TUGAS CRITICAL BOOK REVIEW

MANAJEMEN ARSIP DINAMIS

Disusun Sebagai Salah Satu Tugas Yang Diwajibkan

Dalam Mengikuti Perkuliahan Manajemen Arsip Statis

Oleh,
Anjas Nuari Siregar 7172144010

Muhammad Ashriza Nur 7173144024

Riski Setiawan 7173144030

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN

TAHUN 2019
KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa,
karena terselesainya tugas Critical Book Review dalam bentuk yang sederhana ini
sebagai sebagai salah satu tugas yang diwajibkan dalam mengikuti perkuliahan
Manajemen Arsip Dinamis.

Pada kesempatan ini penulis juga mengucapkan banyak terima kasih

kepada dosen pengampu mata kuliah Manajemen Arsip Statis karena telah
membimbing penulis dalam menyelesaikan tugas Critical Book Review ini lewat
penjelasan yang diberikan, serta semua pihak yang telah membantu menyusun
tugas Critical Book Review ini. Namun demikian penulis menyadari bahwa, tugas
Critical Book Review ini jauh dari sempurna, untuk itu kritik dan saran dari
pembaca sangat diharapkan sebagai bahan masukan dan penyempurnaan
penulisan tugas Critical Book Review dimasa mendatang. Mohon maaf bila ada
kekeliruan, Semoga pembahasan pada tugas ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Medan, 04 September 2019

Penulis
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.............................................................................................ii

DAFTAR ISI..........................................................................................................iii

BAB I PENDAHULUAN........................................................................................1

1.1 Identitas Buku Utama................................................................................1

1.2 Identitas Buku Pembanding.......................................................................1

1.3 Ringkasan Isi Buku...................................................................................1

BAB II PEMBAHASAN.......................................................................................18

2.1 Ulasan Kedua Buku.................................................................................18

2.1.1 Buku Utama.....................................................................................18

2.1.2 Buku Pembanding............................................................................18

BAB III PENUTUP...............................................................................................19

3.1 Kesimpulan..............................................................................................19

3.2 Saran........................................................................................................19

DAFTAR PUSTAKA............................................................................................20
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Identitas Buku Utama

Judul Buku : Manajemen Kearsipan
Pengarang : Sambas Ali Muhidin, M.Si, dkk
Penerbit : CV Pustaka Setia
Tahun Terbit : Februari 2016
Bahasa Teks : Bahasa Indonesia 

1.2 Identitas Buku Pembanding

Judul Buku : Manajemen Kearsipan
Pengarang : Drs. Basir Barthos
Penerbit : Bumi Aksara
Tahun Terbit : 2016
Bahasa Teks : Bahasa Indonesia 

1.3 Ringkasan Isi Buku

A. Ringkasan Buku Utama

Bab I Konsep Dasar Kearsipan

A. Pengertian Arsip

Dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan

bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.

B. Karakteristik Arsip

Dalam UU No. 43 tahun 2009 ciri-ciri arsip yang baik yaitu keasliannya
(authenticity), kelengkapan atau utuh (integrity), keterpercayaan (reliability), dan
kebergunaannya (useability).

C. Fungsi Arsip

Sebagai sumber informasi, arsip dapat dimanfaatkan untuk kepentingan

sebagai berikut (ANRI:Modul Manajamen Jadwal Retensi Arsip, 2009: 8-9):

1. Mendukung proses pengambilan keputusan.

1
 2. Menunjang proses perencanaan.
3. Mendukung pengawasan.
4. Sebagai alat pembuktian.
5. Sebagai memori organisasi.
6. Dapat digunakan untuk kepentingan publik dan ekonomi.

D. Jenis Arsip

Berdasarkan fungsi dan kegunaannya, arsip dapat dibedakan menjadi arsip

dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu
tertentu. Adapun arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip
karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habbis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi, baik secara langsung
maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan/atau
lembaga kearsipan.

E. Ruang Lingkup Pengelolaan Arsip

Pengelolaan arsip di lingkungan organisasi meliputi pengelolaan arsip

dinamis dan pengelolaan arsip statis. Pengelolaan arsip dinamis dilakukan oleh
unit pengolah atau unit kerja dan unit kearsipan (pencipta arsip), sedangkan
pengelolaan arsip statis dilakukan oleh lembaga kearsipan.

F. Daur Hidup Arsip

Dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, siklus hidup

arsip disebutkan meliputi tiga tahap, yaitu: (1) penciptaan arsip, (2) penggunaan
dan pemeliharaan, dan (3) penyusutan.

