CARA MEMBUAT SURAT RESMI

Disusun untuk Memenuhi Tugas Kelompok pada Mata Kuliah

Pembelajaran Bahasa dan Sastra SD/MI

Disusun oleh

Kelompok 7

1. Ahmad Rizqi :170102070968

2. Nor Annisa :170102070992
3. Nur Khadijah :170102070949
4. Zora Lailatul Rahmadiah :170102070985

Dosen Pengampu
Istiqamah M.Pd.

JURUSAN PENDIDIKAN GURU MADRASAH IBTIDAYAH

FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI ANTASARI BANJARMASIN

2019
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh
seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan
yang kita temukan dalam hal penulisan surat. Maka dari itu, makalah ini
membahas tentang seluk beluk surat sehingga dapat memberikan informasi yang
mendalam kepada pembaca. Pengenalan terhadap sifat dan jenis surat merupakan
hal yang penting diketahui agar dapt mengambil suatu tindakan atau
menyelesaikan suatu tugas yang sesuai dengan isi atau maksud dari isi surat
tersebut.
Makalah ini dibuat dengan tujuan untuk mengetahui sistematika cara
penulisan surat yang baik dan benar serta kita dapat membedakan format dan
jenis-jenis surat yang kita temui. Berkembangnya teknologi, surat pun semakin
mengalami pembaharuan, misalnya dengan adanya surat elektronik. Surat
elektronik atau surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada
pengguanaan internet.

B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian, Fungsi dan Persyaratan Surat Resmi?
2. Apa Saja Bagian-bagian Surat Resmi?
3. Bagaimana Penulisan Surat Resmi Beserta Contohnya?

C. Tujuan Permasalahan
1. Dapat mengetahui dan memahami pengertian, Fungsi dan Persyaratan
Surat Resmi.
2. Dapat mengetahui Bagian-bagian Surat Resmi.
3. Dapat mengetahui Penulisan Surat Resmi Beserta Contohnya.

1
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian surat resmi

Surat resmi ialah surat yang isinya meliputi masalah dinas yang
menyangkut administrasi pemerintah.1 Surat dinas atau surat resmi ialah segala
komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas
instansi. Surat dinas hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan
kepada semua pihak yang berhubungan dengan instansi tersebut.

B. Fungsi surat resmi

a. Surat resmi sebagai bukti tertulis hitam diatas putih, terutama surat-surat
perjanjian.
b. Surat resmi sebagai alat pengingat karena surat dapan diarsipkan dan dapat
dilihat lagi jika diperlukan.
c. Surat resmi sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang
perubahan dan perkembangan suatu instansi.
d. Surat resmi sebagai pedoman kerja, seperti putusan atau surat instruksi.
e. Surat resmi sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan
lawan bicaranya. Oleh karena, isi surat merupakan gambaran mentalitas
pengirimnya.

C. Persyaratan surat resmi

Surat resmi yang baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu.
a. Surat resmi harus memiliki maksud yang jelas. Setiap surat harus jelas
bagi yang membaca.
b. Surat resmi harus memiliki bahasa yang lugas. Bahasa yang digunakan
tidak berbelit-belit, setiap kata yang digunakan mempunyai fungsi tertentu,
tidak ada kata yang berlebih atau tidak berfungsi.

1
Syamsir arifin, Pedoman Penulisan surat menyurat Indonesia, (Padang : Angkasa Raya,
1987) hal. 6
2
 c. Surat resmi harus disusun dengan singkat. Supaya menggunakan kertas
yang terlalu banyak dan tidak menggunakan waktu yang lama ketika
membacanya.
d. Surat resmi harus memuat informasi yang lengkap. Informasi yang
dituliskan harus informasi yang lengkap dan tepat.
e. Surat resmi harus menggunakan komunikasi yang sopan dan simpatik.
Dapat memberikan kesan yang menarik dan positif kepada pembaca
sehingga pembaca termotivasi menanggapi dengan baik.
f. Surat resmi harus memiliki format yang wajar dan menarik. Artinya
format yang dipilih, ukuran kertas, margin, susunan alamat, sehingga
terlihat sebagai suatu surat yang terencana dan baik untuk dilihat.

