah yang akan
menjadi aset daerah.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabuoaten Karo merupakan salah satu
instansi pemerintah yang bertugas menangani dan mengelola arsip daerah, serta
memberikan pelayanan kepada masyarakat maupun pihak-pihak yang
berkepentingan dengan arsip daerah Karo. Pada saat ini ada beberapa masalah
dalam proses pengelolaan arsip. Permasalahan tersebut diantaranya, yaitu: waktu
penemuan kembali arsip yang masih membutuhkan waktu cukup lama yakni
sekitar, penemuan kembali arsip yang diletakkan di lain ruangan bisa
membutuhkan waktu lebih lama, penataan arsip yang belum baik (masih
berantakan) sehingga terkadang ada surat yang hilang atau susah untuk ditemukan
kembali, tempat penyimpanan arsip yang belum memadai karena masih bercampur
dengan ruang pengolahan dan ruang pegawai, tidak tersedianya AC yang berfungsi
sebagai pengatur suhu ruangan pada ruang penyimpanan arsip, ruang penyimpanan
arsip yang masih bercampur dengan ruang pegawai dan ruang tamu, gedung yang
sudah tua dan sempit serta ada sebagian atap gedung yang rusak, perawatan arsip
statis yang masih minim dan sederhana, sejauh ini arsip masih dibersihkan dengan
menggunakan kemoceng, serta fasilitas kearsipan yang belum memadai hal ini
terlihat dari kardus arsip yang masih diletakkan di lantai karena rak sudah penuh.
Berdasarkan hal tersebut, maka penulis merasa tertarik untuk meneliti
masalah Bagaimana Pelaksanaan Tugas, Pokok dan Fungsi Bidang Kearsipan di
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo.

3
B. Identifikasi Masalah
Dalam penelitian ini peneliti membuat beberapa identifikasi masalah,
diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Pengelolaan arsip Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo sudah
mengikuti prosedur yang berlaku, akan tetapi belum maksimal khususnya
aspek fasilitas kearsipan (sarana dan prasarana), perawatan dan penyelamatan
arsip yang belum maksimal.
2. Faktor sarana dan prasarana yang belum memadai dan faktor jumlah SDM
yang masih kurang, serta latar belakang pendidikan yang tidak sesuai, perlu
ditindaklanjuti untuk meminimalisir faktor penghambat Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Karo dalam melakukan Tupoksinya dalam
mengelelola Kearsipan daerah Kabupaten Karo.
Berkenaan dengan permasalahan-permasalahan di atas, penulis mengajukan
pokok permasalahan: Bagaimana Pelaksanaan Tugas, Pokok dan Fungsi Bidang
Kearsipan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo?

4
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

A. Defenisi Kearsipan
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu archium yang
artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu
memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya,
tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai
warkat itu sendiri. Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang
artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah
yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu
mudah digunakan.
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana,
karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat
cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaran
lembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga)
syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan,
dan dapat ditemukan kembali secara tepat.
Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file
sedangkan kearsipan disebut filing. File adalah bendanya sedangkan filing adalah
kegiatannya. Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah,
warkat) dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian
ditetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan atau dimusnahkan. Oleh karena
itu, didalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan,
temu balik, dan penyusutan arsip. Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau
kegunaan tertentu.
Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana
prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga
mudah ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan, serta langkah-langkah apa
yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip tersebut. Untuk
menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan luwes perlu

5
ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi
masing – masing kantor/instansi yang bersangkutan.

