KORESPONDENSI BISNIS

o Pengertian Korespondensi
Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau Correspondentie (Belanda)
yang berarti suatu kegiatan atau hubungan yang terjadi antara pihak-pihak terkait yang
dilakukan dengan saling berkiriman surat.
Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan
dengan surat-menyurat. Oleh karena itu, korespondensi juga diartikan sebagai suratmenyurat.
Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:
1. Korespondensi Eksteren
Korespondensi eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau
bagian-bagiannya dengan pihak luar.
2. Korespondensi Interen
Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang
dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.
Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang untuk menandatangani
surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.

DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS

Korespodensi bisnis merupakan suatu kegiatan korespondensi yang dilakukan dalam dunia
bisnis, baik dalam bentuk dalam surat, memo, agenda proposal, maupun laporan bisnis.
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis yang disampaikan oleh suatu pihak kepada pihak
lain dengan menggunakan media tertentu. Salah satu hal yang membedakan surat biasa dengan
surat bisnis adalah tujuan penulisanya.
Surat berorientasi pada kegiatan bisnis maupun gaya bahasa digunakanya. Dalam
perkembangnya, seseorang dapat menulis dan mengirimkan surat dengan secarik kertas maupun
elektronik(email).
o Pengertian Surat dan Surat Bisnis
Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh
suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis ataupun nonbisnis.
Sedangkan Surat Bisnis adalah surat yang digunakan orang atau organisasi untuk
menyampaikan informasi tertulis dalam kaitannya dengan penyelenggaraan kegiatan bisnis.
o Fungsi Surat Bisnis
Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:
Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta begi pengirim surat. Dalam kaitanya
dengan dunia bisnis, surat bisnis berfungsi sebagi pembawa pesan-pesan bisnis dari
pengirim pesan kepada pihak lain.

 Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikir atau
gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalh bisnis.
Alat bukti tertulis (dokumen tertulis)
Alat untuk mengingat
Bukti sejarah (historis)
Pedoman kerja
Media promosi bagi pengirim surat
o Pengelompokan Surat
1. Pengelompokan Surat Menurut Wujudnya
Surat Bersampul
Surat Bersampul (surat tertutup) adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada
orang yang terdiri atas kertas dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran
Kartu Pos
Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk mnyampaikan pesanpesan singkat/pendek dan praktis, yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran10cm x
15 cm yang dikeluarkan oleh PT pos Indonesia.
Warkat Pos
Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop.
Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila kertas tersebut dilipat
akan membuat amplop.
Telegram dan Teleks
Telegram disebut juga sebagai surat kawat. Istilah telegram berasal dari kata tele yang
berarti jauh, sedangkan gram (graf) berarti tanda tang tercetak.
Memorandum (Memo) dan Nota
Memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan suatu pesanpesan singkat yag berupa pemberitahuaan, permintaan atau hal-hal lain dalam suatu
organisasi (internal Organisasi.
Surat Tanda Bukti
Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengkuan sah
atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain.
2. Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya
Menurut pemakaiannya, surat dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu:
Surat Pribadi
Surat pribadi (personal letter) adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi.
Surat Dinas
Surat dinas atau surat resmi (formal letter) adalah surat yang isinya berkaitan dengan
kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah.
Surat Bisnis
Surat bisnis (business letters) adalah surat yang digunakan orang atau badan yang
menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis.

 Surat Sosial
Surat sosial (social letters) adalah surat yang digunakan oleh organisasi atau lembagalembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat
pada umumnya.
3. Pengelompokan Surat menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju
Menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju, surat dapat dikelompokkan menjadi
tiga, yaitu:
Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan
kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum
dan bukan bersifat pribadi atau privasi.
Surat Edaran
Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan kepada
seorang atau suatu lembaga yang ditujukan kepada orang atau lembaga lain dalam
jumlah yang banyak.
Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang suatu hal yang
perlu diketahui oleh pegawai atau karyawan suatu organisasi atupun masyarakat luas.
4. Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya
Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia), dapat beramplop
dan tanpa amplop.
Surat Konfidensial (terbatas)
Surat konfidensial adalah surat yang termasuk rahasia, terbatas untuk kalangan
tertentu.
Surat Rahasia
Surat rahasia adalah surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh
orang/pejabat tertentu.
5. Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaian
Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang penanganannya diperlukan biasa saja atau tidak ada
suatu perlakuan khusus atas surat tersebut.
Surat Segera
Surat segera adalah surat yang memang memerlukan penanganan secepat mungkin
atau dilakukan dengan segera, meskipun tingkat penanganannya tidak secepat surat
kilat.
Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera, harus
didahulukan, dan memperoleh perlakuan khusus daripada surat-surat yang lainnya.
6. Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya

