MELAKUKAN

PROSEDUR ADMINISTRASI
ADM.PK02.007.01
Standar Kompetensi : Melakukan Prosedur Administrasi

Kompetensi Dasar : 1. Proses dokumen-dokumen kantor

2. Melakukan Surat-menyurat
3. Mengurus/Menjaga Sistem Dokumen
 PROSES DOKUMEN DOKUMEN
KANTOR

1. Dokumen kantor diproses sesuai dengan

prosedur perusahaan dengan batas waktu.

2. Peralatan kantor dipakai secara benar

untuk memproses dokumen

3. Kerusakan peralatan kantor diidentifikasi

secara cepat dan diperbaiki/dilaporkan,
sesuai dengan prosedur perusahaan
 TUJUAN PEMBELAJARAN

Kompetensi Dasar 1
Proses dokumen-dokumen kantor

1. Siswa dapat mengetahui jenis-jenis dokumen

2. Siswa dapat menyebutkan kan bagian-bagian surat

dengan responsif

3. Siswa dapat membedakan bentuk-bentuk surat.

 TUJUAN PEMBELAJARAN

Kompetensi Dasar 2
Melakukan Surat-menyurat

1. Siswa dapat Menggunakan tata bahasa dalam surat

menyurat sesuai dengan kaidah

2. Siswa dapat membedakan surat dinas, niaga, dan

surat pribadi
 TUJUAN PEMBELAJARAN

Kompetensi Dasar 3
Proses dokumen-dokumen kantor

1. Siswa dapat menjelaskan sistim indeks

2. Siswa dapat mengindeks nama orang dan

perusahaan sesuai peraturan yang berlaku
DOCUMENT ?
DOCUMENT ?
DOCUMENT ?
DOCUMENT ?
 PENGERTIAN DOKUMEN
1.Kamus Bahasa Indonesia
Diartikan sebagai sesuatu yang tertulis atau
tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti
atau keterangan

2.Kamus Bahasa Inggris Webster

Diartikan sebagaia sesuatu yang tertulis atau
tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti
atau keterangan
3. Ensiklopedi Administrasi
Warkat asli yang digunakan sebagai alat pem-
buktian atau sebagai alat untuk mendukung
suatu keterangan

4. Ensiklopedi umum
Surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan
rekaman tertulis atau terrcetak yang dapat
memberikan keterangan
5. Kamus Kepegawaian
a. Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun
tidak tercetak
b. Segala benda yang mempunyai keterangan-
ketterangan dipilih untuk dikumpulkan,
disusun, disediakan, atau untuk disebarkan

Kesimpulan:
Pengertian dokumen sangat luas, mencakup segala macam
benda yang dapat memberikan ketrangan, tidak terbatas
pada yang tertulis dan tercetak, tetapi juga termasuk
benda yang mempunyai nilai sejarah seperti candi, arca,
alat perkakas, mata uang kuno dan sebagainya
 JENIS-JENIS DOKUMEN

Dilihat dari segi si pemakai

a. Dokumen Pribadi, yang menyangkut kepentingan
perorangan; KTP, SIM, Ijazah dan sebagainya
b. Dokumen Niaga; Cek, Packing list, Kwitansi dsb.
c. Dokumen Sejarah; Fosil, Tugu, Naskah Proklamasi
d. Dokumen Pemerintah, Berisi informasi tentang
ketatanegaraan suatu pemerintahan; Keppres dan
Undang-Undang.
2. Dilihat dari segi Fungsinya
A. Dokumen Dinamis, yang digunakan secara langsung da-
lam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor
a. Dinamis aktif; Dipakai secara terus-menerus dalam
dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor
b. Dokumen semi aktif; Penggunaannya sudah menurun
c. Dokumen In aktif, Sudah jarang digunakan

B. Dokumen Statis; Dokumen yang tidak secara

langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor
3. Dilihat dari segi Bentuk Fisiknya
a. Dokumen Korporal; berupa benda sejarah, seperti
arca, patung, pakaian tradisional, uang logam
kuno, candi dsb. Biasa menjadi koleksi musium

b. Dokumen literal; dokumen yang dicetak, ditulis di-

rekam dan digambar; buku, surat kabar, majalah
film, micro film, pita kaset. Biasa jadi koleksi per-
pustakaan

c. Dokumen rivat; berupa arsip, surat, laporan dsb.;

Biasa dikelola dalam kegiatan kearsipan
MACAM-MACAM DOKUMEN

Document

Environment and
User point Functional Point
Physical Point
of View Of View
Of View
KINDS OF DOCUMENT

User Point
of View

Individual Business Government Historical

Document Document Document Document
 Macam-macam
Dokumen
Dilihat dari segi
Fungsi

