N.821100.059.

02
MEMBUAT SURAT DAN DOKUMEN

Visca Fitria Sari, S.Pd

Sebelum mulai,
Mari kita berdoa
Selamat pagi !!
Siapa yang tidak hadir ??
Safety Induction & Rules
 CONTENTS

1 2 3 4
DEFINISI Jenis – jenis Bagian – Bagian Bentuk – bentuk
SURAT Surat Surat Surat
PART 01
Definisi
Surat
Pengertian Surat

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari

satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk
menyampaikan informasi
 Fungsi Surat

Alat Bukti Alat Bukti Duta Pedoman

Tertulis Pengingat Historis Organisasi

Surat dapat Surat dapat

dijadikan bukti dipakai untuk Surat dapat Surat dapat
tertulis jika terjadi Surat dapat dijadikan pedoman
perselisihan antar mengetahui hal dijadikan bahan mencerminkan dalam
perusahaan atau – hal yang telah penelitian untuk kondisi intern melaksanakan
orang yang lama disepakati mengetahui dari suatu pekerjaan
mengadakan surat atau disetujui aktivitas di perusahaan
- menyurat bersama masa yang lalu
 PART 02
Jenis – jenis
Surat
Jenis Surat Berdasarkan Sifat
Isinya

Surat Pribadi
Surat yang dikirimkan atas nama pribadi baik yang bersifat kekeluargaan maupun bersifat
setengah resmi .

Surat Resmi
surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, bisa dari perseorangan, instansi, atau
organisasi tertentu.

Surat Niaga
surat yang digunakan badan usaha atau lembaga untuk menyelenggarakan kegiatan usaha
niaga seperti industri atau jasa

Surat Dinas
surat yang diterbitkan oleh kantor pemerintah untuk kepentingan pekerjaan formal seperti
instansi dinas dan tugas kantor
Jenis – jenis Surat
B e r d a s a r k a n Wu j u d n y a

Social Organic Defined Customer

Is the color of gold, We use well-known Is the color of gold, Add or delete slides. You
butter and ripe lemons. development butter and ripe lemons. have to be signed in to
In the spectrum of methodologies to create In the spectrum of your Google account. in
visible light, yellow is a customized approach visible light, yellow is PowerPoint. Remember
found for each of the projects. found to
 PART 03
Bagian –
Bagian Surat
Bagian – Bagian Surat
Salam pembuka)
Kepala surat (kop surat)

Tanggal surat Isi Surat

Nomor surat) Salam penutup)

Tanda Tangan dan Nama

Lampiran surat
Jabatan

Perihal/hal surat Tembusan

Alamat dalam Inisial

KEPALA SURAT

Penulisan surat resmi sebaiknya dilengkapi dengan kepala surat (kop

surat)
Kepala surat merupakan wajah atau penampilan yang pertama kali
dilhat, sekaligus merupakan ciri khas perusahaan
Kepala surat berisi nama perusahaan, alamat lengkap, nomor tilpon,
nomor faksimili, alamat e-mail, kotak pos, logo, bidang usaha atau
kegiatan
 Contoh Kepala Surat

BADAN PEMERIKSA KEUANGAN

REPUBLIK INDONESIA
PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI
Jalan Bina Warga 2, Kalibata Raya, Jakarta
Telepon (021) 79190864, 791960885, 79182720
Faksimile (021) 79190868
 TANGGAL SURAT

Tanggal surat menyatakan kapan surat dibuat

Penanggalan surat terdiri dari tanggal, bulan, dan tahun harus ditulis lengkap,
tidak boleh disingkat, dan nama bulan tidak boleh digantikan dengan angka
Untuk surat yang memakai kepala surat, dan tanggal ditempat-kan di sebelah
kanan atas tidak wajib diawali nama kota.
Untuk surat yang memakai kepala surat, tetapi tanggal ditem-patkan di bagian
bawah kertas surat, perlu diawali nama kota.
Contoh (yang tepat):
25 Juni 2009
31 April 2009
24 Desember 2008
 NOMOR SURAT

