Materi Korespondensi kelas 10 OTKP

KEGIATAN SURAT MENYURAT

DALAM BAHASA INDONESIA

A. Pengertian Surat
adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang
dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku untuk surat-menyurat.

B. Fungsi Surat
1. Alat bukti tertulis yang autentik, misalnya surat perjanjian
2. Alat pengingat/berpikir, misalnya surat yang telah diarsipkan
3. Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk
mengetahui perkembangan masa lampau
4. Pedoman/dasar bertindak, misalnya surat keputusan, surat perintah, surat
pengangkatan dan sebagainya
5. Jaminan keamanan, misalnya surat keterangan jalan
6. Duta atau wakil organisasi
7. sarana promosi

C. Jenis-jenis Surat
a. Menurut Sifatnya
1. Surat pribadi
a. yang sifatnya kekeluargaan, persahabatan, dan perkenalan,
b. yang setengah resmi, misalnya surat lamaran kerja.
2. Surat dinas, surat yang isinya menyangkut segi kedinasan.
3. Surat sosial, surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, misalnya
perkumpulan olahraga, organisasi kedaerahan, dan organisasi masyarakat lainnya
yang sifatnya bukan mencari keuntungan.
4. Surat niaga atau surat bisnis, adalah surat yang memuat persoalan niaga dan
dibuat oleh suatu badan perusahaan atau perdagangan.

1
b. Menurut wujudnya
Menurut wujudnya surat dapat dikelompokkan ke dalam surat bertutup (bersampul),
kartu pos, warkat pos, memorandum dan nota, telegram dan teleks, serta surat
tanda bukti.
1. Surat bertutup (bersampul)
 adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang lain yang terdiri atas
kertas surat dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran. 
 Surat bersampul dimaksudkan untuk menjaga kerahasiaan isi pesan dalam
surat tersebut, sehingga tidak diketahui oleh orang yang tidak berhak
menerimanya. Pengiriman surat tersebut dengan berat standar melalui kantor
pos perlu dilengkapi dengan perangko.
 Jika berat surat melebihi batas maksimum yang telah ditentukan, maka
diperlukan tambahan biaya perangko sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

2. Kartu Pos

o Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk menyampaikan
pesan-pesan singkat/pendek dan praktis, yang berbentuk kartu kecil dengan
ukuran 10 x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia.
o Karena kartu pos berukuran kecil, maka penyampaian pesan-pesan pada kartu
pos tersebut usahakan yang penting saja.
o Kartu pos tidak dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang
sifatnya rahasia (confidential) maupun surat yang berisi pesan-pesan panjang.
Kartu pos terdiri dari dua muka, bagian muka merupakan tempat alamat
pengiriman sebelah kiri dan alamat yang dituju sebelah kanan, sedangkan
bagian belakang merupakan tempat berita atau tempat isi surat.

2
3. Warkat Pos
 Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan
amplop. Kertas warkat pos surat dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila
kertas tersebut dilipat akan membentuk amplop. Sebagaimana diketahui
bahwa dalam amplop tersebut juga berfungsi sebagai lembaran isi surat.

 Hal inilah yang membedakan warkat pos dengan surat bersampul, dimana
amplop pada warkat pos dapat berfungsi sebagai lembaran isi surat, sedangkan
dalam surat bersampul, amplop yang ada terpisah dan tidak dapat digunakan
sebagai lembaran isi surat.
 Ukuran warkat pos adalah 6 x 12 cm.

4. Memorandum dan Nota

 Memorandum atau sering disebut memo adalah surat yang digunakan oleh
pimpinan untuk menyampaikan pesan singkat berupa pemberitahuan,
permintaan atau hal lain dalam suatu organisasi.

 Sedangkan nota adalah pesan singkat yang dibuat oleh pimpinan suatu
lembaga/organisasi untuk meminta data atau informasi penting di dalam
organisasi.

