BAB I

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Banyak teori yang mengatakan kegiatan administrasi atau tulis menulis atau lebih dikenal
dengan ketatausahaan disebuah lembaga mempunyai output yang sangat penting, sehingga tidak
bisa dipandang kurang penting fungsinya.Menurut Soewarno Handayaningrat, dalam bukunya
“Pengantar Studi Ilmu Administrasi” Administrasi adalah suatu kegiatan yang meliputi catat
mencatat, surat-menyurat,pembukuan ringan dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.
Sedangkan manajemen diartikan sebagai pelaksana dan pengambilan keputusan dari
administrasi.

B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan Administrasi ?
2. Apa yang dimaksud dengan Manajemen?
3. Bagaimana hubungan antara Administrasi dan Manajemen ?

C. Manfaat Penulisan
1. Mengetahui apa itu Administrasi ?
2. Mengetahui apa itu Manajemen?
3. Mengetahui bagaimana hubungan antara Administrasi dan Manajemen?

1
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Administrasi

Secara umum, Pengertian Administrasi adalah sebuah bentuk usaha dan aktivitas yang
berhubungan dengan pengaturan kebijakan agar dapat mencapai target/ tujuan organisasi. Jadi,
administrasi punya peranan yang sangat krusial dalam semua aktivitas sebuah organisasi.

Beberapa ahli di bidang administrasi menjelaskan tentang definisi administrasi, diantaranya

adalah:

1. George R. Terry

Menurut George R. Terry, pengertian administrasi adalah kegiatan perencanaan,

pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang
melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2. Arthur Grager

Menurut Arthur Grager, pengertian administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan

terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.

3. Sondang P. Siagian

Menurut Sondang P. Siagian, arti administrasi adalah segala bentuk dari proses kerjasama
antara dua individu atau lebih atas dasar rasionalitas terpilih untuk mencapai tujuan yang
ditentukan sebelumnya.

B.Unsur-Unsur Administrasi

Selain memahami pengertian administrasi, ada beberapa unsur penting yang wajib ada di
sebuah bidang bisnis. Menurut The Liang Gie, ada 8 unsur yang harus ada:

1. Organisasi, Tempat dimana kegiatan administrasi dilakukan. Dalam bisnis, orang-orang yang
bekerja di dalamnya akan dihimpun mejadi sebuah wadah.

2. Manajemen, Alat utama pelaksanaan administrasi. Ada pengatur, penggerak, manajer dan
tenaga operasional. Dalam manajemen ini masih dibagi menjadi tiga kelompok; top
management, middle management dan lower management (mandor).

3. Komunikasi, Administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen. Misalnya

melalui surat atau warta.

2
4. Kepegawaian, Ini berkaitan dengan penggunaan ternaga kerja. Dalam administrasi ada proses
yang saling berhubungan, yaitu; penerimaan, penempatan, pendayagunaan dan pemberhentian
kerja.

5. Keuangan, Ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerjasama mulai dari cara memperoleh
dana hingga pertanggungjawabannya.

6. Perbekalan, Berhubungan dengan pengadaan barang, penyimpanan dan penyingkiran. Pihak

administrasi akan menyisir mana barang yang dibutuhkan untuk kerja dan tidak.

7. Tata usaha, Meliputi kegiatan pencatatan, penyimpanan dan pengiriman.

8. Public Relation, Administrasi akan menciptakan peraturan bagaimana berhubungan dengan

masyarakat terutama konsumen.

C. Pengertian Manajemen Menurut Para Ahli

Mary Parker F.

"Pengertian manajemen adalah sebagai suatu seni, tiap tiap pekerjaan bisa diselesaikan
dengan orang lain."

George R. Terry

" Definisi Manajemen merupakan ilmu sekaligus seni, manajemen adalah wadah didalam
ilmu pengetahuan, sehingga manajemen bisa dibuktikan secara umum kebenarannya."

Koontz

"Manajemen adalah suatu seni yang produktif yang didasarkan pada suatu pemahaman
ilmu." Koontz menambahkan, ilmu dan seni tidaklah bertentangan, namun masing masing saling
melengkapi.

