MATA KULIAH MANAJEMEN ARSIP STATIS

(Dosen Pengampu: Dra.SRI MUTMAINNAH, M.Si.)

Disusun Oleh:

NAMA : MARDIAH IRWANDA GULTOM

NIM : 7183144021

KELAS :A

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI MEDAN

2020
 KATA PENGANTAR

Puji syukur saya ucapkan kepada Allah SWT, yang telah memberikan nikmat serta
karunianya, sehingga saya memiliki kesempatan untuk dapat menyelesaikan tugas mata kuliah
MANAJEMEN ARSIP STATIS Critical Book Report oleh dosen kami Dra.SRI
MUTMAINNAH, M.Si. Penulisan bedah buku ini bertujuan untuk memenuhi persyaratan
pembelajaran Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI).

Dengan penuh kesadaran saya tahu bahwa sesungguhnya ini masih jauh dari
kesempurnaan. Dalam proses pembuatan Critical Book Report ini saya menjumpai hambatan,
namun berkat dukungan materi dari berbagi pihak, akhirnya saya dapat menyelesaikan Critical
Book Report ini dengan cukup baik, oleh karena itu melalui kesempatan ini saya menyampaikan
terima kasih.

Saya mohon maaf jika ada kesalahan dalam tugas Critical Book Report saya, akhir kata
saya ucapkan banyak terimah kasih, semoga tugas saya ini dapat memberikan manfaat serta ilmu
dalam perkembangan dunia pendidikan dan yang pastinya dapat bermanfaat dan bisa menambah
pengetahuan bagi pembaca.

Medan, Maret 2020

Penulis
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.........................................................................................................

DAFTAR ISI.......................................................................................................................
BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG............................................................................................

B. RUMUSAN MASALAH.......................................................................................

C. TUJUAN.................................................................................................................

BAB II ISI BUKU

A. RINGKASAN BUKU UTAMA...........................................................................

B. RINGKASAN BUKU PEMBANDING...............................................................

BAB III PENUTUP

A. KESIMPULAN.....................................................................................................

B. SARAN.................................................................................................................

