Nama : Dwi Lestari

NIM : 16/405776/SV/12472 (Kearsipan A)

Layanan arsip dinamis dan statis memiliki sistem yang berbeda. Informasi yang ada
pada arsip statis bersifat terbuka dan dapat diakses oleh publik. Sedangkan informasi pada
arsip dinamis tidak semuanya dapat diakses oleh publik. Oleh karena itu agar layanan arsip
dapat terwujud dengan baik, penyedia layanan arsip dinamis harus membuat kebijakan
mengenai batasan terkait apa saja arsip yang terbuka, tertutup dan semi tertutup.
A. Layanan arsip dinamis
Pada dasarnya, tujuan manajemen kearsipan adalah untuk memberikan layanan arsip
apabila sewaktu-waktu arsip diperlukan dapat tersedia dengan cepat dan tepat oleh
pengguna.
Keberhasilan penyelenggaraan layanan arsip dinamis harus memiliki komponen-
komponen sebagai berikut:
a. Tersedia rak penyimpanan arsip
b. Adanya pedoman atau SOP pelaksanaan layanan arsip, tata tertib pelayanan,
formulir peminjaman serta buku tamu
Prosedur layanan arsip dinamis yang ideal:
- Permintaan baik lisan maupun tulisan
- Pencarian arsip melalui sistem manual maupun sistem komputerisasi
- Penggunaan out guide
- Pencatatan peminjaman
- Pengendalian/ pemantauan
- Pengembalian arsip
- Penyimpanan kembali arsip

B. Layanan arsip statis

Pada Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan mengatur
bahwa lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis bagi
kepentingan penggunanya dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan dan
keselamatan arsip. Agar prinsip-prinsip tersebut terpenuhi, lembaga kearsipan perlu
menetapkan ketentuan yang berkaitan dengan akses dan layanan arsip berdasarkan
pedoman yang telah ditetapkan oleh ANRI.
Layanan arsip statis dapat dikatakan ideal apabila prosedur pelayanan sesuai
dengan ketentuan yang tercantum pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
Tentang Kearsipan pada Bab IV. Disitu tercantum mekanisme layanan arsip statis
baik secara langsung (pengguna datang langsung ke lembaga kearsipan) maupun
secara tidak langsung (pengguna tidak datang ke lembaga kearsipan melainkan
melalui korespondensi).
Menurut saya, demi tercapainya layanan arsip baik dinamis maupun statis,
penyedia layanan sebaiknya tidak hanya memperhatikan dari segi teknis namun juga
segi nonteknis seperti sebagai berikut:
- Penampilan petugas layanan arsip dalam melayani pengguna terlihat bersih dan
rapi
- Arsiparis memberikan penjelasan mengenai persyaratan layanan dengan jelas dan
mudah dipahami
- Arsiparis layanan arsip selalu siaga dalam merespon permintaan pengguna
- Arsiparis layanan arsip selalu ada di tempat ketika sedang dibutuhkan
- Tarif layanan sebaiknya standar dan mudah dijangkau semua kalangan masyarakat