B. Sistem Kearsipan
Sistem kearsipan adalah suatu rangkain kerja yang teratur yang dapat
dijadikan pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut
dapat ditemukan cepat dan tepat. Kearsipan juga dapat didefinikasikan sebagai
kegiatan yang meliputi penciptaan arsip, penyimpanan arsip (filling), penemuan
kembali arsip (finding) dan penyusutan arsip (pengamanan,pemeliharaan,dan
pemusnahan) sebagai bagian dari kegiatan kearsipan, filling mempunyai peranan
yang sangat penting.
Pada dasarnya sistem kearsipan ada 5 (lima) macam yaitu sebagai berikut:
1. Sistem Abjad
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang di buat atau
yang di terima oleh lembaga atau instansi tertentu yang di dalamnya
memuat nama orang, nama organisasi, nama wilayah, ataupun juga nama
pokok soal di simpan menurut taat urutan abjad mulai dari huruf A sampai
dengan Z. Abjad yang di pergunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu
nama setelah nama-nama itu di indeks menurut aturan atau ketentuan yang
berlaku untuk masing-masing nama. Setelah nama-nama tersebut di indeks
barulah di susun menurut susunan abjad. Peraturan atau filling tersebut
merupakan standart peraturan-peraturan yang di tentukan oleh organisasi,
sehingga semua anggota organisasi harus mengikuti prosedur yang telah di
tentukan. Sistem penyimpanan arsip menurut abjad dapat dilakukan dengan
2 cara:
 Menurut susunan abjad huruf demi huruf istilah–istilah atau nama–
nama yang terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih dianggap satu kata.
 Menurut susunan abjad kata demi kata. Dalam susunan abjad kata
demi kata, nama- nama yang terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih,
ditulis menjadi satu.

6
2. Sistem subjek
Yang dimaksud dengan subjek adalah judul pokok masalah yang
berhubungan dengan instansi atau organisasi yang bersangkutan. Dalam
pelaksanaan penyimpanan arsip ini, seorang arsiparis harus dapat
menentukan lebih dahulu masalah-masalah apa yang menjadi fokus atau
yang dipermasalahkan dalam surat setiap harinya. Masalah-masalah
tersebut dikelompokkan menjadi satu subjek. Misal: masalah-masalah yang
berkenaan dengan keuangan dikelompokkan menjadi satu masalah pokok
dibawah keuangan, dan seterusnya. Selanjutnya masalah –masalah itu
dijadikan sub subjek dari pokok masalah misalnya Keuangan : Bonus,
Gaji, Hadiah tahun baru, Lembur, dan seterusnya.
3. Sistem Geografis
Adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah
atau daerah tertentu. Dalam hal ini pengelompokkannya didasarkan atas
satuan daerah tertentu, seperti pulau, kepulauan, propinsi, kabupaten, dan
sebagainya.
Dalam pelaksanaannya, yang harus dilakukan adalah menentukan satuan
daerah kemudian disusun menurut abjad agar mempercepat penemuannya
kembali. Contoh: berdasarkan Ibukota propinsi: Ambon, Banda Aceh,
Bandung, Banjarmasin, Bengkulu, Denpasar, Dili, dan seterusnya.
Sehingga pada tiap – tiap satuan tersebut diatas akan tersusun warkat -
warkat yang bersangkutan dengan nama orang yang telah di urutkan
menurut urutan abjad pula agar penemuannya kembali dapat dengan mudah
dan cepat.
4. Sistem Nomor
Dalam sistem penyimpana menurut nomor yang dipergunakan sebagai
pedoman mengatur arsip-arsip adalah urutan angka. Sistem nomor
merupakan sistem penyimpanan dan penyusunan arsip dengan mengunakan
urutan angka sebagai pedoman dalam mengaturnya. Seorang arsiparis harus
lebih dahulu menbuat daftar kelompok masalah-masalah seperti sistem
subjek, baru kemudian di berikan nomor di belakangnya.

7
 5. Sistem Tanggal
Sistem ini di gunakan untuk filing bahan-bahan yang di susun menurut
urutan tanggal dari datangnya surat atau bahan-bahan. Surat-surat atau
bahan yang datangnya lebih akhir akan di tempatkan pada tempat yang
paling depan, tanpa melihat masalah atau perihal surat. Selanjutnya
arsiparis akan mengelompokan surat-surat atau bahan-bahan yang di file
dalam bulan-bulan setiap tahunya. Dalam penyimpanan sistem tersebut
menpunyai kegunaan tersendiri dan tidak dapat di katakan bahwa sistem
yang satu lebih baik dari sistem yang lain.

