PENATAAN KEARSIPAN

Oleh: Dini April. R

Apakah ini kondisi Arsipku?
 Dasar Pengelolaan Arsip
• Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
• Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang
pelaksanaan UU 43/2009
 ARSIP ?????

• Menurut UU Nomor 43 tahun 2009 => Rekaman kegiatan atau

peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga, perusahaan, organisasi dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
• Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) => segala kertas,
berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta,
bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk yang sifatnya
salinan
 Arsip Dinamis
dipergunakan secara langsung, dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan atau
penyelenggaraan administrasi perkantoran
Arsip Statis
Arsip Aktif Arsip yang tidak dipergunakan secara
Arsip dinamis yang secara langsung dan terus langsung untuk perencanaan,
menerus diperlukan dan dipergunakan, penyelenggaraan administrasi sehari-hari
dalam penyelenggaraan administrasi
Arsip Vital
Arsip yang merupakan persyaratan dasar
Arsip Inaktif bagi kelangsungan opersional pencipta arsip ,
tidak dapat diperbaharui,dan tidak tergantikan
Arsip Dinamis yang frekuensi penggunaannya, untuk
apabila rusak dan hilang.
penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

Macam - macam Arsip

Pemeliharaan Arsip Aktif
• Pemeliharaan Arsip Aktif menjadi tanggung jawab pimpinan unit
pengolah pada tiap Pencipta Arsip
• Pemeliharaan Arsip Aktif dilakukan melalui kegiatan pemberkasan dan
penyimpanan Arsip Aktif
• Pemeliharaan Arsip Aktif menggunakan prasarana dan sarana
keArsipan sesuai dengan standar
• Prasarana dan sarana keArsipan terdiri dari folder, guide/sekat, label,
out indikator, indeks, tunjuk silang, boks, filing cabinet/rak Arsip
Pemberkasan
• Tindakan Penempatan arsip kedalam tempat
penyimpanan menurut suatu rencana yang meliputi
proses pemberian indeks, pengkodean, pengaturan dan
penyimpanan arsip secara sistematis sehingga mudah
ditemukan kembali
• Terdiri dari pemberkasan atas dasar angka, abjad dan
masalah
• Penataan harus dapat menjamin mudah ditemukannya
kembali berkas dengan cepat, tepat, dan lengkap, serta
dapat menunjang terlaksananya program penyusutan
arsip yang efektif dan efisien
Tahapan Pemberkasan
• Membaca isi surat / dokumen untuk menentukan isi
ringkas
• penentuan indeks subjek, kode klasifikasi arsip (KKA) dan
tahun dokumen
• masukan dokumen kedalam folder
• menuliskan KKA, indeks subjek dan tahun pada folder
• pengelompokkan kode yang sama
• penataan berkas
 Klasifikasi Arsip
• Penggolongan dan Suatu tanda pengenal
pengelompokkan arsip atas
dasar persamaan masalah
yang terkandung di dalam
arsip
• fungsi klasifikasi arsip:
mempermudah dalam
penyimpanan dan temu
kembali
Indeks
berkas / judul berkas
fungsi indeks:
• membedakan antara
berkas yang satu dengan
berkas lainnya
•mempermudah dalam
penemuan dan
penyimpanan arsip
Contoh Box Arsip
Peminjaman Arsip
1. peminjaman arsip dilakukan secara tertulis
2. peminjaman arsip hanya untuk keperluan dinas
3. peminjaman arsip dicatat pada buku/formulir peminjaman arsip
4. arsip yang dipinjam tidak boleh ditambah atau dikurangi
5. peminjaman dan/atau perpanjangan peminjaman arsip harus
persetujuan pimpinan unit pengolah
Lembar Pinjam Arsip
• lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap penjaman
arsip
• Kegunaan:
1. Sebagai bukti adanya peminjaman arsip
2. sebagai pengingat untuk mengetahui siapa dan kapan arsip
dipinjam
3. sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam
4. mencegah hilangnya arsip karena peminjaman yang tidak
dikembalikan
Alih Media Arsip
• Suatu kegiatan pengalihan dan atau perubahan bentuk arsip
sesuai kemajuan teknologi informasi dan komunikasi dan
ketentuan peraturan perundang-undangan, serta hasil alih
media arsip diautentikasi untuk dijadikan alat bukti yang sah
serta untuk kepentingan pemeliharaan arsip dinamis dan
pelestarian dan pelayanan
Prosedur Teknis Alih Media Arsip melalui digitalisasi meliputi:
• penyeleksian/penilaian arsip yang akan dilakukan alih media
memperhatikan kondisi dan nilai informasi arsip
• Dalam kegiatan alih media kertas ke elektronik (digitalisasi),
pemindaian dapat dilakukan dengan alat pemindai yaitu scanner.
• Proses pemindaian dilakukan dengan hasil disesuaikan pada
format TIFF yaitu format image tanpa kompresi dan resolusi pada
600dpi untuk perlindungan arsip. Arsip elektronik tersebut harus
memiliki informasi yang sama seperti dokumen aslinya.
• dilakukan penyusunan berita acara dan daftar arsip alih media
Retensi Arsip
Jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan
terhadap suatu jenis arsip. Untuk mendukung dalam
penentuan retensi arsip maka perlu disusun Jadwal Retensi
Arsip. Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi
sekurang kurangnya jangka waktu penyimpanan atau
retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi
tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai
kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai
pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip (UU No.43
Tahun 2009)
 Lanjutan retensi arsip.........

