UJIAN AKHIR SEMESTER

TAHUN PELAJARAN 2019/2020

Mata Pelajaran : Otomatisasi Tata kelola Humas dan Keprotokolan

KD : Mengelola Administrasi Kehumasan (Sistem Kearsipan)
Kelas / Jurusan : X / AP

I. Pilihlah jawaban yang benar dengan memberikan tanda silang ( X ) pada salah satu
jawaban yang paling benar !

1. Lembaran yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip adalah....

a. Lembar pinjam arsip d. Buku agenda
b. Lembar disposisi e. Kartu indeks
c. Kartu kendali
2. Map yang mempunyai penjepit di tengah map adalah
a. Stopmap folio d. Guide
b. Folder e. Hanging folder
c. Map snelhecter
3. Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses,
dikirimkan dan disimpan kedalam folder masing-masing disebut
a. Alat sortir d. Filling cabinet
b. Numerator e. Perforator
c. Label
4. Alat yang digunakan untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen adalah
a. Alat sortir d. Filling cabinet
b. Numerator e. Perforator
c. Label
5. Alat yang berfungsi untuk melubangi kertas disebut adalah
a. Perforator d. Stapler
b. Alat sortir e. Ordner
c. Numerator
6. Folder yang mempunyai besi penggantung disebut
a. Ordner d. Stopmap
b. Map snelhecter e. Hanging folder
c. Guide
7. Gambar disamping merupakan perlengkapan kearsipan yaitu
a. Lembar disposisi d. Lembar pinjam arsip
b. Kartu indeks e. Buku agenda kembar
c. Kartu kendali

8. Yang merupakan salah satu macam peralatan

kearsipan adalah
a. Buku Agenda d. Kartu Indeks
b. Kartu kendali e. Lembar disposisi
c. Rak Arsip
9. Yang bukan merupakan perlengkapan kearsipan adalah
a. Buku agenda d. Kartu indeks
b. Kartu kendali e. Lembar disposisi
c. Rak arsip
10. Gambar disamping merupakan peralatan kearsipan yaitu…
a. Laci kartu
b. Rak arsip
c. Filling cabinet
d. Lemari arsip
e. Rotary
11. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/pokok isi
surat disebut juga filling sistem...........
a. Abjad d. Nomor
b. Subjek e. Wilayah
c. Tanggal
12. Klasifikasi pada kearsipan sistem masalah terbagi atas masalah utama, sub masalah
dan sub sub masalah. Khusus masalah utama berguna untuk menentukan kode...
a. Laci d. Folder
b. Map e. Kotak sortir
c. Guide
13. Sub Masalah pada kearsipan sistem subjek dapat digunakan sebagai kode....
a. Laci d. Folder
b. Map e. Kotak sortir
c. Guide
14. Kode folder pada kearsipan sistem subjek dapat diperoleh dari klasifikasi.....
a. Area d. Masalah utama
b. Sub area e. Sub sub masalah
c. Masalah
15. Peralatan dalam filling sistem subjek yang berguna untuk memisahkan surat/arsip
yang akan disimpan adalah......
a. Map d. Kotak sortir
b. Folder e. Filling cabinet
c. Guide
16. Banyak sedikitnya laci filling cabinet dalam kearsipan sistem subjek tergantung dari
jumlah.......
a. Kode d. Sub masalah
b. Masalah e. Sub sub masalah
c. Klasifikasi
17. Untuk menemukan arsip masalah PBB kita harus membuka laci filling cabinet dengan
kode....
 a. Gaji d. Kepegawaian
b. Pajak e. Hubungan masyarakat
c. Keuangan

18. Setelah ditemukan lacinya, arsip masalah PPh kita harus mencari di belakang
guide.....
a. Upah d. Ekonomi
b. Pajak e. Keuangan
c. Kredit
19. Arsip masalah cuti seorang pegawai kalau kita indeks maka kode yang benar untuk
laci dan guidenya adalah.........
a. CT, KU d. KP, cuti
b. KU, CT e. Cuti, KP
c. KP, HM
20. Nama lain dari petugas arsip adalah.......
a. K d. L
b. L e. L
c. Arsiparis
21. Simbol yang dibubuhkan pada lembaran surat sebagai pedoman penyimpanan
disebut....
a. Unit d. Sistem abjad
b. Arsip e. Sistem subjek
c. Kode
22. Bambang yudi chaniago diindeks menjadi...
a. Bambang, yudi, chaniago d. Chaniago, bambang, yudi
b. Yudi, bambang, chaniago e. Bambang, yudi, chaniago
c. Bambang, chaniago, yudi
23. BCA, diindeks menjadi....
a. Bank, C, A d. Central, Bank, asia
b. Bank, Central, Asia e. B, C, A
c. Bank, Asia, central
24. Penyimpanan surat menurut abjad memerlukan folder paling sedikit jumlahnya
adalah.....
a. 12 buah d. 30 buah
b. 26 buah e. 31 buah
c. 28 buah
25. PSSI diindeks menjadi....
 a. Indonesia, sepak bola, seluruh, d. Sepakbola, seluruh, indonesia,
Indonesia persatuan
b. Persatuan, sepak bola, seluruh, e. Seluruh, sepakbola, persatuan,
indonesia indonesia
c. Indonesia, sepak bola, seluruh,
persatuan
26. Prosedur penyimpanan surat, langkah-langkahnya adalah
a. Memeriksa surat yang benar-benar akan disimpan
b. Memberi kode surat
c. Mengindeks surat yang akan disimpan
d. Menyimpan surat yang akan disimpan
e. Semuanya benar

