RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP)

SATUAN PENDIDIKAN : SMK NEGERI 16 JAKARTA

KOMPETENSI KEAHLIAN
: OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN
MATA PELAJARAN : KEARSIPAN
SEMESTER : 2
KELAS : X
KOMPETENSI DASAR : 3.9 Menerapkan Prosedur Pemeliharaan Arsip
4.9 Melakukan Pemeliharaan Arsip
MATERI POKOK : Pemeliharaan/Preservasi Arsip
1. Pengertian Preservasi Arsip
2. Tujuan dan Prinsip Preservasi Arsip
3. Faktor-faktor Perusak Arsip
4. Jenis Preservasi Arsip
ALOKASI WAKTU : 2 X 4 JP (@ 45 menit)
PERTEMUAN KE : 24 – 25

A. Kompetensi Inti (KI)

KI.3 Memahami, menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasi tentang pengetahuan faktual,

konseptual, operasional dasar, dan metakognitif sesuai dengan bidang dan lingkup kerja
Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran pada tingkat teknis, spesifik, detil, dan
kompleks, berkenaan dengan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora
dalam konteks pengembangan potensi diri sebagai bagian dari keluarga, sekolah, dunia
kerja, warga masyarakat nasional, regional, dan internasional.

KI.4 Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi, dan prosedur
kerja yang lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuai dengan bidang
kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran. Menampilkan kinerja di bawah
bimbingan dengan mutu dan kuantitas yang terukur sesuai dengan standar
kompetensi kerja.

Menunjukkan keterampilan menalar, mengolah, dan menyaji secara efektif,

kreatif, produktif, kritis, mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam
ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah,
serta mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

Menunjukkan keterampilan mempersepsi, kesiapan, meniru, membiasakan,

gerak mahir, menjadikan gerak alami dalam ranah konkret terkait dengan
pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan
“RPP_KEARSIPAN XAP” 245 | 265
 tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

B. Kompetensi Dasar (KD)

3.9 Menerapkan Prosedur Pemeliharaan Arsip

4.9 Melakukan Pemeliharaan Arsip

C. Indikator Pencapaian Kompetensi (IPK)

3.9.1 Menjelaskan pengertian pemeliharaan arsip
3.9.2 Mengemukakan tujuan dan prinsip pemeliharaan arsip
3.9.3 Menguraikan faktor-faktor perusak arsip
3.9.4 Mengidentifikasi jenis preservasi arsip
4.9.1. Melakukan pengelompokkan arsip berdasarkan jenis arsip dan jenis pemeliharaannya
4.9.2. Melakukan pemeliharaan arsip sesuai dengan jenis/tingkat kerusakan

D.Tujuan Pembelajaran

Melalui diskusi dan menggali informasi, peserta didik dapat :

1. Menjelaskan pengertian pemeliharaan arsip dengan cermat dan benar

2. Mengemukakan tujuan dan prinsip pemeliharaan arsip dengan benar
3. Menguraikan faktor-faktor perusak arsip dengan benar
4. Mengidentifikasi jenis preservasi arsip dengan cermat dan benar

Disediakan peralatan LCD, laptop dan ATK , peserta didik dapat mempresentasikan dengan
percaya diri;
5. Melakukan pengelompokkan arsip berdasarkan jenis arsip dan jenis pemeliharaannya
secara tepat dan benar
6. Melakukan pemeliharaan arsip sesuai dengan jenis/tingkat kerusakan dengan tepat

E. Materi Pembelajaran
Pemeliharaan/Preservasi Arsip
1. Pengertian Preservasi Arsip
2. Tujuan dan Prinsip Preservasi Arsip
3. Faktor-faktor Perusak Arsip
4. Jenis Preservasi Arsip
“RPP_KEARSIPAN XAP” 246 | 265
 (Terlampir)

F. Pendekatan, Model, dan Metode

Pendekatan berfikir : Scientific Learning

Model Pembelajaran : Discovery Learning
Metode Pembelajaran : Presentasi, diskusi, tanya jawab dan praktek.

G. Kegiatan Pembelajaran
1. Pertemuan Ke - 22

Langkah-Langkah Pembelajaran
Waktu
1. Pendahuluan
1. Melakukan pembukaan dengan salam pembuka dan berdoa untuk memulai
pembelajaran
10
2. Melakukan pengkondisian peserta didik
3. Menyampaikan tujuan pembelajaran yang akan dicapai.
Menit
4. Menyampaikan teknik penilaian yang akan digunakan
5. Menyampaikan metode pembelajaran yang akan digunakan
6. Melakukan Pre test.
2. Kegiatan Inti
A. Pemberian rangsangan Mengamati 155
(Stimulation); Menit
 Peserta didik mengamati berbagai macam
gambar yang berkaitan dengan pengertian
preservasi arsip dan tujuan serta prinsip
preservasi arsip.
 Peserta didik membaca buku mengenai
materi ajar pengertian preservasi arsip dan
tujuan serta prinsip preservasi arsip.
 Guru mengajak peserta didik untuk
melakukan tukar pendapat yang berkaitan
dengan gambar yang ditampilkan
 Guru mengajak peserta didik menyimpulkan
topik yang akan dipelajari.
B. Pernyataan/identifikasi Menanya
masalah (problem
 Peserta didik bertanya tentang hal-hal yang
statement) menarik dan relevan dengan materi dan
tayangan yang disajikan oleh guru (gambar)
 Peserta didik melakukan identifikasi antara
lain:

“RPP_KEARSIPAN XAP” 247 | 265

  Pengertian preservasi arsip
 Tujuan serta prinsip preservasi arsip.

