Nama : Syifa Vionalita

Nim : 19053063

Resume 2 korespondensi bahasa indonesia

KRITERIA SURAT YANG BAIK

1. Surat sebaiknya ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik serta disusun secara sistematis
sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan surat.

2. Surat sebaiknya disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang karena surat yang
panjang dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya.

3. Surat sebaiknya disusun secara jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat dipahami secara
tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis.

4. Surat sebaiknya mencerminkan sikap yang adab dan sopan.

5. Surat sebaiknya bersih dan rapi.

BAHASA SURAT

1. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami, surat hendaknya ditulis
dengan menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat
mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh
penulis.

2. Bahasa surat dikatakan jelas jika isi atau informasi yang disampaikan mudah dipahami
dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas atau eksplisit.

3. Bahasa surat dikatakan lugas jika kata-kata yang digunakan langsung mengungkapkan
pokok persoalan yang akan disampaikan, tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi.

4. Bahasa surat dikatakan komunikatif jika mudah dipahami dan mampu menimbulkan
pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya.

BAGIAN-BAGIAN SURAT

1. Kepala surat/kop surat

2. Tanggal surat

3. Nomor surat

4. Lampiran
 5. Hal/Pokok surat

6. Alamat yang dituju

7. Salam pembuka

8. Paragraf pembuka

9. Paragraf isi

10. Paragraf penutup

11. Salam penutup

12. Tanda tangan

13. Nama jelas

14. Nama jabatan

15. Tembusan

16. Inisial

Kepala Surat/Kop Surat

Kepala surat berfungsi untuk memberikan informasi kepada penerima surat mengenai nama,
alamat, nomor telepon, faksimile, dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi pengirim
surat. Di samping itu, kepala surat sekaligus berfungsi pula sebagai sarana untuk
memperkenalkan atau mempromosikan instansi pengirim surat.

Contoh kop Surat

KEMENTRIAN RISET DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

FAKULTAS EKONOMI

Jln. Prof .DR. Hamka UNP Ait Tawar Padang 25131 Tel 445089

Fax ( 0751) 447366 e-m.ail info@fe.unp.ac.id

Tanggal Surat

1. Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas.

2. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang waktu

penulisan surat itu.
 Contoh yang tidak tepat:

Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2018

Bandung, 31-04-2018

24 Des '06

Jakarta, 27 Dec 2018

Contoh yang tepat:

25 Juni 2018

31 April 2018

24 Desember 2016

27 Desember 2018

Nomor Surat

1. Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan dengan surat,
mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.

2. Nomor surat juga berfungsi sebagai

a. alat petunjuk bagi petugas arsip;

b. alat untuk mengetahui unit asal surat;

c. alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-menyurat pada

periode tertentu;

d. alat referensi.

3. Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun tanda titik dan
tanda hubung.( dari MM)

Misalnya:

Nomor: 3546/UN35.1.7.6/PG/2017

bukan

Nomor: 3546/UN35.1.7.6/PG/2017 ,-

Nomor: Ist/MM UNP/2017.

Cara Penomoran Surat Dinas Keluar

• Surat yang ditanda tangani Dekan FE.

Contoh : Izin Meningggalkan Tugas

7534/ UN35.1.7/ KP/ 2018

Lampiran surat

Lampiran digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang
disertakan bersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak ada sesuatu yang disertakan, kata
lampiran tidak perlu dicantumkan.

Contoh penulisan yang tidak tepat:

Lampiran: 5 (lima) lembar

Lampiran: Satu (1) set

Lampiran: -

Contoh penulisan yang tepat:

Lampiran: Lima lembar

Lampiran: Satu set

Hal surat

Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang
pokok masalah yang ditulis di dalam surat. Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu
panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat.

Contoh penulisan yang tidak tepat:

Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas tanggal 5 Juli

2018

Contoh penulisan yang tepat:

Hal: Undangan

Alamat yang di tuju

Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima
surat. Untuk itu, unsur-unsur alamat yang digunakan hendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat.

Contoh penulisan yang tidak tepat:

Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa

Jl. Daksinapati Barat IV

Rawamangun

JAKARTA

Contoh penulisan yang tepat:

Yth. Kepala Pusat Bahasa

Jalan Daksinapati Barat IV

Rawamangun

Jakarta 13220

Salam Pembuka

Salam pembuka selain merupakan tanda hormat penulis surat kepada penerima surat,
juga merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan beradab. Salam itu dapat
diibaratkan sebagai ketukan pintu atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke
rumah orang lain. Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar
dengan margin kiri.

Misalnya:

Dengan hormat,

Bapak ... yang terhormat,

Salam sejahtera,

Asalamualaikum w.w.,

Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka merupakan bagian pengantar yang berfungsi untuk mengantarkan pembaca
pada permasalahan utama yang ditulis. Dengan demikian, fungsi utama paragraf pembuka adalah
untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan.

Misalnya:

(1) Sehubungan dengan surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni

2018, kami beri tahukan hal-hal berikut.

(2) Melalui surat ini kami beri tahukan bahwa ....

(3) Surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2018, sudah kami
terima dengan baik. Sehubungan dengan itu, kami beri tahukan bahwa ....

Paragraf isi

Paragraf isi dapat dipandang sebagai bagian inti dari sebuah surat. Pada paragraf ini
penulis mengemukakan pokok persoalan yang ingin disampaikan. Pokok persoalan itu
diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi yang positif sesuai dengan
harapan penulis surat. Sehubungan dengan itu, paragraf isi hendaknya hanya
mengungkapkan satu masalah. Oleh karena itu, jika ada dua masalah atau lebih, masing-
masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.

Paragraf penutup

Paragraf penutup merupakan bagian akhir dari sebuah surat. Paragraf ini berfungsi untuk
menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. Oleh karena itu, paragraf ini biasanya
mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih.

Misalnya:

(1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

(2) Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.

(3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan terima kasih.

(4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.

Tanda tangan

Tanda tangan merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum
dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Untuk surat-surat
dinas di Indonesia, tanda tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel
instansinya sebagai penanda keresmian.

Nama , jabatan, NIP

Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan, tepatnya sejajar di
bawah salam penutup. Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang
ditulis kapital, bukan kapital seluruhnya. Selain itu, nama penanda tangan surat juga tidak perlu
diapit tanda kurung ataupun digarisbawahi. Nomor induk pegawai atau NIP dapat pula
disertakan di bawah nama penanda tangan surat.

Misalnya:

(Tanda tangan)

Drs. Hasibuan, M.Si.

NIP 010345687

atau:

(Tanda tangan)

Dr. Awaluddin, M.Hum.

Kepala

TEMBUSAN

Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang sama juga
dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang bersangkutan. Jika
tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata tembusan tidak perlu dicantumkan. Dalam
hubungan itu, jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dengan
nomor urut. Namun, jika pihak yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu
dicantumkan.

Misalnya:

Tembusan:

1. Direktur Jenderal Pembangunan Daerah

 2. Kepala Biro Organisasi

3. Kepala Biro Keuangan

Contoh yang tidak tepat:

Tembusan

1. Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan)

2. Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi

3. Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan

4. Arsip.

INISIAL

Inisial adalah tanda atau kode pengenal yang berupa singkatan, yaitu singkatan nama pengonsep
surat dan pengetik surat. Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik
surat sehingga—jika terjadi kekeliruan dalam surat itu—pimpinan dengan mudah dapat
mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki. Penempatan
inisial biasanya di pojok kiri bawah, tepatnya di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan
ada tembusannya).

Misalnya:

AM/ra