3
  Komponen penting dalam sebuah memo mencakup kepada siapa memo
tersebut ditujukan, dari siapa, tentang hal apa, dan tanggal
pembuatan/penulisan memo. Umumnya penyampaian memo dan nota berasal
dari pimpinan kepada pimpinan lain yang sederajat, atau dari pimpinan kepada
pegawai atau karyawannya.
 Di dalam praktiknya, relatif jarang penggunaan memo dan nota dari karyawan
kepada pimpinan dalam suatu organisasi bisnis.

5. Telegram dan teleks

 Telegram disebut juga surat kawat. Istilah telegram berasal dari kata tele yang
berarti jauh, sedangkan graf berarti tanda yang tercetak. Jadi, telegram adalah
berita yang tercetak dan disampaikan jarak jauh.

 Ciri berita telegram adalah singkat. Biaya pengirimannya dihitung menurut

banyak sedikitnya kata yang dikirimkan. Menurut jenisnya, telegram dibedakan
menjadi dua jenis yakni telegram dinas pemerintah dan telegram swasta.
 Jaringan Teleks adalah jaringan teleprinter mirip dengan jaringan telepon yang
berfungsi mengirim pesan berbasis teks. Jaringan ini menyediakan media
umum pertama untuk komunikasi data internasional dengan menggunakan
teknik sinyal standar dan kriteria operasi yang ditetapkan oleh International
Telecommunication Union.

6. Surat tanda bukti

 adalah surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengakuan sah atas suatu
pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain.
 Contoh surat tanda bukti yang paling sering kita jumpai dalam praktik antara
lain faktur, kuitansi, dan tanda terima.
4
c. Menurut sifat isinya
1. Surat Niaga
Surat niaga berisi informasi niaga yang dibuat oleh badan-badan usaha atau
perusahaan dan yang termasuk surat niaga, antara lain surat perkenalan, surat
permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat konfirmasi
pesanan, surat penerimaan pesanan, surat pengiriman pesanan, surat pengiriman 
pembayaran,  surat  pengaduan  (klaim),  surat penagihan, dan surat perjanjian
jual beli.
2. Surat Pribadi
Surat pribadi merupakan surat yang dikirimkan atas nama pribadi, baik yang
bersifat kekeluargaan, persahabatan, perkenalan maupun yang bersifat setengah
resmi, seperti surat lamaran pekerjaan.
3. Surat Sosial Bisnis
Surat sosial bisnis merupakan surat yang berhubungan dengan kemanusiaan
seperti surat ucapan dukacita/belasungkawa, surat ucapan sukacita, dan
sebagainya.
4. Surat Resmi
Surat resmi merupakan surat yang isinya mempunyai kekuatan hukum/legalitas,
antara lain MoU (memorandum of understanding) atau surat perjanjian.
5. Surat Internal Bisnis
Surat internal bisnis merupakan surat yang digunakan/ beredar pada lingkungan
organisasi/perusahaan, antara lain surat pemberitahuan, surat undangan, surat

5
 kuasa, surat keterangan, memo, nota, surat edaran, surat pengantar, dan surat
perintah.

d. Menurut jumlah penerimanya

1. surat biasa
adalah surat yang dikirim kepada seseorang seperti pejabat atau suatu organisasi.
2. Surat edaran
adalah surat yang dikirim kepada beberapa orang atau pejabat tertentu.
3. Surat pengumuman
adalah surat yang ditujukan kepada sejumlah orang/pejabat yang nama-namanya
sulit dituliskan satu per satu.
4. Surat Personal Target
Personal Target berarti ditujukan kepada satu orang, yang mana orang tersebut
adalah nama yang tertera pada alamat suratnya dan sifatnya pun hanya dapat
diketahui oleh penerima yang dituju.

e. Menurut keamanan isinya

1. Surat Rahasia
 adalah surat yang berisi data atau dokumen ringan.
 Hanyalah beberapa pihak tertentu dalam sebuah perusahaan yang dapat
mengetahui isi pesan dalam surat ini.
 Pada proses pengirimannya, surat ini diberikan dua buah sampul yang
dicantumkan kode R yang berarti “rahasia”, lalu pada satu sampul lainnya tidak
diberi kode apapun.