• Berkas yang sudah Closed file maka selanjutnya adalah penentuan retensi
arsip. Penentuan retensi arsip dilakukan berdasarkan pertimbangan nilai
guna arsip. Pada pasal 5 ayat (2) Peraturan Kepala ANRI No.14 Tahun 2015
tentang Tata Cara Penyusunan Pedoman Retensi Arsip, retensi arsip
ditentukan dengan masa simpan:
a. 2 (dua) tahun untuk arsip yang memiliki nilai guna administrasi;
b. 5 (lima] tahun untuk arsip yang memiliki nilai guna hukum, ilmiah, dan
teknologi; atau
c. 10 (sepuluh) tahun untuk arsip yang memiliki nilai pertanggungjawaban
keuangan, catatan keuangan, bukti pembukuan, dan data pendukung
administrasi keuangan yang merupakan bagian dari bukti keuangan.
Prinsip Dasar Penyimpanan Arsip Inaktif
• Murah
Fungsi dan frekuensi penggunaannya sudah menurun
• Luas
Ruang simpan arsip inaktif didesain luas, untuk dapat menampung
volume arsip inaktif yang relatif banyak di setiap instansi
• Aman
Penyimpanan arsip inaktif harus dapat menjamin keamanan dari
gangguan manusia yang tidak berwenang, gangguan binatang, dan
gangguan alam termasuk iklim tropis
• Mudah diakses
Penyimpanan arsip inaktif menjamin arsip dapat diakses secara cepat
dan tepat
Suhu Dan Kelembaban Ruang Arsip Inaktif
• Suhu udara tidak lebih dari 27˚ C dan kelembaban tidak lebih dari
60%
• Rak arsip yang digunakan harus dapat menjamin sirkulasi udara
yang cukup
• Menjaga langit-langit, dinding dan lantai tidak berlobang dan
tetap rapat
• Menjaga ruang agar tetap bersih dari kontaminasi gas/lingkungan
agar tidak mudah timbul jamur yang akan merusak arsip
• Tandai kondisi arsip dan peralatannya yang terkena jamur atau
korosi, untuk segera diadakan perbaikan

Note: Standar suhu dan kelembaban untuk ruang arsip aktif diatur suhu tidak lebih dari
20˚C dan kelembaban tidak lebih dari 50%
Penyusutan Arsip
• Kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit
kearsipan,pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai
guna,dan penyerahan arsip statis kepada
lembagakearsipan (UU No.43 tahun 2009). Penyusutan
arsip dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan Jadwal
Retensi Arsip (JRA). Dengan demikian, penyusutan arsip
dilakukan ketika arsip sudah habis masa retensinya (cut
off)
Prinsip Pemusnahan Arsip
1. Harus sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku
2. Menjadi tanggung jawab pencipta arsip
3. Hanya dilakukan oleh unit kerja setelah memperoleh
persetujuan pimpinan pencipta arsip
4. Secara fisik pemusnahan dapat dilakukan di lingkungan unit
kerja atau ditempat lain dibawah koordinator/ penanggung
jawab pemusnahan arsip
5. Pemusnahan non arsip seperti: formulir kosong, amplop,
undangan dan duplikasi dapat dilaksanakan di unit masing-
masing
6. Dilakukan secara total sehingga tidak dikenal lagi baik fisik
maupun informasinya
Kriteria Arsip yang dimusnahkan
• Tidak memiliki nilai guna baik nilai guna primer maupun
nilai guna sekunder
• Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan
• Tidak ada peraturan perundang-undangan yang
melarang
• Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu
perkara