BAB I

PENDAHULUAN
A.    LATAR BELAKANG MASALAH
Khalayak atau Publik Khalayak (public) adalah kelompok atau orang-orang yang
berkomunikasi dengan suatu organisasi, baik secara internal maupun external. Istilah
Khalayak bermakna majemuk, yakni publics, dikarenakan berbeda dari yang diindikasikan
oleh definisi dari beberapa kamus tertentu kegiatan-kegiatan humas tidak diarahkan kepada
khalayak dalam pengertian yang seluas-luasnya (masyarakat umum). Setiap organisasi
memiiki sendiri khalayak khususnya. Bahwa suatu organisasi atau perusahaan tidak hanya
menyelenggarakan komunikasi dengan staf atau konsumennya saja.
Public relations sebagai usaha yang direncanakan secara terus-menerus dengan
sengaja, guna membangun dan mempertahankan pengertian timbal-balik antara organisasi
dan masyarakat. Pengertian timbal-balik itu menuntut penghargaan terhadap kekuatan dan
kelemahan, peluang, sasaran dan pengakuan atau penerimaan terhadap kebutuhan setiap
kelompok yang mempunyai kepentingan di dalamnya. Sedangkan proses komunikasi dalam
public relation adalah proses dari kedua belah pihak, yang membutuhkan perhatian lewat
mata, telinga, dan mulut. Usaha ini harus disadari secara penuh, ditentukan secara selektif,
dan dilakukan secara bertahap dari waktu ke waktu.
Sasaran utama dari public relations modern ini disebut public, yaitu sekelompok
orang baik dalam satu wilayah maupun yang tersebar, namun mempunyai satu kepentingan
atau masalah yang sama dengan memerlukan penyelesaian.

B.     RUMUSAN MASALAH

1.      Apa yang dimaksud dengan humas eksternal?
2.      Apa saja kegiatan seorang humas?

C.    TUJUAN PENULISAN

Tujuan penulisan makalah dengan judul publik eksternal yakni sebagai berikut:
1.      Sebagai  persyaratan untuk mengikuti tugas kelompok mata pelajaran otomatisasi tata
kelola humas dan keprotokolan
2.      Agar kita lebih mengetahui apa yang dimaksud dengan humas eksternal dan apa saja
yang ada didalamnya.

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A.    KEGIATAN-KEGIATAN HUMAS

Kegiatan humas pada hakikatnya adalah kegiatan berkomunikasi dengan berbagai
macam simbol komunikasi, baik komunikasi verbal maupun nonverbal. Kegiatan komunikasi
verbal adalah bentuk komunikasi yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan
secara tertulis dan lisan. Kegiatan komunikasi verbal dibagi menjadi dua yakni sebagai
berikut:
a.      Komunikasi verbal tertulis, diantaranya:
1.      Pekerjaan menulis Proposal.
2.      Menulis Artikel.
3.      Menulis untuk Presentasi.
4.      Membuat Rekomendasi.
5.      Menulis untuk Pres.
b.      Komunikasi verbal lisan, diantaranya:
1.      Jumpa Pres.
2.      Guest Guide (open house).
3.      Announcer.
4.      Presenter.
5.      Deks Information.
Sedangkan kegiatan komunikasi nonverbal adalah sebagai berikut:
1.        Penyelenggaraan Pameran.
2.        Seminar.
3.       Spencial Event.
4.        Riset (penelitian).
Kegiatan terbesar humas adalah menulis, editing, media relation, spesial event,
berbicara produksi, riset, programming dan konsultasi. Sedangkan kegiatan dengan
penggunaan waktu terbesar adalah untuk koordinasi, perencanaan dan negosiasi.
Kegiatan seorang humas antara lain merancang pesan tematik agar pesan yang di sampaikan
oleh organisasi memiliki keseragaman atau keterkaitan pesan, melakukan segmentasi media
(seimbang antara media cetak dan elektronik), melakukan komunikasi interaktif  seperti
rubrik konsultasi atau jasa layanan konsumen melalui telepon, menjaga reputasi perusahaan

