MODUL FASE E

PENANGANAN DOKUMEN
DIGITAL
UNTUK KELAS X
MANAJEMEN PERKANTORAN DAN LAYANAN BISNIS

(MPLB)
Elemen:

Dokumen Berbasis Digital

Capaian Pembelajaran (CP)

1. pemahaman tentang dasar-dasar prosedur penanganan dokumen,

2. jenis peralatan pengelolaan dokumen,

3. dan prosedur penyimpanan dokumen berbasis digital sesuai sistem yang

digunakan di dunia kerja.

SMK JAKARTA TIMUR 1

2022

1
 BAB 1

DASAR-DASAR PROSEDUR PENANGANAN DOKUMEN

A. Pengertian Dokumen dan Dokumentasi

Istilah dokumentasi berasal dari kata dokumen, yang dalam bahasa Belanda dan
bahasa Inggris disebut document. Jika mengacu ke bahasa Inggris maka
istilah document dapat merupakan kata kerja serta kata benda. Kata kerja to
document berarti menyediakan dokumen, membuktikan dengan menunjukkan
adanya dokumen. Sebagai kata benda, dokumen berarti wahana informasi, data
yang terekam dalam wahana tersebut beserta maknanya untuk belajar,
kesaksian, penelitian, rekreasi dan sejenisnya. Dengan demikian, dokumen bisa
mempunyai konotasi yang berbeda serta ruang lingkup yang sedikit berlainan.

Dalam artian umum dokumentasi merupakan sebuah pencarian, penyelidikan,

pengumpulan, pengawetan, penguasaan, pemakaian dan penyediaan dokumen
terkait dengan sesuatu hal. Jadi, apa itu dokumentasi? Kesimpulannya,
dokumentasi adalah sebuah cara yang dilakukan untuk menyediakan dokumen-
dokumen dengan menggunakan bukti yang akurat dari pengumpulan dan
pencatatan sumber-sumber informasi khusus dari karangan, tulisan, wasiat, buku,
undang-undang dan sebagainya.

Dokumentasi sering kali disamakan dengan arsip. Dua istilah ini sering
dipergunakan bersama-sama tanpa memberikan perbedaan yang jelas. Padahal
dokumentasi memiliki kegiatan yang lebih luas daripada arsip. Dokumentasi
bertugas membuat dokumen baru dari dokumen yang ada (berupa bibliografi,
majalah indeks dan abstrak) sesuatu yang arsip tidak lakukan. Secara tradisi
kegiatan dokumentasi hanya terbatas pada informasi ilmiah sedangkan jasa yang
diberikan lebih banyak untuk ilmuwan sedangkan arsip tidak selalu terbatas pada
ilmuwan dan informasi yang diberikannya tidak selalu bersifat ilmiah.

B. Pengertian Dokumentasi Menurut Para Ahli

Apakah Anda sudah memahami pengertian dari dokumentasi secara general?

Agar dapat memahami lebih dalam mengenai dokumentasi, Anda bisa merujuk
pendefinisian dokumentasi pada beberapa pendapat dari para ahli di bawah ini.

1. Tung Palan

2
 Menurut Tung Palan, dokumentasi adalah catatan otentik yang
dapat dibuktikan secara hukum dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai
dengan aturan serta berperan untuk melindungi klien (informed consent).
Dokumentasi dengan bukti fisik ini dapat berupa tulisan, foto, video klip,
kaset, dan lain sebagainya yang dapat dikumpulkan/dipakai kembali di
lain kesempatan.

2. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Menurut KBBI, pengertian dokumentasi adalah (1) pengumpulan,

pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang
pengetahuan; (2) pemberian atau pengumpulan bukti dan keterangan
(seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain); (3)
deskripsi tertulis yang komprehensif dari perangkat lunak dalam berbagai
bentuk dan tingkat perincian yang secara jelas mendefinisikan
persyaratan, konten, komposisi, desain, kinerja, pengujian, penggunaan,
dan pemeliharaan. Dimana data atau informasi tersebut nantinya bisa
dijadikan sebagai suatu tanda bukti.

3. Ensiklopedia Britania

Menurut Ensiklopedia Britania, pengertian dokumentasi adalah

pengawasan dan penyusunan bibliografi dengan menggunakan alat-alat
seperti indeks, intisari dan esai, selain dapat juga memakai cara
tradisional supaya informasi tersebut dapat tercapai.

4. Menurut FID (Federation International de Documentation)

FID menjelaskan bahwa dokumentasi adalah pekerjaan

pengumpulan, penyusunan, dan penyebarluasan dokumen dari segala
macam jenis lapangan aktivitas manusia.

C. Fungsi Dokumentasi

3
Dokumentasi berfungsi sebagai bukti yang sah, aktual dan resmi. Dokumentasi
dapat digunakan untuk memperoleh pemahaman yang lebih baik tentang apa
yang mampu dicapai oleh suatu organisasi. Selain itu, fungsi dari dokumentasi
adalah memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan,
menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen,
menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen, melestarikan dokumen dari
kemusnahan, serta dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang
termuat dalam dokumen.

Mendokumentasikan suatu proses memungkinkan untuk menemukan

kekurangan dan memperbaikinya. Dokumentasi menunjukkan komitmen untuk
menjaga informasi penting dan berdedikasi untuk menyediakan informasi faktual
kepada pemangku kepentingan sesuai kebutuhan.

D. Tugas dan Kegiatan Dokumentasi

Seperti penjelasan di atas, bidang gerak suatu dokumentasi lebih luas daripada
kearsipan. Dengan demikian dokumentasi dapat meliputi tugas kearsipan dan
perpustakaan sehingga dokumentasi sangat penting dalam setiap kegiatan
apapun. Adapun tugas dan kegiatan dokumentasi adalah sebagai berikut :

 Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai nilai. Kegiatan

mengumpulkan bahan-bahan ini terdiri dari kegiatan mencari dan
menyeleksi bahan-bahan /informasi.
 Mengolah bahan-bahan, data-data/fakta-fakta tersebut secara sistematis.
 Menyusun atau menata bahan-bahan, data-data/ fakta-fakta tersebut
secara
 sistematis.
 Mempersatukan/mengelompokkan bahan-bahan yang sama dan yang
berkaitan satu dengan yang lain.
 Menyiapkan bahan-bahan, data, fakta dokumen tersebut untuk
memenuhi kebutuhan bagi pihak yang memerlukan.
 Menyimpan dan memelihara bahan- bahan, data, dokumen secara
sistematis.
 Menyebarluaskan bahan-bahan, data, akta, dokumen secara selektif
kepada pemakai jasa atau pihak yang memerlukan.

E. Jenis-jenis Dokumentasi

4
Berikut ini akan dijelaskan berbagai jenis-jenis dokumentasi yang ditinjau dari
berbagai aspek, diantaranya dokumen berdasarkan kegiatannya, dokumen
berdasarkan bentuk fisiknya, dokumen berdasarkan nilai fungsi/kegunaannya,
dokumen berdasarkan sifatnya, dokumen berdasarkan jenisnya, dan dokumen
berdasarkan dokumentasinya.

