BAB 12

DASAR-DASAR
KORESPONDENSI BISNIS
IR. MALA GANATRI, MM
 Dasar-Dasar Korespondensi
Korespondensi merupakan salah satu bentuk
komunikasi verbal yang digunakan untuk
menyampaikan pesan-pesan bisnis maupun non
bisnis kepada pihak lain.pada umumnya
kegiatan korespondensi berkaitan dengan suatu
proses penyampaian pesan baik bisnis maupun
nonbisnin dalam
bentuk,memo,proposal,agenda,maupun dalam
bentuk laporan lainnya
 Pengertian Surat Dan Surat Bisnis

Surat adalah sarana yang digunakan untuk menyampaikan

informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik
yang berkaitan dengan
Kegiatan bisnis maupun nonbisnis

Surat bisnis adalah surat yang digunakan orang atau

organisasi untuk menyampaikan informasi tertulis dalam
kaitannya dalam penyelenggaraan kegiatan bisnis.
Dalam penulisan surat yang baik dan benar perlu
diperhatikan beberapa hal

 Bahasa yang digunakan mudah dipahami

 Menggunakan kalimat yang sederhana
 Isi pesannya jelas tegas dan tidak bertele-
tele
 Fungsi surat bisnis
1. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengiriman surat. Dalam
kaitanya dalam dunia bisnis, surat bisnis berfungsi untuk pembawa pesan-
pesan bisnis dari pengirim pesan ke pada pihak lain. 
2. Alat untuk menyimpan pembertitahuan, permintaan, atau permohonan, buah
pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-maslah bisnis. Misalnya:
surat pemesanan produk, surat penagihan, surat penagihan produk baru, dll.
3. Alat buktu tertulis (dokumen tertulis), Misalnya : surat perjanjian jual beli,
surat perintah kerja, surat kerja sama,dll.
4.   Alat untuk mengingat, misalnya: surat bisnis yang diarsipkan. Pada aat
dibutuhkan, surat-surat tersebut dapat dilihat dan dicek kembali untuk
mengingat berbagai kegiatan yang telah dilakukan masa lalu atau sebelumnya
 Pengelompokan Surat

Secara umum surat dapat dikelompokan

dalam beberapa kelompok yaitu,surat menurut
wujudnya,pemakaiannya,banyaknya sasaran
yang dituju,isi dan maksudnya,sifat menurut
urgensi beberapa penyelesaiannya
Pengelompokan surat menurut
wujudnya

1. Surat Bersampul
2. Kartu Pos
3. Warkat Pos
4. Telegram dan Teleks
5. Memorandum (Memo dan nota
6. Surat Tanda Bukti
Pengelompokan surat menurut pemakainya

1. Surat pribadi:surat belasungkawa,surat ucapan

terimaksih
2. Surat Dinas:surat memo,perjalanan dinas
3. Surat Bisnis:perusahaan industri,perdagangan dan
usaha jasa
4. Surat Sosial ;surat ucapan kepada donatur dan
surat surat undnagan untuk peringatan hari besar
Pengelompokan surat menurut sifatnya

1. Surat Biasa:surat yang bersifat biasa bukan

rahasia dapat beramplop dan tidak beramplop
2. Surat Konfidensial:surat hasil rapat pimpinan
dan surat hasil wawancara dan termasuk
kalangan surat rahsia
3. Surat Rahasi :surat yang isinya hanya boelh
dibuka atau dibaca oleh orang/pejabat tertentu
 Pengelompokan surat menurut
urgensi penyelesaiannya
1. Surat Biasa :surat yang penanganannya
diperlukan biasa saja atau tidak ada suatu
perlakuan khusus atas surat tersebut
2. Surat Segera;yang memenag memerlukan
penanganan scepatnya mungkin atau dengan
segera
3. Surat Kilat ; memerlukan penanganan dengan
sangat segera harus didahulukan dan
diperlakukan khusus dari surat-surat yang lain
Bagian Surat Dan Bentuk Surat
1. Kepala Surat
2. Tanggal surat
3. Nomer lampiran dan hal/perihal
4. Alamat Tujuan
5. Salam Pembuka
6. Paragraf Pembuka
7. Paragraf Isi
8. Paragraf Penutup
9. Salam Penutup
10. Tanda Tangan
11. Nama jelas penanda tangan
12. Tembusan
13. Inisial : secara rinci dari masing-masing komponen
 Bahasa Surat
Yang dimaksud dengan bahasa surat di sini ialah bahasa yang kita
gunakan dalam surat kita, terutama bahasa dalam bagian inti surat
itu. Bahasa yang digunakan harus tunduk kepada semua aturan
bahasa yang berlaku baik struktur kata dan kalimat, maupun
penggunaan tanda-tanda baca, pemakaian alinea/paragraf, dan
sebagainya.

