PEKERJAAN DAN PELAYANAN

MANAJEMEN PERKANTORAN
A. Komunikasi Kantor dan Korespondensi

1. Komunikasi
Komunikasi kantor merupakan proses penyampaian informasi,
instruksi atau perintah mengenai pekerjaan atau tugas tertentu, baik
dari atasan kepada bawahan (pimpinan kepada pegawai) atau
sebaliknya, maupun antar pegawai di lingkungan internal dan
eksternal perusahaan.
2. Korespondensi
Korespondensi (correspondence) berarti surat-menyurat atau
komunikasi dengan surat

Manajemen Perkantoran
 1. KOMUNIKASI
Komunikasi kantor yang efektif sangat penting bagi organisasi. Oleh
karena itu Priansa (2013) menyebutkan bahwa komunikasi harus
memiliki prinsip dasar REACH (Respect, Empathy, Audible, Clarity,
dan Humble)
1. Menghargai (Respect)
2. Empati (Empathy)
3. Memahami (Audible)
4. Jelas (Clarity)
5. Rendah Hati (Humble)

Manajemen Perkantoran
 KOMUNIKASI EFEKTIF

7 faktor yang menyebabkan komunikasi efektif (The Seven c’s communication), yaitu

• a. Kepercayaan (Credibiltiy)
• b. Perhubungan Pertalian
• c. Kepuasan (Content)
• d. Kejelasan (Clarity)
• e. Kesinambungan dan Konsistensi (Capability and Consistency)
• f. Kemampuan Pihak Penerima Berita (Capability of Audience)
• g. Saluran Pengiriman Berita (Channels of distribution)

Manajemen Perkantoran
 2. KORESPONDENSI
Orang yang berkomunikasi dengan surat

Arti dan Fungsi Surat

Bila ditinjau dari sifat isinya, surat adalah jenis karangan eksposisi (paparan).
Didalam paparan, penulisan mengutarakan maksudnya, menjelaskan sesuatu yang
dipikirkannya dan dirasakannya.
Bila ditinjau dari bentuk tuturannya, surat adalah percakapan yang tertulis. Jadi,
sejenis dengan bentuk percakapan (dialog) seperti yang biasa dipakai di dalam
kehidupan sehari-hari.
Bila ditinjau dari segi fungsinya, surat merupakan suatu alat atau sarana komunikasi
tertulis.

Manajemen Perkantoran
 SURAT
Surat dapat dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang paling
efisien, efektif, ekonomis dan praktis.
Apa yang dikomunikasikan kepada orang lain secara tertulis, misalnya
berupa pengumuman, pemberitahuan, keterangan, dan sebagainya
akan sampai pada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya.
Surat itu dapat juga mencerminkan corak keadaan mentalis, jiwa, dan
nilai penulis surat tersebut. Oleh karena itu, dalam menyusun surat
hendaklah selalu berhati-hati dan berfikir secara cermat agar tidak
menimbulkan kesan yang tidak menyenangkan. Dalam hal ini surat
berfungsi sebagai duta organisasi

Manajemen Perkantoran
SURAT RESMI BERFUNGSI SEBAGAI:

1) Alat komunikasi

2) Alat bukti tertulis

3) Alat historis

4) Duta organisasi, dan

5) Pedoman kerja. (Tarigan, 1986)

Manajemen Perkantoran
 Permasalahan Teknis Dalam Korespondensi:
1. Susunan redaksi surat tidak menentu
2. Penggunaan bentuk surat tidak menentu
3. Penulisan alamat kurang tepat
4. Kalimat yang digunakan bertele-tele
5. Kalimat yang digunakan tidak sesuai dengan tatabahasaan
6. Penulisan kata atau istilah tidak tepat
7. Penulisan tidak sesuai kaidah-kaidah Ejaan yang Disempurnakan (EYD), terutama
dalam hal pemakaian huruf capital, pemakaian tanda baca, dan pemenggalan kata atau
suku kata.

Manajemen Perkantoran
 Syarat-syarat Surat yang Baik
Pertama, surat harus disusun dengan teknik penyusunan surat benar yaitu:
• Penyusunan letak bagian-bagian surat yang tepat sesuai
• Pengetikan yang betul, jelas, bersih dan rapi.
• Pemakaian kertas yang sesuai dengan ukuran, jenis dan warna

Kedua, isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit.
• Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu.
• Pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya.

Ketiga, bahasa yang digunakan adalah bahasa yang benar (ejaan

dan kaidahnya), bahasa baku, dan bahasa yang efektif.
Untuk itu bahasa surat haruslah logis, wajar, hemat, cermat,
sopan dan menarik.

