2021

3.4 MENERAPKAN TATA NASKAH SURAT

MENYURAT BAHASA INDONESIA
Yuliana Maryati,S.Pd
 PETA KONSEP
KEGIATAN SURAT MENYURAT DALAM BAHASA INDONESIA

Pengertian surat

Fungsi Surat

Jenis- Jenis Surat

Kegiatan surat menyurat dalam
bahasa indonesia
Perlengkapan
surat

Bagian- bagian
surat

Bentuk- bentuk
surat
 PENDAHULUAN

Kegiatan surat menyurat masih menjadi hal yang sering dilakukan oleh masyarakat.
Komunikasi melalui surat dianggap efektif karena dapat mengungkapkan ide,
pemikiran, ataupun masalah secara jelas dalam bentuk tulisan panjang. Komunikasi
melalui surat yang dilakukan oleh berbagai lapisan masyarakat tentu membuat surat
memiliki banyak jenis. Jenis- jenis surat tersebut disesuaikan dengan tujuan
penulisnya dan alamat pengirimnya. Kedua hal tersebut turut mempengaruhi elemen
lain dalam surat, misalnya bentuk atau penggunaan bahasa didalamnya. Apa
sajakah jenis- jenis surat dalam bahasa Indonesia? Bagaimanakah perbedaan
antara jenis surat yang satu dan yang lainnya? Kita akan menemukan jawabnya
dengan mempelajari bab ini.

INTI

 Tujuan Pembelajaran
 Setelah mengikuti kegiatan pembelajaran, siswa diharapkan dapat
memahami konsep dan pengertian surat-menyurat dalam bahasa
Indonesia.
 Setelah mengikuti kegiatan pembelajaran, siswa diharapkan dapat
memahami jenis, bagian-bagian, dan bentuk surat dalam bahasa
indonesia.
 Setelah mengikuti kegiatan pembelajaran, siswa diharapkan dapat
menerapkan tata naskah dalam kegiatan surat-menyurat dalam bahasa
Indonesia
 Setelah mengikuti kegiatan pembelajaran, siswa diharapkan dapat
membuat naskah surat-menyurat dalam bahasa Indonesia.
 2. Pokok- pokok Materi

 Pengertian Surat
 Fungsi Surat
 Jenis- jenis Surat
 Perlengkapan Surat
 Bagian- bagian Surat
 Bentuk- bentuk Surat

3. Uraian Materi
A. Pengetian Surat

Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi/informasi yang

disampaikan oleh satu pihak kepada pihak yang lain, baik atas nama pribadi
maupun atas nama organisasi atau kantor.

B. Fungsi Surat
Selain berfungsi sebagai alat komunikasi, surat juga berfungsi sebagai berikut:
1. Alat bukti tertulis
Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis jika terjadi perselisihan
antarorganisasi/ perusahaan atau antar orang-orang yang telah mengadakan
hubungan surat-menyurat. Contoh: surat perjanjian
2. Alat pengingatSurat dapat dipakai untuk mengetahui hal-hal yang telah
lama disepakati atau disetujui bersama. Contoh: surat pesanan dan surat
undangan.
3. Bukti historis
Surat dapat dijadikan bahan riset/penelitian untuk mengetahui aktivitas
organisasi/perusahaan di masa yang lalu. Contoh: bukti-bukti transaksi.
4. Duta organisasi
Surat dapat mencerminkan kondisi intern dari suatu organisasi/perusahaan.
 Contoh: penggunaan bahasa surat, pengetikan surat, dan kerapian dalam
pembuatan surat.
5. Pedoman
Surat dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan suatu tugas/pekerjaan.
Contoh: surat tugas, surat keputusan, dan surat kuasa.
6. Sarana promosi
Surat dapat dijadikan sarana promosi suatu perusahaan, karena biasanya
pada surat resmi tercantum pada kepala surat mengenai identitas
perusahaan

C. Jenis- jenis Surat

1. Jenis- Jenis Surat Berdasarkan Wujudnya

 Kartu pos

Kartu pos adalah segala macam surat yang ditulis di atas karton yang
berukuran 15 cm x 10 cm yang disahkan pemakaiannya oleh Perum
POSTEL. Ukuran kartu pos demikian terbatas sehingga dalam penulisan
berita harus singkat dan tidak rahasia karena pengiriman kartupos tidak
menggunakan sampul khusus.
 Memorandum

