Makalah Pengelolaan Arsip Vital

Perlindungan Arsip Vital Non Kertas

Disusun Oleh:

Azzahra Utari (1654400016)

Balqies Arista (1654400018)

Dwi Rizky Amelia (1654400033)

Fera Pradita (1654400034)

Dosen pembimbing: Dadang Hanafiah,S.AG,S.I

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI RADEN FATAH PALEMBANG

TAHUN PELAJARAN 2017-2018

 Kata Pengantar

Puji syukur kami ucapkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan Rahmat
danHidayahNya, sehingga penyusun dapat menyelesaikan makalah yang berjudul
“Perlindungan Arsip Vital Non Kertas”.

Makalah ini dibuat dengan tujuan untuk menambah pengentahuanpenyusun dan untuk
memenuhi tugas mata kuliah Pengelolaan Arsip Vital. Demi kesempurnaan makalah ini,
penyusun mohon kritik dan saran dari pembacayang bersifat membangun.

Demikianlah makalah ini kami buat semoga dapat bermanfaat bagi para
pembacasemua, apabila ada kekurangan mohon maaf sebesar-besarnya

Palembang, 06 November 2017

Penulis
 Pendahuluan
A. Latar Belakang

Pada makalah ini akan dibahas bagaimana cara melakukan perlindungan dan
pemulihan terhadap arsip vital yang menggunakan media kertas sebelumnya dan
setelah terjadinya bencana.selanjutnya bagaimana dengan perindungan arsip yang
menggunakan media non kertas?untuk mengetahui hal tersebut maka pada makalah
ini dijelaskan perlindungan arsip vital non kertas termasuk arsip vital elektronik.

Seperti yang kita ketahui bahwa pengguna arsip media non kertas dalam
waktu belakangan ini semakin banyak seiring dengan perkembangan teknologi
informasi.bahkan beberapa organisasi telah melakukan pengalihan media terhadap
arsip vitalnya,yang semulanya terekam dalam bentuk media kertas kedalam bentuk
media lain selain kertas .

Oleh karena itu,dalam kesempatan ini juga akan dikemukakan program

perlindungan arsip vital untuk media non kertas ,dalam hal ini arsip elektronik dan
arsip media baru ,namun ,pembahasan lebih menekankan kepada proteksi dan
pelestarian arsip vital elektronik mengingat seseungguhnya untuk media baru terbuat
dari bahan yang sejenis dengan arsip arsip elektronik ,seperti penggunaan pita
magnetis maupun bentuk mikro lainya.

B. Rumusan masalah
1) Apa saja jenis-jenis media rekam arsip elektronik?
2) Bagaimana cara perlindungan arsip vital elektronik?
3) Bagaimana bentuk pelestarian arsip vital elektronik?
4) Apa saja bentuk reprografi arsip vital non kertas?
5) Sebutkan tujuan dari reproduksi arsip audiovisual!
C. Tujuan Masalah
1) Mengetahui jenis-jenis media rekam arsip elektronik.
2) Mengetahui cara perlindungan arsip vital elektronik.
3) Mengetahui bentuk pelestarian arsip vital elektronik.
4) Mengetahui bentuk reprografi arsip vital non kertas.
5) Mengetahui tujuan dari reproduksi arsip audiovisial.
 Pembahasan