1. Dokumen berdasarkan kegiatan

Berdasarkan segi kegiatannya, dokumen terbagi menjadi empat macam, yaitu:

 Dokumen pribadi; dokumen pribadi merupakan surat-surat berharga

yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi
pada seseorang. Contoh: akta kelahiran, ijazah, piagam, KTP, SIM, surat
nikah.
 Dokumen niaga; adalah surat-surat niaga yang dapat dipakai sebagai alat
pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam transaksi jual beli dalam
dunia perdagangan. Contoh: cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, faktur.
 Dokumen sejarah; adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai
sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada masa lalu.
Contoh: naskah proklamasi, naskah sumpah pemuda, fosil manusia purba,
foto perjuangan, batu tulis.
 Dokumen pemerintah; adalah surat-surat berharga yang dipakai sebagai
alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam pemerintahan suatu
negara. Contoh: UUD 1945, undang-undang, peraturan pemerintah,
keputusan presiden, keputusan menteri, peraturan daerah, naskah kerja
sama antar negara

2. Dokumen berdasarkan bentuk fisik

Berdasarkan bentuk fisiknya, dokumen terbagi menjadi tiga macam yaitu:

 Dokumen literal; adalah dokumen yang terjadi karena adanya proses

cetak, tulis, gambar, atau rekam. Contohnya berupa buku-buku, majalah,
koran, pita kaset, film, laporan, disertasi, tesis, brosur, leaflet, dan
monografi. Titik berat dari dokumen literal adalah informasi yang terdapat
pada benda.
 Dokumen korporil; merupakan dokumen berwujud benda sejarah.
Seperti benda-benda seni dan kuno. Contohnya: keris, archa, batu pualam,
pakaian adat, mata uang kuno, fosil-fosil, tugu, batu bersurat, candi, film
dokumenter. Tempat penyimpanan dokumen korporal berada di museum-
museum bersejarah.

5
  Dokumen privat; adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip.
Bidang penyimpanan surat menyurat ini tersimpan dengan sistem
kearsipan. Contohnya berupa dokumentasi sejarah seperti: UUD 45, teks
pancasila, teks proklamasi, sumpah pemuda. Terdapat juga dokumen
niaga, dokumen pribadi, dan surat dinas.

3. Dokumen berdasarkan fungsinya

Berdasarkan fungsinya, dokumen terbagi menjadi dua macam, yaitu:

 Dokumen dinamis; adalah dokumen yang dapat dipakai secara langsung

dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dokumen dinamis dapat
dibedakan atas: dokumen aktif, dokumen semi aktif, dan dokumen inaktif.
 Dokumen statis; adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara
langsung dalam pekerjaan kantor. Contoh: dokumen korporil, dokumen
literal, dan dokumen private.

4. Dokumen Berdasarkan Sifatnya

Berdasarkan sifatnya, jenis dokumentasi terbagi menjadi dua macam yaitu:

 Dokumen tekstual; dokumen yang berisi informasi dalam bentuk tertulis.

Contoh: majalah, buku, katalog, surat kabar dan lain-lain.
 Dokumen nontekstual; dokumen yang menyajikan informasi dalam
bentuk teks dan gambar. Contohnya: peta, grafik, gambar, rekaman, dan
lain-lain.

5. Dokumen Berdasarkan Jenisnya

Berdasarkan jenisnya, dokumen terbagi menjadi dua macam yaitu:

 Dokumen fisik; berhubungan dengan materi, ukuran, berat, tata letak,

sarana prasarana, dan lain-lain.
 Dokumen intelektual; terbentuk berdasarkan tujuan, isi subjek, sumber,
metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen, dan lain-lain.

6. Dokumen Berdasarkan Dokumentasi

6
Berdasarkan dokumentasinya, dokumen terbagi menjadi tiga macam yaitu:

 Dokumen Primer; file yang menyajikan informasi tentang hasil penelitian

asli atau langsung dari sumbernya. Contoh: paten penelitian, laporan,
disertasi.
 Dokumen Sekunder; file yang menyajikan informasi mengenai literatur
primer dan memiliki nama lain bibliografi.
 Dokumen Tersier; file yang menyajikan informasi mengenai literatur
sekunder. Contoh: buku, teks panduan literatur.

F. Contoh Dokumentasi dalam Bisnis

Dalam bisnis, dokumentasi baik itu dalam hal proses produksi, marketing,
distribusi hingga konsumsi menjadi penting. Pelaksanaan dokumentasi bukan
hanya dalam bisnis yang memperdagangkan barang saja, tetapi juga dalam hal
jasa. Dokumentasi mampu meningkatkan kredibilitas. Tanpa adanya
dokumentasi yang baik lagi tertib, maka akan menimbulkan kesulitan dalam
proses pengawasan dan pengambilan keputusan lebih lanjut. Melalui
dokumentasi yang rapi serta bisa berdasarkan kenyataan sesungguhnya akan
melahirkan kepercayaan. Tentu hal ini akan berpengaruh pada kualitas produk
yang perusahaan hasilkan.

Dalam suatu perusahaan, dokumentasi pun memiliki banyak sekali jenisnya.

Berikut ini adalah jenis-jenis dokumentasi beserta contohnya dalam suatu bisnis
atau perusahaan.

7
 1. Email dan memorandum

Sumber: Pinterest.com
Pesan email dan memo merupakan bentuk komunikasi standar dalam
kebanyakan organisasi atau bisnis, perusahaan mungkin akan menjadikannya
media komunikasi bisnis yang paling umum. Pesan yang sangat diperlukan akan
digunakan untuk memberi informasi pada karyawan, meminta data, memberi
respons, mengkonfirmasi keputusan, dan memberi arahan. Bentuk dari email
atau electronic mail sendiri yaitu surat atau pesan dengan format digital,
sedangkan bentuk dari memo umumnya berupa kertas berukuran setengah folio
atau setengah kuarto.

8
 2. Business letters

Sumber: Pinterest.com
Business letters atau surat bisnis merupakan dokumen formal yang digunakan
untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain dari luar perusahaan yang
meliputi konsumen, kolega, pemerintah, calon karyawan, pihak profesional, dan
lain sebagainya. Secara umum business letters mempunyai dua gaya penulisan,
yaitu block style dan modified block style. Terdapat juga tiga strategi
dalam business letters yaitu strategi langsung, strategi tidak langsung, dan
strategi persuasif. Saat ini, surat bisnis lebih sering dikirim menggunakan email
karena dinilai lebih efektif.

9
 3. Business report

Su
mber: Pinterest.com
Business report merupakan laporan bisnis yang objektif atau tidak memihak,
memiliki tujuan yang jelas, dan menyajikan fakta-fakta. Laporan bisnis pada
umumnya memiliki format yang lebih formal dan lebih panjang yang biasanya
mencakup data finansial, laporan penjualan, rencana pemasaran, dan lain-lain.
Jenis dokumen ini juga terkenal lebih rinci dengan adanya tambahan chart,
statistik, gambar, contoh kasus, sampai grafis. Biasanya, sasaran dari laporan ini
adalah investor.

