Arsip KD 7

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP)
SATUAN PENDIDIKAN : SMK NEGERI 16 JAKARTA

KOMPETENSI KEAHLIAN
: OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN
MATA PELAJARAN : KEARSIPAN
SEMESTER : 1
KELAS : X
KOMPETENSI DASAR : 3.7 Menerapkan Penyimpanan Arsip Sistem Abjad,
Kronologis, Geografis, Nomor, dan Subjek
4.7 Melakukan Penyimpanan Arsip Sistem Abjad,
Kronologis, Geografis, Nomor, dan Subjek
MATERI POKOK : Sistem Penyimpanan Arsip
1. Sistem Abjad
2. Sistem Kronologis
3. Sistem Geografis
4. Sistem Nomor
5. Sistem Subjek
ALOKASI WAKTU : 10 X 4 JP (@ 45 menit)
PERTEMUAN KE : 12 – 21
A. Kompetensi Inti (KI)

KI.3 Memahami, menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasi tentang pengetahuan faktual,
konseptual, operasional dasar, dan metakognitif sesuai dengan bidang dan lingkup kerja
Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran pada tingkat teknis, spesifik, detil, dan
kompleks, berkenaan dengan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora
dalam konteks pengembangan potensi diri sebagai bagian dari keluarga, sekolah, dunia
kerja, warga masyarakat nasional, regional, dan internasional.
KI.4 Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi, dan prosedur
kerja yang lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuai dengan bidang
kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran. Menampilkan kinerja di bawah
bimbingan dengan mutu dan kuantitas yang terukur sesuai dengan standar
kompetensi kerja.
Menunjukkan keterampilan menalar, mengolah, dan menyaji secara efektif,
kreatif, produktif, kritis, mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam
ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah,
serta mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.
Menunjukkan keterampilan mempersepsi, kesiapan, meniru, membiasakan,
gerak mahir, menjadikan gerak alami dalam ranah konkret terkait dengan
pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan
tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.
“RPP_KEARSIPAN_XAP” 158 |228

B. Kompetensi Dasar (KD)
3.7 Menerapkan penyimpanan arsip sistem abjad, kronologis, geografis, nomor, dan subjek
penulisan indeks dalam menata arsip
4.7 Melakukan penyimpanan arsip sistem abjad, kronologis, geografis, nomor, dan subjek
C. Indikator Pencapaian Kompetensi (IPK)
3.7.1 Menjelaskan sistem penyimpanan arsip
3.7.2 Mengidenfikasi tahap-tahap penyimpanan arsip berdasarkan sistem penyimpanan
4.7.1 Mengumpulkan arsip-arsip sesuai dengan pengelompokkan yang ditetapkan
4.7.2 Mengidentifikasi arsip-arsip sesuai dengan kaidah sistem penyimpanan yang ditetapkan
4.7.3 Mengklasifikasi arsip-arsip sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan
4.7.4 Menyimpan arsip-arsip pada tempatnya sesuai dengan ketentuan sistem penyimpanan
yang digunakan
D.Tujuan Pembelajaran
Melalui diskusi dan menggali informasi, peserta didik dapat :
1. Menjelaskan sistem penyimpanan arsip dengan cermat dan benar

2. Mengidentifikasi tahap-tahap penyimpanan arsip berdasarkan sistem penyimpanan
dengan benar
Disediakan peralatan LCD, laptop dan ATK , peserta didik dapat mempresentasikan dengan
percaya diri;
3. Mengumpulkan arsip-arsip sesuai dengan pengelompokkan yang ditetapkan dengan
cermat dan benar
4. Mengidentifikasi arsip-arsip sesuai dengan kaidah sistem penyimpanan yang ditetapkan
dengan teliti
5. Mengklasifikasi arsip-arsip sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dengan teliti
6. Menyimpan arsip-arsip pada tempatnya sesuai dengan ketentuan sistem penyimpanan
yang digunakan dengan cermat dan benar
E. Materi Pembelajaran
1. Sistem Penyimpanan Arsip
- Sistem Abjad
- Sistem Kronologis
- Sistem Geografis
- Sistem Nomor
- Sistem Subjek
(Terlampir)
F. Pendekatan, Model, dan Metode
Pendekatan berfikir : Scientific Learning

Model Pembelajaran : Discovery Learning
Metode Pembelajaran : Presentasi, diskusi, tanya jawab dan praktek.
G. Kegiatan Pembelajaran
1. Pertemuan Ke - 12
Langkah-Langkah Pembelajaran
Waktu
1. Pendahuluan
1. Melakukan pembukaan dengan salam pembuka dan berdoa untuk memulai
pembelajaran
2. Melakukan pengkondisian peserta didik 10
3. Menyampaikan tujuan pembelajaran yang akan dicapai.
4. Menyampaikan teknik penilaian yang akan digunakan Menit
5. Menyampaikan metode pembelajaran yang akan digunakan
6. Melakukan Pre test.
2. Kegiatan Inti
A. Pemberian rangsangan Mengamati 155
(Stimulation);  Peserta didik mengamati berbagai macam Menit
gambar yang berkaitan dengan penyimpanan
arsip sistem abjad
 Peserta didik membaca buku mengenai
materi ajar penyimpanan arsip sistem abjad
 Guru mengajak peserta didik untuk
melakukan tukar pendapat yang berkaitan
dengan gambar yang ditampilkan
 Guru mengajak peserta didik menyimpulkan
topik yang akan dipelajari.
B. Pernyataan/identifikasi Menanya
masalah (problem
 Peserta didik bertanya tentang hal-hal yang
statement)
menarik dan relevan dengan materi dan
tayangan yang disajikan oleh guru (gambar)
 Peserta didik melakukan identifikasi antara
lain:
 Penyimpanan arsip sistem abjad

C. Pengumpulan data (Data Mengumpulkan informasi
Collection)  Peserta didik mengidentifikasi terkait: alat
dan ATK yang dibutuhkan dalam membuat
presentasi, bahan materi yang akan disajikan
 Peserta didik mengumpulkan data-data
tentang materi penyimpanan arsip sistem
abjad
 Peserta didik menentukan kelompok diskusi
 Guru memberikan tugas peserta didik
memilih kelompok diskusi
 Guru meminta peserta didik melakukan
browsing di internet mencari dari berbagai
sumber untuk penyimpanan arsip sistem
abjad.
D. Pembuktian (verification) Menalar
 Guru mempersilahkan siswa secara
berkelompok untuk membuat kesimpulan
mengenai materi yang dikaji.
 Siswa secara berkelompok membuat
kesimpulan terhadap materi yang dikaji.
 Siswa (perwakilan kelompok)
mempresentasikan hasil kesimpulannya di
depan kelas secara bergiliran mengenai
materi yang dikaji.
 Siswa dari kelompok lain menanggapi
presentasi dari kelompok lain
 Siswa antar kelompok berdiskusi untuk
menghasilkan kesimpulan yang paling tepat.
E. Menarik kesimpulan Mengkomunikasikan
(generalization)
 Setelah selesai, setiap kelompok secara
bergiliran mempresentasikan hasil diskusi
kelompoknya. Ditunjuk satu orang
perwakilan kelompok untuk menyampaikan
hasil pembahasan.
 Setiap peserta didik /kelompok lain
mengungkapkan pendapat, ide dan
tanggapan secara bebas

 Peserta didik membuat kesimpulan materi
pembelajaran dengan dibantu guru
 Guru memberikan tugas mandiri membuat
kesimpulan mengenai penyimpanan arsip
sistem abjad
3. Penutup (15 menit)
1. Secara bersama-sama siswa diminta untuk menyimpulkan tentang penyimpanan arsip
sistem abjad
2. Guru memberikan konfirmasi dan penguatan terhadap kesimpulan dari hasil
pembelajaran.
3. Guru memberikan evaluasi (post test) dan menyuruh siswa secara individu untuk
mengerjakannya.
4. Peserta didik diberi tugas praktek membuat kesimpulan hasil pembelajaran secara
individu.
5. Guru mengakhiri kegiatan belajar dengan memberikan pesan kepada peserta didik untuk
mempelajari materi berikutnya.
6. Guru menyuruh salah satu siswa untuk memimpin doa penutup.

