BAB III

SURAT RESMI

Surat Resmi dan Pembagiannya

a. Pengertian
Suatu bentuk komunikasi tulis antar seseorang dan orang lain , antara
seseorang dan instasi/lembaga/organisasi, atau antar instasi/lembaga/organisasi
dan instasi/lembaga/organisasi lain. Surat masi beredar saat ini karena, yakni ada
beberapa hal yang tidak dapat di lakukan oleh media komunikasi lain sehingga
surat dapat mendukung segala aktivitas manusia seperti surat dagang, surat
perjanjian dan lain sebagainya.
b. Fungsi surat
Adapun fungsi surat sebagai berikut :

1. Sebagai pengganti diri atau sebagai “duta” organisasi.

2. Surat sebagai bukti tertulis yang dapat digunakan sebagai pegangan

3. Surat sebagai pedoman kerja

4. Surat sebagai sumber data, alat pengingat, atau berpikir

5. Surat sebagai bukti sejarah.

c. Persyaratan surat
Dalam pembuatan surat resmi ada beberapa hal yang harus dipenuhi
yakni.
1. Harus memiliki maksud yang jelas.
2. Menggunakan bahasa yang lugas.
3. Harus disusun dengan singkat
4. Harus memuat informasi yang lengkap
5. Harus memuat informasi yang tepat
6. Menggunakan komunikasi yang sopan dan simpatik
7. Mempunyaii format yang wajar dan menarik

16
d. Jenis-jenis surat
Berikut ini penulis akan memaparkan jenis-jenis surat yaitu :
1. Berdasarkan tujuannya yaitu : surat pemberitahuan, surat pengantar, surat
perintah, surat pesanan, surat permohonan, surat panggilan, surat laporan,
surat susulan, surat keputusan, dan surat kuasa
2. Berdasarkan sifat isinya yaitu : surat dinas, surat pribadi, dan surat dagang
3. Berdasarkan bentuknya yaitu : surat biasa, memo dan nota, telegram, dan
wesel
4. Berdasarkan prosedurnya yaitu : surat masuk dan surat keluar
5. Berdasarkan Jangkauannya yaitu : surat intern dan ekstern
6. Berdasarkan jumlah penerimanya yaitu : surat biasa, surat edaran, dan
pengumuman
7. Berdasarkan keamanannya yaitu : surat sangat rahasia, surat rahasia, dan
surat biasa.
8. Berdasarkan kegunaannya yaitu : konsep, tembusan, petikan, turunan,
lampiran
9. Berdasarkan cara pengirimannya yaitu : surat dibawa sendiri, surat dikirim
dengan kurir, surat dikirim dengan pos.
e. Langkah-langkah penyususnan surat
Adapun langkah-langkah yang harus di penuhi surat yang baik dan benar:
1. Persiapan dan perencanaan yang baik
2. Penetapan dan penguasaan masalah
3. Penyusunan pokok masalah dan penguraiannya secara sistematis, runtut, dan
taat asas
4. Penetapan bahan dan data penyusuna
5. Penetapan pihak yang hendak dituju
6. Pemahaman dan penentuan posisi penulis
7. Penggunaan kelengkapan fasilitas yang memadai

17
f. Bagian surat
1. Kop surat
Dalam penulisan kop surat ada peraturannya yaitu : nama intasi tidak
disingkat, Kata “jalan” tidak disingkat, kata “Telepon” tidak disingkat, kata
“Kotak pos” tidak disingkat, tidak di tulis “p.o box” atau “post office box”,
kata “alamat kawat” tidak ditulis “cable address”, kata “telepon” dan “kotak
pos” diikuti oleh nomor tanpa diantarai tanda titik dua ( : )
2. Penulisan tanggal
Dalam hal ini ada beberapa hal yan harus dipenuhi : nama bulan
ditulis dengan huruf, nama bulan tidak disingkat, tanggal di tulis dengan
angka, tahun di tulis dengan angka, tidak boleh diikuti tanda baca apapun.
3. Penulisan nomor, halaman, dan lampiran.
Penulisan nomor, lampiran, dan hal harus taat asas. Jika surat tidak
disertai, kata “lampiran” tidak perlu di tulis. Penulisan nomor surat segaris
atau sejajar dengan dengan tanggal surat
4. Penulisan alamat surat
Dalam penulisan alamat surat nama penerima surat harus ditulis
secara lengkap dengan huruf kapital hanya pada setiap awal kata, kata
“kepada” tidak perlu tertulis, kata “yang Terhormat” disingkat “Yth.”, kata
sapaan “bapak dan ibui” tidak disingkat, kata “Saudara” cukup fitulis “sdr”.
Kemudian, kika nama penerima surat ditulis lengkap dengan gelar atau
pangkat, kata sapaan tidak digunakan, jika penerima surat yang dituju adalah
nama jabatan, kata sapaan tidak digunakan, kata “jalan” tidak disingkat,
nama yang dituju adalah nama orang dan jabatannya atau nama jabatannya
saja (bukan instasi).
5. Penulisan salam pembuka
Pada akhir ungkapan salam pembuka dibubuhkan tanda koma dan
huruf kapital hanya dipakai pada huruf pertama pada awal ungkapan salam.
6. Penulisan isi surat

Dalam pembuatan isi surat harus Terdiri dari rujukan, tujuan, dan
harapan, ujukan atau pengantar isi surat ditulis dalam pargraf pembuka,
tujuan

18
 yang bertolak dari masalah yang disampaikan ditulis dalam paragraf isi, dan
arapan termasuk penegasan penulis di tulis dalam pargraf penutup.

