MAKALAH

DOKUMENTASI MUTU
Kearsipan, Perpustakaan, Prosedur Dan Sistem Penyimpanannya

Disusun Oleh :

Kelompok V

Diana Agustini Safitri 1601085028

Berliana Ayu Wulandari 16010850
Nadiyah Anisa Pujiyanti 1601085021

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN EKONOMI

FAKULTAS KEGURUAN dan ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH PROF. DR. HAMKA JAKARTA
2019
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ............................................................................ 1

DAFTAR ISI ...................................................................................... 2
KATA PENGANTAR .......................................................................... 3
BAB I PENDAHULUAN ..................................................................... 4
A.LATAR BELAKANG
B. RUMUSAN MASALAH
BAB II PEMBAHASAN ......................................................................
A. PENGERTIAN ARSIP DAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
(SIM) ..........................................................................................
B. TUJUAN, ASAS Dan RUANG LINGKUP ARSIP .................................
C. PENYELENGGARAAN KEARSIPAN ................................................
D.KEPUSTAKAAN ...........................................................................
E. PROSEDUR PENCATATAN, PENDISTRIBUSIAN Dan
PENYIMPANAN ARSIP .......................................................................
F. BERBAGAI SISTEM PENYIMPANAN ARSIP Dan BUKU ....................
G.RANGKUMAN .............................................................................
BAB III KESIMPULAN .......................................................................
DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................
 KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Segala puji bagi Allah yang maha Agung dan maha tinggi serta maha suci semua
nama-Nya yang telah memilih hambanya yang ia cintai dan memberikan petunjuk kepada
mereka berupa anugrah keimanan dan diantara mereka yang beriman dan tuhan yang
telah memilh orang-orang yang dicintainya dengan memberikan kepada mereka beberapa
keutamaan pengetahuan tentang Al kitab (Al Quran) dan assunah. Shalawat beriring
salam senantiasa tercurah limpahkan kepada nabi besar Muhammad SAW yang telah
menunujukan kepada kita jalan yang lurus dan benar lantaran kalimat syukur kami
ucapkan karena dengan ini alhamdulilah kami dapat menyelesaikan makalah Manajemen
Dokumen Mutu ini.
Tradisi menuntut ilmu bagi umat islam sudah sangat tua, serta risalah islam yang
di bawa oleh Rasullulah SAW. Betapa pentingnya peran ilmu, sampai sampai al-khalik
memberi derajat lebih kepada mereka yang berilmu dan beriman.
Materi yang akan disajikan dalam makalah ini berisikan tentang Kearsipan,
Perpustakaan, Prosedur dan Sistem Penyimpanan untuk melaksanakan kegiatan baik
mengenal proposal dan persiapan menyusun proposal.
Semoga dengan adanya makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua, sekian dan
terima kasih. Oleh karena itu, kami mengucapkan banyak terimakasih kepada teman-
teman semua nya. Dan jika ada kesalahan atau kekurangan dalam makalah ini mohon
dimaafkan.

Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Jakarta, 31 Oktober 2019

Penyusun
 BAB I

A. Latar Belakang
B. Rumusan Masalah
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Arsip dan Sistem Informasi Manajemen (SIM)