A. Media Rekam Arsip Elektronik

Sistem informasi dapat dikatakan sebagai arsip(records)apabila informasi
tersebut terekam di dalam berbagai bentuk media penyimpanan .arsip elektronik
menyimpan informasi di dalam suatu media yang bersifat magnetik,dimana informasi
arsip elektronik melekat didalam media penyimpanan sehingga perlu pertimbangan
prinsip kehati-hatian dalam penggunaan media penyimpanan tersebut.berdasarkan
media rekam yang digunakan untuk menyimapan arsip elektronik dapat dibedakan
menjadi tiga bagian, yaitu yang terekam dalam media bentuk khusus, media magnetik
(magnetic tape) dan media optik (optical disc).
1) Media Bentuk Khusus
Media rekam bentuk khusus merupakan media yang pertama kali
digunakan ketika komputer baru dikembangkan, saat ini termasuk sudah usang
dan jarang digunakan lagi, contohnya pita kertas berlubang yang dikonversikan
atau dikodekan secara digital.
2) Media Magnetik
Media magnetik ini lebih tahan lama karena memiliki kapasitas daya
simpan yang lebih tinggi ,contohnya berikut ini
a) Disk magnetic
Merupakan alat penyimpanan data yang digunakan untuk program aplikasi
komputer yang memerlukan akses dan kapasitas penyimpanan yang
tinggi,misalnya untuk program online .disk magnetic memiliki 2 bentuk yaitu
yang permanen tersimpan dalam cpu (central processing unit)atau di sebut
hard-disk,serta jenis floppy disk atau disket
b) Pita magnetic
Terbuat dari bahan plastik atau pita magnetik yang dilapisi dengan bahan
tertentu yang dapat menarik data dalam bentuk magnet secara
otomatis.bentuknya ada berbentuk gulungan (open reel) atau ada juga
berbentuk kaset (cartridge)
c) Kaset
Kaset ini digunakan untuk menyimpan data tambahan dan memiliki
kelemahan mendasar dari segi kemampuan merekam data.
3) Media Optik
Media simpan data yang lain adalah berbentuk compact disc (CD) yang
terbuat dari lembaran alumunium tipis yang diletakkan diantara 2 lapisan plastik tipis
sebagai pelindung.data yang terekam dalam CD di baca melalui CD ROM player
dengan menggunakan sinar leser yang berisi cahaya warna merah melewati putaran
CD melalui sistem prisma dan kaca ,ada pun CD yang dikenal saat ini adalah berikut
ini.
a) CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory)
Adalah salah satu jenis optical disk yang sesuai untuk penyimpanan audio atau
video digital dan data digital.
b) Erasable Optical Disk (CD-Erasable/Rewriteable)
Adalah salah satu jeis optical disk yang dapat digunakan untuk perekaman,
penghapusan data dan pembacaan data.
c) Audio-CD
Digunakan khusus untuk menyimpan informasi berbasis suara atau audio
d) Video-CD
Digunakan untuk menyimpan informasi berupa gambar dan suara atau video
e) Photo-CD
Digunakan untuk menyimpan foto
f) DVD-Rom (Digital Vidio Digital –Read only memory)
Merupakan perkembangan lebih lanjut dari tipr tipe diatas ,berkapasital
menyimapan data yang lebih besar dalam giga bytes dan mampu memutar film
dan audio dalam waktu tertentu.
B. Proteksi Arsip Elektrik
Arsip vital elektronik pada dasarnya sangat rentan terhadap kerusakan yang
diakibatkan adanya bencana .oleh karena itu ,metode pencegahan yang dilakukan
terkait dengan sarana yang digunakan dalam menciptakan arsip
elektronik.berdasarkan media rekam yang digunakan untuk menyimpan arsip
elektronik dapat dibedakan menjadi tiga bagian ,yaitu yang terekam dalam media
bentuk khusus ,media magnetik(magnetic tape)dan media optik(optical disc).ada
beberapa metode proteksi arsip vital elektronik diantaranya berikut ini:
1. Metode Rekaman Data
Metode ini menganjurkan setiap arsip vital elektronik direkam pada beberapa
media tertentu dan dilakukan secara periodik mengingat sarana apapun yang
digunakan untuk merekam data elektronik itu tidak terlalu lama, bahkan menurut
National Bureau of Standar media lain hanya mampu menyimpan secara
berkualitas tidak lebih 7 tahun. Kerusakan biasanya disebabkan lokasi
penyimpanan arsip vital elektronik berada dalam temperatur dalam temperatur dan
kelembapan yang tinggi, yang berakibat pita mudah rusak dan dengan sendirinya
informsinya pun akan rusak pula. Oleh karena tindakan mem back-up data arsip
elektronik pada setiap waktu tertentu dan media yang lain merupakan jalan keluar
yang mampu memberikan jaminan akan informasi yang disimpan pada arsip
elektronik.
2. Microforms sebagai sumber cadangan (back-up source)
Penggunaan microform mempunyai beberapa keuntungan sebagai cadangan
back-up data arsip vital elektronik,microform merupakan salah satu media terbaik
untuk menyimpan data vital yang mengutamakan masa simpan arsip yang lebih
lama maupun ruang penyimpanan yang terbatas.
Microform dengan bentuk fisik yang dimiliki memudahkan dalam
penyimpanan, termasuk apabila penyimpananya dilakukan dilokasi yang berbeda
dengan lokasi arsip vital elektronik yang aslinya ,baik itu lokasi yang terdapat
pada lingkungan dalam organisasi(on-site storage)maupun lingkungan luar
organisasi (off-site storage).
3. Perlindungan File-File EDP
Perlindungan pengolahan data elektronik arsip vital sangat penting, tidak
hanya untuk kepentingan pemilik informasi tetapi juga terkait waktu yang
diperoleh dalam memproses data. Jarak waktu yang terbentang dari 3 hingga 11
 bula memungkinkan untuk menyusun kembali file-file EDP milik organisasi.
Perlindungan file-file EDP juga sangat berhubungan lokasi simpan dari komputer
tersebut. Penempatan komputer yang menyimpan file-file EDP harus bebas dari
ancaman kerusakan arsip yang secara fisik menimpa komputer, ruang yang
dimaksud harus memberikan perlindungan keberadaan komputer, baik itu dari
bahaya dan ancaman api dan air.