G. Masalah Dalam Pengelolaan Arsip

Sedarmayanti (2003: 23) mengemukakan bahwa pada umumnya setiap

organisasi akan menghadapi kendala dalam pengelolaan arsip, di antaranya:

1. Kurangnya pengertian tentang pentingnya arsip oleh anggota organisasi;

2. Kualifikasi persyaratan pegawai yang menangani pekerjaan kearsipan
tidak terpenuhi;
3. Bertambahnya volume arsip secara terus-menerus mengakibatkan tempat
dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip lagi;
4. Belum adanya pedoman tata kearsipan yang diberlakukan secara baku
sehingga tiap-tiap petugas melaksanakan pekerjaannya tanpa keseragaman
dan tidak ada tujuan yang jelas;

2
 5. Belum dibakukannya atau dibudayakannya tentang pedoman tata cara
peminjaman arsip sehingga setiap pegawai meminjam arsip tanpa adanya
peraturan yang jelas;
6. Penggunaan arsip oleh pengguna atau oleh pihak yang membutuhkan
dilakukan dengan jangka waktu yang lama dan kadang-kadang tidak
dikembalikan;
7. Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan tepat
jika diperlukan;
8. Belum adanya perencanaan mengenai penyusutan arsip sehingga arsip
semakin bertumpuk dan tidak dapat ditampung lagi;
9. Adanya arsip yang diterima dan dikirim lepas dari pengawasan.

H. Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan

Berdasarkan UU No. 43 tahun 2009 Pasal 3, secara umum penyelenggaraan

kearsipan dalam organisasi bertujuan untuk:

1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga

negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan serta ANRI sebagai
penyelenggara kearsipan nasional.
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat
bukti yang sah.
3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan
arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
4. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan
rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
tepercaya.
5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem
yang komprehensif dan terpadu.
6. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
7. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidag ekonomi, sosial, politik,
budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.
8. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dam
pemanfaatan

I. Asas Penyelenggaraan Kearsipan

Berdasarkan UU No. 43 tahun 2009, dalam rangka mewujudkan tujuan

penyelenggaraan kearsipan, terdapat sejumlah asas yang harus diperhatikan oleh
para pengelola dan penyelenggara kearsipan, di antaranya; 1) Asas kepastian

3
hukum, 2) Asas keautentikan dan keterpercayaan, 3) Asas keutuhan, 4) Asas asal
usul, 5) Asas aturan asli, 6) Asas keamanan dan keselamatan, 7) Asas
keprofesionalan, 8) Asas keresponsifan, 9) Asas keantisipatifan, 10) Asas
kepartisipasifan, 11) Asas akuntabilitas, 12) Asas kemanfaatan, 13) Asas
aksesibilitas, dan 14) Asas kepentingan umum.

Bab 2 Arsip Dinamis

A. Pengertian Arsip Dinamis

Arsip dinamis (record) adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu karena masih
memiliki nilai guna primer (UU No. 43 tahun 2009).

B. Tujuan Arsip Dinamis

Tujuan pengelolaan arsip dinamis dalam suatu organisasi adalah untuk

menciptakan efesiendi kerja dalam hal penciptaan, pemeliharaan, dan penemuan
kembali informasi untuk menunjang pengambilan keputusan, pelaksanaan
operasional, penyediaan bahan bukti kebijaksanaan, dan kegiatan organisasi.
Termasuk di dalamnya suatu upaya untuk menjamin terpeliharanya legalitas,
profesionalisme, dan pertanggungjawaban organisasi.

C. Ciri-Ciri Arsip Dinamis

Menurut Yayan Daryan (2015), arsip dinamis adalah arsip yang memiliki
ciri-ciri sebagai berikut.

1. Masih aktual dan berlaku secara langsung serta diperlukan dan

dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
2. Senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.
3. Pada dasarnya bersifat tertutup sehingga pengelolaan dan perlakuannya
harus mengikuti ketentuna tentang kerahasiaan surat-surat.

D. Ruang Lingkup Pengelolaan Arsip Dinamis

Ruang lingkup pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip
aktif, dan arsip inaktif.Berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis, kegiatan
pengelolaan arsip dinamis sebagaimana terdapat dalam UU No. 43 tahun 2009
meliputi 4 hal, yaitu: (1) penciptaan arsip, (2) penggunaan arsip, (3) pemeliharaan
arsip, dan (4) penyusutan arsip.

E. Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis

Instrumen pengelolaan arsip dinamis adalah alat yang digunakan dalam

proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip dinamis

4
agar dapat dikendalikan secara efesien, efektif, dan sistematis. Berdasarkan UU
No. 43 tahun 2009 Pasal 40, instrumen yang dibutuhkan untuk mendukung
pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efesien sebagai syarat awal terciptanya
pengelolaan arsip dinamis dengan baik, adalah (1) Tata Naskah Dinas (2)
Klasifikasi Arsip (3) Jadwal Retensi Arsip, dan (4) Sistem Klasifikasi Keamanan
dan Akses Arsip.

Bab 3 Tata Naskah Dinas

A. Pengertian Tata Naskah Dinas

Tata naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis (naskah) yang

meliputi jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, pendistribusian dan
penyimpanan, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan
(Bambang P.W.T, 2012).

B. Tujuan Tata Naskah Dinas

Menurut Yayan Daryan (2015), tujuan dibuatnya tata naskah dinas, yaitu:

1. Memenuhi autentisitas dan reliabilitas arsip;

2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan utuh;
3. Mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan
negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam
kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia.

C. Asas Penerapan Tata Naskah Dinas

Penerapan tata naskah dinas di lingkungan organisasi pemerintahan ataupun

swasta sebaiknya memerhatikan asas-asas sebagai berikut (ANRI: Modul
Manajemen Persuratan dan Formulir, 2009: 4-5);

1. Asas efisiensi
2. Asas pembakuan
3. Asas pertanggungjawaban
4. Asas keterkaitan
5. Asas kecepatan dan ketepatan
6. Asas keamanan

D. Jenis Naskah Dinas

Naskah dinas dikelompokkan menjadi beberapa jenis, antara lain sebagai

berikut.

1. Naskah dinas arahan

2. Naskah dinas korespondensi

5
 3. Naskah dinas khusus
4. Laporan
5. Telaahan staf
6. Formulir
7. Naskah dinas elektronis

E. Format Naskah Dinas

1. Format resmi (official style);
2. Format balok atau lurus penuh (full block style);
3. Format balok yang diubah atau lurus (bolck style);
4. Format setengah balok atau lurus (semi block style);
5. Format inden atau bentuk lekuk (indented style);
6. Format paragraf menggantung (hanging paragraph).

F. Pengelolaan Naskah Dinas

1. Penyusunan Naskah
2. Pengklasifikasian Informasi Surat
3. Proses Pengetikan
4. Penggandaan
5. Pendistribusian

G. Media Naskah Dinas

1. Kertas
2. Amplop

Bab 4 Klasifikasi dan Indeks Arsip

Klasifikasi arsip, klasifikasi pemberkasan atau skema klasifikasi adalah

penggolongan atau pengelompokan arsipmenurut urutan atau masalah secara
logis, kronologis, dan sistemastis berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi
pencipta dan merupakan pedoman untuk pengaturan, penataan, dan penemuan
kembali arsip.

Kegunaan Klasifikasi Arsip (menurut Prihatmi Wuryatmini (2015)):

1. Pedoman baku untuk penataan arsip yang didasarkan pada sistem

pemberkasan subjek.
2. Keutuhan informasi.
3. Mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis.
4. Mendukung secara langsung dalam penyusutan arsip.
5. Sarana pengendalian dan membantu dalam mempercepat penemuan
kembali arsip.

6
Tujuan Penyusunan Klasifikasi

Tujuan dilakukannya pengklasifikasian arsip adalah untuk menjamin

pengelolaan arsip aktif secara efektif dan efisien.

Syarat Penyusunan Klasifikasi (menurut Gunawan Ari Wibowo (2012))

1. Terpeliharanya hubungan logis dan urutan yang kronologis antara subjek

yang ada atau masalah-masalahnya.
2. Harus mencerminkan ruang lingkup proses tahapan-tahapan kegiatan
organisasi yang bersangkutan, harus sesuai dengan masalah yang benar-
benar terjadi dan dilaksanakan oleh organisasi yang bersangkutan.
3. Jika terdapat yang tidak bisa dilakukan dengan urutan kronologis,
penyusunna dapat diurutkan dengan abjad.
4. Harus terdapat hubungan logis dan urutan kronologis yang membentuk
skema klasifikasi.
5. Skema klasifikasi harus disusun secara berjenjang atau bertingkat.

Unsur Klasifikasi

1. Kelompok informasi arsip, yaitu unsur fungsi, unsur struktur organisasi,

dan unsur masalah/ subjek.
2. Kode arsip, yaitu tanda pengenal yang pada umumnya berbentuk angka,
huruf, atau keduanya.