C. Pemeliharaan Arsip
Dalam penjelasan umum UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-
ketentuan Pokok Kearsipan dinyatakan bahwa untuk kepentingan
pertanggungjawaban nasional kepada generasi yang akan datang, perlu
diselamatkan bahan-bahan bukti yang nyata benar, serta lengkap mengenai
kehidupan dan penyelenggaraan pemerintahan negara baik masa lampau, masa
sekarang dan masa yang akan datang.
Penyelamatan bahan-bahan bukti tersebut merupakan masalah yang
menjadi bidang kearsipan dalam arti yang luas. Pemeliharaan arsip mencakup
usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan
kemusnahan. Kerusakan atau kemusnahan arsip bisa datang dari arsip itu sendiri,
maupun disebahkan oleh serangan-serangan dari luar arsip. Sedangkan,
pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip
dari kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaan. Usaha pemeliharaan
arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah,dan mengambil. Langkah-langkah,
tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip-arsip beserta
informasinya (isinya). Pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan
cara restorasi dan laminasi. Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang
sudah rusak, atau yang sulit digunakan, agar dapat dipergunakan dan dapat
disimpan kembali. Sedangkan, laminasi adalah menutup kertas arsip diantara 2
(dua) lemari plastik, sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena air,

8
udara lembab dan serangan serangga. Dengan cara itu, arsip akan tahan lebih lama
untuk disimpan.
Kegiatan penyelamatan yaitu kegiatan kegiatan penyelamatan arsip agar
tidak diketahui oleh yang tidak berhak,rusak atau hal-hal lain yang menyebabkan
hilangnya nilai guna arsip, kegiatan tersebut terdiri dari kegiatan :
a. Pengamanan , yaitu kegiatan untuk menjaga agar isi atau informasi
yang ada pada arsip itu tidak diketahui oleh orang-orang yang tidak
berhak (terutama untuk arsip yang bersifat rahasia).
b. Pemeliharan , adalah kegiatan yang menjaga agar benda arsip tersebut
tidak mudah rusak, dengan kata lain kegiatan ini merupakan tindakan
mencegah sebelum terjadi kerusakan arsip (preventif), misalnya selama
dalam pemeliharaan ini benda-benda arsip perlu disemprot dengan obat
anti hama, atau sebelum disimpan di persiap kan terlebih dahulu
tempat yang aman dari kerusakan.
c. Perawatan, adalah kegiatan kemampuan memperbaiki arsip yang telah
rusak agar masih dapt dipergunakan kembali, dengan kata lain kegiatan
ini merupakan tindakan setelah terjadi kerusakan pada arsip yang
bertalian ( Represif), misalnya jika ketehui sesuatu benda arsip dalam
keadaan rusak atau benar-benar rusak, sedang kan arsip tersebut masih
diperlukan atau di pergunakan, sebagai tindakan represif nya arsip
tersebut dilaminasi (diberi lapisan plastik), kemudian dimikro
filemkan. Apabila ada pihak yang membutuh kan arsip tersebut cukup
ditunjukan mikro film nya saja, sedang kan arsip aslinya tetap
disimpan.
Pemeliharaan arsip ini di maksudkan untuk menjaga rasip-arsip tersebut
dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kemusnahan dan kerusakan arsip dapat di
sebabkan oleh factor sebagai berikut:
a. Factor dari dalam
seperti kertas yang akan kita pakai sangat berpengaruh pada awet atau
tidaknya tulisan dan dalam pengunaan kertas hendaknya di pilih yang baik
dan kuat, tinta pengunaan tinta yang akan di gunakan hendaknya di
sesuaikan dengan kebutuhan dan sebaiknya yang berkualitas, pasta/lem

9
pengunaan perekat harus di carikan yang baik jangan mengunakan perekat
yang di buat dari getah arab ataupun selulosa tape dan sejenisnya.
b. Factor dari luar
Seperti kelembapan udara yang tidak terkontrol akan menimbulkan jamur
sehingga kertas menjadi lembab dan rusak, udara yang terlampau kering
yang akan merusak kertas, sinar matahari sangat membahayakan kertas-
kertas arsip untuk itu tidak boleh ada sinar matahari yang jatuh langsung
pada karats, debu, jamur dan sejenisnya, rayap dan gegat yang biasanya
terdapat pada dinding-dinding yang basah. Bukan hanya kertas tersebut
yang menjadi lembab, tetapi juga di rusak oleh gegat dan juga serangga
lain.

