COVERING LETTER

Maharani Arlla Yesifa , Sukaesih , Kusnandar etc.

1) 2)

I. First author*: 
1. Name : Maharani Arlla Yesifa
2. Affiliation : Universitas Padjadjaran
3. E-mail : Maharani20004@mail.unpad.ac.id
4. Orcid ID :-
5. Phone number : 082126502109

II. Second author: 

1. Name : Dra. Sukaesih, M.Si
2. Affiliation : Universitas Padjadjaran
3. E-mail : sukaesih@unpad.ac.id
4. Orcid ID : 

III. Third author: 

1. Name : Kusnandar, S.Sos.,M.Si.
2. Affiliation : Universitas Padjadjaran
3. E-mail : kusnandar@unpad.ac.id
4. Orcid ID : 
 Analisis Manajemen Arsip Dinamis
Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung
Abstrak
Arsip merupakan kumpulan dokumen yang berisi informasi dan memiliki nilai guna dalam jangka waktu
tertentu, setiap lembaga informasi khususnya dalam bidang kearsipan perlu memiliki manajemen arsip,
seperti pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan dan penyusutan, sesuai undang-undang dasar nomor 49
tahun 2009 tentang kearsipan. Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung yang merupakan lembaga
inormasi sudah semestinya memiliki pengelolaan arsip yang baik. Untuk itu peneliti tertarik untuk
melakukan penelitian dengan judul “ Analisis Manajemen Arsip Dinamis Dinas Perpustakaan dan Arsip
Kota Bandung”, penelitian ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip dan hambatan
yang dialami oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung. Maka dari itu penelitian ini
menggunakan motede kualitatif deskriptif kemudian metode pengumpulan data ini menggunakan teknik
observasi, wawancara dan dokumentasi. Dalam artikel ini dapat disimpulkan bahwa manajemen arsip di
Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung sudah sesuai dengan undang-undang sesuai undang-
undang dasar nomor 49 tahun 2009 tentang kearsipan.Dimulai dari penciptaan, penyimpana,
pemeliharaan dan penyusutan. Namun, dalam pengelolaanya juga Dinas Perpustakaan dan Arsip
memiliki kendala, seperti kurangnya SDM yang fungsional dan kurangnya ruangan yang menampung
arsip.
Kta Kunci: Manajemen Arsip, lembaga informasi, Kota Bandung
Abstract
Archives are a collection of documents that contain information and have a use value for a certain period of
time, every information institution, especially in the field of archives, needs to have records management,
such as recording, storage, maintenance and depreciation, according to constitution number 49 of 2009
concerning archives. The Bandung City Library and Archives Service, which is an information institution,
should have good archive management. For this reason, researchers are interested in conducting research
with the title "Analysis of Dynamic Archive Management at the Bandung City Library and Archives Service",
this research was conducted to find out how archive management and the obstacles experienced by the
Bandung City Library and Archives Service. Therefore, this study used a descriptive qualitative method, then
this data collection method used observation, interviews and documentation techniques. In this article it can
be concluded that archive management at the Bandung City Library and Archives Service is in accordance
with the law according to the constitution number 49 of 2009 concerning archives. Starting from the creation,
storage, storage and depreciation. However, in its management the Library and Archives Service also has
problems, such as a lack of functional human resources and a lack of space to accommodate archives.
Keywords: Archives Management, information agency, Bandung City
PENDAHULUAN
Dalam era teknologi yang terus berkembang saat ini, informasi akan selalu beriringan pada
setiap perusahaan, lembaga pemerintah maupun swasta. Pada dasarnya sebuah organisasi akan
memerlukan sistem informasi sebagai pilar pendukung sistem tata kelola dan fungsi administrasi.
Informasi pasti dibutuhkan oleh banyak pihak untuk kebutuhannya masing-masing karena informasi
bersifat fakta, sebuah informasi dapat berupa data. Salah satu sumber informasi yang diperlukan oleh
sebuah lembaga, yaitu kearsipan atau data arsip. Arsip sendiri merupakan salah satu yang memiliki
peranan krusial dalam sebuah lembaga ataupun organisasi. Adanya manajemen arsip dalam suatu
lembaga ataupun organisasi akan memudahkan dalam pencarian data penting, manajemen arsip
merupakan suatu upaya dalam penyimpanan dan pelestarian suatu dokumen sebagai salah satu bukti
sah di suatu lembaga, sebab arsip sendiri sebagai bukti otentik yang perlu ada di suatu lembaga
maupun organisasi. Pengelolaan arsip yang baik dan terstruktur akan memudahkan suatu lembaga dan
terhindarnya hal-hal yang tidak diinginkan dimasa yang akan datang.
Menurut ARMA internasional arsip yang dikutip oleh (Ardiana & Suratman, 2021) arsip
merupakan sebuah informasi yang disimpan dalam bentuk dan karakteristik apapun, yang dibuat atau
diterima oleh organisasi sebagai bukti sah kegiatan serta memiliki nilai guna dalam jangka waktu
tertentu.
Arsip tentunya perlu dikelola dengan baik, efektif, dan memudahkan dalam pencarian
informasi berupa berkas atau dokumen perusahaan sehingga apabila pihak perusahaan membutuhkan
sebuah dokumen dengan cepat, tentunya dengan pengarsipan yang baik dan benar dokumen tersebut
