BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam kehidupan sehari-hari kita selalu melihat seseorang mengirimkan
surat kepada orang yang dikehendakinya. Surat merupakan sebuah alat atau media
komunikasi yang berupa tulisan yang berisi informasi, pesan, pernyataan, atau
tanggapan sesuai dengan keinginan penulis.
Pada saat seseorang mahasiswa mengirimkan surat kepada dosennya yang
menyatakan bahwa dirinya tidak bisa menghadiri atau mengikuti matakuliah yang
dilangsungkan pada hari itu berhubungan karena kesehatannya terganggu.
Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat dikatakan bahwa surat dapat berfungsi
sebagai alat komunikasi atau penyampai informasi dari mahasiswa kepada
dosennya. Surat juga berfungsi sebagai wakil penulis dalam hal ini, penulis tidak
perlu langsung bertatap muka dengan orang yang akan dituju untuk
menyampaikan informasi, melainkan diwakili oleh surat.
Terkadang kita tidak mengerti bagaimana hakikat dan jenis surat serta
bahasa yang digunakan dalam membuat surat. Untuk itu dalam makalah ini kami
ingin memaparkan bagaimana cara penulisan surat resmi yang sesuai dengan
ketentuan yang berlaku, maka saya menyusun makalah ini dengan judul “Surat
Resmi“.

1.2 Rumusan Masalah

Adapun rumusan makalah ini adalah:
1. Apa pengertian dari surat resmi?
2. Apa cirri-ciri dari surat resmi?
3. Bagaimana sistematika penulisan surat resmi?
4. Apa saja macam-macam surat resmi?
5. Bagaimana contoh dari surat resmi?

1
1.3 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari makalah ini adalah:
1. Untuk mengetahui pengertian dari surat resmi
2. Untuk mengetahui ciri-ciri dari surat resmi
3. Untuk mengetahui sistematika penulisan surat resmi
4. Untuk mengetahui macam-macam surat resmi
5. Untuk mengetahui contoh dari surat resmi

1.4 Manfaat Penulisan

Adapun manfaat dari makalah ini adalah:
1. Dapat menambah pengetahuan dan wawasan mengenai surat resmi
2. Dapat digunakan sebagai referensi dalam membuat surat resmi

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Surat Resmi

Surat resmi ialah surat yang isinya meliputi masalah dinas yang
menyangkut administrasi pemerintah (Arifin, 1987:7). Menurut Sudarsa, dkk.
(1992:4), surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi tertulis yang
menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas hanya
dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang
berhubungan dengan instansi tersebut.

2.2. Ciri-ciri Surat Resmi

Surat resmi yang baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu.
Berdasarkan pendapat Semi (1989) dan Sudarsa (1992), dapat dikemukakan
bahwa untuk menulis surat yang baik, penulis surat harus memperhatikan hal -hal
sebagai berikut :
1. Surat resmi harus memiliki maksud yang jelas. Setiap surat yang ditulis harus
jelas bagi yang membaca.
2. Surat resmi harus memiliki bahasa yang lugas. Bahasa yang digunakan tidak
berbelit-belit. Setiap kata yang digunakan mempunyai fungsi tertentu, tidak ada
kata yang berlebih atau tidak berfungsi.
3. Surat resmi harus disusun dengan singkat. Supaya tidak menggunakan kertas
yang terlalu banyak dan tidak menggunakan waktu yang lama untuk
membacanya.
4. Surat resmi harus memuat informasi yang lengkap. Informasi yang dituliskan
harus informasi yang lengkap dan tepat.
5. Surat resmi harus menggunakan komunikasi yang sopan dan simpatik. Dapat
memberikan kesan yang menarik dan positif kepada pembaca sehingga pembaca
termotivasi untuk menanggapinya dengan baik.
6. Surat resmi harus memiliki format yang wajar dan menarik. Artinya format
yang dipilih, ukuran kertas, margin (jarak tepi kertas), susunan alamat, sehingga
terlihat sebagai suatu surat yang terencana dan nyaman untuk dilihat.

