BAHASA INDONESIA DALAM SURAT DINAS

Yusak Hudiyono

1. Pengantar
Sebagai bahasa negara, bahasa Indonesia digunakan dalam berbagai kesempatan.
Oleh sebab itu, dalam pemakaian bahasa Indonesia dikenal adanya berbagai ragam
berbahasa. Salah satu ragam pemakaian bahasa Indonesia itu adalah ragam bahasa
Indonesia dalam surat dinas atau surat resmi. Akan tetapi, ada kaidah-kaidah tertentu
yang hanya berlaku dalam bahasa surat-menyurat dan tidak lazin digunakan dalam
ragam bahasa yang lain.
Karena berbagai keterbatasan, izinkan saya hanya menyampaikan hal-hal
pokok pemakaian bahasa Indonesia dalam surat dinas. Yang terpenting dari
penyukuhan ini adalah timbulnya sikap positif pada diri Para Peserta terhadap bahasa
Indonesia yang tercermin dalam semangat pemakaian bahas Indonesia yang baik dan
benar dalam penyusun surat dinas. Sesuai dengan perkembangan zaman, dewasa ini
bangsa menyadari bahwa bahasa Indonesia merupakan salah satu alat dalam
mepertahankan keuntungan bangsa. Medah-mudahan, penyuluhan ini mampu
membawa manfaat bagi kepentingan bersama sebagai satu bangsa yang bermartabat.

2. Fungsi Surat Dinas

Banyak pihak menilai bahwa surat dinas memiliki fungsi. Bahkan, dapat dinyatakan
bahwa surat merupakan alat komunikasi ”terpenting” dibandingkan dengan alat
komunikasi yang lainnya. Pendek kata, dalam urusan kedinasan, surat dinas
merupakan ”duta” bagi sebuah lembaga atau onstansi. Karena sebagai duta lembaga,
surat harus ditampilkan dan dikemas sabaik mungkin. Surat memiliki beberpa fungsi.
Pertama, surat berfungsi sebagai alat bukti atau dokumen. Karena berfungsi sebagai
dokumen, para pengelola surat haruslah menyadari bahwa setiap surat memiliki
kegunaan. Kedua, surat berfungsi sebagai alat pengingat. Oleh sebeb itu, surat harus
ditata secara baik dengan harapan sewaktu dibutuhkan oleh pihak tertentu dapat
ditemukan secara mudah. Ketiga, surat sebagai bukti sejarah. Banyak peristiwa
perjalanan bangsa ditentukan oleh sebuah surat, seperti Supersemar yang sangat
”berharga” bagi sejarah bangsa Indonesia tersebut. Keempat, surat sebagai pedoman
kerja. Sebagai contoh adalah surat keputusan, surat kuasa, surat tugas, surat
keternagan, surat pernyatan, dan sebagainya.

3. Langkah Persiapan dalam Menyusun Surat Dinas

Pengirim surat hendaknya menyusun surat secara cermat. Hal itu, semata-mata,
dimaksudkan agar pihak penerima surat memberikan tanggapan sesuai dengan
keinginan pengirim surat. Sebaliknya, pengirim surat tidak menghendaki
mendapatkan tanggapan dari penerima surat. Oleh sebab itu, sebelum menetapkan
menyusun surat, pengirim surat harus melakukan beberapa persiapan. Pertama,
pengirim surat harus memahami persoalan yang akan disampaikan kepada pihak
penerima surat. Kedua, pengirim surat dituntut memahami pihak penerima surat
(misalnya jabatan atau karakter perseorangan dari penerima surat). Ketiga, sebaiknya
pengirim surat memahami dengan baik hubungan instansimya dengan instansi
penerima surat. Keempat, pengirim surat harus menetapkan jenis surat yang akan
disampaikan kepada pihak lain (apakah sebagai pemohon, jawaban atas surat dinas
dari instansi lain, dan sebagainya). Jika telah memahami persoalan yang akan
dituangkan dalam surat, pengirim surat dapat menetukan jenis surat (surat biasa, surat
undangan, surat utgas, surat kuasa, surat pernyataan dan sebagainya). Kelima,
pengirim surat harus memperhatikan kelengkapan dalam tata persuratan. Jika
persiapan tersebut telah ditempuh, seseorang dapat menyusun surat dalam tempo
yang secepat-cepatnya.

