RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP)

SATUAN PENDIDIKAN : SMK NEGERI 16 JAKARTA

KOMPETENSI KEAHLIAN
: OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN
MATA PELAJARAN : KEARSIPAN
SEMESTER : 1
KELAS : X
KOMPETENSI DASAR : 3.2 Memahami Norma, Standar, Prosedur, Dan
Kaidah Kearsipan
4.2 Mempresentasikan Norma, Standar, Prosedur,
Dan Kaidah Kearsipan
MATERI POKOK : Undang-Undang Kearsipan
Peranan Arsip, Fungsi, Tujuan, Dan Masalah
Kearsipan
Syarat-Syarat Pegawai Arsip
ALOKASI WAKTU : 2 X 4 JP (@ 45 menit)
PERTEMUAN KE : 2–3

A. Kompetensi Inti (KI)

KI.3 Memahami, menerapkan, menganalisis, dan mengevaluasi tentang pengetahuan

faktual, konseptual, operasional dasar, dan metakognitif sesuai dengan bidang dan
lingkup kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran pada tingkat teknis, spesifik,
detil, dan kompleks, berkenaan dengan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan
humaniora dalam konteks pengembangan potensi diri sebagai bagian dari keluarga,
sekolah, dunia kerja, warga masyarakat nasional, regional, dan internasional.

KI.4 Melaksanakan tugas spesifik dengan menggunakan alat, informasi, dan

prosedur kerja yang lazim dilakukan serta memecahkan masalah sesuai dengan
bidang kerja Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran. Menampilkan kinerja di
bawah bimbingan dengan mutu dan kuantitas yang terukur sesuai dengan
standar kompetensi kerja.

Menunjukkan keterampilan menalar, mengolah, dan menyaji secara efektif,

kreatif, produktif, kritis, mandiri, kolaboratif, komunikatif, dan solutif dalam
ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah,
serta mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.

Menunjukkan keterampilan mempersepsi, kesiapan, meniru, membiasakan,

gerak mahir, menjadikan gerak alami dalam ranah konkret terkait dengan

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 28 | 62
 pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah, serta mampu melaksanakan
tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.
B. Kompetensi Dasar (KD)
3.2 Memahami Norma, Standar, Prosedur, dan Kaidah Kearsipan
4.2 Mempresentasikan Norma, Standar, Prosedur, dan Kaidah Kearsipan
C. Indikator Pencapaian Kompetensi (IPK)
3.2.1 Menjelaskan undang-undang kearsipan
3.2.2 Mengemukakan peranan arsip, fungsi, tujuan, dan masalah kearsipan
3.2.3 Menguraikan syarat-syarat pegawai arsip
4.2.1 Melakukan identifikasi kajian norma, standar, prosedur, dan kaidah kearsipan
4.2.2 Mempresentasikan norma, standar, prosedur, dan kaidah kearsipan
D.Tujuan Pembelajaran

Melalui diskusi dan menggali informasi, peserta didik dapat :

1. Menjelaskan undang-undang kearsipan dengan cermat dan benar

2. Mengemukakan peranan arsip, fungsi, tujuan, dan masalah kearsipan dalam kearsipan
dengan benar
3. Menguraikan syarat-syarat pegawai arsip dengan cermat dan benar
Disediakan peralatan LCD, laptop dan ATK , peserta didik dapat mempresentasikan dengan
percaya diri;
4. Melakukan identifikasi kajian norma, standar, prosedur, dan kaidah kearsipan dengan
benar
5. Mempresentasikan dan mengkomunikasikan di depan kelas mengenai norma dalam
kearsipan dengan percaya diri

E.Materi Pembelajaran
1. Undang-undang Kearsipan
2. Peranan Arsip, fungsi, tujuan, dan masalah kearsipan
3. Syarat-syarat Pegawai Arsip
(Terlampir)
F. Pendekatan, Model, dan Metode

Pendekatan berfikir : Scientific Learning

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 29 | 62
 Model Pembelajaran : Discovery Learning
Metode Pembelajaran : Presentasi, diskusi, tanya jawab dan praktek.

G. Kegiatan Pembelajaran
1. Pertemuan Ke - 2

Langkah-Langkah Pembelajaran
Waktu
1. Pendahuluan
1. Melakukan pembukaan dengan salam pembuka dan berdoa untuk memulai
pembelajaran
2. Melakukan pengkondisian peserta didik
10
3. Menyampaikan tujuan pembelajaran yang akan dicapai.
Menit
4. Menyampaikan teknik penilaian yang akan digunakan
5. Menyampaikan metode pembelajaran yang akan digunakan
6. Melakukan Pre test.
2. Kegiatan Inti
A. Pemberian rangsangan Mengamati
(Stimulation);  Peserta didik mengamati berbagai macam
gambar yang berkaitan dengan undang-
undang kearsipan, peranan arsip, serta
fungsi arsip.
 Peserta didik membaca buku mengenai
materi ajar undang-undang kearsipan,
peranan arsip, serta fungsi arsip.
 Guru mengajak peserta didik untuk
melakukan tukar pendapat yang berkaitan
dengan gambar yang ditampilkan 155
 Guru mengajak peserta didik menyimpulkan Menit
topik yang akan dipelajari.
B. Pernyataan/identifikasi Menanya
masalah (problem  Peserta didik bertanya tentang hal-hal yang
statement) menarik dan relevan dengan materi dan
tayangan yang disajikan oleh guru (gambar)
 Peserta didik melakukan identifikasi antara
lain:
 Undang-undang kearsipan,
 Peranan arsip,
 Fungsi arsip.
C. Pengumpulan data (Data Mengumpulkan informasi
Collection)  Peserta didik mengidentifikasi terkait: alat
dan ATK yang dibutuhkan dalam membuat
presentasi, bahan materi yang akan disajikan
 Peserta didik mengumpulkan data-data
tentang materi undang-undang kearsipan,
peranan arsip, serta fungsi arsip.
 Peserta didik menentukan kelompok diskusi
 Guru memberikan tugas peserta didik

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 30 | 62
 memilih kelompok diskusi
 Guru meminta peserta didik melakukan
browsing di internet mencari dari berbagai
sumber untuk materi undang-undang
kearsipan, peranan arsip, serta fungsi arsip.
D. Pembuktian (verification) Menalar
 Guru mempersilahkan siswa secara
berkelompok untuk membuat kesimpulan
mengenai materi yang dikaji.
 Siswa secara berkelompok membuat
kesimpulan terhadap materi yang dikaji.
 Siswa (perwakilan kelompok)
mempresentasikan hasil kesimpulannya di
depan kelas secara bergiliran mengenai
materi yang dikaji.
 Siswa dari kelompok lain menanggapi
presentasi dari kelompok lain
 Siswa antar kelompok berdiskusi untuk
menghasilkan kesimpulan yang paling tepat.
E. Menarik kesimpulan Mengkomunikasikan
(generalization)  Setelah selesai, setiap kelompok secara
bergiliran mempresentasikan hasil diskusi
kelompoknya. Ditunjuk satu orang
perwakilan kelompok untuk menyampaikan
hasil pembahasan.
 Setiap peserta didik /kelompok lain
mengungkapkan pendapat, ide dan
tanggapan secara bebas
 Peserta didik membuat kesimpulan materi
pembelajaran dengan dibantu guru
 Guru memberikan tugas mandiri membuat
kesimpulan mengenai undang-undang
kearsipan, peranan arsip, serta fungsi arsip.
3. Penutup (15 menit)
1. Secara bersama-sama siswa diminta untuk menyimpulkan tentang materi undang-undang
kearsipan, peranan arsip, serta fungsi arsip.
2. Guru memberikan konfirmasi dan penguatan terhadap kesimpulan dari hasil
pembelajaran.
3. Guru memberikan evaluasi (post test) dan menyuruh siswa secara individu untuk
mengerjakannya.
4. Peserta didik diberi tugas praktek membuat kesimpulan hasil pembelajaran secara
individu.
5. Guru mengakhiri kegiatan belajar dengan memberikan pesan kepada peserta didik untuk
mempelajari materi berikutnya.
6. Guru menyuruh salah satu siswa untuk memimpin doa penutup.

