RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP)

SATUAN PENDIDIKAN : SMK NEGERI 16 JAKARTA

KOMPETENSI KEAHLIAN
: OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN
MATA PELAJARAN : KEARSIPAN
SEMESTER : 2
KELAS : X
KOMPETENSI DASAR : 3.8 Menerapkan Prosedur Penggunaan Arsip
4.8 Mensimulasikan Penggunaan Arsip
MATERI POKOK : Prosedur Penggunaan Arsip
1. Pengertian penggunaan arsip
2. Kegiatan-kegiatan penggunaan arsip
3. Prosedur penggunaan arsip
ALOKASI WAKTU : 2 X 4 JP (@ 45 menit)
PERTEMUAN KE : 22 – 23

A. Kompetensi Inti (KI)

KI.3 Memahami, menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasi tentang pengetahuan faktual,

konseptual, operasional dasar, dan metakognitif sesuai dengan bidang dan lingkup kerja
Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran pada tingkat teknis, spesifik, detil, dan
kompleks, berkenaan dengan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora
dalam konteks pengembangan potensi diri sebagai bagian dari keluarga, sekolah, dunia
kerja, warga masyarakat nasional, regional, dan internasional.

KI.4 Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi, dan prosedur
kerja yang lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuai dengan bidang
kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran. Menampilkan kinerja di bawah
bimbingan dengan mutu dan kuantitas yang terukur sesuai dengan standar
kompetensi kerja.

Menunjukkan keterampilan menalar, mengolah, dan menyaji secara efektif,

kreatif, produktif, kritis, mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam
ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah,
serta mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

Menunjukkan keterampilan mempersepsi, kesiapan, meniru, membiasakan,

gerak mahir, menjadikan gerak alami dalam ranah konkret terkait dengan
pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 229 | 244

 tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

B. Kompetensi Dasar (KD)

3.8 Menerapkan Prosedur Penggunaan Arsip
4.8 Mensimulasikan Penggunaan Arsip

C. Indikator Pencapaian Kompetensi (IPK)

3.8.1 Menjelaskan pengertian penggunaan arsip
3.8.2 Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan penggunaan arsip
3.8.3 Mengemukakan prosedur penggunaan arsip
4.8.1. Melakukan pengelompokkan format-format penggunaan arsip sesuai kaidah kearsipan
4.8.2. Mengisi format-format penggunaan arsip sesuai dengan fungsi dan kaidah yang berlaku

D.Tujuan Pembelajaran

Melalui diskusi dan menggali informasi, peserta didik dapat :

1. Menjelaskan pengertian penggunaan arsip dengan cermat dan benar

2. Mengidentifikasi kegiatan-kegiatan penggunaan arsip dengan benar
3. Mengemukakan prosedur penggunaan arsip dengan cermat dan benar

Disediakan peralatan LCD, laptop dan ATK , peserta didik dapat mempresentasikan dengan
percaya diri;
4. Melakukan pengelompokkan format-format penggunaan arsip sesuai kaidah kearsipan
dengan tepat dan benar
5. Mengisi format-format penggunaan arsip sesuai dengan fungsi dan kaidah yang berlaku
dengan tepat dan benar

E. Materi Pembelajaran
1. Prosedur Penggunaan Arsip
- Pengertian penggunaan arsip
- Kegiatan-kegiatan penggunaan arsip
- Prosedur penggunaan arsip

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 230 | 244

 (Terlampir)

F. Pendekatan, Model, dan Metode

Pendekatan berfikir : Scientific Learning

Model Pembelajaran : Discovery Learning
Metode Pembelajaran : Presentasi, diskusi, tanya jawab dan praktek.