7. Penulisan salam penutup.

Pada akhir ungkapan salam penutup dibubuhkan tanda koma dan

huruf kapital hanya dipakai pada huruf pertama pada kata awal ungkapan
salam.

8. Penulisan nama pengirim ( tanda tangan dan nama)

Dalam penulisan ini nama ditulis di bawah salam penutup, disertai

dengan tanda tangan di atas nama, nama pengirim tidak diberi tanda kurung,
huruf kapital hanya pada awal kata nama pengirim, nama jabtan atau NIP
boleh dicantumkan di bawah nama pengirim.

9. Penulisan tembusan surat.

Pada awal kata “tembusan” ditulis dengan huruf capital, diikuti oleh
tanda titik dua (:) dan tanpa di garis bawahi, j ika penerima tembusan lebih
dari satu, diberti nomor urut sesuai dengan jenjang jabatan, dan embusan
ditujukan kepada orang atau jabatan, bukan nama kantor atau instasi,
kemudian tidak perlu di tulis “kepada yth” Atau “yth” dan tidak perlu ditulis
ungkapan untuk perhatian (u.p.) untuk menjadi perhatian, sebagai, arsip, dan
lain-lain yang mengikat.

2.2 Surat Lamaran Kerja

Surat lamaran kerja adalah surat yang digunakan oleh seseorang untuk
melamar kerja pada suatu organisasi/lembaga yang membutuhkan karyawan atau
pimpinan pada suatu bidang tertentu. Pada umumnya ketika melamar kerja,
seseorang harus menulis surat lamaran kerja yang dilengkapi dengan sebuah resume
(daftar riwayat hidup). Dalam surat lamaran kerja, dijelaskan berbagai kemampuan
yang dimiliki oleh pelamar kerja yang cocok atau sesuai dengan posisi/jabatan yang
ditawarkan, atau sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pelamar kerja hanya
mengemukakan poin-poin penting yang relevan dengan persyaratan pekerjaan yang

19
ditawarkan. Pendekatan yang dapat digunakan dalam membuat surat lamaran kerja
adalah pendekatan Attention, Interet, Desire and Action (AIDA).
Penulisan surat lamaran kerja yang baik perlu memperhatikan kaidah-kaidah
baku dalam penulisan surat lamaran kerja. Artinya, seorang pelamar kerja harus
memahami dan mempersiapkan dengan sebaik-baiknya apa saja yang perlu
dituliskan dalam surat lamaran kerja serta bagaimana pengorganisasian
penulisannya. Hal ini memiliki arti penting baik bagi pelamar kerja maupun bagian
evaluasi lembaga atau organisasi penerima kerja.
Secara umum, pengorganisasian penulisan surat lamaran kerja memiliki tiga
bagian utama, yaitu paragraph pembuka, pertengahan, dan penutup. Masing-masing
dapat dijelaskan lebih rinci berikut ini.
a. Paragraf pembuka
Surat lamaran kerja sebagaimana bentuk surat-surat bisnis yang lain,
harus dibuat sebaik mungkin dan menarik perhatian (attention) bagi
pembacanya. Surat lamaran kerja harus menyatakan secara jelas bahwa pelamar
kerja sedang melamar suatu pekerjaan, sehingga ia perlu juga mengidentifikasi
jenis pekerjaan yang diminati.
Suatu lamaran kerja yang baik, yang menarik perhatian pembacanya,
perlu mencantumkan hal-hal berikut ini.
1. Rangkuman
Pada bagian awal surat lamaran kerja, pelamar kerja perlu
mengemukakan kualifikasi yang dimiliki, yang paling relevan dengan jabatan
yang diinginkan dan jelaskan bahwa kualifikasi tersebut akan menguntungkan
atau memberikan manfaat bagi perusahaan atau lembaga yang dilamar.
2. Nama
Pelamar kerja dapat menyebutkan nama seseorang yang sudah dikenal
oleh pembaca (yang menawarkan kerja) atau seseorang yang menyarankan
pelamar kerja untuk melamar pekerjaan di perusahaan atau lembaga tersebut.
meskipun demikian, pemenuhan terhadap kualifikasi yang dibutuhkan tetap
menjadi penilaian yang pertama dan utama. Pada umumnya, pola ini
digunakan ketika lowongan/kesempatan kerja tersebut hanya digunakan
untuk