10
 BAB III
PEMBAHASAN/ANALISIS

A. Pelaksanaan Tugas, Pokok dan Fungsi Bidang Kearsipan di Dinas

Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo
1. Penataan dan Penyimpanan Arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Karo
Pengelolaan arsip yang dilaksanakan oleh Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Karo sesuai dengan Tupoksinya yakni dengan cara
Manajemen kearsipan. Pengurusan arsip dengan cara manajemen kearsipan yang
dilakukan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan salah satunya yakni penyimpanan,
dan penataan Arsip. Penataan arsip perlu dilakukan untuk mempermudah
penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan
tepat. Tujuan dari penataan yang dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Karo yakni : 1) Agar arsip dapat disimpan dan diketemukan kembali
dengan cepat dan tepat. 2) Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan
efektif dan efisien.

2. Pemeliharaan dan Pengaman Arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

Kabupaten Karo
Pemeliharaan arsip adalah kegiatan membersihkan arsip secara rutin untuk
mencegah kerusakan akibat beberapa sebab. Dikarenakan sarana dan prasarana
dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo yang belum Maksimal,
maka pemeliharaan dan pengaman masih dilakukan seadanya. Dinas Kearsipan
dan Perpustakaan Kabupaten Karo belum memiliki ruangan yang memadai seperti
kondisi kelembapan ruangan, kondisi ventilasi yang merata dan bahaya lainnya
dalam melakukan pemeliharaan terhadap arsip yang ada. Secara fisik semua arsip
harus diamankan dari segi kerusakan. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Karo telah melakukan berbagai usaha untuk menjaga agar asip tetap
aman, namun Kerusakan arsip dapat terjadi karena faktor lain yang tidak dapat
dicegah seperti Kualitas kertas yang sudah tua, tinta yang memudar, bahan perekat
yang lepas dimakan waktu. Untuk pengaman arsip yang telah dilakukan oleh

11
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo yakni menjaga kebersihan
ruangan dari kutu ataupun serangga dan melakukan pembersihan terhadap arsip
yang ada.

3. Pengawasan dan Peminjaman Arsip di Dinas Kearsipan dan

Perpustakaan Kabupaten Karo
Peminjaman arsip adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam baik
oleh atasan sendiri, teman seunit kerja, ataupun oleh kolega sekerja dari unit kerja
lain dalam organisasi. Dalam proses peminjaman Arsip, Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Karo melakukan pencatatan supaya petugas arsip dapat
mengetahui dimana arsipnya berada, siapa yang menggunakan, kapan dipinjam dan
bilamana harus dikembalikan. Untuk Arsip yang bersifat khusus atau tertutup,
maka Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo menentukan prosedur
atau tata cara peminjamannya baik untuk keperluan intern maupun ekstern
organisasi. Pencatatan tentang peminjaman arsip tersebut dilakukan dengan
menggunakan formulir khusus yang disebut bon pinjam atau out-slip atau lembar
peminjaman arsip.
Arsip yang sudah dikembalikan oleh peminjam tidak boleh disimpan
sembarangan. Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo akan
menyimpannya kembali menggunakan sistem pengelolaan arsip yang baik dan
benar sehingga arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan kembali dengan
cepat, tepat pada waktu dibutuhkan. Agar penemuan kembali arsip dapat terlaksana
dengan baik, maka yang dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Karo adalah:
1. Kebutuhan pemakai arsip atau surat harus diteliti dahulu dan sistemnya
harus mudah diingat.
2. Sistem penemuan kembali arsip harus logis, konsisten dan mudah diingat.