Cara Penyusunan Klasifikasi

 Analisis fungsi organisasi

 Pengelompokan kegiatan sustansi dan fasilitatif
 Menentukan klasifikasi masalah
 Menentukan kode klasifikasi masalah

G. Indeks

Indeks adalah tanda pengenal berkas atau judul berkas. Menurut Read dan
Ginn, mengindeks adalah menentukan filling segmen (atau nama) arsip yang
disimpan dalam urutan yang mengikuti sistem tertentu.

Bab 5 Arsip Aktif

Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau

terus-menerus. Asas Pengorganisasian Pengelolaan Arsip:

1. Asas sentralisasi
2. Desentralisasi
3. Kombinasi (Gabungan Sentralisasi dengan Desentralisasi)

7
Sistem Pengelolaan Arsip:

1. Sistem resolusi
2. Sistem agenda
3. Sistem verbal
4. Sistem kaulbach
5. Sistem tata naskah (takah)
6. Sistem kearsipan pola baru
7. Sistem pengelolaan arsip menurut UU No. 43 Tahun 2009

Bab 6 Arsip Inaktif

Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun

(UU No. 43 tahun 2009). Arsip inaktif berfungsi sebagai referensi atau rujukan
saja dan umunya ditempatkan di pusat arsip. Tujuan pengelolaan arsip inaktif
adalah mampu menyediakan arsip yang benar pada waktu yang cepat, untuk orang
yang tepat, dengan biaya yang seefisien mungkin. Langkah-langkah penataan
arsip inaktif, yaitu:

 Pemeriksaan
 Pendeskripsian
 Penataan arsip dalam boks
 Penomoran boks
 Penataan boks dalam rak arsip
 Penyusunan daftar arsip inaktif

Bab 7 Arsip Vital

Arsip vital adalah arsip yang esensinya berkaitan dengan kelangsungan

hidup suatu organisasi. Aspek yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan arsip
vital, yaitu:

1. Seleksi dan proteksi.

2. Penyajian dan pelayanan tepat waktu.
3. Penyediaan berbagai manual dalam menentukan jenis arsip vital.
4. Penyediaan pedoman dan prosedur penyimpanan, pelayanan, pengadaan,
kode akses tertentu.

A. Program Arsip Vital

Kegiatan program arsip vital dilaksanakan melalui: identifikasi arsip vital,

perlindungan dan pengamanan, dan penyelamatan dan pemulihan.

Bab 8 Klasifikasi Keamanan dan Akses

8
 Klasifikasi keamanan dan akses arsip adalah penggolongan atau pengatagorian
arsip dinamis berdasarkan tingakt keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap
kepentingan dan keamanan negara, publik, dan perseorangan. Adapun arsip
dinamis adalah pengatagorian pengaturan ketersediaan arsip dinamis sebagai hasil
dari kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip untuk mempermudahkan
pemanfaatan arsip (Yayan Daryan, 2015).

Prinsip dasar yang perlu diperhatikan dalam penetapan klasifikasi

keamanan arsip dinamis adalah :

1. Memperhatikan tingkat keseriusan dampak yang timbul apabila arsip

disalahgunakan.
2. Pengklasifikasian keamanan arsip dinamis.

Adapun prinsip dasar dalam akses arsip dinamis adalah:

1. Pengaksesan arsip hanya dapat dilakukan oleh pejabat.

2. Pejabat yang kedudukannya lebih tinggi dapat mengakses arsip
dibawahnya.
3. Pejabat atau staf yang kedudukannya rendah tidak dapat mrngakses arsip
yang dibuat oleh pejabat diatasnya.

A. Tahapan Penyusunan Klasifikasi dan Akses Arsip

Kurniatun Tigawati (2015) menyatakan bahwa penyusunan klasifikasi

keamanan dan akses arsip dinamis dapat dillakukan dengan tahapan sebagai
berikut :

1. Identifikasi ketentuan hukum

2. Analisis fungsi unit kerja dalam organisasi dan analisis job description.
3. Analisis resiko
4. Penentu katagori klasifikasi keamanan
5. Penggolongan hak akses arsip dinamis
6. Pengamanan tingkat klasifikasi
7. Penyusuna daftar arsip dinamis berdasarkan klasifikasi keamanan dan
akses arsip dinamis.

Bab 9 Jadwal Retensi Arsip

Retensi arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan

terhadap suatu jenis arsip (PP No.28 tahun 2012).