DAFTAR PUSTAKA
 BAB II ISI BUKU

RINGKASAN BUKU UTAMA

BAB 12 ARSIP STATIS

A. Pengertian Arsip Statis
Arsip statis dalam undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 didefinisikan sebagai arsip yang
dihasilkan oleh pencipta arsip karena keterangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik
secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau lembaga
kearsipan.
Arsip statis yang dikelola oleh lembaga kearsipan pada dasarnya terbuka untuk umum oleh
karena itu undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan mewajibkan kepada setiap
lembaga kearsipan untuk menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna
arsip.
B. Ruang Lingkup Pengelolaan Arsip Statis
Menurut perka Anri Nomor 31 tahun 2011 pengelolaan arsip statis meliputi
1. Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan Khazanah arsip statis pada lembaga kearsipan
yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya.
2. Pengelolaan arsip statis merupakan kegiatan menata informasi arsip statis menata fisik arsip
statis dan penyusunan sarana bantu temu balik arsip statis
3. Preservasi arsip statis atau pelestarian adalah keseluruhan proses dan kerja dalam rangka
perlindungan arsip terhadap kerusakan arsip atau unsur perusak dan restorasi atau perbaikan
bagian arsip yang rusak
4. Akses arsip statis ketersediaan arsip sebagai hasil dari wewenang hukum dan otorisasi legal
serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah pertemuan dan pemanfaatan arsip
C. Kriteria Arsip Statis
Menurut Bambang P. W. T 2012 kriteria arsip statis yaitu sebagai berikut :
1. Tidak digunakan oleh lembaga pencipta arsip
2. Sudah ditetapkan atau dinyatakan sebagai arsip statis melalui proses seleksi atau penilaian
3. Mengutamakan arsip yang memiliki tingkat perkembangan asli
4. Masih bisa dibaca dan tidak rusak total
5. Hindari duplikasi
D. Fungsi Arsip Statis
Menurut perka Anri nomor 27 tahun 2011 pengelolaan arsip statis oleh lembaga kearsipan
memiliki beberapa fungsi ialah
1. Memori kolektif identitas dan jati diri bangsa
2. Bahan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan
3. Sumber informasi publik
E. Prinsip Pengelolaan Arsip Statis
Menurut perka Anri nomor 27 tahun 2011 prinsip pengelolaan arsip ialah
1. Prinsip pokok
a. Prinsip asal-usul dan prinsip yang dilakukan untuk menjaga aset tetap terkelola dalam satu
kesatuan pencipta arsip tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain
sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptanya
b. Prinsip aturan asli adalah prinsip yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai
dengan peraturan aslinya
2. Prinsip alternatif
a. Prinsip fungsional merupakan aturan menyusun kembali arsip yang didasarkan pada fungsi
penciptaan arsip
b. Prinsip restorasi merupakan aturan menyusun kembali arsip yang didasarkan pada sistem
penataan masa dinamis dengan mengadakan perbaikan terhadap arsip yang mengalami
kerusakan.
c. Prinsip organisasi merupakan aturan penyusunan kembali arsip yang didasarkan pada struktur
organisasi
d. Prinsip masalah prinsip kegunaan
F. Tahapan Pengelolaan Arsip Statis
Berdasarkan ANRI modul akuisisi arsip 1999 28 sampai 38 yaitu:
1. Survei dan identifikasi arsip penyusunan daftar arsip statis dimulai dari kegiatan Identifikasi
informasi arsip statis yang akan diolah dan dibuat sarana bantu penemuanny.
2. Pembuatan skema sementara pengaturan arsip skema arsip merupakan susunan kelompok
arsip yang dibuat berdasarkan subjek atau fungsi fungsi fungsional.
3. Rekonstruksi arsip adalah kegiatan mengembalikan penataan arsip sesuai dengan konteks dan
penataan aslinya
4. Deskripsi arsip dan pemberian nomor sementara adalah kegiatan perekaman informasi setiap
series arsip unsur-unsur unit informasi arsip sekurang-kurangnya memuat
a. Informasi series
b. Kurun waktu arsip
c. Bentuk redaksi
d. Tingkat keaslian
e. Kondisi arsip
f. Jumlah arsip
Pendeskripsian arsip dapat dituangkan dalam kartu deskripsi kartu deskripsi ini dapat dibuat
dari kertas HVS dilipat dan dipotong menjadi 4 kartu deskripsi.
5. Pembungkusan arsip
6. Entry dan pengelolaan data
7. Pembuatan skema definitif berasal dari skema sementara yang telah dibuat
8. Sarana bantu penemuan kembali atau finding AIDS finding AIDS merupakan hasil akhir dari
suatu kegiatan pengelolaan arsip statis yang berbentuk buku dan Sebagai panduan buku sarana
bantu jalan dalam masuk dalam penemuan kembali arsip bagi peneliti sarana bantu penemuan
kembali arsip statis adalah
a. Daftar arsip
b. Inventaris arsip
c. Guide
d. Indeks
e. Agenda
9. Manuver fisik dan penomoran definitif tetap arsip yang telah disusun dengan deskripsi
arsipnya kemudian diolah dikelompokkan dan disusun kembali sesuai dengan masalah.
10. Penataan arsip statis menurut International standard arsifal description penataan arsip statis
dilakukan berdasarkan struktur pernyataan yaitu grup,series, berkas, dan item. Proses penataan
arsip pada umumnya meliputi kegiatan mengepak labeling dan penataan dalam rak lemari arsip.
11. Pembuatan sarana bantu penemuan kembali arsip kegiatan terakhir dari pengelolaan arsip
statis adalah membuat finding AIDS sarana bantu penemuan kembali arsip statis meliputi :
- Daftar arsip
- Inventaris arsip
- Guide
- Indeks
- Agenda

BAB 13 AKUISISI ARSIP

A. Pengertian Akuisisi Arsip

Ialah proses penambahan khazanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilakukan
melalui kegiatan pengelolaan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada
lembaga kearsipan (Perka ANRI No.31 Tahun 2011). Hal ini bertujuan sebagai upaya
penyelamatan, pelestarian,dan pewarisan arsip yang merupakan memori kolektif dan identitas
bangsa.