2. Surat Sangat Rahasia

 Surat sangat rahasia sifatnya lebih berat dari surat rahasia, karena dalam surat
ini berisikan dokumen sangat vital yang berkaitan dengan keamanan suatu
negara.
 Surat sangat rahasia ini juga diberikan sampul sebanyak 3 buah. Sampul yang
pertama diberikan kode SR (Sangat Rahasia), pada sampul kedua diberikan
kode SRS (Sangat Rahasia Sekali) serta dibubuhi segel sebagai jaminan
keutuhan surat, dan pada sampul  yang terluar dibuat sebiasa mungkin demi
menjaga ancaman kejahatan.

6
 3. Surat Konfidensial
Surat konfidensial ini hanya dapat diketahui oleh beberapa pihak pejabat yang
bersangkutan saja, karena terkait isinya yang memerlukan kebijakan dari pejabat
tersebut.

f. Menurut urgensi penyelesaiannya

1. Surat Kilat
merupakan surat yang pesannya harus dikirimkan atau pun disampaikan kepada
penerima dalam waktu secepat mungkin. Dan juga, balasan atau tanggapan dari
surat tersebut harus dikirimkan kembali dengan cepat.\

2. Surat Segera
yaitu surat yang pesannya harus disampaikan sesegera mungkin kepada penerima
surat. Namun tak sama dengan surat kilat, karena balasan surat segera ini tak
perlu dikirimkan kembali dengan cepat.

Sumber: https://linguabahasa.id/korespondensi-bisnis/
7
D. Perlengkapan Surat
1. Kertas Surat
a. Ukuran kertas

Jenis kertas
Ukuran Kegunaan
surat
kertas HVS F 4 untuk penulisan surat pada lembaga-
33 cm x 21,5 cm
(kertas folio) lembaga pemerintah
Kertas kuarto
28 cm x 21,5 cm untuk penulisan ilmiah
(Q4)
digunakan untuk keperluan fotokopi
Kertas HVS A3 29,7 x 42 cm atau mencetak dokumen yang
berukuran lebih besar
untuk penulisan surat-surat di
kertas HVS A 4 29,7 cm x 21 cm
perusahaan swasta
Kertas HVS A 5 14,8 cm x 21 cm untuk penulisan nota atau memo
Kertas HVS A 6 10,5 cm x 14,8 cm untuk penulisan tanda terima
untuk penulisan kartu indeks atau
Kertas HVS A 7 7,4 cm x 10,5 cm
katalog.
digunakan untuk mencetak buku
Kertas HVS B5 18,2 x 25,7 cm
bacaan maupun buku catatan.

Kertas HVS F4 21,6 x 33 cm Sering juga disebut sebagai kertas folio

b. Jenis kertas
1) Union skin atau kertas kulit bawang
yaitu kertas yang digunakan untuk mengirimkan surat ke luar negeri, dan kertas
ini dipilih karena memiliki tekstur kuat tidak mudah sobek.

2) Kertas HVS
berasal dari bahasa Belanda yakni houtvrij schrijfpapier, yang berarti kertas tulis
bebas serat kayu.

Kertas HVS berdasarkan gramatur

8
 a) Kertas HVS 70 grm. Biasa digunakan untuk keperluan mencetak dokumen
biasa atau fotokopi karena lebih ekonomis.
b) Kertas HVS 80 grm. Merupakan gramatur standar untuk tugas makalah,
skripsi/tesis/disertasi, hingga dokumen penting kantor perusahaan dan
pemerintahan.
c) Kertas HVS 100 grm. Mencetak di kertas ini menghasilkan gambar yang lebih
detail, biasa digunakan untuk keperluan presentasi.