Pengelompokkan surat menurut isi dan maksudnya sangat tergantung dari maksud dan
tujuan pengirim surat.
o Bagian Surat dan Bentuk Surat
Secara umum, bagian surat baik untuk surat dinas maupun surat bisnis mencakup beberapa
komponen penting, antara lain:
a) kepala surat/kop surat (letterhead),
b) tanggal surat (date),
c) nomor, lampiran, dan perihal/hal (number, enclosed, subject),
d) alamat tujuan (inside address),
e) salam pembuka (salutation),
f) paragraf pembuka (firsh paragraph),
g) paragraf isi (body paragfaph),
h) paragraf penutup (close paragraph),
i) salam penutup (complimentary close),
j) tanda tangan (signature),
k) nama jelas penanda tangan (name and titlle),
l) tembusan (notation),
m) inisial (initial)
o Bahasa Surat
Korespondensi bisnis atau surat-menyurat bisnis memiliki bahasa tersendiri yaitu bahasa
korespondensi bisnis. Ciri-ciri bahasa korespondensi bisnis adalah jelas, lugas dan menarik
serta santun.
1. Jelas
Pengertian jelas disini adalah mudah dimengerti dan bebas dari kemungkinan salah tafsir.
Dalam korespondensi bisnis, dituntut kecermatan dalam pilihan kata, keutuhan kalimat
dan penggunaan tanda baca.
2. Lugas
Maksud lugas ialah hemat. Hemat berarti ekonomis dalam menggunakan kata, tetapi
dengan cakupan makna yang lengkap.
3. Menarik dan Santun
Bahasa yang menarik tidak harus indah seperti bahasa yang digunakan dalam syair.
Bahasa menarik disini ialah bahasa yang hidup dan santu, menghindari pengulangan kata
yang menjemukan dan mampu membangkitkan minat pembaca.
o Format Lipatan Surat dan Amplop

Format Lipatan Surat

Ada beberapa bentuk lipatan surat yang lazim digunakan dalam dunia korespondensi
bisnis, antara lain ;
Lipatan baku (Standard fold)
Lipattan setengah baku (semi standard fold)
Lipatan akordeon (accordion fold)

Lipatan setengah akordeon (semi accordion fold)

Lipatan tunggal (single fold)
Lipatan ganda/paralel (paralle/double fold)
Lipatan model prancis (french fold)
Lipatan model baron (baronial fold)

Aneka Bentuk Amplop

Amplop dapat dikelompokkan berdasarkan wujudnya, ukurannya, dan penggunaannya.
A. Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi:
Amplop biasa
Amplop berjendela
B. Berdasarkan ukurannya, amplop dapat dibedakan menjadi:
Amplop resmi
Amplop kartu
Amplop bisnis
Amplop pendek
Amplop panjang
Amplop lebar
Amplop katalog
Amplop mata berkait
Amplop mata bertali
C. Berdasarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi:
Amplop katalog
Amplop mata berkait
Amplop kancing bertali

o Contoh-contoh Surat Bisnis

Surat Pemesanan
Surat pemesanan (order letters) merupakan salah satu surat bisnis yang lazim dijumpai
dalam dunia bisnis, baik pada perusahaan yang bergerak pada proses pengolahan
(manufacturing), perdagangan (trade), maupun jasa (service).
Surat Konfirmasi
Surat konfirmasi (confirmation letters) addalah surat yang berisi tentang penjelasan
tertentu yang lebih berfungsi sebagai pemberitahuan, penegasan atau meyakinkan atas
sesuatu.
Surat Pengaduan
Surat pengaduuan adalah surat yang berisi pengaduan pelanggan kepada pihak lain
dengan cara-cara yang baik karena pelanggan merasa dirugikan atau dikecewakan, agar
memperoleh solusi terbaik bagi kedua belah pihak.
Surat Permintaan Informasi
Surat permintaan informasi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang, kelompok, atau
lembaga untuk meminta berbagai informasi penting kepada pihak lain baik perseorangan
atau lembaga.