G. Kegiatan Pembelajaran
1. Pertemuan Ke - 22

Langkah-Langkah Pembelajaran
Waktu
1. Pendahuluan
1. Melakukan pembukaan dengan salam pembuka dan berdoa untuk memulai
pembelajaran
10
2. Melakukan pengkondisian peserta didik
3. Menyampaikan tujuan pembelajaran yang akan dicapai.
Menit
4. Menyampaikan teknik penilaian yang akan digunakan
5. Menyampaikan metode pembelajaran yang akan digunakan
6. Melakukan Pre test.
2. Kegiatan Inti
A. Pemberian rangsangan Mengamati 155
(Stimulation); Menit
 Peserta didik mengamati berbagai macam
gambar yang berkaitan dengan pengertian
penggunaan arsip dan kegiatan-kegiatan
penggunaan arsip.
 Peserta didik membaca buku mengenai
materi ajar pengertian penggunaan arsip dan
kegiatan-kegiatan penggunaan arsip.
 Guru mengajak peserta didik untuk
melakukan tukar pendapat yang berkaitan
dengan gambar yang ditampilkan
 Guru mengajak peserta didik menyimpulkan
topik yang akan dipelajari.
B. Pernyataan/identifikasi Menanya
masalah (problem
 Peserta didik bertanya tentang hal-hal yang
statement) menarik dan relevan dengan materi dan
tayangan yang disajikan oleh guru (gambar)

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 231 | 244

  Peserta didik melakukan identifikasi antara
lain:
 Pengertian penggunaan arsip
 Kegiatan-kegiatan penggunaan arsip.

C. Pengumpulan data (Data Mengumpulkan informasi

Collection)
D. Pembuktian (verification)
 Peserta didik mengidentifikasi terkait: alat
dan ATK yang dibutuhkan dalam membuat
presentasi, bahan materi yang akan disajikan
 Peserta didik mengumpulkan data-data
tentang materi pengertian penggunaan arsip
dan kegiatan-kegiatan penggunaan arsip.
 Peserta didik menentukan kelompok diskusi
 Guru memberikan tugas peserta didik
memilih kelompok diskusi
 Guru meminta peserta didik melakukan
browsing di internet mencari dari berbagai
sumber untuk pengertian penggunaan arsip
dan kegiatan-kegiatan penggunaan arsip.
Menalar
 Guru mempersilahkan siswa secara
berkelompok untuk membuat kesimpulan
mengenai materi yang dikaji.
 Siswa secara berkelompok membuat
kesimpulan terhadap materi yang dikaji.
 Siswa (perwakilan kelompok)
mempresentasikan hasil kesimpulannya di
depan kelas secara bergiliran mengenai
materi yang dikaji.
 Siswa dari kelompok lain menanggapi
presentasi dari kelompok lain
 Siswa antar kelompok berdiskusi untuk
menghasilkan kesimpulan yang paling tepat.

E. Menarik kesimpulan Mengkomunikasikan

(generalization)
 Setelah selesai, setiap kelompok secara
bergiliran mempresentasikan hasil diskusi
kelompoknya. Ditunjuk satu orang
perwakilan kelompok untuk menyampaikan
hasil pembahasan.
 Setiap peserta didik /kelompok lain
mengungkapkan pendapat, ide dan
tanggapan secara bebas

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 232 | 244

  Peserta didik membuat kesimpulan materi
pembelajaran dengan dibantu guru
 Guru memberikan tugas mandiri membuat
kesimpulan mengenai pengertian
penggunaan arsip dan kegiatan-kegiatan
penggunaan arsip.
3. Penutup (15 menit)
1. Secara bersama-sama siswa diminta untuk menyimpulkan pengertian penggunaan arsip
dan kegiatan-kegiatan penggunaan arsip.
2. Guru memberikan konfirmasi dan penguatan terhadap kesimpulan dari hasil
pembelajaran.
3. Guru memberikan evaluasi (post test) dan menyuruh siswa secara individu untuk
mengerjakannya.
4. Peserta didik diberi tugas praktek membuat kesimpulan hasil pembelajaran secara
individu.
5. Guru mengakhiri kegiatan belajar dengan memberikan pesan kepada peserta didik untuk
mempelajari materi berikutnya.
6. Guru menyuruh salah satu siswa untuk memimpin doa penutup.