2
dan citra produk melalui pemanfaatan kekuatan pesan atau kombinasinya, pemasaran dari
mulut ke mulut dan melakukan komunikasi yang akrab dengan pelanggan.
Dari beberapa kegiatan humas tersebut terlihat bahwa tugas humas hanya meliputi
hubungan dengan pihak eksternal yakni dengan masyarakat atau konsumen. Hal ini berada
dengan profesi public relations (humas) karena humas tidak hanya bertugas menciptakan
hubungan baik dengan masyarakat (ekstern) tetapi juga harus dapat menciptakan hubungan
baik antara pihak didalam (intern) lembaga atau perusahaan.
Permintaan jasa konsultasi public relations yang handal sangat tinggi. Seorang
praktisi public relations seringkali dianggap sebagai dewa penyelamat dan diharapkan
mampu menciptakan keajaiban. Oleh sebab itu, seorang pejabat atau praktisi public relations
dituntut untuk selalu belajar, tekun dan pandai menyesuaikan diri. Kemampuan dan keahlian
mutlak diperlukan agar dapat menjalankan tugas dengan baik. Dalam menjalankan tugasnya,
praktisi public relations harus memiliki keahlian-keahlian, antara lain :
1.      Mampu dengan baik menghadapi semua orang dengan berbagai macam karakter dan
sifat. Artinya, mampu dan berusaha memahami juga bersikap toleran kepada orang
yang dihadapinya.
2.      Mampu berkomunikasi dengan baik. Artinya mampu menjelaskan segala sesuatu
dengan jernih, jelas dan lugas, baik secara lisan maupun tertulis, bahkan secara visual.
3.      Pandai mengorganisasikan segala sesuatu. Artinya, mampu merencanakan segala
seuatu dengan prima.
4.      Memiliki integritas personal, baik dalam profesi maupun didalam kehidupan
pribadinya.
5.      Memiliki imajinasi. Artinya, memiliki daya kreatifitas yang baik dan mampu
menemukan cara-cara untuk memecahkan masalah.
6.      Kemampuan mencari tahu. Artinya, harus memiliki akses informasi seluas-luasnya.
7.      Mampu melaukan penelitian dan mengevaluasi hasil-hasil dari suatu kegiatan atau
program.
Keahlian-keahlian diatas sangat diperlukan untuk melaksanakan berbagai tugas dan
pekerjaan public relations. Berikut beberapa contoh kegiatan yang harus dilakukan oleh
seorang public relations dan para stafnya, yaitu :
1.      Menyusun dan mendistribusikan siaran berita (news release), foto-foto dan berbagai
artikel bagi kalangan media massa.
2.       Mengorganisasikan konferensi pers, acara-acara resepsi dan kunjungan kalangan
media massa ke organisasi atau perusahaan.
3
 3.      Menjalankan fungsi sebagai penyedia informasi utama.
4.      Mengelola berbagai bentuk materi komunikasi internal seperti kaset rekaman video,
slide presentasi, dan sebagainya.
5.      Menyunting serta memproduksi jurnal-jurnal eksternal untuk konsumsi para
distributor, pemakai jasa atau produk perusahaan, konsumen langsung, dan
sebagainya.
6.      Menulis dan membuat bahan-bahan cetakan seperti literatur pendidikan, sejarah
perusahaan, laporan tahunan, literatur pelantikan pegawai baru.
7.      Mempersiapkan dan memelihara berbagai bentuk identitas perusahaan seperti logo
perusahaan. Pengaturan jenis kendaraan dinas, pakaian seragam pegawai, dan
sebagainya.
8.      Mengikuti konferensi khusus yang diadakan oleh divisi penjualan, dan terlibat dalam
pertemuan-pertemuan para agen.
9.      Mewakili perusahaan pada pertemuan asosiasi dagang atau bisnis.
10.  Mempersiapkan survei-survei pendapat dan berbagai macam penelitian lainnya.
11.  Berhubungan baik dengan kalangan politisi dan birokrat.
12.  Mengatur penyelenggaraan acara-acara resmi.
13.  Mengatur acara-acara kunjungan para pejabat penting dan tamu kehormatan.
14.  Mengadakan perayaan perusahaan, pemberian penghargaan pemerintah kepada
perusahaan.
15.  Menganalisis umpan balik dan mengevaluasi hasil dari upaya untuk mencapai tujuan.

