OLEH:

Dra. DIAH ISMIATUN, M.Hum.

ARSIPARIS MADYA
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR

Disampaikan pada kegiatan Diklat Manajemen

Kearsipan Berbasis Teknologi Informasi di
Lingkungan Pemerintah Kota Malang, 25 September
2019
 PERATURAN PERATURAN
PEMERINTAH NO. KEPALA ANRI
UU 43/2009
28/2012 TENTANG NO, 6 TAHUN
TENTANG
PELAKSANAAN UU 2019 TENTANG
KEARSIPAN
43/2009 TENTANG PENGAWASAN
KEARSIPAN KEARSIPAN

PERATURAN YANG BERLAKU DI PEMERINTAHAN DAERAH

KEPUTUSAN
PERATURAN PERATURAN
KEPALA DINAS
DAERAH WALIKOTA
PERPUSTAKAAN
MALANG
DAN KEARSIPAN
 ADALAH PROSES KEGIATAN DALAM MENILAI
KESESUAIAN ANTARA PRINSIP, KAIDAH, DAN STANDAR
KEARSIPAN DENGAN PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN

1. Pengawasan atas
4. Prosedur pengawasan pelaksanaan
kearsipan penyelenggaraan
kearsipan
RUANG
LINGKUP
2. Pengawasan atas
3. Pembentukan Tim penegakkan peraturan
Pengawas Kearsipan, perundang-undangan
bidang kearsipan
 PENGAWASAN ATAS PELAKSANAAN
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

1. PENGAWASAN KEARSIPAN EKSTERNAL

PENGAWASAN
KEARSIPAN
EKSTERNAL 1. Pengawasan
Sistem Kearsipan Dilaksanakan oleh
Eksternal

2. 2. Pengawasan
PEMERINTAH PEMERINTAH
PENGAWASAN Penyelamatan
ANRI DAERAH DAERAH
KEARSIPAN Arsip Statis PROVINSI KABUPATEN/KOTA
INTERNAL
Eksternal
 2. Pengawasan
1. Pengawasan 3. Pengawasan
terhadap
Sistem Kearsipan Penyelamatan Arsip
Pengelolaan Arsip
Internal Statis Internal
Aktif

PAD: Penciptaan, PAD yang

penggunaan,pemel berdasarkan
Pemberkasan JRA
iharaan dan
penyusutan arsip berketerangan
permanen atau
memiliki nilai
Sumebr daya kesejarahan
Penyimpanan arsip
kearsipan: SDM
aktif sesuai daftar
kearsipan dan
isian pelaksanaan Dilakukan LKD
prasaranadan
anggaran Kota terhadap
sarana
Perangkat
Daerah Kota
PEMERINTAH PEMERINTAH PERGURUAN
PUSAT DAERAH TINGGI

MPR, DPR,
DPD,MA, MK, PEMERINTAH
KOMISI DAERAH
YUDISIAL, PROVINSI,
BANK BUMD
INDONESIA PERGURUAN
TINGGI
KEMENTERIAN, NEGERI
PEMERINTAH
BADAN. DAERAH
LEMBAGA, KABUPATEN/
TNI/POLRI, KOTA, BUMD
KOMISI, BUMN
 PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL DILAKUKAN OLEH:

1. UK I pada sekretariat lembaga negara terhadap:

a. Seluruh Unit Pengolah setingkat Eselon I pada tiap lembaga
dibawah kewenangannya.
b. UK II pada tiap lembaga negara yang memiliki UK
berjenjang
2. UK II terhadap UK III dan UP dilingkungan UK III, serta UK dan
UP jenjang berikutnya sesuai wilayah kewenangannya.