Stoner

"Ilmu Manajemen merupakan proses dalam membuat suatu perencanaan,

pengorganisasian, pengendalian serta memimpin berbagai usaha dari anggota organisasi dan juga
menggunakan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan yang ditetapkan."

Kesimpulan yang dapat diambil adalah "Manajemen merupakan sebuah proses dalam rangka
untuk mencapai suatu tujuan organisasi dengan cara bekerja secara bersama sama dengan
orang - orang dan sumber daya yang dimiliki organisasi."

3
D. Fungsi manajemen

Adapun Fungsi Manajemen menurut Nickelas, McHugh and Mchugh (1997), antara lain :

1. Fungsi Perencanaan, Perencanaan adalah sebuah proses mendifinisikan tujuan dari organisasi,
menyusun strategi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan tersebut dan merancang aktivitas kerja
organisasi tersebut. Perencanaan bisa diartikan upaya dalam mengantisipasi adanya
kecenderungan di masa mendatang dan penentuan sebuah strategi yang tepat agar bisa
merealisasikan tujuan organisasi.

2. Fungsi Pengorganisasian, Pengorganisasian adalah proses yang meliputi bagaimana strategi

yang sudah dirumuskan pada saat tahap perencanaan digambarkan pada sebuah struktur
organisasi yang tangguh, sesuai, dan lingkungan yang kondusif. Pengorganisasian bisa
memberikan kepastian bahwa pihak pihak yang berada dalam organisasi bisa bekerja bersama
sama dengan efektif dan efisien

3. Fungsi Pengarahan, Pengarahan adalah tahap dimana program diimplementasikan supaya bisa
dilakukan oleh seluruh pihak yang terlibat dalam sebuah organisasi. Pengarahan merupakan
sebuah upaya dalam memotivasi pihak pihak tersebut agar bisa melaksanakan tanggung
jawabnya dengan kesadaran penuh dan tingkat produktifitas yang sangat tinggi.

4. Fungsi Pengendalian, Pengendalian adalah upaya untuk memastikan semua kegiatan yang
dijalankan bisa berjalan dengan semestinya, sesuai dengan tahap dan target yang telah ditetapkan
walaupun ada beberapa perubahan perubahan minor yang bisa terjadi didalam lingkungan yang
dihadapi.

E. Tingkatan manajemen

Secara umum, tingkatan manajemen dalam organisasi dibedakan dari tiga golongan yaitu sebagai
berikut :
1. Top Management

Top Managemen merupakan jenjang tertinggi dan biasa disebut dengan manajer senior,
eksekutif kunci. Top manajer bertanggung  jawab atas kebijakan-kebijakan dan strategi-strategi
perusahaan yang kemudian diterjemahkan secara lebih spesifik oleh manajer dibawahnya.

2. Middle Management

Middle Managemen bertugas mengawasi beberapa unit kerja dan menerapkan rencana
yang sesuai dengan tujuan dan tingkatan yang lebih tinggi dan melaporkannya kepada top
management

3. Lower Management

4
Lower Management adalah tingkatan yang paling bawah dalam suatu organisasi yang memimpin
dan mengawasi tenaga-tenaga operasional. Lower management dikenal sebagai istilah
operasional (Mandor, Supervisior, dan kepala seksi.

F. Inti Manajemen

Uraian hubungan antara administrasi dengan manajemen terdapat salah satu kesimpulan
bahwa manajemen merupakan inti dari administrasi karena manajemen merupakan alat
pelaksana utama dari administrasi. Manajemen tidak melaksanakan sendiri kegiatan yang
bersifat operasional, melainkan mengatur berbagai tindakan pelaksanaan oleh sekelompok orang
yang disebut “bawahan”.

1. Dimock & Koening (1960) “Leadership is the key to management (Kepemimpinan adalah inti
dari manajemen)

2. Siagian (1981) mengemukakan “kepemimpinan merupakan inti dari manajemen karena

kepemimpinan merupakan motor penggerak dari semua sumber-sumber dan alat-alat (resources)
yang tersedia bagi suatu organisasi.”