akan dengan mudah ditemukan. Terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi kearsipan untuk
memiliki image positif, yaitu kerapihan penyimpanan, petugas yang terdidik dan terampil, kemudahan
untuk menyimpan dan memelihara, kemudahan dalam sistem temu kembali arsip, dan terjaminnya
keamanan arsip. (Rahmi, Hayatur. Sukaesih. Prahatmaja, 2012).
Arsip berfungsi sebagai tempat penyimpanan memori, instrumen pengambilan keputusan,
bukti keberadaan organisasi, dan untuk tujuan organisasi lainnya. Manajemen kearsip mulai dari
pembuatan hingga penyusutan harus efektif karena sesuai fungsi arsip. Pengelolaan arsip pada
dasarnya memiliki unsur pokok, yaitu sebagai proses penciptaan arsip, penyimpanan, sistem temu
kembali arsip, dan memelihara arsip. Tidak hanya itu, arsip juga perlu perawatan agar keberadaan
arsip tersebut dalam keadaan baik dan terawat saat dibutuhkan terutama arsip dinamis. Sebab arsip
dapat membantu operasional kelembagaan yang sedang berlangsung, termasuk perencanaan,
pelaksanaan, pengambilan keputusan, pengembangan kebijakan, dan pengendalian tanggung jawab
organisasi yang bersangkutan, arsip dapat dianggap sebagai sistem yang saling terkait dalam satu
hubungan yang tidak terbagi. (Nurapriyanto, 2017)
Dalam manajemen kearsipan, dokumen yang diarsipkan tidak hanya berkas-berkas saja namun
arsip dapat berupa peta, film, kaset, slide, video, atau bahkan disket yang dapat disimpan selama
diperlukan dalam jangka waktu tertentu. Berdasarkan jenisnya arsip dibagi menjadi dua, yaitu arsip
dinamis dan arsip statis, arsip dinamis merupakan dokumen yang masih aktif digunakan, sedangkan
arsip statis merupakan dokumen yang sudah inaktif atau sudah tidak digunakan. Sama halnya dengan
lembaga pemerintah dinas perpustakaan dan arsip yang saat ini menyimpan banyak dokumen arsip
khususnya arsip dinamis.
Mengetahui pentingnya pengarsipan dalam sebuah lembaga khususnya lembaga pemerintah
seperti dinas pendidikan dan arsip sebagi sumber informasi, Undang-Undang Republik Indonesia
Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, yang menjamin keamanan bahan pertanggungjawaban
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan nasional serta yang wajib
dipelihara keutuhan, keamanan, dan keselamatannya, diundangkan oleh pemerintah Indonesia pada
tahun 2009. Berdasarkan UU RI tersebut dapat diketahui bahwasannya arsip dalam sebuah perusahaan
ataupun lembaga memiliki pertanggungjawaban tertentu yang memiliki nilai guna oleh pemerintah.
Oleh sebab itu, setiap perusahaan perlu memilki pertanggungjawaban terhadap arsip dinamis
perusahaannya sendiri. Sebab arsip dinamis merupakan dokumen yang masih dibutuhkan dalam
perusahaan.
Selain itu, sebuah lembaga yang memiliki bidang kearsipan perlu mengimplementasikan
beberapa kebijakan yang berhubungan dengan arsip, seperti peraturan Walikota Bandung nomor 045
tahun 2019 yang saat ini diubah menjadi peraturan Walikota Bandung nomor 071 tahun 2020 yang
membahas tentang pengklasifikasian arsip berdasar pada fungsi/urusan, kegiatan dan transaksi,
pengklasifikasian arsip juga menjadi acuan dalam manajemen arsip suatu lembaga, lalu terdapat
peraturan Walikota Bandung nomor 027 tahun 2019 yang diubah menjadi peraturan Walikota
Bandung nomor 070 tahun 2020 tentang jadwal retensi arsip. Selanjutnya terdapat peraturan Walikota
Bandung 53 Tahun 2019 yang membahas tentang sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip
dinamis.
Penelitian terdahulu yang bertajuk “Pengelolaan Arsip di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan
Daerah Kabupaten Sambas Provinsi Kalimantan Barat” pada tahun 2020 merupakan penelitian tentang
bagaimana sistem pengelolaan arsip yang sesuai berdasarkan kebijakan mentri. Isi dari penelitian
sebelumnya mengangkat terkait pengelolaan arsip yang masih belum optimal khususnya dalam sarana
prasarana kearsipan dinas perpustakaan dan kearsipan daerah, sama halnya dalam dinas perpustakaan
dan arsip kota Bandung yang masih memiliki keterbatasan dalam sarana dan prasarana. Kemudian
skripsi bertajuk “Analisis Pengelolaan Arsip di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bogor” pada tahun
2019 yang menjelaskan bahwa prosedur penyimpanan arsip di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota
Bogor belum sesuai dengan teori peminjaman arsip dan masih memiliki kendala dalam sarana
prasarana dan sumber daya manusia yang memadai sehingga kegiatan pengeolaan arsip Dinas
Perpustakaan dan Arsip dan Kota Bogor masih belum optimal.
Berdasarkan presepsi awal Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung merupakan lembaga
pemerintah yang menjadi pusat informasi dan pengetahuan. Berdasarkan data Dinas Perpustakaan dan
Arsip Kota Bandung khususnya dalam bidang kearsipan tentunya melakukan penciptaan,
penyimpanan, pemeliharaan dan penyusutan dengan mengimplementasikan sesuai peraturan Walikota
Bandung. Namun ternyata dalam Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung masih memiliki
kendala dalam manajemen arsip, seperti kurangnya SDM dan Sarana. Untuk itu peneliti tertarik
mengeksplorasi bidang kearsipan disarpus dengan judul “Analisis Manajemen Kearsipan Dinas
Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung”

