LAPORAN BACAAN TENTANG

KETERAMPILAN MENULIS SURAT RESMI

D
I
S
U
S
U
N

OLEH :

MUTIA FEBRINA (1910070120015)

LOKAL : Kebidanan 1 ( K1)

DOSEN PEMBIMBING
Dr. Olin Nita, M.Pd.

UNIVERSITAS BAITURRAHMAH PADANG

1
 2020
1. Surat Resmi dan Pembagiannya

a. Hakikat

Suatu bentuk komunikasi tulis antar seseorang dan orang lain , antara
seseorang dan instansi/lembaga/organisasi, atau antar
instansi/lembaga/organisasi dan instansi/lembaga/organisasi lain. Surat masih
beredar saat ini karena, yakni ada beberapa hal yang tidak dapat di lakukan oleh
media komunikasi lain sehingga surat dapat mendukung segala aktivitas manusia
seperti surat dagang, surat perjanjian dan lain sebagainya.

b. Fungsi surat

Adapun fungsi surat sebagai berikut :

1. Sebagai pengganti diri atau sebagai “duta” organisasi.

2. Surat sebagai bukti tertulis yang dapat digunakan sebagai pegangan

3. Surat sebagai pedoman kerja

4. Surat sebagai sumber data, alat pengingat, atau berpikir

5. Surat sebagai bukti sejarah.

c. Persyaratan surat

Dalam pembuatan surat resmi ada beberapa hal yang harus dipenuhi yakni.

1. Harus memiliki maksud yang jelas.

2. Menggunakan bahasa yang lugas.

3. Harus disusun dengan singkat

4. Harus memuat informasi yang lengkap

5. Harus memuat informasi yang tepat

2
 6. Menggunakan komunikasi yang sopan dan simpatik

7. Mempunyai format yang wajar dan menarik

d. Jenis-jenis surat

Berikut ini penulis akan memaparkan jenis-jenis surat yaitu :

1. Berdasarkan tujuannya yaitu : surat pemberitahuan, surat pengantar, surat

perintah, surat pesanan, surat permohonan, surat panggilan, surat laporan,
surat susulan, surat keputusan, dan surat kuasa
2. Berdasarkan sifat isinya yaitu : surat dinas, surat pribadi, dan surat dagang

3. Berdasarkan bentuknya yaitu : surat biasa, memo dan nota, telegram, dan
wesel
4. Berdasarkan prosedurnya yaitu : surat masuk dan surat keluar

5. Berdasarkan Jangkauannya yaitu : surat intern dan ekstern

6. Berdasarkan jumlah penerimanya yaitu : surat biasa, surat edaran, dan

pengumuman
7. Berdasarkan keamanannya yaitu : surat sangat rahasia, surat rahasia, dan
surat biasa.
8. Berdasarkan kegunaannya yaitu : konsep, tembusan, petikan, turunan,
lampiran
9. Berdasarkan cara pengirimannya yaitu : surat dibawa sendiri, surat dikirim
dengan kurir, surat dikirim dengan pos.

e. Langkah-langkah penyusunan surat

Adapun langkah-langkah yang harus di penuhi surat yang baik dan benar:

1. Persiapan dan perencanaan yang baik

2. Penetapan dan penguasaan masalah

3. Penyusunan pokok masalah dan penguraiannya secara sistematis, runtut, dan

taat asas

3
 4. Penetapan bahan dan data penyusunan

5. Penetapan pihak yang hendak dituju

6. Pemahaman dan penentuan posisi penulis

7. Penggunaan kelengkapan fasilitas yang memadai

f. Bentuk atau Format Surat

Bentuk atau format surat adalah susunan letak atau posisi bagian-bagian
surat pada sebuah surat. Adapun bentuk surat menurut pola umum surat-
menyurat di Indonesia dapat diperinci menjadi lima macam bentuk surat sebagai
berikut:
1. Bentuk lurus penuh (full block style),