Waktu
1. Pendahuluan
pembelajaran
2. Melakukan pengkondisian peserta didik
10
Menit
4. Menyampaikan teknik penilaian yang akan digunakan
2. Kegiatan Inti
A. Pemberian rangsangan Mengamati
(Stimulation);  Peserta didik mengamati berbagai macam
gambar yang berkaitan dengan
mempraktikkan penyimpanan arsip
berdasarkan sistem abjad.
materi ajar mempraktikkan penyimpanan
arsip berdasarkan sistem abjad.
155
Menit
masalah (problem  Peserta didik bertanya tentang hal-hal yang
statement) menarik dan relevan dengan materi dan
lain:
 Mempraktikkan penyimpanan arsip
berdasarkan sistem abjad.
tentang materi mempraktikkan penyimpanan
arsip berdasarkan sistem abjad.
sumber untuk materi mempraktikkan
penyimpanan arsip berdasarkan sistem
abjad.
materi yang dikaji.
(generalization)  Setelah selesai, setiap kelompok secara
hasil pembahasan.
kesimpulan mengenai mempraktikkan
penyimpanan arsip berdasarkan sistem
abjad.
1. Secara bersama-sama siswa diminta untuk menyimpulkan tentang materi mempraktikkan
penyimpanan arsip berdasarkan sistem abjad.
2. Guru memberikan konfirmasi dan penguatan terhadap kesimpulan dari hasil pembelajaran.
mengerjakannya.
4. Peserta didik diberi tugas praktek membuat kesimpulan hasil pembelajaran secara individu.
3. Pertemuan ke – 14
Waktu
1. Pendahuluan
pembelajaran
10
Menit
2. Kegiatan Inti
gambar yang berkaitan dengan menganalisis
pengenalan tentang penyimpanan arsip
sistem kronologis
materi ajar penyimpanan arsip sistem
kronologis
melakukan tukar pendapat yang berkaitan 155
dengan gambar yang ditampilkan Menit
lain:
 Penyimpanan arsip sistem kronologis

kronologis
sumber untuk materi penyimpanan arsip
sistem kronologis
materi yang dikaji.
hasil pembahasan.
sistem kronologis
1. Secara bersama-sama siswa diminta untuk menyimpulkan tentang materi penyimpanan
arsip sistem kronologis
mengerjakannya.
4. Pertemuan Ke – 15
Waktu
1. Pendahuluan
pembelajaran
10
Menit
2. Kegiatan Inti
mempraktikkan arsip sistem kronologis
materi ajar tentang mempraktikkan arsip
sistem kronologis
155
Menit
lain:
 Mempraktikkan arsip sistem kronologis
tentang materi mempraktikkan arsip sistem

kronologis
sumber untuk materi mempraktikkan arsip
sistem kronologis
materi yang dikaji.
hasil pembahasan.
kesimpulan mengenai mempraktikkan arsip
sistem kronologis
arsip sistem kronologis
mengerjakannya.
Waktu
1. Pendahuluan
pembelajaran
10
Menit
F. Kegiatan Inti
gambar yang berkaitan dengan penyimpanan
arsip sistem geografis
materi ajar tentang penyimpanan arsip
sistem geografis
155
Menit
lain:
 Penyimpanan arsip sistem geografis

geografis
sumber untuk materi penyimpanan arsip
sistem geografis
materi yang dikaji.
hasil pembahasan.
sistem geografis
1. Secara bersama-sama siswa diminta untuk menyimpulkan tentang materi penyimpanan
2. Guru memberikan konfirmasi dan penguatan terhadap kesimpulan dari hasil
pembelajaran.
mengerjakannya.
4. Peserta didik diberi tugas praktek membuat kesimpulan hasil pembelajaran secara
individu.
Waktu
1. Pendahuluan
pembelajaran
10
Menit
2. Kegiatan Inti
mempraktikkan arsip sistem geografis
sistem geografis
155
Menit
lain:
 Mempraktikkan arsip sistem geografis

geografis
sistem geografis
materi yang dikaji.
hasil pembahasan.
sistem geografis
mengerjakannya.
Waktu
1. Pendahuluan
pembelajaran
10
3. Menyampaikan tujuan pembelajaran yang akan dicapai
Menit
2. Kegiatan Inti
gambar yang berkaitan dengan menyimpan
arsip sistem nomor
materi ajar tentang menyimpan arsip sistem
nomor
155
Menit
lain:
 Menyimpan arsip sistem nomor
tentang materi menyimpan arsip sistem
nomor
sumber untuk materi menyimpan arsip
sistem nomor
materi yang dikaji.
hasil pembahasan.
kesimpulan mengenai menyimpan arsip
sistem nomor
1. Secara bersama-sama siswa diminta untuk menyimpulkan tentang materi menyimpan arsip
sistem nomor
mengerjakannya.
Waktu
1. Pendahuluan
pembelajaran
10
Menit
2. Kegiatan Inti
(Stimulation);
 Peserta didik mengamati berbagai macam
mempraktikkan arsip sistem nomor
sistem nomor
dengan gambar yang ditampilkan 155
Menit
masalah (problem
lain:
 Mempraktikkan arsip sistem nomor

Collection)
 Peserta didik mengidentifikasi terkait: alat
nomor
sistem nomor
materi yang dikaji.

(generalization)
hasil pembahasan.
sistem nomor
arsip sistem nomor

mengerjakannya.
Waktu
1. Pendahuluan
1.
Melakukan pembukaan dengan salam pembuka dan berdoa untuk
memulai pembelajaran
10
Menit
2. Kegiatan Inti
A.Pemberian rangsangan Mengamati
(Stimulation);
gambar yang berkaitan dengan menyimpan
arsip sistem subjek
materi ajar tentang menyimpan arsip sistem
subjek
dengan gambar yang ditampilkan 155
Menit
masalah (problem
lain:
 Menyimpan arsip sistem subjek

Collection)
tentang materi menyimpan arsip sistem
subjek
sumber untuk materi menyimpan arsip
sistem subjek
materi yang dikaji.

(generalization)
hasil pembahasan.
kesimpulan mengenai menyimpan arsip
sistem subjek

1. Secara bersama-sama siswa diminta untuk menyimpulkan tentang materi menyimpan arsip
sistem subjek
mengerjakannya.
Waktu
1. Pendahuluan
pembelajaran
10
Menit
b. Kegiatan Inti
A. Pemberian rangsangan Mengamati 155
(Stimulation); Menit
mempraktikkan arsip sistem subjek
sistem subjek
masalah (problem
lain:

 Mempraktikkan arsip sistem subjek

Collection)
subjek
sistem subjek
materi yang dikaji.

(generalization)
hasil pembahasan.
sistem subjek
c. Penutup (15 menit)
arsip sistem subjek
mengerjakannya.
H. Media, Alat, Bahan dan Sumber Belajar

Alat dan media pembelajaran : LCD, Laptop, whiteboard, bahan tayang (PPT)
Sumber belajar :
1. Syamsul Anwar, 1999. Kearsipan (Jilid 1). Bandung: Titian Ilmu
2. Modul Kearsipan, Sri Endang, DKK. Erlangga
3. Mengelola Sistem Kearsipan, Dewi Anggrawati, Armico
4. Serta sumber lainnya yang relevan
I. Penilaian Hasil Belajar

a. Teknik : Non Test dan Test
b. Bentuk :
 Penilaian pengetahuan : Tes tertulis uraian
 Penilaian keterampilan : Presentasi
PENILAIAN PENGETAHUAN
ESSAY URAIAN
KISI-KISI SOAL
KD 3.7  Menjelaskan  Definisi  Peserta Uraian 1 1. Jelaskan
Menerapkan penyimpanan sistem didik dapat pengertian
penyimpanan arsip sistem abjad menjelaskan penyimpa
arsip sistem abjad definisi nan arsip
abjad, sistem abjad menurut
kronologis, sistem
geografis, abjad!
nomor, dan
subjek
 Menjelaskan  Definisi  Peserta Uraian 2 2. Jelaskan

pengertian sistem didik dapat pengertian
filing sistem tanggal menjelaska filing
tanggal. n definisi sistem
sistem tanggal!
tanggal
 Sebutkan  Sistem  Peserta Uraian 3 3. Sebutkan
sistem nomor nomor didik dapat sistem
yang lazim yang menyebutk nomor
digunakan digunakan an sistem yang
dalam dalam nomor yang lazim
mengarsip mengarsip lazim digunakan
digunakan dalam
ketika mengarsip
mengarsip !
KUNCI JAWABAN
1. Filling sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan
abjad. Sistem ini merupakan sistem yang paling umum digunakan dikantor-kantor
pemerintah maupun swasta. Sistem abjad tepat sekali digunakan untuk menyimpan warkat
berdasarkan nama-nama.
2. Filing sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan
hari, tanggal, bulan atau tahun. Dalam sistem ini yang dijadikan kode penyimpanan dan
penemuan kembali arsip adalah hari, tanggal, bulan atau tahun pembuatan warkat atau
tanggal yang tercantum pada barisan tanggal yang tercantum dalam arsip itu sendiri.
Sistem tanggal merupaan sistem yang paing sederhana dan praktis sehingga cocok
diterapkan pada perusahaan kecil yang volume kerjanya belum begitu besar dan
permasalahannya belum begitu rumit.
3. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit.
Penskoran Jawaban dan Pengolahan Nilai

1. Nilai 4 : Jika sesuai kunci jawaban dan ada pengembangan jawaban
2. Nilai 3 : Jika Jawaban sesuai kunci jawaban
3. Nilai 2 : Jika jawaban kurang sesuai dengan kunci jawaban
4. Nilai 1 : Jika jawaban tidak sesuai dengan kunci jawaban
Contoh Pengolahan Nilai
IPK No. Soal Skor Penilaian 1 Nilai
3.7.1 1 100 Nilai Perolehan KD pengetahuan : rerata dari

3.7.2 2 100 nilai IPK
3.7.3 3 100
NILAI = Skor Perolehan X 100

100
300/3 = 100 skor perolehan
PENILAIAN KETERAMPILAN
 4.2. Melakukan Penyimpanan Arsip Sistem Abjad, Kronologis, Geografis, Nomor, dan
Subjek
Keterampilan  Portofolio  Penyelesaian tugas  Daftar cek atau skala Terlampir
(baik individu penilaian (rating
maupun kelompok) scale) yang
 Saat diskusi dilengkapi rubrik
Keterangan :
Poin Keterangan Aspek Yang Dinilai

t Materi Tampilan Kelengkapan Kemampuan presenter
1 Kurang Kurang Kurang Kurang
2 Cukup Cukup Cukup Cukup
3 Baik Baik Baik Baik
4 Sangat Baik Sangat Baik Sangat Baik Sangat Baik
Keterangan Aspek Yang Dinilai