METODE PENELITIAN
Dalam penelitian karya tulis ini, metode yang digunakan adalah penelitian lapangan atau
penelitian empiris. Dengan menggunakan pendekatan kualitatif dengan jenis penelitian deskriptif,
penelitian ini bertujuan untuk memberikan sebuah gambaran dalam pengelolaan kearsipan yang ada
pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung. Penelitian kualitatif pada dasarnya merupakan
sebuah filosofi positif yang berguna untuk mempelajari suatu objek natural. Menurut Sugiyono (2018)
metode penelitian kualitatif merupakan metode penelitian yang berlandaskan pada filsafat, yang
digunakan untuk meneliti pada kondisi ilmiah (eksperimen) dimana peneliti sebagai instrumen, teknik
pengumpulan data dan analisis yang bersifat kualitatif lebih menekan pada makna.
Sasaran penelitian ini Dinas Perpustakaan dan Arsip yang merupakan lembaga informasi dan
pengetahuan. Sedangkan objek penelitian ini terkait manajemen arsip pada Dinas Peprustakaan dan
Arsip berdasarkan kebijakan Walikota Bandung. Sesuai dengan pendapat Sugiyono (2016:19) yang
mengatakan bahwa objek penelitian yang merupakan suatu sasaran ilmiah yang berfungsi untuk
mendapatkan data yang ditujukan untuk hal tertentu yang valid, objektif, serta reliable dalam variabel
tertentu. Oleh sebab itu peneliti tertarik untuk menggunakan metode penelitian deskriptif kualitatif,
agar karya tulis ini mampu menggambarkan bagaimana manajemen arsip pada Dinas Perpustakaan
dan Arsip Kota Bandung. Pelaksanaan penelitian dilakukan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota
Bandung ( DISARPUS) pada tanggal 30 April 2023.
Dengan menggunakan metode deskriptif seperti observasi dan wawancara, peneliti
menggunakan pendekatan kualitatif untuk memperoleh informasi yang kemudian diubah menjadi data.
Pengamatan dilakukan sambil mencari informasi melalui website Dinas Perpustakaan, dan Arsip Kota
Bandung. Peneliti melakukan wawancara secara langsung di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota
Bandung dengan narasumber yaitu Pak Andika selaku koordinator bidang kearsipan Dinas
Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung.

HASIL DAN PEMBAHASAN

1. Gambaran Singkat Dinas Perpusatakaan dan Arsip Kota Bandung
Dinas Perspustakaan dan Arsip merupakan salah satu lembaga pemerintah yang menyimpan
banyak sumber informasi dan pengetahuan. Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bandung merupakan
institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan
sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan
rekreasi para Pemustaka yang berada di Kota Bandung. Pada awalnya Dinas Arsip dan Perpustakaan
Kota Bandung bernama Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD). Lalu, mengalami perubahan menjadi
Unit Pelaksana Daerah (UPD) dan setelah itu mengalami perubahan lagi menjadi Kantor Perpustakaan
Umum Kota Bandung. Pada Tahun 2001 terjadi Penggabungan dua kantor yaitu Kantor Arsip Daerah
dan Kantor Perpustakaan Umum dan Arsip Daerah Kota Bandung. Kemudian, berdasarkan peraturan
Daerah Bandung Nomor 08 Tahun 2016 Tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Kota
Bandung, nama lembaga perpustakaan di Kota Bandung statusnya ditingkatkan, dengan nama lembaga
menjadi Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bandung dan berlokasi di Jalan Seram No. 2, Citarum,
Kec. Bandung Wetan, Kota Bandung, Jawa Barat 40115. Tentunya Dinas Perpustakaan dan Arsip
Kota Bandung memiliki visi dan misi sebagai berikut:

Visi :
Terwujudnya peningkatan minat baca masyarakat dan penyelenggaraan kearsipan secara baku.
Misi:
1. Dengan misi mewujudkan minat baca masyarakat,
2. Mewujudkan penyelenggaraan kearsipan,
3. Meningkatkan pelayanan kepada masyarakat,
4. Mewujudkan kinerja yang akuntabel.

