TATA NASKAH DINAS

(Disampaikan di PK IMM FK Univ. Muhammadiyah Paembang)

Rita Ariani, M.Pd.

Pos-el: ritaariani1976.ra@gmail.com

Balai Bahasa Sumatera Selatan

Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
2016
 RUANG LINGKUP
1. MEDIA LUAR RUANG:
a. Lembaga pemerintah
b. Perusahaan swasta
c. Pusat belanja
d. Perumahan
e. Hotel dan restoran
f. Rambu penunjuk jalan
g. Kain rentang
h. Iklan luar ruang
2. NASKAH DINAS (SURAT KELUAR)

2
PENGGUNAAN
BAHASA INDONESIA
DALAM NASKAH DINAS

3
INDIKATOR PEMANTAUAN

INDIKATOR EJAAN

PILIHAN KATA

KALIMAT

4
 UNSUR YANG DIAMATI
Lambang unit kerja/pemerintah daerah
Nama kementerian/pemerintah daerah
Nama unit kerja
Alamat (dan kode pos)
KEPALA/KOP Nomor telepon
SURAT Laman (bila ada)

Nomor surat
Sifat surat
Lampiran surat
Hal (pokok surat)
PEMBUKA Tanggal surat
SURAT Alamat tujuan surat

Salam pembuka
Paragraf pembuka
Paragraf isi
Paragraf penutup
ISI SURAT Salam penutup

Nama jabatan penanda tangan surat

Tanda tangan
Nama penanda tangan dan NIP
Cap dinas
PENUTUP Inisial
SURAT Tembusan

5
 Lambang unit kerja/
pemerintah daerah
Nama kementerian/
pemerintah daerah
Nama unit kerja
KEPALA/KOP Alamat (dan kode pos)
SURAT Nomor telepon
Laman (bila ada)

6
 Nomor surat
Sifat surat
Lampiran surat
PEMBUKA Hal (pokok surat)
Tanggal surat
SURAT Alamat tujuan surat

7
 Salam pembuka
Paragraf pembuka
Paragraf isi
ISI SURAT Paragraf penutup
Salam penutup

Lahat, 12 Mei 2015 Rita Ariani 8

 Nama jabatan penanda
tangan surat
Tanda tangan
Nama penanda tangan
dan NIP
PENUTUP Cap dinas
SURAT Inisial
Tembusan

9
 RUJUKAN

1. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur

Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80
Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah
Dinas Instansi Pemerintah
2. Peraturan Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan Nomor 6 Tahun 2013 tentang
Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
10
 PENGERTIAN
1. Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat
komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan
oleh pejabat yang berwenang

2. Jenis Naskah Dinas

a. Naskah dinas pengaturan
b. Naskah dinas korespondensi (bukan pengaturan)
c. Naskah dinas khusus
d. Naskah dinas elektronik
11
 NASKAH DINAS KORESPONDENSI
(SURAT RESMI)
1. Surat Dinas
2. Nota Dinas
3. Memo
4. Surat Undangan
5. Surat Tugas
6. Surat Pengantar
7. Surat Kuasa
8. Surat Keterangan
9. Surat Pernyataan 12
 SURAT DINAS
Surat dinas adalah naskah dinas yang berisi hal
penting berkenaan dengan administrasi
pemerintahan, yang disampaikan oleh satu pihak
kepada pihak yang lain.

Komponen Surat Dinas

1. Pengirim pesan
2. Isi pesan
3. Penerima pesan

13
 BAHASA SURAT DINAS
1. Agar pesan atau informasi yang disampaikan
mudah dipahami, surat hendaknya ditulis dengan
menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas,
dan komunikatif.
2. Bahasa surat dikatakan jelas jika isi atau informasi
yang disampaikan mudah dipahami dan unsur-
unsurnya pun dinyatakan secara tegas atau
eksplisit.
3. Bahasa surat dikatakan lugas jika kata-kata yang
digunakan langsung mengungkapkan pokok
persoalan yang akan disampaikan, tidak
berbunga-bunga atau berbasa-basi.
4. Bahasa surat dikatakan komunikatif jika mudah
dipahami dan mampu menimbulkan
pemahaman yang sama pada pikiran
pembacanya.
14
 BAGIAN-BAGIAN SURAT

1. Kepala surat/kop 9. Paragraf isi

surat 10. Paragraf penutup
2. Tanggal surat 11. Salam penutup
3. Nomor surat 12. Tanda tangan
4. Lampiran 13. Nama jelas
5. Hal/Pokok surat 14. Nama jabatan
6. Alamat yang dituju 15. Tembusan
7. Salam pembuka 16. Inisial
8. Paragraf pembuka

