pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan dari si pengirim. Informasi yang diberikan
di dalam surat berupa pengantar, pemberitahuan, tugas, permintaan, perjanjian, pesanan, perintah,
laporan dan putusan. Selain itu, surat juga dapat berisi peringatan, teguran, dan penghargaan.
Jenis surat
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga
apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya.[14] Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan
pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas. Dalam hal
mengajukan permohonan meninggalkan jabatan yang sedang dikuasai, dikenal juga surat
pengunduran diri.
Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa
korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:[15]
Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
Penutup surat
Penutup surat, berisi
1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
Surat dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor.
Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu
sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas
perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.
[14]
Ciri-ciri surat dinas:[15]
1. paragraf pembuka
2. isi surat
3. paragraf penutup
Salam penutup
Tanda tangan dan nama terang
Persuratan:
Persuratan adalah sistem/proses pengurusan surat dinas yang diawali dari pembuatan, konsep
naskah surat, hingga diakhiri dengan selesainya pendistribusian surat. Surat/dokumen adalah
produk administrasi yang berupa naskah/lembaran atau sekumpulan naskah dalam bentuk
tertentu yang digunakan sebagai sarana komunikasi kedinasan yang mempunyai sifat tertutup
dan terbuka. Petunjuk pelaksanaan tata persuratan dinas ini disusun agar dapat dipergunakan
sebagai pedoman yang terpadu dilingkungan MA-RI baik pusat maupun didaerah.
Surat masuk dapat diartikan sebagai sebuah surat yang masuk dalam suatu instansi atau perusahaan atau
bisa juga pada bagian lain yang dikirim oleh instansi atau perusahaan lain. Namun, surat masuk juga bisa
berasal dari instansi atau perusahaan yang sama, tetapi dari bagian yang lain.
Surat keluar biasanya digunakan sebagai bentuk inisiatif untuk memberikan jawaban atau tanggapan
terkait isi dari surat masuk yang telah terima. Maksud dari pembuatan surat keluar adalah untuk
menciptakan hubungan timbal yang baik sehingga kedua belah pihak bisa mendapatkan suatu keuntungan
tertentu.
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR
DINAS PENDIDIKAN
CABANG DINAS PENDIDIKAN WILAYAH KEDIRI
UPT SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 1 NGASEM
KABUPATEN KEDIRI
NPSN : 20558812 – NSS : 32151301001
Teknologi dan Rekayasa - Teknik Informasi dan Komunikasi – Pariwisata
Jl. Totok Kerot Ds. Sumberejo Kec. Ngasem Kab. Kediri Telp. 0354-547762 Kode Pos: 64182
Website : www.smkn1ngasem-kediri.sch.id ; Email : smkn1ngasem_kediri@yahoo.co.id
CONTOH KE DUA:
No: 421.5/620.1/101.6.1.4.26/2023
421.5 : KODE SURAT UNTUK SISWA
620.1 : NOMOR URUT PERSURATAN
101.6.14.26 : KODE INSTANSI PEMERINTAHAN DI BAWAH NAUANGAN CABDIN
2023 : KODE TAHUN PEMBUATAN SURAT