1. Pengertian Arsip
Menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 1 bahwa :
1. Kearsipan adalah Hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga Negara. Pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
3. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga dan Badan-
badan Pemerintahan dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan runggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
4. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung kegiatan pecipta
arsip disimpan selama jangka waktu.
5. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencinta arsip. Tidak dapat diperbaharui dan tidak
tergantikan apabila rusak dan hilang.
6. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus
menerus.
7. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
8. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan. Telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan
yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh arsip
Nasional Republik Indonesia atau lembaga kearsipan.
9. Arsip terjaga adalah arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan,
dan keselamatannya.
10. Arsip umum adalah arsip yang tidak temasuk dalam ketegori arsip terjaga.
11. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang
diperoleh melalui pendidikan formal dan pendidikan dan pelatihan kearsipan
serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan
kearsipan.
12. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hokum dan
otorisasi legal serta serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah
penemuan dan pemanfaatan arsip.
13. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi tugas, dan tanggung
jawab dibidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
14. Lembaga Negara adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabang kekuasaan
Negara meliputi eksekutif, legislative, yudikatif, dan lembaga lain yang fungsi dan
tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan Negara sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
15. Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya disebut ANRI adalah lembaga
kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementrian yang melaksanakan
tugas Negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota Negara.
16. Arsip derah provinsi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat
daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan
pemerintahan daerah provinsi yang berkedudukan di ibukota provinsi.
17. Arsip daerah kabupaten/kota adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja
perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan
pemerintahan daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di ibukota
kabupaten/kota
18. Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan kearsipan berbentuk satuan
organisasi perguruan tinggi, baik Negeri maupun swasta yang melaksanakan
fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.
19. Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan
memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hokum yang didirikan
dan berkedudukan dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.
20. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam
pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip
dinamis.
21. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas
dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan
pencipta arsip di lingkungan.
22. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas
dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
23. Jadwab retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi
sekurang kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip
dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai
pedoman penyusunan dan penyelamatan arsip.
24. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurungan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip
yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan.
25. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan,
pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan
nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta
sumber daya lainnya.
26. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara
efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
27. Pengelolaan arsip statis adalah proses pengendalian arsip statis secara efisien
efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan,
pendayagunaan, dan pelayanan public dalam suatu sistem kearsipan nasional.
28. Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arsip statis pada
lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis
dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
29. Sistem kearsipan nasioanal yang selanjutnya disingkat SKN adalah suatu sistem
yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang
memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang
saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
30. Sistem informasi kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat SIKN adalah
sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang
menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional.
31. Jaringan informasi kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah
sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang
dikelola oleh ANRI.
32. Daftar pencarian arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip
yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung
maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga
kearsipan serta diumumkan kepada publik.
2. Sistem Informasi Management (SIM)
Pada setiap kegiatan diperlukan bantuan data dan informasi.Demikian pula pada
kegiatan pengambilan keputusan yang kita kenal sebagai sistem informasi
manajemen (SIM) atau Management Information System (MIS).
SIM adalah suatu system yang mengintegrasikan berbagai jenis data dan
informasi mengenai berbagai macam kegiatan perkantoran, dalam rangka
membantu pimpinan atau manajemen melakukan kegiatan pengambilan keputusan.
Pada system tersebut cara pengolahan data menjadi informasi sangat tergantung
kepada tujuan dari keputusan yang akan dihasilkan. Sesuai dengan namanya SIM
didukung oleh komponen system, informasi, dan manajemen.System disini diartikan
sebagai suatu mekanisme yang mengatur data diartikan sebagai suatu mekanisme
yang mengatur data informasi mulai dari pengumpulan, pemilihan, pengolahan,
penyimpanan, penemuan kembali, penyajian, pendistribusian kepada para
manajemen atau pengambilan keputusan.Informasi adalah kebutuhan pengambilan
keputusan.Manajemen disini adalah para pimpinan yang bertugas membuat
keputusan yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan dari
masing-masing fungsi yang ada di perkantoran, baik pada tingkat manajemen atas,
manajemen menengah, maupun manajemen bawah.Secara sederhana dapat
dikatakan bahwa SIM adalah suatu system yang dapat menghasilkan informasi yang
siap untuk dipergunakan oleh manajemen dalam mengambil keputusan.
Pengolahan data dapat dilakukan secara manual ataupun dengan
computer.Dengan mempergunakan computer maka pengolahan dapat dilakukan
dengan kemampuan yang sangat besar, baik kemampuan pengumpulan datanya
maupun kecepatan pengolahannya, serta keragaman bentuk informasi yang
dihasilkan. Kelebihan lain adalah kemudahan dalam visual maupun keperluan
perbanyakan untuk didistribusikan secara luas samapai secara facsimile.
B. Tujuan, Asas dan Ruang Lingkup Arsip
1. Tujuan Kearsipan
Penyelenggaraan Kearsipan bertujuan untuk :
a. Manjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga Negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai
penyelenggara kearsipan nasional.
b. Manjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti
yang sah.
c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
d. Menjamin pelindungan kepentingan Negara dan hak-hak keperdataan rakyat
melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang
komprehensif dan terpadu.
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggung jawaban
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
g. Menjamin keselamatan asset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik,
budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa.
h. Meningkatkan kualitas pelayanan public dalam pengelolaan dan pemanfaatan
arsip yang autentik dan terpercaya.