Nomor terdiri dari nomor urut, kode internal, dan tahun pembuatan surat.
Guna nomor surat:
Membantu pengaturan surat, terutama dalam penyimpanan dan penemuan
kembali
Mempermudah mengenali jenis dan kualifikasi surat tanpa perlu membaca
isinya.
Mempermudah penunjukan surat menyurat

Conton Penulisan Nomor Surat

045/BNS/01/08/2017
127/PMI/X/2018
 LAMPIRAN SURAT

• Informasi tentang lampiran sangat diperlukan untuk surat-surat yang disertai

berkas lain selain lembar surat ybs.
• Fungsi notasi lampiran adalah sebagai petunjuk mengenai dokumen yang
menyertai suatu surat

Contoh penulisan yang tidak tepat:

Lampiran: 5 (lima) lembar
Lampiran: Satu (1) berkas
Lampiran: -
Contoh penulisan yang tepat:
Lampiran: Lima lembar
Lampiran: Satu berkas
PERIHAL SURAT

Fungsi:
1) Memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok
masalah yang ditulis di dalam surat.
2) Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu
panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat.

Contoh penulisan yang tidak tepat:

Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas
tanggal 5 Juli 2008
Contoh penulisan yang tepat:
Hal: Undangan
ALAMAT YANG DITUJU

Berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima

surat.
 Unsur alamat hendaknya ditulis lengkap tidak disingkat.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa
Jln. Daksinapati Barat IV
Rawamangun
JAKARTA
Contoh penulisan yang tepat:
Yth. Kepala Pusat Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun
Jakarta 13220
 SALAM PEMBUKA

Sebagai tanda hormat penulis surat kepada penerima surat

Penanda surat yang sopan dan beradab dapat diibaratkan sebagai “ketukan pintu”
atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain.
Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan
margin kiri.

Misalnya:
Dengan hormat,
Assalamualaikum wr.wb.
 SALAM PEMBUKA

Sebagai tanda hormat penulis surat kepada penerima surat

Penanda surat yang sopan dan beradab dapat diibaratkan sebagai “ketukan pintu”
atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain.
Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan
margin kiri.

Misalnya:
Dengan hormat,
Assalamualaikum wr.wb.
 ISI SURAT

Paragraf Pembuka

Paragraf Isi

Paragraf Penutup
 SALAM PENUTUP

Dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di antara paragraf penutup dan

tanda tangan pengirim surat.
Salam ini dapat diibaratkan sebagai “ucapan permisi” atau “pamitan” setelah
seseorang bertemu atau berkomunikasi dengan baik.
Fungsinya antara lain: menunjukkan rasa hormatdan keakraban pengirim dan
penerima surat.
Misalnya:
Hormat kami,
Wassalamu’alaikum wr.wb
 TANDA TANGAN

Merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat
dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

Untuk surat-surat dinas di Indonesia, tanda tangan penulis surat lazimnya juga
dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian.

Tanda tangan
Tanda tangan
Prof. Dr.M. Barokah, M.Si.
Drs. Burhanuddin NIP 132061473
Kepala Rektor
 Nama, Jabatan, dan NIP

Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan, tepatnya sejajar
di bawah salam penutup.
Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang
ditulis kapital, bukan kapital seluruhnya.
Nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun digarisbawahi.
Nomor induk pegawai (NIP) dapat pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat.
Misalnya:
(tanda tangan)
Drs. Hasibuan, M.Si.
NIP 010345687
atau:
(Tanda tangan)
Dr. Awaluddin, M.Hum.
Kepala
 TEMBUSAN

Berfungsi untuk memberitahukan kpd penerima bhw surat yg sama juga

dikirimkan kpd pihak lain yg dipandang perlu mengetahui isi surat tsb.
 Jika tdak ada yg diberi tembusan, kata “tembusan” tdk perlu dicantumkan.
 Jika yg diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dgn
nomor urut.
 Jika yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.
Misalnya:
Tembusan:
1.Direktur Jederal Pembangunan Daerah
2.Kepala Biro Organisasi
3.Kepala Biro Keuangan
 INISIAL

• Inisial adalah tanda tangan atau kode pengenal yg berupa singkatan nama pengonsep
surat dan pengetik surat.
• Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat
sehingga—jika terjadi kekeliruan dalam surat itu—pimpinan dng mudah dapat
mengecekdan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki.
• Penempatan inisial di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan ada
tembusannya).

