PENGERTIAN DOKUMEN

& DOKUMENTASI

*disusun dari beberapa sumber/UU kearsipan

Materi Presentasi
1 • Pengertian Dokumen

2 • Pengertian Dokumentasi
• Perbedaan Dokumen &
3 Dokumentasi
4 • Jenis-jenis Dokumen

5 • Ruang Lingkup Dokumen

• Kegunaan, Peranan & Kegiatan
6
Dokumentasi
 2014

Pengertian Dokumen
 Pengertian Dokumen

Dokumen Dokumentasi

Berikut adalah pengertian dokumen dari beberapa sumber, antara lain :

1. Kamus Umum Bahasa Indonesia, menyebutkan :
menyebutkan dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang
dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.

2. Kamus Kepegawaian mengartikan dokumen sebagai berikut :

• Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak
• Segala benda yang mempuyai keterangan-keterangan terpilih untuk
dikumpulkan,disusun, disediakan atau untuk disebarkan.
 Pengertian Dokumen
Dokumen Dokumentasi

3. Kamus Bahasa Inggris Webster mengartikan dokumen sebagai berikut :

• Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan dan melengkapi
keterangan dengan fakta-fakta.
• Dokumen melengkapi keabsahan keterangan, seperti surat keterangan,
pernyataan, lampiran-lampiran, seperti untuk melengkapi sebuah buku atau
tesis.

4. Ensiklopedia menyebut dokumen sebagai surat, akta, piagam, surat resmi,

dan bahan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberikan
keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti luas.
Barang cetakan atau naskah karangan yang dikrim melalui pos. rekaman
suara atau gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan sebagai
bukti keterangan. Bersifat dokumenter, berkenaan dengan kejadian-kejadian
pembuktian-pembuktian dengan dokumen.naskah-naskah asli yang telah
didaftar secara sah menurut ketentuan-ketentuan dalam suatu peraturan
 Pengertian Dokumen
Dokumen Dokumentasi

Berdasarkan UU No.8 tahun 1997

(tentang dokumen perusahaan)
Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat
dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya,
baik tertulis di atas kertas atau sarana laiN maupun terekam dalam bentuk
corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau didengar .

Berdasarkan UU No.43 tahun 2009

(tentang dokumen perusahaan)
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyara-
katan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.
 Sesuatu dkatakan Dokumen
Rekaman kegiatan dikatakan Arsip jika mengalami proses :

dibuat

dan yang menimbulkan

dikirim efek dari tujuan arsip
itu dibuat

diterima
 CONTOH-CONTOH
DOKUMEN
1. Surat yang tertulis atau tercetak yang dapat
digunakan sebagai bukti keterangan atau rekod.
2. Barang cetakan atau naskah karangan yang dikrim
melalui pos.
3. Rekaman suara atau gambar dalam film dan
sebagainya yang dapat dijadikan sebagai bukti
keterangan.
4. Surat berharga, surat bukti yang diperuntukan bagi
sidang pengadilan.
5. Surat berharga lainnya yang dimiliki pemerintah,
perusahaan dan lain-lain.
 2014

Pengertian Dokumentasi
 Pengertian Dokumentasi
Pngertaian dokumentasi dari beberapa organisasi antara lain :
1) Menurut keperluan perpustakaan khusus, dokumentasi adalah
kepustakaan informasi dan bibliografi yang disesuaikan dengan
keperluan perpustakaan khusus.
2) Menurut mikro reproduksi, dokumentasi adalah reproduksi
dokumen dalam bentuk lebih kecil (mikro reproduksi) khususnya
dalam bentuk microfilm.
3) Menurut hasil seminar dokumentasi, dokumentasi adalah suatu
aktivitas bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan
menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumentasi yang
bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi ( Seminar
kementrian pada tanggal 28Februari s/d Maret 1957)
 Pengertian Dokumentasi
4) Menurut FID (Federation Internasional Documentation)
dokumentasi adalah pekerjaan pengumpulan, penyusunan, dan
penyebarluasan dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitas
manusia.

5) Menurut NIDER ( Nederlanse Institutvoor Docomentatie Registratur),

Dokumentasi adalah member keterangan-keterangan yang didasarkan pada
bahan-bahan yang ada diperpustakaan dan pemberitahuan tentang
literature.
 Pengertian Dokumentasi
Beberapa pemgertian tentang Dokumentasi dari sumber lainnya
Dokumentasi adalah :
• Semua kegiatan yang berkaitan dengan photo, dan penyimpanan photo.
• Pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang
pengetahuan. kumpulan bahan atau dokumen yang dapat digunakan se-
bagai asas bagi sesuatu kejadian, penghasilan sesuatu terbitan.
• Arsip kliping surat, photo-photo dan bahan referensinya dapat digunakan
sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau laporan dalam perusahaan.
• penyimpanan bahan-bahan desktipsi tertulis dari program komputer.
• Penyediaan atau pengumpulan bukti atau keterangan. umumnya berarti
pencarian , penyelidikan, pengumpulan,, penyusunan, pengawetan, pema-
kaian, dan penyediaan. Arsip kliping, surat kabar, foto-foto dan bahan refe-
rensi yang dapat digunakan sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau
karangan dalam Persusahaan.
 2014

