FUNGSI SURAT

1. Fungsi surat sebagai alat komunikasi.

2. Fungsi surat sebagai wakil atau duta.
3. Fungsi surat sebagai bahan bukti.
4. Fungsi surat sebagai alat memperpendek jarak, penghemat tenaga dan waktu.
5. Fungsi surat sebagai alat ingat (pengingat).
6. Fungsi surat sebagai bukti sejarah dan kegiatan.
7. Fungsi surat sebagai sebagai pedoman untuk mengambil keputusan.
8. Fungsi surat sebagai suatu kenangan.
9. Fungsi surat sebagai pedoman dalam bertugas (melaksanakan kegiatan).
10. Fungsi surat sebagai surat sebagai alat transaksi.
11. Fungsi surat sebagai alat promosi.
12. Fungsi surat sebagai alat permintaan.
13. Fungsi surat sebagai ide, buah pikiran, atau gagasan.

BENTUK SURAT

1. Bentuk Surat Resmi

Surat Resmi merupakan surat yang sering digunakan dalam kedinasan, keorganisasian,
lembaga-lembaga instansi, maupun pekerjaan. Surat ini dikatergorikan paling umum di
gunakan dalam kehidupan sehari-hari jika sedang berurusan dengan instansi atau
kelembagaan tertentu. Bagian-bagian surat dari bentuk bagian-bagian surat resmi :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Hal tentang Surat
5. Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
 8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial
a. Kepala Surat (Instansi Surat)
b. Leher Surat (Identitas Surat)
c. Tubuh Surat (Penjelasan Isi Surat)
d. Kaki Surat (Sumber Surat)
2. Bentuk Resmi (Official Style)

Surat Resmi merupakan surat yang sering digunakan dalam bidang kedinasan,
keorganisasian, lembaga-lembaga instansi, maupun pekerjaan. Surat ini dikatergorikan
paling umum di gunakan dalam kehidupan sehari-hari jika sedang berurusan dengan instansi
atau kelembagaan, baik lembaga pendidikan maupun perusahaan tertentu.

3. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

 Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) merupakan bentuk surat dimana Leher Surat, Tubuh
Surat, dan Kaki Surat tidak membentuk sebuah paragraph melainkan membentuk sebuah
blok penuh dari kiri hingga kanan. Namun susunan atau struktur surat masih tetap berlaku
dalam surat tersebut. Dalam pengetikan surat ini biasanya dimulai dari pasak garis pinggir
kiri.
4. Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style)

Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) merupakan bentuk surat yang memiliki
posisi kanan pada tanggal dan salam penutup. Bentuk surat ini sama saja halnya dengan
Bentuk Lurus Penuh namun yang membedakan hanyalah tanggal dan salam penutup berada
pada posisi kanan, baik dalam penulisan, pengetikan maupun strukturalnya.
5. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) merupakan bentuk surat dimana semua bagian
surat, kecuali isi surat, diketika sama seperti bentuk lurus. Setiap akhir alinea baru diketik
sesudah 5 ketukan dari pasak garis pinggir kiri. Biasanya bentuk surat ini suka ada dalam
surat undangan pernikahan.
6. Bentuk Sederhana (Simplified Style)

Bentuk Sederhana (Simplified Style) merupakan bentuk surat yang hampir mirip dengan
Bentuk Lurus Penuh namun hanya saja tanpa ada salam pembuka dan salam penutup.
Biasanya surat ini di tujukan kepada orang-orang yang sedang bekerja di perusahaan itu.
Terkadang penulisan Surat Bentuk Sederhana ini sangatlah simple tanpa perlu memandang
kerapihan dan keteraturan.
7. Bentuk Lekuk (Indented Style)

Bentuk Lekuk (Indented Style) merupakan bentuk surat dimana surat yang di tujukan
memiliki alinea formasi baris berbentuk tangga turun. Bentuk Lekuk ini biasanya memiliki
alinea paragraf yang melekuk sehingga tidak terlihat rapih namun terlihat terstruktur
terutama pada bagian Surat yang di tujukan bentuk formasi alineanya seperti tangga
kebawah.
8. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph)

Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) merupakan bentuk surat dimana Tubuh
Surat memiliki alinea yang menggantung. Maksud dari alinea menggantung adalah setelah
alinea baru, baris berikutnya masuk lima spasi. Jadi setelah alinea pertama, alinea
berikutnya harus diberikan spasi sekitar 5 spasi. Biasanya bentuk surat ini ada pada
kedinasan tertentu.
9. Bentuk Lurus Dengan Perihal atau "Pokok Surat" (Subject Notice)

Bentuk Lurus Dengan Perihal atau "Pokok Surat" (Subject Notice) merupakan bentuk surat
dimana Pokok Surat terletak ditengah setelah Salam Pembukaan. Bentuk surat seperti ini di
buat agar orang yang membacanya terfokus terhadap Pokok Surat pada surat tersebut. Jadi
diletakan di tengah setelah Salam Pembukaan.

10. Surat Bersambung (Surat Dua Halaman)

Surat Bersambung (Surat Dua Halaman) merupakan bagian surat dimana surat tersebut
merupakan sambungan dari halaman sebelumnya. Surat ini biasanya di buat jika surat yang
dibuat pada lembar yang dibuat tidak muat. Biasanya hal yang mengakibatkan
ketidakmuatana atau ketidakcukupan lembaran surat itu ialah Tubuh Surat atau Isi Surat
yang terlalu panjang. Sehingga diperlukan lemabran surat lagi untuk melanjutkannya.
Namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat halaman baru pada surat
yang diantaranya :
1. Nama yang dikirimi surat serta jabatannya (Kalau ada)
2. Halaman Surat (Halaman 2 dan seterusnya)
3. Tanggal Surat dibuat (bukan halaman surat yang dibuat)
4. Surat pada halaman berikutnya tidak perlu menggunakan kop surat
5. Tidak menggunakan tembusan dan nama yang di tembus atau nama lampiran atau inisial

Bagian-bagian surat dari Surat Bersambung (Surat Dua Halaman) :

a. Nama yang dikirimi surat serta jabatannya (Kalau ada)
b. Halaman Surat (Halaman 2 dan seterusnya)
c. Tanggal Surat dibuat (bukan halaman surat yang dibuat)
8. Isi Surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani

BAGIAN-BAGIAN SURAT
A. SURAT PRIBADI
1. Tempat dan Tanggal Pembuatan
Contoh penulisan tempat dan tanggal pembuatan:
Malang, 10 Mei 2018
Malang, 10-5-2018
Malang, 10/5/2018
2. Alamat Penerima
Contoh penulisan alamat penerima:
Kepada temanku Angelica,
Di Solo
3. Kata Sapaan
Contoh penulisan kata sapaan dalam surat pribadi:
Salam kangen, Hai Sahabatku, Assalamualaikum, Hai cantik, Hai ganteng, Salam
manis, Salam rindu, dan lain sebagainya.
4. Paragraf Pembuka
Surat pribadi juga diawali paragraf pembuka yang berisi tentang bualan rasa rindu
dan menanyakan tentang kabar. Untuk surat pribadi tidak perlu menggunakan
bahasa baku dan gunakan bahasa sehari-hari.
5. Bagian Isi
Pada bagian ini Anda dapat menuliskan masalah atau maksud apa yang akan
disampaikan oleh penerima surat. Mulai dari hal yang tidak penting sama sekali
sampai hal yang sangat penting dapat Anda tuliskan pada bagian ini. Tidak perlu
menggunakan bahasa baku atau formal yang terpenting adalah gunakan bahasa
yang dimengerti oleh penerima.
6. Paragraf Penutup
 Pada bagian ini biasanya berisi tentang permintaan maaf atau ucapan terima kasih
serta kata-kata harapan. Paragraf penutup tidak harus menuliskan hal yang panjang,
cukup tuliskan 1 sampai 2 baris saja.
7. Nama Pengirim dan Tanda Tangan
Bagian ini adalah bagian terakhir dalam surat pribadi. Nama pengirim dan tanda
tangan dituliskan pada bagian kanan bawah. Tidak hanya tanda tangan saja namun
ada juga dapat menuliskan nama terang. Bagian ini boleh juga apabila diletakkan
atau dituliskan pada bagian kiri bawah.