C. Pengumpulan data (Data Mengumpulkan informasi

Collection)
D. Pembuktian (verification)
 Peserta didik mengidentifikasi terkait: alat
dan ATK yang dibutuhkan dalam membuat
presentasi, bahan materi yang akan disajikan
 Peserta didik mengumpulkan data-data
tentang materi pengertian preservasi arsip
dan tujuan serta prinsip preservasi arsip.
 Peserta didik menentukan kelompok diskusi
 Guru memberikan tugas peserta didik
memilih kelompok diskusi
 Guru meminta peserta didik melakukan
browsing di internet mencari dari berbagai
sumber untuk pengertian preservasi arsip
dan tujuan serta prinsip preservasi arsip.
Menalar
 Guru mempersilahkan siswa secara
berkelompok untuk membuat kesimpulan
mengenai materi yang dikaji.
 Siswa secara berkelompok membuat
kesimpulan terhadap materi yang dikaji.
 Siswa (perwakilan kelompok)
mempresentasikan hasil kesimpulannya di
depan kelas secara bergiliran mengenai
materi yang dikaji.
 Siswa dari kelompok lain menanggapi
presentasi dari kelompok lain
 Siswa antar kelompok berdiskusi untuk
menghasilkan kesimpulan yang paling tepat.

E. Menarik kesimpulan Mengkomunikasikan

(generalization)
 Setelah selesai, setiap kelompok secara
bergiliran mempresentasikan hasil diskusi
kelompoknya. Ditunjuk satu orang
perwakilan kelompok untuk menyampaikan
hasil pembahasan.
 Setiap peserta didik /kelompok lain
mengungkapkan pendapat, ide dan
tanggapan secara bebas
 Peserta didik membuat kesimpulan materi
pembelajaran dengan dibantu guru

“RPP_KEARSIPAN XAP” 248 | 265

  Guru memberikan tugas mandiri membuat
kesimpulan mengenai pengertian preservasi
arsip dan tujuan serta prinsip preservasi
arsip.
3. Penutup (15 menit)
1. Secara bersama-sama siswa diminta untuk menyimpulkan tentang pengertian preservasi
arsip dan tujuan serta prinsip preservasi arsip.
2. Guru memberikan konfirmasi dan penguatan terhadap kesimpulan dari hasil
pembelajaran.
3. Guru memberikan evaluasi (post test) dan menyuruh siswa secara individu untuk
mengerjakannya.
4. Peserta didik diberi tugas praktek membuat kesimpulan hasil pembelajaran secara
individu.
5. Guru mengakhiri kegiatan belajar dengan memberikan pesan kepada peserta didik untuk
mempelajari materi berikutnya.
6. Guru menyuruh salah satu siswa untuk memimpin doa penutup.

“RPP_KEARSIPAN XAP” 249 | 265

 2. Pertemuan Ke - 23
Langkah-Langkah Pembelajaran
Waktu
1. Pendahuluan
1. Melakukan pembukaan dengan salam pembuka dan berdoa untuk memulai
pembelajaran
2. Melakukan pengkondisian peserta didik
10
3. Menyampaikan tujuan pembelajaran yang akan dicapai.
Menit
4. Menyampaikan teknik penilaian yang akan digunakan
5. Menyampaikan metode pembelajaran yang akan digunakan
6. Melakukan Pre test.
2. Kegiatan Inti
A. Pemberian rangsangan Mengamati
(Stimulation);  Peserta didik mengamati berbagai macam
gambar yang berkaitan dengan faktor-faktor
perusak arsip dan jenis preservasi arsip.
 Peserta didik membaca buku mengenai
materi ajar faktor-faktor perusak arsip dan
jenis preservasi arsip..
 Guru mengajak peserta didik untuk
melakukan tukar pendapat yang berkaitan
dengan gambar yang ditampilkan 155
 Guru mengajak peserta didik menyimpulkan Menit
topik yang akan dipelajari.
B. Pernyataan/identifikasi Menanya
masalah (problem  Peserta didik bertanya tentang hal-hal yang
statement) menarik dan relevan dengan materi dan
tayangan yang disajikan oleh guru (gambar)
 Peserta didik melakukan identifikasi antara
lain:
 Faktor-faktor perusak arsip
 Jenis preservasi arsip.
C. Pengumpulan data (Data Mengumpulkan informasi
Collection)  Peserta didik mengidentifikasi terkait: alat
dan ATK yang dibutuhkan dalam membuat
presentasi, bahan materi yang akan disajikan
 Peserta didik mengumpulkan data-data
tentang materi perawatan arsip.

