DOKUMEN DIGITAL

PENGERTIAN DOKUMEN :

Secara etimologis kata dokumen berasal dari kata bahasa Inggris document yang diambil dari bahasa
Latin dokumentom yang berarti kertas atau dokumen resmi kata dokumentum diturunkan dari kata
atau dosil yang artinya mengajar.

Dokumen menurut KBBI adalah surat tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti
keterangan.

Secara umum dokumen merupakan sebuah catatan atau tangkapan dari sebuah peristiwa sehingga
informasi tentang hal tersebut tidak akan hilang

PENGERTIAN DOKUMENTASI :

Dari Bahasa inggris berasal dari kata dokumentation dalam bahasa Belanda disebut dokumen Teti

Dari Bahasa Latin Dikenal dengan dokumen yang berarti pencarian penyelidikan pemakaian dan
penyediaan Dokumen untuk mendapatkan keterangan-keterangan dan penerapan penerapan serta
bukti

Pengertian Dokumentasi yang telah diatur dalam perpres no.20 tahun 1961 dan diperbarui pada uu
nomor 43 tahun 2009 yang menjelaskan bahwa dokumentasi adalah sebuah aktivitas yang
menggunakan atau berkaitan dengan masalah Dokumen itu sendiri atau fisik dokumen yang meliputi
mencari mengumpulkan mengolah hingga menghasilkan keterangan untuk dijadikan sebuah
dokumen baik secara manual maupun elektronik

PENGERTIAN DOKUMENTASI ELEKTRONIK :

UU ITE No. II TAHUN 2008

Pengertian dokumen elektronik ada pada undang-undang ite nomor 11 tahun 2008 tentang transaksi
elektronik yang terdapat pada bab 1 Pasal 1 ayat 4 yang menyebutkan bahwa dokumen elektronik
adalah setiap informasi elektronik yang dibuat diteruskan dikirimkan diterima atau disimpan dalam
bentuk analog digital elektromagnetik optical atau sejenisnya yang dapat dilihat ditampilkan dan
atau didengar melalui computer.

Dokumen elektronik diatur pada ayat 1 yang menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan informasi
elektronik tersebut adalah informasi satu atau Sekumpulan data elektronik termasuk tetapi tidak
terbatas pada Tulisan suara gambar dll.

PERBEDAAAN DOKUMEN DAN DOKUMENTASI :

Perbedaaan dokumen dan dokumentasi dibagi menjadi 5, yaitu :

1. Dokumen di fokuskan pada benda atau informasinya sedangkan dokumentasi di fokuskan pada
kegiatannnya
2. Dokumen tidak merupakan unit kerja sedangkan dokumentasi merupakan unit kerja
3. Dokumen bersifat pasif sementara dokumentasi bersifat aktif
4. Dokumen digunakan sebagai alat bukti sedangkan dokumentasi di gunakan untuk mengolah dan
menyiapkan dokumen baru
5. Dokumen menunjang penelitian sementara dokumentasi menyiapkan keterangan untuk
penelitian

FUNGSI DOKUMEN

Fungsi dokumen-menurut M.Prawiro.

 Fungsi secara umum

Menyediakan informasi tentang isi dokumen bagi pengguna dan memberikan alat bukti serta
data akurat mengenai keterangan dokumen

 Fungsi dokumen secara organisasi

Sebagai memori organisasi yang digunakan untuk menjaga instansi serta membantu mengambil
keputusan sebagai alat pembuktian dan juga sebagai rujukan historis.

TUJUAN DAN PERANAN DOKUMEN

TUJUAN:

Tujuan Untuk mendapatkan pengakuan dan keterangan pengetahuan serta bukti yang kuat
mengenai suatu hal.

PERANAN :

Peranan dibagi menjadi 6 yaitu:

• Membantu pelayanan di bidang dokumentasi

• Menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi

• Mengadakan konferensi seminar ilmiah

• Membantu perkembangan ilmu pengetahuan

• Membuat dan mengembangkan metode pengolahan dokumen

• Membuat dan mengembangkan katalog

SYARAT DOKUMEN

Menurut Susan duplirt meliputi:

1) Yang pertama ada materialnya

Artinya memiliki wujud fisik

2) Memiliki intensionalitas

Yang berarti sebuah dokumen itu mempunyai objek tujuan atau maksud yang dapat
diperlakukan sebagai bukti