Dynamic Document Static Document

Active Dynamic Document Semi Active Document

In active document
KINDS OF DOCUMENT

Environment and
Physical Pont
Of View

Corporal Literal Privat

Document Document Document
 RUANG LINGKUP DOKUMENTASI

1. Dokumentasi Literer
Meliputi bidang perpustakaan. Dokumentasi ini meru-
kan kegiatan mengumpul buku, majalah, koran, bahan
pustaka lainnya yang disusun menurut sistem tertentu
agar pengunjung mudah mencari bahan yang
diperlukan
2. Dokumentasi Korporil
Meliputi bidang permusiuman. Dokumentasi ini
meliputi kegiatan mencari, mengumpulkan tulisan-
tulisan kuno, arca dan benda kuno yang disusun
berdasarkan sistem tertentu
3. Dokumentasi Privat meliputi bidaing kearsipan,
berupa kegiatan mengumpulkan warkat arsip dan
atau surat-menyurat lainnya yang berguna dan
disimpan menurut sistem tertentu agar bla diper-
lukan mudah ditemukan.

Salah satu kegiatan dalam proses dokumentasi

adalah pengumpulan.
Berikut di bawah ini merupakan salah satu
formulir sebagai alat bantu pencatatan penerimaan
dokumen dalam bentuk buku:
Salah satu kegiatan dalam proses dokumentasi
adalah pengumpulan.
Berikut di bawah ini merupakan salah satu
formulir sebagai alat bantu pencatatan
penerimaan dokumen dalam bentuk buku:
No Tanggal Kota Tahun Cara
Urut Judul Pengarang Penerbit Terbit Jumlah Perolehan Ket.
DOKUMEN KANTOR
( SURAT )
 DOKUMEN KANTOR (SURAT)

Dokumen yang dikelola dalam kantor

lebih banyak termasuk dalam jenis
surat, seperti memo, lembar pesan
telepon, e-mail, laporan dan
sebagainya. Oleh karena itu dalam
kegiatan proses dokumen, sangat
penting mengetahui tentang dasar-
dasar surat-menyurat.
 DOKUMEN KANTOR ( SURAT )

Surat Sebagai Dokumen Kantor,

diciptakan melalui sebuah Proses dan
prosedur yang jelas,
Mulai surat itu dirancang
sampai surat itu siap dikirimkan
 PROSES PENANGANAN SURAT

DICATAT DIPROSES DISIMPAN/FILE

SURAT MASUK

DIJAWAB

DIBUAT
DITANDA DICETAK DIPERIKSA DRAP
TANGAN KONSEP

DISIMPAN/FILE

SURAT KELUAR
DIKIRIM
PENGERTIAN SURAT
Indonesian Encyclopedy WJS Poerwadarminta

is a written letter,
is a tool to inform something writtenly.

Drs. E. Martono

Letter is only a piece of paper which is

written about news, but as tool of
comunication for an individual or a group
1.Definition verbal expression; literal
statement or meaning; exact
signification requirement
2.A written or printed communication;
a message expressed in intelligiblee
character on something adapted to
conveyance, as paper, parchment,
etc.;
In simply a letter is a tool
which is used to inform
news/ message from a
writer / seder to receiver
2. The Function of Letter

1. As a representative
2. As Written evidence
3. As a guide to do
4. As a Reminder
5. As a Organization progress barometer
6. As a Historical Document
 LETTER CLASSIFICATION

URGENSI
IN EXIST USER SIFAT PENYELESAIAN

Covvered Letter Private Letter Common Letter Urgent Letter

Post Card
Official Letter

Telex Confidential letter Semi U.L

Business letter
Teleghram
Social letter Stricly Comf. L. Common Letter
Faxsimile

Memo & Nota

As Evidence
PERLENGKAPAN SURAT

Bisnis Manajemen
 LETTER EQUIPMENT

1. Jenis-jenis kertas
2. Ukuran Kertas
3. Macam-macam lipatan
surat
4. Macam-macam amplop
KIND OF PAPER

1. Kertas Union Skin

2. Kertas HVS
3. Kertas Doorslag (tipis, bisa untuk tindasan
4. Kertas Stensil ( bisa untuk penggandaan dalam
jumlah banyak)

Bisnis dan Manajemen

SIZE OF PAPER

1. 21 x 23 cm (204 x 330 mm) = Folio

2. 21 x 28 cm (204 x 254 mm) = Kwarto
3. 21 x 28 cm (204 x 165 mm) = Sixmo
4. 21 x 28 cm (204 x 127 mm) = Oktavo
5. 21 x 28 cm (204 x 127 mm) = Memo
6. 21 x 29,7 cm (210 x 297 mm) = A4
7. 21 x 14,8 cm (210 x 148 mm) = A5
8. 10,5 x 14,8 cm (105 x 148 mm) = A6

Bisnis dan Manajemen

TYPE OF BENDING LETTER

Bisnis dan Manajemen

KIND OF COVER LETTER

Bisnis dan Manajemen

kind OF ENVELOPE

Bisnis dan Manajemen

Part of Letter

Bisnis Manajemen
 BAGIAN-BAGIAN SURAT
1. Letterhead/Heading
2. Date line
3. Number of letter
4. Inside Address
5. Attention Line
6. Greeting/Solutation
7. Subject line
8. Body of the Letter
9. Complimentary Close
10. Signature
11. Attachment
12. Reference line / initial
13. Additional information
(Enclosure,Carbon copies)
Bisnis dan Manajemen
 HADING/LETTERHEAD