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 31 | 62
 2. Pertemuan ke – 3
Langkah-Langkah Pembelajaran
Waktu
1. Pendahuluan
1. Melakukan pembukaan dengan salam pembuka dan berdoa untuk memulai
pembelajaran
2. Melakukan pengkondisian peserta didik
10
3. Menyampaikan tujuan pembelajaran yang akan dicapai.
Menit
4. Menyampaikan teknik penilaian yang akan digunakan
5. Menyampaikan metode pembelajaran yang akan digunakan
6. Melakukan Pre test.
2. Kegiatan Inti
A. Pemberian rangsangan Mengamati
(Stimulation);  Peserta didik mengamati berbagai macam
gambar yang berkaitan dengan menganalisis
pengenalan tentang tujuan, masalah
kearsipan, dan syarat-syarat pegawai arsip.
 Peserta didik membaca buku mengenai
materi ajar tujuan, masalah kearsipan, dan
syarat-syarat pegawai arsip
 Guru mengajak peserta didik untuk
melakukan tukar pendapat yang berkaitan
dengan gambar yang ditampilkan 155
 Guru mengajak peserta didik menyimpulkan Menit
topik yang akan dipelajari.
B. Pernyataan/identifikasi Menanya
masalah (problem  Peserta didik bertanya tentang hal-hal yang
statement) menarik dan relevan dengan materi dan
tayangan yang disajikan oleh guru (gambar)
 Peserta didik melakukan identifikasi antara
lain:
 Tujuan,
 Masalah kearsipan,
 Syarat-syarat pegawai arsip.
C. Pengumpulan data (Data Mengumpulkan informasi
Collection)  Peserta didik mengidentifikasi terkait: alat
dan ATK yang dibutuhkan dalam membuat
presentasi, bahan materi yang akan disajikan
 Peserta didik mengumpulkan data-data
tentang materi tujuan, masalah kearsipan,
dan syarat-syarat pegawai arsip.
 Peserta didik menentukan kelompok diskusi

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 32 | 62
  Guru memberikan tugas peserta didik
memilih kelompok diskusi
 Guru meminta peserta didik melakukan
browsing di internet mencari dari berbagai
sumber untuk materi tujuan, masalah
kearsipan, dan syarat-syarat pegawai arsip.

D. Pembuktian (verification) Menalar

 Guru mempersilahkan siswa secara
berkelompok untuk membuat kesimpulan
mengenai materi yang dikaji.
 Siswa secara berkelompok membuat
kesimpulan terhadap materi yang dikaji.
 Siswa (perwakilan kelompok)
mempresentasikan hasil kesimpulannya di
depan kelas secara bergiliran mengenai
materi yang dikaji.
 Siswa dari kelompok lain menanggapi
presentasi dari kelompok lain
 Siswa antar kelompok berdiskusi untuk
menghasilkan kesimpulan yang paling tepat.
E. Menarik kesimpulan Mengkomunikasikan
(generalization)  Setelah selesai, setiap kelompok secara
bergiliran mempresentasikan hasil diskusi
kelompoknya. Ditunjuk satu orang
perwakilan kelompok untuk menyampaikan
hasil pembahasan.
 Setiap peserta didik /kelompok lain
mengungkapkan pendapat, ide dan
tanggapan secara bebas
 Peserta didik membuat kesimpulan materi
pembelajaran dengan dibantu guru
 Guru memberikan tugas mandiri membuat
kesimpulan mengenai tujuan, masalah
kearsipan, dan syarat-syarat pegawai arsip.
3. Penutup (15 menit)
1. Secara bersama-sama siswa diminta untuk menyimpulkan tentang materi tujuan, masalah
kearsipan, dan syarat-syarat pegawai arsip.
2. Guru memberikan konfirmasi dan penguatan terhadap kesimpulan dari hasil pembelajaran.
3. Guru memberikan evaluasi (post test) dan menyuruh siswa secara individu untuk
mengerjakannya.
4. Peserta didik diberi tugas praktek membuat kesimpulan hasil pembelajaran secara individu.
5. Guru mengakhiri kegiatan belajar dengan memberikan pesan kepada peserta didik untuk
mempelajari materi berikutnya.
6. Guru menyuruh salah satu siswa untuk memimpin doa penutup.

H. Media, Alat, Bahan dan Sumber Belajar

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 33 | 62
 Alat dan media pembelajaran : LCD, Laptop, whiteboard, bahan tayang (PPT)
Sumber belajar :
1. Syamsul Anwar, 1999. Kearsipan (Jilid 1). Bandung: Titian Ilmu
2. Sulistyo-Basuki, Prof., DR. 2001. Dasar-Dasar Dokumentasi. Jakarta: Universitas
Terbuka.
3. Serta sumber lainnya yang relevan

I. Penilaian Hasil Belajar

a. Teknik : Non Test dan Test
b. Bentuk :
 Penilaian pengetahuan : Tes tertulis uraian

 Penilaian keterampilan : Presentasi

PENILAIAN PENGETAHUAN
ESSAY URAIAN
KISI-KISI SOAL

KD 3.2  Menjelaskan  Definisi  Peserta Uraia 1 1. Jelaskan

norma dalam norma didik pengertian
Memahami n
kearsipan dalam dapat norma di
Norma, kearsipan menjelask dalam
an definisi kearsipan!
Standar,
norma
Prosedur, dan dalam
kearsipan.
Kaidah
Kearsipan

 Menjelaskan  Peranan  Peserta Uraia 2 2. Jelaskan

peranan kearsipan didik peranankearsi
n
kearsipan. dapat pan!
menjelask
an
peranan
kearsipan
 Menjelaskan  Fungsi  Peserta Uraia 3 3. Jelaskan
fungsi kearsipan didik fungsi dalam
n
kearsipan dapat pengelolaan
menjelask arsip!
an fungsi
“RPP_KEARSIPAN_XAP” 34 | 62
 dalam
pengeloaa
n arsip
 Menjelaskan  Syarat-  Peserta Uraia 4 4. Sebutkan dan
syarat-syarat syarat didik jelaskan
n
pegawai arsip pegawai dapat syarat
arsip menjelask pegawai
an syarat arsip!
pegawai
arsip

KUNCI JAWABAN

1. Dalam kehidupan sosial, manusia dilengkapi dan diikat oleh norma-norma agar perilaku
dalam menjalankan kehidupannya menjadi tertib. Norma atau kaidah yang ada secara garis
besar dapat dibedakan menjadi norma umum dan norma khusus. Norma umum kelakuan
manusia meliputi norma sopan santun, moral dan norma hukum.Salah satu perbedaan antara
norma hukum dengan norma lainnya adalah adanya sanksi. Sanksi dimuat dalam suatu
norma hukum yang bertujuan untuk menyeimbangkan adanya kewajiban dan larangan, agar
suatu peraturan dapat ditegakkan. Sanksi juga dapat dipergunakan sebagai upaya pemaksa
bagi pelaku hukum untuk berbuat sesuai dengan ketentuan yang berlaku, dengan kata lain
agar membuat ”jera” dan tidak melakukan hal-hal yang dilarang oleh suatu peraturan. Ini
akan lebih tampak pada sanksi hukum pidana dimana pelaku kejahatan dapat dipidana
penjara, bahkan ada yang dipidana seumur hidup atau pidana mati. Di dalam hukum
kearsipan juga terdapat sanksi pidana, yakni dalam Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971
tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, yang tertuang dalam pasal 11.
2. PERANAN KEARSIPAN
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu
sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti
pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan.
Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur
tentang kearsipan Nasional.

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 35 | 62
 Inti pengertain arsip adalah kumpulan warkat yag disimpan secara sistematis agar
apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.Oleh karena itu arsip mempunyai
peranan sebagai berikut :
 Sebagai pusat informasi, maksudnya setiap arsip dapat membantu ingatan
seseorang tentang suatu naskah tertentu.
 Sebagai sumber dokumentasi, maksudnya arsip dapat dipergunakan oleh
pimpinan organisasi dalam rangka pengambilan keptusan secara tepat tentang
masalah yang sedang dihdapi.
 Sebagai bukti resmi untuk pertanggungjawaban penyelanggaraan Administrasi.

