Judul Tugas : Mengelola Pertemuan/Rapat

Pada saat Anda menangani surat , Anda mendapatkan telepon dari pimpinan untuk segera mempersiapkan rapat koordinasi penjualan bulan Mei 2024 yang akan

dilaksanakan pada Tanggal 29 Mei 2024 pukul 10.00 s/d 15.00. Rapat ini akan dihadiri oleh manajer kantor pusat Bandung, kepala divisi keuangan, kepala divisi

penjualan, manajer cabang Jakarta, manajer cabang Medan, manajer cabang Surabaya, bertempat di Ruang Pertemuan Rapat Lt. II selesai. Untuk untuk perlu

mempersiapakan konsumsi rapat berupa snack box, makan siang dan minuman yang di beli dari Restoran Kemuning, untuk keperluan bahan rapat seperti Atk dan lain-

lain dapat dibeli di toko atk “Serba Usaha”

Jangan lupa akomodasi hotel untuk menginap para manajer cabang, mohon dicarikan hotel di dekat kantor pusat.Untuk biaya transport sudah dibebankan kepada kantor

cabang masing-masing.

Rapat nanti akan dibuka oleh Bapak Santosa Cahyadi,S.Phar,dan dilajutkan dengan pemaparan hasil penjualan kantor cabang oleh masing-masing manajer, Tanya

Jawab,Pemecahan masalah dan Penutup. Jadi jangan lupa buatkan :

a. Udangan Rapat

b. Daftar hadir

c. Buat denah rapat

d. Buat Susunan Acara Rapat

e. Buat laporan keuangan kegiatan rapat

f. Hotel Tempat menginap

Langkah kerja :

1. Buat surat undangan sesuai dengan ketentuan

2. Buat susunan acara rapat. Cetak untuk dilampirkan dalam surat undangan dan dilipat, masukkan ke amplop.

3. Buat daftar hadir rapat dan membubuhkan tanda ttd untuk mengisi kolom tanda tangan daftar hadir sebagai bukti kehadiran peserta rapat.

4. Carilah hotel tempat mengenap sesuai dengan ketentuan dengan membuka homepage dan cetak informasi tentang jenis kamar, fasilitas dan harga.

5. Buat laporan keuangan penyelenggaraan rapat.

6. Simpan file dalam folder nama anda

7. Cetak dokumen tersebut.