4. Bahasa Indonesia dalam Surat dinas

Faktor bahasa dalam penyusunan surat dinas tidak boleh diabaikan. Ungkapan
bahasa menunjukkan bangsa artinya sebagai gambaran perilaku seseorang dapat
dijadikan pegangan dalam menyusun bahasa surat dinas. Pengirim surat harus
berupaya agar bahasa dalam surat dinas yang dibuatnya tidak terkesan lucu.
Kekacauan dalam pemakaian bahasa menunjukkan ketidakruntutan pikiran dari
pengirim surat dinas. Ketidakruntutan tersebut akan menimbulkan berbagai masalah
terkait dengan surat dinas yang dikirimkan kepada pihak tertentu. Oleh sebab itu,
bahasa dalam surat dinas harus memenuhi beberapa syarat, yakni (1) bahasa yang
digunakan adalah bahasa baku atau bahasa resmi (bahasa benar dan baik), (2) bahasa
bersifat jelas, lugas, dan simpatik (hindari bahasa yang berbunga-bunga), (3) wajah
bahasa dalam surat harus dikemas secara menarik. Di samping itu, seharusnya
pengirim surat dinas menghindari pemakaian bahasa (kata dan tanda baca yang tidak
perlu yang menyalahi kaidah bahasa Indonesia). Sebenarnya, Departemen Pendidikan
Nasional (ketika itu Departemen Pendidikan dan Kebudayaan) telah memiliki
pedoman tata persuratan (tahun 1991) . Seiring dengan era otonomi daerah, setiap
pemerintah daerah menerbitkan tatanaskah surat dinas. Dalam kaitan ini. Kantor
Bahasa menyodorkan pemakaian bahasa Indonesia dalam menyusun surat dinas.
Sementara itu, bentuk surat menjadi ”wewenang” setiap instansi atau pemerintah
daerah. Pendek kata, jika terjadi perbedaan penyusunan surat dinas antara ketentuan
dalam tatanaskah dengan penyusunan surat yang ditawarkan oleh Kantor Bahasa,
hendaklah Peserta Penyuluhan dapat menyikapi secara arif.

4.1 Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas

4.1.1 Bagian-Bagian Surat Dinas
Sebuah surat terdiri beberapa bagian. Menurut Sumantri (1978 :19) dan Sudaryono
(1983 : 31), bagian-bagian surat itu adalah (1) kepala surat, (2) pembukaan yang
meliputi nomor surat, tanggal, lampiran, hal, alamat dalam, dan salam pembuka, (3)
isi surat, dan (4) penutup yang mencakupi salam penutup, tanda tangan, nama terang,
jabatan, dan tembusan.

4.1.1.1 Kepala Surat

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun kepala surat dinas ialah sebagai
berikut.
(1) Kepala surat dinas, sebaiknya, disusun secara lengkap (nama instansi, alamat
lengkap, nomor kode pos, nomor telepon, dan lambang instansi).
(2) Nama instansi ditulis dengan huruf kapital.
(3) Huruf awal alamat instansi, kode pos, dan telepon ditulis dengan huruf
kapital, kecuali kata tugas
 (1) Nama dan alamat instansi tidak disingkat.
(2) Hindari Penggunaan p.o untuk menuliskan kode pos.
(3) Kata telepon kata kode pos diikuti nomor dan ditulis tanpa disertai oleh tanda
baca.
(4) Setelah penulisan alamat lemaga dibubuhkan garis bawah.