 Surat Ucapan Selamat

Surat ucapan selamat adalah surat yang dikirimkan oleh perorangan, kelompok, maupun
lembaga yang berisi pemberian ucapan selamat atas keberhasilan seseorang.
Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah surat yang dibuat oleh perorangan atau organisasi yang berisi
pemberitahuan kepada pihak lain baik perorangan maupun organisasi.
Surat Penagihan
Surat penagihan adalah surat yang digunakan untuk menagih hutang pihak lain yang telah
melampaui waktu yag telah ditentukan.
Surat Peringatan
Surat peringatan adalah surat yang ditulis oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan
kepada pihak lain baik seseorang maupun organisasi yang berisi peringatan atas sesuatu
hal.
Surat Perintah Kerja
Surat perintah kerja (SPK) adalah surat yang ditulis oleh pimpinan suatu perusahaan
kepada pihak lain, yang berisi perintah untuk mengerjakan suatu pekerjaan dalam kurun
waktu tertentu sesuai dengan prosedur dan persyaratan yangg telah diseepakati.
Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang digunakan oleh seseorang atau organisasi untuk
mengumumkan sesuatu kepada pihak lain baik seseorang atau organisasi, yang dilakukan
dengan cara-cara tertentu,
Surat Undangan RUPS
RUPS merupakan salah satu forum tertinggi dalam suatu organisasi bisnis yang sangat
strategis bagi pengambilan keputusan strategis,
Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan oleh kedua pihak, yaitu
pihak pertama sebagai orangg yang memberikan kuasa kepada pihak lain sebagai orang
yang menerima kuasa untuk melakukan dan bertindak sesuatu atas nama pemberi kuasa.
Surat Perjanjian
Surat perjanjian adalah surat yang berisi perjanjian yang dilakukan antara pihak yang satu
kepada pihak yang lain tentang suatu hal.
o Peranan Korespondensi Dalam Bisnis
1. Menciptakan Surat Yang Baik Dan Jelas
Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penulisann berbagai surat masih banyak
terjadi. Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda baca tidak benar,
tata bahasa tidak teratur, dan salah mengadopsi bentuk dan model surat. Kesalahan
tersebut disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya:
a. Tidak ada pengarahan dan pengendalianmengenai cara menulis surat yang baik, baik
dilingkungan keluarga dan organisasi, dan
b. Masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan surat.
c. Kegiatan korespondensi secara tidak langsung merupakan proses pembelajaran
dalam menciptakan surat yang baik, jelas, dan tepat.

2. Menciptakan Kerja Sama Yang Baik

Perusahan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain. Agar bisa
bekerja sama dengan pihak lain, perusahan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Pihak
lain akan mendukung terciptanya kerja sama yang baik.
3. Menyebarkan Kegiatan
Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang terjadi
anatara perusahaan denngan pihak luar. Korespondensi memegang peranan penting dalam
menyebarkan.
o Pihak-Pihak Yang Terlibat Dalam Korespondensi
Pada umumnya pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespondensi adalah:
1) Koresponden, yaitu orang atau orang atau pihak yang berkirim surat dan atau yang
menandatangan surat.
2) Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat.
3) Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi.
4) Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat-surat.
5) Register ,yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-surat
yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dann surat masuk, serta
menangani pengarsipan surat-surat (filling system).
6) Kurir, yaitu orang atau pihak yang mmenyampaikan surat kepada penerima.
o Pentingnya Korespondensi Bisnis
Beberapa survey mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa sekitar 80%
kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan melalui
korespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana teleks, faxcimili dan terutama sekali
lewat e-mail. Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui negosiasi tatap muka langsung
face to face negotiation. Hal ini berarti bahwa korespondensi memegang peranan yang amat
penting dalam perdagangan international pada umumnya.
Hasil negosiasi tatap muka face to face negotiation pada akhirnya juga akan dirumuskan dan
didokumentasikan dalam bentuk surat menyurat atau korespondensi. Karena hasil pertemuan
tatap muka dari kedua belah pihak yang bernegosiasi akan dituangkan dalam bentuk catatan
notulen atau minutes. Notulen sebagai catatan tertulis tersebut biasanya akan diparaf (diberi
initial) dari masing-masing pihak yang bernegosiasi, sebagai tanda kesepakatan sementara.
Dengan demikian jelaslah bahwa kendatipun suatu transaksi dilakukan dengan cara tatap
muka, pada akhirnya tetap akan dirumuskan dalam bentuk tertulis, atau dalam bentuk
dokumen surat menyurat. Maka cara apapun yang dipakai dalam transaksi apakah melalui
korespondensi atau negosiasi tatap muka, pada akhirnya korespondensi tetap akan memegang
peranan yang terpenting, sebab tanpa adanya korespondensi baik melalui media surat biasa,
teleks, faksimili, email, dll maka suatu transaksi perdagangan khususnya ekspor-impor
rasanya mustahil dapat dilaksanakan.

