PENULISAN SURAT

NIAGA DALAM
BISNIS
3.7 MENERAPKAN PROSEDUR PENULISAN SURAT NIAGA DALAM BIDANG BISNIS

4.7 MEMBUAT SURAT NIAGA DALAM BIDANG BISNIS

PENGERTIAN SURAT

• SURAT MERUPAKAN SALAH SATU MEDIA KOMUNIKASI YANG DIGUNAKAN DALAM KEGIATAN
EKONOMI.

• SURAT ADALAH KERTAS YANG BERTULISKAN UNTUK DIKIRIM PADA ORANG LAIN, BERBAGAI
TULISAN DI CARIK KERTAS UNTUK SUATU TUJUAN (KETERANGAN).

• SECARA UMUM, SURAT DAPAT DIARTIKAN SEBAGAI SUATU SARANA UNTUK MENYAMPAIKAN
INFORMASI ATAU PERNYATAAN TERTULIS YANG DIBUAT OLEH SESEORANG ATAU PEJABAT
KEPADA PIHAK LAIN, BAIK ATAS NAMA SENDIRI MAUPUN JABATAN DALAM ORGANISASI,
ANTARA LAIN DAPAT BERUPA : PEMBERITAHUAN, PERNYATAAN, PERTANYAAN, PERMINTAAN,
LAPORAN, KEPUTUSAN, ATAU BUAH PIKIRAN LAINNYA.

• SURAT ADALAH SARANA KOMUNIKASI UNTUK MENYAMPAIKAN INFORMASI TERTULIS OLEH

SUATU PIHAK KEPADA PIHAK LAIN.
PENGERTIAN SURAT NIAGA

• SURAT NIAGA ADALAH SURAT-SURAT YANG BANYAK DIPAKAI UNTUK KEGIATAN

NIAGA, BAIK UNTUK KEPERLUAN YANG MENYANGKUT JUAL BELI BARANG
ATAU JASA MAUPUN UNTUK MEMPERLANCAR PROSES PERNIAGAAN ITU
SENDIRI
• SURAT NIAGA ADALAH SUATU SURAT YANG DIBUAT ATAU DITULIS UNTUK
KEPENTINGAN BISNIS ATAU KEGIATAN PERDAGANGAN.
• SURAT NIAGA ADALAH SEBUAH SURAT YANG DIBUAT OLEH ORANG-ORANG
ATAUPUN OLEH SUATU BADAN USAHA DENGAN BERTUJUAN UNTUK MENCARI
KEUNTUNGAN.
FUNGSI SURAT NIAGA

• BUKTI NYATA HITAM DI ATAS PUTIH YANG MEMPUNYAI KEKUATAN HUKUM

• BUKTI SEJARAH (HISTORIS)
• SEBAGAI ALAT PENGINGAT
• SEBAGAI SARANA KOMUNIKASI YANG EFEKTIF, PRAKTIS, DAN EFISIEN
• DUTA ATAUPUN WAKIL PENULIS UNTUK BERHADAPAN DENGAN LAWAN BICARANYA
• MENJADI SUMBER DATA YANG DAPAT DIGUNAKAN SEBAGAI INFORMASI ATAU PETUNJUK
UNTUK DITINDAKLANJUTI
• ALAT PROMOSI DARI PENGIRIM SURAT KEPADA SI PENERIMA SURAT
• PEDOMAN KERJA
• MEDIA PROMOSI BAGI PENGIRIM SURAT
TUJUAN PENULISAN SURAT

• MENYAMPAIKAN WARTA ATAU INFORMASI KEPADA PIHAK LAIN.

• MENDAPATKAN BALASAN ATAU TANGGAPAN DARI PENERIMA SURAT
TENTANG INFORMASI YANG DISAMPAIKAN TERSEBUT
• MEMPERLANCAR ARUS INFORMASI, SEHINGGA INFORMASI YANG
DITERIMA JELAS DAN TIDAK SALAH TANGKAP
JENIS-JENIS SURAT NIAGA

• SURAT PERMINTAAN
• SURAT PENAWARAN
• SURAT PESANAN BARANG
• SURAT PENGIRIMAN BARANG
• SURAT PERMINTAAN UNTUK PENANGGUHAN PEMBAYARAN
• SURAT KEBERATAN
• SURAT PENGADUAN
• SURAT TAGIHAN
• SURAT EDARAN
• SURAT TELEGRAM DAN PENEGASAN
BAGIAN-BAGIAN SURAT NIAGA

1. Kepala Surat atau Kop Surat

Bagian paling atas dalam sebuah surat adalah kepala surat atau yang biasa dikenal sebagai kop surat. Kop surat ini
biasanya memuat informasi tentang nama, logo, identitas, dan alamat kantor lembaga pengirim surat. Fungsi kop
surat juga sangat penting sebagai media promosi dari lembaga maupun organisasi pengirimnya.  Bagian surat niaga
dalam kop surat ini biasanya adalah nama lembaga, logo atau lambang lembaga, alamat lembaga, nomor telepon
lembaga, kode pos dan fax lembaga bila ada, alamat email dan website lembaga bila ada. 
BAGIAN-BAGIAN SURAT NIAGA