Contoh :

UNIVERSITAS MULAWARMAN
BALAI BAHASA UNIVERSITAS MULAWARMAN
Jln. Flores 5, Samarinda 75112, Telepon 0541-732155, Facsímile 0541-732155

Contoh itu tidak ditulis sbb

UNIVERSITAS MULAWARMAN
BALAI BAHASA UNMUL
Jln. Flores 5, Samarinda, Telepon 0541-732155, Facsímile 0541-732155, Kode pos 75112

4.1.1.2 Tanggal Surat Dinas

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat dinas ialah sebagai
berikut.
(1) Nama tempat instansi pembuat atau pengirim surat tidak ditulis karena sudah
tercantum di dalam kepala surat.
(2) Angka tahun ditulis lengkap
(3) Nama bulan ditulis dengan huruf
(4) Pada akhir tanggal surat (setelah pencantuman angka tahun) tidak diserti tanda
baca.

Contoh:
18 April 2006 bukan 18-4-2006 atau 18-4-‘06
1 Februari 2006 bukan 1-2-2006 atau 1-02-‘06
 1 November 2006 bukan 1-11-2006 atau 1-11-‘06

4.1.1.3 Nomor Surat Dinas

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor surat adalah sebagai berikut.
(1) Kata yang digunakan adalah nomor bukan nomer.
(2) Bagian nomor surat sedikitnya berisi nomor urut pembuatan surat, kode, dan
angka tahun (jika penomoran memakai sistem angka).
(3) Huruf awal kata Nomor ditulis dengan huruf kapital dan jika disingkat
menjadi No.
(4) Kata nomor diikiti titik dua dan ditulis tanpa jarak.

Contoh:
Nomor: 170/F.8/04/2006

4.1.1.4 Lampiran Surat Dinas

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan lampiran surat dinas ialah sebagai
berikut.
(1) Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.
(2) Jika disingkat, kata Lampiran ditulis Lamp.
(3) Jumlah lampiran ditulis dengan huruf.
(4) Jika surat tersebut tidak memiliki lampiran, kata Lampiran dapat tidak
dicantumkan.
(5) Jika kata lampiran telah tercetak, digunakan tnada hubung untuk menyatakan
bahwa surat itu tidak disertai lampiran.
(6) Kata lampiran diikuti tanda titik dua.
(7) Pada akhir baris tidak disertai tanda baca.

Contoh:
Lampiran: Satu berkas atau Lamp: Satu berkas

Lampiran tidak ditulis sbb.

 Lampiran : 1 lembar
Lampiran : 1 helai

4.1.1.5 Hal Surat Dinas

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan hal sebagai berikut.
(1) Huruf awal kata Hal ditulis dengan huruf kapital
(2) Satuan yang digunakan untuk menyatakan hal surat diusahakan singkat, tetapi
jelas.
(3) Panjang satuan jangan sampai melebihi separo lebar kertas.
(4) Keterangan hal ditulis dengan huruf kapital untuk huruf pertama kata pertama.
(5) Penulisan Hal tidak diakhiri dengan tanda baca apapun.
(6) Penulisan Hal tidak menggunakan huruf kapital dan garis bawah.

Contoh:
Hal : Pinjam ruang sidang
Hal : Penuluhan bahasa Indonesia

Penulisan hal tersebut tidak ditulis seperti di bawah ini.

Hal : Pinjam Ruang Sidang

Hal : Penyuluhan Bahasa Indonesia
Hal : PENYULUHAN BAHASA INDONESIA
Hal : Penyuluhan bahasa Indonesia.

Bagian nomor, lampiran, dan hal durat dinas lazim ditulis pada baris berurutan secara
vertikal dan diikuti tanda titik dua. Demi keindahan surat, tanda titik dua yang
mengikuti nomor, lampiran, dan hal ditulis lurus secara vertikal.

Contoh:
 Nomor : 010/M.1/04/2006
Lampiran : Satu berkas
Hal : Penyuluhan bahasa Indonesia

4.1.1.6 Alamat Yujuan Surat Dinas

Kata alamat mengandung pengertian nama orang atau tempat yang menjadi tujuan
surat atau nama dan tempat tinggal seseorang atau lembaga. Kata tujuan berarti yang
dituju. Jadi, alamat tujuan berarti nama orang atau tempat tinggal yang dituju.