10
 4. Dokumen transaksi

Sumber: Pinterest.com
Dokumen transaksi adalah dokumen yang berisi tentang segala aktivitas dalam
sebuah perusahaan. Dokumen ini memiliki peran yang penting pada setiap
transaksi dan menjadi pegangan pihak terkait ketika terjadi permasalahan dalam
transaksi. Pentingnya dokumen transaksi ini adalah untuk memberikan informasi
kepada perusahaan sehingga perusahaan dapat mengontrol seluruh kegiatan
yang telah terlaksana. Contoh dokumen transaksi ini biasanya berwujud invoice,
surat order, dan lain sebagainya.

11
 5. Dokumen finansial

Su
mber: Pinterest.com
Dokumen finansial merupakan bagian dari dokumen ekspor-impor yang mana
dokumen ini terdiri dari catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung
administrasi keuangan, yang merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta
kegiatan usaha suatu perusahaan. Dokumen finansial ini juga berisi laporan
keuangan, laporan payroll, proposal, laporan pajak, dan lain-lain. Laporan ini
berguna untuk menilai kondisi perusahaan, apakah laba perusahaan termasuk
dalam kategori surplus atau defisit.

G. Kesimpulan

Melihat jenis dokumentasi beserta contohnya yang begitu beragam, tentu suatu
perusahaan harus berhati-hati dalam mengamankan data-data atau informasi
agar tidak tercampur dan hilang. Selain itu, bagi perusahaan yang menghadapi
era 4.0 tentu sangat membutuhkan suatu solusi dokumentasi untuk
meningkatkan efisiensi penyimpanan data perusahaan. Apalagi dengan adanya
metode baru dalam digitalisasi dokumentasi yang terus berkembang dari waktu
ke waktu, tentunya Anda membutuhkan pengetahuan terbaru tentang langkah
penting dalam alih media arsip tanpa adanya lagi penggunaan kertas sebagai
media cetak informasi.

12
 BAB 2

JENIS-JENIS PERALATAN PENGELOLAAN DOKUMEN (ARSIP)

Secara umum pengarsipan dilakukan untuk data-data yang memiliki nilai dan
sudah dipilih untuk diamankan secara permanen atau untuk jangka panjang. Sering
data-data ini berupa berkas yang tidak untuk dipublikasikan dan tidak memiliki
banyak salinan. Contohnya adalah data otentik milik lembaga pendidikan. Peranan
arsip dalam sebuah organisasi swasta dan pemerintahan sangatlah penting untuk
didokumentasi dengan baik sehingga visi dan misi sebuah perusahaan bisa tercapai
dengan effektif.

Walaupun sekarang ini pengarsipan dapat dilakukan di komputer, banyak

jenis peralatan kearsipan manual tidak ditinggalkan begitu saja. Perlengkapan
kearsipan ini sangat penting bagi organisasi dan perusahaan yang membutuhkan
penyimpanan data-data otentik mereka. Meskipun data-data bisa diarsipkan
dengan media penyimpanan komputer, seringkali backup secara hardcopy juga
dibutuhkan sebagai pengaman tambahan. Ada macam-macam alat pengarsipan dan
masing-masing memiliki fungsi yang berbeda.

A.PENGERTIAN PERALATAN KEARSIPAN

Undang-Undang No.43 Tahun

2009, dalam pengelolaan arsip
membutuhkan

dukungan sarana dan prasarana dalam

pelaksanaannya. Peralatan dan
Perlengkapan arsip adalah sarana
pendukung dari pengelolaan arsip.
Dalam pemilihan peralatan arsip
haruslah memperhatikan baik-
buruknya kualitas peralatan arsip. Hal ini dikarenakan dengan baik buruknya kualitas
peralatan arsip berpengaruh terhadap jangka waktu penyimpanan arsip. Beberapa
bahan yang tahan lama adalah bahan-bahan yang memiliki kualitas yang terbaik.

Adapun beberapa material yang dapat bertahan lama adalah seperti, yang
terbuat dari logam, kayu jati, aluminium, besi baja maupun bahan kuat lainnya.

13
B. FUNGSI PERALATAN PENGELOLAAN DOKUMEN

Peralatan arsip memiliki fungsi umum sebagai berikut,

a. Sebagai sarana penyimpanan berkas yang aman.

b. Sebagai sarana pelindung berkas dari bahaya kerusakan.

c. Untuk mengelompokkan berkas-berkas dengan rapi, dapat diterapkan dengan

sistem abjad, tanggal pengarsipan, nomor, dan sebagainya.

d. Untuk memudahkan dan mempercepat percarian berkas ketika mebutuhkannya.

C. JENIS-JENIS PERALATAN PENGELOLAAN DOKUMEN

Berikut adalah jenis-jenis peralatan pengelolaan dokumen,

1. Filling Cabinet

Filling Cabinet adalah peralatan arsip

yang biasa digunakan untuk menyimpan berkas
ke dalam laci. Filling Cabinet ini bisa terbuat dari
plastik, logam, atau kayu. Di bagian laci, biasanya
menggunakan semacam slide untuk
mempermudah ketika
membukanya, lalu ada semacam pengunci untuk
mencegah laci ketarik keluar hingga lepas.
Mekanisme sederhana ini sangat membantu
untuk buka tutup laci. Di depan laci bisa
ditempelkan label untuk memudahkan
mengidentifikasi berkas yang ada di dalamnya.
Beberapa Filling Cabinet memiliki kunci khusus
untuk menghindari pembobolan berkas yang
disimpan.

14
2. Rotary

Rotary adalah alat kearsipan untuk

menaruh berkas dan bisa digerakkan secara
berputar. Jenis ini memang dirancang dengan
sedemikian rupa untuk tujuan bisa menampung
berkas lebih banyak dari lemari biasa, termasuk
Filling Kabinet di atas. Dan hanya dengan
memutar alat ini, pekerjaan bisa dilakukan lebih
mudah dan cepat. Penggunaan rotary ini bisa
membantu dalam memaksimalkan penggunaan
lantai di ruang kantor.

3. Lemari Arsip

Lemari arsip memiliki fungsi sama seperti

Filling Cabinet tadi, namun bentuknya lebih mirip
ke almari almari pakaian. Dan penyimpanannya
pun tidak dilakukan seperti Filling Cabinet.
Penyimpanan pada lemari arsip ini biasanya
dengan cara memasukkan berkas ke dalam
Ordner lalu diletakkan secara berdiri
menyamping. Meskipun sebetulnya bisa juga
ditumpuk langsung secara mendatar seperti
Filling Cabinet di atas. Lemari arsip biasanya
terbuat dari besi atau kayu yang dilengkapi
dengan daun pintu.

4. Rak Arsip

Rak Arsip adalah alat pengarsipan

dengan menyusun berkas secara lateral atau
menyamping. Berkas-berkas ini bisa
dikelompokkan dulu, lalu dimasukkan ke ordner
atau kotak arsip sesuai pengelompokan.
Masing-masing kelompok bisa
ditempelkan dengan label namanya untuk
mempermudah pengelolaannya.

15
5. Map Arsip atau Map Folder

Map dapat digunakan untuk menyimpan

surat-surat atau dokumen- dokumen lain yang
tidak terlalu banyak. Dapat berkisar dari satu
hingga lima puluh lemari. Jika menyimpan terlalu
banyak berkas di dalamnya akan sulit untuk
ditutup. Karena memang fungsinya untuk
menyimpan sedikit berkas. Map arsip ini bisa
terbuat dari kertas dan plastik. Terdapat
beberapa jenis, yakni Stopmap Folio, Map
Snelhecter, Map Folder, Hanging Folder.

