SURAT DAN FORMULIR

NAMA KELOMPOK :
1. FITRANTO DWI NUGROHO
2. YOGA MULYA P.
3. EXEL LANDAK
4. MUHAMMAD KHALDUN F
PENGERTIAN SURAT
surat adalah salah satu sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak ke pihak
yang lain.
Definisi surat adalah sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada
pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan
dari si pengirim.
Surat juga dapat diartikan sebagai salah satu alat
komunikasi yang cara penyampainya secara tertulis baik
oleh individu maupun organisasi/instansi lain kepada pihak
tertentu yang bertujuan untuk memberikan informasi.
JENIS JENIS SURAT
Surat Pribadi
Surat pribadi adalah jenis surat yang digunakan untuk
kepentingan pribadi. Surat bisa berupa korespondensi
antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi,
diantaranya yaitu:
• Tidak menggunakan kop surat
• Tidak ada nomor surat
• Salam pembuka dan penutup bervariasi
• Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
• Format surat bebas
Surat Resmi
Pengertian surat resmi adalah surat yang digunakan untuk
kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun
organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat
pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi, diantaranya yaitu:
• Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
• Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
• Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
• Penggunaan ragam bahasa resmi
• Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
• Ada aturan format baku
Surat Niaga
Pengertian Surat Niaga adalah suatu surat yang dibuat/ dikeluarkan
oleh seseorang atau badan usaha/ perusahaan untuk keperluan niaga
atau bisnis. Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan
kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat
berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga
harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli,
kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal
dan surat niaga eksternal.
Adapun fungsi dan tujuan surat niaga, diantaranya yaitu
• Sebagai wujud nyata atau bukti sah adanya perjanjian.
• Sebagai alat pengingat yang harus diarsipkan dan bisa digunakan
setiap kali diperlukan.
• Bisa menjadi wakil penulis dalam pertemuan dengan lawan
bicaranya.
• Dapat digunakan sebagai panduan dalam menjalankan tugas.
• Bisa menjadi alat untuk promosi
FUNGSI SURAT
• Sebagai sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikir
dan gagasan.
• Sebagai alat komunikasi tertulis.
• Sebagai wakil atau duta.
• Sebagai alat untuk memperpendek jarak, menghemat
tenaga dan waktu.
• Sebagai alat bukti tertulis.
• Sebagai alat pengingat.
• Sebagai bukti historis.
BAGIAN-BAGIAN SURAT
• Kepala surat atau kop surat;
• Nama tempat & tanggal surat;
• Nomor surat;
• Lampiran surat;
• Perihal surat;
• Alamat yang dituju;
• Salam pembuka;
• Paragraf pembuka surat;
• Paragraf isi surat;
• Paragraf penutup surat;
• Salam penutup;
• Tanda tangan;
• Nama jelas penanda tangan;
• Jabatan penanda tangan;
• Tembusan.
PENGERTIAN FORMULIR
Winardi dalam buku Asas-asas Manajemen (2000)
menyebutkan bahwa formulir adalah sehelai kertas
cetak yang menyediakan ruang untuk dimuat
catatan-catatan informas atau instruksi-instruksi
yang akan diteruskan kepada individu, departemen,
ataupun perusahaan. Sehingga formulir adalah
kertas yang dicetak sesuai dengan format yang
telah ditentukan. Format tersebut kemudian bisa
diidi sesuai dengan jenis informasi yang
diperlukan oleh orang ataupun perusahaan yang
membuat formulir tersebut.
BAGIAN-BAGIAN FORMULIR
• Bagian kepala
Bagian kepala formulir berisi nama, alamat, dan kontak juga nomor
telepon lembaga, institusi, ataupun perusahaan yang mengeluarkan
formulir tersebut.
• Bagian isi
Bagian isi formulir diawal dengan instruksi atau pengisian formulir.
Kemudian dilanjutkan dengan tabel, isian, atau format apa pun dari
formulir. Yang kemudian format tersebut diisi sesuai dengan data yang
diinginkan berdasarkan dengan aturan dari instruksi pengisian.
• Bagian ekor
Bagian ekor adalah bagian penutup formulir yang biasanya berisi
tempat dan waktu pengisian formulir, nama lengkap pengisi, dan juga
tanda-tangan pengisi formulir
TUJUAN FORMULIR
Menurut Sedarmayanti dalam buku berjudul Dasar-dasar
Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran (2001) tujuan dan
maanfaat formulir adalah:
• Menghemat waktu kerja
• Mempermudah pekerjaan
• Membentuk keseragaman kerja
• Alat pemberian instruksi
• Alat pengawasan dan evaluasi Alat perencanaan
TERIMA KASIH