3. FUNGSI KEARSIPAN
Dalam UU No. 7 tahun 1971 pasal 2 dinyatakan bahwa fungsi arsip dibedakan atas 2
yakni :
a) Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan, kebangsaanpada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arip dinamis dibedakan atas :
o Arsip aktif
Arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor. Arsip ini
masih sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.
o Arsip semi aktif
Arsipyang frekuensi penggunaannya sudah menurun, tapi kadang-kadang masih
diperlukan.
o Arsip abadi
Arsip yang disimpan selama-lamanya.
b) Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Lebih lanjut dalam penjelasan ditambahkan bahwa arsip merupakan suatu yang hidup,
tumbuh dan terus berubah seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun
pemerintah. Pasal 2 ini menegaskan adanya dua jenis sifat dan arti arsip secara
fungsional, yakni :

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 36 | 62
 - Arsip dinamis sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya
menurut fungsinya
- Arsip statis sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai
bahan pertanggungjawaban nasional/pemerintah
Dari keterangan diatas dapat kita simpulkan bahwa fungsi arsip dapat
dirumuskan sebagai berikut :
 Sebagai alat untuk membantu ingatan bagi seseorang atau organisasi
 Sebagai sumber informasi
 Sebagai alat pembuktian untuk masa sekarang dan masa yang akan datang
 Dapat menggambarkan kejadian-kejadian masa lalu
 Arsip dapat dipelajari untuk menunjang penelitian dan mengembangkan ilmu
pengetahuan
 Sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan

4. SYARAT-SYARAT PEGAWAI ARSIP

Tidak semua orang berbakat dan memiliki kemampuan dan keterampilah untuk
mengelola arsip dengan baik. Syarat pegawai arsip selain sehat jasmani dan rohani,
berpengetahuan luas memiliki keterampilan dan kepribadian menarik.
 Syarat pengetahuan
1. Memiliki Ijazah D II dibidang kearsipan
2. Minimal D II ilmu lain dan telah tamat latihan dan pendidikan dibidang kearsipan
3. Telah mengikuti kurss administrasi
4. Memiliiki sertifikat mengetik atau komputer
5. Mempunyai pengetahuan yang berhubungan dengan kearsipan
6. Paham singkatan-singkatan yang lazim dipakai dalam organisasi
7. Mengetahui masing masing bagian yang terdapat dalam organisasi sekalogus tugas
tugas umum
8. Dapat membaca surat dengan cepat dan mengerti istilah dan maksud surat tersebut
9. Mengetahui struktur organisasi dan peraturannya dan petugasnya
10. Memiliki pengetahuan tentang koresponden
11. Mengetahui relasi relasi organisasi
 Syarat Keterampilan

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 37 | 62
 1. Terampil menggunakan macam macam sistem filling
2. Terampil memilih dan menyeleksi warkat
3. Terampil menyimpan berbaai warkat/arsip
4. Terampil menemukan kembali arsip yang dibutuhkan (1/2 menit untuk 1 arsip)
5. Terampil menggunakan peralatan yang dipergunakan dalam kearsipan
6. Terampil mengetik berbagai kartu/ formulir yang dipakai
7. Terampil menggunakan alat bantu kearsipan yang lainnya
 Syarat Kepribadian Pegawai Arsip
a) Loyalitas
b) Sabar, ramah, periang
c) Ketekunan dan kerajinan
d) Ketelitian
e) Kerapihan
f) Jujur dan dapat menyimpan rahasia

 Syarat Utama dan Syarat Penunjang Pegawai Arsip

 Syarat utama seorang petugas arsip
a. Sehat jasmani dan rohani
b. Loyalitas yang tinggi
c. Rapi, teliti, dan cermat
d. Sabar, ramah, periang
e. Tekun dan rajin
f. Mengetahui seluk beluk organisasi dan orang-orang yang ada hubungan dengan
tugasnya
g. Mengetahui ilmu pengetahuan dan keterampilan yang berhubungan dengan
kearsipan
 Syarat Penunjang sebagai seorang petugas arsip
a) Dapat mengetik 10 jari
b) Dapat menggunakan berbagai perlatan dan mesin mesin kantor
c) Mempunyai pengetahuan praktis tentang telepon
d) Dapat mengisi formulir dengan baik
e) Mampu membuat dan menyusun, bentuk-bentuk grafik dan statistik.
f) Dapat membuat alat-alat kearsipan yang sederhana

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 38 | 62
 Penskoran Jawaban dan Pengolahan Nilai
1. Nilai 4 : Jika sesuai kunci jawaban dan ada pengembangan jawaban
2. Nilai 3 : Jika Jawaban sesuai kunci jawaban
3. Nilai 2 : Jika jawaban kurang sesuai dengan kunci jawaban
4. Nilai 1 : Jika jawaban tidak sesuai dengan kunci jawaban
Contoh Pengolahan Nilai
IPK No. Soal Skor Penilaian 1 Nilai
3.2.1 1 100
3.2.2 2 100
3.2.2 3 100 Nilai Perolehan KD pengetahuan : rerata dari
3.2.3 4 100 nilai IPK
NILAI = Skor Perolehan X 100
100
400/4 = 100 skor perolehan

PENILAIAN KETERAMPILAN
 4.2. Mempresentasikan Norma, Standar, Prosedur, dan Kaidah Kearsipan
Keterampilan  Portofolio  Penyelesaian tugas  Daftar cek atau skala Terlampir
(baik individu penilaian (rating
“RPP_KEARSIPAN_XAP” 39 | 62
 maupun kelompok) scale) yang
 Saat diskusi dilengkapi rubrik

Keterangan :

Poin Keterangan Aspek Yang Dinilai

t Materi Tampilan Kelengkapan Kemampuan presenter
1 Kurang Kurang Kurang Kurang
2 Cukup Cukup Cukup Cukup
3 Baik Baik Baik Baik
4 Sangat Baik Sangat Baik Sangat Baik Sangat Baik

Keterangan Aspek Yang Dinilai

Point Kelengkapan Isi Kerapihan /Kebersihan Tulisan
1 Kurang Kurang Kurang Kurang
2 Cukup Cukup Cukup Cukup
3 Baik Baik Baik Baik
4 Sangat Baik Sangat Baik Sangat Baik Sangat Baik

 Remidial
Diberikan kepada siswa yang belum mencapai nilai KKM atau belum tuntas pada
remidial akan diberikan pendalaman materi yang belum tuntas di luar jam pelajaran.
 Pengayaan
Diberikan kepada siswa yang memiliki nilai terbaik (sudah tuntas) pada pengayaan akan
diberikan materi yang ditingkatkannya lebih tinggi/lebih sukar.

Jakarta, Juli 2018

Guru Mata Pelajaran Mahasiswa PKM

Sri Indriawati Erika Amelia

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 40 | 62
 NIP.196712151992032005 NIM.8105151939

Mengetahui,
Kepala SMK Negeri 16

Suswati, M.Pd
NIP.196510191991032007

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 41 | 62
NORMA, STANDAR, PROSEDUR, DAN KAIDAH KEARSIPAN

A. NORMA KEARSIPAN
Sanksi Dalam Hukum Kearsipan
Dalam kehidupan sosial, manusia dilengkapi dan diikat oleh norma-norma
agar perilaku dalam menjalankan kehidupannya menjadi tertib. Norma atau kaidah
yang ada secara garis besar dapat dibedakan menjadi norma umum dan norma khusus.
Norma umum kelakuan manusia meliputi norma sopan santun, moral dan norma
hukum.Salah satu perbedaan antara norma hukum dengan norma lainnya adalah
adanya sanksi. Sanksi dimuat dalam suatu norma hukum yang bertujuan untuk
menyeimbangkan adanya kewajiban dan larangan, agar suatu peraturan dapat
ditegakkan.
Sanksi juga dapat dipergunakan sebagai upaya pemaksa bagi pelaku hukum
untuk berbuat sesuai dengan ketentuan yang berlaku, dengan kata lain agar membuat
”jera” dan tidak melakukan hal-hal yang dilarang oleh suatu peraturan. Ini akan lebih
tampak pada sanksi hukum pidana dimana pelaku kejahatan dapat dipidana penjara,
bahkan ada yang dipidana seumur hidup atau pidana mati. Di dalam hukum kearsipan
juga terdapat sanksi pidana, yakni dalam Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971
tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, yang tertuang dalam pasal 11. Selain
UUN Nomor 7 tahun 1971 juga terdapat undang-undang tentang kearsipan yaitu
Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Undang-undang
(Terlampir).