Alasan di lakukan akuisisi arsip adalah

 Arsip memiliki informasi yang berkelanjutan

 Alasan praktis ( sesuai daur hidup arsip)
 Alasan ekonomis ( efesiensi pengelolaan dari segi baiaya,waktu,tempat atau ruang
, SDM, dan pengelolaan )
 Alasan politis ( pengambil alihan tanggung jawab pengelolaan arsip ke
pemerintah melalui lembaga kearsipan )
 Alasan sosial ( informasinya milik publik )
 Alasan hukum ( bukti pertanggung jawaban nasional )
B. Prinsip Akuisisi Arsip
 Akuisisi arsip dilakukan dengan cara penarikan/serah terima arsip dari pencipta
arsip ke lembaga kearsipan
 Arsip sudah di tetapkan sebagai arsip statis oleh lembaga kearsipan melalui proses
penilaian berdasarkan pedoman dan jenis arsip yang bernilai sekunder serta
dinyatakan telah selesai masa simpan dinamisnya.
 Arsip di akuisisi dengan keadaan teratur dan terdaftar dengan baik sesuai dengan
bentuk dan media serta mengacu pada prinsip asal usul dan aturan asli.
 Serah terima akuisisi arsip wajib di dokumentasikan melalui pembuatan naskah
serah terima arsip berupa berita acara , daftar arsip statis berikut riwayat arsip dan
arsipnya.
 Akusisi arsip oleh lembaga kearsipan di ikuti dengan peralihan tanggung jawab
pengelolaanya.
C. Pelaksanaan Akuisisi Arsip Statis (Perka ANRI No.31 2011)
1. Tahap monitoring
 Monitoring dalam kegiatan akuisisi dilakukan dengan cara penelusuran arsip statis
di lingkungan pencipta arsip dan pemilik arsip. Verifikasi dilakukan terhadap arsip
statis tercantum dalam JRA yang berketerangan di permanenkan serta terhadap arsip
yang belum tercantum dalam JRA tetapi memiliki nilai guna kesejarahan dengan
didukung oleh bukti-bukti berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
2. Tahap penilaian arsip statis
Penilaian arsip statis dilakukan oleh lembaga kearsipan untuk menyeleksi arsip
yang telah di nyatakan habsi masa retensinya dan/atau berketerangan permanen oleh
pencipta arsip. Hal yang perlu diketahui dalam menilai arsip statis yaitu
 Menngunakan pendekatan makro , dengan mengedepankan tema sosial (social
issue)
 Beradasarkan analisis fungsi organisasi
a. Mengkaji seluruh bidang yang terdapat dalam organisasi
b. Memahami struktur organisasi secara utuh dalam struktur organisasi
c. Memahami keterkaitan fungsi dengan kegiatan dan transaksi dalam
setiap kegiatan unit kerja dalam struktur organisasi dan mengetahui
arsip-arsip yang tercipta dari hasil transaksi.
d. Memahami sifat program kegiatan dari semua unit kerja dalam sektor
atau cabang.
e. Mengidentifikasi keberadaan spesialisasi kegiatan
 Berdasarkan subtansi informasi
a. Identifikasi arsip dengan kebijakan yang relevan
b. Penggabungan arsip yang berbentuk rangkuman
c. penggabungan arsip dari berbagai kegiatan dan transaksi
d. mempertimbangkan berkas kasus penting sebagai arsip bernilai guna
permanen
e. menilai hubungan antara arsip elektronik dan sistem yangg ada untuk
memungkin kan penilaian informasi nya secara menyeluruh
f. menilai seri arsip
g. menilai berkas kusus dalam seri arsip
 Berdasarkan analisis karakteristik fisik
a. bentuk fisik dapat di jadikan sabjek penilitian
b. memiliki karakteristik artistik
c. yunik memiliki ketahanan usia autentisitas dan kredibilitas informasinya
bersifat kontroversial
d. berkaitan dengan kemashuran hidup bermasyarakat
e. memiliki arti dari segi dokumentasi yang sah, kebijaksanaan pada tingkat
eksekutif baik di dalam maupun luar negeri.
3. Tahap pelaksanaan akuisisi arsip :
a. Verifikasi langsung , hal ini apabila pemilik arsip memiliki JRA /JRD
b. Verifikasi tidak langsung, apabila pemilik arsip belum memiliki JRA/JRD
 4. Serah terima arsip statis
Hal ini merupakan sasaran akir dari akuisisi arsip . adanya proses ini berarti
adanya pelimpahan tanggung jawab untuk menyelamatkan atau melestarikan arsip
statis kepada lembaga kerasipan
a. Persiapan
b. Melakukan koordinasi kebagian lembaga kearsipan dan pencipta arsip
c. Mempersiapkan standardisasi naskah aberita acara yang di susun dengan
pedoman umum tatat naskah dinas
d. Pengiriman/pengangkutan arsip di lakukan setelah penandatanganan naskah berita
acara serah terima arsip.
D. Pihak Yang Terlibat Dalam Akuisisi Arsip
Meliputi organisasi, tempat lokasi penandatanganan naskah berita acara serah terima
arsip statis dan pejabat yang menandatanganinya,
1. Organisasi terdiri atas pencipta arsip dan lembaga kearsipan.
2. Tempat atau lokasi penandatanganan terdiri atas ANRI atau lembaga lembaga dan
badan-badan negara,arsip daerah provinsi/badan pemerintahan daerah provinsi, arsip
kabupaten atau badan badan pemerintah daerah , dan arsip perguruan tinggi atau
satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi .
3. Personil penanatanganan naskah yaitu kepala ANRI, pejabat ANRI setingkat eselon
I,II, atau III, Kepala daerah atau provinsi , Kepala arsip perguruan tinggi.
E. Hal yang di serahkan dalam akuisisi arsip
1. Arsip, dengan fisik mudah di kenali bentk, median dan jumlahnya; dalam boks
atau keadaan tertata dan teratur ; telah di lengkapi dengan identitas asal pencipta
arsip, kurun waktu penciptaan arsip, nomor arsup, dan nomor boks
2. Daftar arsip yang di serahkan
3. Berita acara serah terima arsip
4. Riwayat sejarah administrasi

