Nama : Reynaldi Zulvaryan

NPM : 1806178822

Seminar Nasional Kearsipan

“Peran Profesional Rekod dan Profesional Arsip dalam Menghadapi Revolusi Industri 4.0”

Pada hari Senin tanggal 26 November 2018 sekitar pukul 09.00 WIB telah
dilaksanakan seminar nasional kearsipan yang bertempat di Auditorium Program Pendidikan
Vokasi Universitas Indonesia dengan tema “Peran Profesional Rekod dan Profesional Arsip
dalam Menghadapi Revolusi Industri 4.0”. Narasumber dari seminar nasional kearsipan
tersebut adalah Dr. Mustari Irawan, MPA sebagai Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia
(ANRI), Abdul Cholil, S.S sebagai Ketua Perkumpulan Profesi Pengelola Rekod Indonesia
(P3RI), Doni Prawira, ST sebagai Praktisi Digital Forensik.

Pada seminar nasional kearsipan ini, narasumber Bapak Dr. Mustari Irawan, MPA
sebagai Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) membahas seminar dengan tema
“Peran Arsip Dalam Reformasi Birokrasi”. Menurutya, arsip merupakan sebagai bukti yang
sah dan otentik didalam pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Terdapat 4 tahapan peran arsip
dalam reformasi birokrasi, yaitu dimulai dengan tahap perencanaan, kemudian dilanjutkan
dengan tahap pelaksanaan, setelah itu dilanjutkan dengan tahap monev, dan tahap yang
terakhir adalah pelaporan.

Saat ini, arsip menjadi kebutuhan bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah
maupun swasta. Setiap kegiatan organisasi pasti membutuhkan informasi. Oleh karena itu,
informasi menjadi bagian yang sangat penting dalam pelaksanaan kegiatan organisasi. Salah
satu sumber informasi penting yang dapat membantu pelaksanaan kegiatan organisasi adalah
arsip. Arsip sebagai rekaman informasi dari seluruh pelaksanaan kegiatan organisasi tersebut.

Arsip mempunyai peran penting dalam pelaksanaan suatu kegiatan organisasi, baik
organisasi pemerintah maupun swasta. Oleh karena itu pengelolaan arsip harus dilakukan
dengan baik dan benar sehingga akan menjamin arsip yang autentik dan terpercaya, serta
isinya dapat dipercaya penuh dan akurat karena menggambarkan secara lengkap dari suatu
kegiatan sehingga dapat digunakan untuk kegiatan selanjutnya. Manfaat arsip bagi suatu
organisasi antara lain dapat menyediakan informasi yang berguna dalam pengambilan
keputusan dan dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah serta sebagai alat
pertanggungjawaban manajemen dan transparansi birokrasi.
 Reformasi birokrasi merupakan upaya untuk melakukan pembaharuan dan perubahan
mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan terutama terkait aspek-aspek
kelembagaan, ketatalaksanaan dan sumber daya manusia aparatur. Berbagai permasalahan
dan hambatan yang mengakibatkan sistem penyelenggaraan pemerintahan tidak berjalan
dengan baik harus ditata ulang dan diperbaharui. Reformasi birokrasi dalam rangka
mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik tidak bisa lepas dari arsip, program dan
kegiatan reformasi birokrasi menghasilkan keluaran yang harus bisa dipertanggung jawabkan,
yaitu berupa dokumen/arsip.

Pengelolaan arsip merupakan kunci utama dalam menentukan informasi sebagai

bahan akuntabilitas suatu organisasi. Untuk itu pengelolaan arsip perlu menjadi perhatian
agar pelaksanaaan fungsi, aktivitas dan transaksi kerja dalam organisasi dapat terekam dan
terpelihara dengan baik. Arsip merupakan tanggungjawab bersama, baik pencipta arsip
maupun arsiparis.

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa arsip

yang tercipta dari kegiatan lembaga negara dan kegiatan yang menggunakan sumber dana
negara dinyatakan sebagai arsip milik negara. Karena itu, arsip yang tercipta dan memiliki
nilai guna yang tinggi hendaknya dipelihara dengan baik.

Berikut ini adalah beberapa problem atau masalah kearsipan di Indonesia sesuai
dengan paparan materi oleh Bapak Mustari Irawan

1. Arsip ditumpuk/dibiarkan berserakan sehingga tidak terlacak dan sulit ditemukan,

seharusnya arsip tersusun rapi sesuai klasifikasi sehingga mudah ditemukan
kembali.
2. Belum meratanya pembentukan unit kearsipan di tingkat K/L, seharusnya setiap
K/L wajib membentuk unit kearsipan.
3. Jumlah dan kualitas arsiparis terbatas dan profesi arsiparis dipandang rendah,
seharusnya arsip adalah dokumen penting yang harus dijaga dan dikelola secara
profesional oleh arsiparis dan pengelola arsip.
4. Ketidaktersediaan sarana dan prasarana kearsipan khususnya Record Center di
masing-masing K/L, seharusnya arsip disimpan dengan baik pada sarana dan
prasarana yang berkualitas.
5. Lemahnya dukungan pimpinan khususnya mengenai pendanaan kegiatan
kearsipan, seharusnya kegiatan kearsipan dapat dukungan dari pimpinan yang
memadai khusunya masalah pendanaan.
 Pada era revolusi industri 4.0 seperti saat ini sebaiknya arsip dialihmediakan menjadi
arsip digital atau arsip elektronik, namun terdapat tantangan dalam pengelolaan arsip digital
atau arsip elektronik, berikut ini adalah beberapa tantangan dalam pengelolaan arsip digital
atau arsip elektronik sesuai dengan paparan materi oleh Bapak Mustari Irawan

1. Bagaimana menjaga dan mendeteksi keaslian dan keutuhan arsip elektronik

2. Kehandalan teknologi yang diperlukan untuk menjaga keamanan arsip elektronik
3. Ketersedaan SDM khususnya arsiparis yang memiliki literasi TIK
4. Bagaimana menggunakan standar manajemen arsip elektronik