Misalnya:
AM/ra
 PART 04
Bentuk -
bentuk Surat
Penggolongan Surat

• Berdasarkan bentuknya, surat dibedakan atas:

• bentuk lurus penuh (full block style);
• bentuk lurus (block style);
• bentuk setengah lurus (semi block style);
• bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style);
• bentuk lekuk (indented style);
• bentuk dinas Indonesia lama (official style);
• bentuk dinas Indonesia Baru (new official style).
Bentuk Surat
Lurus Penuh
(Full Block Style)
Bentuk Surat
Lurus
(Block Style)
Bentuk Surat Setengah
Lurus
(Semi Block Style)
Bentuk Surat Lekuk
(Indented Style)
Bentuk Surat
Menggantung
(Hanging paragraph
Style)
Bentuk Surat Resmi
Indonesia Lama
Bentuk Surat Resmi
Indonesia Baru
Lipatan surat
1. Tunggal 2. Paralel Ganda

3. Standar 4. Setengah Standar

5. Lipatan akordion 6. Lipatan setengah akordion

7. Lipatan Gaya Perancis 8. Lipatan Baronial

 Persuratan Elektronik

PENGELOLAAN DAN PENGIRIMAN SURAT MELALUI EMAIL

1. Masuk ke dalam situs mis : yahoo sehingga akan terdapat pilihan, yaitu : Mail, dan gmail
2. Pilihlah Mail, dengan cara meng-klik pilihan Mail
3. Isikan Yahoo ! ID dan Password, yang sudah ada saat Anda membuat e-mail dengan menggunakan yahoo
4. Pilihlah menu sesuai kebutuhan sepert :
• Inbox, berisikan surat elektronik dari orang lain yang masuk ke dalam alamat e-mail Anda
• Draf, informasi tentang e-mail yang telah Anda buat tapi masih dalam bentuk rencana (draf) dedan belum
dikirim ke e-mail orang lain
• Sent, e-mail Anda telah dikirim ke e-mail orang lain
• Spam, informasi mengenai e-mail yang masuk ke e-mail anda dalam bentuk spam (informasi yang tdak
dikenal) bisa berisi virus, trojan atau worm yang sengaja dikirim orang secara acak
• Trash, Tempat membuang dokumen yang tdak digunakan .
PENGELOLAAN DAN PENGIRIMAN SURAT MELALUI EMAIL

Saat akan menggetkkan sebuah e-mail, pilih Email Message lalu segera menggetkkan e-mail dalam text editor
yang disediakan. Juga terdapat beberapa hal, sepert :
• To, digunakan untuk mengetkkan alamat e-mail yang dituju
• CC (Copy Carbon), CC akan bisa dilihat oleh semua penerima email
• BCC (Blank Copy carbon), maka penerima email tidak akan tahu bahwa Anda mengirimkan email salinan
ke orang lain
• Subject, digunakan untuk membuat judul yang berisi maksud isi e-mail secara global agar si penerima e-
mail memahami dan mengert e-mail yang diterimany a.
• Netiquette adalah etika dalam melakukan komunikasi melalui email
PENGELOLAAN DAN PENGIRIMAN SURAT MELALUI EMAIL

Menu yang menjadi fasilitas di menu New Message, yaitu :

• Send, digunakan untuk mengirim e-mail yang telah selesai diketk
• Atach, digunakan untuk menyertakan data/informasi dalam bentuk fle word, excel, power point, program,
image (gambar) ataupun zip fle dengan kapasitas memori yang telah ditentukan
• Save Draf, digunakan untuk menyimpan hasil pengetkan e-mail sementara sebelum dikirimkan, maksudnya
jika ada pengeditan yang akan dilakukan kemudian
• Spelling, digunakan untuk memberikan tanda baca tertentu pada e-mail yang diketk dengan maksud
memudahkan pengertan bagi si penerima e-mail
• Cancel, digunakan untuk membatalkan segala proses yang kita lakukan
 2020
THANK YOU !
Letter Presentation Slides