3) NCR (No Carbon Required)

NCR biasanya digunakan untuk kertas buku nota, kwitansi, dan bukti transaksi
lainnya. Jenis kertas ini memiliki ciri-ciri serupa dengan HVS, namun memiliki
beragam warna yang bisa digunakan untuk rangkap dan menyalin tulisan
tangan.

4) Kertas Linen
Kertas linen adalah kertas yang memiliki tekstur unik. Jenis kertas ini kerap
digunakan untuk membuat sertifikat, ijazah maupun  piagam penghargaan.
Kertas ini juga dikenal dengan istilah kertas linen Jepang dan karton linen.

5) Kertas Duplex

9
 Duplex memiliki ciri-ciri dengan dua sisi yang berbeda. Satu sisi permukaannya
memiliki warna putih, sedangkan di sisi lain memiliki warna abu-abu dan
terlihat redup. Kertas Duplex biasa digunakan untuk box makanan. Gramasi
populer kertas ini mulai dari 250gsm hingga 400gsm.

6) Kertas Kraft
Kraft memiliki ciri-ciri warna coklat, tampilan permukaannya kasar dan terlihat
redup. Kertas Kraft banyak digunakan untuk kertas paper bag.

7) Kertas Corrugated
Corrugated memiliki warna coklat dan terlihat redup. Namun berbeda dengan
Kraft, Corrugated memiliki ciri-ciri gelombang di bagian tengah. Dengan
memiliki ketebalan yang tinggi, kertas ini dapat digunakan untuk kardus.

8) Kertas Manila
adalah jenis kertas yang dibuat dari serat manila, yaitu serat yang didapat dari
batang pisang manila. Kertas ini memiliki beragam warna yang bisa dipilih.
Namun warna di kedua sisinya, yaitu depan dan belakang biasanya sama. Jika
dibandingkan dengan HVS, kertas ini lebih tebal. Kertas ini merupakan salah
satu jenis yang paling banyak dicari, karena harganya masih tergolong murah.

10
 9) Kertas Doorslag
Doorslag sangat tipis bahkan rada terlihat transparan. Kertas ini memiliki
beberapa variasi warna yang bisa dipilih, antara lain adalah putih, merah,
kuning, hijau, dan biru. Kertas Doorslag biasanya digunakan untuk nota, karena
bisa disisipkan karbon untuk bisa menembuskan tulisan ke kertas di bawahnya.
Namun kelihatanya, kertas ini sekarang tidak begitu banyak digunakan. Banyak
yang beralih memilih menggunakan Kertas NCR.

10) Kertas Buffalo

Buffalo memiliki tekstur seperti guratan kayu dengan permukaan yang relatif
kasar. Jenis kertas ini biasanya tersedia dengan berbagai opsi warna yang bisa
dipilih. Banyak yang menggunakan Kertas Buffalo ini untuk sampul jilid buku,
map, dan papercraft.

11
11) Kertas Concorde
Concorde memiliki ciri-ciri permukaan dengan tekstur serat garis yang sedikit
timbul tetapi terlihat tidak beraturan. Kertas ini dapat digunakan untuk
keperluan cetak juga dapat digunakan untuk menggambar dengan pensil.

12) Kertas Asturo

Asturo memiliki warna yang berbeda di kedua sisinya, biasanya satu sisi
berwarna putih, lalu di sisi satunya bisa warna lain yang beragam. Bisa satu
warna solid, namun ada juga yang berwarna gradasi. Kertas Asturo ini biasanya
digunakan untuk jilid buku, kerajinan tangan, majalah dinding, dan berbagai
keperluan lainnya.

