KRITERIA PERALATAN & PERLENGKAPAN KEARSIPAN

Makalah Ini Disusun Guna Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Dokumentasi

Dosen Pengampu : Lathifaturahmah, S.H.,M.M

Disusun oleh :

1. ADITYA TRIADISYAH RAMDANI 211012049

2. AHMAD BILAL 211011628

SEKOLAH TINGGI KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN PANGERAN

DHARMA KUSUMA INDRAMAYU
Jl. KH Hasyim Asy’ari No.1/1 Segeran Kidul Kec. Juntinyuat Kab. Indramayu Prov.
Jawa Barat 45282 Telp, (0234) 487575 Email: stkipdharma.indramayu@gmail.com
Website: http://stkippadhaku.ac.id
 KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. wb

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-
Nyasehingga saya dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul KRITERIA
PERALATAN & PERLENGKAPAN KEARSIPAN ini tepat pada waktunya.

Adapun tujuan dari penulisan dari makalah ini adalah untuk memenuhi
tugas dosen pada mata kuliah: Manajemen Dokumentasi Selain itu, makalah ini juga
bertujuan untuk menambah wawasan bagi para pembaca dan juga bagi penulis.

Saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membagi
sebagian pengetahuannya sehingga saya dapat menyelesaikan makalah ini serta dapat
membantu menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca, sehingga
penyusun dapat memperbaiki isi makalah ini sehingga kedepannya dapat lebih baik.
Penyusun mengakui makalah ini masih banyak kekurangan karena pengalaman yang
penyusun miliki sangat kurang.

Saya menyadari, makalah yang saya tulis ini masih jauh dari kata sempurna.
Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun akan saya nantikan demi
kesempurnaan makalah ini. terima kasih.

Wassalamu’alaikum Wr. wb

Indramayu, 16 Maret 2023

Penulis

i
 DAFTAR ISI

Contents
KATA PENGANTAR....................................................................................................i

DAFTAR ISI.................................................................................................................ii

BAB I.............................................................................................................................1

PENDAHULUAN.........................................................................................................1

1. Latar Belakang..............................................................................................................1
2. Rumusan Masalah........................................................................................................2
BAB II...........................................................................................................................3

PEMBAHASAN............................................................................................................3

A. Pengertian Manajemen Kearsipan...............................................................................3

B. Jenis Arsip....................................................................................................................4
C. Siklus Hidup Arsip.........................................................................................................4
D. Sistem Klasifikasi Arsip (Sistem Indeks)........................................................................5
E. Kriteria pemilihan peralatan..................................................................................7
F. Tipe peralatan penyimpanan...............................................................................11
G. Perlengkapan penyimpanan..................................................................................17
PENUTUP...................................................................................................................19

1 Kesimpulan......................................................................................................................19
DAFTAR PUSTAKA..................................................................................................20

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1. Latar Belakang
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin deras pada abad
ini, menjadikan pentingnya kearsipan di dalam kehidupan instansi

pemerintah dan perusahaan swasta. Hal ini disebabkan kearsipan merupakan salah
satu unsur dalam sistem informasi organisasi yang berisi data dan segala informasi
yang berkaitan dengan instansi pemerintah maupun swasta. Selain itu kearsipan dapat
dipakai sebagai sumber atau bahan dalam penngambilan keputusan oleh pimpinan.

Menurut pendapat Nuraida (2012:92) yang dimaksud arsip adalah suatu

kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan
agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali”. Sedangkan
pengertian pengarsipan masih menurut pendapat Nuraida (2012:92) yaitu kegiatan
menyimpan warkat dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman agar
tidak rusak atau hilang sebagai pusat ingatan atau sumber informasi suatu oganisasi.
Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, pengertian arsip adalah :

1.Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-
badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah

2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau
perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan berbangsa. Berdasarkan beberapa
pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah segala dokumen yang
mempunyai manfaat bagi instansi dan perlu untuk disimpan.