2. Asas-asas Kearsipan
Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan :
a. Kepastian hokum
b. Keauntentikan dan keterpercayaan
c. Keutuhan
d. Asal usul (principle of provenance)
e. Aturan asli (principle of original onler)
 f. Keamanan dan keselamatan
g. Keprofesionalan
h. Koresponsifan
i. Keantisipatifan
j. Kepartisipatifan
k. Akuntabilitas
l. Kemanfaatan
m. Aksebilitas dan
n. Kepentingan umum

3. Ruang Lingkup Kearsipan

a. Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan meliputi keseluruhan penetapan
kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem
kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia.
b. Ruang lingkup sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi kegiatan yang
dilakukan oleh lembaga Negara, Pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perushaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan,
serta lembaga kearsipan.

C. Penyelenggaraan Kearsipan
1. Penyelenggraan kearsipan secara nasional menjadi tanggung jawab ANRI sebagai
penyelenggraan kearsipan nasional.
2. Penyelenggaraan kearsipan provinsi menjadi tanggung jawab pemerintahan daerah
provinsi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan provinsi.
3. Penyelenggaraan kearsipan kabupaten/kota menjadi tanggung jawab pemerintahan
daerah kabupaten/kota dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan kabupaten/kota.
4. Penyelenggraan kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab perguruan
tinggi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi.
 5. Tanggung jawab penyelenggaraan kearsipan nasional sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) meliputi penetapan kebijakan pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip.
6. Untuk mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional sebagaimana
dimaksud pada ayat (1).
7. Penyelenggaraan kearsipan nasional melakukan penelitian dan pengembangan serta
penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan kearsipan.

D. Kepustakaan
1. Pengertian Perpustakaan
Menurut pasal UU RI Nomor 43 Tahun 2007 tentang perpustakaan pasal 1 bahwa :
a. Perpustakaan adalah institusi pengelolaan koleksi karya tulis, larya cetak, dan
karya rekam secara professional dengan sistem yang baku guna memenuhi
kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para
pemustaka.
b. Koleksi perpustakaan adalah semua infprmasi dalam bentuk karya tulis, karya
cetak, dan karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan,
yang dilakukan, yang dihimpun, diolah, dan dilayankan.
c. Koleksi nasional adalah semua karya tulis, karya cetak, dan karya rekam dalam
berbagai media yang diterbitkan ataupun tidak diterbitkan, baik yang berada di
dalam maupun di luar negeri yang dimiliki oleh perpustakaan di wilayah Negara
kesatuan Republik Indonesia.
d. Naskah kuno adalah semua dokumen tertulis yang tidak dicetak atau tidak
diperbanyak dengan cara lain, baik yang berada di dalam negeri maupun di luar
negeri yang berumur sekurang-kurangnya 50 tahun, dan yang mempunyai nilai
penting bagi kebudayaan nasional, sejarah, dan ilmu pengetahuan.
e. Perpustakaan nasional adalah lembaga pemerintahan non departemen (LPND)
yang melaksanakan tugas pemerintahan dalam bidang perpustakaan yang
berfungsi sebagai perpustakaan Pembina, perpustakaan rujukan, perpustakaan
 deposit, perpustakaan penelitian, perpustakaan pelestarian, dan pusat jejaring
peprustakaan, serta berkedudukan di ibukota Negara.
f. Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diperuntukan bagi masyarakat
luar sebagai sarana pembelajaran sepanjang hayat tanpa membedakan umutm
jenis kelamin, suku, ras, agama dan status sosial ekonomi.
g. Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yang diperuntukan secara terbatas
bagi perpustakaan di lingkungan lembaga pemerintah, lembaga masyarakat,
lembaga pendidikan keagamaan, rumah ibadah, atau orhanisasi lain.
h. Pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui
pendidikan dan pelatihan kepustakawan serta mempunyai tugas dan tanggung
jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan.
i. Pemustaka adalah pengguna perpustakaan, yaitu perseorangan, kelompok
orang, masyarakat, atau lembaga yang memanfaatkan fasilitas layanan
perpustakaan.
j. Bahan perpustakaan adalah semua hasil karya tulis, karya cetak, dan karya
rekam.
k. Masyarakat adalah setiap orang, kelompok orang, atau lembaga yang berdomisili
pada suatu wilayah yang mempunyai perhatian dan peranan dalam bidang
perpustakaan.
l. Organisasi profesi pustakawan adalah perkumpulan yang berbadan hokum yang
didirikan oleh perpustakawan untuk mengembangkan profesionalitas
kepustakawan.
m. Pemerintah pusat yang selanjutnya disebut pemerintah adalah presiden
Republik Indonesia yang memegang kekuasaan pemerintah Negara Republik
Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik
Indonesia Tahun 1945.
n. Pemerintah daerah adalah gubernur, bupati, atau walikota dan perangkat
daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintah daerah.
 o. Sumber daya perpustakaan adalah semua tenaga, sarama dan prasarana, serta
dana yang dimiliki dan dikuasai oleh perpustakaan.
p. Mentri adalah mentri yang menangani urusan pemerintahan dalam bidang
pendidikan nasional.