BAB 14 PRESERVASI ARSIP STATIS

A. Pengertian Preservasi Arsip

Preservasi arsip atau pelestarian arsip adalah keseluruhan proses dan kerja dalam rangka
perlindungan arsip terhadap kerusakan arsip atau unsur perusak dan restorasi atau perbaikan
bagian arsip yang rusak. (ANRI :Modul Preservasi Arsip Statis, 2012:3). Preservasi arsip dapat
dilakukan secara langsung dan tidak langsung. Preservasi langsung adalah menyediakan sarana
dan prasarana perlindungan arsip. Adapun preservasi tidak langsung adalah mengusahakan
substitusi atau alih media, misalnya melakukan penggandaan dan alih media ke microfilm atau
kaset video, rekaman suara, dan lain-lain.

Secara garis besar kegiatan perservasi arsip dapat dibagi kedalam 3 kegiatan, yaitu :
 1. Pemelihraraan arsip dari berbagai faktor perusak, baik yang disebabkan oleh faktor
internal maupun faktor esternal. Kegiatan pemeliharaan arsip dilakukan dengan
melakukan kegiatan penyimpanan arsip sesuai dengan standar penyimpanan arsip, baik
peralatan, kondisi ruangan, dan lain-lain.
2. Perawatan dan perbaikan arsip yang mengalami kerusakan sebagai akibat yang tidak
baik, bencana, atau salah penggunaan dan sebagainya.
3. Reproduksi arsip dalam rangka pelsetarian inforamsi yang terkandung dalam media arsip,
diantaranya melaluii kegiatan alih media arsip.

B. Tujuan dan Prinsip Preservasi Arsip

Prinsip preservasi menurut Mustari Irawan (2011), yaitu sebagai berikut :

1. Dilaksanakan dengan mempertahankan autensitas dan reliabilitas arsip.

2. Dilaksanakan sejak arsip dinyatakan sebagi arsip permanen.
3. Penyimpanan arsip memerhatikan jenis media rekam nya.
4. Penyimpanan arsip dilaksanakan pada ruang simpan yang memenuhi syarat dengan suhu
dan kelembapan udara yang stabil.
5. Perawatan arsip dilaksanakan dengan tingkat ketelitian yang tinggi.

C. Faktor Perusak Arsip

Secara umum kerusakan arsip dikelompokkan menjadi dua, yaitu faktor internal dan
eksternal (ANRI : Modul Preservasi Arsip Statis, 2012 : 10-22)

1. Faktor Internal, faktor perusak arsip yang berasal dari dalam arsip tersebut. Faktor
perusak intern, yaitu sumber keasaman yang berasal dari dalam kertas pada waktu
pembuatan kertas.
a. Lignin, suatu senyawa kimia yang terdapat dalam kayu. Ligninn yang masih
tertinggal dalam kerats mengakibatkan kertas menjadi cokelat dan berkurangnya
kekuatan kertas.
b. Alum-rasin sizing, adalah zat kimia aluminiumsulfat dan natrium rosin yang
reaksinya digunakan untuk mengurangi daya serap air.
c. Zat pemutih, adalah zat yang pada umumnya digunakan untuk memucatkan warna
serat yang diperoleh dari proses kimia.
2. Faktor Eksternal, adalah faktor perusak arsip yang berasal dari luar atau lingkungan
disekitar arsip. Secara umum faktor penyebab rusaknya arsip dikelompokkan sebagai
berikut :
a. Faktor Fisika, meliputi cahaya, suhu dan kelembapan udara.
b. Faktor Kimia, meliputi sulfur dioksida, hidrogen sulfida, nitrogen dioksida dan
ozon.
 c. Faktor Biota, meliputi fungi, serangga dan binatang pengera. Bahan pembuatan
arsip, yaitu selulosa, perekat, dan protein merupakan suber makanan bagi
makhluk hidup seperti fungi, serangga dan binatang pengerat.
d. Faktor Penggunaan dan Penanganan, meliputi reproduksi, perpindahan, dan
penggunaan arsip. Manusi amerupakan salaah satu faktor eprusak arsip. Arsip
dapat rusak karena penggunaannya yang berlebihan.
e. Faktor Bencana Alam dan Musibah, meiputi api atau kebakaran, air atau banjir,
perang dan bencana alam serta pencurian. Bencaanm alam dapat merusak koleksi
arsip dalam jumlah besar karena bencana alam sulit diperkirakan.