• 2. Tempat dan Tanggal Surat

Bagian surat niaga berikutnya adalah tempat dan tanggal surat. Pencantuman tempat dan tanggal surat
ini memiliki tujuan untuk memberikan informasi tentang kapan dan dari mana surat tersebut dikirimkan.
Tempat surat ini biasanya tidak dicantumkan kembali bila sudah ditulis di alamat instansi pada bagian
kop surat meskipun ada pula yang menuliskan kembali. Sementara tanggal ditulis waktu surat dikirim.
Cara penulisan tempat dan tanggal surat di Indonesia diawali dari kabupaten/kota yang diikuti dengan
tanggal, bulan, dan tahun. Contoh penulisan tempat tanggal surat tersebut adalah: Jakarta, 17 Februari
2021 Bandung, 10 Juni 2022
BAGIAN-BAGIAN SURAT NIAGA

• 3. Nomor Surat
Dalam surat resmi tentu akan dilengkapi dengan nomor surat. Penomoran surat ini dilakukan oleh surat
resmi yang dikirimkan oleh lembaga, instansi, perusahaan, maupun organisasi terdaftar. Pemakaian
nomor surat umumnya terdiri atas nomor urut surat, kode surat, tanggal, bulan, dan tahun penulisan
surat.  Fungsi nomor surat adalah untuk memudahkan pengaturan dan penyimpanan surat serta untuk
mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan oleh sebuah lembaga. Penempatan nomor surat disesuaikan
dengan bentuk dan sistem penulisan. Bagian surat niaga ini biasanya berada di sebelah kiri atas. 
BAGIAN-BAGIAN SURAT NIAGA

• 4. Lampiran
Dalam beberapa surat juga ada lampiran yang disertakan. Bagian lampiran adalah penjelas yang
memberikan informasi bahwa ada berkas maupun dokumen lain yang disertakan dalam surat tersebut.
Bila misalnya tidak terdapat berkas maupun dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran ini
ditiadakan.  Penulisan lampiran ini bisa dikatakan jumlah lembar, eksemplar, maupun cukup jumlah
berkasnya dengan bentuk huruf. Bila lebih dari sepuluh maka ditulis dalam bentuk angka. Sementara
bila tidak ada lampiran bisa ditulis dengan tanda penghubung maupun tanda minus. 
BAGIAN-BAGIAN SURAT NIAGA

• 5. Hal atau Perihal

Bagian-bagian surat resmi berikutnya adalah bagian hal atau perihal. Fungsi bagian hal dalam
surat ini adalah untuk memberikan petunjuk pada pembaca mengenai kepentingan dan isi
pokok dalam surat tersebut. Secara singkat, hal atau perihal mirip dengan judul pada surat
berjudul.  Tata cara penulisan hal atau perihal yaitu tidak ditulis dengan memakai huruf kapital
secara keseluruhan, tapi pada huruf pertama kata utamanya saja. Pada akhir bagian hal atau
perihal juga tidak ditambahkan tanda titik. 
BAGIAN-BAGIAN SURAT NIAGA

• 6. Alamat Tujuan
Alamat tujuan juga menjadi salah satu bagian surat niaga, yaitu alamat yang dituju dalam
pengiriman surat. Ada dua alamat tujuan yang ditulis yaitu alamat luar yang ditulis di sampul
surat dan juga alamat yang ditulis pada bagian dalam kertas.  Pada bagian sampul perlu ditulis
secara lengkap, sementara pada bagian dalam alamat tujuan bisa dituliskan sebagian saja.
Umumnya juga ditujukan kepada orang maupun instansi yang dituju dan memakai kata-kata
seperti ‘Bapak/Ibu’ maupun ‘Yth.’
BAGIAN-BAGIAN SURAT NIAGA

• 7. Salam Pembuka
Bagian surat niaga berikutnya adalah bagian salam pembuka. Fungsi salam pembuka adalah
untuk membuka pembicaraan dalam surat sesuai dengan adab dan sopan santun. Salam
pembuka ini biasanya berisi tentang sapaan-sapaan. Penulisan salam pembuka ini dimulai
dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma. 
BAGIAN-BAGIAN SURAT NIAGA

• 8. Isi Surat
Bagian ini adalah bagian inti surat. Isi surat membuat apa saja yang harus disampaikan oleh pengirim
kepada orang maupun lembaga yang akan dituju. Layaknya bentuk karangan, isi surat terdiri dari tiga
bagian. Pembuka adalah bagian pertama yang berisi pengantar untuk pembaca dalam mengetahui isi dan
berita yang hendak disampaikan.  Kemudian ada bagian inti surat yang menjelaskan maksud dan tujuan
utama dari pengirim. Maksud pengiriman surat disinggung secara jelas, singkat dan padat pada bagian
ini supaya bisa tersampaikan kepada pembaca. Lalu, ada bagian penutup sebagai penegasan dan
kesimpulan dari isi surat secara keseluruhan. 
BAGIAN-BAGIAN SURAT NIAGA

• 9. Salam Penutup
Pada bagian salam penutup terletak di paling akhir surat niaga. Salam penutup ini dipakai
sebagai ucapan salam akhir untuk menambah kesantunan dalam mengirimkan pesan,
walaupun tidak harus ada. Penulisannya dimulai dengan huruf kapital dan diakhiri dengan
tanda koma. 
BAGIAN-BAGIAN SURAT NIAGA

• 10. Nama Pengirim dan Tanda Tangan

Pada bagian bawah surat, harus ada nama orang yang mengirimkan beserta tanda tangan.
Nama yang tercantum adalah nama lengkap dari pengirim maupun orang yang bertanggung
jawab pada pengiriman surat tersebut.
BAGIAN-BAGIAN SURAT NIAGA

• 11. Tembusan
Pada bagian ini adalah bagian yang memperlihatkan pihak maupun orang lain yang juga
berhak untuk mendapatkan surat tersebut. Walaupun demikian, tak semua surat mempunyai
bagian ini.