2. Jenis-Jenis Perpustakaan :
a. Perpustakaan Nasional
b. Perpustakaan Umum
c. Perpustakaan Sekolah/Madrasah
d. Perpustakaan Perguruan Tinggi dan
e. Perpustakaan Khusus

3. Pengelolaan dan pengembangan Perpustakaan

a. Pengembangan perpustakaan merupakan upaya peningkatan sumber daya,
pelayanan, dan pengelolaan perpustakaan, baik dalam hal kuantitas maupun
kualitas.
b. Pengembangan perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan
berdasarkan karakteristik, fungsi dan tujuan, serta dilakukan sesuai dengan
kebutuhan pemustaka dan masyarakat dengan memanfaatkan teknologi
infotmasi dan komunikasi.
c. Pengembangan perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2)
dilakukan secara berkesinambungan.

4. Pembentukan Perpustakaan
a. Perpustakaan dibentuk sebagai wujud pelayanan kepada pemustaka dan
masyarakat.
b. Pembentukan perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh
pemerintah, pemerintah daerah, dan masyarakat.
 c. Pembentukan perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) paling sedikit
memenuhi syarat:
1. Memiliki koleksi perpustakaan.
2. Memiliki tenaga perpustakaan.
3. Memiliki sarana dan prasarana perpustakaan.
4. Memiliki sumber pendanaan dan
5. Memberitahukan keberadaan ke perpustakaan Nasional.