Tujuan
Selain memiliki visi dan misi tentunya Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung memiliki
tujuan dalam mengembangkan lembaga menjadi lebih baik. Tujuan merupakan penjabaran atau
implementasi dari pernyataan misi, yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu 1 (satu) –
5 (lima) tahun. Penetapan tujuan dalam Rencana Strategis didasarkan pada potensi dan permasalahan
serta isu utama Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung.
Adapun rumusan tujuan di dalam Perencanaan Strategis Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah
Kota Bandung 2013-2018 adalah:
1. Meningkatkan Minat Baca Masyarakat;
2. Meningkatkan Penyelenggaraan Kearsipan;
3. Meningkatkan Pelayanan Kepada Masyarakat;
4. Terwujudnya Kinerja yang Akuntabel.

Tugas Pokok dan Fungsi

Agar terwujudnya tujuan dan visi misi tersebut terbentuklah tugas pokok dan fungsi untuk
mendukung goals pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung. Tugas Pokok Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung sesuai dengan Peraturan Walikota Bandung Nomor 1399
Tahun 2016 adalah “Melaksanakan Sebagian Kewenangan Daerah di Bidang Perpustakaan dan Arsip
Daerah”.
Demi mendukung dan melengkapi tugas pokok, maka terdapat juga fungsi dari Dinas Arsip
dan Perpustakaan Kota Bandung yakni sebagai berikut:
1. merumuskan kebijakan teknis dalam bidang perpustakaan dan arsip daerah,
2. melaksanakan pembinaan dan pengelolaan perpustakaan dan arsip daerah yang meliputi
pengelolaan perpustakaan dan arsip serta bina pustaka dan kearsipan,
3. melaksanakan tugas yang diberikan oleh Walikota tergantung pada tugas dan fungsinya.

Dasar Hukum Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung

Dinas Perpustakaan dan Arsip memiliki dasar hukum yang menjadi pedoman dalam
melaksanakan pengelolaan Dinas Perpustakaan dan Arsip, yaitu Undang-Undang Republik Indonesia
Tahun 1945, Undang-Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, Peraturan
Pemerintah No. 24 Tahun 2014 tentang Pedoman Pelaksanaan Penyelenggaraan UU No. 43/2007
tentang Perpustakaan. Undang-Undang Republik Indonesia No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan
Transaksi Elektronik (ITE), Undang-Undang Republik Indonesia No. 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintah Daerah, Undang-Undang Republik Indonesia No. 19 Tahun 2002 tentang Hak Cipta,
Peraturan Pemerintah No. 52 Tahun 2000 tentang Penyelenggaraan Telekomunikasi, Instruksi
Presiden No. 1 Tahun 1985 tentang Perbaikan dan Peningkatan Mutu Pelayanan Apartur Pemerintahan
kepada Masyarakat. Dan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara (Kepmenpan) No. 81 Tahun
1993 tentang Pedoman Tatalaksana Pelayanan Umum. Adapun kelengkapan fasilitas dan koleksi
bahan pustaka yang dimiliki Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bandung dapat diakses oleh seluruh
lapisan masyarakat yang berada di wilayah Kota Bandung, mulai dari anak-anak, remaja dan dewasa
dapat memanfaatkan atau berkunjung ke Kantor Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Bandung.
Selanjutnya dasar hukum kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Arsip, Undang-Undang
Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, yang menjamin keamanan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan
nasional serta yang wajib dipelihara keutuhan, keamanan, dan keselamatannya, diundangkan oleh
pemerintah Indonesia pada tahun 2009. Peraturan Walikota Bandung nomor 045 tahun 2019 yang
saat ini diubah menjadi peraturan Walikota Bandung nomor 071 tahun 2020 yang membahas tentang
pengklasifikasian arsip berdasar pada fungsi/urusan, kegiatan dan transaksi, pengklasifikasian arsip
juga menjadi acuan dalam manajemen arsip suatu lembaga, lalu terdapat peraturan Walikota
Bandung nomor 027 tahun 2019 yang diubah menjadi peraturan Walikota Bandung nomor 070
tahun 2020 tentang jadwal retensi arsip. Selanjutnya terdapat peraturan Walikota Bandung 53 Tahun
2019 yang membahas tentang sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis. Undang-undang
No. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, undang-undang no. 23 tahun 2014 tentang
pemerintahan daerah, peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan undang-undang
nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, peraturan pemerintah nomor 24 tahun 2014 tentang
pelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2007 tentang perpustakaan, peraturan daerah kota
Bandung nomor 08 tahun 2016, tentang pembentukan dan sususan perangkat daerah kota Bandung,
peraturan Walikota Bandung nomor 1399 tahun 2016, tentang kedudukan organisasi, tugas dan
fungsi serta tata kerja dinas perpustakaan dan kearsipan kota Bandung, peraturan daerah kota Bandung
nomor 13 tahun 2015, tentang penyelenggaraan perpustakaan, peraturan daerah kota Bandung nomor
03 tahun 2016, tentang penyelenggaran kearsipan di lingkungan pemerintahan kota Bandung.

