MAKALAH PENGELOLAAN DOKUMENTASI

UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH MANAJEMEN

DOKUMENTASI

Disusun Oleh :
Ika Rohmah Nurjannah (15080314016)
Siti Ayu Ridhofahul Husna (15080314028)
Yuanida Ellen Tamaya (15080314034)
Ach. Jauhari Musthofa (15080314048)
Indriana Dewi Mustikarini (15080314068)

Fakultas Ekonomi
Jurusan Pendidikan Ekonomi
Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran
2018
 Kata Pengantar
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan kemudahan,
sehingga kami dapat menyelesaian Makalah dengan judul “Pengelolaan Dokumen” dengan
lancar.
Makalah ini telah disusun dengan semaksimal mungkin
sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu kami ucapkan terima kasih
kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan makalah ini. Kami berharap
semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan bermanfaat bagi para pembaca.
Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman yang kami miliki, kekurangan
pasti masih ada dalam makalah ini. Oleh karena itu kami sangat mengharapkan kritik dan saran
yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

Surabaya, 24 Mei 2018

Penyusun
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ....................................................................................... i

DAFTAR ISI ...................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................. 1

1.1. Latar Belakang .............................................................................................. 1
1.2. Rumusan Masalah ......................................................................................... 1
1.3. Tujuan Penulisan ........................................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN ................................................................................... 3

2.1. Pengertian Dokumentasi ................................................................................3
2.2. Kegunaan Dokumentasi..................................................................................3
2.3. Peranan Dokumentasi ....................................................................................4
2.4. Kegiatan Dokumentasi .................................................................................. 5
2.5. Pengelolaan Dokumentasi .............................................................................10

BAB III PENUTUP ........................................................................................... 13

3.1. Kesimpulan ....................................................................................................13
3.2. Saran ...............................................................................................................13

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 14

 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Pertumbuhan dokumen yang dihasilkan dari proses administrasi akan menyebabkan
terjadinya penumpukan dan menimbulkan masalah yang serius, seperti meningkatnya
kebutuhan akan ruang penyimpanan dokumen, peralatan, SDM serta kesulitan untuk
penemuan kembali dokumen apabila dibutuhkan. Oleh karena itu, usaha-usaha untuk
mengantisipasi permasalahan tersebut sudah waktunya untuk dipersiapkan, antara lain
penataan fisik dokumen secara baik dan benar serta sesuai dengan prinsip-prinsip
kearsipan.
Penyelenggaraan penataan dokumen perusahaan sebagai bagian integrasi pelaksanaan
tugas dan fungsi organisasi masih harus terus ditingkatkan. Upaya-upaya penyelenggaraan
pembinaan kearsipan yang dilaksanakan secara terencana, sistematik dan terpadu serta
berkesinambungan merupakan suatu kebutuhan bagi perusahaan. Dokumen merupakan
informasi terekam yang berperan sebagai sumber informasi bagi pengambilan keputusan
pimpinan secara akurat, cepat, tepat dan sesuai dengan jenjang tingkatannya. Disamping
itu dokumen sebagai bukti tertulis merupakan alat bukti kuat dan mempunyai kedudukan di
dalam hukum acara di Indonesia. Pada saatnya nanti dokumen juga berfungsi sebagai
bahan bukti sejarah perjuangan bangsa dan bahan pertanggungjawaban nasional kepada
generasi yang akan datang.

1.2. Rumusan Masalah

Dari latar belakang di atas dapat diambil rumusan masalah sebagai berikut :
1. Apa pengertian dari Dokumentasi?
2. Apa saja kegunaan dokumentasi?
3. Apa peranan Dokumentasi ?
4. Apa saja kegiatan dokumentasi?
5. Bagaimana pengelolaan dokumentasi ?