Perbedaan Dokumen & Dokumentasi

 Perbedaan
Dokumen Dokumentasi
1. Di fokuskan pada benda/informasinya 1. Di fokuskan pada kegiatannya

2. Tidak merupakan unit kerja  2. Merupakan unit kerja

3. Bersifat pasif  3. Bersifat aktif  

4. Digunakan sebagai alat bukti  4. Mengolah dan menyiapkan dokumen

baru

5. Menunjang penelitian   5. Menyiapkan keterangan untuk

penelitian
 2014

Jenis-jenis Dokumen
 Jenis-jenis Dokumen
1. Jenis-jenis dokumen berdasarkan kepentingannya
a. Dokumen pribadi
Dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan.
Contoh : Akta Kelahiran, KTP, SIM, Ijazah.
b. Dokumen niaga
Dokumen yang berkaitan dengan perniagaan atau transaksi jual beli.
Contoh : cek, nota, kwitansi.
c. Dokumen pemerintah
Dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan.
Contoh : UU, Keppres, Peraturan pemerintah.

2. Jenis-jenis dokumen berdasarkan bentuk fisiknya

a. Dokumen literer (di bidang perpustakaan)
Dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar atau direkam.
Contoh : buku, majalah, film.
b. Dokumen korporil (di bidang permuseuman)
Dokumen yang berupa benda bersejarah. Contoh : patung, fosil, uang kuno.
c. Dokumen privat (di bidang kearsipan)
Dokumen yang berupa surat/arsip Contoh : surat niaga, surat dinas, laporan
 Jenis-jenis Dokumen
3. Jenis-jenis dokumen berdasarkan fungsinya
a. Dokumen dinamis
Dokumen yang dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan
kantor. Ada tiga macam dokumen dinamis :
• Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara terus menerus
dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor
• Dokumen semiaktif adalah dokumen yang penggunaannya sudah menurun
• Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan
b. statis
Dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor.

4. Dokumen Menurut Sifatnya

a. Dokumen Tekstual
Dokumen tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk
tertulis. Misalnya : majalah, buku, catalog, surat kabar dll.
b. Dokumen Nontekstual
Dokumen nontekstual adalah dokumen yang berisi beberapa teks.
misal: peta, grafik, gambar, rekaman dan sejenisnya.
 Jenis-jenis Dokumen
5. Dokumen Menurut Jenisnya
a. Dokumen Fisik
Dokumen fisik adalah dokumen yang menyangkut materi ukuran, berat, tata
letak, sarana prasarana, dan sebagainya. Dengan kata lain dokumen jenis ini
berupa berkas surat-surat.
b. Dokumen Intelektual
Dokumen intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi
subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen
dan sebagainya.
6. Dokumen Menurut Dokumentasi
a. Dokumen Primer
Adalah dokumen yang berisi informasi tentang hasil-hasil penelitian asli atau
langsung dari sumbernya. Contohnya: paten penelitian, laporan, disertasi.
b. Dokumen Sekunder
Adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur primer. Pada
umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi.
c. Dokumen Tersier
Adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur sekunder, misalnya:
buku, teks panduan literature.
 2014

Ruang Lingkup Dokumen

 Ruang Lingkup Dokumen
Ruang Lingkup Dokumen meliputi :
1) Dokumen literal
Yang ruang lingkupnya meliputi bidang perpustakaan atau publik.
Termasuk didalamnya antara lain
a. Buku-buku e. majalah
b. Laporan f. koran
c. Disertasi g. brosur
d. Tesis h. leaflet

2) Dokumen kolporal
Yang ruang lingkupnya meliputi bidang permuseuman, contohnya
seperti : fosil-fosil, arca, candi, mata uang kuno, pakaian adat

3) Dokumen privat
Yang ruang lingkupnya meliputi bidang kearsipan.
 2014

Kegunaan, Peranan & Kegiatan Dokumentasi

 Kegunaan Dokumentasi
Kegunaan dokumentasi adalah sebagai berikut :
a. Dokumentasi memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang
memerlukan.
b. Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu
keterangan dokumen.
c. Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi
dokumen.
d. Dokumentasi melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.
e. Dokumentasi menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para
ilmuwan.
f. Dokumentasi mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan
bangsa dan Negara
g. Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi
yang termuat dalam dokumen.
 Peranan Dokumentasi
Peranan dokumentasi bagi suatu organisasi adalah sebagai berikut :
a. Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi
b. Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi
c. Dokumentasi berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau
seminar ilmiah
d. Dokumentasi mengembangkan sistem pengolahan dokumen
e. Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog
perkembangan ilmu pengetahuan
 Kegiatan Dokumentasi

Kegiatan dokumentasi adalah sebagai berikut :

1) Mencari dan mengumpulkan dokumen
2) Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen
3) Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi
4) Memproduksi dokumen
5) Menyortir
6) Menyampaikan dan menyebarluaskan dokumen
7) Menyimpan dan memelihara dokumen
TANYA JAWAB