C. Pengamanan dan Pelestarian Arsip Vital Elektronik

Hal lain yang berhubungan dengan pengelolaan arsip elektronik adalah segi
keamanan baik informasinya maupun aspek fisiknya. Keamanan informasi arsip vital
elektronik berkaitan erat dengan sifat komputer itu sendiri yang mudah diakses oleh
siapa saja, kapan saja dan dimana saja karena arsip elektronik berkaitan dengan
pengguna komputer.

Pencurian dan pengkopian arsip elektronik biasanya tidak meninggalkan

bekas, artinya informasi yang dicuri, tetapi jumlah informasinya tidak berkurang
sehingga akan sulit melacak apakah suatu arsip elektronik telah pernah dicuri atau
tidak. Untuk itu, perlu dilakuakn pengamanan dari pencurian dengan melakukan
proteksi terhadap akses ke informasi tersebut, proteksi dapat berupa pemberian
password untuk setiap kali membuka arsip elektronik.

Secara garis besar, kerusakan arsip elektronik dapat dibagi 2, yaitu level
perangkat keras untuk menyimpan data maupun level berkas arsipnya. Kerusakan
pada level berkasnya bisa jadi disebabkan oleh karena adanya virus sehingga
informasi yang ada jadi tidak terbaca kembali. Jalan keluar dari kedua penyebab
kerusakan itu adalah meng-install kembali komputer dari back-up file dan harus
dilakukan secara periodik setiap kali ada kesempatan.

Keamanan fisik arsip juga tidak kalah pentingnya, terlebih apabila dikaitkan
dengan perlindungan arsip vital elektronik dari terjadinya bencana. Kerusakan fisik
arsip sebelum etrjadinya bencana sangat berhubungan dengan media penyimpanan,
seperti disket, hard disk atau lainnya maupun juga diakibatkan oleh gangguan virus
yang merusak data/informasi didalamnya. Penyimpanan fisik arsip untuk media
 elektronik yang ideal adalah antar 11 – 12 derajat celsius dan kelembaban berkisar
antara 45 – 65% kelembaban relatif (relative humidity).

D. Reprografi Arsip Vital Elektronik

Reprografi merupakan kegiatan penggandaan dan pengulangan sebuah

dokumen, yang mencakup 3 proses dasar, yaitu copying, duplicating dan
microcopying. Copying, artinya reproduksi dalam besaran yang sama dengan arsip
yang aslinya, sedangkan duplicationmerupakan copying dalam jumlah yang banyak,
sementara microcopying adalah penggandaan arsip yang dalam besaran yang lebih
kecil dari ukuran aslinya, di mana dalam micropyingtermasuk mikrofilm dan
mikkrofis. Dalam konteks arsip vital elektronik, lazimnya repprografi yang digunakan
adalah microcopying dengan mengalihmediakan arsip yang semula dalam bentuk
kertas untuk disimpan (back-up) dalam bentuk media lain selain kertas, dalam hal ini
adalah menggunakan cara microcopying.

