CARA MENGELOLA KOMUNIKASI

Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi, pertama: bagaimana menangani
pesan-pesan yang bersifat rutin; kedua: bagaimana menangani krisis komunikasi.

1. Penanganan Pesan-pesan Rutin

Dalam organisasi besar, pada umumnya volume pesan-pesan (tertulis) lebih banyak daripada dalam
organisasi berskala kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan perhatiannya pada bagaimana
memaksimumkan manfaat (benefit) dari kegiatan komunikasi dengan biaya (cost) tertentu. Untuk
dapat memaksimumkan manfaat dan meminimkan biaya tersebut, seorang manajer perlu
memperhatikan berbagai hal berikut:

a. Mengurangi Jumlah Pesan

Arus pesan dalam suatu organisasi-yang disampaikan secara lisan maupun tertulis-perlu
dikelola dengan baik. Dalam hal ini, seorang manajer suatu organisasi perlu menentukan
skala prioritas pesan. Untuk membuat satu halaman surat diperlukan waktu dan sumber
sumber (uang/bahan, waktu, tenaga). Organisasi juga perlu menghitung berapa rata-rata
biaya yang diperlukan untuk mencatat, mengetik, mengedit, dan mengirimkan surat serta
berapa lama sebuah surat bisnis dapat diselesaikan. Oleh karena itu, jika suatu pesan perlu
diberikan secara tertulis, sepucuk surat merupakan investasi yang baik dan berharga.
Namun, jika sebuah surat hanya akan menambah beban informasi yang akan disampaikan,
mungkin lebih baik pesan disampaikan dengan cara lain, seperti lewat telepon atau tatap
muka.

b. Instruksi yang Jelas

Kesalahan yang menyebabkan macetnya komunikasi mungkin dapat dibebankan kepada
setiap orang yang ada dalam organisasi. Namun, dalam hal ini seorang manajer mempunyai
tanggung jawab khusus untuk membuat setiap orang dalam organisasi mengetahui apa yang
harus dilakukan. Orang-orang yang bertugas melakukan komunikasi (komunikator) sudah
harus memahami kebutuhan dan tujuan organisasi secara keseluruhan, sehingga ia dapat
menghindarkan dirinya dari kesalahan memberi instruksi.
Manajer yang sekaligus sebagai komunikator juga perlu selalu mencari kejelasan suatu
pesan, karena kebutuhan perusahaan yang terus berkembang secara dinamis akan
mempengaruhi arti setiap pesan. Di samping itu, manajer juga harus tetap berkomunikasi
dengan stafnya secara keseluruhan untuk menjaga hubungan dengan anggota staf, dan
untuk memberikan umpan balik (feedback) terhadap perkembangan suatu pesan.

c. Mendelegasikan Tanggung Jawab

Dalam suatu organisasi, tujuan organisasi secara keseluruhan akan dapat tercapai bila
manajer mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan yang
dibebankan kepada mereka. Hal ini penting karena seorang manajer harus mendelegasikan
beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang lain. Seorang manajer yang bersikeras untuk
mengerjakan ulang setiap pesan dengan gayanya sendiri tentu akan merepotkan semua
pihak dalam suatu organisasi.

d. Melatih Petugas
Seseorang yang memegang pensil tidak otomatis menjadi penulis yang baik; sementara
seseorang yang memiliki suara yang menarik juga tidak otomatis dapat menjelaskan sesuatu
 dengan jelas kepada khalavak (audience). Namun, penulis maupun pembicara vang tidak
memiliki bakat alami dapat menjadi penulis dan pembicara yang baik melalu latihan-latihan
yang teratur dan terencana dengan baik.
Oleh karena itu, suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan
keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang pekerjaan/tugasnya berhubungan era
dengan masalah komunikasi. Pelatihan ini mencakup paling tidak preferensi gaya organisasi
dan falsafah-falsafah komunikasi. Komunikator juga perlu meningkatkan dan memperlancar
kemampuan berbahasa serta keterampilan presentasinya, sehingga komunikasi bisa menjadi
lebih baik dan lancar.

2. Penanganan Krisis Komunikasi

Mengelola arus pesan-pesan bisnis dari hari ke hari adalah suatu hal yang biasa, tetapi tes
keterampilan komunikasi yang sebenarnya adalah pada saat muncul krisis komunikasi dalam suatu
organisasi. Semakin besar tantangan atau risiko yang harus dihadapi, semakin tinggi tingkat
kemampuan atau keterampilan yang dibutuhkan. Krisis komunikasi ini merupakan ajang uji coba
keterampilan yang cukup menantang.

Dalam situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan antara lain:

 Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan krisis.

 Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi.
 Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi dengan
berbagai peralatan elektronik komunikasi.
 Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang
salah, segera mohon maaf.
 Tunjukkan keseriusan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi juga dalam tindakan
nyata.

MENINGKATKAN KETERAMPILAN KOMUNIKASI

Sebagaimana Anda ketahui, komunikasi merupakan keterkaitan antara individu-individu dengan

organisasi. Kemampuan Anda untuk memahami apa yang sedang terjadi sangat tergantung pada
kepekaan Anda sebagai komunikator. Bila Anda mengetahui dinamika komunikasi, Anda akan dapat
membaca secara akurat apa yang sedang terjadi dalam suatu organisasi. Pada saat yang sama, Anda
dapat menyesuaikan pesan-pesan Anda sendiri dengan menggunakan jaringan komunikasi untuk
mendapatkan manfaat terbaik.

Di samping itu, keterampilan komunikasi, kemampuan membaca, menulis, mendengar, dan

berbicara, juga sangat penting dan diutamakan oleh para manajer suatu perusahaan. Keterampilan
Anda dalam berkomunikasi akan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan Anda dalam dunia
bisnis.

Apakah Anda seorang sekretaris, pelatih manajemen, akuntan. Analis keuangan, pialang, peneliti,
spesialis sumber daya manusia, spesialis informasi, atau lainnya, Anda memerlukan kemampuan
berkomunikasi dengan orang lain secara efektif dan efisien. Namun demikian, beberapa jenis
pekerjaan memerlukan keterampilan komunikasi yang lebih besar daripada yang lain. Sebagai
contoh, seorang wiraniaga perlu menjadi komunikator yang baik serta spesialis hubungan
masyarakat (public relations).

Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:

 Membaca
 Mendengarkan
 Membuat percakapannya menarik
 Melakukan wawancara
 Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil
 Berpidato dan presentasi
 Menulis surat, memo, dan laporan

Barangkali, cara terbaik untuk melakukan perbaikan program adalah menilai diri pribadi secara jujur.
Setiap orang berkeinginan untuk mengembangkan keterampilan berkomunikasi, dan mungkin Anda
adalah seorang pendengar yang baik, atau mungkin penulis yang baik. Dalam beberapa hari
kemudian, coba perhatikan kemampuan Anda berkomunikasi, ada perbaikan atau tidak. Coba
perhatikan cara Anda berkomunikasi, yang benar dan yang salah. Selanjutnya, pusatkan dan
kembangkan keterampilan Anda pada bidang-bidang yang paling lemah. Cara terbaik untuk
meningkatkan kemampuan berkomunikasi adalah melalui latihan-latihan atau praktik-praktik.