B. STANDAR KEARSIPAN
1. Standar Folder Arsip

Spesifikasi

Bahan

 Bahan folder arsip terbuat dari lembar kertas manila karton sesuai dengan:
 SNI 14-0155-1998, Kertas Map.
 SNI 14-1558-1989, Cara Uji Ketahanan Kertas dan Karton terhadap Jamur.
 SNI 14-0499-1989, Cara Uji Daya Serap Air (Coobb) Kertas dan Karton.

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 42 | 62
  SNI 14-0932-1989, Kekasaran Nilai Pemampatan dan Daya Tembus Udara
Kertas dan Karton (Metode Bendtsen).
 SNI 14-0697-1989, Noda dan Pulp,Kertas dan Karton.
 SNI 14-0935-1989, Cara Uji Kekakuan Kertas dan Karton(Metode Taber).
 SNI 14-0496-1989, Cara Uji Kadar AirPulp, Kertas dan Karton.
 SNI 14-0437-1989, Cara Uji Ketahanan Tarik dan Daya Regang Lembaran
Pulp, Kertas dan Karton (Metode Kecepatan Pembebanan tetap).
 SNI 14-0435-1989, Cara Uji Tebal Lembaran Pulp, Kertas dan Karton.

Keadaan Lembaran
Rata, tidak kaku, tidak berlubang dan tidak kusut.

Klasifikasi
Menurut Ukurannya
Menurut ukurannya dibedakan atas folder besar dan folder kecil :
No Jenis Ukuran No Jenis Ukuran1
Folder Besar (A - B) = 26 1 Folder Kecil (A - B) = 11
(B - E) = 9 (B - E) = 9
(C - D) = 8 (C - D) = 3.5
(D - E) = 2 (D - E) = 2
(E - F) = 23 (E - F) = 10
(A - G) = 23 (A - G) = 10
(G - F) = 35 (G - F) = 15

Bentuk Dan Rancang Bangun

Bentuk
Bentuk folder seperti map dengan tab atau bagian menonjol disebelah kanan atas
yang berfungsi sebagai tempat untuk menuliskan kode/indeks. Sifat Tampak
Permukaan bebas dari cacat, perubahan bentuk, sobekan- Sobekan, lekukan-
lakukan. Bagian sudut-sudut bekas pemotongan yang mungkin mudah tersentuh
oleh tangan manusia harus bebas dari ketajaman-ketajaman. Folder arsip mudah

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 43 | 62
 digerakkan,diambil, dan ditempatkan kembali. Warna dasar folder arsip
ditentukan sesuai kebutuhan instansi.

Rancang Bangun

 Pemotongan folder arsip dilakukan dengan alat pemotong yang tajam.

 Kertas manila karton dipotong sesuai klasifikasi menurut ukuran folder besar
dan folder kecil.

Fungsi

 Folder Besar digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip kertas.

 Folder Kecil digunakan sebagai tempat penyimpanan kartu kendali atau kartu
deskripsi.

Cara Penggunaan

 Setiap folder dapat menampung arsip 3 cm atau lebih kurang 150 lembar
kertas. Satu folder digunakan untuk satu subyek atau satu berkas dengan
maksimal 150 lembar. Apabila satu folder tidak memadai untuk meyimpan
arsip dengan subyek atau berkas yang sama, maka dapat digunakan lebih
dari satu folder.
 Satu folder minimal diisi 5 lembar arsip.
 Folder diletakkan pada posisi dibelakang guide/sekat dalam laci Filling
Cabinet atau boks arsip.

Garis atau lipatan skor folder dipergunakan sesuai dengan ketebalan atau
jumlah arsip yang disimpan.

2. Standar Minimal Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif

Prinsip Dasar Penyimpanan Arsip Inaktif

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 44 | 62
 Murah
Penyimpanan arsip inaktif harus murah karena fungsi dan frekwensi
penggunaannya sudah menurun.

Luas
Ruang simpan arsip inaktif didesain luas, untuk dapat menampung volume arsip
inaktif yang relatif banyak di setiap instansi.

Aman
Penyimpanan arsip inaktif harus dapat menjamin keamanan dari gangguan
manusia yang tidak berwenang, gangguan binatang, dan gangguan alam termasuk
iklim tropis.

Mudah Diakses

Penyimpanan arsip inaktif menjamin setiap arsip dapat diakses secara cepat, tepat,
aman dan murah.

3. Standar Minimal Gedung

Lokasi

 Lokasi gedung penyimpanan arsip berada di daerah yang jauh dari segala
sesuatu yang dapat membahayakan atau mengganggu keamanan fisik dan
informasi arsip.
 Lokasi Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif dapat berada di lingkungan kantor
atau di luar lingkungan kantor.

Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif Di Luar Lingkungan Kantor Perlu

Memperhatikan Ketentuan :

 Lokasi Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif relative murah dari pada di daerah
perkantoran.
 Hindari daerah/lingkungan yang memiliki kandungan polusi udara tinggi.
 Hindari daerah atau lokasi bekas hutan dan perkebunan.
 Hindari daerah atau lokasi rawan kebakaran.
 Hindari daerah atau lokasi rawan banjir.
 Hindari daerah atau lokasi yang berdekatan dengan keramaian/pemukiman
penduduk atau pabrik.
“RPP_KEARSIPAN_XAP” 45 | 62
  Lokasi mudah dijangkau untuk pengiriman, penggunaan maupun transportasi
pegawai dan mudah diakses.

Struktur Dan Bahan Baku

 Konstruksi Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif dibuat untuk dapat bertahan

dari gangguan cuaca dan tidak mudah terbakar.
 Menggunakan bahan-bahan bangunan yang tidak mendatangkan rayap maupun
binatang perusak lainnya.
 Bangunan dapat bertingkat atau tidak bertingkat
 Apabila bangunan bertingkat, masing-masing laintai ruang simpan arsip
memiliki ketinggian 260-280 cm.
 Apabila bangunan tidak bertingkat, tinggi ruangan disesuaikan dengan tinggi
rak yang digunakan. Rak arsip dapat dimodifikasikan bertingkat-tingkat.
 Konstruksi bangunan berupa rumah panggung dapat digunakan di daerah yang
memiliki kelembaban udara tinggi dan banyak terdapat rayap. Ting-tiang
penyangga rumah panggung didesain anti rayap.
 Lantai bangunan didesain secara kuat dan tidak mudah terkelupas untuk dapat
menahan berat arsip dan rak.

Tata Ruang

 Tata ruang gedung penyimpanan arsip inaktif pada dasarnya dapat dibagi 2
(dua) yaitu ruangan kerja dan ruangan penyimpanan arsip inaktif.
 Ruangan kerja merupakan ruangan yang digunakan untuk kegiatan menerima
arsip yang baru dipindahkan, membaca arsip inaktif, mengolah arsip inaktif,
memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna, ruangan fumigasi dan ruangan-
ruangan lain yang digunakan untuk bekerja.
 Tata ruang untuk ruangan kerja disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan
instansi, namun tetap memperhatikan fungsi-fungsi kegiatan sebagaimana
tersebut diatas.
 Ruang penyimpanan arsip inaktif digunakan khusus untuk menyimpan arsip
sesuai dengan tipe dan medianya yang suatu saat akan dimusnahkan.

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 46 | 62
  Apabila fasilitas proteksi arsip vital dan arsip permanen suatu instansi berada
di gedung penyimpanan arsip inaktif, maka ruang penyimpanan didesai khusus
yang tahan api dan memiliki suhu serta kelembaban.
 Arsip-arsip media baru seperti foto, film, video, rekaman suara, dan media
simpan arsip elektronik dapat disimpan di ruangan tersebut diatas.
 Kecuali ruangan kerja dan ruangan penyimpanan arsip inaktif dimungkinkan
adanya ruangan-ruangan yang lain seperti cafeteria, toilet, mushola, untuk
memebrikan kenyamanan bagi pengguna arsip. Fasilitas semacam ini sangat
tergantung dari kemampuan instansi.