Manajemen Perkantoran
 Bagian-bagian Surat
1. Kepala Surat (Kop):
1. Nama organisasi atau lembaga
2. Alamat kantor
3. Nomor telepon
4. Nomor faksimili
5. Nomor kotak pos atau tromol pos
6. Alamat kawat/e-mail
7. Lambang (logo)

2. Nomor
Contoh penomoran surat: 12/BS/XI/2014,

Manajemen Perkantoran
3. Tanggal
Cara penulisan tanggal selalu diikuti oleh bulan dan tahun,
ditulis secara lengkap, contoh:
Tanjung Balai Karimun, 20 Agustus 2014.

4. Lampiran :
5. Hal atau Perihal :
6. Alamat Tujuan
Yth. Bapak Pimpinan
LKP ANAK CERDAS INDONESIA
Kampung Harapan Harjosari Tebing
Tanjung Balai Karmun

Manajemen Perkantoran
7. Salam Pembuka
Salam pembuka hanya dipakai dalam surat berperihal.
Gunanya agar surat tidak terasa kaku.

Contoh pemakaian salam pembuka dalam surat resmi,

Dengan hormat,
Bapak … yang terhormat,
Ibu… yang terhormat,
Saudara… yang saya hormati,
Saudara… yang kami hormati,
Assalamualaikum Wr. Wb.
Salam Sejahtera, …

8. Isi Surat Isi

surat terdiri dari alenia pembuka, alenia isi atau alenia
transisi dan alenia penutup

Manajemen Perkantoran
9. Salam Penutup
Seperti halnya salam pembuka, pemakaian salam penutup di
dalam surat sifatnya tidak wajib.
Dalam praktik, surat berperihal dan surat niaga selalu
memakai salam penutup, sedangkan dalam surat dinas
pemerintah jarang memakai salam penutup. Berikut ini
beberapa contoh salam penutup yang dapat dipakai dalam
surat resmi:
• Hormat kami,
• Salam kami,
• Salam hormat,
• Teriring salam,
• Disertai salam,
• Salam takzim,
Manajemen Perkantoran
• Wasalam,
10. Nama Organisasi yang mengeluarkan Surat

Nama organisasi tidak perlu dicantumkan jika menggunakan kop surat, kecuali jika menggunakan lebih dari
satu lembar kertas, lembar kedua, ketiga dan seterusnya tidak lagi memakai kertas berkepala surat
sehingga pada bagian akhir surat, nama organisasi perlu dicantumkan lagi. Pencantuman ini memang
bukan merupakan keharusan karena nama organisasi telah ada pada kepala surat.

Manajemen Perkantoran
11. Jabatan Penanda tangan
Cara penempatan jabatan penanda tangan surat antara surat niaga dan surat dinas pemerintah dan
berbeda karena dua alasan berikut:
a. Dalam surat niaga, di bawah nama penanda tangan jarang dicantumkan nomor pokok anggota
organisasi atau nomor registrasi karyawan. Yang dicantumkan adalah jabatan penanda tangan.
b. Dalam surat dinas pemerintah, di bawah nama penanda tangan dicantumkan Nomor Induk Pegawai
(NIP). Contoh penulisan jabatan penanda tangan organisasi, lembaga, atau perusahaan swasta:

Hormat kami,

Baari Isam, SE, M. Sc.

Direktur

Contoh penulisan jabatan penanda tangan dalam surat dinas pemerintah:

Kepala Biro Kepegawaian

Dr. Saputra
NIP. ………………………

Manajemen Perkantoran
12. Tanda Tangan dan Nama Penanggungjawab

13. Tembusan
Sebuah surat akan mempunyai tembusan bila kopi surat dikirimkan kepada pihak ketiga yang ada
sangkut-paut atau keterkaitannya dengan surat yang dikeluarkan.
Notasi tembusan dapat ditulis “tindasan” atau “carbon copy” / “(c.c)” ditempatkan di sebelah kiri
bawah kertas surat pada margin kiri, lurus ke atas dengan nomor surat untuk bentuk lurus, atau lurus
ke atas dengan posisi nomor, lampiran dan perihal untuk bentuk resmi

Manajemen Perkantoran
 Jenis-jenis Surat
Dalam kehidupan sehari-hari, kita mengenal bermacam-macam jenis surat. Surat-surat itu dapat dikelompokkan
berdasarkan hal-hal berikut

A. Berdasarkan Wujud Surat / Cara Pengiriman

Berdasarkan wujud surat, pada umumnya, surat dapat dikelompokkan menjadi:

Manajemen Perkantoran
A. Berdasarkan Pembuat Surat

1. Surat Pribadi
Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi masalah pribadi
penulis, baik yang ditujukan kepada teman, keluarga, sahabat, kenalan.

2. Surat Resmi
Surat resmi dibuat oleh suatu instansi, organisasi, atau lembaga perusahaan
tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu lainnya.

Manajemen Perkantoran
Pengarsipan surat menyurat

Manajemen Perkantoran