Microcopying atau microformsmenggandakan arsip menjadi arsip yang

berbeda dengan media penyimpananya semula, pengalihan bentuk ke sebuah media
bentuk mikro. Bentuk mikro ini berisi citra miniatur atau citra mikro. Microforms
dianjurkan karena mampu menghemat tempat, termasuk kecepatan simpan dan temu
balik yang cepat. Rekaman yang disimpan dalam bentuk mikro disebut rekaman
mikro atau microrecords. Bentuk mikro yang dimaksud ada yang berupa roll film,
mikrofis, jaket, kartu aperture, mikro buram, COM atau Output Microfilm.

E. Reproduksi Arsip Vital

Reproduksi adalah cara salah satu cara pemeliharaan dan perlindungan yang
harus dilaksanakan organisasi apabila mereka masih memilki dan menyimpan arsip
vital dalam bentuk audiovisual. Tujuan dari reproduksi arsip audiovisual adalahh
sebagai berikut :
1. Mengawetkan atau memaksimalkan kualitas gambar dan suara sehingga tetap
stabil untuk jangka waktu yang lebih lama
2. Menentukan keamanan dan melindungi dari kehilangan isi informasi apabila
media rekam aslinya rusak
3. Menentukan referensi dan duplikasi dalam rangka layanan akses sehingga arsip
aslinya tidak digunakan
4. Menghindarkan hilangnya informasi arsip karena sudah tidak dapat ditemukan
kembali bahan atau peralatan yang sesuai dengan format aslinya
Terdapat 2 cara dalam mereproduksikan arsip audiovisual, yaitu alih media
arsip dan duplikasi. Media alih arsip adala teknik memindahkan isi informasi arsip
dari satu format atau media ke media yang lain, misalnya format fil ke video dan lain
sebagainya. Sementara duplikasi adalah tindakan memindahkan dan menggandakan
informasi arsip dalam satu media yang sama, misalnya video ke video dan kaset ke
kaset.
Duplikasi ini diperlukan dalam rangka mengamankan arsip asliinya. Oleh
karena itu, dalam duplikasi dikenal ada 2 teknik yaitu (1) kopi pelestarian yang
digunakan sebagai suatu cara untuk mengamankan arsip aslinya, (2) duplikasi yang
merupakan kopi untuk kopi untuk digunakan dalam rangka penggandaan bagi
pengguna
 Penutup
Kesimpulan

Media rekam yang digunakan untuk menyimpan arsip elektronik dapat dibedakan
menjadi 3 bagian, yaitu yang terekam dalam media bentuk khusus, media magnetik (magnetic
tape) dan media optik (optical disc).

Pengaman arsip elektronik untuk kejahatan yang bisa terjadi pada arsip elektronik
berupa pencurian arsip, pengkopian arsip dan penghancuran arsip.

Beberapa metode proteksi arsip vital elektronik, diantaranya adalah metode rekam
data, microform sebagai sumber cadangan dan perlindungan file-file EDP.

Reprografi merupakan kegiatan penggandaan dan pengulangan sebuah dokumen, di

mana salah satunya adalah microcopying, yaitu penggandaan arsip dalam besaran yang lebih
kecil dari ukuran aslinya, di mana dalam microcopying termasuk mikrofilm dan mikrosif.
Dalam konteks arsip vital elektronik, lazimnya reprografi yang digunakan adalah
microcopying dengan mengalihmediakan arsip yang semula dalam bentuk kertas untuk
disimpan (back-up) dalam bentuk media lain selain kertas.
 Daftar Pustaka
Krihanta, Pengelolaan Arsip Vital, Tangerang Selatan : Universitas Terbuka, 2014, hal. 8.2-
8.9