1.3. Tujuan Penulisan

Seperti halnya rumusan masalah di atas, maka tujuan dari penulisan makalah ini adalah :
1. Untuk mengetahui pengertian dari Dokumentasi
2. Untuk mengetahui kegunaan dokumentasi
3. Untuk mengetahui peranan dokumentasi
4. Untuk mengetahui kegiatan dokumentasi
5. Untuk mengetahui pengelolaan dokumentasi
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Dokumentasi

Dokumentasi adalah Kumpulan dari dokumen-dokumen dapat memberikan keterangan
atau bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara
sistematis serta menyebar luaskan kepada pemakai informasi tersebut.
Dokumentasi menurut beberapa ahli :
1. Pengertian dokumentasi menurut Paul Otlet (International Economic Conference 1905)
· Dokumentasi adalah kegiatan khusus berupa pengumpulan,pengolahan, penyimpanan,
penemuan kembali dan penyebaran dokumen.
2. Pengertian Dokumentasi menurut Encyclopedia Britanica
· Dokumentasi adalah semacam pengawasan dan penyusunana bibiliografi, yang
mengunakan alat-alat seperti seperti indeks, sari karnagn dan isei bibiliografi disamping
memakai cara tradisional (klasikal dan katalogisasi), untuk membuat informasi itu
dapat dicapai.
3. Pengertian dokumentasi Federataion Internationale de Decomentation (FID)
·Dokumentasi adalah mengumpulkan menyebarkan dokumen-dokumen dari semua jenis
Jenis mengenai semua lapangan pekerjaan manusia (documentation C’ est reunir, classer
et distribuer des document de tout genre dans tours les domaines de L’ativite humaine).

2.2 Kegunaan dokumentasi

 Dokumentasi memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan.
 Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen.
 Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen dari
kemusnahan.
 Dokumentasi menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuan.
 Dokumentasi mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan Negara.
 Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang termuat dalam
dokumen.

2.3 Peranan Dokumentasi Bagi Suatu Organisasi :

 Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi.
 Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi.
 Dokumentasi berperandalam menyelenggarakan konferensi atau seminar ilmiah.
 Dokumentasi mengembangkan sistem pengolahan dokumen.
  Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog perkembangan ilmu
pengetahuan.
2.4 Kegiatan Dokumentasi
 Mencari dan mengumpulkan bahan-bahan
 Mencatat dokumen
 Mengolah dokumen
 Memproduksi dokumen
 Menyajikan dan menyebarluaskan dokumen
 Menyimpan dan memelihara dokumen

2.5 Pengelolaan Dokumentasi

Pengelolaan dokumentasi adalah kegiatan penyimpanan data dan informasi, catatan
dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh satuan kerja di lingkungan
organisasi atau perusahaan.
Tahapan dalam pengelolaan dokumen meliputi:
a. Deskripsi dokumen Setiap satuan kerja membuat ringkasan untuk masing-
masing jenis dokumen yang didokumentasikan
b. Memverifikasi hasil dokumentasi Setiap informasi diverifikasi sesuai dengan
jenis kegiatannya.
c. Otentikasi hasildo kumentasi Dilakukan untuk menjamin keaslian informasi
melalui validasi informasi oleh setiap satuan kerja.
d. Pemberian kode dokumentasi Dilakukan untuk mempermudah pencarian
informasi yang dibutuhkan melalui metode pengkodean yang ditentukan oleh
masing-masing satuan kerja.

Pengkodean dokumentasi meliputi:

1) Kode klasifikasi disusun dan ditentukan dengan menggunakan
kombinasi huruf dan angka;
2) Kode huruf digunakan untuk memberi tanda pengenal kelompok
primer atau fungsi;
3) Kode angka dua digit untuk memberi tanda pengenal kelompok tersier
atau kegiatan.
4) Penataan dan penyimpanan informasi Dilakukan agar dokumentasi
dan informasi lebih sistematis
 BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN

3.1 Kesimpulan

Dokumentasi merupakan kumpulan dari dokumen-dokumen dapat memberikan keterangan

atau bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan dokumen secara
sistematis serta menyebar luaskan kepada pemakai informasi tersebut. Mencari dan
mengumpulkan bahan-bahan. Dimana kegiatan didalamnya meliputi mencatat dokumen,
mengolah dokumen, memproduksi dokumen, menyajikan dan menyebarluaskan dokumen,
dan menyimpan dan memelihara dokumen

3.2 Saran
Demikian makalah ini kami susun untuk memenuhi tugas manajemen dokumentasi.apabila
ada kesalahan yang kurang berkenan mohon diberikan kritik yang membangun untuk
perbaikan kedepan