13) Kertas Buram

Kertas Buram merupakan kertas daur ulang yang memiliki permukaan yang
terlihat sangat redup. Jenis kertas ini bisa dimanfaatkan untuk tulis menulis dan
keperluan lain yang jangka pendek. Kertas Buram banyak digunakan untuk buku
novel, surat kabar, dan beberapa buku yang murah. Ketika kita mengikuti ujian
matematika, biasanya kertas ini juga disediakan untuk coret-coret.

12
14) Kertas Art Paper
Art Paper memiliki ciri-ciri warna putih dan terlihat mengkilau. Dengan
permukaan yang halus, jenis kertas ini tidak cocok untuk menulis. Tetapi Art
Paper dapat bekerja untuk tinta hitam maupun tinta berwarna dari printer.
Cetakan dengan Art Paper terlihat jelas. Kertas ini banyak digunakan untuk
flyer, katalog, dan voucher. Gramasi yang paling banyak digunakan adalah 120
gsm dan 150 gsm.

15) Kertas Art Carton

Art Carton memiliki ciri-ciri serupa dengan Art Paper, namun yang
membedakan adalah ketebalannya. Art Carton banyak digunakan untuk kertas
kartu nama, buku menu, poster, pamflet, dan sampul buku. Kertas ini
adalah pilihan tepat bagi sampul majalah, katalog, dan buku-buku berkualitas
tinggi. Gramasi yang paling banyak digunakan adalah 210gsm, 260 gsm, dan
310 gsm.

13
2. Amplop/Sampul Surat

14
15
 3. Lipatan surat
a. lipatan perancis
b. lipatan baron
c. lipatan baku (standard fold)
d. lipatan akordion
e. lipatan baku rendah
f. modifikasi lipatan akordion
g. lipatan tunggal (single fold
h. lipatan ganda sejajar

E. Bagian-Bagian Surat

16
1. Contoh surat Dinas

2. Alur surat niaga

17
1. Kepala Surat/Kop Surat
a. Kepala surat atau yang bisa juga disebut dengan kop surat merupakan bagian
teratas dalam sebuah surat.
b. Fungsi penyertaan kepala surat tersebut tidak terlepas dari pemberian
informasi mengenai nama, alamat, kegiatan dari lembaga tersebut serta juga
bisa menjadi alat promosi.
c. Bagian surat yang pertama ini berisi:
 Logo atau lambang dari sebuah instansi, lembaga, perusahaan atau
organisasi,
 Nama instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
 Alamat instansi, lembaga, perusahaan, atau organisasi tersebut,
 Nomor telepon, kode pos, alamat email atau alamat web.
 Bidang usaha (khusus bagi perusahaan/niaga)
 Contoh:

2. Nomor Surat
a. Sebuah organisasi biasanya menggunakan penomoran terhadap surat yang
dikeluarkan atau yang diterima.
b. Nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal,
bulan dan tahun penulisan surat.
c. Penomoran surat tersebut berfungsi untuk:
 Memudahkan pengaturan, baik untuk penyimpanan maupun penemuannya
kembali apabila diperlukan
 Mengetahui jumlah surat yang diterima dan yang dikeluarkan oleh
organisasi, lembaga atau perusahaan
 Memudahkan pengklasifikasian surat berdasarkan isinya
 Penunjukan secara akurat sumber dalam hubungan surat menyurat.
 Contoh:

18
3. Tempat dan Tanggal surat
a. Pencantuman tempat dan tanggal surat tersendiri ditujukan untuk memberikan
informasi mengenai tempat dan tanggal penulisan surat tersebut.
b. Tempat biasanya tidak dicantumkan kembali jika tempat sudah ditulis di kepala
surat yang berupa alamat instansi. Tapi bagi surat bukan resmi yang tidak
memiliki kepala surat, wajib menuliskan tempat di bagian surat ke 2 ini.
c. Contoh:

Nomor: 211/pp/VIII/2020 25 Agustus 2020

d. Akan tetapi jika tanggal surat dtempatkan di sebalah kanan bawah, nama kota
wajib dituliskan seperti berikut:
……………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………
Demikian surat ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Malang, 24 Agustus 2020

Direktur,

Ir. Muhamad Irfan, M.Si.