2. Hasil Penelitian dan Pembahasan

Hasil serta pembahasan penelitian dijelaskan secara kesuluruhan berdasarkan hal atau kondisi
yang terjadi langsung di lapangan yaitu Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung. Pada lembaga
Dinas Perpusatakaan dan Arsip di Kota Bandung khususnya pada bidang kearsipan terdapat di unit
sekretariat, dalam unit ini terdapat unit pengelolaan arsip yaitu arsip statis dan arsip dinamis. Namun
dinas perpustakaan dan Arsip Kota Bandung hanya fokus pada arsip dinamis aktif dan inaktif
sedangkan arsip statis ada pada DEPO Center arsip yang terdapat di daerah Balai Kota.
Pengelolaan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung meliputi, penyimpanan,
perawatan, serta pemusnahan. Berikut akan dijabarkan sedikit mengenai poin-poin tersebut, yaitu:

2.1 Penciptaan Arsip di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung

Proses memperoleh dan menciptakan arsip (dokumen) melalui kegiatan pencatatan
informasi yang dilakukan untuk melaksanakan kewajiban dan fungsi suatu organisasi dikenal dengan
penciptaan arsip. Padahal penggunaan arsip merupakan proses yang dilakukan untuk menggunakan
arsip demi keuntungan organisasi. (Rosalin, 2017). Seperti yang sudah diketahui bahwa Dinas
Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung hanya fokus terhadap pengelolaan arsip dinamis yang meliputi
arsip aktif dan inaktif, Kemudian untuk pengelolaan arsip dinamis aktif Dinas Perpustakaan dan Arsip
memiliki unit pengolah yang berada dibawah unit sekretariat. Berdasarkan penciptaannya unit
pengolah menerapkan 4 pilar, yaitu tata naskah dinas, pemeliharaan berdasarkan klasifikasi,
penyusutan berdasarkan JRA ( Jadwal Retensi Arsip), dan SKAAD ( Sistem Klasifikasi Keamanan
dan Akses Arsip Dinamis).
Penciptaan arsip yang dilakukan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung
senantiasa berpegangan dasar hukum kearsipan seperti, peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012
tentang pelaksanaan undang-undang Republik Indonesia nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan lalu
ditindaklanjuti peraturan walikota nomor 010 tahun 2019 tentang tata naskah dinas di lingkungan kota
Bandung, tata naskah dinas sebagai panduan kearsipan di wilayah kota Bandung. Kemudian
dilanjutkan pada Peraturan Walikota Bandung nomor 071 tahun 2020 yang membahas tentang
pengklasifikasian arsip dan peraturan Walikota Bandung nomor 070 tahun 2020 tentang jadwal
retensi arsip. Selanjutnya terdapat peraturan Walikota Bandung 53 Tahun 2019 yang membahas
tentang sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis. Peneliti menyimpulkan bahwa
manajemen kearsipan yang di lakukan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung sudah sesuai
dengan dasar hukum kearsipan yang terdapat pada peraturan walikota maupun peraturan pemerintah.

2.2 Pemeliharaan Arsip di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung

Pemeliharaan arsip juga merupakan salah satu bagian dari pengelolaan arsip. Pemeliharaan
arsip merupakan sebuah proses untuk menjaga keutuhan kondisi arsip dalam jangka waktu yang lama.
Pemeliharaan arsip yang baik penting untuk memastikan informasi yang terkandung dalam arsip tetap
terjaga dan dapat diakses jika diperlukan di masa depan. Dalam pemeliharaan arsip di Dinas
Perpustakaan dan Arsip biasanya melakukan pengklasifikasian untuk memilah pemberkasan arsip aktif
berdasarkan permasalahannya dengan menggunakan alfa numeric yang mencakup nomor dan
alfabetis.
Untuk mempertahankan kelestarian Arsip Pemerintah Kota Bandung, unit pengelolaan arsip
menyediakan thermatic gas. Tentunya ini memiliki tujuan untuk menjaga keamanan arsip dari bencana
kebakaran yang sewaktu-waktu dapat terjadi.