Adapun ciri-ciri dari surat resmi yaitu:

a. Menggunakan kop atau kepala surat, apabila surat tersebut dikeluarkan
oleh orgaisasi tertentu;
b. Terdapat Nomor surat, lampiran dan perihal;
c. Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang laszin digunakan;
d. Mengguanakan bahasa resmi yang sesuai EYD atau aturan bahasa yang
baik;
e. Menyertakan stempel atau cap dari lembaga resmi.2

D. Bagian-Bagian Surat Resmi

Dalam sistematika penulisan Surat resmi ada beberapa bagian, bagian
surat tersebut sebagai berikut;
1. Kepala Surat
Sesuai dengan namanya, kepala surat selalu terletak di bagian atas isi
surat. Kepala surat yang lengkap terdiri dari 1) nama instansi, 2) alamat lengkap,
3) nomor telepon, 4) nomor kontak pos, 5) alamat kawat, dan 6) lambang dan
logo. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital. Alamat instansi, termasuk di

2
Sudarsa dkk. Surat Menyurat dalam Bahasa Indonesia. (Jakarta: Departemen Pendidikan
dan Kebudayaan 1992) hlm 3-4.
3
dalamnya telepon, kontak pos, dan alamat kawat (jika ada) ditulis dengan huruf
awal kata kapital, kecuali kata tugas.3
Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai
berikut;
a) Nama instansi jangan disingkat, mislanya Biro Diklat, Depdikbud, Badan
Bimas, tetapi Biro Pendidikan dan Pelatihan, Departemen Pendidikan dan
Kebudayaan, Badan Bimbingan Masyarakat.
b) Kata jalan disingkat Jln atau Jl, tetapi Jalan.
c) Kata telepon hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Telepon, bukan
Tilpun atau terpun dan jangan pula disingkat menjadi Tlp, Tilp, atau Telp.
d) Kata kotak pos hendaklah ditulis dengan cermat, Kotak Pos dan jangan
disingkat K.Pos atau Katpos. Demikian pula, jangan gunakan P.O. Box
atau Post Office Box
e) Kata alamat kawat hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Alamat Kawat
dan jangan gunakan Cable Anddress.
Kata telepon dan kota pos diikuti oleh nomor tanpa di antarai tanda titik
dua (:), sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi titik pada setiap
hitungan tiga angka karena bukan merupakan suatu jumlah.4

2. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan
ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Setelah angka tahun tidak
diikuti tanda baca apapun, seperti tanda titik, tanda koma, titik dan garis hubung.
Di dalam kepala surat biasanya sudah tercantum nama kota tempat instansi
atau badan usaha berada. Oleh karena itu, nama kota tersebut tidak perlu
dicantumkan lagi di depan tulisan tanggal.

3. Nomor Surat

3
Subhayni. Bahasa Indonesia Umum. (Banda Aceh: Homhai 2013) hlm.167
4
Wahyu Wibowo. Manajemen Bahasa. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama 2003) hlm.26
4
 Kata nomor, Lampiran dan Perihal ditulis dengan diawali huruf kapital dan
diikuti tanda titik dua. Penulisan kata Nomor, Lampiran dapat disingkat menjadi
No, Lamp, Hal, tetapi harus taat asas. Nomor surat dan kode dibatasi garis miring,
tanpa spasi dan tidak diakhiri tanda baca apapun.5 Penulisan nomor dan kode surat
yang benar: Nomor:105/SB/R-UNDIP/G.5/XII/07
Keterangan: 105 :Nomor surat
SB :Surat pemberitahuan
R :Rektor (Penanggung jawab surat/penanda tangan)
UNDIP :Nama instansi
G.5 :Bantuan luar negeri
XII :Bulan pembuatan surat
07 :Tahun pembuatan surat6
4. Lampiran
Kata lampiran ditulis di bawah nomor jika ada yang dilampirkan pada
surat. Jika tidak ada yang dilampirkan, kata lampiran tidak perlu ditulis. Kata
lampiran atau lamp, diikuti tanda titik dua yang disertai jumlah barang yang
dilampirkan. Jumlah barang yang ditulis dengan huruf, tidak dengan angka dan
tidak diakhiri dangan tanda baca lain. Pada awal kata yang menyatakan jumlah
ditulis dengan huruf kapital.