19
4. Lampiran
a. Bagian lampiran merupakan bagian penjelas yang menginformasikan bahwa
ada sejumlah berkas atau dokumen yang disertakan dalam surat tersebut.
Contoh brosur, daftar harga, faktur, dan lain-lain.
b. Pada surat niaga, jika surat tidak disertai berkas atau dokumen yang
dilampirkan, maka bagian lampiran bisa ditiadakan.
c. Untuk surat klaim harus disertai berita acara.
d. Contoh:

5. Perihal/Hal
a. Berfungsi memberikan petunjuk bagi pembaca mengenai isi pokok surat
tersebut.
b. Tata cara penulisan perihal/hal sebagai berikut:
 Huruf awal kata hal atau perihal ditulis dengan huruf kapital.
 Satuan yang digunakan untuk menyatakan hal surat diusahakan singkat,
tetapi jelas.
 Satuan yang digunakan berkategori nomina/nominal.
 Panjang satuan jangan sampai melebihi separoh kertas.
 Huruf awal kata awal satuan itu ditulis dengan huruf kapital.
 Kata hal diikuti tada titik dua tanpa disela spasi.
 Penulisan tanda titik dua (:) dengan bentuk yang mengikutinya disela spasi.
 Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik dan barisnya tidak bergaris
bawah.
 Spasinya jangan di jarang-jarangkan
c. Contoh penulisan perihal/hal yang benar
 Hal: Permohonan Tenaga Kerja
 Hal: Pengiriman Rak Buku
d. Contoh penulisan perihal/hal yang salah
 Hal: memohon izin menggunakan auditorium
 Hal: permohonan izin mengajar

6. Alamat Dalam/Alamat Tujuan

a. Alamat luar: alamat yang ditulis pada amplop surat
b. Alamat dalam: alamat yang ditulis di dalam kertas surat

20
 c. Penulisan alamat dalam harus jelas karena merupakan alamat petunjuk
langsung bagi penerima surat atau petunjuk bagi petugas kearsipan surat.
d. Alamat luar merupakan petunjuk informasi yang dituliskan di bagian depan
amplop, berfungsi sebagai petunjuk alamat bagi petugas kurir saat
mengantarkan surat. 
e. Bisa menggunakan sebutan Bapak, Ibu atau Sdr. yang diikuti oleh nama orang
yang dituju.
f. Kata ‘kepada’ pada penulisan alamat dalam/tujuan tidak wajib dituliskan.
g. Penggunaan ‘Yth.’ dipergunakan jika diikuti oleh nama orang atau jabatan
seseorang dalam suatu organisasi atau unit organisasi.
h. Di akhir tiap baris tidak perlu diberikan tanda titik, kecuali untuk singkatan.
i. Dianjurkan menyertakan kode pos untuk memudahkan pengiriman surat pada
yang dituju.
j. Contoh:
Yth. Ibu Farah Paramitha
Direktur PT Sumber Alam Indonesia
Jalan Mawar 1 Bogor

Kepada PT Sejahtera Bersama

Jalan Singaraja No. 12
Bali

Kepada Yth.
Manajer Keuangan PT Setia Abadi
Jalan Sudirman No. 10
Jakarta

7. Salam Pembuka
a. Untuk membuka pembicaraan dalam surat sesuai adab sopan santun.
b. Penulisan salam pembuka diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan
tanda koma.
c. Pada surat pemerintahan penulisan salam pembuka tidak wajib.
d. Contoh salam pembuka :
Dengan hormat,
Assalamualaikum wr. wb.,
Selamat pagi,
Salam sejahtera,
Bapak Danang yang terhormat,
Ibu Susi yang terhormat,