2.3 Penggunaan dan Penyimpanan Arsip di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota
Bandung

2.3.1 Penggunaan Arsip Dinamis Aktif

Penggunaan dan penyimpanan arsip masih memiliki keterkaitan satu sama lain, seperti
bagaimana arsip aktif akan digunakan dan disimpan. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya masih tinggi, arsip masih sering dipinjam oleh pencipta arsip untuk kegiatan
administrasi dalam suatu organisasi. Oleh karena itu dalam peminjaman arsip dinamis aktif perlu
diterapkan (Tarigan, 2019). Dalam penggunaan arsip saat ini terdapat keteguhan publik, yaitu arsip
harus bersifat terbuka baik secara digital maupun nondigital namun tidak semuanya bersifat terbuka
masih terdapat arsip-arsip yang dikecualikan, seperti arsip yang bersifat rahasia sesuai peraturan
SKKAAD ( Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis). Selain itu,untuk peminajaman
arsip dari pihak luar menggunakan out indicator yang terdata di map folder, lalu terdapat buku
peminjaman yang berisi surat masuk dan surat keluar. Berikut prosedur dari peminjaman arsip yang
ada pada Dinas Perpustakaan dan Arsip:
1. Membawa kartu identitas pribadi, mengisi buku tamu dan formulir peminjaman arsip
2. Petugas arsip akan mencari jenis arsip yang dipinjam yang sesuai dengan kebutuhan pemohon
arsip.
3. Petugas arsip akan menyerahkan arsip kepada peminjam arsip
4. Peminjam arsip dapat menggunakan arsip yang dipinjam, jika selesai digunakan, peminjamn arsip
dapat mengembalikan arsip kepada petugas arsip disertai pengembalian arsip dan formulir
permohonan arsip.
5. Arsip yang sudah di serahkan kepada petugas arsip akan disimpan kembali.
Apabila terdapat kerusakan arsip atau sengaja memusnahkan arsip oleh peminjam akan
mendapat ketentuan pidana sesuai undang-undang nomor 43 tahun 2009 pasal 86 yang berisi hukuman
pidana penjara paling lama 10 tahun dan denda sebesar Rp. 500.000.000, kemudian apabila arsip
disalah gunakan untuk kepentingan pribadi akan didenda berdasarkan pasal 81 dan pasal 82 yang
berisi ancaman pidana penjara paling lama 3 sampai 5 tahun dan denda sebesar Rp. 250.000.000- Rp.
125.000.000. Untuk itu perlu adanya kehati-hatian dalam peminjaman arsip dan gunakan arsip
sebagaimana mestinya.

2.3.2 Penyimpanan Arsip Dinamis Aktif dan Inaktif

Penyimpanan arsip adalah proses menyimpan arsip atau dokumen dalam kondisi yang baik
dan aman untuk jangka waktu yang lama. Hal ini penting untuk memastikan informasi yang
terkandung dalam arsip tetap tersedia dan dapat diakses jika diperlukan di masa depan.
Ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan saat melakukan penyimpanan arsip, termasuk
keamanan, lingkungan penyimpanan, dan metode penyimpanan yang digunakan
Dalam penyimpanan arsip aktif yang berada di unit pengolah, Dinas Perpustakaan dan Arsip
menggunakan filing cabinet untuk penyimpanan arsip dinamis aktif, kemudian arsip aktif dimasukan
kedalam map folder berdasarkan klasfikasi dan di beri sekat, seperti sekat primer, sekat sekunder dan
tertier, masing-masing sekat diberi warna yang berbeda untuk memudahkan pencarian. Pada dasarnya
dalam penyimpanan aktif pada unit pengolah harus memiliki filing cabinet, map folder, sekat, out
indicator dan buku peminjaman arsip.
Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung tentunya memiliki ruang record center untuk tempat
penyimpanan arsip inaktif. Untuk proses penyimpanan arsip dinamis aktif dan inaktif harus berdasar
pada 3 hal, yaitu origin order atau asal usul, arsip asli dan original order dapat dikatakan bahwa arsip
yang sudah diberikan tidak boleh diubah-ubah atau harus sesuai aslinya. Berikut penyimpanan arsip
di record center Dinas Perpustakaan dan Arsip:
1. Menggunakan box yang disimpan di rak, dan setiap rak memiliki kode nomor seperti rak 1, rak 2
dan rak 3. Dalam penyimpanannya pun box harus disusun dengan pola seperti ular dari kiri ke
kanan lalu ke kanan bawah begitupun seterusnya.
2. Kemudian setiap box harus memiliki ciri dari bidang-bidang pengolahan, cirinya dapat dilihat dari
label warna yang terdapat di luar box, seperti label warna kuning dari Sekre.
3. Penyusunan berdasarkan kode klasifikasi, seperti pada box di rak satu terdapat kode KP1 yang
artinya Kepegawaian urutan kesatu, lalu terdapat kode 001 artinya box berada di rak kesatu,
kemudian terdapat kode 01-06 artinya isinya berupa sampul nomor 1 hingga nomor 6.
 Gambar.1 Rak Arsip Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung
Sumber: Dokumentasi Pribadi
Dalam penyimpanannya pun tidak hanya di simpan dalam dus, terdapat beberapa arsip yang dapat
diakses melalui perangkat elektronik melalui proses digitalisasi. Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota
Bandung menggunakan code barcode untuk dapat mengakses arsip melalui internet.