Kedudukan jadwal retensi arsip dalam manajemen arsip berada dalam

tahapan akhir dalam proses manajemen arsip, yaitu penyusutan arsip.. Jadwal
retensi arsip berfunsi sebagai pedoman untuk melakukan penyusutan arsip, baik

9
memindahkan arsip inaktif, memusnahkan arsip, maupun meyerahkan arsip statis.
Tujuan Pembuatan Jadwal Retensi Arsip berdasarkan ANRI yaitu:

1. Memenuhi kebutuhan organisasi pencipta

2. Memenuhi persyaratan hukum.
A. Kegunaan Jadwal Retensi Arsip

Kurniatun Tigawati (2015) menyatakan bahwa kegunaan jadwal retensi

arsip adalah

1. Efesiensi dalam pengelolaan arsip

2. Efektifitas dalam pendayagunaan arsip
3. Jaminan kepastian hukum
4. Penyelamatan arsip bernilai guna sekunder
5. Penyelamatan aset nasional dalam segala bidang.
B. Unsur-unsur dalam Jadwal Retensi Arsip

Berdasarkan ANRI, jadwal retensi arsip adalah daftar yang mempunyai

unsur sekurang-kurangnya tiga hal berikut ;

1. Jenis arsip
2. Jangka waktu simpan
3. Keterangan nasib arsip.
C. Prinsip-prinsip dalam Penyusunan Jadwal Retensi Arsip

Berdasarkan ANRI, prinsip-prinsip umum yang harus dipahami dalam menyusun

jadwal retensi arsip adalah :

1. Prinsip manajemen
2. Prinsip pembuatan
3. Prinsip isi
4. Prinsip implementasi
D. Tahapan Penyusunan Jadwal Retensi Arsip

Berdasarkan ANRI, tahapan dalam penyusunan jadwal retensi arsip dapat

dilakukan dengan :

1. Pembentukan tim kerja

2. Survei atau inventarisasi arsip dan analisis fungsi organisasi
3. Pengelolahan data dan penyusutan draft
4. Pembahasan draft
5. Penyempurnaan
6. Pengesahan

Bab 10 Penilaian Arsip

10
 Penilaian arsip adalah proses menentukan nilai arsip dilihat dari aspek
fungsi dan substansi informasinya serta karakterikstik fisik dan nilai intriksiknya
yang melakukan melalui langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis
dalam unit-unit informasi (Kepka ANRI No. 7 tahun 2001).

Pertimbangan utama dalam penilaian arsip untuk menentukan nasib arsip,

apakah arsip dimusnahkan, disimpan atau dinilai kembali adalah sebagai berikut:

1. Nilai Guna Arsip

2. Bobot Informasi Arsip
3. Frekuensi Penggunaan Arsip

Berdasarkan Kepka No.7 tahun 2001, untuk dapar melakukan penilaian

arsip, secara teknis melalui langkah-langkah berikut :

1. Cermati unit-unit kerja dalam struktur organisasi instansi yang

bersangkutan
2. Cermati butir-butir fungsi pada masing-masing unit kerja dalam struktur
organisasi
3. Konversikan setiap butir fungsi tersebut
4. Cermati jenis-jenis kegiatan
5. Cermati jenis-jenis transaksi
6. Himpun folder atau naskah
7. Lakukan penilaian dari aspek fungsi
8. Lakukan penilaian dari aspek informasinya
9. Lakukan penilaian apakah arsip bernilai guna permanen
10. Lakukan sesuai ketentuan hukum

Bab 11 Preservasi Arsip Statis

A. Pengertian Preservasi Arsip

Preservasi atau pelestarian arsip adalah keseluruhan proses dan kerja dalam
rangka perlindungan arsip terhadapa kerusakan arsip atau unsur perusak dan
restorasi atau perbaikan (reparasi) bagian arsip yang dirusak. (ANRI ; Modul
Preservasi Arsip Statis, 2012:3)

B. Tujuan dan prinsip preservasi arsip

Kegiatan preservasi arsip bertujuan untuk melindungi fisik arsip agar tahan
lama, menghindarkan kerusakan arsip sehingga kandungan informasinya dapat
terjaga selamanya.

11
C. Faktor perusak arsip
Secara umum kerusakan arsip dikelompokkan menjadi dua, yaitu faktor
internal dan faktor eksternal (ANRI : Modul Preservasi Arsip Statis, 2012: 10-12)
1. Faktor internal, adalah faktor perusak arsip yang berasal dari dalam arsip
tersebut. Faktor perusak internal adalah sumber keasaman yang berasal
dari dalam kertas pada waktu pembuatan kertas. Zat kimia yang
merupakan sumber keasaman kertas adalah lignin, alum-rosin sizing, dan
zat pemutih.
2. Faktor eksternal, adalah faktor perusak arsip yang berasal dari luar atau
lingkungan di sekitar arsip. Secara umum faktor eksternal penyebab
rusaknya arsip dikelompokkan menjadi (a) faktor fisika, (b) faktor kimia,
(c) faktor biodata, dan (d) faktor penggunaan dan penanganan.