5. Layanan Perpustakaan
a. Layanan perpustakaan dilakukan secara prima dan berorientasi bagi kepentingan
pemustaka.
b. Setiap perpustakaan menerapkan tata cara layanan perpustakaan berdasarkan
standar nasional perpustakaan.
c. Setiap perpustakaan mengembangkan layanan perpustakaan sesuai dengan
kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.
d. Layanan perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikembangkan
melalui pemanfaatan sumber daya perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan
pemustaka.
e. Layanan perpustakaan diselenggarakan sesuai dengan standay nasional
perpustakaan untuk mengoptimalkan pelayanan kepada pemustaka.
f. Layanan perpustakaan terpadu diwujudkan melalui kerja sama antar
perpustakaan.
g. Layanan perpustakaan secara terpadu sebagaimana dimaksud pada ayat (6)
dilaksanakan melalui jejaring telematika.
E. Prosedur Pencatatan, Pendistribusian dan Penyimpanan Arsip
Setiap kantor akan mengikuti suatu prosedur tertentu untuk menguasai lalu
lintas surat masuk dan surat keluar. Prosedur ini di sebut prosedur pencatatan dan
pendistribusian arsip. Ada 3 prosedur yang umum di pergunakan :
1. Prosedur Buku Agenda
Halaman-halaman buku ini berisi kolom-kolom keterangan data dari surat yang di
catat. Buku agenda juga di pakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang di
simpen di file hubungan erat antara buku agenda dengan file penyimpanan surat
adalah karena file penyimpanan surat masih sering mempergunakan system filing
kronologis, yang juga merupakan susunan dari catatan surat-masuk pada buku
agenda atau surat keluar pada buku verbal. Dengan menemukan tanggal masuk
surat atau nomor urut masuk surat, atau tanggal dan nomor surat keluar, dari buku
agenda atau verbal. Maka surat yang disimpan dengan system kronologis dapat di
temukan.
2. Prosedur Kartu Kendali
Kartu kendali adalah selembar kertas berukuran 10 cm x 15 sm yang berisikan data-
data suatu surat, seperti indeks, isi ringkas, lampiran, dari, kepada, tanggal surat,
nomor surat, pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, M/K, kode dam catatan.
Penggunaan kartu kendali pada pencatatan dan pengendalian surat sesungguhnya
adalah sbagai pengganti dari buku agenda dan buku ekspedisi.
3. Prosedur tata naskah
Prosedur takah (tata naskah) adalah suatu kegiatan administrasi di dalam
memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi
tertentu dai sesuatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.
Secara mudah dapat dikatakan bahwa takah itu adalah suatu map-jepit yang berisi
surat untuk di edarkan kepada pengolah-pengolah yang berwewenang terhadap
pengolahan surat bersangkutan. Map ini akan bertambah dengan instruksi-instruksi,
disposisi-disposisi, catatan-catatan, konsep-konsep surat balasan dan perubahan-
 perubahannya, dan arsip surat balasan yang di masukkan ke dalam map takah
berurutan secara kronologis.
4. Penyimpanan arsip adalah salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal menjamin
penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan datang.
Penyimpanan Arsip merupakan rangkaian pengelolaan arsip agar aman. Terjaga dan
terpelihara. Upaya penyimpanan arsip tergantung atas beberapa faktor :
a. Tujuan penyimpanan arsip dan layanan arsip.
b. Bentuk fisik dan komposisi.
c. Berapa lama akan disimpan.
d. Jalan masuk dan pengaruhnya.