Surat memo (memorandum) adalah surat yang digunakan untuk

komunikasi secara tertulis di lingkungan kantor/organisasi itu sendiri dan
sifatnya informal. Umumnya isinya berupa pemberitahuan, permintaan,
atau hal lain

 Telegram
 Telegram berasal dari kata tele (yang berarti jauh) dan gram (tanda atau
bentuk). Dengan kata lain, telegram berarti pemindahan tulisan dengan
bantuan pesawat telegraf dalam jarak jauh

 Warkat pos
Warkat pos adalah selembar kertas yang dicetak sedemikian rupa
sehingga apabila dilipat akan membentuk sampul surat. Warkat pos
hanya dikeluarkan oleh PT. Pos Indonesia

 Surat bersampul
 Surat bersampul adalah surat yag ditulis pada kertas tersendiri, kemudian
saat dikirimkan menggunakan sampul/ amplop.

Gambar surat bersampul

2. Jenis Surat Berdasarkan Tujuannya

 Surat permintaan penawaran
 Surat penawaran
 Surat pesanan
 Surat pemberitahuan
 Surat pengantar
 Surat perjanjian
 Surat keputusan.

3. Jenis- Jenis Surat Berdasarkan Sifat Isinya

 Surat pribadi, dapat dibedakan:

 Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan, persahabatan,
dan perkenalan
 Surat setengah resmi, misalnya surat lamaran kerja.
 Surat dinas, surat yang isinya menyangkut segi kedinasan.
 Surat sosial, surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya
perkumpulan olahraga, organisasi kedaerahan, dan organisasi
masyarakat lainnya yang sifatnya bukan mencari keuntungan.
 Surat niaga atau surat bisnis, adalah surat yang memuat persoalan niaga
dan dibuat oleh suatu badan perusahaan atau perdagangan.
4. Jenis- jenis Surat Berdasarkan Jumlah Penerimanya
 Surat biasa, adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang.
 Surat edaran, adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa orang.
 Surat pengumuman, adalah surat yang ditujukan kepada sejumlah orang/
pejabat, yang namanya sulit dituliskan satu per satu

5. Jenis- Jenis Surat Berdasarkan Keamanan Isinya

 Surat sangat rahasia
Surat ini sering digunakan oleh lembaga pemerintahan. Caranya, surat
dimasukkan kedalam amplop surat, kemudian diberi tanda SRHS/SR atau
‘Sangat Rahasia’. Apabila tidak diberi tanda tersebut, surat dapat
menggunakan amplop rangkap tiga.
 Surat rahasia
Surat ini digunakan oleh perusahaan swasta dan instansi pemerintah.
Caranya, surat dimasukkan kedalam amplop surat, kemudian diberi tanda
R/RHS atau confidential. Apabila tidak diberi tanda tersebut, surat dapat
menggunakan amplop rangkap dua.
 Surat biasa
Surat biasa adalah surat yang jika isinya terbaca oleh orang lain tidak
akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pun pejabat yang
bersangkutan

6. Jenis- Jenis Surat Berdasarkan Urgensi Penyelesaiannya

 Surat penting, surat yang isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut,
menyangkut masalah kebijakan, dan jika terlambat atau hilang dapat
menghambat dan merugikan pelaksanaan kebijakan kelembagaan,
kepegawaian, keuangan, dan kebendaan
 Surat rutin, surat yang tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut, dan
jika surat tersebut hilang, informasinya dapat diperoleh dari sumber lain.
  Surat rahasia, surat yang menurut isi ataupun sifatnya memerlukan
perlindungan karena jika isi surat tersebut diketahui orang lain akan
menimbulkan kerugian, serta menyulitkan pelaksanaan langkah- langkah
berikutnya.