D. Jenis preservasi arsip

Preservasi arsip statis dapat dilaksanakan dengan dua cara, yakni preservasi
preventif dan preservasi kuratif (Perka ANRI No. 23/2011).
1. Preservasi preventif
Preservasi preventif adalah preservasi yang bersifat pencegahan terhadap
kerusakn arsip, melalui penyediaan prasarana dan sarana perlindungan
arsip, serta metode pemeliharaan arsip.
Ruang lingkup preservasi meliputi; (a) Penyimpanan arsip, (b)
Penanganan arsip, (c) Pengendalian hama terpadu, (d) akses, (e)
reproduksi, dan (f) Perencanaan menghadapi bencana.

2. Preservasi kuratif
Preservasi kuratif adalah preservasi yang bersifat perbaikan atau
perawatan terhadap arsip yang mulai atau sudah rusak atau kondisinya
memburuk sehingga dapat memperpanjang usia arsip.
Ruang lingkup preservasi kuratif meliputi; (a) prinsip perbaikan arsip, (b)
ruangan perbaikan arsip, (c) perawatan arsip kertas, (d) perawatan arsip
audiovisual, dan (e) pengendalian hama.

Bab 12 Arsip Statis

A. Pengertian Arsip Statis

Arsip statis diidentikkan sebagai arsip permanen, yaitu arsip yang
memiliki nilai berkelanjutan dan/atau arsip yang karena ketentuan hukum
tidak boleh dimusnahkan. Arsip statis yang dikelola oleh lembaga
kearsipan pada dasarnya terbuka untuk umum.
B. Ruang Lingkup Pengelolaan Arsip Statis

12
 Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara
efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi akuisisi, pengolahan,
preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan public dalam
system kearsipan nasional.
C. Kriteria Arsip Statis
Menurut Bambang P.W.T (2012), kriteria arsip statis yaitu sebagai berikut:
1. Tidak digunakan lagi oleh pencipta arsip:
2. Sudah ditetapkan atau dinyatakan sebagai arsip statis melalui proses
seleksi atau penilaian, baik dengan jadwal referensi arsip maupun
tanpa jadwal referensi arsip:
D. Tahapan Pengoolahan Arsip Statis
Berdasarkan ANRI, Modul Akuisisi Arsip (1999: 28-38), pengolahan arsip
statis dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:
1. Survey dan identifikasi arsip.
2. Pembuatan skema sementara pengaturan arsip
3. Rekontruksi arsip
Hal yang perlu dilakukan dalam rekontruksi arsip adalah:
a. Pemilahan untuk memissahkan arsip dengan non-arsip
b. Pengelompokan arsip berdasarkan asas provenance
c. Penyusunan lembaran arsip kedalam file sesuai dengan filing
system yang berlaku pada saat arsip tersebut diciptakan (original
order). Penyusunan file-file ke dalam series arsip dilaksanakan
secara sistematis.
4. Deskripsi arsip dan pemberian nomor sementara
5. Pembungkusan arsip
6. Entri dan pengolahan data
7. Pembuatan skema definitive
8. Draft sarana bantu penemuan kembali (finding aids)
Sarana bantu penemuan kembali arsip statis antara lain;
a. Daftar arsip
b. Inventaris arsip
c. Guide
d. Indeks
e. Agenda
9. Manuver fisik dan penomoran definitive (tetap)
10. Penataan arsip statis
Bab 13 akuisisi Arsip

A. Pengertian Akuisisi Arsip

Akuisisi arsip statis adalah penambahan khazanah arsip statis pada
lembaga yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dari
hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Tujuan

13
 akuisisi arsip adalah upaya penyelamatan, pelestarian, dan pewrisan arsip
yang merupakan memori kolektif dan identitas bangsa.