3. Sukarno (opcit) yang mengisahkan sebuah buah-buahan yaitu kulitnya diumpamakan dengan
administrasi, dagingnya diumpamakan dengan manajemen, dan bijinya adalah kepemimpinan.
Apa yang mula-mula sekali dilihat terhadap buah-buahan itu adalah kulitnya, setelah dikupas
barulah didapat dagingnya dan itulah yang menentukan manis pahitnya dari buah-buahan itu bila
dimakan. Kalau dagingnya sudah dimakan, maka dilihatlah bijinya. Demikian pula halnya
dengan manajemen, maka yang pertama-tama disoroti adalah kulit luarnya “administrasi”
kemudian intinya yaitu “manajemen” selanjutnya bertemu dengan inti dari manajemen disebut
dengan “kepemimpinan (leadership)”. Sehingga, baik tidaknya manajemen, bergantung pada
baik tidaknya kepemimpinan dan seterusnya.

G.Proses manajemen

 Perencanaan dan Pengambilan Keputusan (Planning and decision making)

 Pengorganisasian (Organizing)
 Memimpin / Membimbing (Leading)
 Pengendalian  (Controlling)

5
1. Perencanaan dan Pengambilan Keputusan: Penentuan Program Aksi

Planning atau perencanaan berarti menetapkan tujuan organisasi dan memutuskan

bagaimana cara terbaik untuk mencapainya. Perencanaan adalah pengambilan
keputusan terkait tujuan dan menetapkan arah masa depan. Tindakan dari satu set alternatif
untuk menjangkau hal tersebut.
Rencananya membantu untuk mempertahankan efektivitas manajerial karena bekerja
sebagai panduan oleh personil pada kegiatan di masa depan. Memilih tujuan serta jalur
untuk mencapai mereka adalah bagian dari proses perencanaan

2. Organizing

Mengatur SDM adalah Fungsi Penting ManajemenPengorganisasian dapat

didefinisikan sebagai proses dimana rencana didirikan, dipindahkan lebih dekat dengan
realisasi. Setelah manajer menetapkan tujuan dan mengembangkan rencana, fungsi
manajerial berikutnya adalah mengorganisir manusia dan sumber daya lain yang digunakan
dalam rencana untuk mencapai tujuan.

Pengorganisasian melibatkan menentukan bagaimana kegiatan dan sumber daya untuk

dirakit dan dikoordinasikan. Organisasi juga dapat didefinisikan sebagai struktur untuk
menentukan posisi atau peran bagi orang-orang untuk mengisi organisasi.Pengorganisasian
menghasilkan struktur hubungan dalam suatu organisasi dan itu adalah melalui hubungan
yang terstruktur yang rencana masa depan yang dikejar.  Pengorganisasian ini melibatkan:
pembangunan struktur dengan peran yang telah ditentukan bagi orang-orang untuk mengisi
organisasi.

3. Memimpin: Mengelola dan Memotivasi Orang

Tahapan pada proses manajemen yang ketiga adalah memimpin. Keterampilan
mempengaruhi orang untuk tujuan tertentu atau alasan disebut memimpin.Memimpin juga
dianggap paling penting dan menantang dari semua kegiatan manajerial.

Leading atau memimpin adalah mempengaruhi atau mendorong anggota organisasi

untuk bekerja sama bagi kepentingan organisasi. Menciptakan sikap positif terhadap
pekerjaan dan tujuan di antara anggota organisasi disebut terkemuka.

Hal ini diperlukan karena akan membantu melayani tujuan efektivitas dan efisiensi dengan
mengubah perilaku karyawan. Memimpin melibatkan sejumlah proses penundaan dan
mengaktivasi. Fungsi arah, motivasi, komunikasi, dan koordinasi dianggap sebagai bagian
dari proses menuju atau sistem.Koordinasi juga penting dalam memimpin.Kebanyakan
penulis tidak menganggapnya sebagai fungsi yang terpisah dari manajemen. Sebaliknya

6
 mereka menganggap koordinasi sebagaimana esensi dari managership untuk mencapai
keharmonisan di antara upaya individu ke arah mencapai target kelompok.

Mampu memotivasi merupakan kualitas penting untuk memimpin. Memotivasi adalah

proses manajemen untuk mempengaruhi perilaku masyarakat yang didasarkan pada
pengetahuan tentang apa penyebab dan sarana mempertahankan perilaku manusia dalam
arah yang sangat berkomitmen.