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 233 | 244

 2. Pertemuan Ke - 23
Langkah-Langkah Pembelajaran
Waktu
1. Pendahuluan
1. Melakukan pembukaan dengan salam pembuka dan berdoa untuk memulai
pembelajaran
10
2. Melakukan pengkondisian peserta didik
3. Menyampaikan tujuan pembelajaran yang akan dicapai.
Menit
4. Menyampaikan teknik penilaian yang akan digunakan
5. Menyampaikan metode pembelajaran yang akan digunakan
6. Melakukan Pre test.
2. Kegiatan Inti
A. Pemberian rangsangan Mengamati
(Stimulation);
 Peserta didik mengamati berbagai macam
gambar yang berkaitan dengan prosedur
penggunaan arsip.
 Peserta didik membaca buku mengenai
materi ajar prosedur penggunaan arsip.
 Guru mengajak peserta didik untuk
melakukan tukar pendapat yang berkaitan
dengan gambar yang ditampilkan
155
 Guru mengajak peserta didik menyimpulkan
topik yang akan dipelajari. Menit

B. Pernyataan/identifikasi Menanya
masalah (problem
 Peserta didik bertanya tentang hal-hal yang
statement) menarik dan relevan dengan materi dan
tayangan yang disajikan oleh guru (gambar)
 Peserta didik melakukan identifikasi antara
lain:
 Prosedur penggunaan arsip.

C. Pengumpulan data (Data Mengumpulkan informasi

Collection)
 Peserta didik mengidentifikasi terkait: alat
dan ATK yang dibutuhkan dalam membuat
“RPP_KEARSIPAN_XAP” 234 | 244

D. Pembuktian (verification)
E. Menarik kesimpulan
(generalization)
3. Penutup (15 menit)
1. Secara bersama-sama siswa diminta untuk menyimpulkan tentang materi prosedur
penggunaan arsip.
2. Guru memberikan konfirmasi dan penguatan terhadap kesimpulan dari hasil pembelajaran.
“RPP_KEARSIPAN_XAP”
presentasi, bahan materi yang akan disajikan
 Peserta didik mengumpulkan data-data
tentang materi prosedur penggunaan arsip.
 Peserta didik menentukan kelompok diskusi
 Guru memberikan tugas peserta didik
memilih kelompok diskusi
 Guru meminta peserta didik melakukan
browsing di internet mencari dari berbagai
sumber untuk materi prosedur penggunaan
arsip.
Menalar
 Guru mempersilahkan siswa secara
berkelompok untuk membuat kesimpulan
mengenai materi yang dikaji.
 Siswa secara berkelompok membuat
kesimpulan terhadap materi yang dikaji.
 Siswa (perwakilan kelompok)
mempresentasikan hasil kesimpulannya di
depan kelas secara bergiliran mengenai
materi yang dikaji.
 Siswa dari kelompok lain menanggapi
presentasi dari kelompok lain
 Siswa antar kelompok berdiskusi untuk
menghasilkan kesimpulan yang paling tepat.
Mengkomunikasikan
 Setelah selesai, setiap kelompok secara
bergiliran mempresentasikan hasil diskusi
kelompoknya. Ditunjuk satu orang
perwakilan kelompok untuk menyampaikan
hasil pembahasan.
 Setiap peserta didik /kelompok lain
mengungkapkan pendapat, ide dan
tanggapan secara bebas
 Peserta didik membuat kesimpulan materi
pembelajaran dengan dibantu guru
 Guru memberikan tugas mandiri membuat
kesimpulan mengenai prosedur penggunaan
arsip.
235 | 244
 3. Guru memberikan evaluasi (post test) dan menyuruh siswa secara individu untuk
mengerjakannya.
4. Peserta didik diberi tugas praktek membuat kesimpulan hasil pembelajaran secara individu.
5. Guru mengakhiri kegiatan belajar dengan memberikan pesan kepada peserta didik untuk
mempelajari materi berikutnya.
6. Guru menyuruh salah satu siswa untuk memimpin doa penutup.