RERERENCE DATE LINE

LINE

INSEDE
ADDRESS

ATTENTION LINE

SOLUTATION

SUBJECT LINE

BODI OF THE LETTER

COMPLIMENTARY CLOSE

SIGNATURE
ENCLOSURE
 Kind of From the
Letter
1. Block Format
2. Modified Block Format
3. Modified Semi Block Format
4. Simplified Format
5. Indented Style
6. Hanging Faragraph Style
7. Official Style
8. New Official Style

Bisnis dan Manajemen

 BLOCK FORMAT MODIFIED BLOCK F

============
===================
===========
================== ==========
========== -------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------- ========== ============
===========
========

===========
==============
=========== =========
===============
========= ===============
===: ========= ========
==========, ====================================
==================================== ====================================
=================================== ============================
===========================
====================================
==================================== ====================================
==================================== ====================================
==================================== ====================================
==================================== ==============================

=================================== ====================================
============================= =================================
=============
============= ===============
========

===========
========= =======
=====
=====: =====
===/===
 Semi block INDENTED

============ ============
================= =================
======== ========
--------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------------------
========== =============== ========== ===============

========== ==========
============== ==============
============ ============
======== : ============ ======== : ============
========== ==========
===============================8 ===============================8
============================ ============================
================================ ================================
==================================== ====================================
==================================== ====================================
================================ ================================
================================= =================================
============================== ==============================
============== ==============

===========
========== ===========
==========
 Hangging paragrafh

============
=================== ( 1 ) )
==========
-------------------------------------------------------------
========== ( 2 ) ============ ( 3 ))

===========
============== ( 4 ))
=========
=============== (5))
======== (6 ))
====================================
(7) =================================
========================
====================================
=================================
(8) =================================
=================================
======================
====================================
(9) ============================
============= (1))
(11 ===============

=========== ( 11 )
( 12 ) )=======

=====: ===== ( 13 ))
===/=== ( ( 14 )

Bisnis dan Manajemen

 HADING/LETTERHEAD

RERERENCE DATE LINE

LINE

INSEDE
ADDRESS

ATTENTION LINE

SOLUTATION

SUBJECT LINE

BODI OF THE LETTER

COMPLIMENTARY CLOSE

SIGNATURE
ENCLOSURE
 MELAKUKAN
SURAT MENYURAT

Bisnis Manajemen
 TUJUAN PEMBELAJARAN

Kompetensi Dasar 2
Melakukan Surat-menyurat

1. Siswa dapat Menggunakan tata bahasa

dalam surat menyurat sesuai dengan
kaidah

2. Siswa dapat membedakan surat dinas,

niaga, dan surat pribadi
 BAHASA SURAT
BAHASA SURAT DINAS DAN NIAGA
Seorang penulis surat harus mengguna-
menggunakan susunan kalimat dengan
pilihan kata dan ejaan serta tanda baca
yang sesuai dengan kaidah bahasa
indonesia yang baik dan benar.

Nada surat harus simpatik, sopan, menarik,

luwes tapi lugas dan tidak memakai kata
yang kurang tepat, bermakna ganda
Sebuah surat khususnya business letter harus
memiliki sifat-sifat berikut:
1. Jelas (clear)
- Kepada siapa surat ditujukan
- Dari siapa surat itu berasal
- Isi yang dimaksudkan
- Kata-kata atau kalimatnya, tulisan
atau ketikannya
2. Singkat (consice)
- tidak bertele-tele
- tidak menggunakan kalimat panjang atau
berlebihan, pendek dan tegas
3. Lengkap (complete)
- Mengandung semua informasi yang dibutuhkan
4. Bernada sopan (courteous)
- Bijak dalam mengemukakan kehendak dan
tidak meremehkan orang lain.
5. Benar (correct)
- Benar dan baik dalam pemilihan bahasanya
serta berisi informasi yang benar
6. Bersih (clear)
- Menggunakan kertas yang baik dan bersih
7. Hati-hati (careful)
- Diketik hati-hati agar rapih, bersih dan tidak
salah
Pembukaan, Isi dan Penutup Surat

a. Pembuka Surat
1). Dalam menulis pembuka, hindari bahasa resmi
seperti:
In reply to your letter. atau
We are in receipt of your letter.

Gunakan kata-kata penggantinya yang tidak resmi

seperti:

Thank you for your letter.