6. Ordner

Ordner ini seperti map folder, yakni

untuk menyimpan berbagai surat dan dokumen.
Namun kapasitasnya lebih besar dan di
dalamnya terdapat ring binder untuk menjepit
berkas-berkas. Untuk itu, sebelum menaruh
berkas ke dalam ordner perlu melubanginya
menggunakan perforator. Alat ini terbuat dari
materi yang tebal dan cukup kuat untuk
diletakkan secara lateral

7. Stapler

Stapler adalah alat untuk menyatukan

beberapa lembaran kertas dengan mengikatnya
dengan isi staples. Alat ini sangat sederhana,
cukup digerakkan dengan tangan untuk
menekan isi staples yang berbentuk U untuk
mengikat sejumlah lembaran kertas. Stepler
mudah ditemukan di toko buku yang tersedia di
berbagai mall di Jakarta.

16
 Jenis Jenis Stapler menurut fungsi dan kebutuhan;

 Stapler Ukuran Kecil – Max 10 lbr kertas

 Stapler Ukuran Sedang – Max 20 lbr Kertas

 Stapler Ukuran Besar – Max >20 lbr kertas

8. Perforator

Perforator adalah alat yang biasanya

digunakan untuk membuat lubang di tepi kertas.

Namun dapat pula digunakan untuk

melubangi arsip. Alat ini penting dalam peralatan
pengarsipan, karena dibutuhkan ketika ingin
memasukkan berkas ke dalam order. Lubang
yang dibuat perforator biasanya memiliki
diameter 5 milimeter. Perforator memiliki
beberapa jenis berdasarkan lubang yang
dimilikinya, dimulai dari 1 lubang, 2 lubang
sampai dengan 5 lubang. lebih dari 5 lubang
membutuhkan mesin yang besar yang biasanya
dimiliki oleh percetakan offset dan percetakan
digital untuk melubangi pekerjaan Kalender dan
Agenda.

9. Label

Label adalah alat yang digunakan untuk

memberi judul pada pengelompokan kertas, lalu
dapat ditempelkan pada bagian folder. Anda bisa
mencetak stiker label sendiri sehingga label
terlihat menarik dan bagus. Namun untuk
menghemat biaya, anda bisa menggunakan
sticky note untuk di tempelkan sebagai
pengingat.

17
10. Alat Sortir

Alat sortir biasa digunakan untuk

memisahkan surat-surat untuk disimpan ke
folder masing-masing. Di industri percetakan,
alat ini sering digunakan untuk menyusun surat
atau faktur yang memiliki beberapa rangkap.

11. Guide

Guide adalah lembaran kertas yang

digunakan untuk sekat atau pemisah

bagian-bagian dokumen. Guide bisa

dibuat dengan berbagai ukuran sesuai dengan
ukuran berkas. Kertas yang digunakan untuk
Guide biasanya kertas tebal atau karton. Guide
sendri memiliki dua bagian penting yang perlu
dipahami;

1).Tab guide, adalah bagian yang menonjol dan memiliki label tulisan
yang menandakan pengelompokan dokumen.

2).Badan guide, bagian dimana dokumen anda diposisikan sehingga

rapih dan mudah dicari.

Guide digunakan pada bagian depan tumpukan dokumen Anda yang

berada di filling cabinet. Atau jika anda menggunakan ordner anda bisa
menyisipkannya diantara ordner sehingga pengelompokan mudah dicari.
Guide tersedia dalam berbagai ukuran (A4 atau Folio) dan bisa dibuat custom
sesuai dengan kebutuhan sesuai dengan besarnya dokumen yang dimiliki.

12. Numerator

Dalam jenis peralatan kearsipan,

numerator dibutuhkan untuk
membubuhkan nomor pada lembaran dokumen,
tanpa harus mencetaknya dengan mesin printer.
Pada bentuknya, terdapat numorator bisa
memiliki angka kecil atau besar, dan dengan
jumlah digit tertentu.

18
13. Stopmap Folio

Jarang orang mengetahui namanya,

Stopmap adalah alat kearsipan seperti map
folder berbahan dasar kertas. Stopmap
memiliki fungsi menyimpan dokumen yang
sifatnya sementara seperti contoh invoice,
penawaran, surat penjanjian dan lainnya. Alat
arsip ini memiliki ukuran standard yaitu Folio
F4 (21,6 cm x 33 cm).

Jenis kertas yang digunakan untuk membuat Stopmap adalah jenis

kertas karton, Akan tetapi banyak sekali perusahaan yang mencetak secara
custom dengan jenis kertas lainnya seperti Concorde, Manila, BW (Black
White), kertas Ivory, kertas Buffalo dan lainnya. Untuk membuat Stopmap
secara custom banyak sekali pilihan teknik cetak yang tersedia mulai cari
teknik cetak offset, sablon, atau digital offset.

13. Map Snalhecter

Ada 2 jenis map Snelhecter yang

tersedia di banyak toko stationery yaitu jenis
kertas dan jenis plastik. Akan tetapi yang
paling populer dan banyak digunakan adalah
yang berbahan plastik. map Snelhecter
memiliki banyak varian warna (Hijau, Kuning,
Merah dan Biru). Fungsi dari warna yang
bervariasi adalah untuk membedakan
dokumen yang disusun sehingga tidak
membingungkan.

Untuk menggunakannya, kertas di lubangi dengan alat arsip

perforator 2 lubang terlebih dahulu. Pada saat membuka map Snelhecter
akan terlihat besi putih ditengahnya dengan posisi vertikal. bukalah sisi atas
dan bawahnya besi tersebut sehingga besi mengacung ke atas, lalu
posisikanlah lubang yang ada di kertas kedalam besi tersebut dan kunci
kembali.

19
14. Hanging Map

Hanging map adalah sebuah map yang

memiliki kaitan diatasnya. kaitan ini berfungsi
untuk menggantungkan map pada filling tray
yang nantinya dimasukan kedala filling cabinet.
Map ini cukup populer digunakan untuk
membantu perusahaan menyimpan
dokumennya. Hanging map tersedia di toko
toko ATK dan bisa dibeli secara offline ataupun
online

Itulah jenis peralatan kearsipan yang biasanya digunakan oleh banyak

perusahaan untuk mendokumentasi pekerjaan seperti invoice, surat jalan,
nota penjualan, purchase order, perjanjian bisnis dan lain lainnya. Sebuah
dokumentasi yang rapi akan membantu kelancaran usaha dan bisnis anda.
Semoga web yang

20
 BAB 3

PROSEDUR PENYIMPANAN DOKUMEN BERBASIS DIGITAL

SESUAI DENGAN SISTEM YANG DI GUNAKAN

A. Pengertian Arsip Digital

Perkembangan zaman yang diiringi kemajuan teknologi, mendorong kita

untuk senatiasa berupaya meningkatkan kemampuan dalam hal penguasaan
teknologi informasi. Jika tidak, maka kita akan tertinggal jauh dan akan terjadi
kesenjangan yang semakin lebar antara personel yang menguasai dan mengikuti
perkembangan teknologi dengan personel yang tidak mengikuti dan menguasai
perkembangan teknologi informasi. Untuk menjembatani kesenjangan tersebut
maka dibutuhkan pembelajaran/pelatihan yang efisien, efektif dan kontinyu,
sehingga tingkat kemampuan personel dalam menguasai teknologi informasi
tidak berbeda jauh satu dengan lainnya. Dengan kata lain, tidak ada lagi
personel/petugas/karyawan yang gatek (gagap teknologi).