4. Pemusnahan Arsip di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten

Karo
Pemindahan arsip yang dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Karo adalah kegiatan memindahkan arsip-arsip dari aktif kepada in-

12
aktif karena jarang sekali dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pemindahan
arsip yang dilakukan guna memindahkan arsip-arsip yang telah mencapai jangka
waktu/umur tertentu ke tempat lain sehingga filling cabinet yang semula dipakai
dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari dapat dipergunakan untuk menyimpan
arsi-arsip baru.
Sementara Pemusnahan arsip oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Karo tindakan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir
fungsinya, serta yang tidak memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus
dilakukan secara total, yaitu dengan cara dibakar habis, dicacah atau dengan cara
lain sehingga tidak lagi dikenal baik isi maupun bentuknya.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo memusnahkan Arsip-
arsip yang sudah tidak berguna lagi, untuk memberi kemungkinan bagi tersedianya
tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang
mempunyai nilai guna yang ada di kabupaten Karo.

B. Hambatan dalam Pelaksanaan Tugas, Pokok dan Fungsi Bidang

Kearsipan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo
1. Faktor Sumber Daya Manusia (SDM)
Untuk dapat mengemban tugas, pegawai Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Karo yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh
faktor kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali
keterampilan khusus mengenai bifang kearsipan. Pegawai yang telah terlatih baik
dan mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam satu unit pengelolaan
kearsipan. Di samping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus
dijalankan sebaik-baiknya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo masih enggan untuk menerima tugas-
tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan adalah tempat
yang membosankan. Adanya pandangan yang seperti ini menunjukkan bahwa
pegawai Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo kurang menyadari
akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor untuk menunjang efektivitas
suatu pekerjaan. Belum adanya kesadaran tertip arsip, dan kekurangan arsiparis
yang menangani pengarsipan dokumen sehingga menyebabkan waktu penyelesaian

13
pengolahan arsip statis menjadi lebih lama dari waktu yang ditentukan
sebelumnya/target.
Ada 5 persyaratan yang harus dipenuhi pegawai Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Karo untuk menjadi seorang petugas kearsipan yang baik
yaitu: 1) Memiliki pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah surat-
menyurat dan arsip. 2) Memiliki pengetahuan tentang seluk beluk instansinya
yakni organisasi beserta tugas-tugasnya dan pejabat-pejabatnya. 3) Memiliki
pengetahuan khusus tentang kearsipan. 4) Memiliki ketrampilan untuk
melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dijalankan. 5) Kepribadian, yakni
memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan, kecerdasan,
kejujuran, serta loyal dan dapat menyimpan rahasia organisasi.

2. Sarana dan Prasarana yang Masih Minim

Sumber daya pendukung berupa sarana dan prasarana yang dimiliki oleh
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo, secara umum masih sangat
kurang dan sangat terbatas, ditinjau dari sudut luasnya cakupan wilayah pembinaan
maupun operasional kerjanya. Keterbatasan sarana kearsipan merupakan hambatan
bagi terlaksananya Penyelenggaraan kearsipan, juga tidak terpenuhinya sarana
sesuai standarisasi yang telah ditentukan menjadikan arsip tidak bisa ditata secara
sitematis.
Dilihat dari kapasitas untuk penyimpanan arsip dari hasil akuisisi SKPD se
Kabupaten yang akan disimpan, diolah, dipelihara dan dilestarikan sebagai
dokumen bahan bukti kegiatan pemerintahan dan sebagai bahan pelayanan kepada
masyarakat, maka bangunan gedung Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten
Karo kurang memadai, karena untuk saat ini sudah tidak dapat menampung arsip
yang berasal dari instansi lain , dan untuk perencanaan program jangka panjang ,
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo sangat memerlukan bangunan
baru dengan konstruksi khusus sebagai tempat penyimpanan arsip yang berasal
dari SKPD se Kabupaten Karo. Karena saat ini Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Karo menampung arsip dari SKPD disamping juga menjadi satu ruang
pelayanan Perpustakaan yang belum memenuhi standar ruang pelayanan sehingga
berakibat berkurangnya pengunjung perpustakaan, untuk itu diperlukan ruang

14
pelayanan perpustakaan yang lebih luas dan nyaman dengan menyewa gedung
yang terpisah dan lokasinya strategis di wilayah Kabupaten Karo.