Penyimpanan fisik Arsip sebaiknya mempertimbangkan prinsip dasar sebagai berikut

: Keputusan Kepala ANRI No. 12 Tahun 2000

a) Kondisikan Lingkungan Lokasi, tempat penyimpanan arsip jauh dari lokasi yang
berbahaya seperti :
(1) Area penyimpanan bahan kimia, dapur, unit AC, kamar mandi atau basement
yang bukan diperuntukkan sebagai tempat penyimpanan arsip.
(2) Jalan masuknya terkontrol dan terhindar dari unsur-unsur yang mengganggu
keamanan arsip.
b) Kontrol Lingkungan
(1) Kontrol lingkungan dilakukan secara tepat sesuai dengan retensinya atau
jangka waku simpan arsip.
(2) Untuk menjaga kondisi fisik arsip tetap baik suhu dijaga agar tidak melebihi
27o Celcius dan mempunyai kelembaban tidak lebih dari 69%.
(3) Pencahayaan langsung terhadap arsip dihindarkan.
(4) Jendela tidak diutamakan, apabila jendela tidak bisa dihindari seyogyanya
memasang tirai.
(5) Lingkungan harus bersih dari kontaminasi industri atau gas.
(6) Sirkulasi udara yang bebas dan segar.
 (7) Ruang penyimpanan arsip media magnetik harus terlindungi dari medan
magnet.
c) Perlindungan
(1) Adanya program pencegahan bahaya untuk menjamin arsip tidak hilang dan
ditangani secara baik.
(2) Pencegahan kebakaran dan untuk lainnya termasuk pemasangan heat/smoke
detection, file alarm, extinguisher, sprinkler system yang terpasang di
masing-masing ruang/lantai ruang penyimpanan arsip.
d) Pemeliharaan
(1) Program pemeliharaan arsip dan lokasi penyimpanan arsip harus dapat
dilaksanakan untuk mnjamin kestabilan lingkungan yang cocok.
(2) Pelaksanaan pengawasan penyimpanan arsip harus secara berkelanjutan dan
berkala.
(3) Perbaikan ruang penyimpanan arsip dilaksanakan secara cepat dan tepat.
(4) Adanya perbaikan arsip segera setelah diketahui adanya kerusakan arsip.
e) Penanganan arsip
(1) Pencarian dan penggunaan arsip di lokasi penyimpanan menjadi subyek
pokok pengawasan untuk melindungi arsip dari kerusakan.
(2) Penanganan terhadap arsip dilaksanakan secara hati-hati untuk mengurangi
kerusakan arsip serta menjamin pelestariannya.
(3) Teknik dan prosedur penanganan arsip dipahami dan dilaksanakan oleh
seluruh pengelola/pengguna arsip agar aman dan terlindungi.
(4) Penanganan secara hati-hati dalam proses fotocopy dan pengalih median
arsip disesuiakan dengan peraturan dan standar yang berlaku.
f) Kemudahan Akses
(1) Penyimpanan arsip harus memperlihatkan kemudahan akses arsip yang
diinginkan yaitu harus mudah diidentifikasi, mudah diketahui lokasinya yang
mudah ditemukan kembali.
(2) Tersedianya standar dokumentasi dan daftar lokasi penyimpanan arsip.
 g) Proteksi
(1) Peralatan dan tempat penyimpanan arsip sebaiknya dapat menjamin arsip
selalu aman, mudah terjangkau dan terlindung dari bahaya.
(2) Setiap peralatan dan tempat penyimpanan dijamin dalam keadaan bersih
untuk menjamin kebersihan.