4. Standar Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif

Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif

Beban Muatan
Beban muatan ruang penyimpanan arsip inaktif didasarkan pada berat rak dan
arsip yang disimpan. Kekuatan lantai ruangan simpan harus mempertimbangkan
berat rak dan arsip. Sebagai dasar perhitungannya adalah sebagai berikut :
 Satuan volume arsip adalah meter linear (ML’)
 1 Meter Linear (ML’) arsip rata-rata = 50 kg
 1 M3 arsip rata-rata = 600 kg
 1 M3 arsip = 12 meter linear (ML’) arsip
 Berat beban arsip dan peralatan rak konvensional rata-rata 1.200 kg per meter
persegi.
 Berat beban rak compact shelfing/roll o’pact : 2.400 kg per meter persegi.
 Apabila ruang simpan arsip seluas 10 meter persegi penuh dengan rak
konvensional dan arsip, maka berat bebannya mencapai 1.200 kg x 10 =
12.000 kg. Dengan demikian, konstruksi lantai bangunan harus mampu
menahan beban minimal sebanyak 12.000 kg.

Kapasitas Ruang Simpan

 Luas ruang simpan arsip inaktif pada dasarnya sangat tergantung pada kondisi
dan kemampuan instansi.

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 47 | 62
  Rata-rata setiap 200 M2 ruang simpan arsip dengan ketinggian 260 cm dapat
menyimpan 1.000 meter linear arsip dengan menggunakan rak konvensional
(rak statis, stationary stacks).
 Penyimpanan dengan rak yang padat (compact shelfing, roll o’pact, mobile
stacks, rak bergerak) dapat menyimpan 1.800 meter linear arsip.

Suhu dan Kelembaban

Untuk mengatasi masalah suhu dan kelembaban secara teknis dapat dilakukan
dengan cara :

 Pemeriksaan secara periodic menggunakan alat hygrometer.

 Menjaga sirkulasi udara berjalan lancar.
 Menjaga suhu udara tidak lebih dari 270 C dan kelembaban tidak lebih dari
60%.
 Rak arsip yang digunakan harus dapat menjamin sirkulasi udara yang cukup.
 Hindari penggunaan rak yang padat.
 Menjaga langit-langit, dinding dan lantai tidak berlobang dan tetap rapat.
 Pondasi didesain untuk menjaga atau udara lembab naik ke tembok karena
daya resapan kapiler.
 Hindari penanaman pohon dan kayu-kayuan di dekat gedung.
 Menjaga ruang agar tetap bersih dari kontaminasi gas/lingkungan agar tidak
mudah timbul jamur yang akan merusak arsip.
 Cermati kondisi dan peralatannya yang terkena jamur atau korosi, untuk segera
diadakan perbaikan.
 Standar suhu dan kelembaban untuk ruang simpan arsip perlu diatur suhu
ruangan tidak lebih dari 20 0 C dan kelembaban tidak lebih dari 50 %.

Cahaya dan Penerangan

Cahaya dan penerangan tidak menyilaukan, berbayang dan sangat kontras. Sinar
matahari tidak boleh langsung mengenai arsip. Jika cahaya masuk melalui jendela
tidak dapat dihindari, maka dapat diberi tirai penghalang cahaya matahari.
“RPP_KEARSIPAN_XAP” 48 | 62
 Rayap

 Rayap dan segala macam varietasnya sering merusak bangunan yang terbuat
dari kayu, oleh karena itu bangunan tempat penyimpanan arsip inaktif
dianjurkan untuk tidak menggunakan kayu.
 Lantai bangunan dianjurkan untuk disuntik dengan DDT atau Gammexane
atau Penthachlorophenol hingga kedalaman 50 cm, karena rayap pada
umumnya hidup dalam tanah sampai pada kedalaman 50 cm.

Angin

 Pondasi gedung didesain secara kuat untuk mendukung dinding yang kuat
sehingga mampu menahan terpaan angin kencang dan hujan deras.
 Jendela-jendela dan pintu-pintu diperkuat dengan metode tertentu untuk
mencegah terpaan hujan deras dan tampiasnya air.

Rak

 Tinggi rak (rak statis) disesuaikan dengan ketinggian atap ruang penyimpanan
arsip inaktif.
 Ruang penyimpanan arsip inaktif dengan ketinggian atap 260-280 cm
dipergunakan rak arsip setinggi 200-220 cm.
 Jarak antara rak dan tembok 70-80 cm.
 Jarak antara baris rak yang satu dengan baris rak yang lainnya 100-110 cm.
 Rak arsip sebaiknya terbuat dari metal yang tidak mudah berkarat.
 Keuntungan dan kerugian penggunaan roll o;pact adalah sebagai berikut :
- Penggunaan roll o’pact lebih banya dapat menampung volume arsip yang
disimpan.
- Penggunaan roll o’pact tidak dapat diakses secara bersamaan.
- Ukuran roll o’pact tidak dapat menyesuaikan dengan ketinggian ruangan
karena sudah standar.
- Roll o’pact relatif lebih mahal.
- Penggunaan roll o’pact diperlukan konstuksi beban muatan lebih kuat.
- Penggunaan roll o’pact tidak menjamin sirkulasi udara berjalan dengan lancar.

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 49 | 62
 - Rak, peralahan dan perlengkapan lainnya harus dijamin aman, mudah diakses
dan terlindung dari hama.

Boks

 Gunakan boks arsip berukuran kecil (37 x 9 x 27 cm) atau ukuran besar
( 37x19x27 cm) dan atau sesuai kebutuhan.
 Boks arsip dibuat dari bahan karton gelombang dan memiliki lubang sirkulasi
udara, memiliki penutup untuk menjamin kebersihan.
 Hindari penggunaan boks dari bahan plastic karena menyebabkan lembab.

KEAMANAN DAN KESELAMATAN

Keamanan Arsip
Pencegahan dan penanggulangan bahaya api/kebakaran :

Alat pemadam api dengan menggunakan :

 Fire alarm sistem dan fire fight sistem
 Tabung pemadam/smoke detection
 Hidran dalam gedung dan luar gedung

Pencegahan dari kehilangan arsip :

 Identifikasi terhadap petugas yang berwenang memasuki ruang simpan arsip

inaktif dilaksanakan secara ketat dan konsisten.
 Setiap petugas yang memasuki arena ruang penyimpanan arsip harus
menggunakan tanda pengenal khusus yang disyahkan oleh pejabat yang
berwenang.
 Dikembangkannya prosedur penggunaan dan penggandaan arsip untuk
menjaga keamanan informasi arsip
 Pelatihan bagi petugas agar mampu mencegah dan menanggulangi bencana
terhadap arsip.

Pencegahan dan penanggulangan dari bahaya serangga :

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 50 | 62
  Pemeliharaan dengan menggunakan kapur barus, tymol fostoxin,
paradecrolobensin.
 Menjaga kebersihan ruangan
 Tidak dipernenankan membawa makanan dan minuman ke dalam ruang
penyimpanan arsip
 Tidak diperkenankan merokok di dalam ruang penyimpanan arsip.

Keselamatan Lingkungan dan Kesehatan

 Setiap pelaksanaan pemusnahan arsip dianjurkan tidak dibakar, karena dapat

mengganggu lingkungan dan kesehatan.
 Pelaksanaan fumigasi harus memperhatikan ketentuan teknis fumigasi.
5. Standar Box Arsip

Spesifikasi

Bahan
Boks Arsip terbuat dari Karton Gelombang, yaitu karton yang dibuat dari
beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas lainer sebagai
penyekat dan pelapisnya, sesuai dengan (SNI 14-0094-1996, Spesifikasi Kertas
Medium). Keadaan LembaranRata, tidak kotor, tidak berlubang dan tidak kisut.

Klasifikasi

Berdasarkan Bahan Dasar

Berdasarkan besarnya nilai Ketahanan Tekan Lingkar pada arah silang mesin dan
Ketahanan Tekan Datar Kertas Medium Bergelombang, kertas medium dibagi
menjadi dua kelas, yaitu kelas A dan kelas B.

Kelas Gramaturg/m2 TebalMml Ketahanan Tekan Lingkar(Ring Crush)Kgf

(N) Ketahanan Tekan Datar(Uji Concora)Kgf (N)

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 51 | 62
 A 112 0,18 - 0,20 11,2 (110) 11,2 (110) 125 0,20 -
0,23 12,5 (123) 12,4 (122) 150 0,24 - 0,27 15,0 (147)
14,7 (145)

B 112 0,18 - 0,20 7,8 (77) 7,8 (77) 125 0,20 -

0,23 8,8 (86) 8,8 (86) 150 0,24 - 0,27 10,5 (103) 10,5
(103)

Berdasarkan Ukuran

Ukuran Boks arsip dibedakan atas 2 macam.

