PENYUSUNAN KLASIFIKASI ARSIP

Klasifikasi
Pengertian klasifikasi (Standar Australia).... proses merencanakan dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod, dimana mereka dikelompokkan dalam cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan penangkapan, temu balik, pemeliharaan dan pemusnahan. Klasifikasi termasuk memutuskan konvensi dokumen dan penamaan berkas, i in pengguna dan batas keamanan rekod. Salah satu fungsi dari mana emen rekod adalah memilih secara tepat sistem klasifikasi sehingga rekod dapat secara cepat, tepat dan cepat ditemukan kembali, rekod dalam keadaan lengkap dan utuh, rekod merupakan satu kesatuan informasi. Sebagai endapan informasi pelaksanaan kegiatan administrasi, rekod harus diklasifikasikan berdasarkan fungsi atau kompetensi unit ker a dalam struktur organisasi institusi, sehingga unit informasi yang terbentuk dapat ditetapkan angka simpan (retensi) dan nilai guna informasinya. !engan demikian sistem klasifikasi rekod pada prinsipnya mengacu pada pengertian memilah"milah rekod berdasarkan pada pertimbangan tentang bagaimana suatu rekod akan digunakan sebagai referensi atau akan ditemukan kembali (#allace, $%%&'($)). Klasifikasi adalah proses dimana rekod organisasi*lembaga dikategorikan atau dikelompokkan ke dalam unit penemuan rekod (Kennedy, +ay, $%%,'..). -.A mendefinisikan sebagai penyiapan dari rencana pemberkasan atau sistem pemberkasan atau skema klasifikasi untuk rekod dan penempatan series rekod (rekod sebagai satu kesatuan informasi) dan atau item dalam suatu skema. Sedangkan Patricia #allace ($%%&) menyebut dengan istilah /ecords .lassification System (sistem klasifikasi arsip dinamis), ia menyebut uga tiga dasar sistem klasifikasi' alfabetik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan huruf ab ad) dibedakan men adi nama, subyek, geografi0 numerik (penyimpanan rekod berdasarkan urutan nomor) dibedakan men adi nomor berurutan, middle"digit, terminal"digit, desimal0 alpha numerik (penyimpanan rekod berdasarkan kode huruf dan nomor). !alam masing"masing sistem klasifikasi ini arsip kemudian diberkaskan secara kronolgis. Klasifikasi diperlukan dalam rangka pemberkasan rekod (records filing). Pemberkasan merupakan penempatan yang sesungguhnya rekod yang berkaitan

dalam suatu 1adah penyimpanan (storage container atau folder*file), dengan tu uan agar mudah ditemukan saat hendak digunakan (+ohnson, $%23'$3). Klasifikasi adalah proses merencanakan dan menerapkan skema berdasarkan kegiatan bisnis yang menghasilkan rekod, di mana rekod dikelompokkan menurut cara yang sistematis dan konsisten untuk memudahkan penangkapan, temu balik, pemeliharaan dan pemusnahan

Pengertian Klasifikasi Kearsipan

Klasifikasi adalah penggolongan menurut enis, seperti binatang (sapi, kuda, kambing, dan se enisnya), nomor kendaraan (4, 5, 6, dan se enisnya), buku (se arah, agama, dan se enisnya), arsip (kepega1aian, keuangan, perlengkapan, dan se enisnya). Kegunaan penggolongan ini adalah untuk mem"permudah dalam penemuan kembali yang dilengkapi pula dengan kode dan indeks. Kode merupakan tanda sebagai ganti pokok masalah, sedangkan indeks adalah tanda pengenal berkas. 7un uk silang digunakan apabila terdapat istilah yang berbeda, tetapi mempunyai arti yang sama, sedangkan kegunaan indeks relatif*kaitan adalah untuk memudahkan mencari kode klasifikasi karena disusun secara ab ad.