D. Jenis Preservasi Arsip

Preservasi arsip dapat dilaksanakan dengan dua cara, yaitu preservasi preventif dan
preservasi kuartif (Perka ANRI No. 23/2011)

1. Preservasi Preventif, adalah preservasi yang bersifat pencagahan terhadpap kerusakan

arsip, melalui penyediaan sarana dan prasarana perlindungan arsip, serta metode
pemeliharaan arsip.
Tindakan preventif di antaranya :
a. Semua usaha yang dilakukan untuk mencegah dan memperlambat kerusakan
seperti tempat penyimpanan arsip statis yang stabil.
b. Sarana dan prasarana arsip yang sesuai
c. Penanganan arsip statis yang baik melalui pengawasan atau inspeksi.
d. Pengendalian hama terpadu
e. Setiap fungsi kearsipan melibatkan semua spek preservasi.
f. Keamanan dan kebersihan fasilitas arsip statis sehingga terlindung dari hal yang
membahayakan arsip.

Ruang lingkup preservasi preventif meliputi hal-hal berikut :

a. Penyimpanan arsip. Arsip statis disimpan dalam suatu depo arsip, yaitu bangunan
yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan pelestarian terhadap arsip
yang tersimpan di dalamnya.
b. Penanganan Arsip, dalam penanganan arsip perlu diperhatikan hal berikut :
I. Arsip kertas, penanganan nya meliputi :
a. Arsip tidak dilipat
b. Arsip harus ditangani dengan hati-hati
c. Halaman arsip dibalik dengan hati-hati
II. Arsip Film, dalam penanganan arsip perlu diperhatikan hal berikut :\
a. Hindarkan menyentuh emulsi
b. Film digulung pada spool dengan kertegangan sedang
 c. Gunakan spool yang sesuai dengan lebar film.
III. Arsip Foto, penanganan meliputi hal berikut :
a. Hindarkan foto dari sentuhan jari tangan, sebaiknya menggunakan
nylon tipis.
b. Hindarkan arsip sebagai alas untuk menulis.
IV. Arsip Video, penanganan nya menggunakan hal berikut :
a. Merawat dan memonitor pelayanan playback.
b. Melengkapi peralatan untuk masing-masing format
c. Jika selesai digunakan, kembalkan video pada wadahnya.
V. Arsip Rekaman Suara, penanganannya menggunakan hal berkut :
a. Hindarkan sentuhan langsung dengan permukaan tape
b. Tape dputar ulang dari muka sampai akhir sedikitnya setiap tahun
untuk memeriksa kondisinya
c. Pengendalian Hama Terpadu, strategi pengendalian hama terpadu adalah
melakukan pemeliharaan yang terus-menerus dan melalui kebersihan ruangan
penyimpanan untuk menjamin tidak adanya hama perusak arsip.
d. Akses, hal yang perlu diperhatikan, antara lain :
1. Akses terhadap ruang penyimpanan dibatasi hanya pada petugas
penyimpanan.
2. Peralatan keamanan seperti kamrea, alam, kunci dan kontrol akses lainnya
dipantau secara berkala.
3. Akses terhadap ruang penyimpanan dikontrol melalui kunci atau kartu
yang dimiliki oleh pegawai
4. Arsip disimpan di tempat yang mudah diidentifikasi.
e. Reproduksi, adalah kegiatan melakukan penggandaan arsip ke dalam satu jenis
atau media yang sama atau dengan cara alih media ke media yang berbeda. Hal
yang harus diperhatikan antara lain :
1. Reproduksi dilaksanakan oleh orang yang mempunyai keahlian dalam
reproduksi
2. Reproduksi dilakukan sesuai dengan standar agar reproduksi bertahan
lama.
3. Pilih bahan dasar dan alat perekaman atau alat reproduksi yang baik.
4. Pilih bahan yang lebih aman, mudah diakses
5. Simpan hasil reproduksi terpisah dengan arsip asli.
f. Perencanaan Menghadapi Bencana, merupakan salah satu bagian dari program
preservasi dan semua tindakan yang memungkinkan lembaga kearsipan dapat
merespons bencana secara efisien dan cepat sehingga meminimalkan kerusakan
terhadap arsip.
1. Pencegahan, meliputi :
a. Inspeksi bangunan dan faktor lain yang berpotensi
 b. Secara rutin, dilakkukan pembersihan dan perawatan diseluruh
bagian bangunan.
c. Memasang alat pendeteksi api,sistem pemadaman api, dan alarm
pendeteksi air.
d. Membuat peraturan khusus untuk memastikan keamanan arsip
e. Membuat salinan bagi arsip yang penting
f. Mengasuransikan arsip.
2. Persiapan, yaitu membuat dokumen tertulis tentang persiapan, respons,
dan pemulihan akibat bencana yang selalu diperbaharui dan dilakukan uji
coba :
a. Menyiapkan dan merawat perlengkapan yang diperlukan ketika
bencana.
b. Melakukan pelatihan bagi tim penanganan bencana.
c. Menyiapkan dan memperbaharui dokumentasi.
d. Melakukan sosialisasi disaster plan.
3. Respons, meliputi :
a. Mengikuti prosedur darurat untuk menyalakan alarm dan evaluasi
personel
b. Menghubungi kepala tim tanggap darurat
c. Tidak memasuki area penyimpanan jika belum diizinkan.
d. Pindahkan arsip yang basah ke tempat yang paling dekat dengan
fasilitas freezing.
4. Pemulihan, meliputi :
a. Membuat sebuah program untuk memperbaiki bangunan
b. Tentukan prioritas untuk tindakan perbaikan dan meminta saran
kepada konservator untuk mencari metode yang terbaik.
c. Hubungi agen asuransi.