3) Objek

Merupakan proses artinya untuk menjadi sebuah dokumen harus mengalami sebuah proses

4) Fenomenologis

Yang berarti suatu objek dipersepsikan sebagai dokumen untuk dapat disebut sebuah dokumen
maka dokumen tersebut harus menyajikan informasi tertulis tentang kebijakan proses dan
prosedur dengan demikian sebuah dokumen akan memiliki karakteristik tertentu

CIRI-CIRI DOKUMEN

Dokumen memiliki ciri-ciri yaitu:

• Mengkomunikasikan informasi kepada semua orang yang membutuhkan

• Perlu di perbarui atau dilakukan pemliharaan

• Harus di ubah ketika kebijakan,proses atau prosedur berubah

• Memiliki format untuk merekam dan melaporkan informasi sesuai standar

TUGAS DAN KEGIATAN DOKUMENTASI

Tugas dan kegiatan dokumentasi sebagai berikut:

• Mencari dan mengumpulkan bahan

• Mencatat dokumen dan mengolahnya

• Mempublikasikan dan mendistribusikan dokumen

• Melakukan pengarsipan
JENIS DOKUMEN

Jenis jenis dokumen dibagi menjadi 7 yaitu berdasarkan:

PEMAKAIANNYA

1. Dokumen niaga

Dokumen yang bersifat formal atau resmi, yang dibuat untuk kebutuhan bisnis
2. Dokumen pemerintah

Berisi suatu informasi ketatanegaraan dari pemerintah

3. Dokumen sejarah

NILAI KEGUNAANNYA

1. Nilai penerangan

2. Nilai perdagangan

3. Nilai Yuridis

4. Nilai historis

PENELITIAN

1. Dokumen primer

2. Dokumen sekunder

3. Dokumen tertier

FUNGSI

1. Dokumen dinamis
2. Dokumen statis

FISIK

1. Dokumen literal

2. Dokumen korporal

3. Dokumen privat

SIFAT

1. Data fisik/manual

2. Data digital/ elektronik

PROSEDUR PENANGANAN DOKUMEN

Prinsip kerja menggunakan bantuan dokumen perlu memperhatikan 4 hal yaitu:

1. Tata cara pengisian dokumen.

 2. Kejelasan pengisian

3. Ketepatan pengisian.

4. Tingkat validitas dokumen

PROSEDUR PENANGANAN DOKUMEN UNTUK LAYANAN BISNIS SECARA UMUM

 Menciptakan
 Menggandakan
 Menggunakan dalam pelayanan
 Mengolah
 Informasi
 Pendistribusian
 Penyimpanan

PROSEDUR PENYIMPANAN DOKUMEN

Pengaturan atau teknik penyimpanan dalam penataan dokumen secara logis dan sistematis
menggunakan 5 teknik yaitu:

• Sistem Abjad (Alphabetical FillingSystem

• Sitem Perihal (Subject)

• Sistem Nomor (Numeric)

• Sistem Geografis/Wilayah

• Sistem Tanggal (Chronologis)

JENIS DOKUMEN DIGITAL MENURUT KARAKTER BENTUKNYA:

Jenis dokumen digital menurut karakter bentuknya:

• Dokumen word (doc)

• Dokumen PDF.

• Microsoft word Power point.

• Microsoft word Excel.

• TXT.

• MP3

• MP4

• Video

KOMPONEN DASAR PENGAARSIPAN DIGITAL

Komponen dasar pengarsipan digital

1. Memindahkan dokumen.

• Scaning
 • Conversion

• Everything

2. Menyimpan dokumen

3. Mengindeks dokumen

• Index field

• Full text indexing

• Folder/file structure.

PROSEDUR PENYIMPANAN DOKUMEN VIRTUAL

Prosedur Penyimpanan Dokumen virtual:

1.Klasifikasi jenis dokumen.

2.Menentukan sistem penyimpanan.
3.Tentukan aplikasi penyimpanan.
4.Menyediakan tempat virtual.
5.Menyimpan dokumen sesuai folder.
6.Melakukan back up penyimpanan.

Manfaat pengarsipan digital:

1. Dokumen cepat ditemukan.

2. Berkurangnya kehilangan dokumen.

3. Menghemat SDM ,tempat, kertas dan tinta.

4. Meningkatkan keamanan.

5. Memudahkan berbagai arsip dan recovery data.

6. Melakukan back up penyimpanan.