Dalam pengembangan teknologi informasi umumnya, dan digitalisasi

dokumen khususnya ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan diantaranya : a)

Aspek infrastruktur (perangkat keras); b) Aspek Aplikasi Perangkat lunak dan

Proses Bisnis; c) Aspek Content (Informasi); dan d) Aspek Sumber Daya Manusia
yang meliputi pengetahuan, keterampilan, sikap dan budaya kerjanya. Kesemua
aspek tersebut menjadi penentu kemajuan teknologi informasi, terutama aspek
SDMnya. Dalam makalah ini akan diuraikan secara ringkas mengenai teknik
pembuatan dokumen elektronik. Dengan kata lain, dokumen yang ada dalam
bentuk tercetak maupun terekam di komputer, akan dikonversi menjadi format
elektronik/digital (Arsip Digital).

21
Arsip digital adalah – Seiring berkembang dan majunya teknologi, arsip

berbentuk digital mulai populer. Arsip digital dirasa jadi salah satu cara paling
aman untuk menyimpan arsip.

Sebelum berkembangnya arsip digital seperti saat ini, dulu arsip hanya berbentuk
arsip fisik atau yang dapat dipegang. Tapi arsip fisik memiliki risiko yang cukup
besar.

Sehingga dengan berkembangnya zaman dan teknologi seperti saat ini, arsip
digital jadi cara paling aman untuk menyimpan arsip apapun. Perbedaan
penyimpanan antara digital dan arsip fisik pada dasarnya ada pada format
penyimpanannya.

Arsip digital merupakan catatan yang dibuat atau disimpan dalam bentuk
elektronik, baik analog maupun digital. Sementara itu, arsip fisik biasanya
berbentuk kertas yang telah dicetak dari data elektronik atau ditulis manual.

Proses terjadinya konversi arsip ke lembaran kertas atau fisik menjadi data
elektronik juga bisa dilakukan dan disebut digitalisasi arsip.

Arsip digital saat ini jauh lebih diminati, terlebih di tengah kemudahan teknologi
saat ini. Arsip dalam bentuk digital dirasa lebih efisien dari arsip fisik. Arsip ini
juga lebih minim risiko dan kerusakan, berbeda dengan arsip fisik.

Sejak zaman dahulu, orang harus berhati-hati menyimpan arsip fisik karena
ditakutkan akan rusak dan lain sebagainya di kemudian hari.

Tentu saja kelemahan kerusakan arsip fisik tidak lagi ditemui di arsip jenis ini.
Meski demikian, arsip jenis digital juga tak kalah berisiko. Hal ini karena arsip
berbentuk digital akan lebih mudah dilacak bahkan tersimpan dan meninggalkan
jejak bila terjadi masalah yang tak diinginkan.

22
Lalu, apa sebenarnya pengertian arsip digital secara detail?

a) Menurut KBBI

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) istilah digital yang

terdapat pada arsip berarti hubungan dengan angka-angka untuk sistem
perhitungan tertentu. Sementara itu jika dikaitkan dengan istilah digitalisasi,
artinya proses pemberian atau pemakaian sistem digital.

Artinya berdasarkan arti kata dalam bahasa, digital atau digitalisasi dalam
arsip erat kaitannya antara digital atau digitalisasi dengan arsip dalam konteks
medianya. Di mana penyimpanan suatu data atau arsip dilakukan dalam bentuk
digital, sehingga menjadi arsip digital atau disebut sebagai arsip digital.

Dengan demikian, yang dimaksud arsip digital adalah data atau arsip
yang dapat disimpan dan ditransmisikan dalam bentuk terputus-putus, atau
dalam bentuk kode-kode biner yang dapat dibuka, dibuat, atau dihapus
dengan alat komputasi yang dapat membaca atau mengolah data dalam
bentuk biner, sehingga arsip dapat digunakan atau dimanfaatkan.

Selanjutnya, data-data yang diolah dalam arsip digital bisa berupa bentuk
gambar, suara, video, dan data lainnya. Sehingga arsip digital tak hanya memiliki
kemampuan menyimpan tulisan tetapi juga dapat menyimpan data lain yang
kemudian dapat dijadikan sebagai sebuah data dalam bentuk biner.

Sehingga selanjutnya arsip berjenis digital dapat diolah dalam program

komputasi dan disimpan dalam penyimpanan data digital.

Berbeda dengan arsip fisik, arsip dalam bentuk digital dapat disimpan di
media yang dapat menyimpan data dalam bentuk digital, yakni memiliki bentuk
yang berbeda dengan fisik arsip aslinya. Media ini tidak dapat dibaca secara

23
langsung tanpa menggunakan alat bantu pembaca media digital, misalnya

komputer atau alat lainnya.

Saat ini, media pembaca arsip digital yang populer di antaranya, hard disk
drive (HDD), kartu penyimpanan, SSD, atau bentuk penyimpanan lainnya.
Sementara itu, media penyimpanan arsip berbentuk digital yang umum saat ini
digunakan adalah harddisk.

Hal ini karena harddisk memiliki kapasitas yang lebih baik namun
harganya lebih terjangkau.

Harddisk juga memiliki daya tahan yang cukup baik dan dirasa sangat
aman untuk menyimpan data dan digital. Harddisk juga kemudian dapat
diintegrasikan ke dalam sistem server komputer sehingga lebih mudah untuk
dibaca.

Setelah mengetahui pengertian dan kelebihan arsip digital di atas, kini

perlu diketahui bila arsip digital dapat dilihat dalam dua perspektif. Perspektif
pertama (1) yaitu dalam perspektif media penyimpanan arsip, dan perspektif
kedua (2) yaitu dalam perspektif proses kegiatan pengelolaan arsip.

Dalam perspektif media penyimpanan arsip, kedudukan arsip digital

termasuk di dalam kelompok arsip media baru, yaitu arsip yang isinya
mengandung informasi dan bentuk fisiknya biasanya direkam dalam media
magnetik menggunakan perangkat elektronik atau dalam bentuk media citra
bergerak, baik gambar statik, rekaman suara, dan lain sebagainya.

Selanjutnya, arsip digital disebut sebagai arsip elektronik. Arsip elektronik

adalah arsip yang kemudian diciptakan, digunakan, dan dipelihara sebagai bukti
transaksi, aktivitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah
dengan sistem komputer.

24
b) Menurut Read and Ginn

Menurut Read and Ginn (2010:12), ia menyebutkan bahwa: “An

electronic record is a record stored on electronic media that can be readily
accessed or changed. A piece of equipment is required to view and read or listen
to electronic records.

c) International Council on Archives

Sementara itu, menurut International Council on Archives atau ICA

(1997:24) menyebutkan bahwa: “An Electronic record is a record that is suitable
for manipulation, transmission or processing by a digital computer”.