H. Media, Alat, Bahan dan Sumber Belajar

Alat dan media pembelajaran : LCD, Laptop, whiteboard, bahan tayang (PPT)
Sumber belajar :
1. Syamsul Anwar, 1999. Kearsipan (Jilid 1). Bandung: Titian Ilmu
2. Modul Kearsipan, Sri Endang, DKK. Erlangga
3. Mengelola Sistem Kearsipan, Dewi Anggrawati, Armico
4. Serta sumber lainnya yang relevan

I. Penilaian Hasil Belajar

a. Teknik : Non Test dan Test
b. Bentuk :
 Penilaian pengetahuan : Tes tertulis uraian

 Penilaian keterampilan : Presentasi

PENILAIAN PENGETAHUAN
ESSAY URAIAN
KISI-KISI SOAL

KD 3.8  Menjelaskan  Prosedur  Peserta Uraia 1 1. Jelaskan

prosedur Kearsipan didik pengertian
Menerapkan n
kearsipan dapat prosedur
prosedur menjelask kearsipan!
an
penggunaan
prosedur
arsip kearsipan
 Menjelaskan  Langkah-  Peserta Uraia 2 2. Jelaskan
langkah- langkah didik langkah-
“RPP_KEARSIPAN_XAP” 236 | 244
 langkah prosedur dapat n langkah
prosedur kearsipan menjelask prosedur
kearsipan. an kearsipan!
langkah-
langkah
prosedur
kearsipan
 Sebutkan  Prosedur  Peserta Uraia 3 3. Sebutkan
prosedur penyimpa didik prosedur
n
penyimpanan nan dan dapat penyimpanan
dan penemuan penemuan menyebut dan
kembali arsip kembali kan penemuan
arsip prosedur kembali
penyimpa arsip!
nan dan
penemuan
kembali
arsip

KUNCI JAWABAN

1. Prosedur kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik.
Penanganan arsip mulai dari awal sampai akhir secara berkesinambungan dilakukan
dengan harapan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penyimpanan, sehingga akan
memudahkan penemuan kembali.
2. Langkah-langkah kearsipan yang perlu diketahui adalah sebagai berikut:
a. Memeriksa Tanda Pelepas
Surat-surat yang akan disimpan pada map (file) harus menunjukkan adanya pelepas surat
yang berupa disposisi.
b. Menetapkan Judul Surat
Dalam menetapkan judul surat yang akan disimpan baik itu surat masuk atau surat keluar
perlu diberikan judul surat dengan menggunakan kata tangkap (caption)
c. Pemberian Kode
Pemberian kode pada surat yang akan disimpan memudahkan penyimpanan pada map atau
laci arsip dan juga memudahkan pada saat penemuan kembali arsip.
d. Menyiapkan Kartu Tunjuk Silang
Biasanya ditemukan nama-nama orang yang sama atau judul surat lebih dari satu. Untuk
memudahkan penyimpanan dan menghindari kesalahpahaman dalam penyimpanan arsip
maka dibuatkan kartu tunjuk silang.
e. Menyiapkan Map Follow Up Ship
Apabila ada surat-surat penting yang memerlukan tindak lanjut penanganannya, maka perlu
dipersiapkan tempat penyimpanan (map) yang diberi judul follow up ship (berkas
peringatan) yang bisa juga disebut tikler file.
f. Menyiapkan Lembar Beredar (Outing Slip)