2. Preservasi Kuratif, adalah preservasi yang bersifat perbaikan atau perawatan terhadap
arsip yang mulai atau sudah rusak atau kondisinya memburuk sehingga dapat
memperpanjang usia arsip.

Ruang lingkup preservasi kuratif, meliputi hal-hal berikut :

a. Prinsip Perbaikan Arsip

1. Seluruh proses perbaikan arsip tidak akan menghilangkan, mengurangi,
menambah dan mengubah nilai arsip.
2. Arsip statis harus dijadwalkan untuk dilakukan perbaikan dan perawatan
dengan segera setelah terjadi kerusakan.
3. Seluruh proses tidak akan merusak arsip.
4. Mengupayakan penggantian bahan yang hilang dari arsip menggunakan
bahan yang sama atau mirip dengan asli.
 5. Proses perbaikan arsip baik sebelum dan sesudah perbaikan harus
didokumentasikan.
b. Ruangan Perbaikan Arsip
1. Terkoneksi langsung dengan depot
2. Memiliki suhu dan kelembapan sesuai dengan persyaratan penyimpanan
berdasarkan jenis dan format arsip
3. Memiliki cahaya alami yang bersumber dari jendela
4. Ruangan dapat berbentuk persegi
5. Keamanan ruangan harus terjaga
c. Perawatan Arsip Kertas
d. Perawatan Arsip Audiovisual
1. Arsip foto, untuk memelihara arsip foto dilakukan dengan pembersihan
menggunakan negatif cleaner
2. Arsip film, sebelum melakukan perawatan harus dilakukan identifikasi
terhadap kondisi arsip film.
3. Arsip video, pemeliharaan dan perlindungan arsip video diutamakan pada
kualitas gambar dan suara.
4. Arsip rakaman suara, pemeliharaan arsip rekaman suara dapat dilakukan
melalui proses reklamasi.
e. Pengendalian Hama, hama perusak arsip adalah serangga, tikus, jamur atau
organisme lainnya yang berpotensi merusak arsip, penangannya dapat dilakukan
dengan cara berikut :
1. Penggunaan bahan kimia
2. Penggunaan non bahan kimia.