We are glad to send you..
We appreciate your notifying us that
2). Jika dibutuhkan, tulis kata-kata yang mengandung
rasa simpati atau ucapan maaf kepada pembaca.
We are sorry to learn that..
We regert we are not able to..
Pleace accept our apologies for

3). Jangan menuliskan keputusan menolak pada

pembukaan kalimat. Jika anda harus mengatakan
tidak, tulislah pada kalimat berikutnya.
*Jangan menulis seperti:
We regret to inform you that your suggestion is not
acceptable
* Tapi Tulislah:
We appreciate the suggestion you made but we are not
possible to take it
We have carrefully considered your suggestion but..
b. Isi Surat
1). Isi alinea biasanya lebih panjang dibanding pem-
buka dan penutup, tetapi hindari alinea yang
berisi lebih dari sepuluh atau dua belas baris.
2). Susunlah ide-ide dengan logis dan konsisten, mi-
salnya dengan cara kronologis atau berdasarkan
kepentingannya
3). Jika terdapat banyak informasi yang mesti
disampaikan, susun dan beri nomor agar
memudahkan pembaca dan menghemat tempat
4). Jika informasinya singkat, tambahkanlah
beberapa kata yang menarik pada awal atau
akhir kalimat.
c. Akhir Surat
1). Untuk mengakhiri surat dengan kata-kata formal
tidak begitu penting. Berhenti setelah informasi
yang diperlukan sudah tersampaian
2). Dalam banyak hal, hidari penggunaan frase;
Hoping this is satisfactory, I remain
Jika itu saja yang ingin anda utarakan maka
akan lebih baik seperti ini:
I hope this is satisfactory
3). Bagian akhir surat merupakan bagian paling
tepat untuk menyampaikan apa yang pembuat
surat inginkan. Nada yang akan disampaikan
dapat lembut dapat juga kuat,
If you will give me a call, we can arrange a
mutually satisfactory date : (lembut)
Please return the card at your convenience
(kuat)
4). Selain bagian akhir surat untuk memperoleh kesan
dari si pembaca. Bagian akhir juga dapat
digunakan untuk menyampaikan niat baik.
We appreciate writing to us
Thank you for giving us the opportunity to
service you
We will most certainly keep you in mind

5). Jika terjadi kesalahan, cobalah meluruskannya

dengan ungkapan seperti berikut, asalkan jangan
sudah dibuat sebelumnya.
Thank you so much for your patience
We are sorry for the inconvenience caused
you
Please accept you sincerele apologies
 Pemilihan Kata dan Susunan
Kalimat
Dalam surat niaga, ada beberapa hal yang perlu
diparhatikan.
A. Gunakanlah kata I, We dan You untuk
membuat sebuat surat terkesan akrab dan menarik
tetapi jangan digunakan berulang-ulang.
Resmi Akrab
Pleas communicate with Please write to me
The undersigned

As requested As you requested

It is believed We believe

This pamplet deals with You will find this pamplet

Estate probems helful in dealinlg with estate
problems.
b. Gunakan kata-kata yang menarik sebanyak mungkin:
Thank you pleasure benefit glad
please service considerate happy
appreciate promptly generous dellighted

c. Hindari kata-kata atau frase yang sering digunakan

(klise) sehingga menghilangkan ciri khas.

Klise Wajar

We wish to acknowledge We have received tour recent

receipt of you letter of recent
date
Please be advised that this
charge was made by the
collecting agent.
Letter
This charge was made by the
collecting agency.
c. Susunlah ungkapan negatif menjadi positif.

Negatif
I cannot send you the
information because you
failed to give the account
number
Positif
I shall be glad to send you
the information as soon as
you give us your account

We hope there will be no We are trying hard to get

further delay in shipping your your order to you promptly
order

Its is against our policy to sell It is our policy to sell only

direct to cnsumer. through retailers
f. Lihatlah kemampuan pembaca, dan jangan
menggunakan bahasa yang terlalu teknis:

Teknis Mudah
Will you please Will you sign the blue slip
acnowledge payment by accompanying the check and
receiving and returning return to us as our receipt
to us the voucher
accompanying the check
 Enquiry Letter

Enquiry Letter adalah surat yang dibuat untuk

mendapatkan informasi tentang: mutu,
harga barang, potongan harga, cara
pembayaran dan waktu pengiriman barang.

Contoh 1. Meminta katalog dan daftar harga;

Dear Sirs,
We are interested in buying office equipment
and would be pleased to receive your lates
catalogue and price list.
Yours faithfully,
 Kalimat-kalimat yang perlu
disampaikan dalam inquiry letter;

a. Kalimat pembuka
* Your name has been given to us by the British
Chamber of Commerce Hamburg..
* We saw your products demonstrated at the Hannover
Fairearlier this year, and would like to know
whether

b. Kalimlat-kalimat lanjutan tentang kondisi pasar:

* here is high demand here for high-quality sport shirts
of the type you manufacture.
* You can count on a brisk turnover if prices are
competitive and deliveries prompt.
c. Kalimat-kalimat meminta informasi
Will you please send us your catalogue and price list
for
Will you please quote prices c.i.f. Amsterdam for the
following items in the quantity stated..
We are interested in your items of payment and in
discount offered for regular purchases and large
orders.

d. Kalimat-kalimat Penutup:
We are looking forward to hearing from you.
We would appreciate a prompt answer.
Since our customers are pressing us on quotation,
we hope you will be able to make us an offer within
a week from todays date.
Contoh 2

Menanyakan informasi tentang katalog, dafatar

harga, cara pembayaran dan tanggal pengiriman;

Dear Sirs,
Re: Verdi Mens Shoes
We have seen some of your exellent shoes products
exhibited at Jakarta Fair and as we are interested
in your Verdi Mens Shoes, we should like to know
whether you can let us have your catalogue and
price list and tell us your terms of business and
delivery date.