“RPP_KEARSIPAN XAP” 250 | 265

  Peserta didik menentukan kelompok diskusi
 Guru memberikan tugas peserta didik
memilih kelompok diskusi
 Guru meminta peserta didik melakukan
browsing di internet mencari dari berbagai
sumber untuk materi faktor-faktor perusak
arsip dan jenis preservasi arsip..
D. Pembuktian (verification) Menalar
 Guru mempersilahkan siswa secara
berkelompok untuk membuat kesimpulan
mengenai materi yang dikaji.
 Siswa secara berkelompok membuat
kesimpulan terhadap materi yang dikaji.
 Siswa (perwakilan kelompok)
mempresentasikan hasil kesimpulannya di
depan kelas secara bergiliran mengenai
materi yang dikaji.
 Siswa dari kelompok lain menanggapi
presentasi dari kelompok lain
 Siswa antar kelompok berdiskusi untuk
menghasilkan kesimpulan yang paling tepat.
E. Menarik kesimpulan Mengkomunikasikan
(generalization)  Setelah selesai, setiap kelompok secara
bergiliran mempresentasikan hasil diskusi
kelompoknya. Ditunjuk satu orang
perwakilan kelompok untuk menyampaikan
hasil pembahasan.
 Setiap peserta didik /kelompok lain
mengungkapkan pendapat, ide dan
tanggapan secara bebas
 Peserta didik membuat kesimpulan materi
pembelajaran dengan dibantu guru
 Guru memberikan tugas mandiri membuat
kesimpulan mengenai faktor-faktor perusak
arsip dan jenis preservasi arsip..
3. Penutup (15 menit)
1. Secara bersama-sama siswa diminta untuk menyimpulkan tentang materi faktor-faktor
perusak arsip dan jenis preservasi arsip.
2. Guru memberikan konfirmasi dan penguatan terhadap kesimpulan dari hasil pembelajaran.
3. Guru memberikan evaluasi (post test) dan menyuruh siswa secara individu untuk
mengerjakannya.
4. Peserta didik diberi tugas praktek membuat kesimpulan hasil pembelajaran secara individu.
5. Guru mengakhiri kegiatan belajar dengan memberikan pesan kepada peserta didik untuk
“RPP_KEARSIPAN XAP” 251 | 265
 mempelajari materi berikutnya.
6. Guru menyuruh salah satu siswa untuk memimpin doa penutup.

H. Media, Alat, Bahan dan Sumber Belajar

Alat dan media pembelajaran : LCD, Laptop, whiteboard, bahan tayang (PPT)
Sumber belajar :
1. Agus Sugiato dan Teguh Wahyono (2005) Manajemen Kearsipan Modern: dari
konvensional ke basis komputer. Yogyakarta: Gava Media.
2. Martoatmodjo, Karmidi (2010) Pelestarian Bahan Pustaka, Jakarta: Universitas
Terbuka.
3. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Kertas (2007): Jakarta, Pusdikalat ANRI.
4. Sutarto, Sekretaris Dan Tata Warkat, Cetakan III, Penerbit Gajah Mada Univercity
Press, Yogyakarta, 1999.
5. Abu Bakar, Hadi, Drs, Pola Kearsipan Modern, Djambatan, Cetakan 5, Jakarta,
2000.
6. Mulyono Sularso, Mushim Dan Marinim, Dasar-Dasar Kearsipan, Penerbit Erlangga
, Yogyakarta, 2000.
7. The Liang Gie, Administrasi Perkantoran, Edisi Revisi, CV Mandar Maju, Bandung,
2001
8. Serta sumber lain yang relevan

I. Penilaian Hasil Belajar

a. Teknik : Non Test dan Test
b. Bentuk :
 Penilaian pengetahuan : Tes tertulis uraian

 Penilaian keterampilan : Presentasi

PENILAIAN PENGETAHUAN
ESSAY URAIAN
KISI-KISI SOAL

KD 3.9  Menjelaskan  Pengertia  Peserta Uraia 1 1. Jelaskan

“RPP_KEARSIPAN XAP” 252 | 265
Menerapkan pengertian n didik n konsep dasar
pemeliharaan Pemelihar dapat pemeliharaan
Prosedur
arsip aan Arsip menjelask arsip!
Pemeliharaan an
pemelihar
arsip
aan arsip

 Menjelaskan  Tujuan  Peserta Uraia 2 2. Jelaskan

tujuan dan dan didik penyebab
n
prinsip prinsip dapat kerusakan
pemeliharaan pemelihar menjelask arsip!
arsip. aan arsip an tujuan
dan
prinsip
arsip
 Menyebutka  Faktor-  Peserta Uraia 3 3. Sebutkan
n faktor- faktor didik cara
n
faktor perusak perusak dapat memelihara
arsip arsip menyebut arsip secara
kan fisik!
faktor-
faktor
perusak
arsip
 Menyebutka  Jenis  Peserta Uraia 4. Sebutkan
n jenis preservasi didik jenis
n
preservasi arsip dapat preservasi
arsip menyebut arsip!
kan jenis
preservasi
arsip