B.    PUBLIK EKSTERNAL

.      Publik eksteral (external public), yaitu orang-orang atau kelompok-kelompok orang
yang berada diluar organisasi, namun mempunyai kepentingan dan masalah dalam
hubungannya dengan organisasi tersebut.
Disini yang dimaksud dengan humas eksernal adalah sgenap kegiatan humas yang
diarahkan pada khlayak diluar perusahaan (masyarakat, agen, konsumen pemerintah, dan
sebagainya), bukanya dalam kalangan perusahaan atau organiasi yang bersangktan.
Hubungan dengan publik diluar perusahaan merupakan keharusan yang mutlak. Karena
perusahaan tidak mungkin berdiri sendiri tanpa bekerja sama dengan perusahaan yang lain.
Karena itu perusahaan harus menciptakan hubungan yang harmonis dengan publik-publik
khususnya dan masyarakat umumnya.

4
 Salah satunya dengan melakukan komunikasi dengan publik ekstern secara informatif
dan persuasif. Informasi yang disampaikan hendaknya jujur, teliti dan sempurna berdasarkan
fakta yang sebenarnya. Secara persuasif, komunikasi dapat dilakukan atas dasar
membangkitkan perhatian komunikan (publik) sehingga timbul rasa tertarik.
Masalah yang perlu dipecahkan dalam kegiatan external public relations meliputi
bagaimana memperluas pasar bagi produksinya, memperkenalkan produksinya kepada
masyarakat, mendapatkan penghargaan dan penerimaan dari publik maupun masyarakat,
memelihara hubungan baik dengan pemerintah, mengetahui sikap dan pendapat publik
terhadap perusahaan, memelihara hubungan baik dengan pers dan para opinion leader,
memelihara hubungan baik dengan publik dan para pemasok yang berhubungan dengan
operasional perusahaan dan mencapai rasa simpatik dan kepercayaan dari publik dalam
masyarakat.
Tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh public relations eksternal yakni sebagai
brikut:
a.       Mengadakan koreksi dan saran kepada pimpinan perusahaan, terutama kegiatan yang
mendapat sorotan atau kritikan publik.
b.      Mempersiapkan bahan-bahan penerangan dan penjelasan yang jujur dan objektif agar
publik tetap memperoleh kejelasan tentang segala aktivitas dan perkembangan
perusahaan.
c.       Ikut membantu pimpinan dalam hal menyusun atau memperbaiki formasi staf ke arah
yang efektif.
d.      Mengadakan penyelidikan atau penelitian tentang kebutuhan, kepentingan dan selera
publik akan barang-barang yang dihasilkan perusahaan.
e.       Kegiatan eksternal public relations ini ditujukan untuk publik eksternal organisasi
atau perusahaan, yaitu keseluruhan elemen yang berada di luar perusahaan yang tidak
berkaitan secara langsung dengan perusahaan, seperti masyarakat sekitar perusahaan,
pers, pemerintah, konsumen, pesaing  dan lain sebagainya.
f.       Melalui kegiatan eksternal ini, diharapkan dapat menciptakan kedekatan dan
kepercayaan publik eksternal kepada perusahaan. Dengan begitu maka akan tercipta
hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan publik
eksternalnya, sehingga dapat menimbulkan citra baik atas perusahaan dimata
publiknya. Kegiatan hubungan eksternal yang dilakukan oleh seorang public relations
officer, yakni sebagai berikut:

5
1.      Hubungan dengan masyarakat sekitar (Community relations)
Membina hubungan dengan masyarakat sekitar merupakan wujud kepedulian
perusahaan terhadap lingkungan disekitar perusahaan. Ini juga dapat diartikan sebagai tanda
terima kasih perusahaan kepada masyarakat sekitar. Dengan begitu menunjukan bahwa
perusahaan tidak hanya sekedar mengambil keuntungan dari mereka, melainkan ikut peduli
dan mau berbagi apa yang diperoleh perusahaan dari lingkungan yang merupakan milik
bersama. Hubungan dengan masyarakat sekitar ini seringkali diwujudkan dalam program
Corporate Social Responsibility.

2.      Hubungan dengan pelanggan (costumer relations)

Membina hubungan baik dengan pelanggan, dilakukan agar dapat meningkatkan
loyalitas dan kepercayaan pelanggan terhadap produk dan perusahaan itu sendiri. Menurut
Seitel (2001 : 455) tujuan hubungan dengan pelanggan ini diantaranya:
a.       mempertahankan pelanggan lama.
b.      menarik pelanggan baru.
c.       Memasarkan atau memperkenalkan produk atau jasa baru.
d.      memudahkan penanganan keluhan pelanggan.
e.        mengurangi biaya. Costumer relations dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara
lain plant tour, iklan, film, pameran, publisitas, brosur, dan special events.