4.1.1.6.1 Alamat Luar

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat luar adalah sebagai berikut.
(1) Satuan Yang terhormat disingkat Yth.
(2) Kata Kepada tidak perlu dituliskan dalam alamat luar. Kata kepada berfungsi
sebagai penghubung antarbagian kalimat, misalnya dalam kalimat pegawai itu
sedang mengantarkan surat kepada lembaga lain. Kata kepada berarti untuk.
Sementara itu, kata kepada dalam surat dinas merupakan alamat. Oleh sebeb itu,
pemakaian kata kepada dalam penulisan alamat tujuan surat tidaklah tepat.
(3) Sapaan Bapak, Ibu, dan Saudara dapat digunakan jka diikuti dengan kata
nama orang.
(4) Gelar akademik dan pangkat dapat dicantumkan jika diikuti dengan nama
orang.
(5) Jika dicantumkan jabatan seseorang. Kata sapaan tidak digunakan agar tidak
terjadi kerancuan dalam penulisan.
(6) Sebaiknya, kata Jalan tidak dsingkat menjadi Jl. Atau Jln.
(7) Kode pos ditulis setelah nama kota.

Contoh:
Yth. Drs. Faizal Darusurapta
Jalan Basuki Rakhmat 10
Samarinda 75112
 Yth. Jenderal Bahtiar Hamzah
Jalan Hayamwuruk 10
Samarinda 75112

Penulisan alamat tujuan surat menjadi tidak tepat jika ditulis sebagai berikut.

Yth. Drs. FAIZAL DARUSURAPTA

Jalan Basuki Rakhmat 15
SAMARINDA 75112

Yth. Jenderal Bahtiar

Jalan Hayamwuruk 10
SAMARINDA 75112

Yth. Dr. F. Darusuprapti

Jalan Jenderal Sudirman 15
SAMARINDA 75112

Yth. Bapak Drs. Faizal Darusurapta

Jalan Basuki Rakmat 5
Samrinda 75112

Yth. Sdr. Dekan

Fakultas Ilmu Politik Universitas Mulawarman
Jalan Jenderal Sudirman 10
Samarinda 75112

4.1.1.6.2 Alamat Dalam pada Surat Dinas

Alamat dalam ialah alamat tujuan yang tertera dalam lembar surat. Fungsi alamat
dalam surat dalah sebagai alat kontrol bagi penerima surat bahwa dirinya yang berhak
menerima surat. Bagi pengirim surat, penulisan alamat ke dalam amplop atau sampul
surat. Oleh karena itu, penulisan alamat dalam dapat sama seperti alamat luar. Akan
tetapi, alamat dalam dapat ditulis tanpa mencantumkan nama jalan dan nomor rumah

Contoh:

Yth. Dekan
FKIP Universitas Mulawarman
Samarinda

4.1.1.7 Salam Pembuka Surat Dinas

Hal-hal yang perlu mendapat perhatian dalam penulisan salam pembuka surat dinas
adalah sebagai berikut.

(1) Kata yang lazim digunakan sebagai salam surat dinas adalah Dengan hormat.
(2) Huruf awal kata dengan ditulis dengan huruf kapital.
(3) Penulisan frasa Dengan hormat diikuti dengan tanda baca koma.

Contoh:
Dengan hormat,
Kami beri tahukan bahwa surat Bapak Nomor: 170/II/10/2006
tertanggal 12 April 2006 telah kami terima dengan baik.

Sehubungan dengan itu, kami memenuhi permintaan dana sebesar yang

Bapak kehendaki yang pemanfaatan untuk perbaikan ruang
Laboratorium Fakultas Kehutanan.
4.1.1.8 Isi Surat Dinas
Secara umum, bahasa yang digunakan dalam penulisan surat-surat dinas atau surat
resmi haruslah mengikuti bahasa baku. Jadi, penulisan bahasa surat haruslah benar.
Kebenaran itu diukur dengan ketepatan pemilihan kata, struktur kalimat, kaidah
ejaan, dan sebagainya. Isi surat dinas ditentukan pula oleh jenis surat yang dibuat oleh
instansi.