2. Bentuk lurus (block style),

3. Bentuk setengah lurus (semi block style),

4. Bentuk tekuk (indented style),

5. Bentuk resmi Indonesia

g. Bagian surat

1. Kop surat

Dalam penulisan kop surat ada peraturannya yaitu : nama instansi

tidak disingkat, Kata “jalan” tidak disingkat, kata “Telepon” tidak disingkat,
kata “Kotak pos” tidak disingkat, tidak di tulis “p.o box” atau “post office
box”, kata “alamat kawat” tidak ditulis “cable address”, kata “telepon” dan
“kotak pos” diikuti oleh nomor tanpa diantarai tanda titik dua ( : )

4
2. Penulisan tanggal

Dalam hal ini ada beberapa hal yang harus dipenuhi : nama bulan
ditulis dengan huruf, nama bulan tidak disingkat, tanggal di tulis dengan
angka, tahun di tulis dengan angka, tidak boleh diikuti tanda baca apa pun.
3. Penulisan nomor, halaman, dan lampiran.

Penulisan nomor, lampiran, dan hal harus taat asas. Jika surat tidak
disertai, kata “lampiran” tidak perlu di tulis. Penulisan nomor surat segaris
atau sejajar dengan tanggal surat
4. Penulisan alamat surat

Dalam penulisan alamat surat nama penerima surat harus ditulis

secara lengkap dengan huruf kapital hanya pada setiap awal kata, kata
“kepada” tidak perlu tertulis, kata “yang Terhormat” disingkat “Yth.”, kata
sapaan “bapak dan ibu” tidak disingkat, kata “Saudara” cukup ditulis “sdr”.
Kemudian, jika nama penerima surat ditulis lengkap dengan gelar atau
pangkat, kata sapaan tidak digunakan, jika penerima surat yang dituju adalah
nama jabatan, kata sapaan tidak digunakan, kata “jalan” tidak disingkat,
nama yang dituju adalah nama orang dan jabatannya atau nama jabatannya
saja (bukan instansi).
5. Penulisan salam pembuka

Pada akhir ungkapan salam pembuka dibubuhkan tanda koma dan

huruf kapital hanya dipakai pada huruf pertama pada awal ungkapan salam.
6. Penulisan isi surat

Dalam pembuatan isi surat harus Terdiri dari rujukan, tujuan, dan
harapan, rujukan atau pengantar isi surat ditulis dalam paragraf pembuka,
tujuan yang bertolak dari masalah yang disampaikan ditulis dalam paragraf
isi, dan harapan termasuk penegasan penulis di tulis dalam paragraf penutup.

7. Penulisan salam penutup.

5
 Pada akhir ungkapan salam penutup dibubuhkan tanda koma dan
huruf kapital hanya dipakai pada huruf pertama pada kata awal ungkapan
salam.

8. Penulisan nama pengirim ( tanda tangan dan nama)

Dalam penulisan ini nama ditulis di bawah salam penutup, disertai

dengan tanda tangan di atas nama, nama pengirim tidak diberi tanda kurung,
huruf kapital hanya pada awal kata nama pengirim, nama jabtan atau NIP
boleh dicantumkan di bawah nama pengirim.

9. Penulisan tembusan surat.

Pada awal kata “tembusan” ditulis dengan huruf kapital, diikuti oleh
tanda titik dua (:) dan tanpa di garis bawahi, jika penerima tembusan lebih
dari satu, diberi nomor urut sesuai dengan jenjang jabatan, dan embusan
ditujukan kepada orang atau jabatan, bukan nama kantor atau instansi,
kemudian tidak perlu di tulis “kepada yth” Atau “yth” dan tidak perlu ditulis
ungkapan untuk perhatian (u.p.) untuk menjadi perhatian, sebagai, arsip, dan
lain-lain yang mengikat.

h. Bahasa Surat

Bahasa surat yang dimaksud disini adalah bahasa yang digunakan dalam
surat terutama bahasa yang digunakan dalam inti surat. Surat adalah komunikasi
tulis antara pengirim surat dengan penerima surat, penggunaan bahasa yang
sopan, santun, hormat perlu digunakan secara baik.