3.      Hubungan dengan  media massa dan pers (media dan  press relations)
Hubungan dengan media dan pers adalah upaya-upaya untuk mencapai publikasi atau
penyiaran yang maksimum atas suatu pesan atau informasi humas dalam ranka menciptakan
pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak dari organisasi atau perusahaan yang
bersangkutan. Dengan terjalinya hubungan baik terhadap media dan pers, perusahaan atau
organisasi bisa mengontrol, mencegah, dan meminimalisir pemberitaan-pemberitaan negatif
atau salah tentang perusahaan di media massa.
Hubungan dengan pers dapat dilakukan melalui kontak formal dan kontak informal.
Bentuk hubungan melalui kontak formal antara lain konfrensi pers, wisata pers (press tour),
taklimat pers (press briefing), dan resepsi pers. Sedangkan bentuk hubungan melalui kontak
informal antara lain keterangan pers, wawancara pers, dan jumpa pers (press gathering).
4.      Hubungan dengan pemerintah (government relations)
Hubungan yang baik dengan pemerintah bisa memudahkan perusahaan dalam
menyesuaikan kebijakan yang akan diambil dengan kebijakan-kebijakan pemerintah,
6
sehingga kebijakan tersebut terwujud sesuai dengan aturan pemerintah dan tidak melanggar
hukum.
Sedangkan yang dimaksud publik eksternal adalah public yang berada di luar
organisasi, instansi atau perusahaan yang harus diberikan informasi untuk dapat membina
hubungan baik. Sama juga halnya dengan public internal maka public eksternal juga
menyesuaikan diri dengan bentuk atau sifat, jenis dan karakter dari organisasi yang
bersangkutan. Dengan demikian maka yang menjadi public kesternal suatu organisasi akan
berbeda dengan organisasi lainnya.
Berikut dijelaskan tentang publik eksternal dan bentuk hubungan eksternal
perusahaan.
a.      Publik eksternal suatu perusahaan
Dengan adanya public eksternal dalam lingkup kegiatan public relation tersebut
memberikan konsekuensi pada berbagai hubungan bagi masing-masing public eksternal. Sifat
hubungannya disebut hubungan eksternal (Eksternal Relations). Beberapa bentuk hubungan
eksternal dalam perusahaan adalah sebagai berikut:
1.      Press Relations (Hubungan dengan pihak pers)
Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan membina hubungan baik
dengan pihak pers. Arti harfiah dari pers adalah percetakan, namun pada perkembangan
selanjutnya istilah pers dapat diartikan sebagai pihak-pihak yang berkecimpung dalam hal
pemberitaan,  jadi tidak saja surat kabar, tapi juga meliputi berbagai media seperti TV, radio,
koran dan sebagainya. Prinsipnya pers relations adalah membina hubungan baik dengan
orang-orang pers.
Public relations harus mempunyai hubungan yang baik dengan pers, sebab mereka
mempunyai peranan penting dalam kemajuan dan perkembangan perusahaan atau instansi
yang menyangkut pemberitaan baik negatif maupun positif. Jadi pers merupakan kunci
kesuksesan dari kegiatan public relations suatu perusahaan.
Ada sejumlah prinsip umum yang perlu diperhatikan oleh setiap praktisi humas dalam
menciptakan dan membina hubumgam pers yag baik. Prinsip-prinsip tersebut adalah ebagai
berikut:
a.       Memahami dan melayani media.
b.      Membangun reputasi sebagai orang yang dapat dipercaya.
c.       Menyediakan salinan yang baik.
d.      Bekerjasama alam penyediaan materi.
e.       Menyediakan fasilitas verifikasi.
7
 f.       Membangun hubungan personal yang kokoh.
2.      Government Relations (Hubungan dengan pihak pemerintah)
Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan dengan
pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah atau dengan jawatan-jawatan resmi yang
berhubungan dengan kegiatan perusahaan. Bentuk hubungan Government Relations, antara
lain :
a. Memberikan ucapan selamat hari jadi pemerintah, pemerintah daerah atau kota.
b. Pengiriman agenda bagi instansi-instansi pemerintah terkait.
c. Mengadakan kegiatan kesenian, olah raga, mensponsori kegiatan baik dalam konteks
nasional maupun internasional dalam rangka mengharumkan nama bangsa.