1
2. Rumusan Masalah
Realitas yang terjadi, masih banyak instansi baik pemerintah maupun swasta yang
belum menyadari akan pentingnya fungsi arsip. Seperti yang diungkapkan dalam
Nuraida (2008:91,)”pada kenyataannya,

penyimpanan data dan informasi dalam bentuk arsip sering kali tidak
diperhatikan, tidak diminati, atau dianggap tidak penting untuk dipahami dan
diterapkan di perusahaan sehingga tidak dibuat perencanaan dan pengendalian arsip
yang baik”.

Penyebab kurang diperhatikannya arsip misalnya instansi tidak memahami

manajemen kearsipan secara baik yang berakibat pengelolaan kearsipan kurang
efektif dan efisien. Menurut Nuraida (2012: 101) gejala kurang efektif dan kurang
efisiennya sistem pengarsipan antara lain berupa :

1. Arsip yang dicari ada tetapi sulit untuk ditemukan kembali pada saat arsip tersebut
ditemukan.

2. Arsip-arsip penting yang diperlukan hilang.

3. Terjadi banjir arsip, yaitu arsip yang sama disimpan dibeberapa lokasi atau tempat
penyimpanan, atau arsip yang sudah kadaluwarsa/tidak berguna masih disimpan.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Manajemen Kearsipan

Menurut pendapat Suraja (2006:62) manajemen kearsipan mengandung arti yaitu
rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat di dalam
proses pengurusan arsip. Manajemen kearsipan dilaksanakan dengan berdasarkan
pada fungsi-fungsi manajemen yang berupa :

1. Aktivitas-aktivitas dari perencanaan kearsipan

2. Pengorganisasian bidang kearsipan
3. Penyusunan personalia (staf) bagian kearsipan
4. Pengarahan kerja dan pegawai kearsipan, dan pengawasan terhadap kegiatan
pokok (operasional) kearsipan
Menurut Ricks & Gow aktivitas-aktivitas dari perencanaan kearsipan dilakukan
dengan melakukan penyusunan pola klasifikasi sebagai sarana penataan arsip,
penyusunan pedoman pemrosesan surat dan naskah masuk maupun keluar,
penyusunan jadwal retensi arsip sebagai sarana penyusutan arsip dan perencanaan
fasilitas. Sedangkan pengorganisasian kearsipan dilakukan dalam bentuk :
1. Melakukan pembagian kerja proses pengendalian surat dan naskah yang
masuk dan keluar, proses penataan dan penyusutan arsip
2. Menentukan hubungan kerja antarsatuan organisasi dengan pegawai di unit
kearsipan
3. Menentukan hubungan kerja antara unit kearsipan dengan unit-unit pengolah
surat/naskah (satuan-satuan organisasi lain) di dalam organisasi.
Fungsi pengawasan dapat dilakukan dalam tiga bentuk menurut pendapat Ricks dan
Gow dalam Suraja (2006: 64), yaitu:
1. Pengawasan yang dilakukan sebelum pelaksanaan kegiatan (precontrol)
2. Pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang sedang berlangsung
(concurrent control)

3
3. Pengawasan yang dilakukan setelah pelaksanaan pekerjaan (feedback control)

B. Jenis Arsip
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakansecara langsung dalam
kegiatan kantor dalam setiap harinya, misalnya kegiatan untuk perencanaan,
pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan operasional instansi. Arsip dinamis
terdiri dari dua macam :

a.Arsip Aktif, yaitu arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam
kegiatan kantor dalam instansi

b.Arsip in-aktif, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara terus
menerus dalam kegiatan kantor dalam suatu instansi

2. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang setiap hari digunakan dalam kegiatan
kantor, tetapi tidak secara langsung dan arsip tersebut tetap harus disimpan
secara historis, misalnya dalam kegiatan perencanaan, pelaksanaan, dan
pengendalian kegiatan operasional instansi.

C. Siklus Hidup Arsip

Semua jenis arsip akan mengalami yang namanya siklus hidup arsip. Siklus hidup
arsip tersebut menurut Nuraida adalah sebagai berikut :
1. Tahap Penciptaan.
Tahap awal ini dokumen/warkattersebut diciptakan/dibuat. Setelah itu
dokumen/warkat tersebut digunakan sebagai media penyampai informasi
atau dasar dalam pengambilan kebijakan. Pada tahap ini dokumen atau
warkat belum dapat dikategorikan sebagai arsip.