5. Perihal Surat
Kata hal diikuti tanda titik dua disertai pokok surat yang diawali dengan
huruf kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda
baca lain. Pokok surat hendaknyadapat menggambarkan pesan yang ada dalam isi
surat.7 Contoh:
Hal: Permohonan tenaga pengajar
Hal: Penyeragaman bentuk surat

5
Zaenal Arifin dan Mustakim. Bahasa Indonesia Bagi Sekretaris. (Jakarta: Gramedia
Widiasarana Indonesia 2005) hlm.38-39
6
Nani Darmayanti dan Nurul Hidayati. Bahasa Indonesia. (Bandung: Grafindo Media
Pratama 2008) hlm.104
7
Zaenal Arifin dan Mustakim. Bahasa Indonesia Bagi Sekretaris...hlm.40
5
6. Alamat Surat
Alamat surat dicantumkan pada sampul surat dan di dalam surat, serta
tidak perlu ada kata Kepada. Alamat pada sampul surat terdiri atas: singkatan Yth,
nama jabatan, unit kerja, dan alamat lengkap. Alamat pada surat terdiri atas:
singkatan Yth, nama jabatan, unit kerja dan alamat, nama kota. Di depan nama
jabatan atau gelar pada sampul surat dan atau surat tidak dicantumkan kata
penyapa seperti bapak, ibu atau saudara.8

7. Salam pembuka
Bagian surat berikutnya adalah bagian salam pembuka. Fungsi salam
pembuk adalah untuk membuka pembicaraan dalam surat sesuai ada sopan santun.
Salam pembuka berisi sapaan-sapaan pada umumnya. Penulisan salam pembuka
diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan koma. Beberapa contoh salam
pembuka yang digunakan di dalam surat adalah sebagai berikut;
a) Dengan hormat,
b) Salam sejahtera,
c) Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,

8. Isi surat
Bagian ini merupan bagian inti dari surat yakni isi surat. Isi surat memuat
apa saja yang perlu disampaikan oleh pengirim kepada orang atau lembaga yang
dituju. Layaknya bentuk karangan pada umumnya, isi surat terdiri dari 3 bagian
yakni bagian pembuka, bagian inti dan bagian penutup.
Bagian pembuka pada isi surat berisi pengantar bagi pembaca untuk
mengetahui isi dan berita yang akan disampaikan oleh pengirim surat. Pokok
masalah atau berita sudah tertera dalam bagian pembuka ini dan akan lebih
dijelaskan di bagian inti

8
Wildan Zulkarnain dan Raden Bambang Sumarsono. Manajemen Perkantoran
Profesional. (Malang: Gunung Samudera 2015) hlm.194
6
 Bagian inti pada isi surat berisi maksud dan tujuan utama dari pengiriman
surat. Maksud pengiriman surat disinggung secara jelas, singkat dan pada pada
bagian inti agar pesan surat bisa tersampaikan pada pembacanya.
Bagian penutup pada isi surat berisi penegasan dan kesimpulan dari isi
surat secara keseluruhan serta penegasan , harapan maupun ucapan terima kasih.
Bagian ini hendaknya dituliskan secara tegas, singkat, dan lugas serta tidak
bertele-tele.

9. Penutup
Salam penutup digunakan sebagai ucapan salam akhir untuk kesantunan
berkomunikasi, meski tidak harus ada di semua surat. Apabila dianggap kurang
penting, salam penutup tidak perlu digunakan. Adapun bentuk salam penutup
yang biasa digunakan adalah “hormat saya”, salam hormat”, “hormat kami”,
“wasalam”, dan wasalamualakum waramatullahi wabarakatuh”.

10. Tanda tangan

Surat resmi yang mewakili/instansi haruslah mencantumkan nama unit,
bidang, dari lembaga/instansi yang bersangkutan. Hal ini dimaksudkan untuk
menyatakan bahwa surat tersebut buka mewakili pribadi. Namun, jika surat
tersebut mewakili pribadi, maka tidak diperlukan menulis nama lembaga/instansi.9

11. Tembusan
Tembusan surat yaitu salinan surat yang dikirimkan kepada pihak tertentu
atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut untuk mengetaui
permasalahan yang disampaikan. Tembusan diletakkan paling bawah setelah
tanda tangan surat. Jika diberi tembusan lebih dari satu, maka diberi nomor urut.