B. SURAT RESMI
1. Kepala Surat atau Kop Surat
Bagian yang paling atas pada surat resmi adalah kepala surat atau dikenal sebagai
kop surat. Kop surat berisi informasi mengenai nama, logo, identitas, dan alamat
kantor lembaga pengirim surat. Fungsi kop surat dalam surat resmi adalah sebagai
sarana promosi dari suatu lembaga atau organisasi pengirim,
Bagian surat resmi yang pertama adalah kepala surat atau kop surat yang di
dalamnya terdapat informasi berupa nama, logo, indentitas, dan alamat kantor atau
instansi pengirim surat.
Bagian kepala surat atau kop surat terdiri dari hal-hal berikut:
 Nama lembaga atau instansi
 Logo atau lambang lembaga
 Alamat lembaga atau instansi
 Nomor telepon lembaga atau instansi
 Kode pos dan fax lembaga atau instansi (jika ada)
 Alamat email dan website lembaga atau instansi (jika ada)
2. Tempat dan Tanggal Surat
Bagian surat pada surat resmi yang berikutnya adalah tempat dan tanggal surat.
Penulisan tempat dan tanggal memiliki tujuan untuk memberikan informasi tentang
kapan dan dari mana surat tersebut.
Bagian tempat biasanya tidak dituliskan kembali apabila sudah tertulis di alamat
instansi pada bagian kepala surat atau kop surat, tetapi masih sah saja apabila
“tempat” dituliskan kembali. Tanggal ditulis sesuai dengan tanggal dikirimnya surat
tersebut. Cara penulisannya dimulai dari kabupaten atau kota kemudian tanggal,
bulan, dan tahun.
Contoh penulisan tempat dan tanggal pada surat resmi:
Malang, 28 Oktober 2018
Jakarta, 10 Januari 2010
Medan, 17 Agustus 2014
3. Nomor Surat
Pada surat resmi selalu ada nomor surat. Nomor surat hanya dimiliki oleh lembaga,
instansi, organisasi, dan perusahaan yang resmi saja. Penggunaan nomor surat ini
umumnya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal bulan, dan tahun
penulisan surat. Nomor surat berfungsi untuk memudahkan pengaturan dan
penyimpanan surat serta mengetahui surat yang sudah dikeluarkan suatu lembaga
atau instansi. Penempatan nomor surat ini disesuaikan dengan bentuk dan sistem
penulisannya. Nomor surat ini biasanya diletakkan di sebelah kiri atas untuk surat
yang berperihal atau bisa juga diletakkan di bawah judul surat yang memiliki judul.
Contoh penulisan nomor surat pada surat resmi:
045/BNS/01/08/2016
127/PMI/X/2017
4. Lampiran yang Disertakan
Bagian lampiran adalah penjelas yang menyajikan informasi tentang adanya berkas
atau dokumen lain yang ada dalam surat tersebut.Jika tidak ada dokumen atau
berkas yang terlampir maka bagian lampiran bisa dihilangkan atau ditiadakan.
Untuk penulisan lampiran yang disertakan bisa dituliskan berupa jumlah lembar,
eksemplar, atau cukup dituliskan jumlah berkasnya dengan bentuk huruf. Jika lebih
dari sepuluh lembar atau berkas maka ditulis dalam bentuk angka, sedangkan jika
tidak ada lampiran bisa dituliskan dalam bentuk tanda penghubung atau tanda
minus.
5. Hal atau Perihal
Pada surat resmi bagian ini memiliki fungsi untuk memberi isyarat pada pembaca
mengenai kepentingan dan isi pokok dalam surat. Penulisan hal atau perihal ini tidak
ditulis dengan menggunakan huruf kapital semuanya, namun pada huruf pertama
kata utamanya saja dan tanpa titik dibelakangnya.
6. Alamat Tujuan
Alamat tujuan adalah alamat yang dituju dalam pengiriman surat. Terdapat dua
alamat tujuan yang dicantumkan yaitu pada bagian luar atau di sampul surat dan
alamat yang dicantumkan pada bagian dalam surat. Pada alamat yang ada di bagian
sampul wajib ditulis dengan lengkap, sedangkan untuk yang bagian dalam boleh
ditulis sebagian saja. Dalam penulisan alamat tujuan ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan antara lain:
 Bisa menggunakan kata Yth untuk menghormati pihak penerima surat
berupa atasan, rekan kerja, kolega, atau teman.
 Bisa menggunakan sebutan Bapak, Ibu, atau Sdr yang diikuti oleh nama
penerima surat atau orang yang dituju.
 Di setiap akhir baris tidak perlu menggunakan tanda titik, kecuali untuk
singkatan.
 Dianjurkan mencantumkan kode pos untuk memudahkan pengiriman surat.
Contoh penulisan alamat tujuan surat:
Yth. Direktur PT Wijaya Karya
Jalan Airlangga No. 17
Surabaya
7. Salam Pembuka
Bagian salam pembuka memiliki fungsi untuk membuka percakapan dalam surat
sesuai aturan sopan santun. Salam pembuka ini berisi sapaan-sapaan. Untuk
penulisan salam pembuka harus diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan
tanda koma.
Contoh salam pembuka:
Dengan hormat,
Selamat pagi,
Assalamualaikum wr. wb,
8. Isi Surat
Bagian isi surat adalah bagian inti yang memuat tentang apa saja yang ingin
disampaikan oleh pengirim kepada penerima. Isi surat terdiri dari 3 bagian yaitu
pembuka, inti, dan penutup.
 Bagian pembuka pada isi surat berisi kalimat pengantar untuk mengetahui
isi atau informasi yang akan disampaikan oleh pengirim surat. Pokok
masalah atau berita sudah dicantumkan dalam bagian pembuka ini dan akan
dijelaskan lebih dalam lagi pada bagian inti.
 Bagian pokok pada isi surat berisi tentang maksud dan tujuan utama dari
pengiriman surat. Maksud pengiriman surat dituliskan atau dibahas secara
jelas, singkat, dan padat pada bagian inti agar pesan surat bisa tersampaikan
dan dimengerti pembacanya.
 Bagian penutup pada isi surat berisi penekanan serta kesimpulan dari isi
surat secara keseluruhan. Selain itu bagian penutup juga bisa saja berisi
harapan atau ucapan terima kasih kepada pembaca. Bagian penutup
sebaiknya tegas, singkat, dan tidak perlu banyak basa-basi.