BAB 15 LAYANAN ARSIP STATIS

A. Pengertian Akses dan Layanan Arsip Statis

Akses arsip statis adalah ketersediaan arsip statis sebagai hasil dari kewenangan
hukum dan otorisasi legal serta keberadaan ssarana bantu untuk mempermudah
penenmuan dan pemanfaatan arsip.
B. Ruang Lingkup Akses dan Layanan Arsip Statis
Menurut Perka ANRI No. 28 tahun 2011, ruang lingkup akses dan layanan arsip statis
terdiri atas hal-hal berikut.
1. Keterbukaan arsip statis, meliputi prinsip, pembatasan keterbukaan, dan tujuan
keterbatasan keterbukaan.
 2. Aksebilitas arsip statis kepada publik sesuai kaidah-kaidah kearsipan dan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
3. Pelayanan arisp statis, meliputi: prinsip, prasarana dan sarana, petugas layanan,
persyaratan petugas layanan, kewajiban dan kewenangan petugas layanan, jenis
layanan, serta prosedur layanan.
C. Prinsip Akses dan Layanan Arsip Statis
Menurut Perka ANRI No. 28 tahun 2011, prinsip-prinsip dalam kegiatan akses dan
layanan arsip statis antara lain:
1. Berdasarkan hukum dan peraturan perundang-undangan
2. Ketersediaan sarana bantu penemuan kembali arsip statis, baik manual maupun
elektronik
3. Kondisi fisik dan informasi arsip statis yang akan diakses dan diberikan kepada
pengguna arsip statis dalam keadaan baik
4. Akses dan layanan arsip statis harus mempertimbangkan keamanan dan
pelestarian, atau terhindar dari resiko kerusakan, kehilangan, dan vandalisme
pengguna arsip statis
5. Akses arsip statis dilaksanakan secara wajar
6. Ketersediaan arsip statis dilakukan melalui proseur yang jelas (transparan) kepada
semua pengguna arsip statis tanpa membedakan apapun
7. Prosedur akses harus sederhana mungkin untuk menjamin perlindungan arsip statis
dan penghilangan, pengubahan, pemindahan dan perusakan.
D. Hak dan Kewajiban bagi Pengguna Arsip Statis dan Lembaga Kearsipan
Menurut Perka ANRI No. 28 tahun 2011, hak dan kewajiban dalam rangka
memberikan akses dan kayanan arsip statis dalam bentuk dan media apa pun adalah
sebagai berikut:
1. Hak pengguna arsip statis
2. Kewajiban pengguna arsip statis
3. Hak lembaga kearsipan
E. Akses Arsip Statis
 Lembaga kearsipan dalam memberikan akses arsip statis kepada publik didasarkan
pada sifat keterbukaan dan ketertutupan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
1. Pembatasan Keterbukaan Arsip Statis
Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan,
dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan dan
keselamatan arsip.
Apabila akses terhadap arsip statis yang berassal dari pencipta arsip terhadap
persyaratan tertentu, akses arsip statis pada lembaga kearsipan dilakukan sesuai
dengan persyaratan dari pencipta arsip yang memiliki arsip tersebut.
Pembatasan akses arsip statis bagi publik oleh lembaga kearsipan, meliputi:
a. Arsip statis yang dapat merugikan kepentingan nasional,
b. Arsip statis yang membahayakan stabilitas atau keamanan negara,
c. Arsip statis yang dapat menimbulkan konflik suku, agama, ras, dan
antargolongan (SARA),
d. Arsip statis mengenai sengketa batas wilayah daerah dan bangssa,
e. Arsip statis yang menyangkut nama baik seseorang,
f. Arsip statis yang dapat menghambat proses penegakan hukum,
g. Arsip statis yang dapat mengganggu kepentingan perlindungan hak atas
kekayaan intelektual dan perlindungan dari persaingan tidak sehat,
h. Arsip statis yang dapat mengungkapkan kakayaan alam Indonesia,
i. Arsip statis yang apabila dibuka dan diberikan kepada pemohon informasi
publik dapat merugikan ketahanan ekonomi nasional,
j. Arsip statis yang apabila dibuka dan diberikan kepada pemohon informasi
publik dapat merugikan kepentingan hubungan luar negeri,
k. Arsip statis yang apabila dibuka dapat mengungkapkan isi akta otentik
yang bersifat pribadi, dan kemauan terakhir ataupunwasiat sesorang,
l. Arsip statis yang dapat mengungkapkan rahasia pribadi,
m. Arsip statis mengenai memorandum atau surat-surat antar badan publik
atau intra badan publik, yang menurut sifatnya dirahasiakan,
n. Arsip statis yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan undang-undang,