KUNCI JAWABAN

1. Pemeliharaan arsip adalah usaha pencegahan arsip agar kondisi fisik dan informasinya
tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Untuk dapat memelihara arsip dengan
baik, perlu diketahui beberapa faktor penyebab kerusakan arsip dan cara pencegahannya.
Dengan kata lain usaha ini disebut dengan preventif.
2. Adapun tujuan pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah sebagai berikut:
1. Mencegah kerusakan arsip secara efektif dan efisien
2. Mempermudah koordinasi dalam pelaksanaan tugas
3. Memperkecil gangguan terhadap organisasi
4. Mencegah terjadinya bencana
5. Mencegah kerugian bagi karyawan dan masyarakat

“RPP_KEARSIPAN XAP” 253 | 265

 6. Melindungi hak milik organisasi/masyarakat
Prinsip-Prinsip Preservasi
Prinsip-prinsip preservasi terdiri dari:
1. Dilaksanakan dengan mempertahankan otensitas dan realibilitas arsip.
2. Dilaksanakan sejak dinyatakan sebagai arsip permanen.
3. Penyimpanan arsip memperhatikan jenis media rekamnya.
4. Penyimpanan arsip dilaksanakan pada ruang simpan yang steril dengan suhu dan
kelembaban udara yang stabil.
5. Perawatan arsip dilaksanakan dengan tingkat ketelitian yang tinggi

3. Faktor-faktor penyebab kerusakan arsip dapat dibedakan menjadi 2, yakni factor intrinsik
dan ekstrinsik

 Faktor Intrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu sendiri,
misalnya kualitas kertas (kertas yang baik adalah kertas yang bebas asam atau yang
ber Ph 7. Ukuran Ph ini dari satu sampai dengan 14. Kurang dari 7 berarti
mengandung asam dan lebih dari 7 berarti alkalin. Alat-alat yang sering digunakan
untuk mengukur Ph adalah Ph meter), pengaruh tinta, pengaruh lem perekat, dll.
Kertas dibuat dari campuran bahan yang mengandung unsur-unsur kimia. Karena
proses kimiawi, kertas akan mengalami perubahan dan rusak. Proses kerusakan ini
bisa terjadi dalam waktu yang singkat, bisa pula memakan waktu bertahun-tahun.
Demikian pula tinta dan bahan perekat dapat menyebabkan proses kimia yang
merusak kertas.

 Faktor Ekstrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari luar benda arsip, yakni
lingkungan fisik, organism perusak, dan kelalaian manusia.
1. Faktor lingkungan fisik yang berpengaruh besar pada kondisi arsip antara lain
temperature, kelembaban udara, sinar matahari, polusi udara dan debu.
2. Biologis, organism perusak yang kerap merusak arsip antara lain jamur, kutu
buku, ngengat, rayap, kecoak, dan tikus.
3. Kimiawi yakni kerusakan arsip yang lebih diakibatkan merosotnya kualitas
kandungan bahan kimia dalam bahan arsip.
4. Kelalaian manusia yang sering terjadi yang dapat menyebabkan arsip mudah
rusak adalah percikan bara rokok, tumpahan, atau percikan minuman,
dsb.nya.

4. Pemeliharaan Arsip

Pelestarian arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu preventif atau pencegahan
dan restorasi atau perbaikan

“RPP_KEARSIPAN XAP” 254 | 265

 Penskoran Jawaban dan Pengolahan Nilai
1. Nilai 4 : Jika sesuai kunci jawaban dan ada pengembangan jawaban
2. Nilai 3 : Jika Jawaban sesuai kunci jawaban
3. Nilai 2 : Jika jawaban kurang sesuai dengan kunci jawaban
4. Nilai 1 : Jika jawaban tidak sesuai dengan kunci jawaban
Contoh Pengolahan Nilai
IPK No. Soal Skor Penilaian 1 Nilai
3.9.1 1 100
3.9.2 2 100 Nilai Perolehan KD pengetahuan : rerata dari
3.9.3 3 100 nilai IPK
3.9.4 4 100

NILAI = Skor Perolehan X 100

100

400/3 = 100 skor perolehan

PENILAIAN KETERAMPILAN
 4.8. Melakukan Pemeliharaan Arsip
Keterampilan  Portofolio  Penyelesaian tugas  Daftar cek atau skala Terlampir
(baik individu penilaian (rating scale)
maupun kelompok) yang dilengkapi rubrik
 Saat diskusi
Keterangan :

Poin Keterangan Aspek Yang Dinilai

t Materi Tampilan Kelengkapan Kemampuan presenter
1 Kurang Kurang Kurang Kurang
2 Cukup Cukup Cukup Cukup
3 Baik Baik Baik Baik
4 Sangat Baik Sangat Baik Sangat Baik Sangat Baik

Keterangan Aspek Yang Dinilai

Point Kelengkapan Isi Kerapihan /Kebersihan Tulisan
1 Kurang Kurang Kurang Kurang
2 Cukup Cukup Cukup Cukup
3 Baik Baik Baik Baik
4 Sangat Baik Sangat Baik Sangat Baik Sangat Baik

 Remidial
Diberikan kepada siswa yang belum mencapai nilai KKM atau belum tuntas pada
remidial akan diberikan pendalaman materi yang belum tuntas di luar jam pelajaran.