9. Salam Penutup

Bagian salam penutup terletak di akhir surat. Salam penutup berisi ucapan salam
akhir untuk menambah kesantunan dalam berkirim pesan, meskipun ini tidak
diwajibkan ada. Dan untuk penulisannya diawali huruf kapital dan diakhiri oleh
tanda koma.

Contoh salam penutup pada surat resmi:

Hormat kami,

Wassalamualaikum wr. wb,

Terima kasih,

10. Nama Pengirim dan Tanda Tangan

Bagian ini terletak di bagian bawah surat yang berisi nama pengirim beserta
tanda tangannya. Nama yang dicantumkan adalah nama lengkap atau nama
terang pengirim surat atau yang bertanggung jawab pada pengiriman surat dan
juga tanda tangan dari pengirim.

11. Tembusan

Bagian tembusan ini berfungsi untuk menunjukkan pihak atau orang lain yang
berhak untuk menerima surat tersebut. Dan tidak semua surat resmi memiliki
bagian tembusan.
 STRUKTUR DALAM SURAT LAMARAN PEKERJAAN

1. Tempat dan tanggal 7. Isi

pembuatan surat
8. Identitas Pelamar
2. Nomor surat
9. Tujuan
3. Lampiran
10. Lampiran
4. Hal atau perihal
11. Penutup
5. Alamat tujuan
12. Tanda tangan
6. Salam pembuka pelamar.