2. Tahap Penggunaan.

4
 Walaupun dokumen atau warkat telah selesai dipergunakan,
dokumen/warkat masih dibutuhkan untuk waktu yang akan datang.Pada
tahap ini dokumen/warkat tersebut bisa dikelompokkan sebagai arsip.
3. Tahap Penyimpanan Aktif
Dokumen atau Warka yang masih sering dipergunakan dalam berbagai
kegiatan kantor di instansi perlu untuk disimpan di tempat penyimpanan
arsip dengan status aktif.
4. Tahap pemindahan menjadi penyimpanan in-aktif
Arsip terkadang ada yang sudah tidak dipergunakan lagi dalam kegiatan
kantor dalam instansi, tetapi masih perlu disimpan. Hal ini apabila
sewaktu-waktu arsip tersebut dibutuhkan dalam kegiatan kantor. Arsip
tersebut dapat dipindahkan menjadi arsip in-aktif
5. Tahap pemusnahan atau pemindahan menjadi arsip historis
Arsip dimusnahkan apabila dokumen/warkat tersebut sudah tidak berguna
lagi bagi kegiatan kantor dalam suatu instansi. Dengan pertimbangan dan
alasan tertentu arsip yang tidak terpakai tetap disimpan sebagai arsip kuno,
misalnya karena alasan historis.

D. Sistem Klasifikasi Arsip (Sistem Indeks)

Secara umum, terdapat beberapa sistem klasifikasi atau sistem indeks dalam
penyimpanan arsip, yaitu :

1. Sistem Alfabetis.

a. Penyimpanan arsip berdasarkan urutan kode abjad yang diberikan untuk nama
orang, organisasi atau perusahaan, atau subjek.

b. Sistem Alfabet ini merupakan sistem yang paling banyak dipakai di berbagai
instansi baik instansi negeri maupun swasta

c. Cocok dipergunakan dalaminstansi yang kecil atau arsip untuk individu

2. Sistem Numerik

5
 a. Penyimpanan arsip berdasarkan kelompok dalam permasalahan yang kemudian
diberi urutan kode numerik yang diberikan untuk nama orang, organisasi atau
instansi, atau subjek.

b. Sistem ini dapat dikombinasikan dengan sistem alfabetis `untuk menjaga urutan
penyimpanan arsip (sistem alfabetis-numerik)

c. Sistem ini lebih tepat dipakai untuk arsip yang bersifat rahasia karena kode
arsip tidak diketahui orang banyak, hanya diketahui oleh orang-orang tertentu
saja.

3. Sistem Geografis (Wilayah)

a. Arsip disimpan berdasarkan tempat (lokasi) nama geografis atau kode

wilayah.Misalnya: nama kota, nama propinsi, nama negara dan lain-lain.

b. Penyimpanan arsip melalui sistem ini bisa dikombinasikan dengan sistem

alfabetis untuk menjaga urutannya yang berdasar alfabet (sistem
alfabetisgeografis)

c. Sistem ini lebih tepat dipakai untuk organisasi yang membagi wilayah
operasinya berdasarkan wilayah atau geografis, seperti perusahaan distributor
yang memiliki kantor cabang di berbagai tempat.

4. Sistem Subjek

a. Penyimpanan arsip berdasarkan topik atau subjek tertentu yang ada dalam
kegiatan kantor dalam organisasi atau instansi. Misalnya: nama bagian, jenis
produk, jenis transaksi, dan lain-lain.

b. Urutan subjek dengan menggunakan sistem klasifikasi alfabetis (sistem

alfabetis-subjek).

c. Sistem ini lebih tepat untuk organisasi/instansi yang kegiatannya berkaitan

dengan berbagai subjek, seperti produk, proyek

6
5. Sistem Kronologis.

a. Penyimpananarsip berdasarkan urutan kronologis tanggal-bulan-tahun.