Berbeda dengan itu, dalam perspektif proses kegiatan pengelolaan arsip,

kegiatan pengelolaan arsip digital termasuk pada sistem pengelolaan arsip
manual dan elektronik atau hybrid system atau yang disebut sebagai otomatisasi
pengelolaan arsip.

Pengelolaan arsip dengan sistem hibrid ini biasanya dilakukan melalui

media manual atau kertas dan sebagian lagi melalui media elektronik.

25
B. Pengelolaan Arsip Digital

Proses pengelolaan arsip digital tentu saja harus dilakukan dengan lebih berhati-
hati. Oleh sebab itu, kegiatan pengelolaan arsip digital biasanya melalui dua hal
di bawah ini.

1. Penyimpanan Arsip Digital

Kegiatan penyimpanan arsip digital ini dimulai dari kegiatan alih media
arsip sampai pada penataan arsip dalam media baru. Proses alih media arsip
yang biasa dilakukan adalah proses pengalihan media arsip dari satu bentuk ke
bentuk media arsip lainnya.

Untuk menyelamatkan fisik dan informasi arsip, ada beberapa alat yang
bisa digunakan, salah satunya alat pemindai (scanner).

Hal tentang penyimpanan arsip digital diatur dalam Peraturan Pemerintah

Nomor 28 Tahun 2012 Pasal 40. Dalam peraturan tersebut, disebutkan bahwa
alih media arsip merupakan salah satu cara atau kegiatan dalam pemeliharaan
arsip dinamis. Apabila dilihat dari tujuannya, setidaknya ada dua tujuan yang
dilakukan alih media arsip:

a) Untuk mempercepat layanan akses (aktif dan inaktif)

b) Untuk pelestarian arsip (statis)
Tujuan dilakukannya alih media arsip pada dasarnya dilakukan agar arsip
dikelola dengan lebih efektif dan efisien. Berikut ini, adalah tahapan yang
dapat dilakukan dalam kegiatan penyimpanan arsip, khususnya yang terkait
alih media arsip dari media kertas ke media elektronik:

a) Menyiapkan surat atau naskah dinas yang akan dialih media.

b) Melakukan scanning terhadap naskah atau surat.
c) Membuat folder-folder pada komputer, sebagai tempat
penyimpanan surat atau naskah dinas yang telah di-scan.

26
 d) Membuat hyperlink atau menghubungkan antara daftar arsip

dengan arsip hasil scan.

e) Membuat kelengkapan administrasi alih media.

2. Penemuan Kembali Arsip Digital

Proses penyimpanan arsip digital yang kedua yakni penemuan kembali arsip
digital. Proses penemuan kembali arsip digital ini bisa dilakukan untuk
pelaksanaan kegiatan organisasi maupun pribadi. Ada beberapa tahapan yang
dilakukan pada proses

Untuk melakukan proses penemuan kembali arsip digital, maka dilakukan

tahapan berikut ini:

a) Menyiapkan perangkat komputer, di mana arsip tersebut disimpan.

b) Membuka folder daftar arsip yang menyimpan file-file arsip yang akan
dicari.
c) Melakukan pencarian file arsip pada daftar arsip.
d) Membuka file arsip yang sudah ditemukan, melalui fitur hyperlink.
e) Melakukan pencetakan (print) arsip.

Tentu saja dalam proses penyimpanan atau arsip melalui proses dan tahapan
pengelolaan. Pengelolaan arsip berbentuk digital tentunya lebih membutuhkan
kehati-hatian dan ketelitian yang lebih, karena dalam praktik pengelolaan arsip
elektronik atau digital, masih banyak ditemui masalah.

27
3. Permasalahan Arsip Digital

Ada beberapa masalah yang mungkin ditemui dalam proses pengelolaan arsip
digital, di antaranya:

a. Sangat sulit menjaga reliabilitas dan autentisitas arsip. Hal ini dikarenakan
arsip elektronik mudah dimanipulasi dan rusak. Selain itu akses dan peng-
copy-annya tidak sepenuhnya bisa dikontrol.

b. Keberadaan arsip jenis digital atau elektronik sangat tergantung pada

lingkungan digital atau elektronik itu sendiri. Keusangan teknologi, baik
dari perangkat lunak atau kerasnya sangat cepat terjadi. Hal ini tentu
dibarengi dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang sangat maju dan bekembang pesat.

c. Kontroversi aspek legal dari arsip berbentuk digital elektronik.

Kegagalan organisasi dalam menjalankan arsip elektronik biasanya disebabkan

oleh dua faktor.

a) Berkaitan dengan manajemen teknologi di antaranya:

 Kurang koordinasi antara manajemen arsip kertas dan arsip digital.

 Kehilangan akses terhadap akses dinas.
 Ketidakmampuan atau tidak praktis dalam memelihara standar
khusus.
 Kehilangan arsip.
 Cepatnya penyebaran kontrol dokumen kepada pengguna.
 Peningkatan penggunaan sarana komunikasi terbaru.
 Peningkatan munculnya media campuran.

28
 b) Berkaitan dengan fungsi staf, di antaranya:

 Arsiparis atau staf yang bekerja di kearsipan dinamis dan statis sering
tidak memiliki keahlian dalam teknologi informasi modern.
 Staf teknologi informasi tidak memiliki keahlian dalam teknologi
informasi berbasis teks, manajemen arsip dinamis, dan statis.
 Staf teknologi informasi tidak sensitif terhadap kebutuhan arsip
lembaga.
 Berkurangnya kontrol sekretariat terhadap arsip kertas dan sistem
arsip kertas.
 Pengguna tidak sadar perubahan yang dialami dan perannya.

4. Problem yang dihadapi secara umum pada arsip elektronik di antaranya:

 Pengaturan hukum
 Perlindungan hukum bagi konsumen dalam transaksi
 Perlindungan data pribadi
 Pengakuan keabsahan dalam perspektif hukum pembuktian

5. Problem yang dihadapi dalam bidang kearsipan, di antaranya:

 Bermacam media yang akan disimpan

 Teknologi mesin yang akan dipakai
 Sistem pengolahan
 Sistem penyimpanan
 Sistem penemuan kembali
 Proses migrasi dari media generasi lama ke generasi digital atau baru.

29
C. CONTOH ARSIP DIGITAL

Ada beberapa contoh arsip berbentuk elektronik digital yang bisa disimpan
menggunakan alat (komputer). Contoh arsip digital tersebut di antaranya:

1. Arsip rekaman suara atau audio. Biasanya media perekam informasinya

disimpan atau direkam dalam bentuk suara.
2. Arsip rekaman gambar.
3. Arsip rekaman suara.
4. Arsip digital atau elektronik.
5. Arsip tulisan dalam bentuk pengetikan.
6. Arsip microfilm.

D. LANGKAH PENYIMPANAN ARSIP DIGITAL

Untuk proses penyimpanan arsip berbentuk digital atau proses alih media atau
yang juga disebut proses digitalisasi suatu arsip, dari arsip fisik ke digital,
dibutuhkan langkah-langkah yang tepat untuk melakukannya. Berikut ini
langkah-langkah penyimpanan secara digital.