3
Adapun ciri-ciri dari surat resmi yaitu :
a. Menggunakan kop atau kepala surat, apabila surat tersebut dikeluarkan
oleh organisasi tertentu
b. Terdapat Nomor surat,lampiran dan perihal
c. Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang lazim digunakan
d. Menggunakan bahasa resmi yang sesuai dengan EYD atau aturan bahasa
yang baik
e. Menyertakan stempel atau cap dari lembaga resmi

2.3 Sistematika Penulisan

Kesembilan bagian surat itu akan dijelaskan satu per satu berikut ini :
1. Penulisan kepala surat
Kepala surat adalah bagian surat yang dicantumkan pada bagian atas
kertas surat untuk menunjukkan ciri dari pengenal (identitas) instansi pengirim
surat. Kepala surat yang lengkap terdiri atas nama instansi, alamat lengkap, nomor
telepon, nomor kotak pos, alamat kawat, lambing atau logo, dan alamat email.
Nama instansi ditulis dengan huruf kapital alamat instansi, termasuk di dalamnya
telepon, kotak pos, dan alamat kawat (jika ada) ditulis dengan huruf awal kata.
Nomor kode pos ditulis setelah nama kota tempat instansi itu berada.

4
Contoh:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
Pusat pembinaan dan pengembangan bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun
Jakarta 13220
Kotak Pos 2625 Telepon 4896558, 4894564
Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf kapital,
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA
JALAN DAKSINAPATI BARAT IV, RAWAMANGUN
JAKARTA 13220
KOTAK POS 2625 TELEPON 4896558, 4894564

Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a. Nama instansi jangan disingkat, misalnya Biro Diklat, Depdikbud, tetapi Biro
Pendidikan dan Pelatihan, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
b. Kata jalan jangan disingkat menjadi Jln. atau Jl, tetapi Jalan.
c. Kata telepon hendaknya ditulis dengan cermat , yaitu Telepon, bukan Tilpun
atauTelpon dan jangan disingkat menjadi Tlp. atau Telp.
d. Kata kotak pos hendaknya jangan disingkat K. Pos atau Kotpos. Demikian pula,
jangan digunakan P.O. Box atau Post Office Box.
e. Kata alamat kawat jangan digunakan Cable Address tapi Alamat Kawat.
f. Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantara tanda titik dua.

Sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi tanda titik.

Contoh:
a) Telepon: 489.655.8
b) Kotak Pos: 265.5
Seharusnya ditulis seperti berikut ini:
a) Telepon 4896558
b) Kotak Pos 2655

5
2. Penulisan Tanggal Surat
Tanggal surat adalah bagian yang menunjukkan hari, bulan, dan tahun
ditulisnya surat tersebut. Tanggal surat ditulis secara lengkap yaitu tanggal ditulis
dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Setelah
angka tidak boleh diikuti oleh tanda baca apapun, sebelum tanggal tidak
dicantumkan nama kota karena nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat.
Nama bulan yang ditulis dengan huruf tidak boleh disingkat, misalnya Januari,
Februari, Agustus, atau November. Bukan Jan, Agt, atau Nov.
Contoh penulisan tanggal surat yang benar : 22 Maret 2003

3. Penulisan Nomor, Lampiran, dan Hal

Kata nomor, lampiran dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital, Nomor,
Lampiran, dan hal diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah
sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu. Penulisan kata Nomor dan
Lampiran yang dapat disingkat menjadi No. Dan Lamp, harus taat asas. Jika kata
nomor ditulis lengkap maka kata lampiran pun harus ditulis lengkap. Jika kata
Nomor disingkat maka kata lampiran pun harus disingkat.Kata nomor diikuti oleh
nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang berlaku pada instansi
pengirim surat.Nomor surat dan kode yang dibatasi oleh garis miring ditulis rapat
pada spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda hubung.
Penulisan nomor dan kode surat yang benar:
Nomor:110/U/PPHBI/2003
Kata lampiran ditulis di bawah nomor jika ada yang dilampirkan pada
surat. Jika tidak ada yang dilampirkan, kata lampiran tidak perlu ditulis. Kata
lampiran atau lamp, diikuti tanda titik dua yang disertai jumlah barang yang
dilampirkan. Jumlah barang yang ditulis dengan huruf, tidak dengan angka dan
tidak diakhiri dangan tanda baca lain. Pada awal kata yang menyatakan jumlah
ditulis dengan huruf kapital.
Contoh penulisan lampiran yang dianjurkan:
Lampiran: satu berkas