We should appreciate your prompt reply.

Yours faithfully,
 Reflies to Inquiry:

a. Mengucapkan terima kasuh atas surat Enquiry

yang dikirimkannya
b. Berikan informasi yang diminta; katalog, daftar
harga, tanggal pengiriman dan sebagainya
c. Erikan informasi tambahan jika perlu
d. Tutuplah surat dengan kata-kata yang merangsang
untuk memesan.

Kalimat-kalimat yang perlu diterapkan dalam surat ini:

Membuka kalimat balawan enquiry:
a. Many thanks for your enquiry of
b. We are pleased to hare your enquiry about
c. We thank you for your letter of 6th Januari in whichy
you enquire about..
d. In reply to your enquiry of 8 August we are
enclosing.
e. Replying to your enquiry of 2 June
Dear Sirs,

Thank you for your enquiry of 15th January and we

haveleasure in enclosing a copy of our latest
catalogue and price list.
Yours truly,
Dear Sirs,
Our Verdi Mens Shoes
Thank you for your enquiry letter of 15th March,
1987 asking catalogue and price list of our mens
shoes. We have pleasure in sending you under
separate cover our illustrated catalogue which gives
you full particulars of our Mens shoes together with
prices.
We let you know that for order 10 pairs and
more we shall allow you a discount of 5%
We hope you will find our prices and terms
satisfactory and look forward to hearing from you
soon.
Yours fithfully,
Dear Sirs,
Re 200 Kitchen Cupboards
We are very pleased to have your letter of 5th. May,
1987 requesting quotation for our teak-wood
kitchen cupboards, and are sending you herewith
the pricelist requested. We also enclose details of
our terms and conditions of sale.
We will assure you that the kitchen cupboards you
mentioned in the letter can be delivered in
accordance with the delivery dates you requested.
We are also sending you descriptive brochures of our
furniture products, and hope you will find our prices,
terms and quality satisfactory and look forward to
receiving your order in the near future.
Yours Faithfully,
 Order Letter

Order with Post Card

115 Jl. Sukaamanah V
Jakarta

28 September, 1995
Please supply the following items:

10 SAUKI filing cabinet @ Rp 600.000,-

8 ROJI filing cabinet @ Rp 450.000,-
5 ITTOH safes GS 87 @ Rp 700.000,-

Delivery : Prompt
Terms : As usual Monier Trade Ltd.

Agus Suharto
 Order dan menanyakan tanggal kirim

Dear Sirs,

In reply to your letter of 2nd October 1982 with

samples and price list, for which we thank you, we
would ask you to send us as soon as possible:

12 Doz Serang Siver Tea Spoon No. 27

10 Doz Serang Dinner Kaives No. 73
6 Doz Serang Silver Cups and Saucers

Would you let us know when the articles could be

despatched.
Best Regards
For Duran & Co. Ltd.
 Complaint Letter

a. Keterlambatan:
Dear Sirs,
On 5th August:1992, we ordered 100 copies of secretarial
Practice, a book by Drs. E. Martono and enclosed a cheque
for Rp 1000.000,- in payment of them.

As we requested, this book was needed for the college

session beginning 10th August 1992, but the books did not
arrive on time.

We would be glad if you look into the matter and let us

know when the books will arrive at our address.

Yours faithfully,
b. Kerusakan barang
Dear Sirs,
Refering to our order No. 266, we regret to inform you
that our customer has refused to take delivery of 2 our of
10 cases of Philip tape recorders because the goods were
badly damaged during transit.

There was nothing wrong with the forwarding company in

transporting the goods. The main cause of damage was
due to the improper packing in your Warehouse
Departement. The materia; froin which the two cases were
made was so poor that it is easyly broken with slight
pressure.

This is the first time we have had to complaint, and we

have no order alternative but to return the goods. We
would require replaacements for the damaged goods as
soon as possible.
 Athe Word for Complaint letter

Tentang Mutu yang rendah

You have supplied goods below standard we
expected from samples.
The bulk of the goods is not up to sample
Unfortunately, we find you hav sent us the wrong
goods
We cannot accp this container as they are not the
size and shape we ordered.

