Tata cara menulis surat resmi

Surat resmi atau disebut juga surat dinas adalah surat yang ditulis untuk keperluan
komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau antar organisasi.
Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat instansi
pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.
Dalam penulisan surat resmi, bahasa yang digunakan adalah format surat dan ragam
bahasa yang dibakukan. Hal tersebut dilakukan agar isi surat tidak menimbulkan
salah tafsir, mengingat surat merupakan bentuk komunikasi tertulis, yang sangat
mungkin untuk menimbulkan salahtafsir.
Surat resmi memiliki bagian-bagian yang tetap, yaitu
1. Kepala surat
Kepala surat yang ditulis lengkap memuat informasi yang terdiri atas
a. nama instansi,
b. alamat lengkap,
c. nomor telepon,
d. nomor kotak pos, dan
e. lambang atau logo.

Dalam penulisan kepala surat hal-hal berikut perlu diperhatikan.

Nama instansi tidak disingkat, misalnya Osis, tetapi Organisasi Sekolah Intra
Sekolah
Kata jalan tidak disingkat dengan Jl. atau Jln., tetapi Jalan
dengan J kapital.
Kata telepon hendaknya ditulis dengan cermat, telepon; bukan tilpun, telpun, dan
tidak disingkat menjadi Telp atau Tlp.
Kata kotak pos hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Kotak Pos; jangan
disingkat menjadiKotpos. Jangan pula kamu gunakan P.O. Box atau Post Office Box.
Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantarai dengan tanda titik
dua (:),sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya ditulis dengan tanpa tanda titik
atau spasi pada setiap hitungan tiga angka karena bukan merupakan

2. Tanggal penulisan surat

Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis
dengan huruf yang diawali huruf kapital, dan tahun ditulis dengan angka. Sebelum
tanggal tidak dicantumkan nama kota, karena nama kota sudah ada pada kepala
surat. Setelah tanggal tidak ada tanda baca.
Berikut contoh penulisan tanggal yang salah
Surabaya : 16 Januari 2008
 Surabaya, 16 Januari 2008
16 -01-2008
16 Jan 2008
3. Nomor, lampiran, dan hal surat
Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti
dengan tanda titik dua (:) yang ditulis secara estetik sesuai dengan panjang ketiga
kata tersebut.
Kata nomor dan lampiran dapat disingkat secara taat asas dengan No. dan Lamp.

Penulisan Nomor Yang Salah Penulisan Nomor Yang Benar

Nomer: 110/U/OSIS/2007,- Nomor: 110/U/OSIS/2007
No: 110/U/OSIS/2007, No: 110 / U /OSIS / 2007
Nomor: 110/U/OSIS/2007 Nomor: 110.U.OSIS.2007

Kata Lampiran atau Lamp. diikuti tanda titik dua (:) dan disertai jumlah barang
yang dilampirkan. Jumlah barang ditulis dengan huruf, bukan dengan angka, dan
tidak diakhiri dengan tanda baca. Awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan
huruf kapital.
Penulisan Lampiran Yang Penulisan Lampiran Yang
TIDAK Dianjurkan dianjurkan
Lampiran: 1 berkas Lampiran: Satu berkas
Lamp: 1 (Satu) berkas Lamp: Satu berkas

Kata hal diikuti oleh tanda titik dua dan disertai dengan pokok surat yang diawali
dengan huruf kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda baca. Pokok
surat hendaknya dapat menggambarkan pesan yang ada pada isi surat.
Penulisan Hal Yang Tidak Penulisan Hal Yang dianjurkan
Dianjurkan
Hal : Permohonan Izin mengadakan Hal : Permohonan izin
studi banding
Hal : Perpanjangan Izin Penelitian Hal : Perpanjangan izin penelitian
Hal : Permintaan data lomba desa Hal : Permintaan data lomba desa
2008 2008
Hal : Petunjuk Pembinaan Desa Hal : Petunjuk pembinaan desa
Tertinggal tertinggal