4.1.1.8.1 Alinea Pembuka Surat Dinas

Alinea pembuka merupakan pendahuluan terhadap permasalahan yang ingin
dikemukakan oleh pengirim surat.

Contoh:
Kami beri tahukan kepada Bapak bahwa Kantor Bahasa Provinsi Kalimantan
Timur akan menyelenggarakan seminar kebahasaan dan kesastraan pada hari
senin, 28 Agustus 2006, pukul 09.00 s.d 20.00, bertempat di Gedung
Pramuka. Jalan M. Yamin. Samarinda.

Kami informasikan kepada Saudara bahwa permohonan perbaikan gedung

Fakultas Kedokteran yang Saudara ajukan melalui surat Nomor:
10/M.1/04/2006 tertanggal 10 April 2006 telah disetujui oleh Departemen
Pendidikan Nasional.
4.1.1.8.2 Alinea Isi Surat Dinas
Ada bentuk-bentuk yang lazim digunakan untuk menghubungkan alinea pembuka
dengan alinea isi surat dinas, yakni Sehubungan dengan itu, Berkenaan dengan itu,
Berkaitan dengan hal tersebut, dan sebagainya.

Contoh:
 Kami beri tahukan kepada Bapak bahwa Kantor Bahasa Provinsi Kalimantan
Timur akan menyelenggarakan Penyuluhan Bahasa Indonesia bagi Kepala
Tata Usaha di lingkungan Universitas Mulawarman pada hari Rabu s.d
Kamis, tanggal 28 s.d. 29 Agustus 2006, bertempat di Balai Bahasa
Universitas Mulawarman.

Sehubungan dengan itu, kami mohon Bapak dapat menugasi Kepala Tata
Usaha di lembaga yang Bapak pimpin untuk mengikuti kegiatan tersebut.

4.1.1.8.3 Alinea Penutup

Hal-hal yang perlu lazim diperhatikan untuk menghubungkan alinea pembuka dengan
alinea isi surat dinas, yakni Sehubungan dengan itu, Berkenaan dengan itu, Berkaitan
dengan hal tersebut, dan sebagainya.

(1) Struktur kalimat dan ejaan haruslah benar.

(2) Kata-kata yang tidak perlu haruslah dihindari.

Contoh:

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih

Atas bantuan Bapak, kami sampaikan terima kasih.
Atas kebaikan Saudara, kami sampaikan terima kasih yang tulus.

Alinea penutup, sebaiknya, tidak ditulis sbb.

Atas perhatiannya diucapkan terima kasih sebanyak-banyaknya.
Atas bantuannya, disampaikan terima kasih.
Atas kebaikan bapak, kami sampaikan terima kasih.

4.1.1.9 Salam Penutup

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan salam penutup surat dinas adalah
sebagai berikut.
(1) Kata yang lazim digunakan sebagai salam penutup adalah Wasalam, Hormat
kami, Salam sejahtera, Salam takzim, dan sebagainya.
(2) Huruf awal salam penutup surat ditulis dengan huruf kapital.

Contoh:

Hormat kami,
Wasalam,
Salam sejahtera,
Salam takzim,

4.1.1.10 Pengirim Surat Dinas

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan pengirim surat dinas adalah sebagai
berikut.

(1) Pengirim surat dilengkapi dengan jatidiri kedinasan, yakni jabatan, nomor
induk pegawai, dan cap instansi.
(2) Huruf awal setiap unsur nama ditulis dengan huruf kapital.
(3) Nama pengirim tidak digarisbawahi, tidak ditulis dalam tanda kurung, dan
tidak diakhiri dengan tanda tititk.
(4) NIP tidak diikuti dengan tanda titik.