1. Tahapan Pengumpulan Bahan

Tahapan pengumpulan bahan arsip digital dipindahkan dengan

mempertimbangkan beberapa aspek berdasarkan klasifikasinya, seperti
tingkat kepentingan informasi yang terkandung dalam suatu arsip, arsip
yang sudah rapuh atau akan rusak, dan berbagai pertimbangan lainnya.

30
2. Tahap Pemindaian

Tahap penyimpanan arsip yang kedua adalah tahapan pemindaian.

Tahap pemindaian arsip digital dilakukan menggunakan bantuan
mesin scanner. Tahapan pemindaian ini dapat dilakukan setelah proses
pengumpulan bahan.

Kemudian bahan yang sudah dikumpulkan masuk ke proses

pemindaian melalui scanner dan akhirnya dokumen fisik bertransformasi
ke arsip digital.

3. Tahap Manipulasi

Tahap penyimpanan arsip selanjutnya yakni tahapan manipulasi.

Dalam proses penyimpanan arsip digital memiliki keunggulan yaitu
mudahnya melakukan manipulasi bentuk format dokumen yang akan
disimpan.

Karena hasil proses digitalisasi yang sangat besar, maka seseorang

dapat mengubah format arsip digital tersebut menjadi ukuran yang lebih

kecil dengan berbagai cara, misalnya mengkompresi dokumen atau

mengubah format dokumen yang akan disimpan.

4. Tahapan Entry Data

Tahap penyimpanan arsip setelah tahap manipulasi adalah

tahap entry data. Tahapan ini dilakukan setelah ada data yang sudah
dideskripsikan dan dikelompokkan berdasarkan klasifikasi tertentu.
Sehingga pengguna nantinya dapat melakukan pencarian informasi
berdasarkan deskripsi klasifikasi data yang sudah dibuat atau dibentuk.

31
 Pengguna atau user dapat menggunakan kata kunci yang tepat

untuk proses pencarian kembali informasi yang sudah disimpan sehingga

lebih mudah dan cepat.

5. Tahapan Koreksi

Setelah semua tahapan dilalui, penyimpanan arsip jenis digital

diperlukan tahapan koreksi. Tahap koreksi merupakan tahap terakhir
proses alih media, dimana tahapan ini jadi proses paling penting dalam
pengembanfgan dan pengelolaan arsip berbentuk digital.

Hal ini karena proses pengelolaan arsip berjenis digital bersifat

berkelanjutan, maka dalam hal peletakan pondasi dan klasifikasinya harus
benar-benar tersusun dengan baik dan sistematis agar saat nantinya
membutuhkan dokumen atau mencari file, tidak akan terjadi kesalahan
dalam penempatan informasi yang baru masuk.

Proses koreksi ini berfungsi melihat apakah jumlah data deskripsi

arsip yang sudah di-entry sudah sesuai dengan jumlah data arsip digital
atau belum.

Misalnya data fisiknya sudah dialihmediakan sebanyak 1.000

dokumen, maka harus cocok juga dengan jumlah data digital yang masuk
ke dalam sistem penyimpanan arsip yang sudah dibuat.

32
E. KEUNTUNGAN ARSIP DIGITAL

Melakukan penyimpanan arsip secara digital tentu memiliki keuntungan

tersendiri. Berikut ini tiga keuntungan kemajuan teknologi salah satunya melalui
arsip digital.

1. Kemudahan Pengelolaan dan Akses Arsip

Sistem kearsipan digital memiliki kelebihan utama yakni memberikan

kemudahan dalam pengelolaan dan manajemen arsip digital. Beberapa
kemudahan yang diberikan pada sistem kearsipan tipe ini adalah penggunaannya
lebih mudah bagi pihak yang memahami dan mampu menggunakan teknologi.

Di dunia administrasi dan kearsipan, dikenal sebuah konsep Human

Computer Interactive yang mana berorientasi untuk memudahkan akses
pengguna dalam membuka data berupa jurnal, buku, skripsi, dan lain sebagainya.

Karena konsep tersebut, kemudahan penyimpanan arsip akan lebih

mudah dan tidak membutuhkan tenaga serta waktu yang bertele-tele.

2. Keamanan Terjamin

Proses digitalisasi arsip akan lebih memudahkan pengguna. Selain itu,

arsip yang sudah bersifat digital akan lebih aman dari situasi dan kondisi yang
dapat merugikan pemilik arsip atau pengguna arsip digital.

Misalnya ketika arsip yang tidak dikelola dengan baik akan lebih rentan
mengalami kerusakan atau kehilangan, sedangkan arsip jenis digital lebih aman.

Selain itu, adanya faktor human error yang sering terjadi pada arsip fisik
akan lebih merugikan di kemudian hari, sementara arsip berbentuk digital lebih
minim risiko terjadinya perubahan arsip yang tak diinginkan.

Selain itu, arsip jenis digital pengaturan autentikasi pengguna dan

kemudahan backup data ke dalam file penyimpanan lebih mudah dan lebih aman.

33
3. Fasilitas Pencarian Dokumen

Kemajuan teknologi dengan kemudahan mencari arsip digital jauh lebih

mudah dan terjamin. Misalnya seorang pengguna ingin mengakses salah satu
dokumen arsip beberapa tahun silam, maka pengguna hanya tinggal menulis
judul dokumen, menulis nama penulis, atau kata kunci yang berkaitan dengan
dokumen tersebut dan dokumennya akan ditemukan.

F. MANFAAT ARSIP DIGITAL

Pengelolaan arsip elektronik tentu memiliki manfaat tersendiri. Berikut ini

berbagai manfaat pengelolaan arsip berbentuk digital.

1. Lebih Dinamis dan Statis

Pengelolaan jauh lebih dinamis dan statis. Arsip digital dapat

dikelola dari awal perencanaan atau pembuatan dokumen.

2. Kecepatan dan Ketepatan

Pengelolaan dapat memenuhi tuntutan top

management terhadap kecepatan dan ketepatan.

3. Memudahkan Aksesibilitas

Pengelolaan akan lebih memudahkan aksesibilitas dan menjamin

akuntabilitas.

4. Menuju Paperless Society

Pengelolaan arsip juga demi menuju zaman paperless society dan

menghemat ruangan atau sarana prasarana.

34
 5. Manajemen Pengawasan Lebih Mudah

Dalam berbagai folder atau data, arsip memiliki manajemen

pengawasan lebih mudah, cepat, dan
lebih accountable menuju governance.

6. Meningkatkan Pelayanan Umum

Arsip digital akan lebih mudah digunakan untuk proses

meningkatkan pelayanan umum yang lebih cepat, nyaman, dan aman.

G. KELEBIHAN ARSIP DIGITAL

Kelebihan dokumen elektronik/digital dibandingkan dengan dokumen

konvensional diantaranya:

 Sitem digital lebih mudah dirancang

 Informasi lebih mudah disimpan
 Lebih menghemat ruangan
 Dapat diakses oleh banyak orang dalam waktu bersamaan
 Tidak dibatasi ruang dan waktu
 Dokumen yang tersimpan dapat diakses dengan cepat, tepat dan

akurat

35
H. PERTIMBANGAN DASAR DIGITALISASI

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan, sebelum melakukan proses konversi
dokumen menjadi format digital/elektronik diantaranya:

1) izin (copyright) atas dokumen tersebut

Sebelum melakukan proses konversi dokumen pastikan bahwa

Anda atau institusi telah memiliki izin (secara tertulis) dari pembuat, atau
penulis yang bersangkutan.