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 237 | 244

 Lembar beredar dibuat apabila ada suatu surat yang harus diketahui dan diolah oleh
beberapa unit kerja dalam satu instansi. Lembar beredar bentuknya menyerupai lembar
disposisi surat atau menyerupai kartu kendali.
3. Prosedur Penyimpanan Arsip
1. Pengumpulan warkat
Warkat-warkat yang berasal dari berbagai unit organisasi di kumpulkan pada satu
bagian yang bertugas untuk mengurus arsip.
2. Memeriksa tanda-tanda pelepas
Suatu warkat baru boleh di simpan setelah mendapat tanda pelepas dari pimpinan.
Tanda pelepas itu berupa kata-kata seperti ; simpan, arsian, file, deeponer/disingkat
dep = simpan/paraf dan sejenisnya yang biasa di gunakan oleh pimpian sebagai bukti
tanda pelepas.
3. Penetapan indeks
Warkat yang telah mendapat tanda pelepas harus di indeks berdasarkan peraturan
yang berlaku.
4. Pemberian kode warkat
Kode warkat di perlukan sebagai dasar penempatan di dalam laci, di belakang guide
dan di dalam folder mana suatu warkat akan di simpan.
5. Penyortiran
Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan warkat berdasarkan kode yang telah
di tetapkan.
6. Penyimpaanan dan penataan warkat
Menaruh/menyimpan warkat ke dalam folder masing-masing berdasarkan kode yang
telah di tetapkan dan menyusunkannya sesuai ketentuan yang berlaku.
7. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan arsip menurut peraturan yang
berlaku.
Dalam menetapkan judul surat harus di sesuaikan dengan filling system yang di
pakai, misalnya :
Jika memakai filing system abjad maka caption/kata tangkap/judul surat dapat di
ambil dari :
 Jika surat masuk maka kata tangkapnya adalah nama pengirim.
 Jika surat keluar maka kata tangkapnya adalah nama yang dituju.
 Jika memakai filing system masalah dan nomor maka kata tangkap suratnya
adalah inti/isi/perihal surat tersebut.
 Jika memakai filing syste wilayah maka kata tangkapnya adalah asal/wilayah
surat tersebut.
 Jika memakai filing system tanggal aka yang dijadikan capption surat adalah
tanggal, bulan dan tahun yang tercantum dalam surat.
Prosedur pencarian/penemuan kembali arsip
 Menentukan jenis surat yang di butuhkan
 Menetapkan kode berdasarkan nama/judul yang telah di indeks.

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 238 | 244

  Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman
(out slip) bila yang di pinjam satu lembar arsip. Jika yang di pinjam satu folder, maka
harus pula di buatkan out foldernya.
 Menyerahkan arsip kepada peminjamnya

Penskoran Jawaban dan Pengolahan Nilai

1. Nilai 4 : Jika sesuai kunci jawaban dan ada pengembangan jawaban
2. Nilai 3 : Jika Jawaban sesuai kunci jawaban
3. Nilai 2 : Jika jawaban kurang sesuai dengan kunci jawaban
4. Nilai 1 : Jika jawaban tidak sesuai dengan kunci jawaban
Contoh Pengolahan Nilai
IPK No. Soal Skor Penilaian 1 Nilai
3.8.1 1 100 Nilai Perolehan KD pengetahuan : rerata dari
3.8.2 2 100 nilai IPK
3.8.3 3 100

NILAI = Skor Perolehan X 100

100
300/3 = 100 skor perolehan

PENILAIAN KETERAMPILAN
 4.8. Mensimulasikan Penggunaan Arsip
Keterampilan  Portofolio  Penyelesaian tugas  Daftar cek atau skala Terlampir
(baik individu penilaian (rating
maupun kelompok) scale) yang dilengkapi
 Saat diskusi rubrik
Keterangan :

Poin Keterangan Aspek Yang Dinilai

t Materi Tampilan Kelengkapan Kemampuan presenter
1 Kurang Kurang Kurang Kurang
2 Cukup Cukup Cukup Cukup
3 Baik Baik Baik Baik
4 Sangat Baik Sangat Baik Sangat Baik Sangat Baik