12. Inisial

9
Prima Gusti Yanti, Fairul Zabadi dan Fauzi Rahman. Bahasa Indonesia: Konsep Dasar
dan Penerapan. (Jakarta: Grasindo 2016) hlm. 169
7
 Inisial (jika ada atau tidak wajib ada) adalah singkatan nama pengonsep
dan pengetik surat. Biasanya inisial pengonsep surat ditulis dengan huruf kapital,
sedangkan pengetik surat ditulis dengan huruf kecil.10
E. Penulisan Surat Resmi beserta contohnya
a. Langkah-langkah Menulis Surat
Dalam menyusun surat juga perlu diperhatikan beberapa hal. Hal ini
terkait dengan banyaknya dampak dari kehadiran surat itu sendiri. Berikut ini hal-
hal yang perlu diperhatikan dalam membuat atau menulis surat.
1. Pengonsepan
Sebelum disusun, surat juga harus dikonsep terlebih dahulu. Hal ini karena
diperlukan kehati-hatian dalam menyusun surat. Adapun hal-hal yang dilakukan
dalam pengonsepan adalah sebagai berikut.
a) Menentukan bentuk surat: tentukan dulu bentuk surat yang akan ditulis,
apakah surat penawaran, surat rekomendasi, atau surat yang lain.
b) Menuliskan bagian-bagian surat: setelah menentukan bentuk, tuliskan bagian-
bagian surat mulai dari tanggal surat, nomor surat, sampai dengan tembusan
surat secara benar.
c) Menentukan tema: langkah selanjutnya adalah menentukan pokok masalah
yang hendak disampaikan melalui surat.
d) Menguraikan tema: langkah selanjutnya adalah menguraikan tema ke dalam
alenia pembuka, inti, dan penutup.
e) Membuat alenia pembuka: langkah selanjutnya membuat alenia pembuka
yang dapat diungkapkan dengan beberapa cara.

2. Persetujuan Atasan
Setelah proses pengonsepan selesai, bagian administrasi menuliskannya
secara rapi. Lalu disampaikan kepada atasan untuk mendapatkan persetujuan oleh
atasan akan dicek bila ternyata ada kesalahan atau sesuatu yang tidak berkenan,
maka harus diperbaiki dahulu.

10
Wildan Zulkarnain dan Raden Bambang Sumarsono. Manajemen Perkantoran
Profesional... hlm 196
8
3. Pengetikan
Bila konsep surat tersebut telah disetujui oleh atasan, maka tugas bagian
administrasi untuk mengetik surat itu secara rapi. Pengetikan dilakukan secara
benar dan cermat lalu dicetak dalam kertas yang berkepala suray.

4. Penandatanganan Surat
Setelah proses pengetikan selesai dan tidak ada lagi kesalahan, dimintakan
tanda tangan atasan sebagai pihak yang bertanggung jawab terhadap isi surat.

5. Pengesahan
Setelah dibubuhi tanda tangan, surat itu segera dilegalkan dengan cara
memberi stempel sekolah,universitas, perusahaan, atau organisasi. Hal ini sebagai
tanda bahwa surat itu telah resmi dikeluarkan oleh instansi tersebut.

6. Pengiriman
Langkah terakhir yaitu dengan mengirimkan suart tersebut. Pengiriman
bisa dilakukan secara langsung atau melalui pos.11

11
https://osf.io/preprints/inarxiv/5r8mz/diakses pada tanggal 27/08/2019 pukul 22:44
9
10
 DAFTAR PUSTAKA

Arifin, Syamsir. 1987. Pedoman Penulisan surat menyurat Indonesia. Padang :

Angkasa Raya.
Arifin, Zaenal dan Mustakim. 2005. Bahasa Indonesia Bagi Sekretaris. Jakarta:
Gramedia Widiasarana Indonesia
Darmayanti, Nani dan Nurul Hidayati. 2008. Bahasa Indonesia. Bandung:
Grafindo Media Pratama 2008
https://osf.io/preprints/inarxiv/5r8mz/
Subhayni. 2013. Bahasa Indonesia Umum. Banda Aceh: Homhai
Sudarsa dkk. 1992. Surat Menyurat dalam Bahasa Indonesia. Jakarta:
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
Wibowo,Wahyu. 2003. Manajemen Bahasa. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama
Yanti, Prima Gusti, Fairul Zabadi dan Fauzi Rahman. 2016. Bahasa Indonesia:
Konsep Dasar dan Penerapan. Jakarta: Grasindo
Zulkarnain, Wildan dan Raden Bambang Sumarsono. 2015. Manajemen
Perkantoran Profesional. Malang: Gunung Samudera

11