b. Sistem ini umumnya bersifat sementara, sebelum arsip diklasifikasikan

berdasarkan sistem klasifikasi yang lain. Tanggal yang dijadikan pedoman
merupakan tanggal datangnya surat

c. Umumnya pemakaian sistem ini bersifat sementara sebelum arsip

diklasifikasikan berdasarkan sistem klasifikasi

E. Kriteria pemilihan peralatan

Setelah menentukan sistem yang akan digunakan dalam penyimpanan arsip,
tugas manajer dokumen adalah memilih alat penyimpanan. Ada beberapa hal yang
harus dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan, antara lain:

1. Jenis dokumen yang disimpan

Jenis dokumen yang disimpan perlu diperhatikan, misalnya

apakah dokumen yang akan disimpan terbuat dari kertas,
kartu, mikro, dokumen ukuran besar, materi audiovisual
bentuk magnetik dan elektronik, ataukah media lain dimana
masing- masing media mempunyai perilaku khusus dalam
perawatannya. Syarat penyimpanan kartu indeks berbeda
dengan disket maupun CD dan berbeda pula

dengan eksternal storage devices. Karena itu, diperlukan

pertmbangan yang rinci terhadap karakteristik fisik dokumen
yang akan didimpan sebelum memutuskan membeli
peralatan.

2. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan

Peralatan bersifat mobile agar mampu melayani

7
 berbagai lokasi dan dapat secepatnya ditemukan dan
dimanfaatkan oleh pengguna. Hal ini akan
mengingkatkan nilai sebuah dokumen dala menunjang
operasi organisasi.
3. Kebutuhan ruangan

Lazimnya kantor sebuah perusahaan atau organisasi

menempati lokasi yang strategis guna mendapatkan citra
yang bagus dimata stakeholder-nya. Kondisi ini akan
berdampak pada tingkatnya harga sewa ruangan kantor, dan
patut dipertimbangkan dalam melakukan pemilihan
peralatan penyimpanan dokumen
perusahaan atau organisasi.

4. Pertimbangan keamanan

Beberapa dokumen dapat diakses oleh semua karyawan,

misalnya dokumen kebijakan perusahaan, sementara
dokumen lain seperti data personalia maupun data
keuangan perusahaan tentunya harus dibatasi oleh orang
yang mempunyai otoritas.
5. Biaya peralatan

Faktor lain yang patut diperhatikan adalah ketersediaan

peralatan tersebut di Indonesia. Patut dipertimbangkan bahwa
tidak semua peralatan buatan luar negeri

lebih baik, bahkan ada juga yang mutunya lebih rendah dari
dalam negeri. Setelah melakukan survei peralatan produksi
dalam negeri yang siperbandingkan dengan luar negeri,
misalnya jaminan after sales service, garansi, dan lai-lain,
biaya per

8
  perlatanharus sesuai dengan kemampuan. Misalnya harga
sebuah filing kabinet 4
laci Rp. 100.000 sedangkan 5 laci berharga Rp 125.000
sehingga5 laci lebih murah 20% karena mampu menyimpan
25% lebih banyak dengan menggunakan luas ruangan yang
sama.
6. Biaya operasional penyimpanan

Biaya ini termasuk biaya personil yang bertugas

menyimpan dan mengelola dokumen, biaya alat tulis
kantor yang setara, dan biaya ruang yang diperlukan
untuk menyimpan peralatan.
7. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur

Jumlah pemakai yang mengakses dokumen merupakan hak

yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli peralatan.
Sebaliknya bila pemakai banyak
 pertibangan karena lebih orang yang menyimpan dan
membutuhkan keberadaan
dokumen yang disimpan. Kondisi ii dapat juga disiasati dengan
mendistribusi
 penyimpanan dookumen sehingga penyimpanan dan pemakai
tidak berkumpul di satu tempat saja.
8. Kesetaraan peralatan

Peralatan simpan semacam folder harus setara

pemanfaatannya dengan peralatan yang telah dan akan dibeli
pada masa yang akan datang. Apabila peralatan yang akan
dibeli hanya dapat beroperasi dengan menggunakan
peralatan lain dalam ukuran terbatas, maka keterbatasan itu
patut dipertimbangkan karena akan menambahkan biaya

9
 operasional.