F. Berbagai Sistem Penyimpanan Arsip dan Buku

Sistem penyimpanan pada prinsipnya adalah penyimpanan bedasarkan kata-
tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang
disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada 2(dua) jenis urutan, yaitu urutan
abjad dan urutan angka. System penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah
system nama, system geografis dan system subjek.
Sedangkan yang berdasarkan urutan angka adalah system numeric, system
kronologis, dan system subjek numerik (system subjek dengan kode nomor). Pada
umumnya system penyimpanan yang dapat dipakai sebagai system penyimpanan yang
standar adalah system abjad (system nama). System numerik, siystem geografis, dan
system subjek. Disamping system sistem tersebut ada juga yang menambahkan system
bentuk.
System bentuk ini adalah system pengelompokkan yang sudah lama
dipergunakan dan sekarang sudah tidak termasuk sebagai system standar.
Pengelompokkan atau penggolongan surat di Zaman Mesir Kuno memang
berdasarkan bentuk dan warna, karena surat-surat di Zaman itu terbuat dari tanah liat
(Clay tablet) yang mempunyai bentuk dan warna yang bermascam ragam. Sitem
penyimpanan yang berdasarkan bentuk sebaiknya dihindarkan, terkecuali unit kerja
bersangkutan hanya menangani satu bentuk warkat, misalnya teleks atau kuitansi.
Penyimpanan menurut bentuk ini bukan system hanya merupakan pemisahan
dari berbagai bentuk warkat kedalam satu kelompok dengan bentuk tersendiri. Sesudah
dikelompokkan menurut bentuk, barulah system dapat dipergunakan, misalnya teleks
dipakai system numerik. Penggunaan kombinasi dari berbagai system pada
penyimpanan warkat sejauh mungkin harus dihindarkan karena akan menyusahkan
pekerjaan penyimpanan dan penemuan warkat. System harus diterapkan secara murni
dan konsisten.
Sehubungan dengan masalah kombinasi system, sering ditemukan bahwa
kantor-kantor ada yang mempergunakan 3 macam pola klasifikasi warkat.
Klasifikasi pertama adalah klasifikasi subjek pokok masalah yang didasarkan atas
pokok masalah dari peristiwa atau kejadian yang merupakan suatu kegiatan sejak
permulaan sampai tindakan terakhir. Klasifikasi kedua adalah klasifikasi instansi yang
didasarkan kepada nama instansi atau badan yang mengirim warkat. Klasifikasi ketiga
adalah klasifikasi bentuk yang didasarkan kepada bentuk warkat, seperti misalnya
kumpulan surat keputusan, surat laporan, tulisan ilmiah, dan sebagainya.
Dari 3(tiga) pola diatas, yang merupakan system yang standar adalah klasifikasi
subjek (system subjek), dan klasifikasi instansi (system abjad nama), sedangkan
klasifikasi bentuk bukan merupakan system yang standar. Pilihan tinggal pada system
subjek atau system abjad. Untuk satu file tidak dapat mempergunakan 2(dua) system
yang berdiri sejajar atau dengan bierarki yang sama, misalnya mula-mula dikelompokkan
menurut system subjek, kemudian sebagai hierarki kedua sesudah pengelompokkan
subjek adalah susunan menurut abjad terhadap map-map yang ada pada subjek
bersangkutan.
Didalam satu kantor dapat saja diterapkan pemakaian 1 (satu) system
penyimpanan untuk semua file yang ada di kantor bersangkutan, baik file surat, kartu,
formulir, atau non kertas. Tetapi tidak tertutup kemungkinan penggunaan satu system
untuk kepentingan yang makin diseragamkan, sedangkan untuk kepentingan khusus
seperti data pegawai, kartu kehadiran dan lain-lain jenis tertentu harus mempunyai
system tersendiri yang tidak seragam.
Untuk keseragaman biasanya dipergunakan system subjek, sedangkan untuk
keperluan yang banyak berhubungan dengan nama orang yang tidak dapat memakai
system seragam sering dipergunakan system abjad dan system nomor, misalnya file data
pegawai atau kartu kehadiran.
 Daftar indeks lebih banyak dipergunakan untuk menyimpan arsip terjilid atau buku
dapat dibagi menjadi 3 yaitu :
1. Daftar klasifikasi standar yang umum dipakai di seluruh dunia, misalnya DDC (Dewey
Decimal Classification), UDC (Universal Desimal Classification) dan LCC (Library Of
Conggres Classification), misalnya 000 (umum), 300 (ilmu sosial), 100 (ilmu filsafat),
200 (Ilmu Agama), dan lain-lain.
2. Daftar klasifikasi buatan sendiri ada dua macam yaitu daftar klasifikasi subjek murni
yang berisi istilah-istilah subjek tanpa disertai kode dan disusun menurut abjad.
3. Daftar klasifikasi subjek berkode yang berisi istilah-istilah subjek yang dilengkapi
dengan kode tertentu, daftar ini ada 3 macam yaitu :
a. Angka, misalnya angka arab (2,3,4), Romawi (I,II,III), Desimal (110,120,31)
maupun Dupex (1-3, 7-11)
b. Huruf, misalnya huruf besar (A,B,C) atau huruf kecil (a,b,c)
c. Gabungan angka dan huruf misalnya divisi keuangan (KU.001), divisi personalia
(KP.002)

G. Rangkuman
Pengertian Arsip Menurut Undang-undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1
bahwa:
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung kegiatan pecipta arsip
dan disimpan selama jangka waktu.
4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan perssyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak
tergantikan apabila rusak dan hilang.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan terus menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang fekuensi penggunaannya telah menurun.
7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan.
Dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langung maupun tidak langsung
oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau kembaga kearsipan.
8. arsip terjaga adalah arsip negara brkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan
hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan
keselamatannya.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang
diperoleh melalui pendidikan formal dan pendidikan dari pelatihan kearsipan serta
mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
11. Akses arip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan
otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu unyuk mempermudah penemuan dan
pemanfaatan arsip.
12. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab
di biang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
13. Lembaga negara adalah lembaga yang menjalankan cabang –cabang kekuasaan
negara meliputi eksekutif, legislatif, yudikatif, dan lembaga lain yang fungsi dan
tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan ngara sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan.
14. Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya disbut ANRI adalah lembaga kearsipan
berbentuk lembaga pemerintah nonkementrian yang melaksanakan tugas negara di
bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara.
15. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip
yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga
kearsipan.
16. SIKN adalah sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang
menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional.
17. Jaringan informasi kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem
jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh
ANRI.
18. Daftar pencarian arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip yang
memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun
tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta
diumumkan kepada publik.