“RPP_KEARSIPAN XAP” 255 | 265

  Pengayaan Diberikan kepada siswa yang memiliki nilai terbaik (sudah tuntas) pada
pengayaan akan diberikan materi yang ditingkatkannya lebih tinggi/lebih sukar.

Mengetahui/Menyetujui, Jakarta, Juli 2018

Kepala SMK Negeri 16 Jakarta Guru Mata Pelajaran,

Suswati Sri Indriawati

NIP. 196510191991032007 NIP. 196712151992032005

“RPP_KEARSIPAN XAP” 256 | 265

 PEMELIHARAAN ARSIP

A. Konsep Dasar/Pengertian
Pemeliharaan arsip adalah usaha pencegahan arsip agar kondisi fisik dan informasinya
tidak rusak selama masih mempunyai nilai guna. Untuk dapat memelihara arsip dengan baik,
perlu diketahui beberapa faktor penyebab kerusakan arsip dan cara pencegahannya. Dengan
kata lain usaha ini disebut dengan preventif.

Arsip harus dijaga keamanannya, baik dari segi kuantitas (tidak adanya yang tercecer/hilang),
kualitas (tidak mengalami kerusakan), maupun dari segi informalitas (kerahasiaannya).
Dalam pemeliharaan arsip terkandung 2 (dua) pengertian yaitu : (Abu Bakar, 1996 :16)

 Pemeliharaan, perawatan dan penjagaan (pengamanan) terhadap arsip.

 Pemeliharaan, perawatan dan penjagaan (pengamanan) terhadap lingkungan, ruangan
kerja, peralatan, temperatur, dan kelembapan.

Dalam pelaksanaannya banyak dijumpai arsip (terutama arsip in-aktif) ditumpuk digudang
bersama dengan peralatan yang tidak terpakai lagi. Pengamanan pun jarang diperhatikan
sehingga mengakibatkan banyaknya arsip-arsip dicuri dan diperjual belikan untuk dijadikan
kertas pembungkus. Akibatnya kelestarian informasi yang terkandung di dalamnya tidak akan
terjamin.
Berdasarkan kejadian tersebut, maka pemeliharaan, perawatan dan pengamanan arsip mutlak
dilakukan untuk menjamin kelestariannya informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut.

a. Penyebab kerusakan Arsip

Faktor-faktor penyebab kerusakan arsip dapat dibedakan menjadi 2, yakni factor intrinsik dan
ekstrinsik.

“RPP_KEARSIPAN XAP” 257 | 265

  Faktor Intrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu sendiri,
misalnya kualitas kertas (kertas yang baik adalah kertas yang bebas asam atau yang
ber Ph 7. Ukuran Ph ini dari satu sampai dengan 14. Kurang dari 7 berarti
mengandung asam dan lebih dari 7 berarti alkalin. Alat-alat yang sering digunakan
untuk mengukur Ph adalah Ph meter), pengaruh tinta, pengaruh lem perekat, dll.
Kertas dibuat dari campuran bahan yang mengandung unsur-unsur kimia. Karena
proses kimiawi, kertas akan mengalami perubahan dan rusak. Proses kerusakan ini
bisa terjadi dalam waktu yang singkat, bisa pula memakan waktu bertahun-tahun.
Demikian pula tinta dan bahan perekat dapat menyebabkan proses kimia yang
merusak kertas.

 Faktor Ekstrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari luar benda arsip, yakni
lingkungan fisik, organism perusak, dan kelalaian manusia.
1. Faktor lingkungan fisik yang berpengaruh besar pada kondisi arsip antara lain
temperature, kelembaban udara, sinar matahari, polusi udara dan debu.
2. Biologis, organism perusak yang kerap merusak arsip antara lain jamur, kutu
buku, ngengat, rayap, kecoak, dan tikus.
3. Kimiawi yakni kerusakan arsip yang lebih diakibatkan merosotnya kualitas
kandungan bahan kimia dalam bahan arsip.
4. Kelalaian manusia yang sering terjadi yang dapat menyebabkan arsip mudah
rusak adalah percikan bara rokok, tumpahan, atau percikan minuman,
dsb.nya.

b. Usaha Pencegahan Kerusakan

Ada beberapa upaya untuk mencegah kerusakan, antara lain menggunakan bahan
yang bermutu tinggi, Kertas, tinta, karbon, lem, dan bahan-bahan lain yang bermutu baik
sehingga lebih awet. Penjepit kertas (paper clip) yang terbuat dari plastic lebih baik dari
penjepit terbuat dari logam, karena plastic anti karat. Disamping itu, ruangan
penyimpanan arsip harus dibangun dan diatur sebaik mungkin sehinga mendukung
keawetan arsip.