Contoh:

Wasalam,
Kepala
 Drs. Fajar Darusuprapta, S.H.
NIP 130000148

Bagiam penutup surat tersebut tidak ditulis sbb.

Wasalam,
Kepala

DRS. FAJAR DARUSUPRAPTA, S.H.

NIP 130000148.

Wasalam,
Kepala

DRS. FAJAR DARUSUPRAPTA, S.H.

NIP 130000148.

Wasalam,
Kepala

Dr. Fajar Darusuprapta

NIP 131 917 489

4.1.1.11 Tembusan Surat Dinas

Hal-hal yang perlu dicermati dalam penulisan tembusan surat dinas adalah.
(1) Tembusan surat dinas ditulis pada bagian kiri bawah.
(2) Jika pihak yang ditembusi lebih dari satu, kata Tembusan diikuti dengan tanda
titik dua.
(3) Penulisan pihak yang ditembusi tidak didahukui dengan Yth.
(4) Kata tembusan tidak ditulis dengan garis bawah.
(5) Dalam tembusan tidak perlu disertai Arsip.
Contoh:

Tembusan:
Rektor Universitas Mulawarman

Tembusan:
1. Rektor universitas Mulawarman
2. Kepala Pusat Bahasa
3. kepala Dinas Pendidikan Provinsi Kalimantan Timur.

Tenbusan surat menjadi tidak benar jika ditulis sebagai berikut.

Tembusan:
1. Yth. Rektor universitas Mulawarman
2. Yth. Kepala Pusat Bahasa
3. Yth. kepala Dinas Pendidikan Provinsi Kalimantan Timur.
4. Arsip.
TEMBUSAN:
1. Yth. Rektor universitas Mulawarman
2. Yth. Kepala Pusat Bahasa
3. Yth. kepala Dinas Pendidikan Provinsi Kalimantan Timur.
4. Arsip/ Pertinggal.

Samarinda, 28 Agustus 2006

contoh
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH KALIMANTAN TIMUR
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
Jalan Juanda, Samarinda 57113, Telepon 0541-732115, Faksimile 0541-732155

Nomor : 007/F.8/U/2020 28 Januari 2020

Lampiran :-
Hal : Pendaftaran mahasiswa baru

Yth. Ketua
Program Studi Bahasa dan Sastra Indonesia
Jalan Biola 10
Samarinda 75112

Dengan hormat,
Kami informasikan kepada Saudara bahwa pendaftaran mahasiswa baru tahun
akademik 2006 akan dilaksanakan pada awal November 2006.

Sehubungan dengan itu, kami mengharapkan kehadiran Saudara dalam rapat yang
diselenggarakan pada :

Hari : Senin
Tanggal : 28 Januari 2020
Pukul : 09.00 s.d. 11.00
Tempat : Ruang Rapat Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
.
Acara : Rapat persiapan pendaftaran mahasiswa baru tahun 2020.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

Wasalam
Kepala

Prof. Dr. H. Azhar, M.M.

NIP. 1960072319840310009
 UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH KALIMANTAN TIMUR
BALAI BAHASA UNIVERSITAS MULAWARMAN
Jalan Flores5, Samarinda, Telepon 0541-732155, Fakultas 0541- 732155

PIAGAM PENGHARGAAN
Nomor: 007/BBUM/08/2020

Kepala Balai Bahasa Universitas Mulawarman, Universitas Mulawarman

memberikan penghargaan lepada

Nama : Edi Sedyawati, S.H. M,M

NIP : 131900201
Instansi : Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
Universitas Muhammadiyah Kalimantan Timur

Atas partisipasinya selaku pemakalah dalam seminar “Peningkatan Kemampuan

Bahasa Asing bagi Staf Pengajar Universitas Mulawarman” yang diselenggarakan
oleh Balai Bahasa Universitas Mulawaeman pada 28 Agustus 2020, bertempat di
Balai Bahasa Universitas Mulawarman.

Samarinda, 28 Agustus 2020

Kepala

Dr. Hj. Surya Shily, M.A

NIP 131017489