Tentang barang yang rusak:

On checking the goods received we find that several
items on your invoice have not been included; we
enclose a list of the missing articles
Unfortunately you have not sent us all the goods we
ordered, the folloeings are missing.
You have short-shipped this consignment by 100
kgs.
Tentang Keterlambatan barang
If the goods have not been shipped we must ask you
to send them by air.
We must ask you to despatch the consignment
immediately, if you have not already done so, and in
any case, please inform us by cable what the
position is
Any delay now will cause us a loss of buseness

Tentang Pengepakan buruk

We regret that we have to complain about the way
the goods packed
The packing inside the case was too loose/was
insufficientn so that there was some shiffing of the
contents and several cups and plates have been
broken.
 MULTI TRADING CO.
164 Jl. Gajahmada
Jakarta Utara 11120

----------------------------------------------------------------------
Your Refl : UY/SA 23 December, 2010

PT SUMBER TEKNIK
268 Jl. Otto Iskandardinata
Bandung

Dear Sirs,
RE : BOSCH TECHNICAL TOOLS
We have receiived your letter of 6th December 2010
asking for quotation of our Bosch Technical Tools, for
which we thank you, we are sending you herewith our
latest catalogue together with prices and terms.

As we want to expand our turn-over with you we have in

this case decided to quote you very low prices. We shall
unable to repeate these when our present stock is
exhausted.
We are also pleased to inform you that we will allow you a
10% discount on order for 100 pieces of all kinds of our
Bosch Technical Tools our more for settlement within a
month from the date of the invoice.

We hope you will find our prices and terms satisfactory

and expecting your order as soon as possible.

Yours faithfully,

FOR MULTI TRADING CO.

Mohamad Ismail
Sales Manager
Encl: Catalogue
 VERIDICAL SHOES MANUFACTURERS
268 Jl. Kopo Utama
Bandung 40233. West Java
INDONESIA
==================================
Your Ref: AC/YS 18 th March, 2010
Our Ref : MM/SA

The Modern Shoes Centre

158 Pucang Anom Raya
Surabaya

Dear Sirs,
OUR VERDI MENS SHOES
We thank you for your inquiry letter of 15 th March,
2010 requesting catalogue and pricelist of our Mens
shoes, and also thank you for your interest in our
products.

Wh have pleasure in sending you under separate cover

our illustrated catalogue which gives you full particulars
af our Mens shoes together with the prices.

We are also let you know that we have given you our
very lowest quotations; for orders at 10 pairs and more
we shall allow you our special discount of 5%.

All qualities can at present be supplied from stock, but

in view of the keen demand we would advise you to
send as your order immediately.
We hope you will find our prices and terms satisfactory
and look forward to hearing from you soon.

Your faithfully,

FOR THE VERDICAL SHOES MANUFACT

Mohamad Mochtar
Sales Manager

MENGURUS/MENJAGA SISTEM DOKUMEN

 TUJUAN PEMBELAJARAN

Kompetensi Dasar 3
Proses dokumen-dokumen kantor

1. Siswa dapat menjelaskan sistim indeks

2. Siswa dapat mengindeks nama orang dan

perusahaan sesuai peraturan yang berlaku
 DOKUMEN KANTOR ( SURAT )

Surat Sebagai Dokumen Kantor, diciptakan

melalui sebuah Proses dan prosedur yang jelas,
mulai surat itu dirancang
sampai surat itu siap dikirimkan dan perlu adanya
arsip yang disimpan, baik surat yang telahlah
diterima maupun yang telah dikirimkan keluar
Salah satu kemampuan yang dituntut dalam
proses penyimpanan surat/arsip/dokumen
adalah kemampuan mengindeks.
 Pengertian Indeks
1. Sebagai alat bantu untuk menemukan suatu
tempat

2. Sebagai katalogissi mengenai, judul buku,

deskripsi buku, judul masalah, nomor
klasifikasi, dan penyusunan dalam penempatan
buku sesuai dengan klasifikasinya

3. Petunjuk atau tanda pengenal untuk

memudahkan dalam penentuan tempat
penyimpanan arsip, sehingga ketika
membutuhkan arsip tersebut dengan mudah
dapat ditemukan kembali
 Kegunaan Indeks

1. Untuk mengelompokkan atau

menyatukan arsip/dokumen yang
memiliki kode dan kegiatan yang sama
kemudian disatukan de dalam satu
berkas

2. Sebagai media penemuan kembali

dokumen yang telah disimpan
 Syarat-syarat Mengindeks

1. Singkat, jelas, dan mudah dipahami

2. Menggunakan kata yang mudah
dimengerti
3. Memiliki orientasi kepada kebutuhan
pemakai
4. Diambil dan ditentukan dari isi surat
tersebut
 MENGINDEKS

A. Menentukan Kata Tangkap

Mengindeks, adalah menentukan urutan unit-
unit/bagian-bagian dari kata tangkap/
caption yang akan disusun menurut abjad.
Kata tangkap dapat berupa nama orang,
nama organisasi, nama masalah, nama
tempat, atau angka tergantung dari sistem
penyimpanan yang digunakan.