 Lokasi ruangan/gedung arsip sebaiknya terletak di luar daerah industry dengan luas
yang cukup untuk menyimpan arsip yang sudah diperkirakan sebelumnya. Kalau
merupakan bagian dari satu ruangan gedung, hendaknya ruangan arsip terpisah dari
kegiatan kantor lainya dan tidak dilalui saluran air.
“RPP_KEARSIPAN XAP” 258 | 265
  Kontruksi bangunan sebaiknya tidak menggunakan kayu yang langsung menyentuh
tanah untuk menghindari serangan rayap. Pintu dan jendela diletakan di bagian yang
tidak memungkinkan sinar matahari langsung masuk ke dalam ruangan. Kalau jendela
sudah terlanjur terpasang, dapat diberi kaca berwarna kuning tua atau hijau tua untuk
menyaring sinar ultraviolet . Untuk mencegah masuknya debu dan berbagai macam
serangga, sebaiknya ventilasi udara dan jendela diberi kawat kasa halus.
 Ruangan sebaiknya dilengkapi penerangan, pengatur temperature ruangan, dan air
conditioner (AC) yang bermanfaat untuk mengendalikan kelembaban udara di dalam
ruangan. Kelembaban udara yang baik sekitar 50%-60% dan temperatur sekitar 60C-
75F atau 22-25C.
 Ruangan harus selalu bersih dari debu, kertas bekas, putung rokok, maupun sisa
makanan.
Pemeliharaan secara fisik dapat dilakukan dengan cara-cara (Mulyono dkk, 1985:48-50)
sebagai berikut :
 Pengaturan Ruangan
Ruangan penyimpanan arsip harus terjaga agar tetap kering (tidak terlalu lembab),
terang (sinar matahari tidka terkena langsung). Ruangan harus kuat dan mempunyai
ventilasi yang memadai, sehingga sirkulasi udara dapat terjaga dan dapat terhindar
dari serangan api, air maupun serangga pemakan kertas.

 Pemeliharaan Tempat Penyimpanan

Sebaiknya arsip disimpan ditempat-tempat yang terbuka, misalnya dengan
menggunakan rak-rak arsip. Apabila harus disimpan ditempat tertutup (seperti
lemari), maka lemari tersebut harus sering dibuka untuk menjaga tingkat kelembapan.
Penataan arsip dilemari harus renggang agar ada udara diantara arsip-arsip tersebut.
Tingkat kelembapan yang terlalu tinggi dapat menyebabkan timbulnya jamur dan
sejenisnya yang akan merusak arsip yang disimpan.

 Penggunaan Bahan-bahan Pencegah

Untuk menjaga keutuhan agar tetap baik dapat dilakukan secara preventif, yaitu
dengan cara memberikan bahan pencegah kerusakan seperti confen (kapur barus)
untuk mencegah serangga-serangga maupun kemungkinan-kemungkinan yang lain.

 Larangan-larangan Yang Tidak Boleh Dilanggar

Tempat penyimpanan arsip harus dijaga sedemikian rupa, supaya tetap terjamin
keutuhan, keamanan, kebersihan, kerapian, dan sebagainya. Untuk itu, perlu dibuat
peraturan untuk menjaganya, misalnya petugas atau siapapun dilarang membawa arsip
pulang kerumah akan dikenakan sanksi walaupun dilakukan hanya sekali saja.

 Kebersihan
Ruangan arsip hendaknya senantiasa bersih dari segala macam debu untuk
membersihkan debu dari ruangan maupun debu yang melekat diarsip sebaiknya
digunakan alat penyedot debu (vacuum cleaner). Arsip juga harus dibersihkan/dijaga
dari noda karat yang ditimbulkan oleh penggunaan klip dari logam dalam
“RPP_KEARSIPAN XAP” 259 | 265
 pemberkasan arsip. Untuk mencegahnya sebaiknya digunakan klip dari bahan plastic
yang tidak dapat menimbulkan karat.

c. Alat Penyimpanan
Alat penyimpanan seperti lemari, filing cabinet,rak, dan lainya terbuat dari logam tahan karat.
Peralatan dari kayu disamping daya tahanya lebih kecil juga mudah terbakar dan rentan
terhadap seragnan rayap dan serangga lainnya. Adapun alat pemeliharaan antara lain mesin
penghisap (vacuum cleaner), termohigrometer (alat pengukur temperature dan kelembaban
udara) alat pendeteksi api/asap (fire/smoke detector), pemadam kebakaran. Dll.

 Setiap 6 (enam) bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga, seperti
DDT, Dieldrin, Pryethrum, dan sebagainya, tetapi jangan sampai mengenai barang-
barang arsip.
 Untuk mencegah kecoak bisa menggunakan kapur barus disela-sela buku/arsip yang
kelihatan gelap.
 Untuk mencegah rayap dapat digunakan sodium arsenit yang dituangkan ke celah-
celah lantai
 Cara terbaik untuk membunuh kutu buku dengan jalan fumigasi. Fumigasi dilakukan
dengan memasukan berkas-berkas arsip ke dalam suatu ruang tertutup, lalu ke dalam
ruangan itu disemprotkan bahan kimia berupa cairan gas etilena oksida dan karbon
dioksida selama 3 jam. Setalah 3 jam semua telur dan larva kutu buku akan mati.