2.4 Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip merupakan sebuah proses pengurangan nilai atau kelayakan asrip seiring
berjalannya waktu. Arsip dapat mengalami kerusakan, kehilangan atau sudah tidak memiliki nilai guna
setelah beberapa waktu, tergantung pada jenis dan sifatnya. Dalam prosesnya penyusutan arsip dapat
dilakukan dengan berbagai cara, tergatung pada kondisi dan kebutuhan arsip. Terdapat beberapa
metode yang umum digunakan termasuk pemusnahan arsip yang sudah using dan tidak layak,
pemindahan arsip ke tempat yang lebih baik dan pemindahan arsip ke dalam bentuk digital untuk
memperpanjang usia penggunaannya. Namun, penting untuk diingat bahwa penyusutan arsip harus
dilakukan dengan hati-hati dan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan untuk mencegah kehilangan
informasi penting atau pelanggaran hukum. Oleh karena itu, penyusutan arsip sebaiknya dilakukan
dengan mengikuti prinsip-prinsip arsiparis seperti integritas, otoritas, kerahasiaan, dan keterbukaan.
Penyusutan arsip di Dinas Perpustakaan dan Arsip biasanya berdasarkan JRA ( Jadwal Retensi Arsip)
yang memiliki 3 cara sebagai berikut:
1. Pemindahan Arsip inaktif
Pemindahan arsip inaktif dilakukan dari unit pengolah kearsipan dan disesuaikan dengan jadwal
retensi arsip .
2. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan juga dilakukan pada arsip yang sudah tidak bernilai guna dan jika berdasarkan
Jadwal Retensi Arsip memang harus dimusnahkan
3. Penyerahan Arsip Statis
 Arsip statis yang sudah tidak memiliki nilai guna akan di serahkan apa bila sudah sesuai dengan
jadwal retensi arsip dan berdasarkan dari hasil rapat tim pemusnahan arsip yang akan
menentukan apakah arsip tersebut harus dimusnahkan atau di serahkan kepada lembaga LKD
( Lembaga Kearsipan Daerah) atau Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung.
Selain itu, Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung memiliki beberapa teknis dalam
melakukan proses penyusutan atau pemusnahan arsip dengan melakukan beberapa kegiatan, sebagai
berikut:
1. Membuat tim penilai penyusutan arsip
2. Membuat berita acara penyusutan arsip
3. Membuat data arsip aktif yang akan melakukan penyusutan

3. Hambatan dalam melakukan manajemen arsip di Dinas Perpustakaan dan Kota Bandung.
Dalam pengelolaan arsip di Dinas Perpustakaan dan Arsip tentunya masih memiliki beberapa
kendala yang mempengaruhi berjalannya proses pengelolaan arsip. Berdasarkan hasil wawancara,
Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung memiliki dua kendala, yaitu sebagai berikut

3.1 Sumber Daya Manusia

Pada umumnya kebutuhan arsiparis di Kota Bandung harus memiliki sekitar 220 orang,
namun saat ini Kota Bandung baru terpenuhi sekitar 22 orang yang menjabat sebagai arsiparis,
sedangkan Dinas Perpustakaan dan Arsip saat ini hanya memiliki 10 orang yang menjabat sebagai
arsiparis yang ditempatkan di masing-masing unit pengeolah dan tidak semuanya mengolah arsip
secara langsung. Dalam kearsipan seorang yang ingin menjadi arsiparis harus memiliki klasifikasi,
terlebih dalam jabatan fungsional kearsipan memiliki beberapa jenjang, seperti jenjang arsiparis
trampil yang mecangkup arsiparis trampil pelaksana, arsiparis trampil mahir dan arsiparis trampil
penyelia dan jenjang ahli yang mencangkup arsiparis ahli pertama, arsiparis ahli muda, arsiparis ahli
madya dan arsiparis ahli utama. Setiap unit pengolah harus memiliki arsiparis trampil minimal satu
orang arsiparis, sedangkan unit kearsipan dan unit pengolah harus memiliki arsiparis mahir dan
arsiparis penyelia. Seharusnya dalam bidang kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Arsip harus
memiliki ahli pertama dan arsiparis trampil penyelia. Ini menjelaskan bahwa Dinas Perpustakaan dan
Arsip Kota Bandung memiliki kekurangan dalam sumber daya manusia fungsional yang menjadi
penunjang berjalannya kegiatan kearsipan, karena terdapat kekurangan dalam SDM proses
pengelolaan arsip jadi terhambat dan kurang optimal.