Tujuan Kearsipan

a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara
kearsipan nasional.
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan erpercaya sebagai alat bukti yang
sah.
c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui
pngelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang
komprehensif dan terpadu.
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggung jawaban
dalam kehidupan bermasyarakat berbangsa, dan bernegara.
g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi sosila, politik, budaya,
pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa dan
h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip
yang autentik dan terpercaya.
Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan
karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan
pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka.
Koleksi perpustakaan adalah seua informasi dalam bentuk karya tulis, karya
cetak, dan karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan yang
dihimpun, diolah dan dilayankan.
Koleksi nasional adalah semua karya tulis, karya cetak, dan karya rekam dalam
berbagai media yang diterbitkan ataupun tidak diterbitkan, baik yang berada di dalam
maupun di luar negeri yang dimiliki oleh perpustakaan di wilayah Negara Kesatuan
Republik Indonesia.
Naskah kuno adalah semua dokumen tertulis yang tidak dicetak atau tidak
diperbanyak dengan cara lain, baik yang berada di dalam negeri maupun di luar negeri
yang berumur sekurang-kurangnya 50 9lima puluh) tahun, dan yang mempunyai nilai
penting bagi kebudayaan nasional, sejarah, dan ilmu pengetahuan.
Sistem Informasi Manajemen adlah suatu system yang mengintegrasikan
berbagai jenis data dan informasi mengenai berbagai macam kegiatan perkantoran,
dalam rangka membantu pimpinan atau manajemen melakukan kegiatan pengambilan
keputusan.
Prosedur Pencatatan, Pendistribusian dan Penyimpanan Arsip:
1. Prosedur pencatatan dan pendistribusian Arsip
Setiap kantor niscata mengikuti suatu prosedur tertentu untuk menguasai lalu lintas
surat masuk dan surat keluar, prosedur ini di sebut prosedur pencatatan dan
pendistribusian arsip. Ada 3 prosedur yang umum di pergunakan :
a. Prosedur Buku Agenda
b. Prosedur Kartu Kendali
 c. Prosedur tata naskah

Penyimpanan arsip adalah salah satu fungsi manajemen arsip dalam hal
manajemen penemuan kembali arsip dan penggunaannya di masa-masa yang akan
datang. Penyimpanan Arsip merupakan rangkaian pengelolaan arsip agar aman, terjaga
dan terpelihara. Upaya penyimpanan arsip tergantung atas beberapa faktor :

1) Tujuan penyimpanan arsip dan layanan arsip

2) Penyimpanan fisik Arsip sebaiknya mempertimbangkan prinsip dasar sebagai berikut
: Keputusan kepala ANRI No. 12 Tahun 2000
a. Kondisi Lingkungan
b. Kontrol Lingkungan

Dalam pengamanan arsip dilakukan beberapa tahap yaitu ;

a. Pengamanan
b. Pemeliharaan
c. Penanganan Arsip
d. Kemudian Akses

System penyimpanan adalah system yang dipergunakan pada penyimpanan

warkat agar kemudian dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan
dapat dilakukan dengan cepar bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlakukan.

System penyimpanan pada pinsipnya adalah penyimpanan berdasarkan kata-

tangkap (caption) dari warkat yang disimpan baik berupa huruf maupun angka yang
disusun menurut urutan tertentu. Pada dasarnya ada 2 (dua) jenis urutan, yaitu urutan
abjad dan urutan angka. System penyimpanan yang berdasarkan urutan abjad adalah
system nama, system geografis, dan system subjek.