Point Kelengkapan Isi Kerapihan /Kebersihan Tulisan
1 Kurang Kurang Kurang Kurang
2 Cukup Cukup Cukup Cukup
3 Baik Baik Baik Baik
4 Sangat Baik Sangat Baik Sangat Baik Sangat Baik
 Remidial
Diberikan kepada siswa yang belum mencapai nilai KKM atau belum tuntas pada
remidial akan diberikan pendalaman materi yang belum tuntas di luar jam pelajaran.
 Pengayaan

Diberikan kepada siswa yang memiliki nilai terbaik (sudah tuntas) pada pengayaan akan
diberikan materi yang ditingkatkannya lebih tinggi/lebih sukar.
Mengetahui/Menyetujui, Jakarta, Juli 2018

Kepala SMK Negeri 16 Jakarta Guru Mata Pelajaran,
Suswati Sri Indriawati

NIP. 196510191991032007 NIP. 196712151992032005

SISTEM FILING ABJAD
A. Pengertian Filling Sistem Abjad

Filling sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan abjad. Sistem ini merupakan sistem yang paling umum digunakan dikantor-
kantor pemerintah maupun swasta. Sistem abjad tepat sekali digunakan untuk menyimpan
warkat berdasarkan nama-nama.
B. Istilah – istilah Dalam Filling Sistem Abjad
Utnuk mendalami sistem abjad, sebaiknya kita memahami istilah-istilah sebagai
berikut;
1. Kode adalah tanda atau simbol yang dibubuhkan pada lembaran warkat. Kode ditulis
dengan pensil pada lembaran warkat sebagai pedoman penyimpanan
2. Indeks adalah suatu daftar atau tabel yang dipergunakan dalam pekerjaan
filling(kearsipan)
3. Mengindeks adalah kegiatan membagi nama/judul atas beberapa unit
4. Unit adalah bagian terkecil dari suatu nama/judul/caption
5. Kode arsip diambil dari abjad pertama dari unit pertama. Untuk organisasi yang sudah
berkembang kode arsip dapat diambil dua abjaf pertma dari unit pertama.
C. Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode

Dibawah ini diuraikan contoh mengindeks dan memberi kode nama orang,
perusahaan, instansi pemerintah serta nama organisasi/ perhimpunan.
1. Peraturan mengindeks dan memberi kode nama orang.
Nama/ Unit I Unit II Unit III Kode

Caption
Hafidz Hafidz - - Ha
Savira Savira - - Sa

2. Nama ganda adalah nama yang terdiri dari lebbih satu kata diindeks berdasarkan nama
terakhir
Nama/ Caption Unit I Unit II Unit III Kode

3. Nama
Adelia Nur Fajri Fajri Adelia Nur Fa
Erika Tania Tania Erika - Ta
keluarga, suku, dan marga = nama orang yang diikuti nama keluarga (jawa), atau nama
suku/marga (minang, batak, maluku, dll) diindeks berdasarkan nama keluarga, suku,
atau marga.

4.
Trio Pamungkas Pamungkas Trio - Pa
Fajriani Lasambouw Lasambouw Fajriani - La
Pratama Siregar Siregar Pratama - Si
Fariizal Koto Koto Fariizal - Ko
Nama memakai singkatan didepan atau dibelakang, diutamakan nama jelasnya
B.J. Habibie Habibie B J Ha
R.Hudaepi Hudaepi R - Hu
Hanifah R.K Hanifah R K Ha

5. Nama yang memakai gelar (gelar bangsawan, keagamaan, kesarjanaan, dan
kepangkatan yang diindeks adalah nama asli, marga, atau keluarga).
Arman Dt. Majoindo Arman Datuk Mojoindo Ar
Raden Ajeng Kartini Kartini Raden Ajeng Ka
K.H. Assegaf Assegaf - (K.H) As
Rifki Wulandari, S.Pd Wulandari Rifki (S.Pd) Wu
6. Gelar gelar yang dipakai di Indonesia sebgai berikut:

 Gelar kebangsawanan, seperti Datuk, Sultan, Andi, BRA, Raden Ajeng, RM,
Kanjeng, Sinuhun, Tumenggung, Sutan, Sunan, dll
 Gelar keagamaan, sepertii Buya, Kiyai, Haji/Hajjah, Teuku, K.H, Pendeta, Pastor,
Uskup, Biksu, dll
 Gelar akademis, seperti Prof, Dr, Drs, Dra, dr, S.H, S.E, S.Pd, S.Ag, M.M, Msc,
M.S, Bsc, M.Ba, dll
 Gelar jabatan, seperti Ketua RT/RW, lurah, camat, bupati, walikota, gubernur,
menteri, kapala, sekjen, presiden, dll
 Gelar kepangkatan seperti mayor, kopral, prajurit, serda, sertu, serma, letda, lettu,
kapten, letkol, kolonel, brijen, mayjen, letjen, widya iswara, pembina utama,
pembina madya, pratama, pembina dll.
7. Nama orang Indonesia dengan urutan kelahiran (orang bali) diutamakan nama
diri, diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada.
I Ketut Widiada Wiidiada I Ketut - Wi
Desak Made Haryati Haryati Made Desak Ha
8. Nama yang didahului nama baptis, maka diindeks nama aslinya

Ig. Salmeno Salmeno Ignatius - Sa
F.X Yudi Falentino Falentino Yudi Fransiscus Xaperius Fa
9. Nama wanita yang diikuti nama suami,, nama keluarga suami atau nama orang
tuanya termasuk nama yang memakai tanda hubung diutamakan nama suami,
keluarga suami atau nama orang tuanya.
Ny. Yunita Ibrahim Ibrahim Yunita (Ny) Ib
Ny. Ani Yudhoyono Yudhoyono Ani (Ny) Yu
Santi Salmi-surono Salmi-Surono Santi - Sa
10. Nama orang Barat, Jepang, India, Korea, dan sejenisnya diindeks berdasarkan
nama keluarga dan biasanya terdapat setelah nama asli
George R. Terry Terry George R Te
Yoshuhiro Takada Takada Yoshuhiro - Ta
Mahatma Ghandi Ghandi Mahatma - Gh
D. Menyiapkan Perlengkapan Yang Dibutuhkan

1. Filling cabinet (lemari arsip)
2. Guide
3. Folder
4. Rak sortir
5. Kartu indeks

E. Menyusun Dan Menggunakan Perlengkapan
1. Filling cabinet digunakan untuk menyimpan arsip yang jumlahnya harus
disesuaikan dengan kebutuhan. Untuk kantor kecil mungkin cukup satu lemari
arsip yang memiliki satu laci dengan kode A-Z.
2. Guide yang digunakan untuk filling sistem abjad yang sederhana sebanyak 26
buah. Ditempelkan pada folder/map gantung.
3. Folder yang ddibutuhkan bagi organisasi yang masih sederhana dalam sistem ini
sebanyak 26 buah.
4. Rak sortir diperlukan sebnyak 26 rak. Diberi kode abjad dari A sampai Z sehingga
memudahkan pemisahan surat.
5. Kartu indeks disesuaikan dengan kebutuhan. Kartu indeks disimpan dalam laci
kartu indeks juga disusun berdasarkan abjad.
F. Prosedur penyimpanan dan penemuan kembali arsip

1. Prosedur penyimpanan warkat (filling)
a. Pengumpulan warkat
b. Penelitian tanda lepas
c. Penetapan indeks
d. Pemberian kode warkat
e. Penyortiran
f. Penyimpanan dan penataan warkat
g. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan, dan pemusnahan arsip menurut
peraturan yang berlaku.
2. Prosedur penemuan kembali arsip

Jika adda pihak lain yang meminta/meminjam arsip yang disimpan, maka petugas
arsip menempuh langkah-langkah sebagai berikut;
1. Menanyakan jenis arsip yang akan dipinjam
2. Menentukan kode berdasarkan nama yang telah diindeks
3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon
pinjaman (out slip) bila yang dipinjam satu lembar arsip
4. Menyerahkan arsip kepada peminjam.

G. Keuntungan dan Kelebihan Sistem Abjad
a. Keuntungan sistem Abjad
 Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi
satu
 Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map
 Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan
 Mudah diterapkan
b. Kerugaian sistem Abjad
 Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya
 Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama
pengirimnya, akan terpisah dalam penyimpanannya.
 Harus mempergunakan peraturan mengindeks
 Banyak orang yang memiliki nama sama, sehingga harus lebih teliti, karena
kalau tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan kembali
arsip.