4. Mengontrol: Pemantauan dan Evaluasi kegiatan

Pemantauan kemajuan organisasi terhadap pemenuhan tujuan disebut pengendalian

atau controlling.Memantau kemajuan sangat penting untuk menjamin tercapainya tujuan
organisasi.
Controlling  adalah mengukur, membandingkan, menemukan penyimpangan dan
memperbaiki kegiatan organisasi yang dilakukan untuk mencapai tujuan atau sasaran.
Mengontrol terdiri dari kegiatan seperti mengukur kinerja, membandingkan dengan standar
yang ada, menemukan penyimpangan dan mengoreksi penyimpangan.Kegiatan pengendalian
umumnya berhubungan dengan pengukuran prestasi atau hasil dari tindakan yang diambil
untuk mencapai tujuan.

H. Efisiensi Sebagaifaktor Kunci Kegiatan Manajemen

Efisiensi merupakan bagian yang terpenting dalam manajemen. Efisiensi itu mengacu
pada hubungan antara keluaran dan masukan (output/input). Menurut Drucker, efisiensi berarti
mengerjakan sesuatu dengan benar (doing things right), sedangkan efektif adalah mengerjakan
sesuatu yang benar (doing the right things). Dalam bahasa yang lebih sederhana efesiensi itu
menunjukkan kemampuan organisasi dalam menggunakan sumber daya dengan benar dan tidak
ada pemborosan. Stiap perusahaan akan beusaha mencapai tingkat output dan input yang
seoptimal mungkin.
.
1.      Manajemen Sebagai Proses Kegiatan
Sebagai suatu proses kegiatan, manajemen diartikan sebagai suatu rangkaian kegiatan yang
dimulai dari kegiatan merencanakan, melaksanakan serta mengkoordiansikan apa yang
direncanakan sampai dengan kegiatan mengawasi atau mengendalikannya agar sesuai dengan
apa yang telah direncanakan. Manajemen sebagai proses lebih ditekankan pada proses mengelola
dan mengatur pelaksanaan suatu pekerjaan atau rangkaian aktivitas dengan proses mana
pelaksanaan itu diselenggarakan dan diawasi.
Proses manajemen yang dimaksud juga dalam arti suatu rangkaian kegiatan pencapaian kegiatan
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu dengan bantuan orang lain. K arena itu,
penyebutan manajemen di sini adalah proses ditemukannya peluang-peluang yang

7
 menguntungkan. Proses pembuatan rencana dan konsep alternatif, langkah-langkah mncapai
tujuan, melaksanakan rencana dan langkah-langkah tersebut sampai pada upaya mengadakan
pengawasan.

2.  Manajemen Sebagai Suatu Ilmu Dan Seni

Manajemen sebagai ilmu dan seni dapat diartikan sebagai uapaya pencapaian tujuan dengan
pendekatan (approach) menjelaskan fenomena-fenomena dan gejala-gejala manajemen serta
mentransformasikan proses manajemen berdasarkan kaidah-kaidah ilmiah. Komponen kaidah
ilmiah di dalam proses pengambilan keputusan ialah kumpulan pengetahuan tertentu sseperti
yang dinyatakan oleh peraturan-peraturan atau statement umum yang telah dipertahankan oleh
berbagai tingkatan ujian dan pembuktian serta penyidikan.
Manajemen sebagai suatu ilmu memiliki ciri-ciri sbb:
         Prinsip dan konsep manajemen dapat dipelajari.
         Decision making dapat didekati oeh kaidah-kaidah ilmiah.
         Objek dan sarana manajemen untuk mencapai tujuan sebagian adalah elemen-elemen yang
bersifat materi.
         Dalam penerapannya manajemen memerlukan pendekatan dari bidang ilmu yang lainnya,
seperti ilmu ekonomi, statistik, akuntansi, dll.
Sedangkan manajemen sebagai seni diartikan sebagai pendekatan pencapaian tujuan yang lebih
banyak dipengaruhi oleh kekuatan pribadi, bakat dan karakter pelaku-pelaku manajemen
terutama dari unsur manajer atau pimpinan.Unsur seni dalam manajemen adalah pemakaian
pengetahuan pada situasi tertentu yang dilakukan secara kreatif ditambah dengan skill tertentu.
Manajemen  sebagai suatu seni memiliki ciri-ciri sbb:
         Kesuksesan dalam mencapai tujuan sangat dipengaruhi dan didukung oleh sifat-sifat dan
bakat para manajer.
         Dalam proses pencapaian tujuan seing kali melibatkan unsur naluri (instinct), perasaan, dan
intelektual.
         Dalam pelaksanaan kegiatan, faktor yang cukup yang menentukan keberhasilannya adalah
kekuatan pribadi yang kreatif yang dimiliki.
Dari kedua ciri manajemen diatas dapatlah diambil suatu kesimpulan bahwa proses manajemen
itu tidak hanya berkaitan dengan masalah kebendaan (materi fisik) saja, namun juga
berhubungan manusia. Oleh karena itu, proses pendekatan manajemen tidak hanya bersifat
ilmiah, tetapi juga seni.Perpaduan antara manajemen ilmu dan seni merupakan sesuatu yang
harus dimiliki oleh manajer (pimpinan) dalam suatu organisasi.