Ukuran Panjang (cm) Lebar (cm) Tinggi (cm)

Boks Arsip Kecil 37 9 27

Boks Arsip Besar 37 19 27

BENTUK DAN RANCANG BANGUN

Bentuk
Bentuk Boks Arsip adalah kotak empat persegi panjang. Untuk menjamin adanya
sirkulasi udara pada setiap boks arsip, harus memiliki lubang ventilasi udara.
Ventilasi udara dibuat dengan cara melubangi sisi depan dan belakang boks arsip.
Lubang ventilasi udara untuk boks besar berdiameter 3 cm, untuk boks kecil
berdiameter 2,5 cm.

Warna Dasar Boks Arsip

 Coklat
 Coklat Muda
 Biru Muda
 Warna lain yang tidak menyilaukan atau terlalu gelap

Rancang Bangun

 Pemotongan dilakukan dengan alat pemotong.

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 52 | 62
  Garis Lipatan menggunakan"tato"(guratan) tanpa melukai bahan dasar.
 Lubang ventilasi udara dibuat dengan alat pelobang.
 Gesekan tutup dan buka boks relative mudah dilakukan.
 Ukuran garis potongan dan garis lipatan untuk boks arsip kecil (ukuran 9 cm)

Fungsi
Fungsi Boks Arsip yaitu untuk menyimpan arsip(didalam folder) sehingga arsip
mudah disimpan dan ditemukan kembali secara efektif dan efisien.

Cara Penggunaan

Kapasitas Muat Boks Arsip

Boks Arsip memiliki kapasitas yang berbeda sesuai dengan lebar boks Arsip.
Setiap boks arsip kecil diisi maksimal 8 cm. dan untuk boks arsip besar diisi
maksimal 18 cm.

Arsip ditata secara vertical dalam boks arsip.

 Untuk memudahkan pengambilan dan pengembalian arsip, setiap boks arsip

tidak diisi terlalu penuh.
 Agar arsip tetap pada posisi vertikal dan tidak melengkung, setiap boks arsip
tidak diisi terlalu sedikit.
 Toleransi kekosongan setiap boks arsip lebih kurang 1 cm.Boks Arsip
disimpan dan ditata pada rak arsip (rak statis, rak bergerak).
C. PROSEDUR KEARSIPAN
1. Prosedur Kearsipan
Prosedur kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan
baik. Penanganan arsip mulai dari awal sampai akhir secara berkesinambungan
dilakukan dengan harapan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan
penyimpanan, sehingga akan memudahkan penemuan kembali.

Langkah-langkah kearsipan yang perlu diketahui adalah sebagai berikut:

a. Memeriksa Tanda Pelepas

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 53 | 62
 Surat-surat yang akan disimpan pada map (file) harus menunjukkan adanya
pelepas surat yang berupa disposisi.
b. Menetapkan Judul Surat
Dalam menetapkan judul surat yang akan disimpan baik itu surat masuk atau
surat keluar perlu diberikan judul surat dengan menggunakan kata tangkap
(caption)
c. Pemberian Kode
Pemberian kode pada surat yang akan disimpan memudahkan penyimpanan
pada map atau laci arsip dan juga memudahkan pada saat penemuan kembali
arsip.
d. Menyiapkan Kartu Tunjuk Silang
Biasanya ditemukan nama-nama orang yang sama atau judul surat lebih dari
satu. Untuk memudahkan penyimpanan dan menghindari kesalahpahaman
dalam penyimpanan arsip maka dibuatkan kartu tunjuk silang.

e. Menyiapkan Map Follow Up Ship

Apabila ada surat-surat penting yang memerlukan tindak lanjut
penanganannya, maka perlu dipersiapkan tempat penyimpanan (map) yang
diberi judul follow up ship (berkas peringatan) yang bisa juga disebut tikler
file.
f. Menyiapkan Lembar Beredar (Outing Slip)
Lembar beredar dibuat apabila ada suatu surat yang harus diketahui dan diolah
oleh beberapa unit kerja dalam satu instansi. Lembar beredar bentuknya
menyerupai lembar disposisi surat atau menyerupai kartu kendali.

2. Prosedur pencatatan dan pendistribusian terdiri dari :

 Prosedur Buku Agenda
Buku agenda digunakan untuk sebagai alat bantu untuk mencari surat
disimpan di file. Ada 3 jenis format buku agenda:

a. Buku agenda tunggal : Yaitu buku agenda yang memuat daftar surat
masuk sekaligus surat keluar dalam suatu
“RPP_KEARSIPAN_XAP” 54 | 62
 format.

b. Buku agenda kembar : Yaitu dengan menyediakan 2 buku, satu buku

untuk surat masuk dan satu buku untuk surat
keluar.

c. Apabila kita menggunakan buku agenda sebagai alat pencatatan, maka

kita memerlukan Lembar Disposisi sebagai alat pengendalian dalam
distribusi penyelesaian suatu dokumen.

 Prosedur Kartu Kendali

Prosedur kartu kendali adalah prosedur pencatatan dan pengendalian surat
sehingga surat dapat dikontrol sejak masuk sampai keluar.
Prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan mempergunakan kartu
kendali, surat masuk-keluar digolongkan menjadi surat penting, biasa, dan
rahasia.
a. Surat penting dicatat dan dikendalikan dengan kartu kendali
b. Surat biasa dengan lembar pengantar surat biasa
c. Surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia
Penggunaan kartu kendali pada pencatatan dan pengendalian surat
sesungguhnya adalah sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi.
Dokumen yang masuk diisi dengan 3 lembar kartu kendali yang sama,
dilakukan dengan karbon copy (NCR). Adapun fungsi ketiga lembar tersebut
adalah:
Lembar 1 (putih) : Disimpan bersama kartu-kartu kendali yang lain
secara berurutan sehingga berfungsi sebagai buku
agenda.
Lembar 2 (biru) : Disimpan dalam lemari arsip sehingga berfungsi
sebagai pengganti arsip.
Lembar 3 : disimpan selama surat diproses oleh unit lain,
(merah) setelah surat diproses, maka lembar ketiga itu
bersama suratnya kemudian disimpan pada lemari
arsip.

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 55 | 62
  Prosedur Tata Naskah
Tata naskah adalah suatu kegiatan administrasi di dalam memelihara dan
menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatu
persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas.

3. Prosedur Filing
Prosedur filing adalah langkah-langkah atau tahap-tahap yang ditempuh untuk
menfile warkat atau arsip. Prosedur tersebut meliputi:
a. Pengumpulan warkat, yaitu pengumpulan warkat-warkat yang telah digunakan
dari seluruh bagian yang ada pada suatu organisasi.
b. Pemeriksaan, warkat-warkat yang telah terkumpul diperiksa apakah memang
benar-benar sudah siap untuk dijadikan file. Pendataan, selanjutnya warkat-
warkat tadi didata atau diinventarisasi.
c. Pengindekan, adalah penentuan klasifikasi penyimpanan warkat, sehingga
warkat dapat ditempatkan pada klasifikasinya yang tepat atau sesuai.
d. Pengkodean, yaitu pemberian kode sesuai dengan klasifikasinya. Kode ini
biasanya berupa tanda khusus yang akan dituliskan pada warkat yang
bersangkutan. Penempatan kode penyimpanan ini harus seragam, baik bentuk
maupaun tempatnya.
e. Sorting, setelah diberi tanda atau kode, warkat-warkat dikumpulkan
berdasarkan klasifikasinya. Hal ini untuk memudahkan proses berikutnya.
f. Penyimpanan, yaitu penempatan warkat sesuai dengan klasifikasi dan kodenya
pada tempat penyimpanan.