20
 kepentingan internal organisasi tersebut, misalnya jumlah karyawan baru
yang dibutuhkan hanya satu orang, maka pola rekrutmennya cenderung
tertutup bukan terbuka.
3. Pertanyaan
Gunakan kalimat tanya pada awal paragraf untuk menarik perhatian
pembaca yang menunjukkan bahwa pelamar kerja mengetahui problem,
kebutuhan, dan tujuan suatu organisasi serta mempunyai keinginan untuk
membantu memecahkan masalah tersebut. jadi, hal itu akan memberikan
manfaat bagi pembaca.
4. Cuplikan Berita
Pelamar kerja dapat mengambil cuplikan berita di surat kabar atau
majalah yang menyebutkan bahwa suatu perusahaan sedang merencanakan
membuka kantor cabang, memperkenalkan produk baru, atau memerlukan
tenaga operator, dan sebagainya.
b. Paragraf Pertengahan
Setelah menarik perhatian pembaca pada awal paragraf, pelamar kerja
perlu menyajikan kualifikasi yang dimilkinya untuk mengisi suatu pekerjaan
yang diinginkannya. Dalam suatu ruangan yang singkat (mungkin tidak boleh
lebih dari tiga paragraf) pelamar kerja tidak boleh mengulang apa yang sudah
dinyatakan dalam resume. Usahakan penjelasan dalam paragraf tersebut benar-
benar sangat diminati (interest) dan sangat diharapkan (desire) oleh pembaca.
Dalam paragraf pertengahan ini pelamar kerja perlu mendiskusikan
kualifikasi yang dimilikinya dari sudut pandang pembaca (employer) yang
mencakup :
1. Pendidikan
Kebanyakan para lulusan suatu perguruan tinggi mempertimbangkan
pendidikan sebagai kualifikasi yang paling penting. Jika demikian, mereka
harus menempatkan pendidikan pada bagian yang pertama, baik pada surat
lamaran kerja maupun resume. Pada bagian pendidikan ini, pelamar kerja
akan dapat :

21
 1) Menunjukkan bahwa ia mempunyai latar belakang dalam dunia bisnis
yang cukup luas dan bidang tertentu secara mendalam.
2) Menunjukkan bagaimana pendidikannya relevan dengan jenis pekerjaan
yang dilamar.
3) Menjelaskan bagaimana dan mengapa ia menambahkan bidang studi
pilihan penting di luar bidang studi inti.
2. Pengalaman Kerja
Berbagai jenis pekerjaan yang pernah dilakukan, terutama yang
berhubungan dengan pekerjaan yang dilamar, dapat digunakan untuk
membantu memperkuat klasifikasi yang dimilikinya. Dalam hal ini, pelamar
kerja perlu menyatakan secara jelas berbagai fungsi atau kegiatan yang
dapat dilakukan. Atas dasar itu, pelamar kerja akan dapat menunjukkan
kepada pembaca bahwa :
1) Pelamar kerja memperoleh suatu pengalaman yang dapat membantu
mempercepat penyelesaian tugas atau pekerjaan baru.
2) Pelamar kerja akan dapat melakukan adaptasi dan mencoba bekerja sama
dengan lingkungan.
3) Pelamar kerja dapat memikul tanggung jawab suatu pekerjaan dengan
lebih baik.
4) Pelamar kerja adalah orang yang mampu bekerja keras.
3. Sikap, Minat, Aktifitas, dan Kualitas
Selain latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja, pelamar kerja
dapat menambahkan berbagai informasi yang dapat mendukung pekerjaan yang
dilamar. Pelamar kerja dapat menjelaskan tentang kemampuannya dalam
melakukan kerja sama dengan orang lain, sikap pelamar kerja terhadap bidang
pekerjaan, perusahaan, suasana kerja, dan kualitas personal (kegiatan
ekstrakulikuler dan sejenisnya).

22
c. Paragraf penutup
Paragraf terakhir dari surat lamaran kerja pada umunya berisi harapan
tindakan (action) sebagaimana yang terdapat pada surat-surat penjualan.
Pelamar kerja dengan jelas mengatakan keinginannya untuk melakukan
wawancara sesuai dengan waktu yang telah disediakan oleh organisasi
perusahaan atau lembaga yang dilamar.
Untuk mempermudah pihak perusahaan menghubunginya, pelamar kerja
perlu memberikan alamat yang jelas dan lengkap, termasuk nomor telepon,
faksimil (kalau ada), alamat e-mail (bila ada), dan jam berapa pelamar kerja
dapat dihubungi, pagi, siang, atau malam hari. Untuk beberapa perusahaan,
barangkali pelamar kerja perlu melampirkan amplop plus prangko balasannya.
Namun, ada juga beberapa organisasi perusahaan yang tidak mensyaratkan untuk
melampirkan prangko balasan.
Sebagaimana dijelaskan sebelumnya bahwa dilihat dari cara
pengorganisasiannya, surat lamaran kerja memilki kesamaan dengan surat
penjualan (sales letters) yang sama-sama menggunakan cara-cara persuasif.

23