Bab 15 Akses dan Layanan Arsip Statis

A. Pengertian akses dan layanan arsip statis

Akses arsip statis adaah ketersediaan arsip statis sebagai hasil dari
kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk
mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
B. Ruang lingkup akses dan layanan arsip statis
Menurut Perka ANRI No. 28 tahun 2011, ruang lingkup akses dan layanan
arsip statis terdiri atas hal-hal berikut:
1. Keterbukaan arsip statis meliputi; prinsip, pembatasn keterbukaan, dan
tujuan pembatasan keterbukaan.
2. Aksebilitas arsip statis kepada publik sesuai kaidah-kaidah kearsipan dan
ketentuan perundang – undangan.
3. Pelayanan arsip statis, meliputi; prinsip, sarana dan prasarana, petugas
layanan, persyaratan petugas layanan, kewajiban dan kewenangan petugas
layanan, jenis layanan, serta prosedur pelayanan.
C. Prinsip akses dan layanan arsip statis

Menurut Perka ANRI No. 28 tahun 2011, prinsip-prinsip dalam kegiatan akses
dan layanan arsip statis antara lain:

1. Berdasarkan hukum dan ketentuan peraturan perundang-undangan, arsip

statis sudah dapat dibuka.
2. Ketersediaan sarana bantu penemuan kembali arsip statis baik manual
maupun elektronik.
3. Kondisi fisik dan informasi arsip statis yang akan diakses dan diberikan
kepada pengguna arsip statis dalam keadaan baik.
4. Akses dan layanan arsip statis harus mempertimbangkan keamanan dan
pelestarian.
5. Akses arsip statis dilaksanakan secara wajar dengan pelayanan paling
mendasar.
6. Prosedur akses harus sesederhana mungkin untuk menjamin perlindungan
statis dan penghilangan, pengubahan, dan perusakan.

Bab 16 Arsip Media Baru

A. Pengertian arsip media baru

Euis Shariasih (2012) menyatakan bahwa arsip media baru adalah arsip yang
isi informasi dan bentuk fisiknya direkam dalam media magnetik menggunakan

14
perangkat elektronik atau dalam bentuk media citra bergerak, gambar statistik,
dan rekaman suara yang diciptakan dalam rangka pelaksanaan kegiatan organisasi
ataupun perorangan.

B. Jenis arsip media baru

Berdasarkan medianya arsip dibedakan menjadi dua macam, yaitu : (1) arsip
konvensional, yang terdiri atas arsip kertas, arsip foto, dan arsip peta. (2) arsip
media baru, yang terdiri atas arsip audio visual, arsip elektronik/komputer, dan
arsip mekrigrafik (Yayan Daryan, 2015).
1. Arsip kertas adalah arsip yang informasinya tercetak dalam kertas
2. Arsip peta adalah arsip yang informasinya tercetak dalam bentuk gambar.
3. Arsip audio visual adalah arsip yang isi informasinya dapat dipandang
dan/atau di dengar. Arsip audio visual terdiri atas:
a. Arsip citra bergerak, yaitu arsip yang isi informasinya tterekam dalam
media citra bergerak seperti film gambar hidup.
b. Arsip citra statik, yaitu arsip yang isi informasinya berupa citra tetap,
terekam dalam rangkaian gambar foto grafik pada bahan dasar film
yang penciptaannya menggunakan peralatan khusus.
c. Arsip rekaman suara, yaitu arsip yang informasinya terekam dalam
sinyal suara dengan menggunakan sistem perekam tertentu.
d. Arsip elektronik, yaitu arsip yang diciptakan dalam format elektronik.

Bab 17 Arsip Elektronik

Menurut Irwanto Eko Saputro (2013), manfaat pengelolaan arsip

elektronik yaitu :
1. Penanganan arsip dinamis dan arsip statis dapat dikelola dari awal
perencanaan atau pembuatan naskah atau dokumen
2. Memenuhi tuntutan top management terhadap kecepatan dan ketepatan
3. Memudahkahn aksebikitas dan menjamin akuntabilitas
4. Menuju paperless society dan menghemat ruangan atau sarana prasarana
(dari gedung ke server)
5. Manajemen pengawasan akan lebih mudah, cepat, dan lebih accountable
menuju good governance
6. Meningkatkan pelayanan umum/public service

Berikut perbedaan karakteristik arsip tradisional dan arsip elektronik

menurut Irwanto Eko Saputro (2013), yaitu:

1. Perekaman dan simbol yang digunakan :

 Arsip tradisional : isi direkam pada suatu media (kertas dll) dan
menggunakan simbol (alfabet, gambar dll) yang dapat secara langsung
dibaca oleh manusia.