SISTEM FILING MASALAH
A. PENGERTIAN FILING SISTEM MASALAH

Filing sistem masalah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan masalah/pokok isi surat.
B. MERANCANG DAFTAR KLASIFIKASI MASALAH

Jika akan menyimpan warkat menurut sistem maslah, maka terlebih dahulu kita
perlu merancang daftar klasifikasi masalah. Mulai dari masalah utama (main subject) atau
lajur utama, sub masalah atau lajur pembantu, dan sub-sub subjek atau lajur kelompok
kecil.
Untuk organisasi yang sederhana pola klasifikasi dapat dibuat sampai pada
masalah utama saja. Sedangkan untuk organisasi yang telah berkembang pola klasifikasi
dapat diubat sampai pada sub masalah atau sub-sub masalah.
Contoh 1 : daftar klasifikasi masalah utama (lingkungan pendiidkan)
No. Nama/ Judul/ Caption Kode

1 Hubungan Masyarakat HM
2 Kerjasama Luar Negeri LM
3 Organisasi dan Tatakerja OT
4 Perlengkapan LK
5 Perencanaan PR
6 Ketatausahaan TU
7 Kepegawaian KP
8 Keuangan KU
9 Hukum HK
10 Pengawasan WS
11 Pendidikan Dasar DS
12 Pendidikan Menengah MN
13 Kelembagaan Pendidikan Tinggi KL

14 Pendidikan dan Pengajaran PP
15 Prasarana dan Sarana Akademik PS
16 Penelitian PL
17 Pengabdian pada Masyarakat PM
18 Kuliah Kerja Nyata KN
19 Pengembangan Kepustakaan PK
20 Kemahasiswaan KM
21 Pendidikan Masyarakat MS
22 Pembinaan Keolahragaan OR
23 Pembinaan Generasi Muda GM
24 Pendidikan Tenaga teknis TT
25 Permuseuman MM
26 Kesenian KS
27 Pembinaan dan Pengembangan Bahasa PB
28 Kepustakaan dna Pembukuan PT
29 Peninggalan Sejarah dan Purbakala SP
30 Pembinaan Penghayatan Kepercayaan BH
31 Kesejarahan dan Nilai Tradisional SN
32 Penelitian dan Pengembangan PG
33 Teknologi Komunikasi Pendidikan TP
34 Kegrafikan KG
35 Lain-Lain LL
Contoh 2 : daftar klasifikasi masalah sampai sub maslaah (lajur pembantu)
Masalah Utama Sub Masalah

Lajur Utama Lajur Pembantu
A. KEUANGAN A.1 Upah dan gaji
A.2 Pajak
A.3 Kredit
A.4 Pembelian
A.5 Hutang
A.6 Piutang
B. KEPEGAWAIAN B.1 Pengadaan

B.2 Pengangkatan
B.3 Kesejahteraan
B.4 Cuti
B.5 Penilaian
C. PEREKONOMIAN C.1 Perdagangan
C.2 Pertanian
C.3 Perindustrian
C.4 Pertambangan
C.5 Perhubungan
Contoh 3 : Daftar klasifikasi masalah sampai pada sub-sub masalah (Lajur Kelompok Kecil )
Masalah Utama/ Sub Masalah Sub-Sub Masalah

Lajur Masalah Lajur Pembantu Lajur Kelompok Kecil
A. KEUANGAN A.Upah dan Gaji A.1.1 Upah/Gaji Bulanan
A.1.2 Upah/Gaji Mingguan
A.1.2 Upah/Gaji Harian
A.2 Pajak A.2.1 PPH
A.2.2 PPN
A.2.3 PBB
A.2.4 Bea dan Materai
A.3 Kredit A.3.1 Kredit Bank
A.3.2 Kredit Usaha Kecil
A.3.3 Kredit Investasi
B. KEPEGAWAIAN B.1 Pengadaan B.1.1 Formasi
B.1.2 Lamaran
B.1.3 Pengujian Kesehatan
B.1.4 Penempatan
B.2 Pengangkatan B.2.1 Mutasi
B.2.2 Ken. Gaji Berkala
B.2.3 Kenaikan Pangkat
B.2.4 Pindah
B.3 Kesejahteraan B.3.1 Tunjangan

B.3.2 Perawatan Kesehatan
B.3.3 Koperasi
B.3.4 Perumahan
B.4 Cuti B.4.1 Cuti Tahuna
B.4.2 Cuti Besar
B.4.3 Cuti Sakit
B.4.4 Cuti Hamil
B.5 Penilaian B.5.1 Penghargaan
B.5.2 Hukuman
B.5.3 Ujian Dinas
C. PEREKONOMIAN C.1 Pengadaan C.1.1 Pengadaan Pangan
C.1.2 Pengadaan Sandang
C.2 Perdagangan C.2.1 Pemasaran
C.2.2 Eksport
C.2.3 Impor
C.3 Pertanian C.3.1 Tanaman Pangan
C.3.2 Kehutanan
C.3.3 Perikanan
C.3.4 Peternakan
C.4 Perindustrian C.4.1 Industri Logam
C.4.2 In. Mesin Elektronik
C.4.3 Farmasi
C.4.4 Tekstil
D. Dan seterusnya ....
Kegunaan daftar indeks sebagai berikut :

a) Sebagai pedoman dalam penyimanan warkat
b) Sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip
Dalam menyusun daftar klasifikasi subjek, masalah-masalah yang ada dibagi menjadi
beberapa tingkatan, yaitu sebagai berikut:
- Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas)
- Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama)
- Tingkat III : sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah)

Berikut contohnya:
Masalah Utama Masalah Sub Masalah

Kp : Kepegawaian Cuti a. Cuti Melahirkan
b. Cuti Sakit
c. Cuti Tahunan
Mutasi a. Kenaikan golongan
b. Masa kerja
c. Tunjangan keluarga
d. Alih tugas
e. Jabatan

C. MENYIAPKAN JENIS PERLENGKAPAN YANG DIBUTUHKAN
Jenis peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam filing sistem masalah
sebagai berikut :
1. Filing cabinet
Jumlah filing cabinet yang harus disiapkan berpedoman kepada daftar indeks yang
dipakai.
2. Guide
Jumlah guide yang harus disapkan sebanyak pembagian utama dalam daftar indeks atau
sebanyak pembagian pembantu dalam daftar indeks.
3. Map (Folder)
Jumlah folder yang harus disiapkan dapat sebanyak pembagian utama, sebanyak
pembagian pembantu atau sebanyak sub-sub masalah (lajur kelompok kecil) dalam
indeks.
4. Kotak sortir
Kotak sortir disiapkan sesuai dengan kebutuhan.
5. Kartu indeks
Kartu indeks disiapkan bila diperlukan.

D. MENYUSUN DAN MEMPERGUNAKAN PERLENGKAPAN
Penyusunan dan penggunaan peralatan dan perlengkapan dalam sisetm masalah
sebagai berikut :
1. Filing cabinet
Jumlah filing cabinet disesuaikan dengan kebutuhan. Hal ini sangat dipengaruhi oleh
besar kecilnya suatu organisasi. Filing cabinet memuat beberapa buah laci. Dalam
setiap laci memuat beberapa buah guide. Dibelakang tiap-tiap guide ditaruh beberapa
buah folder. Didalam tiap-tiap folder disimpan beratus-ratus lembar warkat/arsip yang
disusun menurut sistem tertentu.
2. Guide
Penyususnan guide berpedoman kepada daftar indeks.
Jika kita menggunakan daftar indeks contoh 1 diatas,maka guide yang
dibutuhkan sebanyak 35 buah. Guide itu dituliskan pada tiap-tiap tab yang terdapat
pada setiap folder. Guide disini hanya berfungsi sebagai petunjuk.
3. Map (Folder)
Folder disusun dibelakang tiap-tiap guide berpedoman kepada pola klasifikasi yang
telah disusun berbentuk indeks.
Jika dalam indeks sampai pada masalah utama/ pembagian utama seperti
padaindeks. Contoh 1, maka folder yang dibutuhkan sebanyak pembagian utama dalam
indeks. Karena dalam indeks terdapat 35 masalah, dengan demikian kita harus
menyusun 35 folder. Tiap-tiap folder diberi tab sebagai penunjuk. Pada masing-masing
tab ditulis kode folder disusun menurut urutan yang terdapat dalam indeks tersebut.
4. Kotak sortir
Kotak sortir digunakan untuk menyortir warkat-warkat yang akan ditempatkan kedalam
masing-masing folder.
5. Kartu indeks
Kartu indeks berguna untuk membantu memudahkan penemuan kembali arsip yang
disimpan. Kartu indeks ditempatkan pada laci kartu indeks yang biasanya disusun
berdasarkan abjad. Yang dijadikan pedoman untuk menemukan kartu tersenut adalah
judul warkat yang bersangkutan.