3. Pendanaan yang masih Kurang

Hambatan lain dalam Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo
sendiri dapat dikatakan cukup krusial mengingat kaitannya dengan alokasi dana
dari pemerintah daerah. Alokasi dana yang bersumber dari daerah masih belum
memadai. Sementara Pemerintah pusat sebagai lembaga yang menaungi badan
kerasipan ini dirasa kurang memberikan alokasi dana yang cukup dalam
pengelolaan arsip-arsip pemerintah di Kabupaten Karo. Hal ini akan
mempengaruhi kenerja atau hasil kerja dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan itu
sendiri. Dari pihak Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo sendiri juga
belum aktif dalam mengajukan proposal maupun program yang dapat menambah
sokongan dana yang lebih besar dari pemerintah daerah, bukan hanya diam
menunggu sehingga berdampak bagi kurang terpeliharanya arsip-arsip itu sendiri
yang tentunya disadari oleh para petugas di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Karo.

C. Kebijakan yang dilakukan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan

Kabupaten Karo dalam Pelaksanaan Tugas, Pokok dan Fungsi Bidang
Kearsipan Kedepannya
Dalam upaya pengembangan dan inovas terkait pelayanan yang akan
dilakukan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan sesuai dengan Tupoksinya,
berikut ini beberapa perumusan kebijakan yang akan dilakukan oleh Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo terkait dengan reposisi peran arsip di
waktu-waktu mendatang.
1. Arsip sebagai memori kolektif adalah pilar dalam pelayanan publik dan
perpustakaan merupakan wadah pendidikan demokratis masyarakat dalam
kerangka mencerdaskan kehidupan bangsa.
2. Arsip dan perpustakaan dapat berperan sebagai pusat pembelajaran
masyarakat decara independen, sehingga perlu mendapatkan kepedulian
dari semua pihak pemerintah.

15
 3. Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Karo diarahkan untuk
mengakomodasi berbagai perubahan kebutuhan dan keinginan masyarakat
terkait dengan perkembangan teknologi komunikasi dan informasi
4. Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Karo diarahkan untuk mampu
mengembangkan kerjasama yang saling mendukung serta menguntungkan
dengan seluruh pihak , baik pemerintah , swasta maupun masyarakat, dan
diarahkan dapat mengikuti perkembangan dan berperan secara nyata dalam
proses pemberdayaan masyarakat dan daerah.
5. Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Karo diharapkan menjadi pusat
informasi penting se Kabupaten Karo yang menyediakan informasi tentang
ilmu pengetahuan dan berguna bagi masyarakat.
Penerapan kebijakan sebagaimana tersebut diatas dalam rangka
peningkatan Kinerja Bagian Keasripan, maka yang dilakukan oleh Dinas Arsip dan
Perpustakaan Kabupaten Karo antara lain:
1. Penguatan lembaga baik internal maupun eksternal.
2. Peningkatan pendidikan, pelatihan dan pembinaan Sumber Daya Manusia
bidang kearsipan di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Karo.
3. Peningkatan jumlah koleksi arsip bernilai guna dan bahan pustaka sebagai
bahan pelayanan berupa pengelolaan , akuisisi arsip SKPD, pengolahan
arsip dan pemeliharaan /pelestarian arsip bernilai guna tinggi yang ada di
Kabupaten Karo.
4. Mengembangkan dan memantapkan kemitraan di bidang kearsipan dalam
bentuk sarana dan prasarana dalam rangka mewujudkan pengelolaan dan
pelauyanan arsip berbasis teknologi untuk mengakomodasi perubahan dan
pemenuhan kebutuhan.
5. Peningkatan kualitas layanan publik dalam bentuk pembinaan , kajian
sistem administrasi kearsipan, sosialidai/bintek/diklat kearsipan dan,
monitoring/evaluasi kearsipan.