6
Kata hal diikuti tanda titik dua disertai pokok surat yang diawali dengan huruf
kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda baca lain.
Pokok surat hendaknyadapat menggambarkan pesan yang ada dalam isi surat.
Contoh:
Hal: Permohonan tenaga pengajar

4. Penulisan Alamat Surat

Dalam penulisan alamat surat terdapat dua macam bentuk. Bentuk pertama
adalah alamat yang ditulis di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat dan
bentuk kedua adalah alamat yang ditulis di sebelah kiri atas di bawah bagian hal
atau sebelum salam pembuka. Untuk penulisan alamat surat perlu diperhatikan hal
berikut:
a. Penulisan nama penerima harus cermat dan lengkap.
b. Nama diri penerima diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan
menggunakan huruf kapital seluruhnya.
c. Penulisan alamat penerima surat juga harus cermat dan lengkap.
d. Kata pada awal nama penerima, kata itu hendaknya ditulis penuh, yaitu Ibu,
Bapak, Saudara dengan huruf awal huruf kapital dan tanpa tanda titik atau tanda
baca apa pun pada akhir kata itu.
e. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Dr.
dr. Ir. atau Drs. atau memiliki pangkat seperti kapten atau kolonel, maka kata
sapaan Ibu, Bapak, dan Sdr. tidak digunakan.
f. Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat, tetapi ditulis penuh, yaitu Jalan,
dengan huruf awal huruf kapital tanpa ada titik atau titik dua pada akhir kata itu.
Namun jalan atau gang, nomor, RT, dan RW ditulis lengkap dengan huruf awal
huruf kapital pada setiap unsur alamat.
Contoh penulisan alamat surat :
Yth. Bapak Sukoco
Kepala Biro Tata Usaha
Departemen A
Jalan Sarlintan Raya 17
Jakarta

7
5. Penulisan Salam Pembuka
Salam pembuka lazim ditulis di sebelah kiri di bawah alamat surat, di atas
kalimat pembuka isi surat. Pada akhir salam pembuka dibubuhkan tanda koma
dan huruf kapital hanya dipakai pada kata awal ungkapan salam.
Contoh penulisan salam pembuka :
Dengan hormat,
Salam sejahtera,

6. Penulisan Isi Surat

Isi surat umumnya hanya terdiri dari atas rujukan, tujuan, dan harapan.
Ketiga hal ini lazim diungkapakan dalam tiga paragraf. Rujukan atau pengantar isi
surat dibuat dalam paragraf pembuka. Tujuan yang betolak dari masalah yang
disampaikan dibuat dalam paragraf isi. Harapan termasuk penegasan penulis
dibuat dalam paragraf penutup.

7. Penulisan Salam Penutup

Salam penutup merupakan pernyataan rasa hormat pengirim surat terhadap
penerima surat. Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma dan huruf
kapital hanya dipakai pada kata awal ungkapan salam.
Contoh penulisan salam penutup :
Hormat saya,
Hormat kami,
Wasalam,
Salam takzim,

8. Penulisan Nama Pengirim

Nama pengirim surat ditulis dibawah tanda tangan. Tanda tangan
dibutuhkan sebagai keabsahan dari surat resmi. Dalam penulisan nama pengirim
perlu diperhatikan hal berikut:
a. Penulisan nama tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya, tetapi
menggunakan huruf awal kapital pada setiap unsur nama.