E. PROSEDUR PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP
1. Prosedur Penyimpanan Warkat
Langkah-langkah yang harus ditempuh untuk menyimpan warkat dalam sistem masalah
adalah sebagai berikut :
a. Meneliti dan membaca warkat
Setiap waktu yang akan disimpan harus dibaca dengan teliti untuk memastikan
apakah warkat-warkat itu telah layak untuk disimpan atau masih memerlukan tindak
lanjut. Bila telah mendapat release mark/tanda pelepas berarti telah boleh disimpan.
Jika belum harus ditanyakan segera atau mungkin masih perlu ditindak lanjuti.
b. Mengindeks
Mengindeks dalam sistem maslah merupakan kegiatan menafsirkan masalah warkat
untuk mendapatkan kata tangkap (caption) dan mencocokkannya dengan indek.
Kemudian mencatatnya kedalam kartu indeks. Contoh kartu indeks adalah sebagai
berikut :
Iz
Judul Surat : Izzati
Nomor Surat : 003/Pb/97
Tanggal Surat : 02 Juli 2013
Kode Surat : Kepegaewaian
Cuti
c. Memberi kode
Memberi tanda pada warkat (biasanya dnegan pensil) untuk menentukan tempat
penyimpanannya. Misalnya warkat mengenai cuti dalam indeks termasuk kalsifikasi
kepegawaian, maka warkat tersebut diberi kode 1 KEPEGAWAIAN
CUTI
d. Penyortiran
Bila warkat-warkat yang akan disimpan jumlahnya cukup banyak, maka warkat-
warkat itu harus disortir terlebih dahulu agar mudah dan tidak membutuhkan banyak
waktu dalam penyimpanannya.
e. Penyimpanan

Warkat-warkat yang telah dikelompokkan berdasarkan kode-kode yang sama
dimasukkan ke dalam tempat penyimpanannya. Misalnya untuk warkat yang telah
diberi 1 kode Kepegawaian, maka surat itu disimpan di dalam laci kepegawaian,
Cuti
di belakang guide kepegawaian di dalam folder cuti. Guide disini berfungsi sebagai
penunjuk .
2. Prosedur Penemuan Kembali Arsip

Bila seorang pejabat meminjam arsip, maka langkah-langkah yang harus ditempuh
petugas arsip sebagai berikut :
a. Mengunjungi laci kartu indeks
b. Mencari dan memilih arsip berdasarkan kode dalam laci filing cabinet. Misalnya
warkat mengenai hutang kodenya adalah Keuangan maka arsip tersebut dapat
Hutang
dicari di dalam laci keuangan, dibelakang guide keuangan dan didalam folder
hutang.
c. Bila arsip itu te;ah ditemukan, ambil dan ganti dengan bon peminjaman yang
berfungsi sebagai ganti arsip yang sedang dipinjam.
d. Serahkan arsip itu kepada peminjam.
3. KELEBIHAN DAN KELEMAHAN SISTEM FILING MASALAH

Kelebihan :
 Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.
 Apabila terjadi penyimpangan-penyimpangan arsip, dapat segera diketahui.
Kelemahan :
o Sulit mengklasifikasikan apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama
padahal berbeda satu sama lain.
o Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.

FILING SISTEM TANGGAL
A. PENGERTIAN FILING SISTEM TANGGAL
Filing sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
berdasarkan hari, tanggal, bulan atau tahun. Dalam sistem ini yang dijadikan kode
penyimpanan dan penemuan kembali arsip adalah hari, tanggal, bulan atau tahun
pembuatan warkat atau tanggal yang tercantum pada barisan tanggal yang tercantum
dalam arsip itu sendiri.
Sistem tanggal merupaan sistem yang paing sederhana dan praktis sehingga cocok
diterapkan pada perusahaan kecil yang volume kerjanya belum begitu besar dan
permasalahannya belum begitu rumit.
B. MERANCANG KLASIFIKASI TANGGAL

Dalam sistem tanggal pengelompokan tetap dilakukan atas subjek, sub subjek, dan
sub-sub subjek. Yang dijadikan pengelompokan itu adalah tanggal, bulan dan, tahun yang
tercantum pada barisan tanggal surat. Yang ditetapkan sebagai subjek adalah tahun, sub
subjek adalah bulan dan sub-sub subjek adalah tanggal. Dengan demikian tahun ditetapkan
sebagai judul laci, nama bulan ditetapkan sebagai judul guide. Sedangkan tanggal
ditetapkan sebagai judul folder.
Mengindeks dalam sistem tanggal adalah menetapkan tanggal, bulan dan tahun
yang tercantum dalam surat dijadikan sebagai kode penyimpanan arsip.

Klasifikasi tanggal menghendaki warkat-warkat yang bertahun sama disimpan
dalam laci yang sama. Warkat yang nama bulannya sama akan terdapat dibelakang guide
yang sama dan warkat yang bertanggal sama akan terdapat dalam` folder yang sama.
Misalnya warkat yang diterima 25 juli 2013. Diindeks sebagai berikut :
2013 : Unit I -> Kode Laci

Juli : Unit II -> Kode guide
25 : Unit III -> Kode Folder
C. MENYIAPKAN JENIS PERLENGKAPAN

1. Filing Cabinet
Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya
satu laci filing cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci
untuk menyimpan arsip 2-3 bulan, jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.
2. Guide
Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12
(dalam satu tahun ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka
diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.
3. Hanging Folder
Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun.
Tetapi jika laci hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak
jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.
4. Kartu Indeks
Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih
jelas peralatan yang dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal ini.
5. Kotak Sortir
Kotak sortir disiapkan sesuai dengan kebutuhan.
6. Buku Arsip
Buku arsip diperlukan untuk mencatat warkat yang diterima atau yang dikirim.
No. Surat
Judul Masalah No.Warkat Ket.
Urut Warkat Terima
0001 01-01-2013 04-01-2013 Melani Cuti 005/H/VIII/13
0001 10-10-2013 13-10-2013 Abiyyu Hutang 009/H/VIII/13

D. MENYUSUN DAN MENGGUNAKAN PERALATAN/PERLENGKAPAN
Sebagaimana telah dijelaskan diats laci filing cabinet untuk penyimpanan warkat
arsip berdasarkan sistem tanggal disiapkan satu buah. Judul laci diambil dari nama tahun
yang sedang berjalan. Didalam laci disusun sebanyak 12 buah guide. Nama guide diambil
dari nama-nama bulan. Dalam penyusunanbya guide desember berada di depan dan
dibelakangnya berturut-turut november, oktober dan terakhir adalah guide bulan januari.
Selanjutnya dibelakang tiap-tiap guide diletakkan folder menurut jumlah dari dalam bulan
yang bersangkutan. Ada bulan yang umurnya 28, 29, 30, atau 31. Misalnya dibelakang
guide desember, karena umurnya 31 hari maka diletakkan folder sebanyak 31 buah.
Penyusunan folder yang paling depan adalah nomor 31 dan dibelakangnya berturut-turut
30, 29, 28 dan terakhir folder nomor 1. Begitu juga penyusunan folder di belakang guide-
guide lainnya.
E. PROSEDUR PENYIMPANAN DAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP

Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal
Pada dasarnya sama dengan langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut:
1. Memeriksa surat/berkas
Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan
menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat.

Contoh: Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Maret 2013.
Berarti identitas surat tersebut adalah 1 Maret 2013.
2. Mengindeks
Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal.
Contoh: Surat tanggal 1 Maret 2013 terdiri dari tanggal utama (2013), sub tanggal
(Maret), sub-sub tanggal (1).
3. Mengkode
Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode dengan menuliskan
kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini dimaksudkan agar
mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.
4. Menyortir
Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir dilakukan jika
kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari yang sama.
5. Menempatkan
Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip sesuai dengan
kode dan klasifikasi surat. Contoh: arsip tertanggal 1 Maret 2013 disimpan pada laci
berkode 2013, dibelakang guide Maret, di dalam hanging folder berkode 1. Perlu
diingat bahwa penyimpanan sistem tanggal pun harus menyediakan kartu indeksnya,
jadi kartu indeks untuk surat tertanggal 1 Maret 2013 harus dibuat juga.
Prosedur penemuan kembali arsip sistem tanggal

Langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem tanggal adalah sebagai berikut.:
1. Tentukan identitas surat, berupa tanggal berapa surat tersebut dibuat. Contoh Arip ingin
meminjam arsip lamaran kerja Retno Ismaningsih tertanggal 5 Februari 2012. Berarti
identitas arsip tersebut adalah 5 Februari 2012.
2. Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2012, dibelakang guide februari didalam hanging
folder 5. Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai yang dicari. Jika ya, ambil arsip
tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1).
3. Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar pinjaman arsip (lembar
2).
4. Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file.
F. KELEBIHAN DAN KELEMAHAN FILING SISTEM TANGGAL

Kelebihan :
 Sangat cocok untuk unit pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh
tempo.
 Sangat mudah diterapkan.
 Sederhana.
Kelemahan :
o Tidak cocok untuk organisasi besar.
o Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembi arsip apabila peninjam menyebutkan
masalah / perihal arsip tersebut.
o Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan.
o Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkansystem ini.
o gar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni
100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad

SISTEM NOMOR
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
dengan menggunakan kode angka/nomor. Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan
peraturan yang sudah lazim digunakan yakni.
1. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey
2. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)
3. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit.
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai kantor
atau instansi yang penggunanya menggunakan urutan nomor, cth, KTP, No. Rek Bank,
Nomor Induk Siswa (NIS), dan penggunaan nomor lain semacamnya.
Contoh:
 Sekolah : Nomor Induks Sekolah
 Perguruan Tingg : Nomor Induk Mahasiswa
 PLN : Nomor Rekening Listrik
 Rumah Sakit : Nomor Identitas Pasien
Seperti dijelaskan diatas bahwa penyimpanan arsip dengan sistem nomor menggunakan
penyimpanan dengan metode nomor tertentu, berikut akan dijelaskan metode-metode
tersebut.
1. Penyimpanan Arsip Berdasarkan Nomor Dewey

Filing sistem ini diciptakan oleh Malvile Dewey. Sistem ini disebut juga sistem
desimal dengan menggunakan notasi angka 0-9. Untuk menyusun arsip dengan sistem
nomor kita perlu membuat daftar klasifikasi, daftar klasifikasi ini adalah daftar yang
memuat segala persoalan kegiatan yang ada di dalam kantor/perusahaan.