3. UK I pada Pemerintah Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota

terhadap seluruh perangkat daerah pada Pemerintah Daerah
Provinsi/Kabupaten/Kota sesuai wilayah kewenangannya

4. UK I pada Perguruan Tinggi Negeri terhadap UP dan UK satker

pada rektorat, fakultas, civitas akademika, dan unit dengan
sebutan lain dilingkungan PTN.
 1 MEMILIKI KOMPETENSI
PENGAWASAN
KEARSIPAN.
TIM 2. MENGIKUTI
PENGAWAS BINTEK/DIKLAT
KEARSIPAN PENGAWASAN
EKSTERNAL KEARSIPAN YANG
DILAKSANAKAN ANRI
TIM
3. MENGIKUTI
PENGAWAS BINTEK/DIKLAT
KEARSIPAN PENGAWASAN
INTERNAL KEARSIPAN BISA
TIM DILAKSANAKAN OLEH
PENGAWAS LEMBAGA NEGARA,
KEARSIPAN PEMEINTAH DAERAH,
INDEPENDEN PTN,DAN BUMN/BUMD
SETELAH
BERKOORDINASI
DENGAN ANRI.
 Dibentuk oleh Bupati/Walikota.
 Susunan Tim Pengawas:
a. Pengarah : Sekretaris Daerah Kota
b. Penanggungjawab : Kepala LKD Kota
c. Ketua Tim : Pejabat Administrator yang
menyelenggarakan urusan
kearsipan (Eselon III)/Kepala Unit
Kearsipan/ Pejabat Fungsional
Arsiparis.
d. Anggota : pejabat fungsional Arsiparis,
Auditor, pejabat fungsional
tertentu lainnya yang setara,
pejabat pengawas bidang
pengawasan, pejabat pelaksana
 JUMLAH OBJEK PENGAWASAN
 ALOKASI WAKTU
 SDM YANG TERSEDIA

 Dalam hal belum terpenuhinya keanggotaan Tim

Pengawas Kearsipan, keanggotaan dapat berasal dari
pejabat fungsional Arsiparis, Auditor atau pejabat
pengawas bidang pengawasan pada lembaga,
kementerian, PTN atau atau pemerintah daerah lain yang
telah mengikuti Bintek Pengawasan Kearsipan ( Perka
ANRI 6/2019 psl. 53)
 Jumlah objek pengawasan juga dapat ditentukan
berdasarkan metode penetapan sampel secara berimbang
dan merata (Psl. 16 ayat (2) dan (3).
1. • Menyusun rencana kerja audit.

2. • Melaksanakan audit kearsipan.

3. • Menyusun Risalah Hasil Audit Sementara.

4. • Menyusun Laporan Audit Kearsipan.

• Melaksanakan Monitoring Tindak Lanjut Hasil

5. Pengawasan Kearsipan.
• Memberikan rekomendasi atas hasil Pengawasan
6. Kearsipan.
• Menyusun Laporan Hasil Monitoring.
7.
PERENCANAAN
PELAKSANAAN PELAPORAN
PROGRAM

Perencanaan Penyusunan laporan

program kearsipan hasil pengawasan
daerah Audit kearsipan harus tepat
Kearsipan waktu, lengkap,
Kegiatan akurat, objektif, jelas,
perencanaan dan ringkas
program disusun
dalam Program Laporan Audit
Kerj a Kearsipan Internal
Pengawasan Monitoring
Kearsipan (LAKI) bagi tiap
Tahunan (PKPKT) objek pengawasan
 • Dibuat bagi setiap objek pengawasan
LAKI • Ditanda tangani oleh Kepala UK/Kepala
LKD dan Pengarah, serta disampaikan
kepada tiap objek pengawasan

• Merupakan gabungan hasil pengawasan

kearsipan pada seluruh objek
pengawasan
• Ditanda tangani oleh Kepala UK/ Kepala
LAKI LKD dan Pengarah, serta disampaikan
KONSOLIDASI oleh pimpinan LKD Kota kepada kepada
Walikota, dan ditembuskan kepada
Kepala ANRI setiap tanggal 31 Agustus
setiap tahun anggaran sebagai bahan
penyusunan LHPKN