21
8. Isi Surat
Terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup.
a. Alinea pembuka
1) merupakan pengantar bagi pembaca untuk mengetahui masalah pokok
surat.
2) Harus dapat memotivasi pembaca untuk tetap membaca seluruh isi surat.
3) Contoh alinea pembuka pada:

No
Keterangan Contoh Kalimat
.
Kami beritahukan bahwa ….
Surat
Dengan ini, kami sampaikan bahwa ….
1 pemberitahuan atau
Perkenankanlah kami melaporkan tentang ….
pernyataan
Bersama ini kami kirimkan ….
Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …
nomor … tentang ….
Berkenaan dengan surat Saudara tanggal …
nomor … tentang ….
2 Jawaban surat
Membalas surat Saudara tanggal …. nomor …
tentang ….
Menunjuk surat Saudara tanggal … nomor …
tentang ….
Berdasaarkan iklan Saudara dalam harian …
terbitan tanggal ….
Berdasarkan Setelah membaca iklan Saudara dalam
3
informasi dari iklan tabloid … terbitan tanggal ….
Kami telah membaca iklan Saudara pada
harian … tangal ….

b. Alinea Isi
1) Memuat apa saja yang perlu disampaikan oleh pengirim kepada orang atau
lembaga yang dituju.
2) Pesan yang disampaikan harus ringkas, lengkap, jelas, dan sopan.
3) Ringkas artinya tidak bertele-tele.
4) Lengkap artinya data dan fakta yang diperlukan harus teruji secara lengkap.
5) Jelas artinya isi surat dapat dimengerti secara tuntas.
6) Sopan berarti bahasa yang digunakan harus memperhatikan etika dan
norma sopan santun serta menghargai penerima surat.
7) Yang diperhatikan dalam membuat alinea isi:
a) Tetapkan maksud dan tujuan surat/pokok pembicaraan
b) Rumuskan berurutan dan logis serta dalam kalimat yang menarik
c) Hindari penggunaan singkatan dan istilah asing yang tidak dipahami
d) Kuasai bentuk surat dan cara pengetikannya
22
 e) Perhatikan penggunaan tanda baca
c. Alinea Penutup
1) Isi surat berisi penegasan dan kesimpulan dari isi surat secara keseluruhan,
penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan terima kasih.
2) Aline penutup menandai bahwa uraian pokok yang ingin disampaikan
melalui surat sudah selesai.
3) Bagian penutup hendaknya singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi
secara berlebihan.
4) Contoh:
a) Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.
b) Semoga jawaban surat ini dapat lebih meyakinkan tekad Saudara.
c) Demikian laporan ini kami sampaikan, semoga mendapat perhatian
Saudara.
d) Harapan kami semoga kerja sama yang telah kita bina dapat terus
ditingkatkan, terima kasih.

9. Salam Penutup
a. Pemakaian salam penutup dalm surat tidak diwajikan. Namun berguna untuk
menunjukkan rasa hormat atau keakaban pengirim kepada penerima surat.
b. Contoh:
1) Hormat kami, (surat dinas/niaga)
2) Wassalam, (surat pribadi)
3) Salam hormat, (surat pribadi)
4) Salam sejahtera, (surat pribadi)

10. Nama Organisasi/Perusahaan

a. Surat menggunakan kertas lebih dari satu lembar.
Kertas kedua, ketiga, dan seterusnya tidak menggunakan kertas berkepala
surat, sehingga penggunaan nama organisasi perusahaan masih dibutuhkan.
b. Surat tidak menggunakan kertas berkepala surat.
Nama induk organisasi dapat diganti dengan nama unit organisasi, tetapi pada
kepala suratnya tetap tertera nama induk organisasinya.
c. Contoh
Hormat kami,
CV Buana Mas

Hormat kami,
Divisi Keuangan PT Sumber Alam

23
11. Jabatan
a. Dalam surat niaga, umumnya nama jabatan diletakkan di bawah nama
penggung jawab surat, karena surat niaga jarang mencantumkan nomor anggoa
organisasi.
b. Contoh di perusahaan swasta
Hormat kami,
Sulthan Batik Galery

Jalaludin Sulthan, S.E., M.Si.