Membuat daftar klasifikasi Dewey memerlukan pemikiran yang tajam, karena
setiap tingkat permasalahan hanya dibuat 10 masalah saja. Masalah utama terdiri dari 10
masalah. Setiap satu masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Setiap satu sub masalah
terdiri dari 10 sub-sub masalah. Oleh karena itu, pengelompokan nama masalah harus
benar-benar teliti, sehingga semua masalah surat dapat tercakup semua dalam klasifikasi.
Contoh daftar klasifikasi nomor Dewey.
Masalah utama Sub Masalah Sub-sub Masalah

000 Organisasi
100 Kepegawaian
100 Upah
110 Cuti
110 Cuti Melahirkan
111 Cuti Sakit
112 Cuti Tahunan
200 Keuangan
200 Kredit
210 Pajak
210 Pajak Motor
211 Pajak Mobil
212 PBB
213 PPH
Setelah membuat daftar klasifikasi, hal berikutnya dalam penyimpanan kearsipan

adalah mempersiapkan peralatan dan perlengkapan. Berikut ini adalah jenis perlengkapan
dan peralatan yang dibutuhkan dalam sistem Dewey.
 Filing cabinet
Diperlukan 10 Laci filing cabinet, kode laci ini sebagai penunjuk masalah utama. Kode
laci ini berurutan sebagai berikut:
Laci 1 Kodenya 000

Laci 2 Kodenya 100
Laci 3 Kodenya 200
Laci 4 Kodenya 300
Laci 5 Kodenya 400
Laci 6 Kodenya 500
Laci 7 Kodenya 600
Laci 8 Kodenya 708
Laci 9 Kodenya 800
Laci 10 Kodenya 900
 Guide
Setiap masalah utama terdiri dari 10 sub masalah. Maka apabila ada 10 masalah utama
berarti ada 100 sub masalah. Oleh karena itu dibutuhkan pula guide sebanyak 100 buah.
Untuk Kode guidenya sendiri dapat dilihat sebagai berikut:
Guide 1 Kodenya 000
Guide 2 Kodenya 010
Guide 3 Kodenya 020
Guide 4 Kodenya 030
Guide 5 Kodenya 040
Guide 6 Kodenya 050
Guide 7 Kodenya 060
Guide 8 Kodenya 070
Guide 9 Kodenya 080
Guide 10 Kodenya 090
 Hanging Folder
Setiap sub masalah terdiri dari 10 sub-sub masalah. Jika ada 100 sub masalah berarti
dibutuhkan 1.000 hanging folder. Hanging folder ini terletak dibelakang guide. Pada
guide 010, terdapat 10 hanging folder yang berkode sebagai berikut:
Hanging folder 1 Kodenya 010
 Kartu indeks
Kartu indeks digunakan untuk mencatat setiap surat yang disimpan.
 Rak sortir
Jumlah rak sortir disesuaikan dengan kebutuhan.
Setelah peralatannya sudah tersedia, maka langkah selanjutnya adalah penyimpanan

dengan menggunakan sistem ini, prosedurnya adalah sebagai berikut:
1) Memeriksa berkas. Tahap ini dilakukan dengan memeriksa tanda-tanda perintah
penyimpanan arsip, apakan ada tanda 'dep', simpan, dan lain sebagainya.
2) Mengindeks, mengindeks dilakukan dengan cara melihat masalah surat tersebut
kemudian mencocokan dengan daftar klasifikasi nomor Dewey yang sudah kita buat
tadi Jangan lupa untuk membuat kartu indeksnya.
3) Mengkode, memberi kode pada surat dengan nomor klasifikasi Dewey. Contoh:
Masalah cuti melahirkan berkode 111.6. Saat memasukan surat ke folder, petugas harus
melihat surat ini merupakan surat yang keberapa. Jika di folder sudah ada 6 surat,
berarti surat ini merupakan surat yang ke 7. Sehingga kode surat menjadi 111.6 (surat
dimulai dari kode 0 sebagai urutan 1).
4) Menyortir, kegiatan ini dilakukan jika jumlah surat sudah banyak.
5) Menempatkan, tempatkanlah surat di dalam laci berkode 100, dibelakang guide
berkode 110, di dalam hanging folder berkode 111, surat urutan ke 7 dari belakang.
Sedangkan untuk prosedur penemuan kembali menggunakan sistem nomor dewey

ini adalah sebagai berikut:
1) Jika kode surat yang akan dicari sudah di ketahui, maka langsung cari saja pada tempat
penyimpanannya.
2) Contoh: Arman akan mencari surat berkode 245.1. Maka ia akan mencari pada laci
berkode 200, dibelakang guide berkode 240, dalam hanging folder 245, urutan surat ke
2 (2+1).
3) Ambil surat dari folder dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
4) Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)
5) Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.
6) Sedangkan jika tidak mengetahui surat yang akan dicari, maka pergilah ke cardex untuk
melihat kartu indeks. kemudian lihatlah kodenya dan carilah seperti cara yang diatas.
2. Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Nomor Seri (Urut)

Sistem ini dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan berkisar 1.000 sampai 10.000
arsip. Penomoran dimulai dari nomor 1,2,3, dan seterusnya. Pada sistem ini setiap
koresponden diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang berlaku pada Buku Nomor.
Buku Nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah digunakan
sebagai nomor koresponden (nama) dalam file sistem nomor. Nama koresponden yang
dapat deberi kode nomor adalah jika surat atas nama tersebut sudah lebih dari 5 surat.
Tetapi jika belum mencapai 5 surat, maka belum ditulis pada buku nomor, surat diberi
kode sementara dengan huruf C yang berarti file Campuran.
Untuk daftar klasifikasi nomor seri adalah sebagai berikut:
1 - 100 (kode laci)
1 - 10 (kode guide)
11 – 20
11 (kode hanging folder)
12
13
14
15
16
17
18
19
20
101 – 200

Untuk jenis-jenis peraelatan dan perlengkapan yang digunakan adalah sebagai
berikut:
o Filing cabinet
Satu laci filing cabinet dapat menampung sampai sebanyak 5.000 surat. Namun untuk
mempermudah menyimpan dan mengambil arsip sebagiknya diisi dengan 3.500-4000
arsip. Berarti untuk menyimpan 10.000 surat diperlukan 3 laci filing cabinet (satu filing
cabinet berlaci 3).
o Guide
Guide diperlukan sebagai pembatas, dibelakang guide ditempatkan beberapa folder,
kurang lebih sepuluh folder. Satu folder berisi 25 lembar surat, berarti satu laci memuat
150 folder. Sehingga diperlukan 10 guide setiap laci.
o Hanging Folder
Satu laci butuh sekitar 150 hanging folder. Berarti dibutuhkan sekitar 450 hanging
folder untuk menyimpan arsip sebanyak 10.000 lembar.
o Kartu Indeks
Kartu indeks dibuat sebanyak jumlah nama koresponden dari arsip yang disimpan. Jika
jumlah surat dari satu koresponden sudah lebih dari 5, maka kode surat pada kartu
indeks ditulis dengan kode nomor, tetapi jika belum diberi kode C.
o Buku Nomor
Perhatikan buku nomor berikut:
Tanggal Nama Nomor File
10 Januari 2013 Muhammad Galih Prasetyo 100
15 Februari 2013 Muhammad Aryo Wibisono 101
25 Maret 2013 Adinda Nur Aisyah 102
Setelah peralatan untuk sistem ini tersedia maka langkah selanjutnya cara
menyimpan arsip dengan sistem nomor seri ini adalah sebagai berikut:
a) Memeriksa Berkas
b) Mengindeks
Tentukan nama koresponden dari surat/arsip yang akan disimpan, kemudian indeks
sesuai peraturan mengindeks. Kemudian lihat kartu indeks nama tersebut pada laci
cardex.

Setelah melihat kartu indeks akan menghasilkan tiga kemungkinan yaitu
1. Jika kartu indeksnya belum ada berarti arsip tersebut adalah koresponden baru,
sehingga perlu dibuat kartu indeksnya dan diberi kode C.
2. Jika indeksnya ada dan berkode C, berarti nama tersebut jumlah arsipnya masih
kurang dari 5 dan disimpan pada map campuran. Tidak perlu dibuatkan kartu indeks.
Bila jumlahnya lebih dari 5 surat, maka arsip tersebut dikeluarkan dari map
campuran dan ditempatkan pada map individu dan diberi kode nomor, kode C pada
karu indeks dicoret dan diganti dengan kode nomor.
3. Jika karu indeksnya ada dan bernomor, berarti arsip tersebut sudah lebih dari 5 surat
dan berada pada map individu. Tidak perlu dibuatkan kartu indeksnya lagi.
c) Mengkode
Beri surat sesuai dengan nomor pada buku nomor. Atau kode C, jika jumlahnya belum
mencapai 5.
d) Mensortir
Kegiatan ini dilakukan jika surat dalam jumlah yang banyak.
e) Menempatkan
Arsip ditempatkan pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode. Jika arsip berkode C,
maka ditempatkan pada laci berkode C (Campuran). Tetapi jika kodenya adalah nomor,
berarti ditempatkan pada laci yang berkode sesuai dengan nomor surat.
Contoh:
Arsip atas nama Ari Junaedi akan disimpan dengan sistem nomor seri. Maka herlina
sebagai petugas arsip melakukan langkah-langkah berikut.
 Mengindeks nama Ari Junaedi menjadi Junaedi, Ari.