• Laporan Hasil Monitoring (LHM) disusun

berdasarkan Risalah Hasil Monitoring
LHM
Tindak Lanjut Hasil Pengawasan
Kearsipan.
BAB I Pendahuluan: latar belakang, dasar
hukum pelaksanaan pengawasan,
maksud dan tujuan, ruang lingkup,
pelaksana, dan kondisi umum objek
pengawasan.
 Bab II Uraian Hasil Pengawasan.
 Bab III Kesimpulan (Kesimpulan akhir nilai
hasil pengawasan).
BAB I Pendahuluan: latar belakang, dasar
hukum, maksud dan tujuan, ruang
lingkup (aspek), penilaian hasil
pengawasan kearsipan, dan petugas
pelaksana.
Bab II Uraian Hasil Monitoring berisi tentang
uraian hasil monitoring tindak lanjut
hasil Pengawasan kearsipan.
Bab III Kesimpulan, berisi tentang nilai hasil
pengawasan tahun sebelumnya.
1. Hasil Pengawasan Kearsipan Internal LKD Kota
diverifikasi oleh LKD Provinsi.

2. LKD Kota melaksanakan verifikasi terhadap

hasil pengawasan kearsipan internal yang
dilakukan BUMD Kota.
3. Hasil verifikasi ditetapkan sebagai nilai
pengawasan kearsipan internal.
4. Penetapan Nilai Pengawasan Kearsipan
Internal dilakukan oleh Walikota.
5. Nilai Pengawasan Kearsipan Internal
dilaporkan kepada ANRI paling lambat pada
akhir Agustus setiap tahunnya.
a. nilai > 90 – 100 (lebih dari sembilan puluh sampai dengan
seratus) dengan kategori AA (sangat memuaskan);
b. nilai > 80 – 90 (lebih dari delapan puluh sampai dengan
sembilan puluh) dengan kategori A (memuaskan);
c. nilai > 70 – 80 (lebih dari tujuh puluh sampai dengan delapan
puluh) dengan kategori BB (sangat baik);
d. nilai > 60 – 70 (lebih dari enam puluh sampai dengan tujuh
puluh) dengan kategori B (baik);
e. nilai > 50 - 60 (lebih dari lima puluh sampai dengan enam
puluh) dengan kategori CC (cukup); dan
f. nilai > 30 – 50 (lebih dari tiga puluh sampai dengan lima puluh)
dengan kategori C (kurang); dan
g. nilai 0 - 30 (nol sampai dengan tiga puluh) dengan kategori D
(sangat kurang).
1. NILAI HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN
MERUPAKAN AKUMULASI NILAI PENGAWASAN
KEARSIPAN EKSTERNAL DAN NILAI PENGAWASAN
KEARSIPAN INTERNAL.

2. NILAI HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN MEMILIKI

KETENTUAN SBB:
A. Nilai Pengawasan Kearsipan Eksternal memiliki
bobot 60 %
B. Nilai Pengawasan Kearsipan Internal memiliki
bobot 40 %
3. NILAI HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN MENJADI
ACUAN DALAM MENENTUKAN INDEKS KINERJA
PENYELENGGARAAN KEARSIPAN PADA OBJEK
PENGAWASAN.
NO. ASPEK/SUB ASPEK NILAI/SKOR
MAKSIMAL
1. ASPEK PENGELOAAN ARSIP DINAMIS 730
1.1 PENCIPTAAN ARSIP 310
1.2 PEMBERKASAN DAN PENATAAN ARSIP 100
AKTIF
1.3 PROGRAM ARSIP VITAL 50
1.4 PENGOLAHAN DAN PELAPORAN ARSIP 60
TERJAGA
1.5 LAYANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS 80
1.6 PENYUSUTAN: PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF 130
2. ASPEK SDM KEARSIPAN 120
2.1 ARSIPARIS 80
2.2 PENGELOLA ARSIP 40
NO. ASPEK/SUB ASPEK NILAI/SKOR
MAKSIMAL
1. ASPEK PENGELOAAN ARSIP DINAMIS 590
1.1 PENCIPTAAN ARSIP 80
1.2 PENGOLAHAN ARSIP INAKTIF 50
1.3 PEMELIHARAAN ARSIP INAKTIF 70
1.4 LAYANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS 80
1.5 PEMUSNAHAN 190
1.6 PENYERAHAN 120
2. ASPEK SDM KEARSIPAN 120
2.1 ARSIPARIS 80
2.2 PENGELOLA ARSIP 40
3. ASPEK PRASARANA DAN SARANA 170
NILAI TOTAL 880
TERIMA KASIH