d. Mengundang pejabat pemerintah untuk meresmikan suatu acara perusahaan.
e. Melakukan kegiatan lobby secara baik dengan pihak pemerintah untuk memperlancar
suatu kegiatan perusahaan.
3.      Community Relations (Hubungan dengan masyarakat sekitar)
Public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan baik dengan
masyarakat setempat, yang berhubungan dengan kegiatan-kegiatan perusahaan. Yang
dimaksud dengan community disini adalah masyarakat sekitar atau tetangga. Kegiatan
community relations yang harus dilaksanakan, diantaranya:
a.       Memberikan beasiswa bagi yang memerlukan khususnya bagi masyarakat sekeliling
perusahaan.
b.      Mendirikan sekolah-sekolah dalam usaha menggalakan pendidikan
c.       Mendirikan asrama-asrama bagi mereka yang memerlukan
d.      Mendirikan tempat ibadah.
e.       Mengadakan pembagian makanan.
4.      Supplier Relations (Hubungan dengan para rekanan atau pemasok)
Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan dengan
para investor agar segala kebutuhan organisasi atau perusahaan atau instansi dapat diterima
dengan baik.
5.      Costumer Relations (Hubungan dengan para pelanggan)
Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan memelihara hubungan baik
dengan para konsumen agar produk yang kita buat dapat diterima dengan baik oleh para
konsumen. Salah satu kegiatan mengadakan hubungan baik konsumen yaitu dengan
pelayanan melalui iklan, karena disamping mempromosikan hasil produksi perusahaan yang
tentunya memberikan keuntungan di pihak perusahaan juga ada keuntungannya bagi pihak
8
konsumen yaitu bagi pihak konsumen merupakan input tentang bagaimana barang tersebut
digunakan dan apa keuntungannya jika konsumen menggunakan barang tersebut. Kegiatan
Costumer Relations diantaranya sebagai berikut:
a.       Memberikan ucapan selamat hari raya kepada pelanggannya.
b.      Memberikan ucapan selamat tahun baru untuk nasabah.
c.       Pemberian kalender.
d.      Pemberian buku telepon.
e.       Melakukan publisitas.
f.       Memberikan informasi kegiatan periklanan.
g.      Memberikan potongan harga.
6.      General Relations (Hubungan dengan umum)
Mengatur dan membina hubungan baik dengan public umum sehingga produk atau
jasa dari perusahaan dapat menjadi perhatian dan selanjutnya public umum ini dapat menjadi
konsumen atau pelanggan.
7.      Educational Relations (Hubungan dengan bidang pendidikan)
Kegiatan public relations dalam rangka mengatur dan membina hubungan baik
dengan lembaga-lembaga pendidikan. Diantaranya adalah sebagai berikut:
a.       Memberikan sumbangan dana untuk pendidikan.
b.      Memberikan sumbangan untuk pembangunan sekolah.
c.       Memberikan beasiswa.
d.      Menjadi bapak asuh bagi siswa berprestasi.
Contoh public eksternal public relations dalam suatu perusahaan adalah sebagai
berikut:
a.       Mayarakat:  Orang yang nantinya akan membantu kelancaran proses distribusi
bahkan bias saja sekaligus menjadi konsumennya.
b.      Konsumen:  Pemakai produk dari suatu perusahaan.
c.       Internet:  Bisa menaikkan jumlah pembelian produk dengan cara melakukan
penjualan online.
d.      Media: Bisa menaikkan penjualan dengan memasang iklan yg menarik di media.
e.       Pasar:   Pasar yang strategis dan kondusif akan memudahkan pendistribusian produk.
f.       Bank:   Tempat penyimpanan agar dana perusahaan tetap berputar.
g.      Transportasi:  Transportasi yang baik melancarkan proses distribusi produk.
h.      Cuaca: Mempengaruhi pendisteribusian produk.

9
 BAB III
PENUTUP
A.    KESIMPULAN
Secara umum dapat simpulkan bahwa kegiatan eksternal adalah kegiatan yang
ditujukan  untuk publik diluar organisasi atau perusahaan. Intinya kegiatan-kegiatan tersebut
sangatlah bermanfaat bagi perusahaan atau organisasi itu sendiri.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Tuginem,S.Pd.,M.Pd, Drs.Ratna Trisiyani, OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS DAN

KEPROTOKOLAN,GRASINDO, Jakarta, 2019
www.smkn15jakartasch,id

11