16
 BAB V
PENUTUP

A. KESIMPULAN
Setiap organisasi atau instansi menghasilkan dokumen dan naskah-naskah
dalam menjalankan aktifitasnya. Dokumen dan naskah yang dihasilkan kemudian
disimpan dengan menggunakan sistem tertentu agar menjadi teratur dan mudah
dicari. Dokumen penting yang telah disimpan secara teratur tersebut disebut arsip.
Arsip memiliki peran sebagai bahan perencanaan, bahan pertimbangan dan
pengambilan keputusan, bahan penyelamatan aset, perlindungan hak atas kekayaan
intelektual, penyelesaian sengketa, perlindungan wilayah, menanamkan nilai, dan
pencitraan institusi. Arsip memiliki peranan sangat penting bagi kelancaran
aktifitas organisasi atau instansi karena arsip digunakan sebagai sumber informasi,
sebagai pusat ingatan dan juga sebagai bukti.
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabuoaten Karo merupakan salah satu
instansi pemerintah yang bertugas menangani dan mengelola arsip daerah, serta
memberikan pelayanan kepada masyarakat maupun pihak-pihak yang
berkepentingan dengan arsip daerah Karo. Pada saat ini ada beberapa masalah
dalam proses pengelolaan arsip. Permasalahan tersebut diantaranya, yaitu: waktu
penemuan kembali arsip yang masih membutuhkan waktu cukup lama yakni
sekitar, penemuan kembali arsip yang diletakkan di lain ruangan bisa
membutuhkan waktu lebih lama, penataan arsip yang masih belum baik.
Dalam melaksanakan Tugas, Pokok dan Fungsi Bidang Kearsipan di Dinas
Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo dilakukan penataan dan
penyimpanan arsip yang baik, pemeliharaan dan pengamanan arsip dari kerusakan,
pengawasan dan peminjaman arsip serta pemusnahan arsip yang sudah tidak
dibutuhkan lagi.
Faktor penghambat bagi Bidang Kearsipan Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Karo dalam melaksanakan Tupoksinya yakni sebagai
berikut : 1) Sumber daya manusia yang ada belum memadai dan mengerti
mengenai pengarsipan. 2) Sarana dan prasarana yang amsih minim baik didalam
pengelolaan dan pemeliharaan arsip. 3) Anggaran yang tersedia masih minim

17
untuk menunjang kinerja dari Pegawai Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Kabupaten Karo.

B. SARAN
Berdasarkan kesimpulan diatas, maka perlu dikemukakan beberapa saran
sebagai berikut :
1. Bidang Kearsipan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karo
dalam melaksankan Tupoksinya harus didukung dengan Sumber Daya Manusia
yang paham dan mengerti mengenai Pengarsipan.
2. Pemerintah Daerah Kabupaten Karo hendaknya menyediakan fasilitas sarana
dan prasarana yang baik didalam pengelolaan Asrip daerah sehingga sistematis
dan terawat.
3. Anggaran untuk pemeliharaan dan pengelolaan Arsip daerah harus
ditingkatkan dalam rangka perbaikan fasilitas dari Dinas Kearsipan Dan
Perpustakaan Kabupaten Karo.
4. Dinas Kearsipan Dan Perpustakaan Kabupaten Karo melakukan atau
mengikutsertakan Pegawai Kearsipan pada kegiatan pelatihan mengenai
pengelolaan Arsip sehingga ada inovasi dan terobosan dalam mengelola arsip
daerah.

18
 DAFTAR PUSTAKA

Buku
Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
1995.
Basir Barthos. Manajemen Kearsipan. Jakarta:Bumi Aksara. 2003.
Martono. E. Record manajemen dan filling dalam praktek perkantoran modern,
cetakan pertama. Jakarta: karya utama. 1982.
Purnomo, Hadi. dan Sugiantoro, Ronny. Manajemen Bencana. Yogyakarta: Media
Pressindo. 2010.
Widjaja, A.W. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Edisi Revisi. Jakarta: PT
Raja Grafindo. 1993.

Peraturan Perundang-undangan
Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan.
Jakarta.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Ketentuan Pokok-Pokok
Kearsipan. Jakarta.

19