15
  Arsip elektronik : isi direkam pada suatu media dan tidak dapat secara
langsung diakses oleh manusia karena harus direpresentasikan oleh simbol
yang harus diterjemahkan telebih dahulu oleh mesin.
2. Hubungan antara isi dan media :
 Arsip tradisional : isi yang terekam pada suatu media tidak dapat
dipisahkan dari medianya
 Arsip elektronik : isi yang terekam pada suatu media dapat dipisahkan
dari medianya.
3. Karakteristik struktur fisik dan logik:
 Arsip tradisional: sturuktur fisik dapat dilihat langsung oleh pengguna
 Arsip elektronik: struktur fisik tidak dapat dilihat langsung oleh pengguna
4. Metadata:
 Arsip tradisional: metada membentuk hubungan antara suatu arsip dengan
kontek fungsional dan admnistratifnya
 Arsip elektronik: selain kontek fungsional dan administratif, jga
menunjukkan bagaimana informasi direkam atau dibuat
5. Identifikasi arsip:
 Arsip tradisional: dapat dilakukan dengan melihat fisik arsip secara
langsung
 Arsip elektronik: tidak dapat diidentifikasi dengan melihat secara fisik,
tetapi dari suatu entitas logik
6. Pelestarian arsip:
 Arsip tradisional: menyimpan fisik unit arsip dengan kondisi yang sebaik
mungkin untuk meghindari kerusakan dan untuk memperbaiki jika terjadi
kerusakan
 Arsip elektronik: media penyimpanan harus disimpan dengan kondisi
sebaik mungkin.

Bab 18 Sumber daya Pendukung Kearsipan

SDM kearsipan yang diperlukan adalah pimpinan, arsiparis dan tenaga

administrasi. Tugas SDM kearsipan adalah mlakukan pengelolaan arsip dan
pembinaan kearsipan. Dalam UU No. 43 Thun 2009 disebutkan bahwa SDM di
bidang kearsipan minimal berpendidikan Diploma (D3). Adapun kompetensi yang
perlu dimiliki oleh SDM bidang kearsipan adalah pimpinan, arsiparis, dan staf
administrasi. Sarana prasarana kearsipan merupakan bentuk perantara yang
menunjang dan mendukung kegiatan utuk mencapai tujuan pengelolaan kearsipan.

Bab 19 Praktek Pengelolaan Arsip

Petunjuk kerja pengelolaaan arsip, yaitu:

1. Menyusun klasifikasi arsip
2. Melakukan penataan arsip aktif

16
 3. Melaukan penataan arsip inaktif
4. Melakukan pengolahan arsip statis

Petunjuk kerja :

1. Menyusun program arsip vital

2. Menyusun jadwal retensi arsip

17
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Ulasan Kedua Buku

2.1.1 Buku Utama

Buku utama yang kami gunakan dalam Critical Book Review ini sudah sangat
lengkap materi yang disuguhkan sangat optimal dan praktis serta akan sangat
dapat dimengerti oleh para pembaca, sehingga buku utama ini memang sangat
dianjurkan digunakan sebagai buku utama dalam refrensi manajemen arsip statis.

2.1.2 Buku Pembanding

Untuk buku pembanding sendiri tidak kalah dengan buku utama, sehingga kami
sebagai pengulas sulit sekali menemukan celah dimana kekurangan dari buku
kedua ini. sebab walaupun materi yang dijabarkan terlihat kompleks, namun
secara keseluruhan tidak ada penyampaian yang terlalu dangkal dalam buku ini,
sehingga sebenarnya buku ini juga dikatakan cukup baik sebagai sumber refrensi
lainnya dalam manajemen arsip statis.

18
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Berdasarkan pengamatan kami setelah membandingkan kedua buku ini.
Bahwa kedua buku yang telah kami ulas, sama-sama memiliki kelebihan yang
menurut kami sama kuatnya, sehingga kami sebagai pengulas, dapat menyarankan
kepada pembaca, jika ingin menambah wawasan mengenai manajemen arsip
statis, dapat menggunakan kedua buku ini sebagai refrensi dalam praktiknya.

3.2 Saran
Saran kami sebagai pengulas bahwasannya. Kedua buku ini adalah sumber
ilmu pengetahuan yang jika dapat dimanfaatkan secara optimal, maka pembaca
akan dapat merasakan bahwa pengetahuan kognitif anda, akan mengalami
perkembangan terkhusus mengenai manajemen arsip statis ini. dan juga ini sangat
berguna ilmunya, ketika nantinya para pembaca akan memasuki dunia kerja.

19
 DAFTAR PUSTAKA

Muhidin, Sambas Ali. 2016. Manajemen Kearsipan. CV Pustaka Setia.

Barthos, Basir. 2016. Manajemen Arsip Dinamis. Bumi Aksara.

20