9. Efisiensi

Produsen sadarakan pentingnya efisiennsi dalam proses

penyimpanan dan
 pencarian sebuah dokumen pada produk mereka.
Misalnya, folder banyak membantu ketika organisasi
menyusun sistem dokumen atau mengubah ke
 peralatan simpat yang baru. Penggunaan tanda warna juga
membantu identifikasi dokumen serta menghindari
kemungkinan salah tepat.
10. Kualitas

Kualitas alat tulis kantor ditentukan oleh berat atau jenis

materi yang digunakan dalam pembuatannya. File guide
memerlukan kertas yang lebih tebal dibandingkan folder
jajaran, karena panduan akan lebih sering digunakan oleh

pengguna dalam mencari sebuah dokumen, dan biasanya

keberadaan alat simpan yang dimaksud akan lebih lama
dibanding alat simpan selain file guide.
11. Ekonomis

Meminimkan biaya merupakan salah satu faktor utama dalam

mempertimbangkan
pembeli peralatan simpan pada berbagai organisasi, namun
patut patut diingat
 juga bahwa membeli peralatan yang murah merupakan pilihan
yang paling ekonomis. Apabila perusahaan menggunakan
file guide yang terdapat dari kertas
 bermutu rendah, biasanya dalam kurun waktu yang singkat
akan mudah rusak sehingga perlu diganti dengan yang baru.
Ini berarti pengeluaran ekstras. Untuk
itu perlu dipertimbangkan mengenai kualitas alat

10
 simpan, sehingga tujuan ekonomis akan lebih
berorientasi jangka panjang.

F. Tipe peralatan penyimpanan

Perlatan penyimpanan sendiri bisa digolongkan menjadi peralatan

manual, mekanik dan otomatis. Peralatan penyimpanan manual
menyediakan ruang penyimpanan untuk dokumen, sehingga pemakai
harus menuju berkas untuk menyimpan atau mengambil dokumen.
1. Splinde file.

Splinde file sendiri merupakan jarum besar atau paku yang

menghadap keatas yang ditancapkan pada papan atau kertas
tebal. Alat ini dapat dikatakan efisiensi dari segi ruangan
karena dokumen kertas dapat langsung ditancapkan dipaku
dan tidak memerlukan tempat yang luas. Sampai saat ini
splinde file masih digunakan untuk menyimpan catatan, bon,
rekening dan dokumen kecil lainnya.
2. Filling kabinet

Dokumen kertas pada mulanya disimpan mendatar, dan

apabila bertambahbanyak akan disusun menurut abjad dan
ditegakan. Dengan bertambahnya volume dan
 jumlah dokumen yang disimpan, maka jumlah laci akan
bertambah yang
mengakibatkan masalah penyimpanan dan pencarian makin
sulit. Untuk memudahkan dan mempercepat pencarian maka
penjajaran vertikal sering digunakan, semakin banyak
jumlah laci yang digunakan semakin efektif asalkan tidak
lebih dari 5 laci karena juka terlalu banyak laci yang
digunakan akan tidak efektif lagi dari segi tata ruang.

11
 Lemari ini desarankan dipakai untuk satu orang karyawan
yang mempunyai tempat kerja yang relatif sempit.
3. Open self file

Berupa jajaran dokumen yang ditempatkan pada lemari

terbuka(sama dengan rak
 buku). Umumnya rak memiliki kelebaran sampai dengan 80
cm dengan jumlah deretan bertingkat antara 2 sampai 8
tingkat. Dokumen biasanya disimpan pada folder bukan
laci, agar pencariannya lecih cepat. Lemari ini biasanya
digunakan untuk ruang yang kerja dengan materi dokumen
yang lebih besar.
4. Map arsip

Lipatan yang terbuat dari karton/ kertas tebal atau plastik

yang digunakan untuk menyimpan arsip/ surat-surat. Arsip
yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar.
Map arsip ada beberapa macam, antara lain:
Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada
setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang
surat yang ada didalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya
digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam
proses, tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip yang sudah
inaktif, dimana map ini berisi kumpulan arsip yang sudah
dibendel/ diikat dengan menggunakan tali.
Snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah
map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk
menopang arsip/ surat yang ada di dalamnya digunakan
penjepit. Arsip yang disimpan pada umumnya bersifat inaktif,
tetapi dapat juga untuk menyimpan arsip aktif. Arsip yang