3.2 Sarana dan Prasarana

Terbatasnya sarana yang menunjang kegiatan pengolahan arsip di Dinas Perpustakaan
menjadi salah satu hambatan yang terdapat di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung, seperti
ruangan laboratorium untuk preservasi, ruangan DEPO yang berada di basement, kemudian tempat
penyimpanan arsip inaktif yang masih berada dilorong gedung.. Ini menjelaskan Dinas Perpustakaan
dan Arsip memiliki keterbatasan sarana ruangan.

KESIMPULAN
Dalam perkembangan zaman ini, Dinas Perpustakaan dan Arsip terus melakukan
perkembangan untuk menyediakan informasi dan pengetahuan yang layak kepada masyarakat atau
orang dengan kepetingan tertentu khususnya dalam bidang kearsipan. Bidang kearsipan pada Dinas
Perpustakaan berada di bawah unit sekretariat yang membawahi unit pengolahan. Tentunya dalam
melakukan pengolahan arsip Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung senantiasa berpedoman
pada undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Pengelolaan arsip mencangkup 4 hal,
yaitu penciptaan, penyimpanan dan penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan.
Penciptaan arsip di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung sudah sesuai berdasarkan
undang-undang peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan undang-undang
republik Indonesia nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan lalu ditindaklanjuti peraturan wali kota
nomor 010 tahun 2019 tentang tata naskah dinas di lingkungan kota Bandung, kemudian dilanjutkan
pada Peraturan Wali Kota Bandung nomor 071 tahun 2020 tentang pengklasifikasian arsip dan
peraturan Wali Kota Bandung nomor 070 tahun 2020 tentang jadwal retensi arsip. Selanjutnya
terdapat peraturan Wali Kota Bandung 53 Tahun 2019 yang membahas tentang sistem klasifikasi
keamanan dan akses arsip dinamis.
Berdasarkan penyimpanannya, arsip dinamis aktif disimpan di filing cabinet dengan map
folder dan di beri sekat berdasarkan warna dan klasifikasi, seperti sekat primer, sekat sekunder dan
sekat tersier kemudian untuk arsip dinamis inaktif disimpan di ruang record center dan arsip disimpan
di rak menggunakan box, dan setiap box dibedakan menggunakan label. Dalam penggunannya sendiri
Dinas Perpustakaan dan Arsip memperbolehkan peminjaman arsip kepada khalayak kecuali arsip-arsip
yang bersifat rahasia.
Dalam pemeliharaan arsip di Dinas Perpustakaan dan Arsip biasanya melakukan
pengklasifikasian untuk memilah pemberkasan arsip aktif berdasarkan permasalahannya dengan
menggunakan alfa numeric yang mencangkup nomor dan alfabetis.
Terakhir penyusutan, Dinas Perpustakaan dan Arsip melakukan penyusutan apabila terdapat
arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna. Penyusutan arsip biasanya dilakukan berdasarkan JRA
( Jadwal Retensi Arsip). Untuk melakukan kegiatan penyusutan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota
Bandung, unit pengolah akan membuat tim penilai penyusutan arsip, Membuat berita acara
penyusutan arsip dan Membuat data arsip aktif yang akan melakukan penyusutan.
Selain itu, Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung masih memiliki kendala dalam
pemgelolaan arsip, seperti kurangnya sumber daya manusia yang fungsional dan kurangnya sarana
seperti ruang laboraturium preservasi.
DAFTAR PUSTAKA
Ardiana, S., & Suratman, B. (2021). Pengelolaan Arsip Dalam Mendukung Pelayanan Informasi Pada
Bagian Tata Usaha di Dinas Sosial Kabupaten Ponorogo. Jurnal Pendidikan Administrasi
Perkantoran (JPAP), 9(2), 335–348. https://journal.unesa.ac.id/index.php/jpap
Dispusip Bandung. ( 2015). Website Dinas Perpustakaan dan Arsip Kota Bandung.
https://dispusip.bandung.go.id/
Nurapriyanto, P. (2017). Pengelolaan Arsip Dinamis dalam Menunjang Efisiensi Kerja Badan
Pelayanan dan Perijinan Terpadu (BP2T) Kota Tangerang Selatan. In Skripsi.
http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/handle/123456789/35314%0Ahttp://repository.uinjkt.ac.id/
dspace/bitstream/123456789/35314/2/PANGGIH NURAPRIYANTO-FAH.pdf
Rahmi, Hayatur. Sukaesih. Prahatmaja, N. (2012). Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Badan
Kepegawaian Provinsi Jawa Barat. Jurnal Mahasiswa Universitas Padjadjaran, 1(1), 1–10.
http://journals.unpad.ac.id
Rosalin, S. (2017). Manajemen Arsip Dinamis. UB Press.

Sugiyono. 2016. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, R&D. Bandung : IKAPI

Sunan, U. I. N., & Yogyakarta, K. (2020). 42584-114455-1-Pb. 6, 979–986.

Tarigan, J. (2019). Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota
Depok. http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/43833/1/JODY OKTOVIANDA
TARIGAN-FAH.pdf