Keterangan Aspek Yang Dinilai

Point Kelengkapan Isi Kerapihan /Kebersihan Tulisan
1 Kurang Kurang Kurang Kurang
2 Cukup Cukup Cukup Cukup
3 Baik Baik Baik Baik
4 Sangat Baik Sangat Baik Sangat Baik Sangat Baik

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 239 | 244

  Remidial
Diberikan kepada siswa yang belum mencapai nilai KKM atau belum tuntas pada
remidial akan diberikan pendalaman materi yang belum tuntas di luar jam
pelajaran.
 Pengayaan
Diberikan kepada siswa yang memiliki nilai terbaik (sudah tuntas) pada pengayaan
akan diberikan materi yang ditingkatkannya lebih tinggi/lebih sukar.

Mengetahui/Menyetujui, Jakarta, Juli 2018

Kepala SMK Negeri 16 Jakarta Guru Mata Pelajaran,

Suswati Sri Indriawati

NIP. 196510191991032007 NIP. 196712151992032005

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 240 | 244

 PROSEDUR PENGGUNAAN ARSIP

A. Prosedur Kearsipan

Prosedur kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik.
Penanganan arsip mulai dari awal sampai akhir secara berkesinambungan dilakukan dengan
harapan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penyimpanan, sehingga akan memudahkan
penemuan kembali.

Langkah-langkah kearsipan yang perlu diketahui adalah sebagai berikut:

a. Memeriksa Tanda Pelepas

Surat-surat yang akan disimpan pada map (file) harus menunjukkan adanya pelepas surat
yang berupa disposisi.

b. Menetapkan Judul Surat

Dalam menetapkan judul surat yang akan disimpan baik itu surat masuk atau surat keluar
perlu diberikan judul surat dengan menggunakan kata tangkap (caption)

c. Pemberian Kode

Pemberian kode pada surat yang akan disimpan memudahkan penyimpanan pada map atau
laci arsip dan juga memudahkan pada saat penemuan kembali arsip.

d. Menyiapkan Kartu Tunjuk Silang

Biasanya ditemukan nama-nama orang yang sama atau judul surat lebih dari satu. Untuk
memudahkan penyimpanan dan menghindari kesalahpahaman dalam penyimpanan arsip
maka dibuatkan kartu tunjuk silang.

e. Menyiapkan Map Follow Up Ship

Apabila ada surat-surat penting yang memerlukan tindak lanjut penanganannya, maka perlu
dipersiapkan tempat penyimpanan (map) yang diberi judul follow up ship (berkas peringatan)
yang bisa juga disebut tikler file.

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 241 | 244

f. Menyiapkan Lembar Beredar (Outing Slip)

Lembar beredar dibuat apabila ada suatu surat yang harus diketahui dan diolah oleh beberapa
unit kerja dalam satu instansi. Lembar beredar bentuknya menyerupai lembar disposisi surat
atau menyerupai kartu kendali.

B. Prosedur Penyimpanan Dan Penemuan Kembali Arsip

Prosedur Penyimpanan Arsip

 Pengumpulan warkat
Warkat-warkat yang berasal dari berbagai unit organisasi di kumpulkan pada satu
bagian yang bertugas untuk mengurus arsip.
 Memeriksa tanda-tanda pelepas
Suatu warkat baru boleh di simpan setelah mendapat tanda pelepas dari pimpinan.
Tanda pelepas itu berupa kata-kata seperti ; simpan, arsian, file, deeponer/disingkat
dep = simpan/paraf dan sejenisnya yang biasa di gunakan oleh pimpian sebagai bukti
tanda pelepas.
 Penetapan indeks
Warkat yang telah mendapat tanda pelepas harus di indeks berdasarkan peraturan
yang berlaku.
 Pemberian kode warkat
Kode warkat di perlukan sebagai dasar penempatan di dalam laci, di belakang guide
dan di dalam folder mana suatu warkat akan di simpan.
 Penyortiran
Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan warkat berdasarkan kode yang telah
di tetapkan.
 Penyimpaanan dan penataan warkat
Menaruh/menyimpan warkat ke dalam folder masing-masing berdasarkan kode yang
telah di tetapkan dan menyusunkannya sesuai ketentuan yang berlaku.
 Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan arsip menurut peraturan yang
berlaku.