Pada alinea pembuka yang merupakan pengantar isi surat, penulis

surat biasanya menggunakan kalimat-kalimat khusus yang
disesuaikan dengan maksud surat itu. Misalnya, memberitahukan
sesuatu, menyatakan sesuatu, meminta sesuatu, membalas surat
atau menjawab pertanyaan, dan sebagainya.
Beberapa contoh kalimat pembuka:
–          Dengan surat ini kami beritahukan kepada Saudara…
–          Dengan ini kami mohon bantuan Saudara untuk…
–          Bersama ini kami kirimkan kepada Bapak…
–          Seiring dengan surat ini kami kirimkan uang dengan

wesel pos sebesar…

–          Membalas surat Ibu tanggal…
–          Menjawab pertanyaan Anda dalam surat Anda…
–          Memenuhi pesanan Tuan dengan surat tanggal nomer
–          Menyusul surat kami tanggal…, dengan ini kami beritaukan
–          Dengan sangat menyesal kami sampaikan kepada Bapak
bahwa…
Bentuk surat lurus penuh dan bentuk lurus
 Format Lipatan Surat dan
Amplop

Format atau bentuk lipatan surat yang baik

merupakan bagia dari etika yang berkorespondensi
dalam dunia bisnis.Bentuk lipatan yang terkesan
asal-asalan akan membentuk kesan atau citra yang
tidak baik bagi pengiriman.
 Format Lipatan Surat
Format Lipatan Surat

Ada beberapa bentuk format lipatan surat yang lazim

digunakan dalam korespondensi bisnis,antara lain;
 Lipatan Baku (standad Fold)
 Lipatan Setengah Baku (semi standar fold)
 Lipatan Akordeon (accordion Flod)
 Lipatan Setengah Akordeon (Semi accordion fold)
 Lipatan Tunggal (Singel Flod)
 Lipatan Ganda atau Pararel (Pararel/double flod)
Jenis-Jenis Bentuk Format Lipatan Surat
 Aneka Bentuk Amplop
Berdasarkan Wujudnya Amplop dapat dibedakan
menjadi,
1. Amplop biasa
2. Amplop berjendela
Berdasarkan Ukurannya,amplop dapat
diebedakan menjadi’;
1. Amplop resmi,kartu,bisnis,pendek,panjang,besar
-amplop katalog
-amplop mata berkait
-amplop kanci bertali
Surat Bisnis adalah surat yang
digunakan oleh seseorang,lembaga atau
organisasi atau institut yang
menyampaikan pesan-pesan bisnis
secara tertulis kepada pihak lain
dengan mengguna
kan media tertentu baik itu berupa
pengiriman surat via
post,faxsmile,telpon ataupun lewat
jalur internet
Bagian-Bagian Surat Bisnis
1. Kepala (Kop) Surat
2. Nomor (No. urut / kode intern / bulan / tahun pembuatan)
3. Tanggal
4. Hal atau Perihal
5. Alamat Tujuan
6. Salam Pembuka
7. Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama organisasi atau Unit organisasi yang mengeluarkan
surat
10.Nama penanda tangan
11.Jabatan penanda tangan
12.Lampiran
13.Inisial pengonsep dan pengetik
Surat Pemesanan adalah surat yang dibuat
oleh sekelompok atau seseorang untuk
melakukan pemesana barang atau jasa kepada
pihak lain.
Surat Konfirmasi adalah surat yang berisi
tentang penjelasan yang berfungsi sebagai
pemeberitahuan,penegasan,atau
meyakinkan atas sesuatu
Surat Pengaduan yaitu Surat pengaduan yang berisi
pengaduan pelanggana kepada pihak perusahaan secara
sopan dan Surat Permintaan Informasi dikirm olejh
berbagai kelompok atau lembaga untuk meminfa
informasi penting kepada pihak lain
surat pengaduan surat permintaan informasi
 Surat Ucapan Selamat dan Surat
Pemberitahuan
Contoh surat ucapan selamat Contoh Surat Pemberitahuan
 Surat Penagihan dan Surat Peringatan

Contoh Surat Penagihan Contoh Surat Peringatan

Surat Perintah Kerja dan Surat Pengumuman

Contoh Surat Perintah Kerja Contoh Surat Pengumuman

 Surat Undangan RUPS dan Surat Kuasa

Contoh Surat Undangan RUPS Contoh Surat Kuasa

 Surat Perjanjian Jual Beli yaitub surat yang
dilakukan antara pihak yang satu dengan pihak
yang lain tentang suatu hal.