27. Kegiatan menentukan tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan kembali
arsip disebut...
a. Mengkode d. Menyortir
b. Mengindeks e. Daftar klasifikasi
c. Caption
28. Penulisan kode pada daftar klasifikasi subjek, dapat berupa angka duplex. Contoh dari
angka tersebut adalah ......
a. 1, 2, 3, 4, .... dan seterusnya
b. I, II, III, IV ..... dan seterusnya
c. 00, 11, 22, 01 .... dan seterusnya
d. 1-3, 3-5, 1-5 ..... dan seterusnya
e. 43, 53, 63 ..... dan seterusnya
29. Manfaat dari adanya sistem penyimpanan arsip adalah....
a. Melatih petugas kearsipan
b. Menambah tugas sekretaris
c. Mengurangi kebutuhan akan arsip
d. Mudah dalam mencari bila sewaktu-waktu diperlukan
e. Pencurian arsip tidak bisa dilakukan
30. Pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar,
sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu
organisasi yang disebut unit kearsipan. Pengendalian ini menggunakan asas.....
a. Sentralisasi d. Terpisah
b. Desentralisasi e. Dekonsentrasi
c. Gabungan
31. Dalam memeriksa berkas saat akan menyimpan arsip adalah memeriksa tanda-tanda
perintah penyimpanan. Yang merupakan tanda perintah penyimpanan adalah.....
a. File d. Ceklis
b. Ok e. Tanda tangan
c. Silang
32. Dalam penyimpanan sistem tanggal, jika satu laci memuat arsip dalam satu tahun,
jumlah guide yang dibutuhkan adalah....
a. 30 guide c. 12 guide
b. 356 guide d. 31 guide
 e. 26 guide
33. Suatu daftar yang berisi tentang pengelompokkan arsip berdasarkan nama wilayah
adalah......
a. Daftar nama pengirim d. Daftar nomor urut
b. Daftar nama jabatan e. Daftar perihal
c. Daftar klasifikasi
34. Mengindeks dalam sistem subjek adalah mencocokkan sujek surat dengan ......
a. Nama pengirim d. Tanggal terima
b. Nama jabatan e. Pokok masalah
c. Nama wilayah

35. Daftar klasifikasi subjek standar yang banyak digunakan secara internasional adalah
DDC, singkatan dari .......
a. Dowey decimal classification
b. Decimal dewey classification
c. Dawai dewey classification
d. Dewey decimal classification
e. Dawai decimal classification
36. Suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi arsip / dokumen
untuk tujuan filling disebut ......
a. Mengindeks d. Kode
b. Caption e. DDC
c. Daftar klasifikasi
37. Yang bukan merupakan nilai guna arsip adalah...
a. Nilai pemasaran d. Nilai pendidikan
b. Nilai administrasi e. Nilai penelitian
c. Nilai hukum
38. Yang merupakan contoh arsip yang memiliki nilai hukum adalah...
a. Ijazah d. Surat dinas
b. Kuitansi e. Formulir
c. Surat kuasa
39. Suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan,
pemeliharaan dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu sehingga mudah
ditemukan kembali adalah pengertian dari .....
a. Arsip d. Kearsipan
b. Surat e. Arsiparis
c. Warkat
40. Fungsi peralatan kearsipan adalah...
a. Sebagai sarana penyimpanan arsip
b. Untuk kegiatan sekretaris
c. Sebagai pajangan didalam ruang kantor
d. Sebagai perindah ruangan
e. Untuk kegiatan manajer
41. Yang merupakan tujuan kearsipan adalah ....
a. Agar tentram
b. Agar mudah mendapatkan kembali arsip saat dibutuhkan dengan cepat dan
tepat
c. Agar arsip terus bertambah
 d. Untuk menjaga kerahasiaan direktur
e. Untuk menjaga kerahasiaan arsiparis
42. Berikut ini yang bukan merupakan arsip adalah....
a. Kayu d. Formulir
b. Surat e. Buku rapor
c. Flashdisk

43. Tempat penyimpanan arsip, dimana penggunaannya memerlukan alat bantu perforator
adalah ....
a. Stapler dan ordner d. Guide dan numerator
b. Stapler dan snelhecter e. Ordner dan snelhecter
c. Numerator dan ordner
44. Arsip bernilai administrasi, contoh yang benar di bawah ini adalah?
a. Ijazah d. Formulir
b. Buku tabungan e. Cek
c. Kuitansi
45. Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila...... (kecuali)
a. Hemat tenaga dan peralatan
b. Membuang banyak biaya
c. Hemat waktu dan biaya
d. Sederhana
e. Fleksibel dan mudah dikembangkan
46. Syarat-syarat surat atau warkat yang dapat dikatakan sebagai arsip, kecuali
a. Mempunyai arti d. Mempunyai kegunaan
b. Mempunyai nilai e. Disimpan dengan teratur
c. Tidak berguna
47. Yang bukan merupakan tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah....
a. Agar arsip terpelihara dengan baik
b. Untuk menjaga kerahasiaan arsip
c. Untuk menjaga kelestarian arsip
d. Untuk menjaga kerahasiaan sekretaris
e. Agar mudah dalam mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan
48. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan
pengelompokkan nama tempat yaitu
a. Sistem wilayah d. Sistem tanggal
b. Sistem abjad e. Sistem subjek
c. Sistem nomor
49. Caption (kata tangkap) dalam sistem subjek adalah
a. Tanggal surat d. Nama pengirim surat
b. Nomor surat e. Nama lembaga
c. Nama masalah atau perihal
50. Caption (kata tangkap) dalam sistem wilayah adalah
a. Tanggal surat d. Nama pengirim surat
b. Nomor surat e. Nama masalah atau perihal
c. Nama tempat alamat yang
dituju