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 242 | 244

 Dalam menetapkan judul surat harus di sesuaikan dengan filling system yang di
pakai, misalnya :
Jika memakai filing system abjad maka caption/kata tangkap/judul surat dapat di
ambil dari :
 Jika surat masuk maka kata tangkapnya adalah nama pengirim.
 Jika surat keluar maka kata tangkapnya adalah nama yang dituju.
 Jika memakai filing system masalah dan nomor maka kata tangkap suratnya
adalah inti/isi/perihal surat tersebut.
 Jika memakai filing syste wilayah maka kata tangkapnya adalah asal/wilayah
surat tersebut.
 Jika memakai filing system tanggal aka yang dijadikan capption surat adalah
tanggal, bulan dan tahun yang tercantum dalam surat.

Prosedur pencarian/penemuan kembali arsip

 Menentukan jenis surat yang di butuhkan

 Menetapkan kode berdasarkan nama/judul yang telah di indeks.
 Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman
(out slip) bila yang di pinjam satu lembar arsip. Jika yang di pinjam satu folder, maka
harus pula di buatkan out foldernya.
 Menyerahkan arsip kepada peminjamnya

C. Prosedur Pencatatan Dan Pendistribusian

1. Prosedur Buku Agenda
Buku agenda digunakan untuk sebagai alat bantu untuk mencari surat disimpan difile. Ada 3
jenis format buku agenda:
a. Buku agenda tunggal : yaitu buku agenda yang memuat daftar surat masuk sekaligus
surat keluar dalam suatu format.
b. Buku agenda berpasangan : yaitu buku agenda yang lembar kanan untuk surat masuk dan
sebelah kiri untuk surat keluar.
c. Buku agenda kembar : yaitu dengan menyediakan 2 buku, satu buku untuk surat masuk
dan satu buku untuk surat keluar.
Apabila kita menggunakan buku agenda sebagai alat pencatatan, maka kita memerlukan
Lembar Disposisi sebagai alat pengendalian dalam distribusi penyelesaian suatu dokumen.

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 243 | 244

2. Prosedur Kartu Kendali
Prosedur kartu kendali adalah prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat
dapat dikontrol sejak masuk sampai keluar
Prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan mempergunakan kartu kendali, surat
masuk-keluar digolongkan menjadi surat penting, biasa, dan rahasia.
a. Surat penting dicatat dan dikendalikan dengan kartu kendali
b. Surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa
c. Surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia
Penggunaan kartu kendali pada pencatatan dan pengendalian surat sesungguhnya adalah
sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi. Dokumen yang masuk diisi dengan 3
lembar kartu kendali yang sama, dilakukan dengan karbon copy (NCR). Adapun fungsi
ketiga lembar tersebut adalah:
a. Lembar 1 (putih) : disimpan bersama kartu-kartu kendali yang lain secara berurutan
sehingga berfungsi sebagai buku agenda.
b. Lembar 2 (biru) : disimpan dalam lemari arsip sehingga berfungsi sebagai pengganti
arsip.
c. Lembar 3 (merah): disimpan selama surat diproses oleh unit lain, setelah surat diproses,
maka lembar ketiga itu bersama suratnya kemudian disimpan pada lemari arsip.

3. Prosedur Tata Naskah

Tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi di dalam memelihara dan menyusun data-data
dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis
dalam sebuah berkas.

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 244 | 244