8
b. Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah dan tidak
perlu diakhiri dengan tanda titik. Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama
pengirim.
Contoh:
Drs. Doni Susanto,
NIP 130130130

9. Penulisan Tembusan Surat

Tembusan hanya dicantumkan apabila surat itu memang memerlukan
tembusan. Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal huruf kapital
(Tembusan) diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian
nomor dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat. Tulisan Tembusan
diikuti tanda titik dua, tanpa digaris bawahi. Pihak yang diberi tembusan
hendaklah nama jabatan atau nama orang dan bukan nama kantor atau instansi.
Di belakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk
perhatian, untuk menjadi perhatian, sebagai laporan, atau ungkapan lain yang
mengikat. Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan arsip karena setiap
surat dinas itu harus memiliki arsip.
Contoh penulisan tembusan :
Kepala bagian tata usaha

1.4 Macam-Macam Surat Resmi

1. Surat Permohonan
Merupakan surat yang digunakan sebagi permohonan sesuatu kepada
seseorang, suatu lembaga ataupun instansi yang ditujukan kepada atasan
maupun pengadilan, ataupun pemerintah. Karena sifatnya memohon dan
menginginkan sesuatu. Seperti : Permohonan perceraian, pembangunan jalan,
pembangunan masjid, surat lamaran pekerjanaan dan lain-lain.

9
2. Surat Keputusan
Meruapakan surat yang berisi keputusan dari atasan dalam sebuah
lemabaga, instansi ataupun perusahaan yang berkenaan dengan hal-hal yang
di dalamnya belum jelas. Contoh : Surat undangan, surat panggilan, SK
Panitia dari kepala sekolah, dan lain-lain.
Selain itu surat keputusan juga digunakan untuk memanggil atau
mengundang seseorang dalam kepentingan tertentu. Contohnya; undangan
pernikahan, panggilan kerja atau interview.
3. Surat Perintah
Merupakan surat yang berfungsi sebagai perantara pesan untuk menyuruh
atau menginstruksikan bawahan/pegawai. Seperti : Perintah lembur, tugas
siskamling, perjalanan dinas (SPPD).
4. Surat Kuasa
Merupakan surat pemberian kuasa atau wewenang dari pemilik kepada
seseorang. Misal : pengambilan ijazah, pembayaran pajak, penerimaan kartu
kredit dan lain sebagainya.
5. Surat Edaran
Merupakan pesan tertulis yang ditujukan pada sebuah kelompok atau
kalangan tertentu dengan menginformasikan suatu hal/kegiatan. Contoh :
Pengumuman Libur karena Ujian Sekolah. Kegiatan sekolah dan lain-lain.

10
1.5 Contoh Surat Resmi

11
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Dalam pembuatan surat resmi sebaiknya harus memenuhi kaidah-kaidah
yang berlaku dalam pembuatan surat resmi dan menggunakan bahasa Indonesia
yang baik dan benar. Surat merupakan sebuah alat atau media komunikasi yang
berupa tulisan yang berisi informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai
dengan keinginan penulis. Surat dinas atau surat resmi merupakan segala
komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas
instansi. Surat dinas hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan
kepada semua pihak yang berhubungan dengan instansi tersebut.

3.2 Saran
Dalam makalah ini, semoga pembaca dapat menggunakan informasinya
sebagai bahan referensi untuk menambah wawasan dan ilmu pengetahuan
mengenai sistematika penulisan surat resmi yang baik dan benar.

12
 DAFTAR PUSTAKA

Arifin, Syamsir. 1987. Pedoman Penulisan Surat menyurat Indonesia. Padang:

Angkasa Raya.
Ermanto dan Emidar.2010. Pengembangan Kepribadian di Perguruan
Tinggi.Padang:UNP Press.SS
Nurdin, Ade. 2005. Intisari Bahasa dan Sastra Indonesia. Bandung: Pustaka
Setia.
Sudarsa, dkk. 1992. Surat Menyurat dalam Bahasa Indonesia. Jakarta:
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

13