Jenis-jenis Klasifikasi
Klasifikasi 5asilitatif Klasifikasi arsip dapat dibedakan men adi & enis, yaitu klasifikasi fasilitatif dan klasifikasi substantif. Klasifikasi fasilitatif yang mencerminkan tugas"tugas penun ang organisasi, contohnya' $. Kepega1aian &. Keuangan Klasifikasi Substantif Klasifikasi substantif adalah klasifikasi yang mencerminkan tugas"tugas operasional atau pokok organisasi. Kegiatan ini pasti berbeda pada setiap organisasi karena tugas pokok dan fungsinya tidak sama seperti' !epartemen Agama tugas pokoknya mengurusi masalah ha i, perka1inan, dan se enisnya. !epartemen Peker aan 8mum mengurusi masalah alan, embatan dan se enisnya. !epartemen Sosial mengurusi masalah"masalah sosial, seperti bantuan sosial, rehabilitasi sosial, dan se enisnya.
Peralatan Pemberkasan dan .ara 9enggunakan

Pemberkasan yang berdasarkan sub ek dapat diterapkan apabila memiliki dua perangkat, yaitu sebagai berikut. $. Perangkat :unak

$. Kode klasifikasi &. -ndeks &. Perangkat Keras $. 5iling cabinet &. ;uide*Sekat yang terdiri dari' $. ;uide*Sekat - (Primer). &. ;uide*Sekat -- (Sekunder). ). ;uide*Sekat --- (7ersier). ). 5older

Kegunaan Klasifikasi dan Kelengkapannya

Kegunaan klasifikasi dalam kearsipan adalah untuk memudahkan dalam penemuan kembali arsip bila se1aktu"1aktu diperlukan. 8ntuk lebih mempercepat dalam penemuan kembali tersebut, klasifikasi harus dilengkapi pula dengan berikut ini. $. &. ). 3. Kode. -ndeks. 7un uk Silang. -ndeks /elatif.

Pengenalan 4agan Klasifikasi Skema atau bagan klasifikasi terdapat bermacam"macam versi dengan kode yang berbeda. Ada yang menggunakan kode angka desimal atau persepuluhan (!!.*!e1ey !esimal .lassification) yang terdiri dari $< sub ek mulai <<<, $<<, sampai dengan %<< yang diterapkan di a aran !epartemen !alam =egeri, provinsi, kabupaten*kota sampai kelurahan. =amun, ada yang menggunakan kode angka urut mulai <<, <$, <& sampai tidak terbatas seperti !epartemen Pertahanan dan Keamanan sampai &, sub ek. Pada umumnya menggunakan kode alpha numeric atau gabungan huruf dan angka seperti KP" sebagai pokok masalah Kepega1aian sedangkan submasalah menggunakan angka, misalnya KP << submasalah Analisa Kebutuhan Pega1ai. K8 sebagai pokok masalah Keuangan, sedangkan untuk submasalah menggunakan angka misalnya K8 << submasalah Penyusunan Anggaran.

K de Klasifikasi dan Penerapannya

8nsur Kode Klasifikasi Kode berfungsi sebagai alat untuk membantu dalam menghubungkan urutan masalah dalam skema klasifikasi. Arsip yang akan disimpan ika telah diketahui golongannya berarti telah diketahui tempat penyimpanannya. 8nsur kode adalah huruf dan angka. !alam penggunaan unsur kode, perlu memperhatikan banyak atau

sedikitnya penggolongan beserta rinciannya. !engan demikian tidak semua skema klasifikasi dapat menggunakan unsur angka, huruf atau ab ad. Kode pada Klasifikasi 5ungsional Skema klasifikasi fungsional dalam pengkodeannya menerapkan sistem alpha numeric. Sistem ini merupakan penggabungan antara unsur angka dan huruf. 6uruf untuk kode pokok masalah, sedangkan angka untuk dari sekunder sampai dengan tersier. 6uruf bukan merupakan singkatan tetapi inisial yang diambil dari udul pokok masalah. Kode merupakan inisial, dan digunakan secara seragam untuk seluruh organisasi.

