BAB 7

Penulisan Surat Dinas

Surat adalah menyampaikan berita atau masalah kepada orang lain
dan sebagai sarana komunikasi. Surat dapat berisi pemberitahuan, pernyataan,
permintaan, atau laporan. Surat terbagi atas:
1. Surat pribadi
2. Surat Dinas
3. Surat Niaga
Surat pribadi ditulis seseorang yang berisi kepentingan pribadi.
Surat dinas atau surat resmi berisi kepentingan tugas / dinas. Surat niaga berisi
kepentingan usaha, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa.
Bentuk surat ialah tata letak dari tiap bagian surat. Maksudnya,
tempat kita meletakkan tanggal surat, nomor surat, salam pembuka, salam
penutup, tembusan, dan lain-lain. Kalau kita melihat penulisan surat dinas pada
instansi pemerintah dan swasta, ada bermacam-macam bentuk surat yang
digunakan. Tiap instansi menggunakan bentuk surat yang berbeda-beda. Hal ini
menunjukkan belum seragamnya penggunaan bentuk surat dinas di Indonesia.
Ada enam jenis bentuk surat yang dikenal, yaitu :
1. Bentuk lekuk (indented style)

1
2. Bentuk Paragraf Menggantung

3. Bentuk Lurus (Full Block)

2
4. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

5. Bentuk Setengah Lurus a (Semiblock Style)

3
 6. Bentuk Setengah Lurus b

Bagian-bagian surat dinas:

(1) Kepala surat
Kepala surat dinas yang lengkap memuat nama instansi, alamat
lengkap, nomor telepon (dan e-mail), nomor kotak pos, alamat kawat, dan
lambang atau logo. Jika instansi tersebur bergerak dalam bidang bisnis atau
usaha tercantum pula alamat kantor cabang, nama bank, dan jenis usaha.

Contoh:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa
Jl. Daksinapati Barat IV, Rawamangun
Jakarta 13220
Kotak Pos 2625 Telepon 4896558, 4894564, 4894584

4
(2) Tanggal surat
Tanggal surat ditulis lengkap, tidak disingkat, atau diganti dengan
angka. Nama kota tidak perlu ditulis sebab sudah tercantum pada kepala surat.
Pada akhir tanggal surat tidak boleh diberi tanda baca apapun. Selain itu, perlu
diperhatikan hal berikut.
1. Nama bulan tidak boleh disingkat, misalnya, Jan., Feb., atau Nov.
2. Nama bulan ditulis dengan kata baku, misalnya, Februari, November,
bukan Pebruari, Nopember.
Contoh :
31 Juli 2004
Bandingkan :
Medan, 31 Juli 2004
31-7-2004
(3) Nomor, lampiran, dan hal surat
Penulisan nomor surat yang benar ialah Nomor atau No. yang
diikuti tanda titik dua. Unsur-unsur nomor surat tidak menggunakan spasi dan
nama tahun ditulis lengkap tanpa diikuti tanda baca. Kata lampiran ditulis
Lampiran atau Lamp.yang diikuti tanda titik dua. Bilangan yang menunjukkan
jumlah barang pada lampiran apabila terdiri atas satu atau dua kata ditulis
dengan huruf, apabila terdiri atas tiga kata atau lebih ditulis dengan angka.
Selanjutnya kata hal surat ditulis Hal yang diikuti tanda titik dua disertai pokok
surat yang diawali dengan huruf capital tanpa diberi garis bawah dan tidak
diakhiri dengan tanda baca apapun.
Contoh :
No. : 27/JO5.1.1/PP/2003
Lamp. : Satu Lembar
Hal. : Nama Peserta Seminar
Bandingkan :

5
 No. : 27/JO5.1.1/PP/2003
Lamp. : 1 (Satu) Lembar
Hal. : Nama Peserta Seminar

(4) Alamat surat

Penulisan alamat surat tidak perlu diawali kata Kepada karena
tidak efektif. Kita mengawalinya dengan Yth. Atau Yang Terhormat. Kata
sapaan seperti Bapak, Ibu, dan Saudara tidak dipakai di depan gelar, pangkat,
atau jabatan.
Contoh :
Dekan Fakultas Sastra USU
Jalan Universitas No.19
Medan
Bandingkan :
Kepada Bapak Dekan Fakultas Sastra USU
Jalan Universitas No.19
MEDAN

(5) Salam pembuka

Huruf pertama salam pembuka menggunakan huruf kapital,
sedangkan yang lain ditulis dengan huruf kecil. Setelah salam pembuka dipakai
tanda koma karena sudah merupakan suatu kesepakatan.
Contoh:
Dengan hormat,
Bapak … yang terhormat,
Saudara … yang terhormat
Bandingkan :
Dengan Hormat,
Bapak … yang terhormat,