D. KAIDAH KEARSIPAN

Hilangnya beberapa arsip milik negara, polemik aset negara karena tidak
didukung kepemilikan arsip, sulitnya menemukan kembali arsip dengan cepat dan
tepat di sebuah organisasi, penumpukan arsip disembarangan tempat, pengelolaan
arsip yang tidak sesuai kaidah-kaidah kearsipan merupakan permasalahan kearsipan
yang sangat kompleks di republik ini. Salah satu indikator tata kelola pemerintahan
yang baik ditentukan dengan tata kelola pengarsipan yang baik pula. Oleh karenanya
negara wajib hadir untuk mewujudkan tata kelola kearsipan modern. Undang-undang
“RPP_KEARSIPAN_XAP” 56 | 62
 Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 6 ayat 1 mengamanatkan bahwa
penyelenggaraan kearsipan nasional merupakan tanggung jawab Arsip Nasional
Republik Indonesia (ANRI) sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
Penyelenggaraan kearsipan nasional meliputi penetapan kebijakan, pembinaan
kearsipan dan pengelolaan arsip yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana
dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan. Guna mewujudkan budaya tertib arsip dan penyelenggaraan kearsipan
nasional berjalan secara optimal dibutuhkan pengawasan kearsipan untuk mengawal
dan mengawasi penyelenggaraan kearsipan di negara ini.

ANRI mendukung penuh program audit dan pengawasan kearsipan sebagai

proses dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan
penyelenggaraan kearsipan. Pelaksanaan pengawasan kearsipan yang dilakukan
ANRI melalui tahapan-tahapan kegiatan: perencanaan program pengawasan
kearsipan, audit kearsipan, penilaian hasil pengawasan kearsipan dan monitoring hasil
pengawasan kearsipan. Pentingnya strategi pengawasan kearsipan sebelum terjun
langsung ke lapangan untuk melakukan proses pengawasan kearsipan. “pengawasan
kearsipan harus ada strateginya, jadi kalau bicara strategi pengawasan, harus dimulai
dengan audit supaya punya peta kondisi penyelenggaraan kearsipan negara kita ini
seperti apa. Dengan adanya audit, dapat memberi ruang bagi objek pengawasan untuk
melakukan perubahan berdasarkan rekomendasi audit. “Karena tujuan (pengawas
kearsipan) kita (ANRI) sebenarnya dalam konteks kelembagaan, tujuannya bukan
untuk menghukum, tapi bagaimana pencipta arsip melaksanakan pengelolaan arsip di
lingkungan masing-masing secara prosedural dan sistemik”,

Sesuai Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan

Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Pasal 16 Ayat (2) dalam
menjalankan tanggung jawab pengawasan kearsipan, ANRI dibantu oleh lembaga
dan/atau unit kearsipan bekerja sama dengan lembaga atau unit yang
menyelenggarakan fungsi pengawasan sesuai dengan wilayah kewenangannya.
Kemudian Pasal 16 ayat (3) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 menyatakan
bahwa pengawasan di lingkungan pemerintah daerah dilaksanakan secara
terkoordinasi dengan kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan
dalam negeri sesuai dengan ketentuan peraturan perundang undangan. Hal ini

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 57 | 62
 beriringan dengan Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan
Daerah Pasal 373 yang mengamanatkan bahwa :1) Pemerintah Pusat melakukan
pembinaan dan pengawasan terhadap penyelenggaraan Pemerintahan Daerah
provinsi, 2) Gubernur sebagai wakil Pemerintah Pusat melakukan pembinaan dan
pengawasan terhadap penyelenggaraan Pemerintahan Daerah kabupaten/kota, 3)
Pembinaan dan pengawasan secara nasional dikoordinasikan oleh Menteri.
Koordinasi ANRI dengan Lembaga Kearsipan Daerah dalam hal pengawasan
kearsipan merupakan strategi yang efektif dan efisien, mengingat banyaknya objek
pengawasan di tingkat kabupaten/kota di seluruh Indonesia. “Karena efektivitas dan
efesiensi pelaksanaan, kita coba mengikuti konsep undang-undang pemerintahan
daerah dalam pengawasan ke daerah yaitu kita mendelegasikan kewenangan
pengawasan ke kabupaten/kota”.

Adapun jenis pengawasan kearsipan terdiri atas pengawasan kearsipan

eksternal dan pengawasan kearsipan internal. Pengawasan kearsipan eksternal
dilaksanakan oleh ANRI terhadap pencipta arsip tingkat pusat dan Pemerintah
Provinsi. Sementara pengawasan kearsipan eksternal Provinsi dilaksanakan oleh
Gubernur melalui LKD Provinsi terhadap pencipta arsip tingkat Provinsi dan LKD
Kabupaten/Kota. Sedangkan, pengawasan kearsipan internal dilaksanakan oleh LKD
Provinsi terhadap Satuan Kerja Perangkat Daearah (SKPD) Provinsi; LKD
Kabupaten/Kota terhadap SKPD Kabupaten/Kota; Lembaga Kearsipan Perguruan
Tinggi (LKPT) terhadap satuan kerja pada rektorat, fakultas, civitas akademika, dan
unit dengan sebutan lain di lingkungan perguruan tinggi; dan unit kearsipan pada
lembaga negara, BUMN, BUMD, organisasi kemasyarakatan dan organisasi politik
terhadap unit pengolah dan unit kearsipan jenjang berikutnya sesuai wilayah
kewenangannya.

Aspek pengawasan kearsipan yang dilakukan oleh ANRI terhadap unit

kearsipan pencipta arsip tingkat pusat, Lembaga Kearsipan Daerah (LKD), dan
Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri (LKPTN) meliputi: ketaatan terhadap
peraturan perundang-undangan bidang kearsipan dalam penetapan kebijakan
kearsipan, program kearsipan, pengolahan arsip inaktif, penyusutan arsip, pengelolaan
arsip statis (bagi LKD), Sumber Daya Manusia (SDM) kearsipan kelembagaan, dan
prasarana dan sarana

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 58 | 62
 Tim Pengawas Kearsipan ANRI di lapangan memperoleh banyak temuan dan
permasalahan-permasalahan terkait dengan belum tertibnya budaya pengarsipan.
“banyak lembaga yang belum menyusun empat pilar pengelolaan arsip dinamis (Tata
Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, dan Sistem Klasifikasi
Keamanan dan Akses Arsip)”, terang Kepala Pusat Akreditasi Rudi Anton.
Permasalahan lain yang muncul antara lain seringnya mutasi di lembaga kearsipan
daerah yang akan diandalkan sebagai pembina maupun pengawas sangat tinggi,
sehingga SDM yang baru menggeluti dunia kearsipan berjalan kurang optimal. Hasil
temuan-temuan permasalahan kearsipan yang mendasar atau signifkan akan
disampaikan kepada Wakil Presiden dalam bentuk Laporan Hasil Pengawasan
Kearsipan Nasional (LHPKN).

Selain masalah SDM, salah satu temuan yang cukup signifikan untuk turut
serta menjadi sebab pengelolaan arsip yang kurang baik adalah sarana dan prasarana
yang tidak memadai/standar. Adalah sangat naif mengharapkan pengelolaan arsip
statis akan berjalan dengan baik manakala sarana utama yaitu Depot Arsip Statis tidak
tersedia pada LKD Provinsi.

Dengan adanya audit dan pengawasan kearsipan, diharapkan dapat terwujud

pengelolaan kearsipan yang lebih baik. Terciptanya budaya tertib arsip yang
berkesinambungan dan mendorong pencipta arsip dan lembaga kearsipan untuk
menyelenggarakan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah, standar kearsipan, dan
peraturan perundangan yang berlaku. Dengan demikian dapat terwujud akuntabilitas
penyelenggaraan pemerintahan dan menjaga memori kolektif bangsa.