 o. Arsip yang sedang dalam proses pengolahan atau perawatan/restorasi,
p. Arsip yang kondisinya buruk, rapuh, atau rusak sampai arsip tersebut
diperbaiki dan siap untuk diakses dan silayankan.
2. Keterbukaan Arsip Statis
Pengelolaan arsip statis oleh lembaga kearsipan dilaksanakan untuk menjamin
keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Agar pelaksanaan akses publik terhadap akses arsip statis pada lembaga
kearsipan dapat dilaksanakan sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan dan
ketentuan peraturan perundang-undangan, perlu diperhatikan hal-hal yang
berkaitan dengan keterbukaan arsip statis berikut ini:
a. Seluruh khazanah arsip statis yang ada pada lembaga kearsipan terbuka
untuk diakses oleh publik
b. Terhadap arsip statis yang dinyatakan tertutup berdasarkan ketentuan
peraturan perundang-undangan atau karena sebab lain
c. Lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah kewenangan memiliki
kewenangan menetapkan keterbukaan arsip statis sebelum 25 tahun masa
penyimpanan
d. Arsip statis yang tidak termasuk dalam kategori tertutup
e. Untuk kepentingan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan,
kepentingan penyelidikan dan penyidikan
f. Kepala lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah kewenangan-nya dapat
menetapkan arsip statis yang dikelolanya menjadi tertutup untuk publik
g. Penetapan ketertutupan arsip statis yang semula terbuka dilingkungan
penrguruan tinggi dilakukan oleh kepala lembaga kearsipan perguruan
tinggi dilaporkan secara tertulis kepada rektor atau sebutan nama lain
h. Laporan tertulis penutupan arsip statis yang semual terbuka oleh lembaga
kearsipan
i. Dalam menetapkan arsip statis yang semula terbuka menjadi tertutup.
F. Layanan Arsip Statis
 Arsip statis yang dikelola lembaga kearsipan pada dasarnya terbuaka untuk publik.
Oleh karena itu, lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses dan layanan publik
terhadap arsip statis.
1. Jenis Layanan Arsip Statis
Lembaga kearsipan sesuai dengan wilayah kewenangannya memberikan
layanan arsip statis.
2. Mekanisme Layanan Arsip Statis
Layanan arsip statis dapat dilakukan sebagai berikut:
a. Layanan secara langsung, yaitu pemberian layanan arsip statis kepada
pengguna arsip yang datang kepada lembaga kearsipan.
b. Layanan secara tidak langsung, yaitu layanan arsip statis kepada pengguna
arsip yang tidak datang ke lembaga kearsipan, tetapi melalui
korespondensi, faksimili, telepon, atau bentuk komunikasi elektronik
lainnya.
3. Koordinasi Unit Terkait
Proses layanan arsip statis kepada publik dalam rangka pelaksanaan
pengelolaan arsip statis merupakan upaya kerja bersama antar unit yang berkaitan
yang memiliki fungsi dan tugas akuisisi, pengolahan, penyimpanan, perawatan dan
produksi, serta layanan arsip statis di lingkungan lembaga kearsipan.
Koneksivitas kerja sama antar unit dalam konteks pengelolaan arsip statis
untuk memberikan akses dan layanan arsip statis kepada publik pada lembaga
kearsipan adalah sebagai berikut:
a. Unit akuisisi, memiliki funsi dan tugas mengakuisisi arsip statis dari
pencipta arsip untuk dikelola pada lembaga kearsipan sesuai dengan
wilayah kewenangannya.
b. Unit pengolahan, memiliki fungsi dan tugas:
1) Pengolah arsip statis
2) Merevisi finding aids
c. Unit penyimpanan arsip statis (depot) memiliki fungsi dan tugas:
1) Menyimpan dan memelihara arsip statis
2) Menata fisik arsip statis pada rak di ruang penyimpanan
 3) Memberikan layanan peminjaman arsip statis oleh unit layanan arsip
statis
4) Menyimpan dan menata arsip statis yang dipinjam oleh unit layanan
arsip statis pada ruang penyimpanan arsip statis (depot)
d. Unit reproduksi arsip statis, memiliki fungsi dan tugas:
1) Merawat dan memperbaiki arsip statis yang rusak sehingga dapat
digunakan oleh publik
2) Mengalihmediakan arsip statis dalam berbagai bentuk dan media
e. Unit layanan arsip statis, memiliki fungsi dan tugas memberikan layanan
akses dan layanan arsip statis kepada pengguana arsip statis, baik secara
langsung maupun secara tidak langsung.