 Mengkode nama tersebut menjadi Ju.
 Mencari pada karut indeks pada laci kode J, dibelakang guide Ju.
 Lihat kode pada kartu indeks (kode 208).
 Beri kode pada surat dengan kode 208.
 Tempatkan arsip pada laci berkode 151-300, dibelakang guide 201-210, didalam
hanging folder berkode 208, dan ditempatkan paling depan.

Untuk menemukan kembali arsip dengan menggunakan sistem ini, maka dapat
dilakukan langkah sebagai berikut.
a) Cari kode nomor arsip tersebut jika sudah diketahui. Jika belum, dapat dilihat pada
kartu indeks berapa nomor yang dimaksud.
b) Cari arsip tersebut pada tempat penyimpanan sesuai dengan kode nomor arsip tersebut.
c) Ambil arisp dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
d) Berikan pada peminjam arsip berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)
e) Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.
3. Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Nomor Terminal Digit

Sistem penyimpanan arsip berdasarkan sistem terminal digit adalah sistem
penyimpanan dan penemuan berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Nomor urut pada
buku arsip dimulai pada nomor 0000 (4 digit), sehingga arsip yang bernomor 0000 adalah
arsip yang pertama disimpan. Untuk paham sistem ini diperlukan konsentrasi yang tinggi,
karena sistem ini sulit dipahami. Jika pertama kali membaca. Pada sistem ini penomoran
ditentukan pada satu kelompok nomor yang mudah dibaca dari kanan ke kiri, yang
dipisahkan dalam kelompok terdiri dari 2 - 3 nomor.
Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan pada sistem nomor
terminal digit ini adalah sebagai berikut:
 Filing Cabinet
Diperlukan 10 laci filing cabinet yang berkode :
Laci 1 kodenya 00 – 09
 Guide
Setiap laci terdiri dari 10 Guide. Jika 10 laci berarti dibutuhkan 100 guide. Laci yang
berkode 00-09, terdapat 10 guide yang berkode sebagai berikut:
Guide 1 kodenya 00
Guide 2 kodenya 01
Guide 3 kodenya 02
Guide 4 kodenya 03
Guide 5 kodenya 04
Guide 6 kodenya 05
Guide 7 kodenya 06
Guide 8 kodenya 07
Guide 9 kodenya 08
Guide 10 kodenya 09
 Hanging Folder
Di belakang guide terdapat 10 hanging folder. Jika ada 100 guide berarti dibutuhkan
1.000 hanging folder.
Guide yang berkode 00, terdapat hanging folder yang berkode sebagai berikut:
Hanging folder 1 kodenya 00/0
 Kartu indeks
Setiap surat yang disimpan dibuatkan kartu indeksya
 Buku Arsip
Buku arsip adalah yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang akan disimpan
sebagai arsip.
Contoh:
No Tgl. Smpan Judul No. Surat Hal Surat Ket
0000 2 Jan 2014 Andika - Lamaran kerja -
0001 7 Jan 2014 PT Agung 3/B/1/14 Tagihan -
0002 3 Feb 2014 CV Aria 4/C/1/14 Tagihan -
Untuk menyimpan arsip sistem nomor dapat dilakukan sebagai berikut:
a) Memeriksa Berkas
Berkas diperiksa tanda-tanda perintah penyimpanannya.
b) Mengindeks
Mengindeks dalam sistem terminal digit adalah membagi nomor arsip yang berasal dari
buku arsip beberapa unit untuk menunjukkan letak/posisi dimana surat tersebut
disimpan.
Jadi arsip yang akan disimpan terlebih dahulu dicatat dalam buku arsip untuk
mendapatkan nomor urut penyimpanan yang sekaligus juga sebagai kode surat.
Disamping itu jangan lupa dibuatkan kartu indeksnya.
Contoh kode surat 0456.
Kode surat pada kartu indeks memiliki arti sebagai berikut:
Unit I
Diambil dua angka dari urutan paling akhir (56), artinya menyatakan nomor laci (50-
59) dan nomor guide (56).
Unit II
Satu angka setelah unit ke satu (4), artinya menyatakan urutan folder yang tersimpan
dalam laci (56/4).
Unit III
Semua angka setelah unit 1 dan 2 (0), artinya menyatakan urutan warkat yang ada
dalam folder +1.
Berarti warkat yang berkode 0456, dapat kita simpan pada laci berkode 50-59, guide
56, hanging folder 56/4, pada urutan surat ke 1.
c) Mengkode

Menentukan kode berdasarkan nomor urut pada buku arsip. Jika surat terakhir yang
disimpan sudah mencapai nomor 1000, maka surat selanjutnya bernomor urut 1001,
sehingga kode nomor surat tersebut 1001.
d) Mensortir
Dilakukan jika jumlah arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.
e) Menempatkan
Tempatkan arsip pada tempat penyimpanan yang sesuai dengan kode surat dan indeks
dalam sistem terminal digit.
Untuk prosedur penemuan kembali dengan sistem ini dapat dilakukan dengan cara
berikut ini:
a) Tentukan kode surat yang ingin dicari
b) Jika kode surat diketahui maka langsung ke tempat penyimpanan, tetapi jika kode surat
tidak diketahui maka merujuklah pada kartu indeks.
c) Cari arsip pada tempat penyimpanan sesuai dengan ketentuan pemberian kode.
d) Ambil arsip jika sudah ditemukan, dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
e) Berikan kepada peminjam arisp berikut dengan lembar pinjam arsip (lembar 2)
f) Simpan lembar pinjam arisp (lembar 3) pada tickler file

PENYIMPANAN ARSIP SISTEM WILAYAH
Penyimpanan sistem wilayah banyak digunakan oleh perusahaan yang mempunyai cabang di
berberapa tempat sehingga pengelompokan surat dapat berdasarkan nama wilayah dari kantor-kantor
cabang yang ada. Perusahaan ekspor dan impor juga menggunakan sistem ini karena hubungan kerja
meliputi beberapa negara. Arsip yang ada di kelurahan bisa dibuat berdasarkan pengelompokan nama
RW yang berada di lingkungan kelurahan tersebut.
Pada penyimpanan sistem wilayah, pembagian wilayah merupakan dasar penetapan kode
yang akan menjadi dasar penyimpanan arsip. Untuk surat-surat masuk, maka nama wilayah dari asal
surat tersebut menjadi dasar pengelompokan surat, sedangkan untuk surat keluar, maka nama wilayah
tujuan surat tersebut yang digunakan.
Daftar Klasifikasi Wilayah
Sebagaimana sistem penyimpanan yang lain, untuk sistem wilayah juga menggunakan daftar
klasifikasi, yaitu daftar klasifikasi wilayah. Untuk membuat daftar klasifikasi wilayah, pengetahuan
tentang nama wilayah, di suatu kota, provinsi, kabupaten, bahkan negara, sangat diperlukan.
Daftar klasifikasi wilayah memuat pengelompokan wilayah menjadi wilayah utama, sub
wilayah, dan sub-sub wilayah. Wilayah-wilayah disusun berurutan sesuai dengan urutan abjad.
Daftar klasifikasi wilayah dapat dibuat melalui beberapa macam, antara lain sebagai berikut.
a) Menurut Nama Negara, yaitu daftar klasifikasi wilayah yang dibuat berdasarkan
pengelompokan wilayah berdasarkan nama negara.
Berikut contohnya.
Asia (wilayah utama)

Asia Tenggara (sub wilayah)
Brunei (sub-sub wilayah)
Indonesia
Malaysia
b) Menurut Pembagian Wilayah Administrasi Negara, yakni daftar klasifikasi

berdasarkan pengelompokan nama wilayah administrasi suatu negara. Berikut contontoh
daftar klasifikasi menurut pembagian wilayah administrasi negara.
Jawa Barat (provinsi)
Bandung (kota/kab.)
Depok Jaya (kecamatan)
Pancoran Mas
Sukma Jaya
c) Menurut Wilayah Administrasi khusus, yaitu daftar klasifikasi yang dibuat berdasarkan
pengelompokan wilayah administrasi yang khusus untuk kepentingan suatu badan/instansi
tertentu. Berikut daftar klasifikasi menurut pembagian wilayah administrasi khusus untutu
kepentingan suatu badan/instansi tertentu.
Wilayah 1
Sumatera
Banda Aceh
Medan
Padang
Palembang
Jawa-Bali
Bandung
Denpasar
Semarang
Surabaya
Wilayah 2
Jabodetabek
Bekasi
Bogor
Depok
Jakarta
Tangerang

Kemudian untuk langkah-langkah penemuan kembali surat sistem wilayah dapat dilakukan
dengan cara berikut ini.
a) Tentukan judul surat yang ingin dicari
b) Cocokkan dengan daftar klasifikasi masalah
c) Cari asrip pada laci yang berkode wilayah dan cocokan dengan daftar klasifikasinya.
d) Ambil arsip dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1)
e) Berikan pada peminjam arsip, berikut lembar pinjam arsip (lembar 2)
f) Simpan lembar pinjam arisp (lembar 3) pada tickler file.
Demikianlah cara penyimpanan arsip sistem wilayah, pada prosedur penyimpanan dan
penemuan kembali arsip sistem wilayah ini, sengaja dibuat secara ringkas karena
pembahasannya sudah berulang kali diulas pada sistem-sistem penyimpanan arsip
sebelumnya.