B. TUJUAN PRESERVASI

Pemeliharaan dan pengamanan arsip adalah upaya yang dilakukan untuk

mencegah terjadinya kerusakan arsip. Tujuan preservasi adalah untuk melindungi
fisik arsip agar tahan lama, menghindarkan dari kerusakan sehingga kandungan
informasinya dapat terjaga selamanya. Adapun tujuan pemeliharaan dan pengamanan
arsip adalah sebagai berikut:

1. Mencegah kerusakan arsip secara efektif dan efisien

“RPP_KEARSIPAN XAP” 260 | 265
 2. Mempermudah koordinasi dalam pelaksanaan tugas
3. Memperkecil gangguan terhadap organisasi
4. Mencegah terjadinya bencana
5. Mencegah kerugian bagi karyawan dan masyarakat
6. Melindungi hak milik organisasi/masyarakat
C. PRINSIP-PRINSIP PRESERVASI
Prinsip-prinsip preservasi terdiri dari:
1. Dilaksanakan dengan mempertahankan otensitas dan realibilitas arsip.
2. Dilaksanakan sejak dinyatakan sebagai arsip permanen.
3. Penyimpanan arsip memperhatikan jenis media rekamnya.
4. Penyimpanan arsip dilaksanakan pada ruang simpan yang steril dengan suhu dan
kelembaban udara yang stabil.
5. Perawatan arsip dilaksanakan dengan tingkat ketelitian yang tinggi

D. PERAWATAN ARSIP
Perawatan arsip adalah usaha penjagaan agar benda arsip yang telah mengalami kerusakan
tidak bertambah parah. Pada umumnya, kerusakan yang paling sering terjadi adalah sobek,
terserang jamur, terkena air dan terbakar.

 Arsip yang rusak karena robek dapat diperbaiki dengan cara bagian yang robek
ditempeli kertas yang sejenis dengan menggunakan perekat dari kanji (tepung ketela).
Bila sangat parah dapat minta pertolongan ahli di ARsip Nasional.
 Cendawan yang melekat pada arsip dapat dihilangkan dengan mengoleskan cairan
aseton, atau cairan thymol dengan spiritus, atau cairan formalin 40% dengan air.
Bercak jamur pada arsip berupa buku dapat dicegah agar tidak menjalar dengan cara
menyelipkan tisu pembasmi jamur pada sela-sela halaman buku setiap ketebalan
5mm.
 Arsip yang basah/terendam air terlebih dahulu dibersihkan dari lumpur yang
menempel dengan mengoleskan kapas sedikit basah agar kotoran dapat terserap oleh
kapas tersebut. Kemudian bila arsip berbentuk bendel, buka ikatan bendel dan
peraslah air dari bendel tersebut dengan cara menekanya perlahan-lahan. Selanjutnya,
arsip dikeringkan dengan jalan meletakan arsip diatas kertas penyerap (blotting
paper), kemudian menaruhnya di tempat dan ruangan yang kering, tidak terkena sinar
matahari, dan cukup ada hembusan angin hingga kering. Cara lain adalah arsip
diletakan diantara kertas penyerap lalu disetrika kering. Bila kertasnya melekat satu
sama lain, pisahkan dengan pisau tumpul.

“RPP_KEARSIPAN XAP” 261 | 265

1. Pengamanan Arsip
Pengamanan arsip adalah usaha penjagaan agar benda arsip tidak hilang dan agar isi
atau informasinya tidak diketahui oleh orang yang tidak berhak. Petugas arsip harus
mengetahui persis mana saja arsip yang sangat vital bagi organisasinya, mana arsip yang
tidak terlalu penting, mana arsip yang sangat rahasia. Usaha pengamanan antara lain
dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:

1. Petugas arsip harus betul-betul orang yang dapat menyimpan rahasia.

2. Harus dilakukan pengendalian dalam peminjaman arsip. Misalnya dapat ditetapkan
bahwa peminjaman arsip hanya boleh dilakukan oleh petugas atau unit kerja yang
bersangkutan dengan penyelesaian surat itu.

“RPP_KEARSIPAN XAP” 262 | 265

 3. Diberlakukan larangan bagi semua orang selain petugas arsip mengambil arsip dari
tempatnya.
4. Arsip ditempatkan yang aman dari pencurian.