2) Jumlah dokumen yang akan diproses

Perhitungkan jumlah file digital yang dihasilkan dengan

kemampuan ruang penyimpanan (hard disk) yang tersedia pada
komputer Anda. Pada Adobe Acrobat 7, ada fasilitas reduce
file/memperkecil ukuran file/ dokumen hasil scan.

3) Tampilan file digital yang dihasilkan

Bila dokumen dalam bentuk teks, biasanya dirubah menjadi

format PDF, dengan tujuan agar keaslian dokumen tetap terjamin. Untuk
file gambar, biasanya dibuat dalam format file JPEG dan GIF. Hal ini akan
lebih mudah dan cepat untuk diakses oleh para pengguna internet. Juga
ukuran gambar yang akan ditampilkan harus disesuaikan dengan
kemampuan browser yang digunakan.

4) Kualitas hasil yang diharapkan

Hal ini berhubungan dengan ukuran file, dimana ukuran lebih

besar (resolusi maupun kedalaman warna suatu gambar) akan
menghasilkan kualitas yang lebih baik.

36
5) Mengatur alur kerja

Perlu dilakukan pengaturan alur kerja, dan koordinasi yang baik,

agar kegiatan/proyek yang dilakukan sesuai dengan target waktu, jumlah
maupun kualitasnya. Misalnya jumlah staf yang terlibat ada berapa orang,
hardware dan software apa yang akan digunakan, bagaimana target
penyelesaian tugas.

6) Jenis dokumen sumber

Ada beberapa macam jenis sumber yang biasa dijumpai, misalnya

dengan merekam langsung dari suatu objek atau dalam bentuk cetak
diatas kertas, film negatif atau dalam media transparan dengan ukuran
yang beragam.

7) Obyek Asli ( Original Source )

Resiko yang dihadapi akan lebih besar ketika melakukan proses

scanning dari sumber asli yang bernilai sejarah, misalnya untuk sebuah
naskah kuno dan manuscript dalam media cetak di atas daun lontaratau
tanah liat. Selain tidak mudah untuk membawanya juga kemungkinan
timbulnya kerusakan akan terjadi ketika dilakukan proses scanning. Maka
sebaiknya untuk obyek yang rentan seperti ini harus dilakukan langkah
reproduksi terlebih dahulu dengan cara pemotretan menggunakan
kamera dengan menghasilkan kualitas gambar foto yang baik, selanjutnya
baru dilakukan proses scanning pada media foto yang dimaksud.

8) Foto

Kemudahan proses scanning terhadap media foto akan

mempercepat proses kerja yang dihasilkan. Namun pastikan pula kualitas
dari gambar foto, terbebas dari kotoran dan obyek asing lainnya seperti

37
 debu dan bekas jari tangan. Karena hal ini akan sangat mempengaruhi

terhadap hasil file digital yang diperoleh.

9) Slides/ Film Negatif

Berbeda dengan media foto cetak biasa, untuk melakukan proses

scanning pada slide atau film negatif memerlukan perangkat atau scanner
khusus yang mampu untuk membacanya. Melalui scanner slide mampu
mengalihkan informasi data secara detail hingga ribuan dpi (dot per inch/
satuan kedalaman sebuah format gambar). Kini telah tersedia pada jenis
scanner tertentu yang sekaligus mampu mengalihkan format film negatif.
Pada umumnya hanya mampu mengalihkan gambar dengan baik sebatas
ukuran slide/film 35mm. Bila Anda tidak memiliki scanner slide sebaiknya
terlebih dahulu dialihkan ke dalam media cetak positif dengan jalan
reproduksi.

10) Transparan

Transparan adalah gambar cetak pada media yang tembus

pandang. Misalnya pada plastik yang biasa digunakan untuk persentasi
melalui OHP yang berukuran 4 x 5 atau 8 x 10 cm. Untuk hasil yang baik
Anda memerlukan scanner dengan kualitas kepekatan cahaya tembus
pandang yang cukup baik. Biasanya jenis scanner yang digunakan adalah
jenis scanner flatbed, drum scanner atau copy stands.

11) Media Cetak

Sumber dokumen dari media cetak seperti buku ataupun jurnal

bisa terdiri dari gambar atau dokumen teks. Kita dapat memanipulasi
dokumen tersebut ke dalam file digital baik berupa gambar atau teks
yang bisa diedit kembali. Proses scanning ini disebut dengan OCR (Optical
Character Recognition) yang dijalankan melalui software tertentu yang

38
 mendukung. Format file yang dihasilkan biasanya dalam bentuk PDF

( Portable Data Format ), atau format lainnya seperti DOC atau RTF.

I. PROSES DIGITALISASI

Pada prinsipnya Proses digitalisasi terdiri dari dua tahap yaitu:

1. Document capture = perubahan format dari bentuk asli ke digital (PDF).

Document capture dapat diproses dengan dua cara, yaitu 1) dengan proses
scaning ( untuk jenis format awal yang terdiri dari buku, dokumen, naskah,
laporan, foto, gambar yang berbentuk kertas). 2) dengan proses konversi
(untuk format awal dalam bentuk file. Adapun jenis-jenis format awal
dokumen terdiri dari:
 Text (buku, dokumen, naskah, arsip surat, laporan)
 Image (foto, gambar, lukisan, peta)
 File (MS Word, Excel, Page maker, JPG format)
 Audio analog (cassette)
 Video analog (Video vhs)
2. Document management = pengolahan data bibliografi koleksi digital.
Dokumen digital yang ada, diolah dengan software tersendiri misalnya:
Winisis, DianCore, Acrobat reader search, New Spektra dll.

J. PERLENGKAPAN YANG DIBUTUHKAN

Untuk memproses dokumen digital dibutuhkan pelengkapan yaitu:

 Perangkat keras (Komputer pentium 3 atau lebih,dan scaner:

sebaiknya type scanjet, agar proses pemindaian lebih cepat dan
efisien)
 Perangkat lunak (Vistascan atau Hpscan; Adobe Acrobat, Adobe
Photoshop,dan MSoffice, ).

39
K. KONVERSI DOKUMEN KE DALAM BENTUK PDF

Untuk berbagai keperluan, dokumen yang telah diketik dalam bentuk MsWord
atau Excel, dapat dikonversi ke bentuk PDF(Portable Data Format). Misalnya
arsip surat keluar, surat masuk, artikel ataupun tulisan-tulisan ilmiah lainnya, yang
umumnya dibuat dalam bentuk MsWord, dapat dialih bentukkan menjadi PDF
File yang pada akhirnya dapat diolah lagi menjadi bentuk digital. Adapun
langkah-langkah konversi dokumen menjadi PDF file, sebagai berikut:

1. Buka dokumen MsWord atau Excel yang akan dikonversi;

2. Klik File  Save as pilih Type File -- > Pilih Format PDF-> Beri nama
dokumen --> kemudian save/simpan.

40