Kata tangkap merupakan tanda pengenal/ID

dari suatu warkat yang disimpan, sehingga
ia dipilih berdasarkan sistem penyimpanan
yang digunakan. Jadi;
1. Jika menggunakan penyimpanan sistem
alphabetical filing system, maka yang
menjadi kata tangkapnya adalah nama
orang atau nama organisasi. Oleh karena
itu yang diindeks adalah nama orang atau
organisasi

2. Jika menggunakan penyimpanan sistem

subjetical filing system, yang menjadi kata
tangkap adalah nama masalah/ subjek
dari arsip/dokumen yang disimpan
3. Jika menggunakan penyimpanan sistem
cronologocal filing system/tanggal, maka
yang menjadi kata tangkapnya adalah
tanggal surat dari suatu arsip yang
disimpan

4. Jika menggunakan penyimpanan sistem

geografical filing system/wilayah, maka
yang menjadi kata tangkapnya adalah
nama tempat, daerah, wilayah dari suatu
arsip yang disimpan
5. Jika menggunakan penyimpanan sistem
numerical filing system/nomor, maka
yang menjadi kata tangkapnya adalah dari
nomor urut yang terdapat dalam buku
arsip
 B. Cara Mengindeks

Nama tunggal mendahului nama tunggal dengan bersingkatan

Nama tunggal bersingkatan mendahului yang singkatannya
diperpanjang

INDEKS Kode Urutan

Name Abjad Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3
Crisnandi Crisnandi - Cr 1
S. Crisnandi Crisnandi S Cr 2
Setyo Crisnandi Crisnandi Setyo Cr 3
Crisnandia Crisnandia - Cr 4
A. Crisnandia Crisnandia A Cr 5
Nama ganda atau lengkap diindeks dari nama belakang.
Perhatikan contoh berikut!

INDEKS Kode Urutan

Name Abjad Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3
Adinda Nur Aisyah Aisyah Adinda Nur Ai 1

Aryo Wibisono Wibisono Aryo Wi 2

Susanto Wibowo Wibowo Susanto Wi 3

Nama keluarga, suku, marga, nama diindeks dari nama marga/ke-
luarga suku pada unit pertama

INDEKS Kode Urutan

Name Abjad Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3
Cindi Harahap Harahap Cindy Ha 1
Jody Gondokusumo Gondokusumo Jody Go 2
Abdul Haris Nasution Nasution Abdul Haris Na 3
Sony Tulung Tulung Sony Tu 5
Tomy Soeharto Soeharto Tomy So 4
 Nama dengan gelar, dikenal:
1. Gelar Akademis
2. Gelar Kebangsawanan
3. Gelar Keagamaan
4. Gelar Kepangkatan dan gelar Jabatan

INDEKS Ko Uru
Name de tan

Unit 1 Unit 2 Unit 3 Ab- Ab-

jad jad
Prof. Dr. Agus Hermawan Hermawan Agus Prof. Dr. He 2
KH. Abdullah Nasution, S.E. Nasution Abdullah KH, S.E. Na 4
AKBP. Teguh Waskito, S.H. Waskito Teguh AKBP, S.H Wa 5
RA. Melur Ishartanti Ishartanti Melur RA Is 3
Uskup Armenson Bello Bello Armenson Uskup Be 1
Nama yang menggunakan singkatan, baik di depan maupun di bela-
Kang dan tidak diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu nama
Jelasnya. Tetapi jika diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu
Kepanjangannya.

Name INDEKS Kode Urutan

Abjad Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3
M. Baharudin Baharudin M Ba 1

M. Galih P Galih M P Ga 2

BJ. Habibie Habibie Baharudin Jusup Ha 3

Doni Setiawan K Setiawan Doni K Se 4

Nama Indonesia dengan urutan kelahuran (orang bali) diindeks lebih
Dulu nama diri, kemudian urtan kelahiran dan gelar kalau ada

Name INDEKS Kode Urutan

Abjad Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3
I Wayan Widiada Widiada I Wayan Wi 4
Ni Made Desiana Desiana Ni Made De 1
I Ketut Rajasa Rajasa I Ketut Ra 3
I Nyoman Putra Putra I Nyoman Pu 2
Nama Orang asing diindeks berdasarkan nama keluarga, dan biasa
terdapat setelah nama asli, kecuali Cina dan Korea, Nama keluarga
terletak di depan.

Name INDEKS Kode Urutan

Abjad Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3
William Jefferson Clinton Clinton William Jefferson Cl 2
Barack Obama Obama Barack Ob 7
David Beckham Beckham David Be 1
Kim Dong Mun Kim Dong Mun Ki 3
Liem Swie King Liem Swie King Li 6
Li Lingwey Li Lingwey Li 5
Bruce Lee Lee Bruce Le 4
Nama Orang Eropa yang memakai tanda penghubung dianggap se-
Bagai satu unit.