DAFTAR KLASIFIKASI INDEKS
MASALAH UTAMA SUB MASALAH UTAMA SUB-SUB MASALAH UTAMA
1. Administrasi 1.1. Informasi Organisasi 1.1.1. Data Base
1.1.2. Flow of Work
1.1.3. Komputer
1.2. Public Relation 1.2.1. Program

1.2.2. Mass Media/Masyarakat
1.2.3. Pemerintah
1.2.4. Perusahaan
1.3. Security/Safety 1.3.1. Kantin

1.3.2. Keamanan
1.3.3. Kebakaran
1.3.4. Listrik/Air
1.3.5. Perparkiran
1.4. Tata Usaha 1.4.1. Gugatan

1.4.2. Memo/Nota
1.4.3. Pengumuman/Edaran
1.4.4. Perijinan
1.4.5. Perjanjian
1.4.6. Permohonan
1.4.7. Prosedur Kerja Tata Usaha
1.4.8. Referensi
1.4.9. Standarisasi Kerja Tata Usaha
1.4.10. Undangan
2. Kepegawaian 2.1. Kesejahteraan 2.1.1. Asuransi

2.1.2. Cuti
2.1.3. Kesehatan
2.1.4. Koperasi
2.1.5. Perumahan
2.1.6. Rekreasi
2.1.7. Serikat Pekerja
2.1.8. Tabungan Pensiun
2.2. Pemberhentian/Pensiun 2.2.1. Hak Pensiun

2.2.2. Pemberhentian dengan hormat
2.2.3. Pemberhentian dengan tidak hormat
2.3. Pengadaan 2.3.1. Masa Percobaan

2.3.2. Penarikan Lamaran
2.3.3. Perencanaan
2.3.4. Seleksi

2.4. Pengembangan 2.4.1. Pemindahan
2.4.2. Pendidikan/Latihan
2.4.3. Pengangkatan
2.4.4. Penggajian/Pengupahan
2.4.5. Penilaian
2.4.6. Promosi
2.4.7. Rehabilitasi
2.4.8. Sanksi
2.5. Peraturan/Perundang-undangan 2.5.1. Pedoman Kepegawaian

2.5.2. Pengumuman/Edaran dari Pemerintah
2.5.3. Pengumuman/Edaran dari Perusahaan
2.5.4. Peraturan Kepegawaian
2.5.5. Undang-undang Perburuhan
2.6. Tata Usaha 2.6.1. Absensi

2.6.2. Data Perorangan Karyawan
2.6.3. Penghargaan
2.6.4. Penugasan
2.6.5. Perjanjian Kerja
2.6.6. Statistik Pegawai
3. Keuangan 3.1. Asset 3.1.1. Barang bergerak (Capital Goods)

3.1.2. Barang bergerak (Inventory Goods)
3.2. Audit 3.2.1. Audit Barang

3.2.2. Audit Keuangan
3.2.3. Audit Pembukuan
3.3. Kebijakan 3.3.1. Administratif

3.3.2. Harga Pokok Barang
3.3.3. Operasional
3.3.4. Proyek
3.3.5. Usulan/Proposal Anggaran
3.4. Penerimaan 3.4.1. Piutang atas Efek-efek

3.4.2. Piutang Dagang
3.4.3. Piutang Lain-lain
3.4.4. Piutang Retur Pembelian
3.4.5. Restitusi
3.5. Pengeluaran 3.5.1. Administrasi

3.5.2. Bantuan-bantuan
3.5.3. Hutang Dagang
3.5.4. Hutang Pajak
3.5.5. Karyawan Non Gaji
3.5.6. Operasional
3.5.7. Penggajian/Upah
3.5.8. Proyek
3.5.9. Sewa/Menyewa
3.5.10. Pajak
“ R P P _ K E A R S3.6.
I P AReport
N_XAP” 3.6.1. Bank 220 |228
3.6.2. Laporan Keuangan
4. Logistik 4.1. Kebijakan 4.1.1. Peraturan Tata Niaga Impor/Ekspor

4.1.2. Peraturan Lainnya
LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA
Unit : Tanggal : Waktu Penyampaian :
No. Urut Asal Surat Tanggal/Nomor Isi Ringkas Keterangan
Jumlah : Tanggal : Pukul :
Diterima :

DISPOSISI
Indeks : Rahasia :
Penting :
Biasa :
Kode : Tgl.Penyelesaian :
Tgl/No. :
Asal :
Isi Ringkas :
Instruksi : Diteruskan Kepada :

1.
2.
3.
Sesudah digunakan harap segera kembali :

Kepada :
Tanggal :

BUKU EKSPEDISI
No Tanggal Kirim Tanggal dan Perihal Ditujukkan Nama Tanda
. No.Surat Kepada Penerima Tangan

Tgl :
Indeks : No.Urut : M/K : Kode :
Isi Ringkas :
Lampiran : Tgl Surat : No.Surat :
Dari :
Kepada :
Pengolah : Paraf :
Catatan :
PERLENGKAPAN ARSIP
KARTU INDEKS
INDEKS :
KODE/TANGGAL SIMPAN :
MASALAH/PERIHAL :
NOMOR/TANGGAL SURAT

BUKU AGENDA TUNGGAL SURAT MASUK
No Tanggal Terima Terima Dari Tanggal dan No.Surat Perihal Lampiran Diteruskan Keterangan
. Kepada

BUKU AGENDA TUNGGAL SURAT KELUAR
No. Nomor Surat Tanggal Surat Dikirim Kepada Perihal Lampiran Keterangan
-----------------------

Daftar Pustaka
Modul Kearsipan, Sri Endang, DKK. Erlangga
Mengelola Sistem Kearsipan, Dewi Anggrawati, Armico

Arsip KD 7

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Arsip KD 7

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP)

SATUAN PENDIDIKAN : SMK NEGERI 16 JAKARTA

A. Kompetensi Inti (KI)

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 158 |228

Melalui diskusi dan menggali informasi, peserta didik dapat :

1. Menjelaskan sistem penyimpanan arsip dengan cermat dan benar

Pendekatan berfikir : Scientific Learning

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 160 |228

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 161 |228

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 162 |228

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 165 |228

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 167 |228

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 169 |228

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 171 |228

C. Pengumpulan data (Data Mengumpulkan informasi

E. Menarik kesimpulan Mengkomunikasikan

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 176 |228

C. Pengumpulan data (Data Mengumpulkan informasi

E. Menarik kesimpulan Mengkomunikasikan

3. Penutup (15 menit)

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 178 |228

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 179 |228

C. Pengumpulan data (Data Mengumpulkan informasi

E. Menarik kesimpulan Mengkomunikasikan

H. Media, Alat, Bahan dan Sumber Belajar

I. Penilaian Hasil Belajar

 Menjelaskan  Definisi  Peserta Uraian 2 2. Jelaskan

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 181 |228

Penskoran Jawaban dan Pengolahan Nilai

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 182 |228

NILAI = Skor Perolehan X 100

Poin Keterangan Aspek Yang Dinilai

Keterangan Aspek Yang Dinilai

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 183 |228

Mengetahui/Menyetujui, Jakarta, Juli 2018

Suswati Sri Indriawati

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 184 |228

A. Pengertian Filling Sistem Abjad

C. Peraturan Mengindeks dan Memberi Kode

Nama/ Unit I Unit II Unit III Kode

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 185 |228

Nama/ Caption Unit I Unit II Unit III Kode

Erika Tania Tania Erika - Ta

Nama/ Caption Unit I Unit II Unit III Kode

Fajriani Lasambouw Lasambouw Fajriani - La

Pratama Siregar Siregar Pratama - Si

Fariizal Koto Koto Fariizal - Ko

Nama memakai singkatan didepan atau dibelakang, diutamakan nama jelasnya

Nama/ Caption Unit I Unit II Unit III Kode

B.J. Habibie Habibie B J Ha

Hanifah R.K Hanifah R K Ha

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 186 |228

Nama/ Caption Unit I Unit II Unit III Kode

Arman Dt. Majoindo Arman Datuk Mojoindo Ar

Raden Ajeng Kartini Kartini Raden Ajeng Ka

K.H. Assegaf Assegaf - (K.H) As

Rifki Wulandari, S.Pd Wulandari Rifki (S.Pd) Wu

6. Gelar gelar yang dipakai di Indonesia sebgai berikut:

Nama/ Caption Unit I Unit II Unit III Kode

I Ketut Widiada Wiidiada I Ketut - Wi

Desak Made Haryati Haryati Made Desak Ha

8. Nama yang didahului nama baptis, maka diindeks nama aslinya

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 187 |228

Ig. Salmeno Salmeno Ignatius - Sa