DEFINISI DOKUMENTASI

A. Pengertian Dokumentasi
Pada dasarnya, dokumentasi diambil dari bahasa inggris, yaitu documentation.Terdapat dua
pengertian dokumentasi atau documentation. Pertama, yaitu menyuguhkan informasi atau
bukti resmi yang berguna untuk catatan. Kedua, sebagai upaya mencatat dan
mengkategorikan suatu informasi dalam bentuk tulisan, foto, video, dll.
Bahwa pengertian dokumentasi adalah bentuk kegiatan atau proses sistematis dalam
melakukan pencarian, pemakaian, penyelidikan, penghimpunan, dan penyediaan dokumen
untuk memperoleh penerangan pengetahuan, keterangan, serta bukti dan juga
menyebarkannya kepada pihak berkepentingan. Selain itu, pengertian dokumentasi adalah
suatu bentuk kegiatan atau proses dalam menyediakan berbagai dokumen dengan
memanfaatkan bukti yang akurat berdasarkan pencatatan dari berbagai sumber.
B. Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli

1. Paul Marie Ghislain Otlet

Paul Otlet mengatakan bahwa pengertian dari dokumentasi adalah suatu bentuk aktivitas
khusus berbentuk pengolahan, pengumpulan, penemuan kembali, penyimpanan, dan
penyebaran dokumen.
2. Nurhadi Magetsari dkk
Nurhadi Magetsari dkk. menjelaskan bahwa pengertian dokumentasi adalah suatu bahan yang
tergolong dalam jenis, bentuk dan sifat apapun terkait tempat informasi yang direkam,
rekaman tertulis atau pahatan, yang menyuguhkan informasi fakta.
3. Tung Palan
Tung Palang berpendapat bahwa pengertian dokumentasi adalah suatu catatan otentik yang
bisa dibuktikan dan mampu dijadikan bukti di mata hukum yang mana dokumentasi tersebut
berisi data lengkap dan nyata.
4. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Dilansir dari laman KBBI, pengertian dokumentasi adalah suatu proses pengumpulan,
pengolahan, pemilihan, dan juga penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan, yang
memberikan atau mengumpulkan bukti terkait keterangan, seperti kutipan, gambar, sobekan
koran, dan bahan referensi lainnya.
5. Ensiklopedia Britannica
Berdasarkan Ensiklopedia Britanica, pengertian dokumentasi adalah suatu tindakan
pengawasan dan juga penyusunan bibliografi yang memanfaatkan berbagai alat seperti
intisari dan esai, indeks, atau cara tradisional lain untuk mendapatkan informasi tersebut.
6. Federation Internationale de Documentation (FID)
FID menjelaskan bahwa pengertian dokumentasi adalah bentuk kegiatan mengumpulkan dan
juga menyebarkan berbagai jenis dokumen terkait seluruh lapangan pekerjaan manusia.
 7. Sugiono
Dokumentasi menurut Sugiyono adalah suatu cara yang digunakan untuk memperoleh
data dan informasi dalam bentuk buku, arsip, dokumen, tulisan angka dan gambar
yang berupa laporan serta keterangan yang dapat mendukung penelitian.
C. Jenis-Jenis Dokumentasi
Pada umumnya, dokumentasi terbagi menjadi beberapa jenis, yaitu:

1. Dokumen Berdasarkan Kegiatan

Berdasarkan kegiatan, jenis dokumentasi terbagi menjadi dokumentasi pribadi, dokumentasi
niaga, dan dokumentasi pemerintah. Dokumentasi pribadi adalah dokumen yang erat
kaitannya dengan keperluan individu, seperti SIM, KTP, Akta Lahir, dan ijazah. Sedangkan
dokumentasi niaga adalah dokumen yang erat kaitannya dengan transaksi jual beli, seperti
kuitansi, nota, dan cek.

Terakhir, dokumentasi pemerintah adalah dokumen yang erat kaitannya dengan

ketatanegaraan pemerintah, seperti peraturan pemerintah, peraturan daerah, dan Undang-
Undang.

2. Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik

Jika dinilai berdasarkan bentuk fisiknya, jenis dokumen akan terbagi menjadi tiga, yaitu
dokumen literer, dokumen korporil dan dokumen privat. Pertama, dokumen literer adalah
suatu dokumen yang disusun secara digambar, ditulis, dicetak, atau direkam, seperti majalah,
film, dan buku. Kedua, dokumen korporil adalah dokumen berbentuk benda sejarah yang
biasanya terdapat di museum, contohnya adalah, fosil, patung, dll.

Ketiga,  dokumen privat adalah dokumen berbentuk surat atau arsip yang umumnya
tersimpan dengan suatu sistem kearsipan, seperti surat dinas, laporan, dan surat niaga.

3. Dokumen Berdasarkan Fungsinya

Berdasarkan fungsinya, jenis dokumentasi terbagi menjadi dokumentasi dinamis, dan
dokumentasi statis. Dokumentasi dinamis adalah dokumentasi yang bisa dimanfaatkan secara
langsung untuk menyelesaikan pekerjaan. Sedangkan dokumentasi statis adalah dokumen
yang tidak bisa dimanfaatkan untuk menyelesaikan pekerjaan secara langsung, contohnya
adalah dokumen korporoil, dokumen literal, dan dokumen private.