6
(6) Isi surat
Isi surat terdiri atas paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf
penutup. Paragraf pembuka merupakan pengantar isi surat untuk mengajak
pembaca menyesuaikan perhatiannya kepada pokok surat.
Contoh :
Kami beritahukan kepada Saudara bahwa ….
Dengan ini kami mengundang …
Melalui surat ini kami sampaikan …
(7) Salam penutup
Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis
surat kepada pembaca surat. Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf
kapital, sedangkan huruf awal kata yang lain dengan huruf kecil. Sesudah salam
penutup kita gunakan tanda koma.
Contoh :
Hormat kami,
Salam takzim
Wasalam,
Bandingkan :
Hormat Kami,
Salam Takzim
Wasalam,

(8) Nama pengirim

Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh orang yang
bewenang, yaiut pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama jelas
penanda tangan dicantumkan dibawah tanda tangan dengan huruf awal setiap
kata memakai huruf kapital tanpa diberi tanda kurung atau tanda baca lain.

7
Contoh:
Prof. Bahren Umar Siregar, Ph.D.
NIP 130809980
Bandingkan :
(Prof. Bahren Umar Siregar, Ph.D.)
NIP 130809980

(9) Tembusan surat

Penulisan kata tembusan yang benar ialah Tembusan yang diikuti
tanda titik dua tanpa digarisbawahi. Jika pihak yang ditembusi itu lebih dari
satu, nama-namanya diberi nomor urut. Akan tetapi, jika pihak yang ditembusi
hanya satu tidak perlu dinomori. Selanjutnya, dalam tembusan tidak perlu
digunakan kata Yth, kepada Yth, sebagai laporan, atau sebagai undangan.
Pencantuman kata arsip atau pertinggal juga tidak efektif karena setiap surat
sudah seharusnya disimpan.
Contoh :
Tembusan:
1. Dekan Fakultas Sastra USU
2. Ketua Program Studi Sastra Indonesia
3. Sdr. Drs. Pertampilan S. Brahmana, M.Si.
Bandingkan :
Tembusan:
1. Yth.Dekan Fakultas Sastra USU (sebagai laporan)
2. Yth.Ketua Program Studi Sastra Indonesia
3. Sdr. Drs. Pertampilan S. Brahmana, M.Si.
4. Arsip

8
(10) Inisial Surat
Inisial surat adalah kode pengenal yang berupa singkatan nama
pengonsep dan pengetik surat. Inisial ini sangat penting untuk mengetahui siapa
pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam penulisan
surat, pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah.
Contoh :
PNS/PDS
Nama pengonsep: Ponisan
Nama pengetik: Perdemun Sinuhaji

Bahasa dalam surat dinas:

(1) Penerapan ejaan
Penulis surat dinas sebaiknya menguasai kaidah ejaan sebagaimana
yang terdapat didalam buku Pedoman Umum Ejaan yang disempurnakan.
Banyaknya kesalahan penggunaan ejaan disebabkan oleh kurangnya
penguasaan mengenai kaidah ejaan.

Benar Salah
u.p. u/p
a.n. a/n
Yth. Yth:
se-Indonesia se Indonesia
memberitahukan Memberi tahukan

(2) Penggunaan kata,

- dalam menulis surat dinas kita harus menggunakan kata baku.
- kita harus hati-hati terhadap kata yang mirip dari segi bentuk dan
makna,

Contoh :
9
 (1) Dalam rapat itu akan dibicarakan berbagai masalah, baik yang
menyangkut konsolidasi ke dalam ataupun yang menyangkut
koordinasi keluar. [kata ataupun diganti dengan maupun]
(2) Saya harap Saudara menjelaskan dahulu bagaimana perbandingan
produksi tahun lalu, antara produksi Pabrik A dengan produksi
Pabrik B. [kata dengan diganti dengan dan].

(3) Penyusunan kalimat

Kalimat yang digunakan dalam surat dinas mestilah efektif, artinya
sesuai kaidah bahasa, singkat, dan enak dibaca. Contohnya:
a. Menurut rencana, pertemuan itu akan dihadiri Kepala Biro Hukum
Pemda Tingkat I Sumatera Utara.
b. Menurut rencana, dalam pertemuan itu akan hadir Kepala Biro Hukum
Pemda Tingkat I Sumatera Utara.
Bentuk kesalahan yang sama terdapat pada contoh dibawah ini. Kalimat
ini juga tidak mempunyai subjek karena diletakkannya kata bagi di depan
subjek dosen. Sebagai akibatnya, unsur kalimat tersebut, yaitu bagi dosen yang
berminat, berubahh fungsi menjadi keterangan. Perbaikan kalimat (1) terdapat
pada (1a) dan (1b).
1. Bagi dosen yang berminat dapat memperoleh fotokopi formulirnya pada
bagian akademik.
1a. Dosen yang berminat dapat memperoleh fotokopi formulirnya pada
bagian akademik
1b. Fotokopi formulirnya dapat diperoleh dosen yang berminat pada bagian
akademik

10