4. Alamat tujuan
Dalam menuliskan alamat surat, hal-hal berikut perlu diperhatikan.
 Penulisan nama penerima surat harus cermat dan lengkap sesuai dengan
kebiasaan si pemilik nama menulis namanya.
Nama diri penerima surat ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap unsurnya,
bukan huruf kapital semua.
Penulisan alamat surat juga harus cermat, lengkap, dan informatif.
Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup
ditulis Yth. Dengan huruf awal huruf kapital disertai dengan tanda titik. Penggunaan
kata kepada sebelum nama diri tidak diperlukan karena kepada merupakan kata
penghubung antar bagian kalimat yang menyatakan arah. Alamat pengirim juga
tidak perlu memakai kata dari yang menyatakan asal.
Kata Saudara ditulis dengan disingkat, Sdr., sedangkan kata Bapak dan Ibu ditulis
lengkap, tanpa disingkat.
Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Dr.,
dr., atau Drs., atau memiliki pangkat seperti kolonel atau kapten, kata
sapaan Bapak, Ibu, Sdr tidak digunakan.
Jika yang dituju nama jabatan seseorang, kata sapaan tidak digunakan agar tidak
berhimpit dengan gelar, pangkat, atau jabatan.
Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat. Alamat yang lebih sempit dengan
alamat yang lebih luas tingkatannya diantarai dengan tanda koma.
Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai dengan nama
jabatannya, atau nama jabatannya saja, dan bukan nama instansinya.

Salam pembuka dan penutup

Contoh salam pembuka adalah sebagai berikut:
Salam sejahtera,
Saudara,
Ibu yang terhormat,
Di samping itu ada salam yang bersifat khusus,
Assalaamualaikum W.W.,
Salam Pramuka,
Salam Perjuangan,
Merdeka,

Salam penutup yang lazim adalah sebagai berikut.

Hormat saya,
Hormat kami,
Salam takzim,
Wassalam,
 6. Isi surat (tubuh surat)
Secara garis besar, isi surat dapat dikelompokkan menjadi bagian pembuka, bagian
isi, dan bagian penutup.
Contoh bagian pembuka
a. Pada tanggal 5 Februari 2007 kami akan menyelenggarakan lomba pembacaan
puisi. Tujuan lomba adalah .
b. Pernyataan Saudara yang tertera pada surat Saudara tanggal 25 Januari 2007, No.
29/Pr./H/I/2007 akan kami jawab sebagai berikut.
Contoh bagian penutup
a. Atas perhatian Saudara kami sampaikan terima kasih.
b. Demikian permohonan kami. Atas perhatian dan perkenan Bapak, kami
menyampaikan terima kasih.

Contoh penulisan paragraf penutup yang tidak dianjurkan:

1. Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.
2. Demikian harap maklum.
3. Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya, dihaturkan beribu-ribu terima
kasih.

7. Pengirim surat (tanda tangan, nama terang, dan jabatan)

Penulisan pengirim surat perlu memperhatikan hal-hal berikut:
Nama tidak perlu ditulis dengan huruf kapital seluruhnya, cukup ditulis dengan
huruf kapital pada huruf pertama tiap unsurnya.
Nama tidak perlu diberi tanda kurung, digarisbawahi, dan tidak perlu diakhiri
dengan tanda baca.

Contoh penulisan nama pengirim surat.

Penulisan Alamat yang Tidak Penulisan Alamat yang
Dianjurkan Dianjurkan

KEPADA Yth. Bapak Sukoco Joyonegoro

Yth. Bpak. Drs. Sukoco Joyonegoro
Kepala Biro Tata Usaha
Kantor Pemda Tingkat I Jatim
Jln. Pahlawan Nomor 2
SURABAYA
2. Deby Sukamdani Ketua OSIS
KETUA OSIS
Kepala Biro
Tata Usaha Pemerintah Propinsi
Jawa Timur
Jalan Pahlawan 2 Surabaya
2. Deby Sukamdani Ketua OSIS
 8. Tembusan (jika diperlukan)
Ketentuan penulisan tembusan adalah sebagai berikut:
Jika tembusan lebih dari satu, diberikan nomor urut tembusan.
Pihak yang diberi tembusan hendaknya nama jabatan atau nama orang, bukan
nama instansi.
Dalam tembusan tidak perlu diberikan Kepada Yth atau Yth.
Dalam tembusan tidak perlu ada ungkapan, untuk laporan, untuk diperhatikan,
untuk bahanpertimbangan, atau ungkapan lain yang mengikat.
Dalam tembusan tidak perlu ada ungkapan arsip atau pertinggal karena setiap
surat resmi pasti ada tembusan.