15
 Kepala Surat/Kop Surat
Kepala surat berfungsi untuk memberikan
informasi kepada penerima surat
mengenai nama, alamat, nomor telepon,
faksimile, dan keterangan lain yang
berkaitan dengan instansi pengirim surat.
Di samping itu, kepala surat sekaligus
berfungsi pula sebagai sarana untuk
memperkenalkan atau mempromosikan
instansi pengirim surat.
16
 Contoh Kepala Surat

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

BADAN PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN BAHASA
Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun, Jakarta Timur
Telepon (021) 4706287, 4706288, 4896558; Faksimile (021) 4750407
Laman www.badanbahasa.kemdiknas.go.id
Pos-el badanbahasa@indo.net.id

17
 Contoh Kepala Surat

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS SRIWIJAYA
Jalan Palembang-Prabumulih, KM 32, Indralaya, Ogan Ilir 30662
Telepon (0711) 580069, 580225, 580274; Faksimile (0711)580644
Laman www.unsri.ac.id

18
 Tanggal Surat
1. Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas.
2. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima
surat tentang waktu penulisan surat itu.

Contoh yang tidak tepat:

Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2011
Palembang, 31-04-2011
24 Des '11
Jakarta, 27 Dec 2011
Contoh yang tepat:
25 Juni 2011
31 April 2011
24 Desember 2011
27 Desember 2011
19
 Nomor Surat
1. Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang
berhubungan dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan
menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.
2. Nomor surat juga berfungsi sebagai
a. alat petunjuk bagi petugas arsip;
b. alat untuk mengetahui unit asal surat;
c. alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan
surat-menyurat pada periode tertentu;
d. alat referensi.
3. Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda
titik ataupun tanda titik dan tanda hubung.
Misalnya:
Nomor: 3546/F8/C.11/2013
bukan
Nomor: 3546/F8/C.11/2013,-
20
Nomor: KMP/5/1457/2013.
 Lampiran
Lampiran digunakan untuk memberitahukan kepada
penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan
bersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak ada
sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu
dicantumkan.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Lampiran: 5 (lima) lembar
Lampiran: Satu (1) set
Lampiran: -
Contoh penulisan yang tepat:
Lampiran: Lima lembar
Lampiran: Satu set
21
 Hal Surat
Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk
memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok
masalah yang ditulis di dalam surat. Agar efektif, hal
surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi jelas
dan dapat mencakup seluruh isi surat.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas
tanggal 5 Juli 2013 di Jakarta

Contoh penulisan yang tepat:

Hal: Undangan
Hal: Undangan Rakernas
22
 Alamat yang Dituju
Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk
langsung mengenai pihak yang harus menerima
surat. Alamat dalam surat tidak perlu ditulis lengkap
sebagaimana dalam amplop. Alamat yang ditulis
dalam amplop, unsur-unsur alamat yang digunakan
hendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat.
Contoh penulisan yang tidak tepat dalam surat dinas:
Kepada Yth. Bapak Kepala Badan Bahasa
Jl. Daksinapati Barat IV
Rawamangun
JAKARTA

Contoh penulisan yang tepat dalam surat dinas:

Yth. Kepala Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa
Rawamangun, Jakarta
23
 Salam Pembuka
Salam pembuka selain merupakan tanda hormat penulis
surat kepada penerima surat, juga merupakan salah
satu penanda surat yang sopan dan beradab. Salam itu
dapat diibaratkan sebagai ketukan pintu atau ucapan
salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang
lain. Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada
sebelah kiri sejajar dengan margin kiri.

Misalnya:
Dengan hormat,
Bapak ... yang terhormat,
Salam sejahtera,
Asalamualaikum w.w.,
24
 Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka merupakan bagian pengantar yang
berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan
utama yang ditulis. Dengan demikian, fungsi utama paragraf
pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca
dengan pokok masalah yang disampaikan.
Misalnya:
(1) Sehubungan dengan surat Saudara No.
005/H3.2/BB/2012, tanggal 25 Juni 2006, kami beri
tahukan hal-hal berikut.
(2) Melalui surat ini kami beri tahukan bahwa ....
(3) Surat Saudara No. 005/H3.2/BB/2012, tanggal 25 Juni
2006, sudah kami terima dengan baik. Sehubungan
dengan hal itu, kami beri tahukan bahwa ....
25
 Contoh yang Tidak Tepat
1. Menunjuk perihal pada pokok surat tersebut di
atas, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai
berikut:
2. Menjawab surat Saudara Nomor .