D. Perlengkapan Surat
1. Kertas Surat
Kertas yang digunakan untuk menulis surat haruslah kertas yang berkualitas
baik. Hal ini mengingat surat diarsip untuk jangka waktu yang lama. Jadi,
kertas surat haruslah kertas yang tahan lama

Jenis Kertas
Ukuran Kegunaan
Surat
Kertas folio 33 cm x 21.5 cm Untuk penulisan surat pada lembaga-
lembaga pemerintahan
Kertas kuarto 28 cm x 21.5 cm Untuk penulisan ilmiah
Kertas A4 29.7 cm x 21cm Untuk penulisan surat- surat
diperusahaan swasta
Kertas A5 14.8 cm x 21 cm Untuk penulisan nota atau memo
Kertas A6 10.5 cm x 14.8 Untuk penulisan tanda terima
cm
Kertas A7 7.4 cm x 10.5 cm Untuk penulisan kartu indeks atau
katalog

Jenis kertas yang biasa dipakai dalam kegiatan surat- menyurat adalah
sebagai berikut:
 Kertas onion skin, ratio bond, dan concorde
 Kertas HVS putih
 Kertas doorslag
 Kertas stensil
2. Amplop/ Sampul Surat
 3. Lipatan Surat
E. Bagian- bagian Surat

Keterangan :
1. Kepala surat
2. Nomor surat
3. Tanggal surat
4. Lampiran
5. Prihal/ hal
6. Alamat dalam
7. Salam pembuka
8. Isi surat
9. Salam penutup
10. Nama organisasi
11. Nama dan jabatan
12. Tembusan

F. Bentuk- bentuk Surat

1. Bentuk lurus penuh (Full Block Style)
2. Bentuk lurus ( Block Style)
 3. Bentuk setengah lurus ( Semi Block Style)

4. Bentuk lekuk ( Indented Style)

5. Bentuk paragraph menggantung (Hanging Paragraf Style)

 6. Bentuk Resmi (Official Style)

Forum Diskusi

Bagian- bagian surat merupakan unsur yang sangat penting dalam penulisan surat
dan harus diperhatikan kelengkapannya. Kelengkapan itu bertujuan agar pesan
yang disampaikan dapat tepat sasaran. Bagian- bagian surat bisnis dan niaga
adalah sama, namun ada sedikit perbedaan antara surat dinas dan surat bisnis/
niaga.diskusikan perbedaan bagian- bagian surat pada surat dinas dan surat niaga
PENUTUP
Rangkuman
1. Surat adalah lembaran kertas yang memuat bahan komunikasi/informasi yang
disampaikan oleh satu pihak kepada pihak yang lain, baik atas nama pribadi
maupun atas nama organisasi atau kantor.
2. Fungsi surat: alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, duta organisasi,
pedoman, sarana informasi
3. Jenis- jenis surat :
 Jenis surat berdasarkan wujudnya terdiri atas kartu pos, warkat pos,
surat bersampul, serta memorandum dan nota.
 Jenis surat berdasarkan tujuannya terdiri atas surat permintaan
penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pemberitahuan, surat
pengantar, surat perjanjian, dan surat keputusan.
 Jenis surat berdasarkan sifat isinya terdiri atas surat niaga bisnis, surat
pribadi, surat sosial bisnis, surat resmi, surat internal bisnis, dan surat dinas
 Jenis surat berdasarkan wujudnya terdiri atas kartu pos, warkat pos,
surat bersampul, serta memorandum dan nota.
 Jenis surat berdasarkan tujuannya terdiri atas surat permintaan
penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pemberitahuan, surat
pengantar, surat perjanjian, dan surat keputusan.
 Jenis surat berdasarkan sifat isinya terdiri atas surat niaga bisnis, surat
pribadi, surat sosial bisnis, surat resmi, surat internal bisnis, dan surat dinas
4. Perlengkapan surat terdiri dari:
  Kertas surat, seperti kertas onion skin, HVS putih, doorslag, dan stensil.
 Amplop surat, seperti amplop commercial, card, official, dan coin.
 Lipatan surat, seperti lipatan baku, lipatan akordion, lipatan tunggal, dan
lipatan ganda sejajar.
5. Bagian- bagian surat terdiri dari:
1. kepala surat,
2. nomor surat,
3. tanggal surat,
4. alamat yang dituju,
5. hal atau perihal,
6. salam pembuka,
7. isi surat,
8. salam penutup,
9. nama organisasi yang mengeluarkan surat,
10. nama penanggung jawab surat,
11. tembusan, dan
12. Inisial.
6. Bentuk- bentuk surat:
1. Bentuk surat lurus penuh (full block style),
2. Bentuk surat lurus (block style),
3. Bentuk surat setengah lurus (semi block style),
4. Bentuk surat lekuk (indented style),
5. Bentuk surat menggantung (hanging paragraph style), dan
6. Bentuk surat resmi