12
 ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi
dengan menggunakan perforator.
Folder, Ialah semacam map tetapi tidak mempunyai daun
penutup. Pada folder terdapat tab, yaitu bagian yang menonjol
pada sisi atas untuk menempatkan judul file yang
bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian

rupa sehingga dapat menambah daya muat naskah atau

dokumen. Pada umumnya folder dibuat dari kertas manila
dengan ukuran panjang 35 cm, lebar 24 cm dan tabnya
berukuran 8-9 cm panjang dan 2 cm lebar.
Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi
penggantung. Besi

 penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing

cabinet. Hanging

folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode/ indeks

arsip yang ada di dalamnya.
Ordner, yaitu map besar dengan ukuran penggung sekitar 5
cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang
akan disimpan di dalam ordner
5. Guide (petunjuk dan pemisah)

Guide merupakan petunjuk tempat berkas-berkas arsip

disimpan, dan sekaligus
 berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut.
Bentuknya persegi empat panjang dengan ukuran panjang
33-35 cm dengan tinggi 23-24 cm. Guide
 juga mei tempat menyimpan kartu indeks sesuai urutan abjad,
contoh kartu indeks
 pada butirmpunyai tab (bagian yang menonjol di atasnya
dengan ukuran sama seperti ukuran tab pada folder. Tab
berguna untuk menempatkan atau

13
 mencantumkan judul dan atau kode klasifikasi dan
disusun secara vortikal (berdiri).
6. Rak sortir

Ini berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat

yang diterima, diproses dikirimkan atau disimpan
kedalam folder masing-masing.
7. Laci kartu indeks

Adalah laci tempat penyimpan kartu indeks sesuai urutan

abjad, contoh kartu indeks dengan nama Muara Jaya, disimpan
didalam laci “M” sesuai dengan huruf yang terdapat pada “Tab”
(bagian yang menonjol pada kartu indeks). Contoh tab
tadi berisi huruf “Mu”. 
8. Rotary (Alat penyimpan berputar)

Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan

secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar,
sehingga dalam menempatkan dan
 penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat
ini terbuat dari
 bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan
pada alat ini secara literal.
9. Lemari arsip

Lemar tempat menyimpan arsip dalam berbagai bentuk arsip.

Lemari ini dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapi
dengan daun pintu yang menggunakan engsel, pintu dorong,
atau menggunakan kaca.
10. Stepler

Alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.,

sedangkan steples isi dari stepler. Jangan memasukan isi

14
 steples melebihi kemampuannya, supaya daya lentur per
tetap kuat. Menurut kemampuan dan bentuknya, stepler
dibedakan menjadi:

a. Stepler kecil, bentuk kecil dan mampu membendel

maksimum 10 lembar kertas.

 b. Stapler sedang , bentuk sedang dan mampu membendel 10-

20 lembar kertas.
c. Stepler besar, bentuk besar dan mampu membendel lebih
dari 20 lembar kertas.
11. Perforator

Alat yang terbuata dari logam dan digunakan untuk

melubangi kertas/ kartu. Perforator membuat lubang
dengan diameter 5mm. Perforator dibedakan antara lain:

a. Perforator dengan satu pelubang , digunakan untuk

melubangi kartu
 perpustakaan, papan nama, plastik, dll
 b. Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk
melubangi kertas yang akan disimpan dalam map
snelhecter/ ordner.
c.  Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk
melubangi kertas yang akan dimasukkan ke dalam
ordner.
12. Kotak/box

Kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang

bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip
yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan
ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini ditempatkan pada
rak arsip.

15
13. Cardex (Card Index) cabinet

Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan

menggunakan laci- laci yang dapat ditarik keluar
memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung
plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari
bahan besi
 baja.
14. Rak/ laci kartu

Laci-laci yang disusun secara teratur dalam rak, untuk

menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang disusun secara
vertikal. Alat ini terbuat dari kayu dan
 banyaknya laci dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
15. Alat penyimpan khusus

Alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-

bentuk yang khusus seperti flesh disk, compact disk (CD) ,
kaset, dll. Alat ini mempunyai beragam
 bentuk dan desain, karena sangat tergantung dari perkembangan
kemajuan
teknologi.