Manajer Keuangan

Hormat kami,
PT Permata Hati,

Nadya Safitry
Direktur
c. Pada surat dinas pemerintahan, nama jabatan diletakkan di bawah nama
instansi yang bersangkutan di atas tanda tangan karena harus mencantumkan
nomor induk pegawai dari penanggung jawab surat.
Contoh:
Kantor Urusan Agama,
Kabag Kepegawaian,

Ali Mustofa, S.Ag., M.Pd.

NIP ……

12. Penanggung jawab surat

a. Di Indonesia, orang yang berwewang menandatangani surat adalah orang yang
namanya tercantum dalam surat tersebut.
b. Berikut contoh cara penulisan penanggung jawab surat.
1) Atas nama, disingkat a.n.
a) dipakai jika pejabat utama melimpahkan kekuasaan kepada bawahannya
untuk menandatangani surat atas nama pejabat utama.
b) Contoh:
a.n. Menteri Pemuda dan Olahraga
Sekretaris Jenderal

Drs. Subagiyo
NIP …..
c) Contoh di atas menunjukkan bahwa Sekretaris Jenderal Departemen
Pemuda dan Olahraga berhak menandatangani surat atas nama Menteri
Pemuda dan Olahraga, berdasarkan pelimpahan wewenang.

24
 2) Untuk beliau, disingkat u.b.
a) Dipakai jika pejabat yang telah mendapatkan wewenang atau atas nama,
kemudian melimpahkan kembali kepada pejabat yang berada di
bawahnya dan memberi kuasa menandatangani surat sesuai dengan
tugas rutinnya.
b) Contoh:
a.n. Menteri Pemuda dan Olahraga
Sekretaris Jenderal
u.b.
Kepala Biro Keuangan

Permata Hati Kasih, S.E.

NIP …..
c) Kegiatan korespondensi pada perusahaan swasta dikenal nama p.p. (per
procurationem) , yaitu seseorang yang diberi kuasa oleh pimpinan
perusahaan untuk menandatangani surat.
d) Contoh:
Hormat kami,
p.p. Sulthan Batik Galery

Amira Rahajeng, M,Si.

Manajer Pemasaran
e) Perlu diingat bahwa pejabat yang menandatangani surat bukan wakil dari
atasannya langsung, melainkan hanya terbatas untuk mewakili atasan
dalam hal penandatanganan surat agar surat tersebut menjadi sah.

13. Tembusan/Tindasan/Carbon Copy (CC)

a. Surat menggunakan tembusan jika salinan surat diberikan kepada pihak lain
yang ada kaitannya dengan isi surat.
b. Penulisan tembusan diletakkan di sebelah kiri bawah surat.
c. Jika tidak memiliki tembusan, maka tembusan tidak perlu ditulis.
d. Contoh:
Hormat kami,
PT Permata Hati,

Nadya Safitry
Direktur
Lampiran : 1 berkas dokumen pengiriman barang
Tembusan :
1) Devisi Keuangan
2) Devisi Pemasarana
3) Arsip

25
14. Inisial
a. Adalah singkatan dari nama pengonsep surat dan pengetik surat.
b. Inisial pengonsep surat dituliskan dengan huruf kapital. Sedangkan pengetik
surat dituliskan dengan huruf kecil
c. Contoh:
Hormat kami,
PT Permata Hati,

Nadya Safitry
Direktur

Lampiran : 1 berkas dokumen pengiriman barang

Tembusan :
1) Devisi Keuangan
2) Devisi Pemasarana
3) Arsip

NS/sd
d. Keterangan inisial di atas adalah:
NS = Nadya Safitry (pengonsep)
sd = Sari Dewi (pengetik)

26