E. PERANAN KEARSIPAN
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi,
yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat
arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap
kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan
yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Inti pengertain arsip adalah kumpulan warkat yag disimpan secara sistematis
agar apabila diperlukan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.Oleh karena itu arsip
mempunyai peranan sebagai berikut :

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 59 | 62
  Sebagai pusat informasi, maksudnya setiap arsip dapat membantu ingatan
seseorang tentang suatu naskah tertentu.
 Sebagai sumber dokumentasi, maksudnya arsip dapat dipergunakan oleh
pimpinan organisasi dalam rangka pengambilan keptusan secara tepat tentang
masalah yang sedang dihdapi.
 Sebagai bukti resmi untuk pertanggungjawaban penyelanggaraan Administrasi.
F. FUNGSI KEARSIPAN
Dalam UU No. 7 tahun 1971 pasal 2 dinyatakan bahwa fungsi arsip dibedakan atas 2
yakni :
a. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan, kebangsaanpada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arip dinamis dibedakan atas :
o Arsip aktif
Arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam kegiatan kantor. Arsip ini
masih sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.
o Arsip semi aktif
Arsipyang frekuensi penggunaannya sudah menurun, tapi kadang-kadang masih
diperlukan.
o Arsip abadi
Arsip yang disimpan selama-lamanya.
b. Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Lebih lanjut dalam penjelasan ditambahkan bahwa arsip merupakan suatu yang hidup,
tumbuh dan terus berubah seirama dengan tata kehidupan masyarakat maupun
pemerintah. Pasal 2 ini menegaskan adanya dua jenis sifat dan arti arsip secara
fungsional, yakni :
- Arsip dinamis sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya
menurut fungsinya
- Arsip statis sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai yang abadi khusus sebagai
bahan pertanggungjawaban nasional/pemerintah

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 60 | 62
 Dari keterangan diatas dapat kita simpulkan bahwa fungsi arsip dapat
dirumuskan sebagai berikut :
 Sebagai alat untuk membantu ingatan bagi seseorang atau organisasi
 Sebagai sumber informasi
 Sebagai alat pembuktian untuk masa sekarang dan masa yang akan datang
 Dapat menggambarkan kejadian-kejadian masa lalu
 Arsip dapat dipelajari untuk menunjang penelitian dan mengembangkan ilmu
pengetahuan
 Sebagai bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan

c. TUJUAN PENGELOLAAN KEARSIPAN

Dalam UU no 7 tahun 1971 pasal 3 dinyatakan bahwa tujuan kearsipan adalah

untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,
pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
peretanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Adapun tujuan pengelolaan arsip dapat dijabarkan sebagai berikut :
a. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman
b. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yangdibutuhkan dengan cepat dan tepat
c. Untuk mengindari pemborosan waktu & tenaga dalm mencari arsip yang dibutuhkan
d. Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip
e. Untuk menjaga kerahasiaan arsip
f. Untuk menjaga kelestraian arsip
g. Untuk menyelamatkan pertanggungjawaban tentang perencanaan, pelaksanaan, dan
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.
Agar tujuan kearsipan tersebut dapat terlaksana dengan baik diperlukan berbagai
usaha pula. Sebab tanpa adanya usaha untuk kegiatan yang dilakukan mustahil tujuan
tersebut dapat dicapai. Adapun usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan kearsipan
tersebut adalah :
1) Menyempurnakan penyelenggaran kearsipan dengan sebaik-baiknya
2) Berusaha melengkapi peralatan/sarana yang diperlukan
3) Menyiapkan tenaga-tenaga dibidang kearsipan yang mempunyai keahlian dan
kemampuan para petugas dibidang kearsipan melalui pendidikan dan latihan berupa
penataran, kursus.

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 61 | 62
 4) Memberikan imbalan dan penghargaan kepada para petugas dibidang kearsipan

d. MASALAH POKOK DALAM KEARSIPAN

Menurut Drs. E. Martono, masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara
lain:
 Warkat tidak dapat ditemukan kembali karena hilang
 Warkat ditemukan setelah lama mencari dengan membongkar seluruh tumpukan
warkat
 Jumlah warkat tiap hari terus bertambah
 Tempat penyimpanan warkat terlalu kecil bila dibandingkan dengan jumlah warkat
sehingga tempatnya kurang
 Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat
 Pegawai dibidang penyimpanan warkat kurang terlatih

Menurut Drs. The Liang Gie, masalah masalah pokok dibidang kearsipan yang umumnya
dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal-hal berikut:
 Tidak dapat menemukan kembali secara cepat arsip suatu surat yang diperlukan oleh
pimpinan instansi atau suatu organisasi
 Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutannya sehingga tempat
dan peralatannya tidak lagi mencukupi
 Tata kerja dan peralatan kearsipan tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan
modern akibat pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan kurangnya bimbingan yang
teratur
Masalah kearsipan yang biasa dijumpai dalam instansi
 Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat
diperlukan
 Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat pada hal arsip itu harus
segera disimpan
 Kurang menyadari arti penting suatu arsip bagi organisasi
 Peminjaman arsip oleh pihak lain tidak melalui prosedur yang benar atau terlalu lama
 Penyusutan arsip secara serampangan
 Petugas arsip kurang terampil

e. CARA MEMECAHKAN MASALAH POKOK KEARSIPAN

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 62 | 62
 Adapun carapemecahan masalah kearsipan itu dapat dilakukan dengan cara sebagai
berikut:
1. Pergunakan system penyimpanan secara tepat
System penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur memuat
sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat, sehingga bilamana
diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dan cepat. Terdapat 5 sistem
penyimpanan arsip.
2. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat
 Ruangan yang tepat : luas, suhu, kelembaban dll
 Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dll.
 Alat-alat penerimaan surat, seperti bak surat, meja tulis, rak, dsb.
 Alat penyimpanan surat, seperti filling cabinet, lemari.
 Alat-alat lainnya, seperti tuangan, cahaya dsb.
3. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat
Untuk dapat mengemban tugas, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya
ditunjang oleh factor lemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali
keterampilan khusus mengenai bifang kearsipan. Pegawai yang telah terlatih baik dan
mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam satu unit pengelolaan
kearsipan.
4. penyelenggaraan penyusutan warkat
Penyusutan warkat diadakan secara berkala sehingga tidak terjadi penimbunanwarkat
dan tercampurnya warkat yang penting dengan warkat lama yang akan dimusnahkan.

f. SYARAT-SYARAT PEGAWAI ARSIP

Tidak semua orang berbakat dan memiliki kemampuan dan keterampilah untuk
mengelola arsip dengan baik. Syarat pegawai arsip selain sehat jasmani dan rohani,
berpengetahuan luas memiliki keterampilan dan kepribadian menarik.
 Syarat Pengetahuan
1. Memiliki Ijazah D II dibidang kearsipan
2. Minimal D II ilmu lain dan telah tamat latihan dan pendidikan dibidang kearsipan

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 63 | 62
 3. Telah mengikuti kursus administrasi
4. Memiliiki sertifikat mengetik atau komputer
5. Mempunyai pengetahuan yang berhubungan dengan kearsipan
6. Paham singkatan-singkatan yang lazim dipakai dalam organisasi
7. Mengetahui masing masing bagian yang terdapat dalam organisasi sekalogus tugas
tugas umum
8. Dapat membaca surat dengan cepat dan mengerti istilah dan maksud surat tersebut
9. Mengetahui struktur organisasi dan peraturannya dan petugasnya
10. Memiliki pengetahuan tentang koresponden
11. Mengetahui relasi relasi organisasi
 Syarat Keterampilan
1. Terampil menggunakan macam macam sistem filling
2. Terampil memilih dan menyeleksi warkat
3. Terampil menyimpan berbagai warkat/arsip
4. Terampil menemukan kembali arsip yang dibutuhkan (1/2 menit untuk 1 arsip)
5. Terampil menggunakan peralatan yang dipergunakan dalam kearsipan
6. Terampil mengetik berbagai kartu/ formulir yang dipakai
7. Terampil menggunakan alat bantu kearsipan yang lainnya

 Syarat Kepribadian Pegawai Arsip

a. Loyalitas
b. Sabar, ramah, periang
c. Ketekunan dan kerajinan
d. Ketelitian
e. Kerapihan
f. Jujur dan dapat menyimpan rahasia

 Syarat Utama dan Syarat Penunjang Pegawai Arsip

 Syarat utama seorang petugas arsip
a. Sehat jasmani dan rohani
b. Loyalitas yang tinggi
c. Rapi, teliti, dan cermat
d. Sabar, ramah, periang

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 64 | 62
 e. Tekun dan rajin
f. Mengetahui seluk beluk organisasi dan orang-orang yang ada hubungan
dengan tugasnya
g. Mengetahui ilmu pengetahuan dan keterampilan yang berhubungan dengan
kearsipan

 Syarat Penunjang sebagai seorang petugas arsip

1. Dapat mengetik 10 jari
2. Dapat menggunakan berbagai peralatan dan mesin mesin kantor
3. Mempunyai pengetahuan praktis tentang telepon
4. Dapat mengisi formulir dengan baik
5. Mampu membuat dan menyusun, bentuk-bentuk grafik dan statistik.
6. Dapat membuat alat-alat kearsipan yang sederhana

“RPP_KEARSIPAN_XAP” 65 | 62