1. Korespondensi dan Citra Baik (Favourable Image)

Pada prakteknya hampir sebagian besar relasi bisnis kita bisa jadi hanya mengenal
perusahaan kita melalui surat-surat (brosur, leaflet, price list) yang telah kita kirimkan.
Mereka tidak menganal kita secara pribadi atau personal. Oleh karena itu, desain bentuk
dan isi surat mulai dari kop surat, isi surat dan bahasa yang digunakan akan menjadi
cerminan awal dari eksistensi perusahaan kita.
Citra perusahaan pada tahap awal perkenalan mungkin sekilas hanya diwakili oleh bentuk
sampul amplop ataupun kop suratnya, oleh karena itu desain amplop maupun kop surat
perlu dibuat dengan desain yang anggun dan indah yang dapat memberikan informasi
dasar mengenai perusahaan, terutama yang dapat menunjukkan sejauh mana integritas
dan bonafiditas perusahaan.
2. Korespondensi dan Reputasi (Good Reputation)
Apabila perusahaan kita telah mendapatkan pesanan pertama (first order = trial order)
maka hal ini berarti kita mulai memasuki tahap yang amat penting dalam kehidupan
usaha bisnis tersebut.
Pesanan pertama merupakan ujian atas bonafiditas perusahaan, dan salah satu ukuran
yang dapat dipakai adalah apakah perusahaan dapat memegang komitmen, khususnya
tentang tepat mutu dan tepat waktu.
3. Korespondensi dan Kepercayaan (Reliability)
Citra yang baik muncul dari penampilan lahir yang baik, sedangkan reputasi yang baik
akan terlahir dari kemampuan perusahaan dalam memegang janji komitmen atau dalam
menunjukkan kinerja yang baik. Apabila perusahaan dapat mencapai kedua sasaran diatas
maka secara otomatis para pelanggan akan menaruh kepercayaan kepada perusahaan
dalam aktifitas transaksi bisnisnya.
Peranan korespondensi sangatlah penting untuk dapat menunjang mewujudkan
tercapainya ketiga sasaran tersebut yaitu tercapainya : citra, reputasi dan kepercayaan dari
mitra bisnis perusahaan.
o Pesan Pesan Bisnis
Setelah meperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik
yang bersifat formal maupun informal, maka langkah berikutnya melakukan perencanaan
pesan pesan bisnis, mencakup pesan pesan yang disampaikan secara tertulis ( macam
macam surat) dan pesan pesan yang disampaikan secara lisan.
Dalam suatu pesan pesan bisnis yang diorganisasikan dengan baik, semua informasi
penting dan maksud/tujuan penulisan pesan pesan bisnis dinyatakan secara jelas. Di

samping itu, ide - ide juga disajikan secara logis. Organisasi yang baik adalah penting karena
hal itu membuat pesan pesan yang disampaikan menjadi lebih efektif dan memudahkan
atau menyederhanakan pekerjaan komunikator.
Revisi merupakan langkah terakhir dalam mengembangkan pesan pesan bisnis secara
efektif. Masing masing pesan bisnis tersebut perlu di edit baik menyangkut masalah isi dan
pengorganisasiannya, gaya penyampaiannya dan format penulisannya.
Gaya penulisan yang efektif dimulai dengan pemilihan kata yang tepat. Dalam memilih kata
perlu diperhatikan antara lain pemilihan kata yang sudah familiar secara umum, singkat, dan
hindarkan kata yang bermakna ganda.
Penulisan pesan pesan bisnis yang paling efektif akan mencakup keseimbangan pemilihan
terhadap ketiga jenis kalimat yaitu kalimat sederhana, majemuk, dan kompleks. Kalimat
kalimat yang singkat dan menggunakan kalimat aktif akan mempermudah audiens Anda
dalam memahami maksud dan tujuan suatu pesan bisnis.