Bab 12

Arsip Statis

A. Pengertian Arsip Skearsip

Arsip statis dalam undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 didefinisikan sebagai arsip yang
dihasilkan oleh pencipta arsip karena keterangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik
secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau lembaga
kearsipan.

Arsip statis yang dikelola oleh lembaga kearsipan pada dasarnya terbuka untuk umum oleh
karena itu undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan mewajibkan kepada setiap
lembaga kearsipan untuk menjamin kemudahan akses arsip statis bagi kepentingan pengguna
arsip.

B. Ruang lingkup pengelolaan arsip statis

Menurut perka Anri Nomor 31 tahun 2011 pengelolaan arsip statis meliputi

1. Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan Khazanah arsip statis pada lembaga
kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya.

2. Pengelolaan arsip statis merupakan kegiatan menata informasi arsip statis menata fisik arsip
statis dan penyusunan sarana bantu temu balik arsip statis

3. Preservasi arsip statis atau pelestarian adalah keseluruhan proses dan kerja dalam rangka
perlindungan arsip terhadap kerusakan arsip atau unsur perusak dan restorasi atau perbaikan
bagian arsip yang rusak

4. Akses arsip statis ketersediaan arsip sebagai hasil dari wewenang hukum dan otorisasi legal
serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah pertemuan dan pemanfaatan arsip

C. kriteria arsip statis

Menurut Bambang P. W. T 2012 kriteria arsip statis yaitu sebagai berikut :

1. Tidak digunakan oleh lembaga pencipta arsip

2. Sudah ditetapkan atau dinyatakan sebagai arsip statis melalui proses seleksi atau penilaian

3. Mengutamakan arsip yang memiliki tingkat perkembangan asli

4. Masih bisa dibaca dan tidak rusak total

5. Hindari duplikasi

D. Fungsi arsip statis

Menurut perka Anri nomor 27 tahun 2011 pengelolaan arsip statis oleh lembaga kearsipan
memiliki beberapa fungsi ialah

1. Memori kolektif identitas dan jati diri bangsa

2. Bahan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan

3. Sumber informasi publik

E. Prinsip pengelolaan arsip statis

Menurut perka Anri nomor 27 tahun 2011 prinsip pengelolaan arsip ialah

1. Prinsip pokok

a. Prinsip asal-usul dan prinsip yang dilakukan untuk menjaga aset tetap terkelola dalam satu
kesatuan pencipta arsip tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain
sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptanya

b. Prinsip aturan asli adalah prinsip yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai
dengan peraturan aslinya

2. Prinsip alternatif

a. Prinsip fungsional merupakan aturan menyusun kembali arsip yang didasarkan pada fungsi
penciptaan arsip

b. Prinsip restorasi merupakan aturan menyusun kembali arsip yang didasarkan pada sistem
penataan masa dinamis dengan mengadakan perbaikan terhadap arsip yang mengalami
kerusakan.

c. Prinsip organisasi merupakan aturan penyusunan kembali arsip yang didasarkan pada
struktur organisasi

d. Prinsip masalah prinsip kegunaan

F. Tahapan pengelolaan arsip statis

Berdasarkan ANRI modul akuisisi arsip 1999 28 sampai 38 yaitu:

1. Survei dan identifikasi arsip penyusunan daftar arsip statis dimulai dari kegiatan Identifikasi
informasi arsip statis yang akan diolah dan dibuat sarana bantu penemuanny.

2. Pembuatan skema sementara pengaturan arsip skema arsip merupakan susunan kelompok
arsip yang dibuat berdasarkan subjek atau fungsi fungsi fungsional.

3. Rekonstruksi arsip adalah kegiatan mengembalikan penataan arsip sesuai dengan konteks
dan penataan aslinya
4. Deskripsi arsip dan pemberian nomor sementara adalah kegiatan perekaman informasi
setiap series arsip unsur-unsur unit informasi arsip sekurang-kurangnya memuat

a. Informasi series

b. Kurun waktu arsip

c. Bentuk redaksi

d. Tingkat keaslian

e. Kondisi arsip

f. Jumlah arsip

Pendeskripsian arsip dapat dituangkan dalam kartu deskripsi kartu deskripsi ini dapat dibuat
dari kertas HVS dilipat dan dipotong menjadi 4 kartu deskripsi.

5. Pembungkusan arsip

6. Entry dan pengelolaan data

7. Pembuatan skema definitif berasal dari skema sementara yang telah dibuat

8. Sarana bantu penemuan kembali atau finding AIDS finding AIDS merupakan hasil akhir dari
suatu kegiatan pengelolaan arsip statis yang berbentuk buku dan Sebagai panduan buku sarana
bantu jalan dalam masuk dalam penemuan kembali arsip bagi peneliti sarana bantu penemuan
kembali arsip statis adalah

a. Daftar arsip

b. Inventaris arsip

c. Guide

d. Indeks

e. Agenda

9. Manuver fisik dan penomoran definitif tetap arsip yang telah disusun dengan deskripsi
arsipnya kemudian diolah dikelompokkan dan disusun kembali sesuai dengan masalah.

10. Penataan arsip statis menurut International standard arsifal description penataan arsip
statis dilakukan berdasarkan struktur pernyataan yaitu grup,series, berkas, dan item. Proses
penataan arsip pada umumnya meliputi kegiatan mengepak labeling dan penataan dalam rak
lemari arsip.

11. Pembuatan sarana bantu penemuan kembali arsip kegiatan terakhir dari pengelolaan arsip
statis adalah membuat finding AIDS sarana bantu penemuan kembali arsip statis meliputi :
- Daftar arsip

- Inventaris arsip

- Guide

- Indeks

- Agenda