Name INDEKS Kode Urutan

Abjad Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3

Sylvia Loper-Tiana Loper-Tiana Sylvia Lo 2

John Lee-Barry Lee-Barry John Lee 1
Nama yang memakai awalan keluarge (De, Da, de, Du, del, Des, Di,
Fiz, La, Le, M, Al, Bin, Binti, Mc, Mac, Van, Vander, Von, Vonder
Dalam mengindeks tidak terpisah sebagai unit pertama, tetapi dalam
Memberi kode, awalan tersebut diabaikan

INDEKS Kode Urutan

Name Abjad Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit
3
Harun Al Rasyid Al Rasyid Harun Ra 3
Leonardo da Vinci da Vinci Leonardo Vi 4
Bartje van Houten van Houten Bartje Ho 2
Saleh bin Walid bin Walid Saleh Wa 5
Chris O Donnel O Donnel Chris Do 1
Nama yang memakai seniority (Sir, Jr, I, II, III) diletakkan pada
Unit terakhir

Name INDEKS Kode Uruta

n
Abjad
Unit 1 Unit 2 U.3 U.4 Abjad

George Bush, Sr Bush George Sr Bu 1

John F. Kennedy, Jr Kennedy John F Jr Ke 2
King Edward, I Edward King I Ed 3
 MENGINDEK NAMA LEMBAGA

Nama perusahaan diindeks lebih dahulu kata yang penting, kemu-

dian jenis badan hukum atau kegiatannya.

INDEKS
Kode Urutn
Abjad Abjad
Name
Unit 1 Unit 2 Unit
3
PT Mekarsari Mekarsari PT Me 5
CV Bahagia Bahagia CV Ba 1
Salon Johny Andrean Johny Andrean Salon Jo 4
Hotel Indonesia Indonesia Hotel In 3
PT Indah Kiat Jaya Indah Kiat Jaya PT In 2
Rumah Sakit Pasar Rebo Pasar Rebo Rumah Pa 6
Ramayana Dept. Store Sakit
Ramayana Dept. Ra 7
Store
Untuk nama perusahaan yang menggunakan singkatan, singkatan-
Nya diperpanjang dahulu, baru diindeks. Tapu untuk perusahaan
Yang sudah dikenal dengan akronimnya(singkatan), dapat diindeks
Akronim tersebut kemudian diberi tunjuk silang

Name INDEKS Kode Urutan

Abjad Abjad
Unit 1 Unit 2 Unit 3
GIA Garuda Indonesia Airways Ga 2
BRI Rakyat Indonesia Bank - Ra 4
IBM International Business Machine In 3
BCA Central Asia Bank - Ce 1
Nama perusahaan yang terdiri dari angka sebagai bagian dari nama
tersebut, angka itu diindeks sebagai satu unit.

INDEKS Kode Urutan

Name Abjad Abjad
Unit 1 Unit 2 U.
3
Toko 234 Dua Tiga Empat Toko Du 2
Club 77 Tujuh Tujuh Club Tu 3
Bengkel Motor 202 Dua Nol Dua Bengkel Motor Du 1
Nama perusahaan yang memakai nama penghubung, (dan, pada, of,
And, & dsb.) tidak diperhatikan dalam mengindeks dan ditempat-
kan di antara dua tanda kurung

INDEKS Ko Ur
ut
de
Unit 1 Unit 2 U.3 an
Name Abj
ad Ab
jad
Andi & Motor Service Andi & Motor Service - An 2
Bank of America America Bank (of) - Am 1

Modern Fashion and Make-Up Modern Fashion (and) - Mo 3

Make-Up
Nama badan yang bergerak dalam pendidikan seperti sekolah, ake-
Demi, dan Universitas diletakkan pada unit terakhir.

INDEKS Kode Urutn

Abjad Abjad
Name Unit 1 Unit 2 Un
it
3
Universitas Indonesia Indonesia Universitas In 2
IPB Pertanian Bogor Institut Pe 3
SMK Walisongo Walisongo SMK Wa 4
SMK Negeri 5 Malang Lima Malang SMK Negeri Li 1
Nama Instansi Pemerintah, yang diutamakan adalah nama pokok da-
Ri instansi tersebut. Sifat organisasasi seperti departemen, kantor,
Jawatan,, lembaga, bagian, dan seksi ditempatkan di unit terakhir.

INDEKS Ko Ur
ut
de
Unit 1 Unit 2 U an
Name Abj
. Ab
ad
3 jad
Departemen Dalam Negeri Dalam Negeri Departemen Da 2
Lembaga Administrasi Negara Administrasi Negara Lembaga Ad 1
Pemprov DKI DKI Pemprov DK 3
Badan Pertanahan Nasional Pertanahan Nasional Badan Pe 4
Nama organisasi/himpunan, yang diindeks kata pengenal terpenting
dari nama itu, kemudian sifat organisasi, seperti persatuan, perhim-
punan, partai dll.

INDEKS Kode Urutan

Name Abjad Abjad
Unit 1 Unit 2 U.
3
Partai Golkar Golkar Partai Go 3
Yayasan Gotong- Gotong Royong Yayasan Go 4
Royong

IDI Dokter Indonesia Ikatan Do 2

LBH Bantuan Hukum Lembaga Ba 1
HMI Mahasiswa Indonesia Himpunan Ma 5