Tes Formatif

Pilihlah jawaban yang paling tepat untuk pertanyaan- pertanyaan dibawah berikut
1. Apabila sebuah surat dapat dijadikan sebagai sumber pemecahan dari
perselisihan, surat berfungsi sebagai…
a. Bukti historis
 b. Alat pengingat
c. Alat bukti tertulis
d. Pedoman
e. Duta organisasi
2. Jika seseorang tidak dapat hadir dalam menemui orang- orang yang dituju,
sipenulis surat tidak perlu datang sendiri, ini merupakan fungsi surat dari…
a. Duta atau wakil
b. Pedoman
c. Berpikir
d. Barometer kemajuan kantor
e. Alat promosi
3. Surat yang digunakan untuk mengirimkan pesan kepada pihak- pihak intern
dalam satu organisasi disebut….
a. Memo dan nota
b. Kartu pos
c. Warkat pos
d. Cek pos
e. Telegram
4. Penggunaan sampul surat harus disesuaikan dengan…
a. Lipatan surat
b. Jenis kertas
c. Ukuran kertas
d. Kepentingan
e. Maksud dan tujuan
5. Jika alamat dalam ingin terlihat dari luar, amplop yang digunakan adalah…
a. Commercial
b. Official
c. Window
d. Card
e. Bifold
6. Bagian surat yang berguna bagi penerima surat tentang adanya keterangan-
keterangan tambahan selain surat itu sendiri disebut…
a. Kepala surat
b. Perihal
c. Lampiran
d. Isi surat
e. Tembusan
7. Penulisan tanggal surat yang benar jika menggunakan kertas berkepala surat
adalah…
a. Yogyakarta, 17 Agustus 2018
b. 17 Agustus 2018
c. 17- 08- 2018
 d. 17 agust ‘18
e. 17/08/18
8. Bagian surat yang berfungsi untuk memudahkan pencarian surat itu kembali
adalah…
a. Nomor surat
b. Perihal
c. Alamat dalam
d. Kepala surat
e. Lampiran
9. Perbedaan antara bentuk surat lurus penuh (full block style) dan bentuk surat
lurus (block style) terletak pada....
a. Penempatan tanggal surat, salam penutup, nama organisasi/ perusahaan,
nama penanda tangan, dan jabatan penanda tangan yang diketik disebelah
kanan atas
b. Penempatan tanggal surat, salam penutup, nama organisasi/ perusahaan,
nama penanda tangan, dan jabatan penanda tangan yang diketik disebelah
kiri atas
c. Baris pertama setiap alenia diketik diketik sebelah kiri, kemudian baris
berikutnya diketik menjorok lima spasi sampai pergantian alenia
d. Penulisan alamat surat diletakkan sebelah kiri beberapa spasi dibawah
perihal, tapi tidak sejajar dengan perihal
e. Penulisan alamat tujuan yang bergerigi
10. Bentuk surat yang hamper sama dengan bentuk lurus (block style) adalah…
a. Bentuk surat lekuk (indented style)
b. Bentuk surat resmi Indonesia lama
c. Bentuk surat lurus penuh (full block style)
d. Bentuk setengah lurus (semi block style)
e. Bentuk surat menggantung (hanging paragraph style)

Daftar Pustaka

Rahayu,Sri Endang.2018. Korespodensi.Jakarta: Penerbit Erlangga

Pramono,Joko. 2019. Korespondensi. Jakarta: Penerbit Andi

https://smk.kemdikbud.go.id/konten/3679/korespondensi-1
https://manajemenperkantoranfenny.wordpress.com/2012/06/01/bentuk-bentuk-surat/

https://smksurat.blogspot.com/2015/07/macam-bentuk-lipatan-surat-dan-model.html