16
G. Perlengkapan penyimpanan

Perlengkapan penyimpanan adalah bahan pendukung yang

digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan
bahan yang tidak tahan lama penggunaannya relatif singkat.
Beberapa perlengpan penyimpanan antara lain:

1. Kartu indeks

Yaitu kartu yang berukuran 15 X 10 cm yang didalamnya

memuat data tentang warkat yang akan disimpan,
digunakan sebagai alat bantu untuk memudahkan
 penemuan kembali arsip.
2. Label

Alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang

biasanya diletakkan
 pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari bahan
kertas dengan
 berbagai ukuran dan mempunyai perekat pada bagian belakang,
sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan
label pada tempat yang diinginkan.
3. Kartu Tunjuk Silang

Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membantu

menemukan arsip selain indeks adalah dengan menggunakan
kartu tunjuk silang. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk
yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk
menunjukan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang
dicari pada tempat yang ditunjukkan. Kartu silang dapat dibuat
dengan ukuran 12,5 cmx 7,5 cm.
Ada beberapa kriteria dari suatu arsip yang dibuatkan kartu tunjuk
silang antara lain :

17
 a. Jika suatu arsip memiliki lebih dari satu judul.
 b. Jika surat/arsip disimpan pada filing cabinet mempunyai
lampiran dokumen lain yang ukurannya besar dan tidaka
memungkinkan untuk disimpan pada laci filing cabinet.

Penyimpanan kartu tunjuk silang dapat dilakukan dengan 2 cara :

a. Disimpan dengan menggunakan tempat tersendiri seperti

kotak, susun secara alfabetis
 b. Disimpan dibagian paling belakang laci filing cabinet,
dibelakang petunjuk silang.
4.   Lembar Pinjam Arsip (out slip)
Lembar pinjam arsip adalah lembaran/formulir yang digunakan
untuk mencatat setiap
 peminjaman arsip .

Adapun kegunaan dari lembar pinjam arsip,antara lain :

a. Sebagai bahan bukti adanya pinjaman arsip.

 b.  Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapn batas
waktu pengembalian arsip yang di pinjam.
c. Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang di pinjam.
d. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena

peminjaman yang tidak di kembalikan.

e. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut :

a. Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip

yang dipinjam
 b. Lembar ke-2 untuk peminjaman arsip sebagai bukti peminjaman
c. Lembar ke-3 untuk petugas arsip yang disimpan pada tickle
file sebagai bahan ingatan.

18
 PENUTUP

1 Kesimpulan
Terkadang kita dalam kearsipan kurang mengetahui beberapa bentuk
dari peralatan dan juga perlengkapan arsip, dan tanpa kita sadari
benda-benda tersebut adalah salah satu dari
 jenis peralatan maupun perlengkapan dari arsip, namun
terkadang kita juga sudah
menjumpainya dan bahkan memakainya dalam keseharian kita.
Dengan ini semoga menambah pengetahuan kita mengenai peralatan
dan perlengkapan arsip.

19
 DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. (2003). Manajemen Kearsipan. Jakarta. PT Gramedia Pustaka

Utama Barthos, Basir.(2003). Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara,
Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta. Bumi Aksara

Dewi, Irra Chrisyanti. (2011). Manajemen Kearsipan. Jakarta. Prestasi Pustaka

Publisher

Suraja, Yohannes. (2006). Manajemen Kearsipan. Malang. Dioma

Endang, Sri, R. Modul Mengelola dan Menjaga Sistem ke Arsipan untuk

SMK dan MAK. Jakarta: Erlangga. 2009

Mulyani, Sri. Membuat dan Menjaga Sistem Kearsipan untuk

Menjamin Integritas SMK. Jakarta: Sumber Sari Indah. 2009
Sedarmayanti, DR. M.Pd. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang
Manajemen Perkantoran.
Bandung: Mandar Maju. 2001

20