Konsep Dasar Arsip Elektronik

Tim Dosen
Dodi Pramana
Pengaruh Perkembangan TIK terhadap
Pengelolaan Arsip
FAKTOR UTAMA
PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK

1. Kebijakan dan Peraturan (komitmen

pimpinan)
2. Kelembagaan dan Proses Kerja
3. Sumber Daya Manusia
4. Pembiayaan
5. Pemeliharaan
6. Sistem Pendukung Terkait
7. Manajemen Perubahan
PERKEMBANGAN
TEKNOLOGI INFORMASI
DAN KOMUNIKASI (TIK)

Internet

Client/Server
( LAN )
Personal
Computer
( PC )

Mainframe
 Mengapa komputer dipakai?
 Kecepatan
 Ketepatan
° Daya tampung data
yang besar
° Andal, terutama untuk proses yang
berulang-ulang
BENTUK BARU ARSIP
• E-mail
• Website Internet
• Basisdata
• Dokumen Multimedia
• Spread Sheet, dll.
 DAMPAK TEKNOLOGI INFORMASI
DAN KOMUNIKASI ( TIK )
TERHADAP MANAJEMEN ARSIP

Komunikasi/ Penciptaan
Diseminasi

Penilaian
Preservasi

Cara
Pemindahan/
Penyimpanan
Transfer

Media
Akses
Penyimpanan
KEUNTUNGAN DALAM PENYIMPANAN ARSIP
• Perpindahan dari repositori fisik ke repositori
virtual
• Dari gedung ke server
• Perpindahan dari media penyimpanan kertas
ke media penyimpanan yang tidak stabil
(Disket, USB flash, hard disk, optical disc, CD,
DVD, dll.)
KEUNTUNGAN DALAM AKSES ARSIP

• Penemuan kembali yang efisien

• Kontrol akses
• Akses jarak jauh
• On-line Finding Aid
 PENGARUH TEKNOLOGI INFORMASI
DAN KOMUNIKASI TERHADAP KEARSIPAN

Teknologi
Kearsipan Informasi &
Komunikasi

Otomasi Pengelolaan Arsip

Arsip Elektronik
PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS TIK
 MODEL PENGELOLAAN ARSIP
BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

PROSES KEGIATAN
dilakukan secara

MANUAL &
MANUAL ELEKTRONIK
ELEKTRONIK

menghasilkan

SISTEM
ARSIP PENGELOLAAN
ARSIP ELEKTRONIK
NON-ELEKTRONIK ARSIP HIBRIDA
(berbasis TIK)

SISTEM SISTEM
PENGELOLAAN PENGELOLAAN
ARSIP MANUAL ARSIP ELEKTRONIK
 SASARAN
OTOMASI KEARSIPAN
a. Terkelolanya arsip dinamis secara efektif dan efisien;
b. Tersedianya akses arsip secara cepat, tepat, mudah dan
murah;
c. Terwujudnya khasanah arsip statis penyelenggaraan negara
yang lengkap, otentik dan reliabel;
d. Terkelolanya arsip statis secara efektif dan efisien;
e. Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang sesuai
dengan standar kearsipan (nasional dan internasional) serta
terwujudnya pelayanan publik dan meningkatnya apresiasi
masyarakat terhadap manfaat dan pentingnya arsip baik
sebagai dukungan bagi manajemen, bukti akuntabilitas dan
sumber informasi.
TANGGUNG JAWAB PENGELOLAAN ARSIP
 Penciptaan dan pengelolaan arsip dinamis
adalah tanggung jawab bersama dari seluruh unit
pada lembaga pencipta arsip dan dilaksanakan
oleh seluruh pegawai lembaga, apa pun
tingkatannya.
 Pengelolaan dan preservasi arsip statis adalah
tanggung jawab bersama antara lembaga
pencipta arsip dan lembaga kearsipan statis (Arsip
Nasional RI, Lembaga Kearsipan Daerah
Provinsi/Kabupaten/Kota).
 MANFAAT OTOMASI KEARSIPAN
1. Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat
dikelola dari awal perencanaan/pembuatan
naskah/dokumen.
2. Memenuhi tuntutan pimpinan akan kecepatan dan
ketepatan proses kerja.
3. Memudahkan aksesibilitas dan menjamin
akuntabilitas.
4. Menuju paperless society dan menghemat
ruangan/sarana prasarana (dari gedung ke server).
5. Meningkatkan pelayanan publik.
 MANFAAT PENGELOLAAN ARSIP
BERBASIS TIK
1. Mendukung pembangunan information society
dan dengan demikian bidang spesialis informasi
(information specialist), termasuk arsiparis di
dalamnya, akan berkembang.
2. Manajemen pengawasan akan lebih mudah,
cepat dan lebih akuntabel menuju good
governance.
PROSES MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
1) Penentuan dokumen yang akan “dimasukkan” ( captured)
ke dalam sistem kearsipan
2) Penentuan berapa lama arsip harus disimpan
3) “Pengambilan” (capture) arsip ke dalam sistem
4) Pencatatan / registrasi
5) Klasifikasi
6) Penyimpanan dan penanganan
7) Akses
8) Pelacakan (kegiatan dan lokasi arsip)
9) Pelaksanaan penyusutan
10) Dokumentasi proses manajemen arsip
 INSTRUMEN YANG DIGUNAKAN
DALAM MANAJEMEN ARSIP DINAMIS
A. INSTRUMEN PRINSIP:
1) Klasifikasi Arsip
2) Jadwal Retensi Arsip
3) Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip

B. INSTRUMEN TAMBAHAN KHUSUS:

1) Thesaurus
2) Glosari Istilah atau Sarana Kontrol Kosa Kata Lainnya

C. INSTRUMEN TAMBAHAN UMUM:

1) Analisis Kerangka Kerja Regulasi
2) Analisis Resiko ‘Bisnis’
3) Aturan Pendelegasian
4) Daftar Pegawai dan Perijinan Pengguna Sistem
POLA KERJA ADMINISTRASI Pegawai/unit kerja bekerja secara
SECARA MANUAL manual, belum menggunakan
komputer, dan menyimpan arsip
bermediakan kertas secara sendiri-
sendiri.
PEMANFAATAN KOMPUTER DAN LOCAL
AREA NETWORK ( LAN ) UNTUK
KEPERLUAN ADMINISTRASI SECARA
UMUM
SERVER
Komputer sudah dipergunakan baik
secara “stand-alone” ataupun dalam
sebuah jaringan, namun belum sampai
pada penggunaan secara sistematis
sebagai sarana penciptaan dan
pengelolaan arsip. Arsip bermediakan
kertas ataupun dalam format elektronik
masih dikelola oleh masing-masing
pegawai/unit kerja.
PEMANFAATAN “LAN” UNTUK PENERAPAN
SISTEM PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS
TEKNOLOGI INFORMASI & KOMUNIKASI Komputer sudah digunakan sebagai sarana
penciptaan dan pengelolaan arsip dalam
berbagai format, termasuk arsip
elektronik. Arsip dikelola secara sistematik,
sebagai “aset instansi”, tidak lagi sebagai
“milik” pegawai/unit kerja.

SERVER
 MODUL PENGELOLAAN ARSIP AKTIF
Caraka / Pos UNIT PENGOLAH
(masuk) Penyimpanan
Arsip Konvensional

i gital
d
n kopi
pai a
ya m
Pen &
r a si komunikasi
t
e gis aan kedinasan
R n
Digitasi g gu p elektronik
n i
Pe Ars
Kontrol Operasi APLIKASI PEMINDAHAN
KEARSIPAN ARSIP INAKTIF
Registrasi
Re
gis
Pe tra
UNIT Penyimpanan ng si
gu &
Peng Arsip Elektronik Ar naa
KEARSIPAN ur usan si p n
SATUAN s ura
non- t / do
elekt kume
KERJA ronik n

Surat
Caraka / Pos INTERNET elektronik UNIT PENGOLAH
(keluar) (e-mail)
 MODUL PENGELOLAAN ARSIP INAKTIF
Penyimpanan Arsip
Non-elektronik

penggunaan manual

i a n& PENGGUNA
ar
enc na
n
p a
. l ay
m PENYERAHAN
ad
PEMINDAHAN APLIKASI ARSIP STATIS
ARSIP INAKTIF KEARSIPAN pen PEMUSNAHAN
gg ARSIP
ele un
ktr aan
UNIT KEARSIPAN on
ik
SATUAN KERJA
Digitasi untuk kontrol
preservasi/
akses
PENGGUNA
UNIT KEARSIPAN
LEMBAGA PENCIPTA ARSIP
 MODUL PENGELOLAAN ARSIP STATIS
Penyimpanan Arsip Statis
Non-elektronik

penggunaan manual

& PENGGUNA
r ian
ca
pen a nan
y
m . la
ad
SISTEM
PENYERAHAN APLIKASI
JIKN
ARSIP STATIS KEARSIPAN pen
ggu
ele naa
ktro n
UNIT KEARSIPAN n ik
LEMBAGA PENCIPTA kontrol
Digitasi untuk
ARSIP preservasi dan
akses

PENGGUNA
UNIT KERJA LEMBAGA KEARSIPAN STATIS
Pengumpulan; Penyimpanan;
Perawatan; Penyelamatan; Penggunaan
 Terima Kasih
Semoga Bermanfaat