6ubungan -ndeks dan Klasifikasi 6ubungan antara skema klasifikasi dan indeks sangat erat sekali pada hampir semua pelaksanaan filing. 5iling tanpa kode klasifikasi tidak dapat memenuhi tu uan filing0 demikian pula sebaliknya. Akan tetapi, ada beberapa pengecualian karena ada beberapa arsip hasil suatu kegiatan tidak menggunakan klasifikasi untuk filing"nya, seperti arsip personal, arsip pasien*rekam medis. Sebaliknya, semua sistem filing apa pun enis arsip yang akan disimpan memerlukan indeks.

Penyusunan Ske!a Klasifikasi Arsip

Penyimpanan Arsip Skema klasifikasi arsip disusun atas dasar fungsi*kegiatan organisasi baik yang substantif maupun fasilitatif, agar arsip dapat terorganisir secara logis dan sistematis. !engan demikian, arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Prinsip klasifikasi mengarah kepada pengelompokan arsip ke dalam unit"unit kecil. !ari unit" unit kecil dikelompokkan ke dalam golongan yang lebih besar. 8nit"unit yang memiliki sifat sama digolongkan ke dalam suatu golongan tertentu sehingga membentuk suatu pengertian yang lengkap. Klasifikasi 5ungsional Klasifikasi fungsional merupakan klasifikasi arsip yang disusun atas dasar fungsi dan kegiatan organisasi yang bersangkutan. Klasifikasi arsip ini yang membedakan dengan klasifikasi yang diterapkan pada bahan pustaka. Penggolongan arsip tidak dibatasi umlah penggolongannya, tetapi disesuaikan dengan masalah"masalah yang ada yang ditimbulkan dari banyaknya kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi. Sebagaimana telah dikemukakan bah1a klasifikasi arsip disusun secara ber en ang dari pokok masalah (primer) sampai pada submasalah (sekunder) dan sub"sub masalah (tersier). /incian pada klasifikasi dibatasi sampai pada rincian ketiga. Prosedur Penyusunan Klasifikasi

Agar arsip dapat diklasifikasikan secara tepat, maka perlu diperhatikan syarat"syarat dalam penyusunan skema klasifikasi arsip terutama dalam pembentukan golongan*kelas. Penggolongan dilakukan atas dasar fungsi dan kegiatan organisasi. Prosedur penyusunan klasifikasi arsip fasilitatif dan substantif tidak berbeda. 6anya untuk me1u udkan dalam skema klasifikasi keduanya dibedakan untuk memudahkan dalam penggunaannya.

Indeks Relatif dan "aftar Indeks

Pengelolaan 9ana emen Kearsipan !alam pengelolaan kearsipan, salah satu dari sekian banyak kepentingan adalah bagaimana mengatur arsip agar cepat melayani peker aan. 8ntuk keperluan tersebut harus didukung adanya skema klasifikasi. 8ntuk memudahkan penggunaannya, skema klasifikasi harus dilengkapi dengan indeks relatif. -ndeks relatif disusun atas sub ek"sub ek yang tertuang di dalam skema klasifikasi. Skema klasifikasi disusun oleh seseorang yang memiliki pengetahuan organisasi dan tata.

Penyusunan -ndeks /elatif -ndeks relatif merupakan subsistem dari skema klasifikasi arsip. 5ungsinya untuk memudahkan dalam pencarian golongan sub ek saat melakukan penataan arsip* filing. !engan ditemukan golongan beserta kodenya akan menuntun ke tempat penyimpanan arsip yang benar. !engan demikian, akan memudahkan pula dalam penemuan kembalinya. -ndeks relatif berbeda dengan daftar indeks. -ndeks relatif disusun dari skema klasifikasi, sedangkan daftar indeks disusun dari indeks file* berkas. Penggunaan -ndeks /elatif Penyusunan skema klasifikasi yang tepat dan kemudian dituangkan dalam bentuk indeks relatif sangat menun ang dalam pengaturan arsip. Selan utnya dengan dilengkapi daftar indeks akan men amin kemudahan dalam kegiatan filing dan penemuan kembali