Pilihan yang tepat

1. Sesuai dengan surat Saudara Nomor tentang ,
dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut.
2. Sehubungan dengan surat Saudara Nomor
tentang , kami menyampaikan jawaban sebagai
berikut.
26
 Paragraf Isi
Paragraf isi dapat dipandang sebagai bagian inti
dari sebuah surat. Pada paragraf ini penulis
mengemukakan pokok persoalan yang ingin
disampaikan. Pokok persoalan itu diharapkan
memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi
yang positif sesuai dengan harapan penulis surat.
Sehubungan dengan hal tersebut, paragraf isi
hendaknya hanya mengungkapkan satu masalah.
Oleh karena itu, jika ada dua masalah atau lebih,
masing-masing hendaknya diungkapkan dalam
paragraf yang berbeda.
27
 Paragraf Penutup
Paragraf penutup merupakan bagian akhir dari
sebuah surat. Paragraf ini berfungsi untuk
menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. Oleh
karena itu, paragraf ini biasanya mengungkapkan
harapan dan ucapan terima kasih.

Misalnya:
(1) Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima
kasih.
(2) Atas perhatian dan kesediaan Saudara, kami
ucapkan terima kasih.
(3) Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami
sampaikan terima kasih.
(4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi
Saudara. 28
 Contoh yang Tidak Tepat
(1) Atas perhatiannya, diucapkan terima
kasih.
(2) Demikian atas bantuan Saudara, kami
ucapkan terima kasih.
(3) Demikian harap maklum, dan atas
perhatian dan kerja samanya,
diucapkan terima kasih.
(4) Harap maklum adanya.

29
 Salam Penutup
Salam penutup dicantumkan di pojok kanan bawah,
tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan
pengirim surat. Salam ini dapat diibaratkan sebagai
ucapan permisi atau pamitan setelah seseorang bertamu
atau berkomunikasi dengan orang lain.

Misalnya:
Salam kami,
Hormat kami,
Salam takzim,
Wasalam,
30
 Nama Jabatan
Penanda Tangan Surat

Nama jabatan penanda tangan surat dinyatakan

secara jelas di bawah salam penutup.

Misalnya:
Salam kami,
a.n. Kepala Balai Bahasa Provinsi Sumatera Selatan
Kepala Subbagian Tata Usaha,

31
 Tanda Tangan
Tanda tangan merupakan pelengkap surat
dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat
belum dapat dianggap sah jika belum
ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
Untuk surat-surat dinas di Indonesia, tanda
tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi
dengan cap atau stempel instansinya sebagai
penanda keresmian.

32
 Nama Penanda Tangan dan NIP
Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas
di bawah tanda tangan, tepatnya sejajar di bawah
salam penutup. Nama penanda tangan surat hanya
huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital,
bukan kapital seluruhnya. Selain itu, nama penanda
tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung
ataupun digarisbawahi. Nomor induk pegawai atau
NIP dapat pula disertakan di bawah nama penanda
tangan surat.
Misalnya:
Kepala,
ttd.
Aminulatif, S.E., M.Pd.
NIP 196709211987031002
33
 Inisial
Inisial adalah tanda atau kode pengenal yang berupa
singkatan, yaitu singkatan nama pengonsep surat dan
pengetik surat. Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui
nama pengonsep dan pengetik surat sehinggajika
terjadi kekeliruan dalam surat itupimpinan dengan
mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada
yang bersangkutan untuk diperbaiki. Penempatan inisial
biasanya di pojok kiri bawah, tepatnya di bawah
tembusan (jika surat yang bersangkutan ada
tembusannya).
Misalnya:
DS/ra
34
 Tembusan
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada
penerima surat bahwa surat yang sama juga dikirimkan
kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat
yang bersangkutan. Jika tidak ada pihak lain yang diberi
tembusan, kata tembusan tidak perlu dicantumkan. Dalam
hubungan itu, jika pihak yang diberi tembusan lebih dari
satu, pencantumannya disertai dengan nomor urut. Namun,
jika pihak yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak
perlu dicantumkan.
Misalnya:
Tembusan:
1. Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi
2. Kepala Biro Hukum dan Organisasi
3. Kepala Bagian Keuangan
Contoh yang tidak tepat:
Tembusan
1. Kepada Yth. Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi (sebagai laporan)
2. Kepada Yth. Kepala Biro Hukum dan Organisasi
3. Kepada Yth. Kepala Bagian Keuangan
4. Arsip.
35
Ogan Ilir, 30 April 2015 dian susilastri 36
 SEKIAN
SEMOGA BERMANFAAT

38