3.      Manajemen Sebagai Profesi

8
 Penekanan utama dalam penyebutan manajemen sebagai profesi adalah pada kegitan yang
dilakukan oleh sekelompok orang atau manajer dengan menggunakan keahlian tertentu.
Seseorang yang memiliki keahlian dan keterampilan tertantu akan memperoleh status dan
intensif manakala mereka terlibat dalam organisasi. Oleh sebab itu mereka yang berkerja dalam
organisasi dengan menggunakan keahliannya dikelompokkan dalam kelompok manajemen
profesional.Profesionalise dikategorikan ke dalam suatu profesi yang memang membutuhkan
suatu kehlian tertentu serta posisi dan keahliannya diakui oleh masyarakat.

4.  Manajemen Sebagai kumpulan Orang Untuk Mencapai Tujuan

Setiap kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih secara kooperatif dalam organisasi dan
dipinpin oleh seorang pemimpin (manajer) yang bertanggung jawab penuh atas upaya
pencapaian tujuab secara efisien dan efektif

I. Hubungan antara administrasi dengan Manajemen

Dalam penerapan aaministrasi dengan manajemen tidak dapat dipisahkan hanya

kegiatannya yang dapat dibedakan.

1. administrasi bersifat konsep, menentukan kebijaksanaan dan tujuan umum secara menyeluruh.
Sedangkan manajemen sebagai subkonsep, bertugas melaksanakan semua kegiatan untuk
mencapai tujuan dan kebijaksanaan yang sudah tertentu pada tingkat administrasi.

2. Administrasi lebih luas dari pada manajemen, karena manajemen sebgai salah satu unsur dan
merupakan inti dari administrasi. Manajemen sebagai inti administrasi merupakan alat pelaksana
utama administrasi. Jadi, dengan manajemen maka administrasi akan mencapai tujuannya.

BAB : III

9
 PENUTUP
A. Kesimpulan
Administrasi adalah seluruh proses pelaksaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang
atau lebih secara rasional dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya.Sedangkan Manajemen adalah ilmu dan seni tentang upaya untuk
memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien. Kegiatan manajemen juga merupakan unsure dari administrasi, bukan merupakan
factor terjadinya administrasi.

B. Saran
Penulis menyadari bahwa makalah diatas banyak sekali kesalahan dan jauh dari
kesempurnaan.Penulis akan memperbaiki makalah tersebut dengan berpedoman pada
banyak sumber yang dapat dipertanggungjawabkan. Maka dari itu penulis mengharapkan
kritik dan saran mengenai pembahasan makalah dalam kesimpulan diatas.

DAFTAR PUSTAKA

10
Jamal Sudirman, dkk. 2005. Ekonomi: Bandung. Yudistira
Soewarno Handayaningrat. 1996. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen:
Jakarta.Gunung Agung.
http://dejustice-share.blogspot.com/2014/09/perbedaan-hubungan-dari-administrasi.html
http://sites.google.com//site/manajemendanorganisasi/

11