2. Bahan Arsip Kertas

Arsip konvensional adalah arsip yang informasinya terekam dalam media kertas yang berupa
tulisan tangan atau ketikan. Karena informasi yang terekam dalam bentuk teks maka arsip ini
disebut juga sebagai arsip tekstual (terminologi Kearsipan Nasional, 2002). Kertas permanen
adalah kertas yang mampu mempertahankan sifat-sifatnya yang akan mempengaruhi
keterbacaan dan penanganan dokumen saat disimpan dalam kondisi tertentu untuk jangka
waktu lama. Dua aspek penting kertas permanen adalah daya tahan simpan (permanen) dan
tahan pakai (durabilitas).
Penggunaan kertas dengan nilai kegunaan dalam jangka waktu lama untuk jangka simpan 10
tahun atau lebih atau bernilai guna permanen harus menggunakan kertas HVS diatas 70 gram
atau jenis lain dan serendah-rendahnya dengan nilai keasaman (pH) 7 (Keputusan Menpan
No.72/KEP/M.PAN/07/2003 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas)

E. KERUSAKAN ARSIP
Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh hal-hal berikut ini:

1. Faktor biologis
Faktor biologis adalah faktor perusak arsip yang dilakukan oleh jamur atau serangga.
Berikut ini hal yang sering menjadi penyebab rusaknya arsip oleh jamur dan serangga.

- Jamur
 Penyebab tumbuhnya jamur adalah bakteri
 Jamur tumbuh di tempat yang lembab dan gelap
 Kertas menjadi cokelat, kuning dan berbintik
 Perekat kertas menjadi rusak
 Kertas menjadi lengket antara satu dengan lainnya
- Serangga
 Serangga sering ditemukan pada tempat yang gelap
 Membuat sarang pada tumpukan arsip
 Merusak jilid dan buku
 Merusak kertas, foto dan label
 Jenis serangga seperti rayap, ngengat
2. Faktor Fisik
 Cahaya

“RPP_KEARSIPAN XAP” 263 | 265

  Panas
 Air
3. Faktor Kimiawi
 Zat kimia yang ada didalam ruang penyimpanan arsip dan arsip itu sendiri juga dapat
menyebabkan rusaknya arsip. Contohnya CO2 (karbon dioksida) dan CO (karbon
monoksida).
 Kertas yang baik adalah kertas yang memiliki keasaman (ph) 7, semakin rendah ph
semakin banyak asamnya sehingga kertas akan cepat rusak.
4. Faktor Bencana
Bencana alam yang sering terjadi seperti gempa bumi, banjir bandang, gunung
meletus, dan tsunami. Namun ada pula bencana yang diakibatkan ulah manusia yaitu,
kebakaran, kerusuhan, peledakan, perang dan lain sebagainya.

F. PRESERVASI ARSIP :

1. Pelestarian arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu preventif atau pencegahan dan
restorasi atau perbaikan
2. Laminasi arsip
3. Penduplikasian arsip atau Copy Arsip
4. Digitalisasi arsip ke dalam Format Digital
5. Digitasi arsip ke dalam database yang bisa diakses melalui web
6. Menyimpan Format Digital Arsip ke berbagai bentuk Multimedia

Preservasi arsip secara garis besar terdiri dari 3 kegiatan, yaitu:

1. Pemeliharaan arsip
Pemeliharaan arsip dilakukan dengan melakukan kegiatan penyimpanan arsip sesuai dengan
standar penyimpanan arsip, baik peralatan, kondisi ruang penyimpanan, serta suhu dan
kelembaban ruang penyimpanan.
2. Restorasi arsip
Kegiatan perawatan dan perbaikan arsip yang mengalami kerusakan sebagai akibat
pemeliharaan yang tidak baik, bencana, atau salah penggunaannya.
3. Reproduksi arsip
Yang termasuk kegiatan reproduksi adalah fotocopy, pembuatan foto, microfilm, compact
disc/CD, video compact disc/VCD, digital video disc/DVD, hasil scanning dan semua jenis
kegiatan berkaitan dengan proses penggandaan arsip. Reproduksi arsip bertujuan untuk
melestarikan informasi yang terkandung dalam suatu media arsip.

“RPP_KEARSIPAN XAP” 264 | 265

Referensi:
1. Agus Sugiato dan Teguh Wahyono (2005) Manajemen Kearsipan Modern: dari
konvensional ke basis komputer. Yogyakarta: Gava Media.
2. Martoatmodjo, Karmidi (2010) Pelestarian Bahan Pustaka, Jakarta: Universitas
Terbuka.
3. Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Kertas (2007): Jakarta, Pusdikalat ANRI.
4. Sutarto, Sekretaris Dan Tata Warkat, Cetakan III, Penerbit Gajah Mada Univercity
Press, Yogyakarta, 1999.
5. Abu Bakar, Hadi, Drs, Pola Kearsipan Modern, Djambatan, Cetakan 5, Jakarta,
2000.
6. Mulyono Sularso, Mushim Dan Marinim, Dasar-Dasar Kearsipan, Penerbit Erlangga
, Yogyakarta, 2000.
7. The Liang Gie, Administrasi Perkantoran, Edisi Revisi, CV Mandar Maju, Bandung,
2001
8. Modul mengelola dan menjaga sistem kearsipan, Erlangga, Sri Endang dkk
9. Mengelola sistem kearsipan SMK, Armico, Dewi Anggrawati

“RPP_KEARSIPAN XAP” 265 | 265