4. Dokumen Berdasarkan Sifatnya

Berdasarkan sifatnya, jenis dokumentasi terbagi menjadi dokumen tekstual dan dokumen
nontekstual. Dokumen tekstual adalah dokumen yang memiliki informasi tertulis, seperti
buku, majalah, surat kabar, katalog, dll. Sedangkan dokumen nontekstual adalah dokumen
yang mampu menyajikan informasi dalam bentuk gambar, seperti peta, gambar, grafik,
rekaman video, dll.

5. Dokumen Berdasarkan Jenisnya

Berdasarkan jenisnya, dokumen terbagi menjadi dokumen fisik dan dokumen intelektual.
Dokumen fisik adalah dokumen yang berkaitan dengan ukuran, berat, posisi, materi, sarana,
dan prasarana. Sedangkan dokumen intelektual adalah dokumen yang disusun berdasarkan
sumber, isi subjek, tujuan, cara didapatkan, cara penyebaran, keaslian, dll.
6. Dokumen Berdasarkan Dokumentasi
Jenis dokumen berdasarkan dokumentasi terbagi menjadi dokumen primer, dokumen
sekunder dan dokumen tersier. Dokumen primer adalah dokumen yang mampu menampilkan
informasi terkait hasil penelitian asi atau yang diperoleh langsung dari sumbernya, seperti
laporan, disertasi, dan paten penelitian.

Dokumen sekunder adalah jenis dokumen yang mampu menampilkan informasi terkait
literatur primer, atau sering disebut bibliografi. Sedangkan dokumen tersier adalah dokumen
yang menampilkan informasi literatur sekunder, seperti teks panduan literatur,atau buku.

D. Fungsi Dokumentasi

 Memberikan informasi mengenai isi dokumen bagi yang memerlukan

 Menyiapkan alat bukti dan data mengenai keterangan dokumen
 Menyimpan dan menyelamatkan fisik seta isi dokumen
 Menjaga dokumen dari kerusakan
 Menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan
 Mengebangkan koleksi dokumen bagi bangsa dan negara
 Dapat menjamin keutuhan dan keotentikan infomasi yang termuat dalam dokumen

E. Manfaat Dokumentasi

1. Aspek Administrasi

Dilihat dari aspek administrasi dokumentasi mempunyai manfaat untuk mencatat,

dikarenakan berkas yang didokumentasikan memiliki nilai identitas, tanggal masuk, dan
keluar serta data akses.

2. Aspek Hukum

Dari aspek hukum dokumentasi memiliki manfaat sebagai alat bukti yang sah, isi dari berkas
yang berhubungan dengan jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan yang berlangsung.

3. Aspek Pendidikan

Suatu informasi atau berkas jika didokumentasikan bermanfaaat untuk mendukung kegiatan
pembelajaran, isi dari informasi berkaitan dengan data tentang kronologis perkembangan
pelayanan kebidanan yang sudah di berikan kepada pasien.

4. Aspek Penelitian

Ditinjau dari aspek penelitian dokumentasi mempunyai manfaat sebagai penyedia informasi
untuk kebutuhan penelitian. Data atau informasi yang terlampir didalam sebuah berkas bisa
digunakan untuk kepentingan penelitian dalam mengembangkan ilmu pengetahuan dibidang
kesehatan.

5. Aspek Ekonomi

Suatu informasi atau data memiliki manfaat untuk mendokumentasikan besarnya dana yang
harus dikeluarkan, sehingga mengurani terjadinya pemborosan, isi dari sebuah berkas bisa
dijadikan bahan untuk menentukan pembayaran pelayanan di sebuah institusi, maka
pembayaran atas tindakan tersebut tidak dapat dipertanggung jawabkan

6. Aspek Manajemen

Informasi yang lengkap dan di simpan dengan benar menunjukkan adanya manajemen yang
benar. Suatu berkas dokumentasi adalah semua arus data dan informasi dalam sistem
informasi. Berkas ini di manfaatkan dalam melaporkan dan menyusun program pelaksanaan
keputusan pimpinan.

https://accurate.id/marketing-manajemen/pengertian-dokumentasi/#:~:text=Selain%20itu
%2C%20pengertian%20dokumentasi%20adalah,berdasarkan%20pencatatan%20dari
%20berbagai%20sumber. (Pengertian Dokumentasi)
https://eprints.uny.ac.id/53740/4/TAS%20BAB%20III%2013416241020.pdf (Pengertian
Dokumentasi)
https://accurate.id/marketing-manajemen/pengertian-dokumentasi/#:~:text=Selain%20itu
%2C%20pengertian%20dokumentasi%20adalah,berdasarkan%20pencatatan%20dari
%20berbagai%20sumber. (Jenis-Jenis Dokumentasi)
https://sarjanaekonomi.co.id/dokumentasi/#:~:text=Ditinjau%20dari%20aspek%20penelitian
%20dokumentasi,mengembangkan%20ilmu%20pengetahuan%20dibidang%20kesehatan.
(Fungsi Dokumentasi)
https://sarjanaekonomi.co.id/dokumentasi/#:~:text=Ditinjau%20dari%20aspek%20penelitian
%20dokumentasi,mengembangkan%20ilmu%20pengetahuan%20dibidang%20kesehatan.
(Manfaat Dokumentasi)